38
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran umum BAPETEN
Badan Pengawas Tenaga Nuklir (BAPETEN) adalah Lembaga Pemerintah Non- Kementerian (LPNK) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden, yang dibentuk berdasarkan Pasal 4 Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1997, dan dilaksanakan melalui Keputusan Presiden Nomor 76 Tahun 1998 yang selanjutnya dicabut dan terakhir diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja LPND (Lembaga Pemerintah Non Departemen), yang beberapa kali telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64 Tahun 2005.
Di dalam Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tersebut disebutkan bahwa tugas pokok BAPETEN ialah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir melalui peraturan, perizinan dan inspeksi. Pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir di Indonesia didasarkan pada Pasal 14 Undang- Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards. Untuk itu diharapkan dalam melaksanakan tugasnya BAPETEN memberikan rasa aman dan tenteram bagi pekerja dan masyarakat, serta perlindungan terhadap lingkungan hidup.
4.1.1 Visi, Misi dan Tujuan BAPETEN
Visi dari BAPETEN adalah terwujudnya keselamatan, keamanan, dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir. Misi dari BAPETEN adalah melaksanakan pengawasan tenaga nuklir secara profesional. Tujuan BAPETEN adalah Terpenuhinya dan terpeliharanya keselamatan, keamanan dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir
4.1.2 Tugas Pokok, Fungsi dan Wewenang
BAPETEN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir sesuai dengan Pasal 14 Undang-Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards.
Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001, dalam melaksanakan tugas pengawasannya BAPETEN menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan tenaga nuklir;
b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BAPETEN;
c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang pengawasan tenaga nuklir; dan
d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
4.1.3 Arah Kebijakan dan Strategi BAPETEN
Dalam rangka mencapai sasaran strategis BAPETEN untuk periode 2010- 2014 maka ditetapkan arah kebijakan strategis BAPETEN sebagai acuan langkah-langkah penyusunan target outcome program dan target output kegiatan. Sesuai dengan struktur penyusunan program dan kegiatan yang berdasarkan fungsi lembaga, maka kebijakan disusun dalam kelompok fungsi BAPETEN yaitu diantaranya Sistem perizinan dilaksanakan untuk memastikan bahwa pemohon dan pemegang izin penggunaan zat radioaktif mematuhi persyaratan keselamatan, keamanan dan ketenteraman yang telah diatur dalam peraturan perundangan yang ada. Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengawasan, serta untuk kepuasan pelanggan, BAPETEN mengembangkan e-Government sehingga memenuhi standar akuntabilitas, transparansi dan kualitas layanan. Adapun strategi dalam pengembangan sistem perizinan yang ditempuh adalah sebagai berikut:
a. Menerapkan sistem manajemen perizinan, antara lain dengan menyusun prosedur dan standar pelayanan perizinan, sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik perizinan fasilitas radiasi, instalasi nuklir termasuk PLTN;
b. Mengembangkan sistem perizinan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi;
c. Membangun dan mengembangkan jaringan dengan stakeholder dalam rangka identifikasi potensi pengguna;
d. Melakukan upaya penerapan program proteksi radiasi dalam rangka mendukung tersusunnya standar fisikawan medik sebagai persyaratan izin, dan menetapkan infrastruktur lembaga uji kesesuaian pesawat sinar-X dan tim tenaga ahli; dan
e. Menyiapkan infrastruktur sistem perizinan PLTN, yang meliputi tapak, desain, konstruksi dan operasi.
Kebijakan strategis untuk fungsi perizinan dan inspeksi dilaksanakan melalui program pengawasan tenaga nuklir dengan outcome meningkatnya sistem perizinan dan sistem inspeksi sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan serta standar pelayanan.
Dalam kurun waktu lima tahun ke depan, diharapkan prosentase pengguna yang memiliki izin meningkat menjadi 90%, dihitung dari perbandingan jumlah pengguna yang memenuhi persyaratan perizinan terhadap pengguna tenaga nuklir secara keseluruhan.
Sedangkan tingkat kepatuhan pengguna meningkat menjadi 90%, dihitung dari hasil inspeksi terhadap fasilitas pemegang izin yang menunjukkan kinerja sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan. Untuk mendukung efektivitas Lembaga dalam mencapai tujuan tersebut, diperlukan peningkatan kinerja Lembaga melalui pengelolaan pemerintahan yang baik (Good Governance) dalam program reformasi birokrasi.
4.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi BAPETEN secara keseluruhan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jabatan yaitu Eselon I, Eselon II dan Eselon IIII. Pada gambar 4.1 merupakan gambar dari struktur organisasi BAPETEN secara garis besar pada jabatan Eselon I.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi BAPETEN
Berikut ini merupakan tugas dan fungsi jabatan di BAPETEN : 1. Kepala Lembaga
Kepala Lembaga mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Memimpin BAPETEN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku
KEPALA
SEKRETARIAT UTAMA
DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DAN INSPEKSI
DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN
KESELAMATAN NUKLIR INSPEKTORAT
BIRO PERENCANAAN
BIRO HUKUM DAN ORGANISASI
BIRO UMUM
DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS
RADIASI DAN ZAT
DIREKTORAT PERIJINAN INSTALASI
DANBAHAN NUKLIR
DIREKTORAT INSPEKSI FASILITAS RADIASI DAN ZAT RADIOAKTIF
DIREKTORAT INSPEKSI INSTALASI DAN BAHAN
NUKLIR
DIREKTORAT KETEKNIKAN DAN KESIAPSIAGAAN NUKLIR
PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI PENGAWASAN FRZR
PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INSTALASI
DAN BAHAN NUKLIR
DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN FRZR
DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN INSTALASI DAN
BAHAN NUKLIR
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KOMISI AHLI
b. Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BAPETEN
c. Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BAPETEN yang menjadi tanggung jawabnya
d. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain
2. Sekretaris Utama
Mempunyai tugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, dan pengendalian terhadap program, administrasi, dan sumber daya di lingkungan BAPETEN. Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Utama menyelenggarakan fungsi diantaranya yaitu :
a. Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis BAPETEN b. Pembinaan dan pelayanan administrasi kepegawaian, keuangan, kearsipan,
persandian, perlengkapan, dan rumah tangga BAPETEN c. Pembinaan pendidikan dan pelatihan di lingkungan BAPETEN
d. Pembinaan organisasi dan tata laksana, dan pelayanan urusan kehumasan e. Pelayanan administrasi hukum dan bantuan hukum di bidang pengaturan
pengawasan tenaga nuklir, dan pengkoordinasian dan penyusunan peraturan perundang-undangan selain pengaturan ketenaganukliran
f. Pengkoordinasian dan penyusunan laporan BAPETEN.
Sekretariat Utama terdiri dari : 1. Biro Perencanaan
mempunyai tugas melaksanakan pengkoordinasian dalam perencanaan program dan anggaran, pengelolaan data dan informasi, serta pelaksanaan dan pengembangan kerjasama luar dan dalam negeri.
2. Biro Hukum dan Organisasi
mempunyai tugas melaksanakan urusan bantuan hukum dan administrasi hukum, kerjasama dan hubungan masyarakat, dan organisasi dan tata laksana.
3. Biro Umum
mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan perjalanan dinas, ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kerumahtanggaan kantor dan pengamanan.
3. Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi
Mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di bidang pemberian izin dan inspeksi tenaga nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi menyelenggarakan fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya
b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif,
pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya
c. Perumusan kebijakan teknis, pemberian bimbingan dan pembinaan serta d. Pengendalian keteknikan, jaminan mutu dan kesiapsiagaan nuklir e. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala
Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi terdiri dari :
1. Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, serta pengendalian di bidang perizinan fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya.
2. Direktorat Perizinan Instalasi dan Bahan Nuklir;
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, pelayanan, dan pengendalian perizinan instalasi nuklir dan bahan nuklir, pengujian dan penerbitan izin kerja personil serta validasi bungkusan.
3. Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi keselamatan dan keamanan pada fasilitas radiasi dan zat radioaktif.
4. Direktorat Inspeksi Instalasi dan Bahan Nuklir
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi instalasi nuklir, dan safeguards, evaluasi dosis dan lingkungan.
5. Direktorat Keteknikan dan Kesiapsiagaan Nuklir
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan, perawatan dan pengendalian, sarana dan prasarana inspeksi, pengembangan kesiapsiagaan nuklir, pengembangan sistem, pelayanan dan pembinaan akreditasi dan standarisasi serta evaluasi program jaminan mutu instalasi nuklir dan radiasi.
4. Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di
bidang pengkajian keselamatan nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir menyelenggarakan fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional;
b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional
c. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala
Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir terdiri dari : 1. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan FRZR
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan dan pengembangan dan pengendalian pengkajian pengawasan dalam bidang keselamatan dan keamanan, kesehatan, industri dan penelitian, dan keselamatan lingkungan.
2. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan Instalasi dan Bahan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian pengkajian pengawasan dalam bidang keselamatan, keamanan dan safeguards pada sistem reaktor daya, reaktor non daya dan instalasi nuklir non reaktor.
3. Direktorat Pengaturan Pengawasan Fasilitas Radiasi Dan Zat Radioaktif
Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan dan keamanan dalam bidang fasilitas radiasi.
4. Direktorat Pengaturan Pengawasan Instalasi Dan Bahan Nuklir.
mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan, keamanan dan safeguards dalam bidang instalasi nuklir dan bahan nuklir.
5. Inspektorat
Merupakan unit organisasi sebagai unsur pembantu Pimpinan dalam penyelenggaraan pengawasan di lingkungan BAPETEN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala dan secara administrasi dikoordinasi oleh Sestama. Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan BAPETEN. Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan perumusan kebijakan pengawasan fungsional.
b. Pelaksanaan pengawasan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku;
c. Pelaksanaan urusan ke Tata Usahaan dan Kearsipan Inspektorat.
Inspektorat terdiri dari :
1. Kelompok Jabatan Fungsional
terdiri atas sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dengan dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior.
2. Subbagian Tata Usaha
mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan dan kearsipan pada Inspektorat.
6. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan
mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan teknis dan manajerial dalam rangka pengembangan sumber daya manusia BAPETEN.
Balai Diklat BAPETEN terdiri dari : a. Subbagian Tata Usaha
mempunyai tugas melakukan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, serta pengelolaan urusan rumah tangga dan asrama serta keamanan dan ketertiban.
b. Seksi Program dan Evaluasi
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, metoda, evaluasi pendidikan dan pelatihan serta penyusunan laporan, dan pengendalian mutu untuk pendidikan dan pelatihan.
c. Seksi Penyelenggaraan dan Sarana Pelatihan
mempunyai tugas melakukan penyiapan pendayagunaan dan pemeliharaan sarana pendidikan dan pelatihan, pelayanan teknis dan administratif di bidang penyelenggaraan, pengadaan alat bantu, persiapan laboratorium kelas dan lapangan serta pelayanan perpustakaan.
d. Kelompok Jabatan Fungsional Widyaiswara
mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pendidikan dan pelatihan serta kegiatan lain yang sesuai tugas masing-masing jabatan fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Komisi Ahli
Komisi Ahli adalah unit non struktural yang memberikan saran dan bantuan keahlian dalam penyusunan dan atau pengembangan strategi pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir kepada pimpinan BAPETEN. Terdiri dari dari para pakar dalam dan luar negeri yang berasal dari luar BAPETEN.
4.1.5 Tugas dan Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi
Gambar 4.2 Struktur organisasi Biro Data dan Informasi
Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi dapat digambarkan seperti pada gambar 4.2 di atas. Jumlah pegawai yang ada di bagian ini ada 15 orang. Biro Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data dan informasi. Pada bagian inilah yang berperan dalam melakukan pengembangan modul aplikasi perizinan dari awal. Biro Data dan Informasi berada dibawah Sekretaris Utama dan bertanggung jawab
SEKRETARIAT UTAMA
BIRO PERENCANAAN
BAGIAN DATA DAN INFORMASI
SUB BAGIAN PERANGKAT LUNAK
DAN KERAS
SUB BAGIAN DOKUMENTASI
ILMIAH BAGIAN KERJASAMA
SUB BAGIAN PENGELOLAAN
DATA BAGIAN PROGRAM
kepada Kepala Biro Perencanaan dan Sekretaris Utama. Pada Bagian Data dan Informasi, terdiri dari :
a. Subbagian Pengelolaan Data
mempunyai tugas melakukan pengelolaan data.
b. Subbagian Perangkat Lunak dan Keras
mempunyai tugas melakukan pengembangan dan hardware dan software c. Subbagian Dokumentasi Ilmiah.
mempunyai tugas melakukan pengelolaan dokumentasi ilmiah dan perpustakaan
4.1.6 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR)
Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) pada BAPETEN dapat digambarkan seperti pada gambar 4.3 di bawah ini :
Gambar 4.3 Struktur organisasi DPFRZR
DEPUTI BIDANG PERIJINAN DAN INSPEKSI
DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS RADIASI DAN ZAT
RADIOAKTIF
SUB DIREKTORAT PERIJINAN PETUGAS
FASILITAS RADIASI SUB DIREKTORAT
PERIJINAN FASILITAS KESEHATAN
SUB DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS PENELITIAN DAN INDUSTRI
Direktorat Perizinan FRZR bertanggung jawab kepada Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi yang menjabat sebagai Eselon I. Pada Level Direktorat dijabat oleh seorang Direktur yang merupakan Eselon II, dan masing-masing sub direktorat di pimpin oleh Eselon III. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan penyiapan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri
2. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, dan pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan;
3. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator.
Direktorat Perizinan FRZR terdiri dari 3 (tiga) sub direktorat yang masing-masing mempunyai tugas yaitu :
1. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri.
2. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif serta sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan.
3. Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator.
Jumlah pegawai yang ada di Direktorat Perizinan FRZR ini ada 38 orang. Pegawai DPFRZR dikelompokkan sesuai dengan job desk nya masing-masing. Pada Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri dan Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan terdiri dari help desk, penerima berkas, evaluator, pemroses data, arsiparis, dan penginput data. Sedangkan pada Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi terdiri dari Evaluator, Pemroses Data dan administrasi.
4.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Perizinan
B@LIS (Bapeten Licensing and Inspection System) adalah sistem informasi manajemen pendukung pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir berbasis web dalam jaringan intranet/internet yang terintegrasi dari 2 (dua) Modul utama yaitu Modul Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR), dengan beberapa Modul pendukung lainnya.
Sebelum dikembangkannya sistem informasi yang membantu pelayanan perizinan di
BAPETEN, banyak kendala dalam mewujudkan pelayanan prima sesuai dengan strategi bisnis yang ada dikarenakan banyaknya dokumen permohonan yang hilang, serta jumlah komplain yang disampaikan pemohon izin ke BAPETEN meningkat disebabkan lamanya pemrosesan izin pemohon yang dilakukan BAPETEN. Dari permasalahan tersebut maka dikembangkan sistem yang membantu dalam mewujudkan strategi bisnis perusahaan.
Sistem informasi tersebut adalah Modul Perizinan B@LIS yang merupakan salah satu modul utama pada SI/TI B@LIS yang dibangun untuk dapat memenuhi kebutuhan perizinan dalam melaksanakan tugas pengawasan pemanfaatan sumber radiasi pengion dan pelayanan masyarakat.
Dalam melaksanakan tugas pengawasan, BAPETEN berkoordinasi dengan instansi pemerintah lainnya. Sebagai contoh, dalam hal pengawasan pengiriman lintas batas sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, BAPETEN telah berkordinasi dengan lembaga pemerintah lain yang juga bertugas melaksanakan pengawasan dalam bidang ekspor- impor antara lain Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan, Kementerian Perdagangan, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perhubungan, dan Kementerian Kesehatan. Kordinasi tersebut diwadahi oleh flagship program pembangunan ekonomi nasional, Indonesia National Single Window (INSW). Dengan keikutsertaan BAPETEN dalam INSW, aspek pengawasan semakin baik sehingga dapat mencegah terjadinya illicit-trafficking sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, meningkatkan kepatuhan hukum dan tertib administrasi pemanfaat sumber radiasi pengion dan bahan nuklir dalam melaksanakan ekspor impor,memberikan diseminasi informasi terhadap pihak cargo handling, dan warehouse operator sehingga meningkatkan aspek keselamatan dan keamanan dalam penanganan kargo, bongkar-muat dan peletakan
sumber radiasi pengion dan bahan nuklir di kawasan pabean, serta meningkatkan ketentraman masyarakat.
Pelayanan perizinan menggunakan sistem informasi sebagai salah satu alat bantu kendali proses, media pertukaran data, alat bantu pencarian data dan informasi secara cepat, dan alat bantu dalam pengambilan keputusan. Visi dari pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu terwujudnya pelayanan prima perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion. Misinya meliputi penyelenggaraan pelayanan perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion sesuai sistem standar pelayanan, perancangan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem pelayanan.
Modul Perizinan B@LIS pada BAPETEN merekam seluruh transaksi perizinan yang terjadi pada bisnis BAPETEN. Modul Perizinan B@LIS terintegrasi dengan modul utama yaitu Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan 3 (tiga) modul pendukung meliputi Modul Pekerja Radiasi, Modul Catatan Dosis dan Modul Bendahara PNBP. Modul-modul tersebut saling tergantung satu sama lain sehingga perubahan di salah satu modul memberikan pengaruh terhadap modul lain yang terkait, selain itu dengan adanya sistem yang terintegrasi, waktu penyelesaian permohonan yang biasanya dilakukan lebih dari 14 hari, sekarang menjadi 12-14 hari setelah permohonan masuk tergantung permohonan izin yang diajukan. Otomasi proses yang dilakukan oleh Modul Perizinan B@LIS dapat membantu mempercepat proses pelayanan perizinan yang bersifat fixed, sequential, dan memiliki beban kerja (workload) tinggi. Pengembangan Modul Perizinan B@LIS dengan memasukkan berbagai aspek seperti perubahan tatacara permohonan izin, introduksi persetujuan dan ketetapan, keamanan sumber radioaktif, sertifikasi compliance testing untuk pesawat radiodiagnostik dan intervensional,
penatalaksanaan PNBP, inspeksi dalam rangka perizinan, dan implementasi INSW.
Sistem ini menganut konsep paralelisme dengan maksud bahwa setiap proses yang dilakukan secara manual harus dapat diotomasi oleh Modul Perizinan B@LIS. Sebagai alat bantu primer, Modul Perizinan B@LIS melakukan otomasi proses. Kebijakan yang ditetapkan setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS ini adalah dokumen persyaratan izin yang sudah pernah diserahkan ke BAPETEN tidak perlu dimintakan lagi di permohonan berikutnya, sepanjang dokumen tersebut masih berlaku dan belum digantikan oleh dokumen yang lain.
Keterkaitan proses pada Modul Perizinan B@LIS dapat terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini.
Gambar 4.4 Keterkaitan Proses pada Modul Perizinan B@LIS di BAPETEN
4.2.1 Modul Perizinan
Data transaksi perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN disimpan kedalam Modul Perizinan B@LIS. Modul Perizinan FRZR ini berfungsi untuk meregistrasi izin yang diajukan, mengecek kelengkapan, validasi, penomeran, pengesahan, persetujuan penerbitan dan pencetakan izin yang memenuhi syarat. Data yang disimpan dalam Modul Perizinan B@LIS ini juga berfungsi untuk membuat laporan perizinan yang telah dikeluarkan, izin-izin yang jatuh tempo, dan laporan lainnya. Selain itu, pada modul ini juga membantu para pelaku top management memantau setiap kegiatan perizinan yang diajukan sehingga dapat menindaklanjuti ke langkah berikutnya jika pihak pemohon izin melakukan penyelewengan dalam mengajukan izin. Modul Perizinan B@LIS di DPFRZR ini merupakan inti dari transaksi bisnis yang terjadi di BAPETEN. Pada modul ini terdapat beberapa proses yang disimpan yang meliputi Proses Permohonan Izin, Proses Perpanjangan Izin, Perubahan Izin, Permohonan Penetapan Penghentian Kegiatan, Pernyataan Pembebasan, Permohonan Persetujuan Impor/Ekspor.
4.2.2 Proses Bisnis Permohonan Izin
Proses Permohonan Izin dimulai dengan diterimanya dokumen permohonan izin dari pemohon yang disampaikan ke penerima berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin, sehingga Pemohon Izin akan mendapatkan nomor registrasi yang digunakan sebagai id untuk tracking proses permohonan mereka di BAPETEN baik itu menggunakan SMS Centre maupun B@LIS online bagi pemohon izin yang telahmemiliki hak akses. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen
permohonan izin sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan B@LIS sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika, dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data. Setelah dilakukan penginputan data, dokumen tersebut disampaikan ke Evaluator untuk dievaluasi, apakah seluruh dokumen izin tersebut telah memenuhi syarat. Jika, hasil evaluasi tidak memenuhi syarat maka Pemroses Data akan mencetak surat pemberitahuan tidak memenuhi syarat kepada Pemohon Izin. Hasil evaluasi tidak memenuhi syarat, jika salah satu atau lebih dari dokumen izin yang disampaikan sudah tidak berlaku.
Sedangkan, Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, dan hasil evaluasi tersebut membutuhkan inspeksi maka pihak Evaluator akan membuat Nota Dinas Inspeksi dalam rangka perizinan yang disampaikan ke Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DIFRZR) agar dapat ditindaklanjuti. Laporan detail tersebut terbentuk langsung ke dalam Modul Inspeksi B@LIS. Setelah ditindaklanjuti, staf DIFRZR akan menginputkan Laporan Hasil Inspeksi (LHI) ke sistem. Selain itu staf DIFRZR akan membuat Nota Dinas Hasil Inspeksi yang akan diberikan ke Evaluator pada pelayanan perizinan. Hasil tersebut akan didisposisikan kepada Pemroses Data bahwa sudah dapat diproses kembali. Jika hasilnya memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan
Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing.
Berikut ini adalah gambaran alur permohonan izin Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN
Gambar 4.5 Proses Bisnis Permohonan Izin
4.2.3 Proses Perpanjangan Izin
Proses Perpanjangan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir perpanjangan izin dari Pemohon Izin yang disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi perpanjangan izin. Lalu Formulir Perpanjangan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk diinputkan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan
mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku.
Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur perpanjangan izin :
Gambar 4.6 Proses Bisnis Perpanjangan Izin
4.2.4 Proses Perubahan izin
Proses Perubahan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir Perubahan Izin beserta dokumen persyaratan izin berdasarkan perubahan yang dilakukan dari pemohon disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Lalu Formulir Perubahan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk di-input-kan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta laporan persyaratan izin yang diubah. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih
memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan.
Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur proses perubahan izin :
Gambar 4.7 Proses Bisnis Perubahan Izin
4.2.5 Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor
Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor dimulai dengan diterimanya Formulir Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut dari Pemohon Izin disampaikan ke Penerima Berkas.
Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen permohonan izin yang mendukung permohonan Pernyataan Pembebasan sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan B@LIS sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data.
Setelah proses penginputan data ke sistem, formulir dan dokumen tersebut akan dikembalikan ke Pemroses Data. Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan ke Bendahara PNBP. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan Pembayaran sesuai dengan nama atau nomor registrasi Pemohon Izin. Jika Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin dapat dievaluasi. Kemudian formulir beserta dokumen permohonan izin yang telah lengkapdisampaikan ke Evaluator. Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama Pemohon Izin apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut. Jika tidak memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada Pemohon Izin agar dokumen yang disampaikan dapat diperbaiki. Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, maka Evaluator akan
mendisposisikan ke Pemroses Data untuk melaporkannya ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai melalui server INSW yang telah terkoneksi dengan perizinan di BAPETEN.
Pemroses Data akan mencetak Surat Izin Persetujuan Ekspor/Impor yang diminta oleh Pemohon Izin. Kemudian, izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing.
Berikut ini adalah gambaran alur proses perizinan ekspor / impor :
Gambar 4.8 Proses Bisnis Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor
4.2.6 Modul Pekerja Radiasi
Modul Pekerja Radiasi ini merupakan modul master yang menyimpan data mengenai pekerja radiasi, riwayat pekerja radiasi, nilai dosis pekerja radiasi. Data yang
ada dalam Modul Pekerja Radiasi ini digunakan untuk mendukung pengolahan data di Modul Perizinan B@LIS.
4.2.7 Modul Catatan Dosis
Modul Catatan Dosis ini berfungsi menyimpan data mengenai riwayat dosis para pekerja radiasi, NPR bagi para pekerja radiasi, hasil evaluasi dosis serta analisis perkembangan dosis para pekerja radiasi. Data pada evaluasi dosis ini membantu untuk melakukan pengambilan keputusan dalam pemberian izin bagi pekerja radiasi.
4.2.8 Modul Inspeksi
Modul Inspeksi ini berfungsi untuk menyimpan dan mengolah data hasil inspeksi serta untuk menyiapkan data dukung prainspeksi. Awalnya data dukung prainspeksi ini disimpan dalam file excel dan sekarang dialihkan ke dalam Modul Inspeksi.
4.2.9 Modul Bendahara PNBP
Pada modul ini disimpan data transaksi pembayaran para pemohon izin yang telah disetujui atau yang telah memenuhi syarat izin. Modul ini juga terdapat proses penagihan ke wajib bayar/pemohon izin. Data pada modul ini juga mendukung dalam pembuatan laporan realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), selain itu untuk melakukan pengambilan keputusan apabila wajib bayar atau pemohon izin belum melakukan pembayaran maka izin yang diajukan tidak diterbitkan.
4.3 Analisis SWOT
Analisis SWOT dilakukan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan BAPETEN dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi. Dari data yang diperoleh dihasilkan analisis SWOT sebagai berikut :
Tabel 4.1 Analisis SWOT
Kode Strength (Kekuatan) Kode Weakness (Kelemahan) S1
Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah
W1
Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source
S2
Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi
penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia
W2
Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem
S3
Komunitas pendukung
pengembangan software open source cukup banyak
W3
Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani
permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI
Kode Opportunities (Peluang) Kode Threats (Ancaman)
O1
Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik
T1 Ancaman virus, spyware, worm dari internet yang semakin meningkat
O2 Perkembangan software berbasis
open source yang cukup pesat T2 Bencana alam, kebakaran, dan gangguan pada sumber daya listrik
O3
Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta
penghematan kertas
T3 Terhentinya layanan akibat rusaknya mesin server
Tabel 4.2 Matriks IFAS
Kekuatan Bobot Peringkat Nilai IFAS
S1
Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah
0.1506 3 0.451859
S2
Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi
penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia
0.1506 4 0.602526
S3 Komunitas pendukung pengembangan
software open source cukup banyak 0.1495 2 0.298993 Subtotal 1.353378
Kelemahan Bobot Peringkat Nilai IFAS
W1
Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source
0.1821 1 0.182108
W2
Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem
0.1649 4 0.659463
W3
Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani
permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI
0.2023
3
0.606835
Subtotal 1.448406
Total IFAS 1.00 2.801784
Tabel 4.3 Matriks EFAS
Peluang Bobot Peringkat Nilai EFAS
O1
Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik
0.1506 4 0.602479
O2 Perkembangan software berbasis open source yang cukup pesat
0.1506 2 0.301263
O3
Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta
penghematan kertas
0.1495 1 0.149496
Subtotal 1.00 1.053238
Ancaman Bobot Peringkat Nilai EFAS T1 Ancaman virus, spyware, worm dari
internet yang semakin meningkat 0.1821 2 0.364216
T2 Bencana alam, kebakaran, dan
gangguan pada sumber daya listrik 0.1649 1 0.164866
T3 Terhentinya layanan akibat rusaknya
mesin server 0.2023 3 0.606835
Subtotal 1.135917
Total 1.00 2.189156
Setelah mendapatkan nilai IFAS dan EFAS dari tabel 4.2 Matriks IFAS dan tabel 4.3 Matriks EFAS maka dapat digambarkan melalui diagram SWOT untuk mengetahui posisi Bagian Sistem Informasi BAPETEN. Untuk mengetahuinya dilakukan dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS.
Titik X (internal) = Strengths – Weaknesses = 1.3 – 1.4 = -0.1 Titik Y (eksternal) = Opportunities – Threats = 1.0 – 1.1 = -0.1
Gambar 4.9 Diagram Analisis SWOT Opportunities
Threats
Strengths Weaknesses
(‐0.1,‐0.1)
Tabel 4.4 Matriks Analisis SWOT
Strengths Weaknesses
Strategi S-O Strategi W-O Opportunities 1. Mengembangkan teknologi
informasi dan sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas dengan memanfaatkan kapabilitas instansi dan dukungan dari pemerintah
(S1, S2, O1, O2) 2. Memacu percepatan pembangunan aplikasi sistem dengan memanfaatkan sumber daya open source dan
dukungan dari komunitas (S1, S3, O2, O3)
3. Memanfaatkan ketersediaan berbagai macam aplikasi open source untuk meningkatkan proses pengelolaan dokumen perizinan (S2, S3, O2, O3)
1. Menambahkan sumber daya manusia di bidang TI
khususnya yang
berpengalaman dengan OSS dan melakukan kerjasama dengan komunitas atau lembaga-lembaga TI profesional berbasis OSS untuk meningkatkan pengetahuan dalam pengembangan aplikasi (W1, W2, O1, O2,)
2. Mengeksplorasi teknologi OSS dalam rangka
pemanfaatannya untuk pembangunan sistem digitalisasi Dokumen (W1, W3, O1, O3)
3. Mengikuti perkembangan tentang teknologi OSS saat ini yang dapat dimanfaatkan untuk mengatasi masalah SI/TI dan peningkatan kualitas layanan SI/TI
(W1, W3, O1, O2) Strategi S-T Strategi W-T Threats 1. Membuat kebijakan untuk
Disaster Recovery Plan (DRP) yang tepat dan
mensosialisasikannya kepada seluruh karyawan (S1, T2, T3) 2. Memanfaatkan sumber daya organisasi dalam peningkatan sistem keamanan SI/TI yang tepat demi menjaga keutuhan data dan informasi
(S1, T1, T2)
3. Mengadakan pelatihan dan kerjasama dengan komunitas OSS untuk meningkatkan kesadaran mengenai bahaya ancaman dari internet terhadap data dan informasi
(S3, T1, T3)
1. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan Disaster Recovery Plan (DRP) (W2, T2, T3)
2. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan sistem Helpdesk (W3, T1, T3,)
4.4 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Berdasarkan hasil wawancara dan dokumen rencana strategis BAPETEN dapat diidentifikasikan aktifitas-aktifitas kritis dalam menjalankan proses bisnis, diantaranya sebagai berikut :
Tabel 4.5 CSF pada Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR)
No. Tujuan Kondisi
Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk 1 Peningkatan
Penerapan Sistem Manajemen Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang FRZR
Alur kerja serta lalu lintas dokumen permohonan izin belum terorganisir dengan baik
Alur kerja serta lalu lintas dokumen
permohonan izin teratur dan tertelusur dengan baik
Penyusunan Prosedur Lembaga terkait Perizinan
Dokumen prosedur lembaga tentang prosedur perizinan FRZR
Terdapat
perbedaan kriteria keberterimaan bagi setiap evaluator
Terdapat kriteria keberterimaan yang sama antar semua petugas pelayanan perizinan terhadap dokumen izin
Penyusunan Prosedur Unit Kerja terkait Perizinan
Dokumen prosedur unit kerja tentang prosedur perizinan FRZR
Pelayanan perizinan kurang efisien
Meningkatnya efisiensi pelaksanaan pelayanan perizinan
Penyusunan Intruksi Kerja
Dokumen instruksi kerja penilaian, penginputan data/registrasi, pemrosesan dan pengarsipan dokumen permohonan izin Penyusunan
sistem informasi manajemen perizinan
Dokumen sistem informasi manajemen perizinan
pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif
No. Tujuan Kondisi
Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Penyusunan
Dokumen Job Desk Pelayanan Perizinan
Dokumen job description petugas pelayanan perizinan pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif Kurang
tersedianya ruangan yang representatif dalam serah terima dokumen
permohonan izin dan konsultasi
Tersedianya Loket khusus untuk
memudahkan Pemohon izin dalam melakukan serah terima dokumen permohonan izin dan kenyamanan dalam konsultasi
Pembangunan loket perizinan
Loket serah terima dokumen permohonan izin dan loket
konsultasi perizinan
Kurangnya sosialisasi tentang alur proses dan waktu pelayanan perizinan kepada pemohon izin
Pemohon izin memiliki informasi yang cukup terkait waktu dan tahapan proses pelayanan izin
Penetapan Service Level
Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor
Peraturan Kepala Bapeten tentang Service Level Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor Penetapan Janji
Layanan untuk perizinan pemanfaatan tenaga nuklir
Dokumen Janji Layanan untuk perizinan
pemanfaatan tenaga nuklir
Ketidakseragaman dokumen teknis yang disampaikan oleh Pemohon
Terdapat keseragaman format dan isi dokumen teknis perizinan sehingga lebih memudahkan dalam evaluasi dan penilaian
Penyusunan Panduan Penyusunan Dokumen Teknis Perizinan
Dokumen pedoman penyusunan dokumen teknis (program proteksi dan keselamatan radiasi, program keamanan sumber radioaktif, laporan verifikasi keselamatan, laporan verifikasi keamanan sumber radioaktif, prosedur operasional)
No. Tujuan Kondisi
Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Permohonan
persetujuan ekspor/impor sumber radiasi pengion masih dilakukan secara manual (paper- based), sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk pemohon izin menyediakan dokumen hard copy dan verifikasi ke Bea Cukai
Permohonan persetujuan
ekspor/impor sumber radiasi pengion menjadi lebih cepat dengan proses online application.
Pengembangan persetujuan impor/ekspor online
Portal internet untuk permohonan online terkait persetujuan impor/ekspor
Pengelolaan dokumen permohonan izin yang kurang rapi
Kemudahan dalam pengelolaan dokumen permohonan izin beserta arsipnya
Digitalisasi dokumen permohonan izin
Dokumen permohonan izin bentuk digital
Kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen permohonan izin Duplikasi dokumen permohonan izin karena belum ada fasilitas
penyimpanan data elektronik Penyimpanan dokumen permohonan izin yang memerlukan ruangan lebih luas Ketidakseragaman format dan isi KATUN
Keseragaman format KATUN sebagai identitas dokumen legal yang diterbitkan oleh Bapeten
Penetapan KATUN yang seragam untuk semua jenis pemanfaatan
Format KATUN yang seragam
No. Tujuan Kondisi
Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Mekanisme
pembayaran permohonan izin belum dimengerti oleh pemohon dengan baik
Pemohon tidak salah dalam melakukan pembayaran biaya permohonan izin
Penerapan Tagihan dan Pembayaran biaya izin menggunakan Sistem virtual account (Briva)
Sistem virtual account (Briva)
Terdapat
pembayaran biaya permohonan izin yang rangkap Terjadi kesalahan pembayaran biaya permohonan izin Terdapat
pengelolaan PNBP yang kurang transparan dan akuntabel
Pengelolaan PNBP yang transparan dan akuntabel
Penetapan Keputusan Kepala Bapeten tentang Pengelolaan PNBP
Keputusan Kepala Bapeten tentang Pengelolaan PNBP
Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP
Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP
Penggunaan sistem Balis Online masih belum optimal
Sistem Balis Online yang informatif dan transparan, sehingga pemohon izin dapat memantau proses permohonan izin secara online
Pengembangan dan Perbaikan Sistem Balis online
Database Balis online yang lebih lengkap dan mudah diakses pemohon izin
2 Peningkatan Pelayanan Informasi Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir BidangFRZR
Media penyediaan informasi terkait permohonan izin masih terbatas
Terpenuhinya semua informasi yang diperlukan oleh pemohon izin terkait dengan permohonan izin
Pengembangan Help Desk
Help Desk
Media penyediaan informasi terkait status dan proses permohonan izin yang sedang
Pengembangan SMS Center
SMS Center
Pengembangan Email Center
Email Center
No. Tujuan Kondisi
Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk diajukan oleh
pemohon izin masih terbatas
Pengembangan Balis Online
Balis Online
Pengembangan leaflet/brosur/
banner
Leaflet/brosur/banner/
iklan
Pengembangan Peta pemanfaatan
Peta pemanfaatan sumber radiasi pengion Pengembangan
situs internet Bapeten
Portal internet Bapeten
Pembinaan Sosialisasi proses perizinan
Laporan hasil pembinaan/sosialisasi
4.5 Cost Benefit Analysis
Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh (King et al, 1978). Pada mulanya, metode ini lahir untuk mengantisipasi banyaknya elemen terkait seperti manfaat dengan teknologi informasi yang tidak memiliki nilai pasar atau harga yang jelas. Contohnya adalah akan dinilai berapa manfaat implementasi sebuah sistem teknologi yang memiliki potensi untuk menyelamatkan nyawa satu orang? Di dalam CBA, elemen yang tidak memiliki value yang jelas dicoba untuk dicari nilai padanannya (dalam mata uang) dengan menggunakan berbagai teknik penilaian (valuation technique). Hasil dari biaya dan manfaat yang telah ditransfer ke dalam satuan mata uang tersebut selanjutnya dapat diproyeksikan ke dalam format alur kas (cash flow) atau dengan menggunakan metode standar ROI yang telah
dikenal luas. Kekuatan utama dari metode ini adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat tangible.
4.5.1. Identifikasi Biaya
Pada bagian ini akan ditampilkan dengan rinci biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk investasi awal dari Modul Perizinan B@LIS. Dengan demikian perusahaan akan mengetahui seberapa besar biaya yang telah dikeluarkan dan demikian dapat memperhitungkan keuntungan yang ingin dicapai.
4.5.2 Analisis Biaya Pengembangan
Dalam mengimplementasikan sebuah sistem, baik itu sistem sederhana maupun sistem yang kompleks seperti Modul Perizinan B@LIS ini, pasti dibutuhkan sejumlah dana untuk mengembangkan proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya software, biaya hadware, biaya tenaga kerja dan biaya training.
Berikut ini merupakan rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS : 1. Biaya Pembelian Software
Modul Perizinan B@LIS yang digunakan oleh pegawai BAPETEN dikembangkan sendiri oleh bagian Biro Data dan Informasi. Software yang digunakan untuk pengembangan Modul Perizinan B@LIS berbasis open source antara lain operating system pada server menggunakan paket Linux Server Ubuntu 08.04 Hardy Heron LTS, database menggunakan MySQL, dan bahasa pemrograman menggunakan PHP 5.
Sehingga tidak ada biaya yang dikeluarkan untuk pembelian software dalam pengembangan sistem Modul Perizinan B@LIS.
2. Biaya Hardware
Merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Rincian biaya perangkat keras yang dikeluarkan dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 4.6 Rincian Biaya Hardware
No Hardware Pricing Price (IDR) QTY Amount (IDR)
1 Database Server 40.700.000 1 40.700.000
2 Application Server 32.960.000 1 32.960.000
3 Development Server 32.960.000 1 32.960.000
4 Tape Backup 2.300.000 1 2.300.000
5 Eksternal Storage 10.800.000 1 10.800.000
6 Router 2.833.000 1 2.833.000
7 HUB 1.835.000 8 14.680.000
8 UPS 4.300.000 2 8.600.000
9 Modem 1.352.000 3 4.056.000
10 Switch 1.250.000 1 1.250.000
Total 151.139.000
3. Biaya Tenaga Kerja
Merupakan biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar upah tenaga kerja yang terlibat dalam proses pengembangan B@LIS. Biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS dialokasikan sebesar 75% dari keseluruhan biaya tenaga kerja untuk pengembangan B@LIS. Proyek ini dikerjakan selama 12 bulan. Tenaga kerja yang digunakan adalah Kepala Bagian Biro Data dan Informasi sebagai Project Manager, Kepala Subbagian Pengelolaan Data sebagai System Analyst, Staf Bagian Pengelolaan Data sebagai Database Analyst, Programmer dan Tester sedangkan Kepala Biro Perencanaan sebagai Project Administrator. Berikut adalah rincian biaya tenaga kerja yang dikeluarkan.
Tabel 4.7 Rincian Biaya Tenaga Kerja
Resource Pricing Man Month Month Rate Amount (IDR)
1 Project Manager 1 12 5.000.000 60.000.000
2 System Analyst 1 10 4.000.000 40.000.000
3 Database 1 10 4.000.000 40.000.000
4 Programmer 2 12 4.000.000 96.000.000
5 Tester 3 9 3.000.000 81.000.000
6 Project Admin 1 12 5.000.000 60.000.000
Total 377.000.000
Keseluruhan biaya tenaga kerja dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS sebesar 75% x Rp. 377.000.000 = Rp. 282.750.000,- Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu sebesar Rp. 433.889.000,-. Berikut rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS yang ditunjukkan pada tabel 4.8.
Tabel 4.8 Lembar Kerja Biaya Pengembangan (Development Cost Worksheet)
Keterangan Jumlah (IDR)
1. Biaya Software 0
2. Biaya Hardware 151.139.000
3. Biaya Tenaga Kerja 282.750.000 Total 433.889.000
4.5.3 Analisis Biaya Berjalan
Selain biaya investasi awal yang dikeluarkan terdapat juga biaya yang berjalan.
Biaya berjalan dihitung 5 tahun setelah implementasi Modul Perizinan B@LIS dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2012. Biaya berjalan ini terdapat dua jenis, yaitu biaya pemeliharaan (maintenance) dan biaya operasional. Penjelasannya sebagai berikut:
a. Biaya pemeliharaan (maintenance)
Biaya pemeliharaan (maintenance) terdiri dari dua macam yaitu biaya pemeliharaan software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras).
1. Biaya pemeliharaan software (piranti lunak) merupakan biaya pemeliharaan aplikasi yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan sistem.
2. Biaya pemeliharaan hardware (perangkat keras) merupakan biaya pemeliharaan server yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan hardware termasuk harddisk dan memory
Keseluruhan biaya pemeliharaan software dan hardware yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu sebesar Rp.
200.000.000,- per tahun dengan asumsi kenaikan biaya sebesar 10% setiap tahunnya .
b. Biaya operasional
Biaya operasional ini terdiri dari :
1. Biaya pemakaian listrik 3 buah server dan 1 storage dengan daya masing- masing server 3000 W, dan tape backup dengan daya 500 W sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per Januari 2008 yaitu sebesar Rp. 885.00 per kwH adalah 365 x 24 x 1 kwH x 9.5 x Rp. 885 = Rp.
73.649.700,-.
2. Biaya infrastruktur komunikasi meliputi pemakaian alokasi bandwith untuk Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) dengan biaya sebesar Rp. 1.695.000,- per bulan sehingga biaya infrastruktur pertahun adalah 12 x Rp. 1.695.000,- = Rp. 20.340.000,-. Seiring dengan peningkatan
tingkat inflasi setiap tahunnya, maka harga produk dan jasa pun akan ikut mengalami peningkatan.
Dengan perkiraan inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%. Berikut rincian biaya yang sedang berjalan pada implementasi sistem Modul Perizinan B@LIS selama 5 (lima) tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.9 berikut ini :
Tabel 4.9 Lembar Kerja Biaya Berjalan (Ongoing Expenses Worksheet) Jenis
Biaya
Biaya (dalam Rupiah)
Total 2008 2009 2010 2011 2012
Pemeliharaan software dan hardware
200.000.000 209.340.000 219.430.188 231.059.987 243.306.166 1.103.136.341
Pemakaian Listrik
73.649.700 77.089.140 80.804.836 85.087.492 89.635.289 406.266.457
Pemakaian Internet
20.340.000 21.289.878 22.316.050 23.498.800 24.744.237 112.188.965 Jumlah 293.989.700 307.719.018 322.551.074 339.646.279 357.685.692 1.621.591.763
4.5.4 Identifikasi Manfaat
Pada bagian ini akan dijelaskan manfaat-manfaat yang diperoleh BAPETEN setelah pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS. Manfaat yang akan dihitung pada bagian ini terdiri merupakan Tangible Benefit. Dengan demikian, organisasi dapat memperoleh perkiraan manfaat yang diterima organisasi dalam perhitungan keuangan. Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau dampak langsung dan dapat diukur yang diperoleh dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS pada BAPETEN. Berikut dijelaskan beberapa manfaat langsung dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS tersebut.
4.5.4.1 Penghematan Kertas
Setelah dilakukan wawancara terhadap pengguna sistem Modul Perizinan B@LIS, terjadi penghematan kertas sejak tahun pertama penerapan sistem ini. Sebelum adanya Modul Perizinan B@LIS ini, aktivitas atau kegiatan bisnis Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) masih belum terintegrasi dan untuk menghubungkan antara satu kegiatan bisnis dengan kegiatan bisnis lainnya masih menggunakan banyak kertas sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pemakaian kertas juga besar. Selain itu, penggunaan kertas juga banyak dihabiskan untuk pembuatan surat menyurat yang berkaitan dengan pelayanan perizinan serta dalam pembuatan laporan dari tingkat Eselon 3 sampai dengan Eselon 1. Seringkali terjadi kesalahan dalam surat menyurat serta pembuatan laporan sehingga harus dibuat ulang dan dicetak dengan menggunakan kertas yang baru. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, kesalahan-kesalahan tersebut dapat dikurangi, karena pembuatan surat telah menggunakan format baku yang telah ditetapkan di sistem. Sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas sebanyak 470 rim per tahun untuk pencetakan surat dan laporan yang berkaitan dengan pelayanan perizinan FRZR. Jika di asumsikan harga satu rim kertas Rp. 24.000 maka biaya untuk pemakaian kertas sebesar 470 x Rp. 24.000
= Rp. 11.280.000,-. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas dalam setahun sebesar 210 x Rp. 26.000 = Rp. 5.460.000,- dikarenakan telah adanya format baku yang telah ditetapkan dalam pencetakan surat dan pembuatan laporan.
Penghematan kertas per tahun yang didapat dengan adanya Modul
Perizinan B@LIS Rp 11.280.000 – Rp 5.460.000 = Rp. 5.820.000,-. Total biaya penghematan kertas per tahun sebesar Rp. 5.820.000,-. Untuk rincian penghematan biaya
