STUDI KELAYAKAN SISTEM ERP BERBASIS OPEN SOURCE “COMPIERE”
MODUL FINANCIAL MANAGEMENT PADA CV DWI NAGA MAS
Hengky Berneko
Bina Nusantara University, Jakarta, 081386985772, hengkyberneko@gmail.com
Kevin
Bina Nusantara University, Jakarta, 087877822367, hello@joshuakevin.in
Rosmiyana
Bina Nusantara University, Jakarta, 081285003171, rosmiyanarosmi@gmail.com
Noerlina N, S.Kom M.M
ABSTRAK
The purpose of this study is to measure the operational aspects, economic, and technical feasibility for the application of information technology investment based Compiere open source ERP and know the benefits, the ratio of funds expended, and the feasibility for the implementation of the application. The method used in this study is a field study in the form of internships, library research methods, and analytical methods with Fit / Gap Analysis and Cost / Benefit Analysis. The results achieved from this research was to determine the operational benefits, obtain information on costs and benefits, and the possibility of implementing technical Compiere application. Conclusion of this study is Compiere Financial Management module can be considered for implementation by CV Dwi Naga Mas because it meets eligibility of operational aspects, economic, and technical.
Keywords: Feasibility Study, ERP, Open Source, Compiere, Financial Management
Tujuan penelitian ini adalah mengukur aspek operasional, ekonomis, dan teknis dari kelayakan investasi teknologi informasi untuk aplikasi ERP Compiere berbasis open source dan mengetahui manfaat, perbandingan dana yang dikeluarkan, serta kelayakan untuk pengimplementasian aplikasi.
Metode penelitian yang digunakan adalah studi lapangan dalam bentuk magang, metode studi kepustakaan, dan metode analisis dengan Fit/Gap Analysis serta Cost/Benefit Analysis. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah mengetahui manfaat operasional, memperoleh informasi mengenai biaya dan manfaat, dan kemungkinan teknis pengimplementasian aplikasi Compiere. Simpulan penelitian ini adalah Compiere modul Financial Management dapat dijadikan pertimbangan untuk implementasi oleh CV Dwi Naga Mas karena memenuhi kelayakan dari aspek operasional, ekonomis, dan teknis.
Kata Kunci: Studi Kelayakan, ERP, Open Source, Compiere, Financial Management
Pendahuluan
Dalam era globalisasi terjadi persaingan yang sangat tinggi, keadaan ekonomi yang tidak menentu bahkan meningkatnya peraturan dan kekacauan secara global. Dalam hal ini perusahaan dituntut untuk dapat memperbaiki kinerja perusahaan secara efektif dan efisien. Hal ini mengakibatkan perussahaan harus menerapkan proses bisnis yang sudah terkomputerisasi.
Dengan demikian tentunya proses-proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil sudah menggunakan Sistem Informasi yang sangat terintegrasi dan mengunakan sistem komputerisasi dengan sangat baik dan juga bersifat real time. Hal itu menjadikan perusahaan tersebut dapat dengan cepat dan leluasa mengakses data-data ataupun informasi yang dibutuhkan di tiap bagian pada perusahaan tersebut. Proses bisnis dengan sistem informasi yang telah terintegrasi tersebut mendorong adanya persaingan kompetitif di dunia bisnis sekarang ini terutama perusahaan - perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi. Sebaliknya perusahaan yang belum menggunakan sistem tersebut akan mengalami kesulitan dalam bersaing dengan perusahaan lain.
ERP (Enterprise Resource Planning), merupakan sebuah konsep sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsi dalam sebuah perusahaan demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. Dengan menerapkan konsep ERP diharapkan penyimpanan suatu informasi perusahaan terdapat di satu tempat dan dapat diakses oleh seluruh sistem perusahaan yang terkait demi tujuan untuk integrasi seluruh proses bisnis.
Compiere merupakan salah satu produk Consona Corporation, sebuah perusahaan software yang bermarkas di Indiana, Amerika Serikat. Compiere dibuat pertama kali pada tahun 1999 dan merupakan salah satu dari proyek 10 terbaik di Sourceforge dari tahun 2002 selama 4 tahun berturut – turut, mempunyai hingga satu juta unduhan dan lebih dari seratus partner pada tahun 2006. James Capp, CEO Keystone Programming menulis bahwa kelebihan Compiere adalah kesederhanaan sistem secara keseluruhan, kemudahan penggunaan dan navigasi, dan logika konstruksi code program yang jelas sehingga mudah dimodifikasi. Rechtlicher Hinweis dalam papernya “Compiere – An Open Source ERP System” yang dirilis pada 7 Juni 2004 menyimpulkan bahwa Compiere memiliki potensi besar untuk menurunkan biaya operasional perusahaan, namun pada saat itu ia menilai bahwa Compiere masih memerlukan perkembangan fungsionalitas lebih lanjut, penyediaan bahasa selain Bahasa Inggris ,dan penurunan harga. Semua hal ini telah dilakukan Compiere, Compiere kini tersedia dalam 22 bahasa, termasuk Mandarin dan Bahasa Indonesia, dengan fungsionalitas sudah dikembangkan.
Compiere secara umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan menengah dikarenakan perusahaan tersebut biasanya memikirkan masalah biaya dan juga disamping itu kesulitan untuk memahami konsep perancangan ERP saat ingin melakukan implementasi. Dengan Compiere, perusahaan dapat mengintegrasikan sistemnya dengan keamanan yang pasti, mudah dalam pengimplementasian dan disamping itu mendapatkan harga yang terjangkau sehinga perusahaan mendapatkan keuntungan setelah memakai software ERP Compiere ini.
CV Dwi Naga Mas adalah perusahaan yang beroperasi sejak tahun 2003 yang terletak di Jln.
Terusan bandengan utara Kompleks 95 (Asoka 1) Blok D No 15 Jakarta Utara 14450. Perusahaan ini merupakan distributor alat tulis dengan berbagai merek seperti Kenko, Joyko, Faster dan lainnya. CV Dwi Naga Mas mempunyai pelanggan perusahaan-perusahaan retail multi-nasional dan nasional seperti Carrefour, Matahari, Ramayana, Toko Gunung Agung, Indomaret, Alfamart, Lotte Mart, Alfa Midi, dan lainnya.
Sebagai perusahaan dengan skala menengah ke atas, CV Dwi Naga Mas berusaha untuk dapat menggunakan sistem terintegrasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis berjalan dengan cara mengimplementasikan sistem berbasis ERP.
Bagian keuangan, yang mencakup pencatatan semua transaksi keuangan dan pembuatan laporan keuangan dinilai sebagai hal paling pertama yang perlu diperbaiki dalam sistem informasi CV Dwi Naga Mas yang sudah berbasis komputer namun tidak terintegrasi. Sebagai langkah awal untuk mengintegrasikan keseluruhan sistem informasi CV Dwi Naga Mas (selain keuangan mencakup pembelian dan distribusi), CV Dwi Naga Mas berencana memulai sistem baru yang mendukung integrasi sistem dari bagian keuangan.
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini antara lain:
1. Mengukur aspek ekonomis, operasional, dan teknis dari kelayakan investasi teknologi informasi untuk aplikasi ERP Compiere berbasis Open Source yang akan diimplementasikan oleh perusahaan.
2. Mengetahui manfaat yang diperoleh dari pengimplementasian aplikasi Compiere modul Financial Management pada CV Dwi Naga Mas
3. Mengetahui apakah dana yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan.
4. Mengetahui apakah perusahaan layak atau tidak untuk mengimplementasikan aplikasi Compiere dengan modul Financial Management.
Metodologi
Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, kami menggunakan beberapa metode, yakni studi kepustakaan, penelitian lapangan dan observasi.
1. Studi Kepustakaan
Mengumpulkan informasi dari buku-buku ilmiah dan berbagai literatur serta website yang berhubungan dengan studi kelayakan sistem untuk memperoleh landasan dan rumusan teori yang akan digunakan untuk mendukung isi penelitian dari karya tulis yang dibuat.
2. Penelitian Lapangan
Penelitian lapangan dilaksanakan dengan melakukan kerja magang di CV Dwi Naga Mas.
3. Observasi
Mengadakan pengamatan secara langsung terhadap CV Dwi Naga Mas dan mengamati secara langsung kegiatan bisnis yang terjadi.
4. Studi Dokumentasi
Mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem dari CV Dwi Naga Mas.
Hasil dan Bahasan
Langkah-Langkah Dalam Studi Kelayakan
Studi kelayakan dilakukan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis untuk menguji kelayakan operasional, Cost Benefit Analysis untuk menguji kelayakan ekonomis, dan analisis kelayakan hardware dan analisis kelayakan software untuk menguji kelayakan teknis.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pendekatan metode Fit/Gap Analysis adalah mengidentifikasi requirement proses bisnis yang belum terpenuhi oleh sistem berjalan kemudian
menganalisa apakah requirement gap tersebut terpenuhi oleh solusi yang akan diuji, yakni ERP Compiere modul Financial Management.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pendekatan metode Cost Benefit Analysis adalah mengidentifikasi biaya investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan serta biaya tambahan yang diperlukan setiap tahun berikutnya dan membandingkan dengan manfaat tangible dan intangible yang diperoleh.
Manfaat tangible yang diperhitungkan mencakup penghematan biaya IT dan peningkatan pendapatan.
Manfaat tangible dibandingkan dengan biaya menggunakan perhitungan ekonomis cash flow, payback period, return on investment, net present value, profitability index, dan benefit to cost ratio.
Tabel 1 Analisa Fit/Gap
No Requirement Rank Compiere Comment Alternative
General Requirements
1. Aliran dokumen tidak terputus dan dapat ditelusuri hubungannya antara satu dokumen dengan dokumen lainnya.
H F Compiere menggunakan satu lokasi penyimpanan (database) sehingga aliran dokumen dapat ditelusuri. Tanggal dokumen dan tujuan keperluan dokumen tercatat dan terlihat jelas.
2. Sistem mampu menampilkan error message apabila user salah mengentri data.
M F Compiere memvalidasi setiap entry yang dilakukan user.
Contohnya apabila seharusnya data berupa angka namun yang dimasukkan user adalah karakter, maka akan ditampilkan error message.
3. Sistem memiliki manual help untuk membantu user dalam menggunakan aplikasi.
L G Compiere tidak menyediakan manual help namun bantuan terkait dengan sistem Compiere dapat diperoleh melalui sumber secara online seperti melalui forum diskusi mengenai Compiere.
Support melalui telepon hanya tersedia untuk pengguna di Amerika Serikat.
Jika terjadi kesulitan yang lebih detail untuk penggunaan atau masalah dalam aplikasi maka perusahaan dapat menghubungi konsultan Compiere.
4. Sistem memungkinkan pemeliharaan dan update data transaksi dan data master secara otomatis.
M F Compiere melakukan update data transaksi dari setiap kegiatan yang memiliki data keuangan secara otomatis karena Compiere sadar bahwa data tersebut akan langsung berpengaruh terhadap perhitungan keuangan. User yang dapat melakukan update hanyalah user dengan role admin.
5. Sistem mampu menghasilkan laporan yang dapat dikustomisasi sesuai dengan
M F Compiere memungkinkan pembuatan laporan lain selain laporan keuangan standar yang sudah disediakan sehingga
kebutuhan. dapat dibuat laporan yang sesuai dengan kebutuhan.
6. User interface yang mudah dipahami.
H F User interface Compiere mudah
dipahami, dengan menu – menu yang jelas.
Specific Requirements
7. Sistem dapat menyediakan informasi secara real time sehingga perolehan informasi dalam proses bisnis menjadi lebih cepat.
M F Compiere mengintegrasi proses bisnis perusahaan sehingga aliran data terintegrasi secara real time antar divisi sehingga jika ada perubahan atau penambahan data, divisi terkait akan langsung mengetahui perubahan tersebut. Dengan demikian transaksi dapatdilakukan sesuai dengan perubahan data yang sudah dilakukan.
8. Sistem menyediakan validasi username dan password sehingga data hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki otorisasi.
H F Pada saat login, Compiere akan meminta username dan password sebagai validasi hak otorisasi.
9. Sistem memiliki database management system yang baik sehingga back up data bisa dilakukan secara otomatis untuk mencegah hilangnya data.
H F Compiere menggunakan software
DBMS yang terpercaya yaitu Oracle atau Postgresql yang sudah memiliki banyak pengalaman dalam penanganan penyimpanan data.
10. Sistem dapat mengintegrasi data antar divisi sehingga pencatatan data tidak perlu dilakukan berulang kali dan disinkronisasi secara manual.
H F Compiere menerapkan integritas data yang berimbas pada integrasi antar divisi, dikarenakan Compiere merupakan salah satu solusi sistem ERP yang digunakan untuk menjawab kebutuhan tersebut.
Finance Requirements
11. Sistem memungkinkan pembuatan dan penginputan Chart of Accounts sesuai
H F Chart of Account merupakan dasar yang harus ada untuk penggunaan fungsi- fungsi akuntasi sehingga Compiere
kebutuhan perusahaan. mewajibkan penetapan Chart of Account terlebih dahulu sebelum modul Financial Management digunakan.
Fungsi ini terdapat pada pengaturan Account Element.
12. Sistem mampu mengatur periode akuntansi, sesuai dengan ketetapan oleh perusahaan seperti periode penginputan jurnal, periode
posting, periode
penyesuaian, dan periode laporan.
H F Pengaturan periode akuntansi dapat diatur di dalam Compiere sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap periode akuntansi tersebut juga dapat diatur terkait dengan periode mana yang aktif dan tipe periode akuntansi yang dibutuhkan. Fungsi tersebut terdapat dalam menu Calendar Year & Period.
13. Sistem memungkinkan
pengelolaan dan
penggolongan jenis / tipe akun dari tiap transaksi keuangan yang terjadi.
M F Penggolongan jenis dan tipe akun dapat diatur kembali pada menu Account Element selain melalui pengisian field COA yang sudah ditetapkan.
14. Sistem memungkinkan pembuatan akun General
Ledger dan
menampilkannya.
H F Pembuatan General Ledger merupakan salah satu fungsi yang terdapat pada Compiere untuk modul Financial Management. Pembuatannya dapat dilakukan pada menu Accounting Schema.
15. Sistem mampu membuat Balance Sheet dan menampilkannya sesuai kebutuhan perusahaan.
H F Pembuatan Balance Sheet merupakan salah satu fungsi yang terdapat pada Compiere untuk modul Financial Management. Pembuatanya dapat dilakukan pada menu Accounting Schema.
16. Sistem mampu mengelola Cash / Petty Cash
perusahaan yang
menggunakan metode Fluctuation System.
M F Terdapat menu untuk pengaturan
pembayaran dan pengisian baik menu dari bank ataupun dari Cash Journal.
17. Sistem mampu melakukan pengelolaan terhadap beban / biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
H F Compiere menawarkan fungsi
pengelolaan keuangan melalui menu bank atau melalui menu cash book.
Menu cash book dibagi menjadi dua yaitu Cash Book Expenses dan Cash Book Receipt. Selain itu dapat diatur pada Accounting Information.
18. Sistem mampu
memungkinkan penanganan terhadap retur pembelian atau retur penjualan
H F Compiere menawarkan pengelolaan terhadap retur penjualan. Secara lengkapnya, penanganan retur penjualan dilakukan melalui menu RMA (Return Material Authorization) dan penanganan terhadap retur pembelian dilakukan melalui RTV (Return to Vendor). Untuk penanganannya, dibutuhkan data dari dokumen yang terkait.
19. Sistem mampu mengelola penanganan terhadap biaya pengiriman dan tambahan biaya yang dibebankan diluar produk yang dijual.
H F Compiere menyediakan pengaturan biaya tambahan. Hal ini berada pada menu Charges dimana tambahan ekstra terhadap produk, contohnya adalah biaya pengiriman atau biaya penanganan tertentu terhadap suatu produk yang dapat diatur.
Terdapat 31 requirement yang diidentifikasikan sebagai requirement yang tidak dapat dipenuhi oleh sistem berjalan. 31 requirement tersebut dikategorikan berdasarkan prioritas: High, Medium, dan Low serta dikategorikan sesuai kondisi pemenuhan yaitu Fit, Partial Fit, dan Gap.
Requirement dinyatakan memiliki prioritas High jika dinilai sangat krusial bagi proses bisnis dalam perusahaan. Tanpa hal ini, maka perusahaan tidak dapat menjalankan fungsinya atau mengalami kerugian besar. Requirement dinyatakan memiliki prioritas Medium jika dinilai dapat meningkatkan kinerja atau memberikan manfaat signifikan kepada perusahaan jika dipenuhi. Requirement dinyatakan memiliki prioritas Low jika dinilai baik dimiliki namun tidak signifikan bagi perusahaan.
Solusi dinyatakan Fit jika requirement dipenuhi secara menyeluruh, Partial Fit jika memenuhi
requirement namun tidak sepenuhnya dimana ada bagian dari requirement yang masih belum terpenuhi, Gap jika tidak ada fungsi yang dapat memenuhi requirement.
Berikut adalah hasil dari analisa Fit/Gap tersebut : Tabel 2 Hasil Analisa Fit/Gap Prioritas
Requirement
Jumlah Requirement
F P G
H 21 21 0 0
M 9 6 3 0
L 1 0 0 1
Jumlah 31 27 3 1
Dari hasil analisa untuk 31 requirements tersebut diperoleh sebanyak 27 requirement dikategorikan Fit, 3 dikategorikan Partial Fit, dan 1 dikategorikan Gap. 87% dari requirement yang ada dapat dipenuhi oleh Compiere, 9.7% dapat dipenuhi namun diperlukan kustomisasi atau penggunaan fungsi lain yang serupa, dan 3,3% tidak dapat dipenuhi dengan Compiere namun tersedia sumber eksternal yang luas untuk memenuhi requirement tersebut. Berdasarkan hasil analisa di atas, dari segi pemenuhan kebutuhan kebutuhan aspek operasional untuk CV Dwi Naga Mas, software Compiere layak dipertimbangkan untuk diimplementasikan karena sanggup memenuhi 87% dari requirement yang diajukan.
Kelayakan Ekonomis menggunakan Analisa Cost Benefit
Biaya awal investasi adalah semua biaya yang dikeluarkan pada saat pertama kali investasi sistem dilakukan. Investasi Compiere pada CV Dwi Naga Mas tidak memerlukan biaya lisensi dikarenakan Compiere adalah open source software yang didistribukan secara bebas dan gratis. Biaya awal investasi untuk CV Dwi Naga Mas secara terinci adalah sebagai berikut:
Tabel 3 Biaya investasi awal penerapan software Compiere
No.
Keterangan Unit Harga Total
1. Biaya Software
Windows server standard 2008 (untuk 3 PC)
1 Rp. 3,493,200 Rp. 3,493,200 Kaspersky Internet Security 2013
(untuk 3 PC)
1 US$79.95 Rp. 798,000
Lisensi Compiere 3 US$750 Rp. 23,640,750
2. Biaya Konsultan IT
Implementasi 10
Days
Rp. 2,000,000 Rp. 20,000,000
Training user Rp. 3,000,000
TOTAL INVESTASI AWAL Rp 50,931,950
Estimasi tambahan biaya berjalan merupakan estimasi tambahan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional setelah adanya penerapan teknologi informasi.
Rincian tambahan biaya berjalan setiap tahunnya adalah sebagai berikut:
Tabel 4 Estimasi biaya IT pertahun setelah implementasi
Biaya Keterangan 2013
Technical Support Maksimal 10
konsultasi per tahun
Rp 4,000,000
Kaspersky Internet Security 2013
Untuk 3 user Rp. 798,000
Total Rp 4,798,000
Hasil Analisis Manfaat Tangible
Tabel 5 Hasil perhitungan manfaat Tangible
Secara keseluruhan hasil perhitungan analisis kelayakan ekonomis, dihasilkan total NCF (Net Cash Flow) selama 5 tahun sebesar Rp. 320,255,411. Lama waktu pengembalian biaya investasi dari sistem ERP Compiere adalah 11.5 bulan. Tingkat Return on Investment (ROI) rata-rata untuk 5 tahun adalah 125.76% sehingga diperoleh score 1. Total NPV dengan DF 6.5% sebesar Rp. 247,378,859 serta rasio PI sebesar 4.99 dan Benefit to Cost Ratio sebesar 3.528.
Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem ERP Compiere sangat disarankan untuk CV Dwi Naga Mas karena secara umum memenuhi syarat kelayakan untuk pengimplementasian suatu proyek dengan sangat baik. Suatu proyek dapat dikatakan layak atau patut dipertimbangkan secara ekonomis apabila memenuhi syarat sebagai berikut:
Keterangan Tahun
Tahun ke 0 2014 2015 2016 2017
Biaya Investasi Awal Biaya Software (termasuk lisensi Compiere)
27,931,950
Biaya Konsultan IT 20,000,000 Biaya Training 3,000,000
Total 50,931,950
Tambahan Biaya Berjalan
Technical Support 4,000,000 4,000,000 4,000,000 4,000,000
Antivirus 798,000 798,000 798,000 798,000
Total 4,798,000 4,798,000 4,798,000 4,798,000
Peningkatan Pendapatan 50,070,590 60,475,772 73,044,115 88,225,495 106,563,389 Penghematan Biaya 2,400,000 2,400,000 2,400,000 2,400,000 2,400,000 NCF 1,538,640 58,077,772 70,646,115 85,827,495 104,165,389
Total NCF 320,255,411
Payback Period 11.5 bulan
ROI Rata – rata 5 Tahun 125.76%
NPV 1,446,322 51,108,439 58,636,275 66,945,446 76,040,734
Total NPV 247,378,859
Profitability Index 4.99
B/C Ratio 3.528
1. Nilai NPV dari investasi tersebut harus zero atau positif (lebih dari nol) 2. Nilai ROI memperoleh score positif
3. Rasio PI yang diperoleh lebih besar atau sama dengan 1 4. B/C Ratio yang didapat lebih besar atau sama dengan 1 Analisis Manfaat Intangible
Penerapan sistem ERP berbasis open source dengan aplikasi Compiere dapat memberikan manfaat intangible yang sangat besar dalam proses bisnis berjalan CV Dwi Naga Mas. Manfaat – manfaat tersebut meupakan:
1. Peningkatan dalam keakuratan dan integritas data
Dengan Compiere, transaksi keuangan dicatat dalam satu database yang menyimpan semua transaksi dari sumber berbeda, hal ini berarti karyawan tidka perlu mensinkronisasi transaksi secara manual lagi. Dengan demikian, resiko tidak tercatatnya atau terduplikasinya transaksi minimal. Database Compiere juga aman sehingga resiko hilangnya data minimal.
Karena integrasi database tersebut, laporan keuangan yang kini rentan ketidak akuratan dan lambat dalam proses pembuatannya, dapat diperbaiki. Laporan keuangan dapat dihasilkan secara instan dan keakuratan laporan dapat dipercaya karena sistem bersifat real time.
2. Peningkatan efektifitas dan efisiensi proses bisnis terkait dengan modul Financial Management
Compiere menjadikan semua transaksi dalam perusahaan lebih cepat, karena semua aktivitas perusahaan erat kaitannya dengan proses keuangan. Misalnya perusahaan akan dapat memproses transaksi dengan pelanggan lebih cepat karena pemeriksaan dokumen – dokumen penjualan jauh lebih mudah.
3. Peningkatan kinerja karyawan
Compiere meringankan beban kerja karyawan karena menghilangkan langkah – langkah manual seperti pemeriksaan keakuratan transaksi secara mendetil dengan membandingkan dengan semua sumber catatan transaksi.
4. Memungkinkan monitoring terhadap transaksi yang terjadi
Transaksi yang terjadi dapat diperiksa begitu transaksi terjadi oleh pihak berwenang perusahaan, hal ini mencegah adanya transaksi yang dilakukan bukan untuk kepentingan perusahaan dan transaksi yang tidak biasa dapat langsung diketahui dan ditelusuri.
Analisa Kelayakan Teknis
Analisa kelayakan hardware meliputi spesifikasi hardware yang diperlukan oleh Compiere tidak tinggi, umumnya dipenuhi oleh Personal Computer yang cukup modern. Syarat yang diperlukan untuk menjalankan Compiere antara lain:
a. Disk Space: > 5 GB (includes database) b. Memory: > 512 MB - Recommended: > 1 GB c. TCP/IP connection to Clients
Spesifikasi hardware yang saat ini digunakan oleh divisi Finance CV Dwi Naga Mas sudah memenuhi syarat recommended requirement untuk pengimplementasian Compiere modul Financial Management.
Analisa kelayakan software meliputi requirement akan hal-hal berikut : 1. Perolehan Software
Software dapat diperoleh dari partner Compiere (perusahaan: Consona), yakni RMM Solutions, yang merupakan partner resmi di Indonesia.
2. Kompatibilitas
Compiere dapat berjalan di segala platform yang dapat menjalankan Java sehingga kompatibilitas bukan merupakan masalah.
Sebagai tambahan, untuk menginstall Compiere, dibutuhkan tiga komponen software tambahan yang mudah diperoleh yaitu:
a. Sistem operasi yang mendukung Java seperti Linux atau Windows.
b. Java Development Kit 6 (JDK 6)
c. Database software dari Oracle atau EnterpriseDB Hasil Analisisa Kelayakan Teknis
Analisis teknis menunjukkan bahwa dari segi hardware maupun software, Compiere mungkin dan layak diimplementasikan karena tidak memerlukan banyak tambahan atau perubahan pada software maupun hardware yang digunakan CV Dwi Naga Mas saat ini.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Berdasarkan analisa yang dilakukan dengan metode Fit/Gap Analysis untuk kelayakan operasional, Cost Benefit Anakysis untuk kelayakan ekonomis, serta analisa kelayakan teknis, dapat diambil kesimpulan – kesimpulan sebagai berikut:
1. Investasi sistem ERP Compiere berbasis open source dapat memberikan manfaat tangible dan intangible yang apabila dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan menunjukkan bahwa investasi layak bagi CV Dwi Naga Mas. Manfaat tangible yang didapatkan adalah keakuratan data sehingga mencegah kesalahan – kesalahan yang selama ini terjadi dalam proses bisnis. Kesalahan – kesalahan ini, misalnya kegagalan verifikasi tagihan dari supplier dan piutang tak tertagih karena piutang tidak tercatat dengan baik, telah merugikan perusahaan. Kerugian ini akan terus terjadi apabila sistem tidak diperbaiki, Compiere memberikan solusi bagi masalah – masalah ini. Manfaat intangible yang idberikan Compiere antara lain adalah meningkatkan kinerja karyawan.
Dengan Compiere, karyawan tidak perlu menjalankan pencatatan dan pembuatan laporan secara manual, karyawan melaporkan bahwa proses – proses ini sangat melelahkan.
2. Fit/Gap Analysis menunjukkan bahwa 87% dari requirement yang ada dapat dipenuhi oleh Compiere, 9.7% dapat dipenuhi namun diperlukan kustomisasi atau penggunaan fungsi lain yang serupa, dan 3,3% tidak dapat dipenuhi dengan Compiere namun tersedia sumber eksternal yang luas untuk memenuhi requirement tersebut Berdasarkan angka – angka tersebut, Compiere dinyatakan layak untuk diimplementasikan.
3. Cost Benefit Analysis aspek manfaat dan biaya tangible menggambarkan bahwa Compiere adalah investasi yang layak bagi CV Dwi Naga Mas. Dengan investasi awal Rp. 50,931,950 dan biaya tambahan Rp. 4,798,000 per tahun , akan diestimasikan pendapatan akan meningkat sebanyak Rp. 320,255,411 dan penghematan biaya sebesar Rp. 12,000,000. Payback period adalah 11.5 bulan. Return on investment dalam 5 tahun adalah 125.76%. Profitability index adalah 4.99 dan Benefit to cost ratio adalah 3.528.
Saran
Saran – saran penulis berdasarkan studi yang dilakukan selama penulisan:
1. Sistem ERP Compiere modul Financial Management disarankan untuk segera
diimplementasikan karena kerugian perusahaan akan semakin besar seiring bertambahnya jumlah transaksi. Proses bisnis CV Dwi Naga Mas akan tercatat dan tersusun lebih rapi dan mudah ditelusuri dengan Compiere, dengan demikian karyawan akan bekerja dengan lebih efektif.
2. Jika Compiere diimplementasikan, perusahaan perlu mempelajari secara hati – hati saat ditawarkan update dari perusahaan penyedia lisensi. Lisensi Compiere yang didapatkan dengan implementasi tidak mencakup update, disarankan perusahaan berkonsultasi dengan konsultan dalam mempertimbangkan pembelian update.
3. Disarankan untuk selalu memperhitungkan kelayakan investasi, baik IT atau bukan, diharapkan skripsi ini bisa bermanfaat sebagai referensi di masa yang akan datang.
122
Referensi
(n.d.) Retrieved from http://mpkd.ugm.ac.id/weblama/homepageadj/support/materi/mtp-ii/a06- mtp2-2002-bab-6.pdf
(n.d.). Retrieved from http://www.brandeis.edu/projects/peak/financials/job/fitgap/pur_fitgap111.html (n.d.). Retrieved from http://www.compiere.com/
(n.d.). Retrieved from http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf
(n.d.). Retrieved from http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gap- analysis.pdf
Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
Brigham, E. F., & Ehrardt, M. C. (2010). Financial Management Theroy and Practice (13th ed.).
Cengage Learning.
Chandra, P . (1980). Projects: Preparation, Appraisal, Implementation. Tata McGraw–Hill, New Delhi.
Husein, U. (2007). Studi Kelayakan Bisnis (3rd ed.). Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Indrayanto, A., Rahardjo, B., Triwidada, A., Akhmad, Z., Indra, & Syarifudin. (2007). Panduan Penelitian Open Source Software. Creative Commons.
Kasmir, & Jakfar. (2008). Studi Kelayakan Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Kencana.
Khan, M. Y., & Jain, P. K. (2007). Financial Management (5th ed.). Tata McGraw-Hill Education.
Kretlow, A. J. (2008). Financial Management Principles and Applications (10th ed.). Pearson Education.
Moyer, R. C., McGuigan, J. R., & Kretlow, W. J. (2008). Contemporary Financial Management (11th ed.). Cengage Learning.
Noreen, E., Brewer, P., Brewer, P. C., & Garisson, R. H. (2010). Mangerial Accounting for Managers (2nd, illustrated ed.). McGraw-Hill.
O'Brien, J. A. (2006). Introduction to Information System: Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial (12th ed.). Jakarta: Salemba Empat.
Philips, J. J., & Zúñiga, L. (2008). Costs and ROI: Evaluating at the Ultimate Level (illustrated ed.). John Wiley and Sons.
Pretorius, A. L. (2010). Compiere 3. Packt Publishing.
Remenyi, D., & Remenyi, B. (2009). How to Prepare Business Cases: An Essential Guide for Accountants. Butterworth-Heinemann.
Salacuse, J. W. (2010). The Law of Investment Treaties (2nd, illustrated ed.). Oxford University Press.
Schniederjans, M. J., Hamaker, J. L., & Schniederjans, A. M. (2010). Information Technology Investment: Decision-Making Methodology (2nd, illustrated ed.). World Scientific.
Schwalbe, K. (2010). Information Technology Project Management (6th, revised ed.). Cengage Learning.
Shim, J. K., & Siegel, J. G. (2008). Financial Management (3rd, illustrated, revised ed.). Barron's Educational Series.
Stair, R. M., Reynolds, G., & Reynolds, G. W. (2009). Principles of Information Systems (9th, illustrated, revised ed.). Cengage Learning.
Stoltz, A. (2007). Financial Management: Fresh perspectives (5th ed.). South Africa: Pearson South Africa.
Subagyo, A. (2007). Studi Kelayakan. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Warren, Reeve, & Fess (2006). Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Jakarta: PT.Salemba Emban Patria.
Williams, J. R., Haka, S. F., Better, M. S., & Meigs R. F. (2002). Financial And Managerial Accounting (12th ed.). McGraw-Hill Irwin.
Riwayat Penulis
Hegky Berneko lahir di kota Medan pada 14 Agustus 1983. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara Univerity dalam bidang Ilmu Komputer pada 2013.
Kevin lahir di kota Jakarta pada 12 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina NusantaraUniversity dalam bidang Ilmu Komputer pada 2013.
Rosmiyana lahir di kota Tanjung Pinang pada 23 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada 2013.
