PROSEDUR STANDAR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF & KMPS

(1)

PROSEDUR STANDAR

PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF & KMPS

UAI – XXX

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

(2)

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 001

Tgl. Terbit 1 Agustus 2018 Halaman 2 dari 8

1. LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

PENGESAHAN

Nama Tanda Tangan Tanggal

Tanggal Pengesahan

Disusun Oleh Jatmiko Agus Nugroho

Diperiksa Oleh Andri Hadiansyah

Disetujui Oleh WR III

2. DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN

No JABATAN NO.

SALINAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. Dokumen Master Rektor

Wakil Rektor II Wakil Rektor III Direktorat Keuangan

Koordinator Kemahasiswaa Ka. Prodi & Dekan

M

001

002

003

004

005

006

(3)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 001

Universitas Al Azhar Indonesia

3. DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tanggal Hlm Uraian yang dirubah Hlm Uraian perubahan

Disahkan oleh

(4)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 001

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN ... 2

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN ... 2

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... 3

1. TUJUAN ... 5

2. RUANG LINGKUP ... 5

3. REFERENSI ... 5

4. DEFINISI ... 5

5. TANGGUNG JAWAB ... 5

6. URAIAN PROSEDUR ... 5

7. DIAGRAM ALIR PROSEDUR ... 7

8. DOKUMEN TERKAIT ... 8

(5)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 001

1. TUJUAN

Memastikan pengajuan proporsal kegiatan ORMAWA yang mengajukan DAU dapat berjalan secara tertib dan displin.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup dalam proses pembuatan proposal kegiatan ORMAWA yang menggunakan DAU sampai dengan diterimanya DAU.

3. REFERENSI

SK Rektor No. ______________________________

4. DEFINISI

4.1. KMF adalah Keluarga Mahasiswa Fakultas.

4.2. KMPS adalah Keluarga Mahasiswa Program Studi.

4.3. DAU adalah Dana Alokasi Universitas.

4.4. Proposal adalah suatu rancangan kegiatan yang akan berlangsung dalam bentuk tulisan dengan sistematis dan terperinci.

4.5. DK adalah Direktorat Keuangan.

4.6. UAI adalah Universitas Al Azhar Indonesia.

4.7. YPI Al Azhar adalah Yayasan Pesantren Islam Al Azhar.

4.8. Kasie. Ormawa adalah Kepala Seksi Organisasi Mahasiswa.

4.9. DKPK adalah Direktorat Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir.

4.10. Koor. KMHS adalah Koordinator Kemahasiswaan yang ditunujuk oleh Dekan dan disahkan oleh Rektor yang bertugas sebagai membina ormawa ditingkat fakultas dan prodi.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1. Kepala Seksi Ormawa bertanggung jawab atas kelengkapan administrasi dan isi proposal yang diajukan ke DK sekaligus pembinaan kegiatan Ormawa.

5.2. Direktur Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir bertanggungjawab atas pengajuan DAU yang sudah disetujui ke DK.

5.3. Koordinator Kamahasiswaan bertanggung jawab atas pembinaan dan konten proposal kegiatan ORMAWA yang harus sesuai dengan visi dan misi UAI dan YPI Al Azhar.

5.4. Ka. Prodi dan Dekan bertanggungjawab atas persetujuan proposal kegiatan ORMAWA.

6. URAIAN PROSEDUR

6.1. Pembuatan Proposal Kegiatan dan Surat Pengajuan DAU

6.1.1 KMF/KMPS membuat proposal sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2 Proposal kegiatan dipresentasikan dihadapan Koordinator Kemahasiswaan dan Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS).

6.1.2.1 Jika tidak ada REVISI, maka KMF/KMPS membuat surat pengajuan DAU sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2.2 Jika ada REVISI, maka KMF/KMPS segera melakukan revisi dan mempresentasikannya kembali jika diperlukan, setelah itu membuat surat pegajuan DAU sesuai dengan aturan yang berlaku.

(6)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 001

6.2. Pengajuan Proposal Kegaiatan dan Surat Pengajuan DAU ke DKP

6.2.1 Proposal Kegiatan dan surat pengajuan DAU yang sudah diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan, disetujui dan ditandatangani oleh Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS) diserahkan ke DKPK selambat-lambatnya 12 hari kerja sebelum kegiatan dilakukan.

6.2.2 DKPK melakukan cek kelengkapan proposal dan surat pengajuan DAU.

6.1.2.1 Jika sudah lengkap, DKPK mengetahui dan menandatangani prosposal kegiatan untuk selanjutnya dibuatkan surat pengajuan DAU dan diserahkan ke DK.

6.1.2.2 Jika belum lengkap, proposal dan surat pengajuan DAU dikembalikan ke KMF/KMPS untuk direvisi.

6.3. Pengambilan DAU

6.3.1 DK memproses surat pengajuan DAU dari DKPK.

6.3.2 DK menginformasikan ke DKPK untuk pengambilan DAU.

6.3.3 DKPK mengambil DAU di DK dan menginformasikan ke KMF/KMPS untuk mengambil DAU di DKPK.

6.3.4 KMF/KMPS mengisi form yang disediakan oleh DKPK sebagai syarat pengambilan DAU.

(7)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 001

7. DIAGRAM ALIR PROSEDUR

Pengajuan DAU Kegiatan KMF/KMPS ORMAWA Koor. KMHS & Ka.

Prodi/Dekan DKPK DK Kelengkapan

Administrasi Waktu

Mulai

Buat Proposal Presentasi

Revisi

Buat Surat Pengajuan DAU

Paraf (Koor.KMHS)

& Tandatangan Ka.

Prodi/Dekan

Pengajuan surat dan

proposal Cek Kelengkapan

Lengkap?

Surat Pengajuan

DAU Proses DAU

Info Pengambilan Ambil DAU DAU

Pengambilan DAU DAU

Selesai Y

T

Y Melengkapi

kelengkapan T

Info Pengambilan ke KMF/KMPS

Isi Form Pengambilan DAU

Kegiatan

Proposal Kegiatan

Ormawa 1 Hari

1

2

3

4

5

Surat Pengajuan DAU 1 Hari

Surat Pengajuan DAU

& Proposal Kegiatan 10 Menit

Surat Pengajuan DAU

& Proposal Kegiatan + Surat Pengajuan

DAU dari DKPK

5 Menit

Form Pengambilan

DAU 5 Menit

(8)

PROSEDUR PENGAJUAN DAU KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 001

8. DOKUMEN TERKAIT

1.

Proposal Kegiatan

2.

Surat Pengajuan DAU yang dibuat oleh KMF/KMPS

3.

Proposal Kegiatan

dan S

urat Pengajuan DAU dibuat oleh KMF/KMPS yang telah diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan dan disetujui serta ditandatangani oleh Dekan (KMF)/Ka. Prodi (KMPS)

4. Surat Pengajuan DAU ke Direktorat Keuangan 5. Form pengambilan DAU

(9)

PROSEDUR STANDAR

PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF & KMPS

UAI – XXX

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

(10)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 00

PENGESAHAN

SALINAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. Dokumen Master Rektor

Wakil Rektor II Wakil Rektor III Direktorat Keuangan

Koordinator Kemahasiswaan Ka. Prodi & Dekan

M

001

002

003

004

005

006

(11)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

(12)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 00

DAFTAR ISI

Halaman

1. TUJUAN ... 5

4. DEFINISI ... 5

(13)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

1. TUJUAN

Memastikan laporan pertanggungjawaban kegiatan ORMAWA yang menggunakan DAU secara tertib dan displin.

Prosedur ini mencakup dalam proses pembuatan LPJ kegiatan ORMAWA yang menggunakan DAU sampai dengan penyerahan LPJ.

3. REFERENSI

SK Rektor No. ______________________________

4. DEFINISI

4.4. LPJ adalah Laporan Pertanggungjawaban.

4.5. DK adalah Biro Keuangan.

5.1. KMF/KMPS bertanggungjawab atas penggunaan DAU dan pembuatan LPJ kegiatan sesuai atauran yang berlaku, Jika KMF/KMPS belum meyerahkan LPJ kegiatan sebelumnya, maka penggunaan DAU kegiatan selanjutnya tidak bisa digunakan.

5.2. Kasie. Ormawa bertanggung jawab atas kelengkapan administrasi dan isi LPJ yang diterima dari KMF/KMPS.

5.3. Direktur DKPK bertanggungjawab atas pelaporan LPJ ke DK.

5.4. Koordinator Kamahasiswaan bertanggung jawab atas pembinaan dan LPJ kegiatan yang sudah dibuat oleh ORMAWA.

5.5. Ka. Prodi dan Dekan bertanggungjawab atas persetujuan LPJ kegiatan ORMAWA.

6.1. Pembuatan LPJ Kegiatan

6.1.1 KMF/KMPS membuat LPJ sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2 LPJ kegiatan dipresentasikan dihadapan Koordinator Kemahasiswaan dan Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS).

6.1.2.1 Jika tidak ada REVISI, maka KMF/KMPS membuat surat penyerahan LPJ sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2.2 Jika ada REVISI, maka KMF/KMPS segera melakukan revisi dan mempresentasikannya kembali jika diperlukan, setelah itu membuat surat penyerahan LPJ sesuai dengan aturan yang berlaku.

(14)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Revisi 00

6.2. Penyerahan LPJ Kegiatan

6.2.1 LPJ Dan Surat yang sudah diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan, disetujui dan ditandatangani oleh Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS) diserahkan ke DKPK disertai dengan softcopy narasi kegiatan dan foto kegiatan selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah kegiatan dilakukan.

6.2.2 DKPK melakukan cek kelengkapan LPJ.

6.1.2.1 Jika sudah lengkap, DKPK mengetahui dan menandatangani LPJ kegiatan untuk selanjutnya dibuatkan surat penyerahan LPJ dan diserahkan ke DK. KMF dan KMPS menerima lembar konfirmasi penerimaan LPJ.

6.1.2.2 Jika belum lengkap, LPJ dan Surat Penyerahan LPJ dikembalikan ke KMF/KMPS untuk direvisi.

Penyerahan LPJ Kegiatan KMF/KMPS ORMAWA Koor. KMHS & Ka. Prodi/

Dekan DKPK Direktorat

Keuangan

Kelengkapan

Administrasi Waktu

Y

T

Y T

LPJ

Surat penyerahan LPJ

Paraf (Koor.

KMHS) &

Tandatangan Ka.

Prodi/Dekan

Lengkap?

Presentasi

Cek Kelengkapan

Melengkapi kelengkapan

Mulai

Lembar Konfirmasi Revisi

surat dan kelengkapan LPJ

1

2

3

LPJ Kegiatan 1 hari

Surat Penyerahan LPJ 1 Hari

LPJ, Surat Penyerahan LPJ, Soft Copy Narasi Kegiatan

& Foto Kegiatan

5 Menit

Lembar Konfirmasi &

Surat Penyerahan LPJ

5 Menit Selesai

(15)

PROSEDUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN KMF/KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

8. DOKUMEN TERKAIT 1. LPJ Kegiatan

2. Surat Penyerahan LPJ

3. LPJ dan Surat Penyerahan LPJ dibuat KMF/KMPS diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan dan disetujui serta ditandatangani oleh Dekan (KMF)/Ka. Prodi (KMPS)

4. Lembar Konfirmasi

5. Surat Penyerahan LPJ ditujukan ke Direktorat Keuangan

(16)

PROSEDUR STANDAR PEMINJAMAN RUANG 047

UAI – XXX

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

(17)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Kode UAI-XXX

Revisi 00

PENGESAHAN

Diperiksa Oleh Andri hadiansyah

SALINAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. Dokumen Master Rektor

Wakil Rektor III

Koordinator Kemahasiswaan Ka. Prodi & Dekan

Security P2EK BKPG

M

001

002

003

004

005

006

007

(18)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Revisi 00

(19)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Kode UAI-XXX

Revisi 00

DAFTAR ISI

Halaman

1. TUJUAN ... 5

4. DEFINISI ... 5

(20)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Revisi 00

1. TUJUAN

Penggunaan Ruang 047

Prosedur ini mencakup dalam proses perizinan sampai penggunaan Ruang 047.

3. REFERENSI

SK Rektor No. ______________________________

4. DEFINISI

4.7. Security adalam Tim Keamanan

5.1. KMF/KMPS bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapian ruangan setelah digunakan.

5.2. Kasie. Ormawa bertanggung jawab atas ketersediaan ruangan dan form izin.

5.3. Direktur Kemahasiswaan bertanggungjawab atas perizinan penggunaan ruangan.

5.4. Koordinator Kamahasiswaan, Ka. Prodi dan Dekan bertanggung jawab atas kegiatan KMF/KMPS yang menggunakan Ruang 047.

5.5. Security bertanggungjawab atas keamanan dan ketertiban dalam penggunaan Ruang 047.

6.1. Pengisian Form Izin Penggunaan Ruang 047

6.1.1 KMF/KMPS datang ke DKPK minimal sehari sebelum penggunaan ruangan.

6.1.2 DKPK mengecek ketersediaan ruangan:

6.1.2.1 Jika ruangan tersedia, maka DKPK akan memberikan form untuk diisi oleh KMF/KMPS.

6.1.2.2 Jika ruangan tidak tersedia, maka DKPK akan menginformasikan ke KMF/KMPS.

(21)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Kode UAI-XXX

Revisi 00

Penggunaan Ruang 047

KMF/KMPS DKPK Dekan/Ka. Prodi/Koordinator

Kemahasiswaan Security BKPG & P2EK Kelengkapan

Administrasi Waktu

T Y

Cek Ketersediaan ruangan

Cek

Isi Form Mulai

Gandakan Form

Tanda Tangan Form

Buka Kunci Tanda tangan Dekan

(KMF)/Ka. Prodi (KMPS)/ Koor.

Kemahasiswaan

Form Buat agenda dan

datang ke DKP

Selesai

Form 1

2

Persetujuan

Y

3 4 5

Form Peminjaman

Ruang 047 5 Menit

Form yang telah

ditandatangani 10 Menit

Form yang telah digandakan

5 Menit

(22)

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANG 047

Revisi 00

1. Form Peminjaman Ruang 047

(23)

PROSEDUR STANDAR

PENGAJUAN PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

UAI – XXX

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

(24)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Revisi 00

PENGESAHAN

SALINAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. Dokumen Master Rektor

Wakil Rektor II Wakil Rektor III Direktorat Keuangan

Koordinator Kemahasiswaa Ka. Prodi & Dekan

M

001

002

003

004

005

006

(25)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

(26)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Revisi 00

DAFTAR ISI

Halaman

1. TUJUAN ... 5

4. DEFINISI ... 5

(27)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

1. TUJUAN

Memastikan pengajuan pengadaan peralatan KMF & KMPS dapat berjalan secara tertib dan displin.

Prosedur ini mencakup dalam proses pembuatan proposal pengadaan peralatan KMF/KMPS sampai dengan diterimanya.

3. REFERENSI

SK Rektor No. ______________________________

4. DEFINISI

4.4. Proposal adalah suatu rancangan kegiatan yang akan berlangsung dalam bentuk tulisan dengan sistematis dan terperinci.

4.5. DK adalah Direktorat Keuangan.

5.1. Kepala Seksi Ormawa bertanggung jawab atas kelengkapan administrasi dan isi proposal yang diajukan ke DK sekaligus pembinaan kegiatan Ormawa.

5.2. Direktur Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir bertanggungjawab atas pengajuan DAU yang sudah disetujui ke DK.

5.3. Koordinator Kamahasiswaan bertanggung jawab atas pembinaan dan konten proposal pengadaan peralatan KMF/KMPS yang harus sesuai dengan kebutuhan organisasi.

5.4. Ka. Prodi dan Dekan bertanggungjawab atas persetujuan proposal.

6.1. Pembuatan Proposal Kegiatan dan Surat Pengajuan Pengadaan Peralatan 6.1.1 KMF/KMPS membuat proposal sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2 Proposal dipresentasikan dihadapan Koordinator Kemahasiswaan dan Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS).

6.1.2.1 Jika tidak ada REVISI, maka KMF/KMPS membuat surat pengajuan pengadaan peralatan sesuai dengan aturan yang berlaku.

6.1.2.2 Jika ada REVISI, maka KMF/KMPS segera melakukan revisi dan mempresentasikannya kembali jika diperlukan, setelah itu membuat surat pegajuan pengadaan peralatam sesuai dengan aturan yang berlaku.

(28)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Revisi 00

6.2. Pengajuan Proposal Kegaiatan dan Surat Pengajuan Pengadaan Peralatan ke DKP

6.2.1 Proposal dan surat pengajuan yang sudah diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan, disetujui dan ditandatangani oleh Dekan (untuk KMF)/Ka.Prodi (untuk KMPS) diserahkan ke DKPK.

6.2.2 DKPK melakukan cek kelengkapan proposal dan surat pengajuan.

6.1.2.1 Jika sudah lengkap, DKPK mengetahui dan menandatangani prosposal untuk selanjutnya dibuatkan surat pengajuan pengadaan peralatan dan diserahkan ke DK.

6.1.2.2 Jika belum lengkap, proposal dan surat pengajuan pengadaan dikembalikan ke KMF/KMPS untuk direvisi.

6.3. Pengambilan Peralatan

6.3.1 DK memproses surat pengajuan dari DKPK.

6.3.2 DK disposisi pengadaan ke BKPG

6.3.3 BKPG memproses pengadaan peralatan.

6.3.4 BKPG konfirmasi pengambilan peralatan

6.3.5 DKPK mengambil dan menyerahkan ke KMF/KMPS.

(29)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Kode UAI-XXX

Revisi 00

Pengajuan Pengadaan Peralatan KMF/KMPS ORMAWA Koor. KMHS & Ka.

Prodi/Dekan DKPK DK Kelengkapan

Administrasi Waktu BKPG

Mulai

Buat Proposal Presentasi

Revisi

Buat Surat Pengajuan

Paraf (Koor.KMHS)

& Tandatangan Ka.

Prodi/Dekan

Pengajuan surat dan

proposal Cek Kelengkapan

Lengkap?

Surat Pengajuan Disposisi

Ambil

Pengambilan

Selesai Y

T

Y Melengkapi

kelengkapan T

Info Pengambilan ke KMF/KMPS

Isi Form Pengambilan

Proposal Kegiatan

Ormawa 1 Hari

1

2

3

4

5

Surat Pengajuan 30 Menit

Surat Pengajuan &

Proposal 10 Menit

Surat Pengajuan &

Proposal + Surat

Pengajuan dari DKPK 5 Menit

Form Pengambilan 5 Menit

Proses Pengadaan

(30)

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KMF & KMPS

Revisi 00

1.

Proposal

2.

Surat Pengajuan yang dibuat oleh KMF/KMPS

3.

Proposal

dan S

urat Pengajuan dibuat oleh KMF/KMPS yang telah diparaf oleh Koordinator Kemahasiswaan dan disetujui serta ditandatangani oleh Dekan (KMF)/Ka.

Prodi (KMPS)

4. Surat Pengajuan ke Direktorat Keuangan 5. Form pengambilan peralatan