Manajemen Review 2014 (1)

(1)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS TEKNIK

JURUSAN PERENCANAAN

WILAYAH DAN KOTA

Jl. Mayjend. Haryono no. 167, Malang, 65145, Indonesia

Telp. : +62-341-587710, 587711, 573944; Fax : +62-341-551430 http://pwk.ub.ac.id E-mail : jurpwkub@ub.ac.id

Management Review 15/12/2014

Agenda : Rapat Management Review Jurusan PWK Hari/tgl : 15/07/2013

Pukul : 10.00 – 14.00

Tempat : Ruang Sidang

Peserta : Seluruh Dosen PWK

Hadirin : Dosen

Pokok Bahasan : implementasi, pencegahan dan perbaikan Lampiran : Daftar Hadir & data lain terkait.

1. Hasil dan Tindak lanjut dari Manajemen Review sebelumnya :

1) Setiap Lab Baru harus mengupdate Road map penelitian dan program kerja

Laboratorium mohon dapat direvisi untuk menyesuaikan dengan visi, misi, dan renstra jurusan yang baru (visi, misi yang baru dapat dilihat di pedoman pendidikan

kurikulum 2014-2015)

 Process; Sudah dilakukan, masing2x laboratorium sudah merevisi roadmap penelitiannya.

2) Hasil audit internal AIM 12 dan ISO, telah disusun tindakan perbaikannya dan status telah “closed”. Untuk hasil Audit AIM 13 akan di bahas di MR ini.

3) Umpan baik pelanggan telah dianalisis, hasilnya akan menjadi masukan bagi

peningkatan kinerja jurusan. Selain itu juga akan dilakukan penilaian masing2x unit di jurusan melalui open talks dan kuisioner kepuasan pelanggan.

2. Pokok Bahasan Rapat tinjauan manajemen: 2.1. Renstra,Program Kerja dan Sasaran Mutu.

1) Setiap Lab harus Menyusun buku Profil, Visi, Misi, Road map penelitian dan program kerja dan harus telah direvisi untuk menyesuaikan dengan visi, misi, dan roadmap penelitian Jurusan, renstra jurusan yang baru (visi, misi yang baru dapat dilihat di pedoman pendidikan kurikulum 2014-2015)

2) Data jumlah mahasiswa aktif memperlihatkan trend peningkatan, sementara jumlah tingkat kelulusan per tahunnya memiliki angka yang relatif sama. IPK rata-rata berhasil dipertahankan sebesar 3,32, akan tetapi mahasiswa yang lulus dengan IPK > 3,5

(2)

a) Lama masa studi terutama disebabkan oleh lama masa penyusunan tugas akhir b) Evaluasi keberhasilan PBM. Dari analisis IPK mata kuliah rata-rata 3,18,

terdapat beberapa mata kuliah yang berada jauh di bawah IPK rata-rata lulusan 3, 32. Antara lain: Kolokium, Metode penelitian, statistik, perencanaan wilayah dan MAP 2. Mohon setiap KKDK dan pengampu matakuliah yang

(3)

3) Evaluasi diri perlu dilakukan setiap tahun dan hasilnya disampaikan di Rapat Jurusan

2.2. Hasil audit internal (GJM, PJM, SPI dsb) dan eksternal; Bahasan dan Tindakan Perbaikan :

Hasil audit internal siklus 13, 2014 terdapat 23 temuan utama yang terkait dengan implementasi standar BAN PT, yaitu:

No Temuan

Tindakan Perbaikan

Status

1 Capaian pembelajaran telah disusun dengan mengacu kepada KKNI ( UU No. 12 tahun 2012) tapi belum diaplikasikan

mengaplikasikan kurikulum baru

sesuai KKNI Closed

2 Tim kurikulum telah disusun yang merupakan dosen perwakilan PS S1, S2, S3 dan UJM. Representasi mahasiswa dan stakeholder berupa masukkan / saran pada waktu redesign kurikulum pada tahapan tracer studi / market value.

sudah dilakukan saat

pengyusunan kurikulum baru 2014

Closed

3 Metode pembelajaran mengacu kepada capaian pembelajaran, dimana dalam penyusunan capaian pembelajaran telah mengacu kepada

pengembangan keterampilan, self-directed dan life long learning

sudah dilakukan saat

pengyusunan kurikulum baru 2014

Closed

4 Belum ada deskripsi proses peran UJM dalam Evaluasi terkait dengan input telah dilaksanakan dengan memperhatikan rasio keketatan, data diri mahasiswa, pemantauan SKS dan IP.

Sedangkan pelaksanaan proses

(4)

No Temuan

Tindakan Perbaikan

Status

dipantau melalui evaluasi RPKPS dan soal. Evaluasi terhadap output dilihat melalui kuisoner pembelajaran dosen oleh mahasiswa

5 Dokumen kurikulum telah dilengkapi dengan seluruh keterangan yang mewakili (a) - (k)

Sudah _Closed

6 Mata kuliah telah menggunakan metode pembelajaran dalam RPS yang memperlihat pencapaian karakteristik tersebut

Sudah diaplikasikan mulai 2014 _Closed

7 RPS mata kuliah telah disusun sesuai dengan Kepmendikbud no 49 tahun 2014

Sudah dilakukan revisi RPS _Closed

8 Beberapa mata kuliah telah memiliki RPS yang memiliki sistem evaluasi yang mengacu kepada tes-tes tersebut

Mengaplikasikan sistem evaluasi

di semua RPS Closed

9 Masih direncanakan untuk

disusun SKPI Mengusulkan ke pimpinan utk menerapkan SKPI Process

10 Beban pembimbingan dosen

masih belum merata Mendorong percepatan kenaikan pangkat dosen Closed

11 Program studi melaksanakan PDCA dan Tinjauan Management sebagai salah satu wujud evaluasi diri dan dilaporkan kepada Ketua Jurusan.

melakukan perbaikan proses

PDCA Closed

12 Terdapat MP - IK dan terevaluasi

secara berkala membuat MP untuk melakukan evaluasi berkala Closed

13 Terdapat Tinjauan Management yang merupakan salah satu langkap penjaminan mutu dengan berbagai umpan balik dan tindak lanjut

sudah dilakukan _Closed

14 masih tampak banyak kesalahan, menunjukkan pengelolaannya belum jelas

pembuatan website baru jurusan _Closed

15 banyak yang perlu disesuaikan

dengan standar pembuatan website baru jurusan Closed

16 Motto belum ada Membuat motto _Closed

17 Tupoksi belum lengkap Perbaikan TUPOKSI Jurusan _Closed

18 Program kerja ada tapi konten belum ditunjukkan secara eksplisit

sudah ada program kerja, tapi perlu penyesuaian dengan kondidi terbaru

Closed

19 Profil belum informatif dan belumtampak keterkaitannya dengan kurikulum

perbaikan profil _Closed

20 Belum ada Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat Sudah diperbaharui Closed

21 Kompetensi lulusan belum ada Dijelaskan di buku pedoman

pendidikan Closed

22 SPMI Belum dipaparkan dalam

web pembuatan website baru jurusan Closed

23 Layanan Belum dipaparkan

dalam web pembuatan website baru jurusan Closed

(5)

2.3. Evaluasi Kinerja Unit Kerja, dosen (BKD) dan staf kependidikan;

1) Hasil BKD yang lalu: semua dosen peserta BKD dinyatakan lulus atau memenuhi pernyaratan BKD.

2) Persiapan penyusunan BKD yang baru untuk tahun ajaran 2014/2015

3) Masing2x dosen diharapkan untuk membantu kelengkapan data untuk BKD dan menyerahkan kepada Tim pembantu penyusunan BKD (Nurul dan Eka).

4) Sosialisasi dan refreshing tentang BKD akan dilakukan sekitar bulan september 2015 (perkiraan penyerahan BKD adalah bulan Oktober 2015)

5) Untuk Kinerja Karyawan selain SKP maka harus dievaluasi juga kinerjanya berdasarkan SK Ketua Jurusan tentang Tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan dan hasil kuisioner pelayanan dan open talks.

6) Kinerja

2.4. Umpan balik pelanggan;

Hasil penilaian umpan balik stakeholder/ pengguna lulusan adalah sebagai berikut:

Dari hasil umpan balik tersebut maka yang masih sangat perlu ditingkatkan adalah kemampuan bahasa inggris. Untuk itu perlu peningkatan kemampuan bahasa inggris dengan melakukan atau memperbanyak diskusi dan pengajaran dalam bahasa inggris, peningkatan keikutsertaan mahasiswa dalam seminar internasional dan lainnya.

Hasil Kepuasan Pelanggan (mahasiswa) terhadap kinerja dosen/Jurusan (detainya bisa dilihat pada dokumen Interpretasi Important Performance Analysis (IPA) Persepsi Mahasisiwa Jurusan Pwk Ft-Ub Terhadap Kinerja Dosen Tahun 2014), yaitu:

No. Jenis Kemampuan

Tanggapan Pihak Pengguna Sangat

Baik Baik Cukup Kurang

(%) (%) (%) (%)

1 Integritas (etika dan moral) 66,67 22,22 11,11 0,00 100,00

2

Keahlian berdasarkan bidang ilmu

(profesionalisme) 22,22 55,56 22,22 0,00 100,00

3 Bahasa Inggris 0,00 44,44 55,56 0,00 100,00

4 Penggunaan Teknologi Informasi 33,33 44,44 22,22 0,00 100,00

5 Komunikasi 22,22 66,67 11,11 0,00 100,00

6 Kerjasama tim 55,56 33,33 11,11 0,00 100,00

7 Pengembangan diri 33,33 44,44 22,22 0,00 100,00

(6)

Hasil Interpretasi Importance Performance Analysis (IPA) Persepsi Mahasiswa Jurusan PWK FT-UB Terhadap Sarana dan Prasarana Jurusan

10 A. Ruang Kuliah

50

Keterangan:

 Tingkat kepuasan dan kepentingan untuk sarana ruang kelas berada pada kuadran 3 yang menunjukkan angka yang relatif rendah. Kondisi ini memperlihatkan penurunan dari kondisi tahun lalu, sehingga upaya untuk meningkatkan pelayanan ruang kelas perlu diperhatikan lebih serius.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk memperbaiki pelayanan ruang kelas antara lain:

 Penyesuaian kapasitas (membatasi penyelenggaraan kelas yang melebihi daya tampung ideal)

 Pemeliharaan AC serta sarana pendukung lainnya secara berkala  Peningkatan kebersihan ruangan

10 B. Perpustakaan

50

 Berdasarkan perhitungan menggunakan IPA, tingkat kepuasan dan kepentingan untuk perpustakaan r berada pada kuadran 1 (keep up the good work), dimana menunjukkan angka yang tinggi.

 Tingkat kepuasan dan kepentingan perpustakaan berdasarkan kebersihan dan kenyamanan, penerangan, kapasitas tempat duduk, luas ruang, jumlah petugas, pelayanan, pemberian informasi, koleksi buku dan ketersediaan komputer dan printer.

 Langkah yang perlu ditempuh antara lain:  Menambah kebersihan dan

kenyamanan perpustakaan

 Meningkatkan pelayanan petugas  Sosialisasi peraturan secara lebih

jelas agar petugas dan peminjam buku memahami pentingnya menjaga ketertiban dalam peminjaman buku  Memperkaya koleksi buku, terutama

(7)

kebutuhan mahasiswa

 Berdasarkan perhitungan menggunakan IPA tingkat kepuasan dan kepentingan terhadap ruang studio sesuai dengan persepsi mahasiswa berada pada kuadran I (keep up the good work)

 Tingkat kepuasan dan kepentingan ruang studio berdasarkan kebersihan dan kenyamanan, penerangan, kapasitas tempat duduk, luas ruang, ketersediaan komputer dan printer dan ketersediaan software baru yang memiliki nilai tinggi.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk memperbaiki pelayanan studio antara lain:

 Menambah kebersihan dan kenyamanan perpustakaan

 Memperhitungkan daya tampung studio

 Memberikan fasilitas komputer dan printer

 Memberikan fasilitas software dan memberikan informasi software terbaru

D. Laboratorium Komputer

50

 Berdasarkan perhitungan menggunakan IPA, tingkat kepuasan dan kepentingan terhadap laboratorium komputer sesuai dengan presepsi mahasiswa berada pada kuadran I (keep up the good work)

 Tingkat kepuasan dan kepentingan ruang laboratorium komputer berdasarkan kebersihan dan kenyamanan, penerangan, kapasitas tempat duduk, luas ruang, jumlah petugas, pelayanan, pemberian informasi, ketersediaan komputer dan printer dan ketersediaan software baru yang bernilai cukup tinggi.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk memperbaiki pelayanan laboratorium komputer, antara lain:

 Menambah kebersihan dan kenyamanan

 Memperhitungkan daya tampung  Meningkatkan pelayanan petugas

laboratorium

 Memberikan fasilitas komputer dan printer

(8)

 Memberikan fasilitas software dan memberikan informasi mengenai software baru

10

E. Tata Usaha/Administrasi

50

 Tingkat kepuasan terhadap pelayanan tata usaha secara umum cukup memuaskan. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan IPA, tingkat kepuasan dan kepentingan pelayanan tata usaha berada pada kuadran kedua. Pelayanan tata usaha harus lebih ditingkatkan

 Langkah yang perlu dtempuh antara lain:  Menambah personil tata usaha

 Pemberian informasi yang lebih jelas dan bias diintegrasikan dengan

 Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan IPA, tingkat kepuasan dan kepentingan muhola berada pada kuadran 3.

 Secara umum kondisi musholla masih kurang memuaskan. Walaupun sudah dilakukan perbaikan sebagai tindak lanjut dari keluhan tahun lalu, namun masalah kebersihan serta fungsi dan nilai tambah masih menjadi keluhan utama.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk meningkatkan kepuasan terhadap musholla adalah sbb:

 Meningkatkan kebersihan musholla  Menambah koleksi buku,

(9)

10

 Berdasarkan hasil perhitungan

menggunakan IPA,

kepentingan dan kepuasan responden terhadap toilet berada pada kuadran III

 Hasil kajian kepuasan dan kepentingan untuk sarana toilet berdasarkan pada kebersihan dan kenyamanan, penerangan, dan luas ruang.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk meningkatkan kepuasan terhadap toilet adalah sbb:

 Mempertahankan dan meningkatkan kebersihan serta kenyamanan

 Mengupayakan

penambahan bilik toilet

10

H. Ruang Dosen

50

 Penilaian tingkat kepentingan dan kepuasan terhadap ruang dosen didasarkan pada kebersihan dan kenyamanan, penerangan, kapasitas tempat duduk, dan luas ruang.

 Tingkat kepuasan terhadap ruang dosen dinilai kurang oleh mahasiswa. Beberapa responden menilai tingkat kepentingan tinggi mengingat ruang dosen juga merupakan media konsultasi akademik bagi mahasiswa.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk meningkatkan kepuasan terhadap ruang dosen adalah sbb:

 Menambah ruang dosen, terlebih dengan adanya penambahan tenaga dosen baru

 Menyediakan ruang

tunggu diluar ruangan dosen

(10)

10

 Penilaian terhadap tingkat kepentingan kepuasan ruang lobby didasarkan pada kebersihan dan kenyamanan, penerangan, kapasitas tempat duduk dan luas ruang.

 Ruang lobby berfungsi sebagai tempat menunggu

mahasiswa sebelum

mendapatkan pelayanan dari dosen atau tata usaha. Tingkat kepuasan terhadap sarana lobby masih relative rendah mengingat daya tampung dan

luasan yang kurang

mencukupi.

 Langkah yang perlu ditempuh untuk meningkatkan kepuasan terhadap lobby adalah sbb:

 Memperluas area lobby serta menyediakan tempat duduk bagi penunggu

J. Papan Nilai dan Pengumuman

50

 Tingkat kepuasan terhadap keberadaan dan fungsi papan nilai masih dinilai kurang oleh mahasiswa. Hal ini terkait kurang lengkapnya informasi nilai serta pengumuman-pengumuman terkait kegiatan akademik di lingkungan jurusan

 Langkah yang perlu ditempuh untuk meningkatkan kepuasan terhadap papan nilai adalah sbb:

 Penyediaan informasi yang lengkap serta transparan atas nilai hasil evaluasi belajar

(11)

10

K. Ruang Himpunan

50

 Ruang himpunan merupakan

tempat mahasiswa

mengapresiasikan

kemampuan berorganisasi dan merupakan salah satu sarana yang bernilai penting bagi jurusan. Berdasarkan hasil kajian kepuasan dan kepentingan, tingakt kepuasan dan kepentingan terhadap ruang himpunan berada pada kuadran I.

 Langkah yang perlu

ditempuh untuk

meningkatkan kepuasan terhadap ruang himpunan adalah sbb:

 Peningkatan kebersihan dan kenyamanan

 Optimalisasi fungsi serta penyediaan sarana

L. Media Ajar

50

 Tingkat kepuasan terhadap media ajar secara umum

menunjukkan adanya

penurunan dbanding kondisi tahun lalu. Hal ini disebabkan oleh adanya media ajar yang kurang berfungsi dengan baik, yaitu LCD.

(12)

(13)

(14)

2.5. Tindakan pencegahan dan perbaikan dalam implementasi manajemen;

a. Jadwal sidang skripsi telah disusun persemester, sehingga mahasiswa bisa menyesuaikan jadwal penyelesaian skripsinya.

b. Mahasiswa yang terlambat melakukan daftar ulang harus mendapatkan paraf/persetujuan dari sekretaris jurusan.

c. Ketidak sesuaian nilai mata kuliah harap segera diperbaiki (semua nilai harus sudah divalidasi akhir semester genap 2013/14, ketidaksesuaian ini dikarenakan adanya proses evalusi data SIAKAD) dan perlu mekanisme yg rapi dan teliti agar tidak terjadi perbedaan nilai, IPS dan IPK mahasiswa, dan mencegah kemungkinan tindakan kecurangan atau kesalahan yang dilakukan mahasiswa.

(15)

2.6. Rekomendasi untuk peningkatan mutu

a. Pelibatan mahasiswa (minimal 2 mahasiswa) dalam penelitian dan pengabdian (BPP) agar mahasiswa bisa menyelesaikan skripsinya dengan lebih cepat. b. Website bilingual harap segera diselesaikan. Hal ini terkait dengan proses

internasionalisasi (UB) dan pendaftaran keanggotaan APSA. c. Persiapan untuk penyususnan proposal program studi S2 PWK.

d. Jumlah mahasiswa yang terdaftar saat ini adalah 568 mahasiswa (perkiraan bila semua angkatan adalah 150 mhs maka jumlah ideal: 600 mahasiswa), jumlah dosen tetap adalah 32 dosen, rasio 32:627 = 1: 19,5 (rasio ideal adalah 1: 17-23), jadi saat ini rasio dosen masih dalam kondisi ideal sesuai standar BAN PT.

Persyaratan untuk pendirian program studi S2 adalah 6 dosen S3 (Saat ini jurusan PWK memiliki 11 dosen S3 dan 4 dosen sedang studi lanjut). Jika jumlah mahasiswa S1 adalah 600 mahasiswa (perkiraan standar perangkatan adalah 150 mahasiswa), maka perbandingan rasio dosen-mahasiswa= 1: 19. Jadi masih memungkinkan untuk penambahan jumlah dosen sebanyak 5 dosen baru (sampai rasio 1:17).

Kualifikasi dan kompetensi dosen baru harus sesuai dengan kebutuhan SDM di jurusan dan laboratorium/studio).

e. Hasil kuisioner pelayanan, maka perlu ditingkatkan adalah terkait: keramahan, kecepatan pelayanan dan waktu pelayanan yang konsisten.

f. Kesiapan jurnal TAKODA dan PURE : website, ISBN/ISSN, MP, jadwal terbit dan lainnya.

g. Mempersiapkan revisi kurikulum terkait dengan penerapan KKNI.

h. Moto dan maklumat pelayanan mohon segera dibuat banner untuk diletakkan dimasing2x unit pelayanan atau ditiap lantai.

i. Website jurusan dilengkapi itemnya sesuai dengan standar website UB.

Mengetahui, Pimpinan Sidang Notulen

Ketua Jurusan PWK Sekretaris Jurusan PWK.

MR

Dr. Ir. A. Wahid Hasyim, MSP. Ir. Ismu Rini Dwi Ari, MT., Ph.D.

(16)

Lembar Cheklist Manajemen Review 15/12/2014

No Uraian Pembahasan Tgl Target

penyelesaian

Tgl Cheklist Status Keterangan

Hasil dan Tindak lanjut dari Manajemen Review sebelumnya

(Selesai/Belum)

Renstra,Program Kerja dan Sasaran Mutu

Hasil audit internal (GJM, PJM, SPI dsb) dan eksternal (BPK, BPKP, Irjen dsb);

Evaluasi Kinerja Unit Kerja, dosen (BKD) dan staf kependidikan Umpan balik pelanggan

Tindakan pencegahan dan perbaikan dalam implementasi manajemen