BUKU PANDUAN PENGGUNAAN (USER MANUAL) SISTEM INFORMASI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERIZINAN AIR TANAH DIY (SiPATA)

SISTEM INFORMASI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERIZINAN AIR TANAH DIY

(SiPATA)

BP3 ESDM

DINAS PUP-ESDM DIY

PELAKSANA : 1.

Hariyanto, S. Kom., M. Kom.

2.

Ahlun Batara Saputra Harahap, S. Kom.

3.

Ibnu Islamy Harahap, S. Kom.

4.

Hasanah Rismayulia, S. Kom.

PENDAHULUAN

Dokumen ini akan menjelaskan cara menjalankan Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY agar kualitas pengawasan dan pengendalian secara efektif dan efisien. Dengan adanya dokumen ini, pengguna Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY diharapkan dapat memahami dan menggunakan aplikasi ini dengan baik.

VERSI DOKUMEN

Tabel 1 Versi Dokumen

TANGGAL VERSI DESKRIPSI PENULIS

September 2021 2.0 Role Perusahaan

1.

Hariyanto, S. Kom., M. Kom.

2.

Ahlun Batara Saputra Harahap, S. Kom.

3.

Ibnu Islamy Harahap, S. Kom.

4.

Hasanah Rismayulia, S. Kom.

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ... ii

VERSI DOKUMEN ... iii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

1. INFORMASI UMUM ... 1

1.1 Sasaran Pengguna ... 1

1.2 Cara Penggunaan User Manual... 2

2. OVERVIEW ... 2

2.1 Overview Sistem ... 2

3. TAHAP AWAL PENGGUNAAN ... 4

3.1 Akses website ... 4

3.2 Login ... 5

4. USER PERUSAHAAN ... 7

4.1 Halaman Dashboard ... 7

4.2 Update Profile ... 7

4.3 Manajemen Data Sumur ... 8

4.3.1 Menambah Data Sumur ... 8

4.3.2 Detail Data Sumur ... 9

4.3.3 Update Data Sumur... 11

4.3.4 Hapus Data Sumur ... 11

4.4 Sumur Resapan ... 12

4.4.1 Tambah Sumur Resapan ... 13

4.5 Dokumen ... 14

4.5.1 Upload Dokumen ... 14

4.5.2 Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah ... 15

4.6 Laporan Pengusahaan Air Tanah ... 15

4.6.1 Tambah Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah ... 15

4.6.2 Tambah Laporan Pengusahaan Air Tanah Bulanan ... 16

4.7 Detail Riwayat Penilaian ... 17

4.8 Pengisian Reguler (Isi Nilai) ... 18

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3. 1 Halaman public ... 4

Gambar 3. 2 Halaman Login (Tampilan Web) ... 5

Gambar 3. 3 Halaman Login (Tampilan Mobile) ... 6

Gambar 3. 4 Halaman Login Error ... 6

Gambar 4. 1 Halaman Dashboard Perusahaan ... 7

Gambar 4. 2 Halaman Update Profile ... 8

Gambar 4. 3 Tambah Data Sumur ... 9

Gambar 4. 4 Detail Data Sumur ... 10

Gambar 4. 5 Update Data Sumur ... 11

Gambar 4. 6 Hapus Data Sumur ... 12

Gambar 4. 7 Halaman Sumur Resapan ... 12

Gambar 4. 8 Tambah Sumur Resapan ... 13

Gambar 4. 9 Dokumen ... 14

Gambar 4. 10 Upload dokumen ... 14

Gambar 4. 11 Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah ... 15

Gambar 4. 12 Tambah laporan pengambilan pengusahaan air tanah berdasarkan izin ... 15

Gambar 4. 13 Laporan Pengusahaan Bulanan ... 16

Gambar 4. 14 Tambah Laporan Pengambilan/Pengusahaan Air Tanah Bulanan ... 17

Gambar 4. 15 Riwayat Penilaian Sumur... 17

Gambar 4. 16 Halaman Pencarian Perusahaan. ... 18

Gambar 4. 17 Halaman Penilaian ... 19

Gambar 4. 18 Upload bukti ... 20

Gambar 4. 19 Hasil Prediksi ... 20

1. INFORMASI UMUM

Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY adalah sistem yang digunakan untuk membantu BP3ESDM melakukan efisiensi pencatatan data pengawasan dan pengendalian perizinan Energi dan Sumber Daya Mineral khususnya Air Tanah agar lebih informatif, mudah dipahami dan dapat secara cepat diakses. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengawasan dan pengendalian secara efektif dan efisien karena data pengawasan dan pemantauan perizinan bisa terintegrasi dan informasi yang dikoleksi dari berbagai sumber.

Sistem dapat dijalankan melalui web browser pada perangkat desktop PC, Laptop atau Mobile menggunakan jaringan Internet. Untuk memulai menggunakan Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY, silakan masuk ke laman url:

https://bp3esdm.jogjaprov.go.id/sipata/ .

1.1 Sasaran Pengguna

User Manual Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY ini ditujukan bagi pengguna Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY yaitu:

1. User Admin, adalah user yang bertugas untuk melakukan setup awal terhadap sistem dan setup website.

2. User Operator, adalah user yang bertugas menjadi operator sistem, seperti melihat hasil penilaian dan melakukan manajemen informasi surat dan memiliki hak akses untuk mengirimkan dan men-download surat.

3. User Penilai, adalah user bertugas melakukan penilaian pada pengawasan dan pengendalian perizinan (Penilaian administrasi, teknis dan keuangan) ke perusahaan. User penilai melakukan penilaian berdasarkan kondisi lapangan yang ada.

4. User Perusahaan, adalah user dari perusahaan yang dinilai, yang bertugas melakukan pengisian status administrasi, status teknis, status keuangan perusahaan setiap bulannya yang nantinya akan di nilai oleh tim penilai sesuai dengan kondisi di lapangan.

1.2 Cara Penggunaan User Manual

User manual ini berisi informasi yang Anda butuhkan untuk menggunakan dan memahami sistem.

Dalam user manual ini mengandung bab sebagai berikut : 1. Informasi Umum

Berisi penjelasan global mengenai dokumen user manual yang dibuat 2. Overview

Berisi penjelasan mengenai aplikasi yang dibahas pada user manual ini 3. Panduan Penggunaan Sistem Berdasarkan User

Berisi panduan awal mula aplikasi, seperti melakukan autentification/login untuk masuk ke dalam sistem dan panduan spesifik penggunaan berdasarkan hak akses setiap user (user admin, user operator, user penilai dan user perusahaan). Silakan mengikuti proses dan langkah - langkah yang terdapat pada user manual, perhatikan setiap petunjuk dan arahan yang telah tersedia pada user manual.

2. OVERVIEW 2.1 Overview Sistem

Sistem Informasi Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Air Tanah DIY adalah sistem yang digunakan untuk membantu BP3ESDM melakukan efisiensi pencatatan data pengawasan dan pengendalian perizinan Energi dan Sumber Daya Mineral khususnya Air Tanah.

Sistem dapat digunakan oleh user admin, user operator, user penilai dan user perusahaan yang telah ter-registrasi ke dalam sistem. Pembuatan username dan password untuk user dilakukan oleh user admin.

Spesifikasi Sistem adalah sebagai berikut :

1. User admin, operator, penilai, dan perusahaan dapat melakukan autentication untuk masuk ke dalam sistem.

2. User admin dapat melakukan setup awal terhadap sistem dan setup website 3. User admin dapat melakukan manajemen data dasar.

4. User penilai dapat melakukan penilaian pengawasan dan pengendalian perizinan (Penilaian administrasi, teknis dan keuangan).

5. User penilai dapat melakukan pencarian perusahaan.

6. User operator dapat melihat hasil penilaian dan melakukan manajemen informasi surat dan memiliki hak akses untuk mengirimkan dan men-download surat.

7. User perusahaan dapat melakukan pengisian status administrasi, status teknis, status keuangan perusahaan setiap bulannya yang nantinya akan di nilai oleh tim penilai sesuai dengan kondisi di lapangan.

8. User perusahaan dapat melakukan pengisian profil perusahaan apabila belum terisi oleh user admin.

9. User perusahaan dapat melihat cara atau manual pengisian data profile perusahaan.

10. Sistem dapat memberikan notifikasi kepada admin atau perusahaan (notifikasi berupa email).

11. Sistem dapat memberikan informasi statistic berupa review statistic pada kurun waktu tertentu.

12. Sistem dapat melakukan penjadwalan untuk melakukan backup database, check expired izin, notifikasi surat, dan lock penilaian setiap bulan.

13. Melakukan optimasi sistem agar dapat diakses dengan mudah pada perangkat mobile (untuk user penilai).

3. TAHAP AWAL PENGGUNAAN 3.1 Akses website

Silakan masuk ke laman web (url: https://bp3esdm.jogjaprov.go.id/sipata/). Web browser Anda akan menampilkan halaman seperti gambar berikut.

Gambar 3. 1 Halaman public

1

4 2

3

6 5

Halaman ini dapat diakses tanpa melalui proses autentification/login terlebih dahulu (akses public). Pada halaman ini, user dapat melihat informasi sebagai berikut :

1. Tombol Login yang akan mengarahkan ke halaman login untuk proses autentification/login user agar dapat masuk ke dalam sistem.

2. Informasi dan faq, menampilkan informasi yang berkaitan dengan Air Tanah.

3. Total izin berdasarkan kabupaten, dapat melakukan filter berdasarkan kabupaten yang dipilih.

4. Daftar Sumur menampilkan daftar sumur berizin yang terinput di dalam sistem. Berisi informasi dasar sumur dan penilaian terakhir sumur.

5. Tombol Pagination, untuk menuju halaman selanjutnya atau halaman tertentu.

6. Tombol E-pelaporan, untuk menuju ke halaman e-Lapor Air Tanah.

3.2 Login

Login digunakan untuk proses autentification/login agar dapat masuk kedalam sistem.

Cara melakukan Login :

1. Pada pojok kanan laman web (url: https://bp3esdm.jogjaprov.go.id/sipata/ ), 2. klik sehingga sistem akan menampilkan halaman login.

3. Memasukan (input) email dan password sesuai dengan hak akses masing – masing pada kolom yang tersedia kemudian klik tombol Login seperti Gambar 3.2.

Gambar 3. 2 Halaman Login (Tampilan Web)

Untuk akses melalui perangkat mobile halaman login dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3. 3 Halaman Login (Tampilan Mobile)

Jika login sukses, sistem akan menampilkan halaman dashboard sesuai dengan hak akses yang dimiliki user tersebut.

Jika login gagal, sistem akan menampilkan error. Untuk keluar sistem klik Logout.

Gambar 3. 4 Halaman Login Error

4.

USER PERUSAHAAN 4.1 Halaman Dashboard

Gambar 4. 1 Halaman Dashboard Perusahaan

Halaman dashboard berisi informasi : 1. Informasi perusahaan.

2. List / Daftar Sumur.

4.2 Update Profile

Menu update profile digunakan untuk memperbaharui profile user seperti nama, no hp, gender dan alamat user.

Cara Update Profile :

1. Klik menu User Profil, maka akan muncul halaman detail perusahaan.

2. Klik edit user.

3. Ubah data sesuai dengan data yang diinginkan (nama, No. hp, alamat) 4. Jika data sudah benar, Klik Edit.

Gambar 4. 2 Halaman Update Profile

4.3 Manajemen Data Sumur Menambah Data Sumur 1. Klik Tambah Sumur

2. Isi data :

a. Profile Sumur: No. Registrasi, Jenis Sumur, Sumur ke – , Kedalaman Sumur.

b. Lokasi Sumur : Alamat lokasi sumur, Kecamatan, Titik Lokasi Sumur

c. Additional Info : Kedalaman Pipa Saringan, Kedalaman Aquifer, Diameter Pipa Dorong, Kapasitas Pompa, Kedalaman Dudukan Pompa, Kedalaman Pipa Hisap, Diameter Pipa Hisap, dan Keterangan.

3. Klik Tambah

③

④

Gambar 4. 3 Tambah Data Sumur

Detail Data Sumur

1. Pada halaman dashboard (List Sumur), Klik Identitas Sumur yang akan dilihat detailnya.

2. Akan muncul tampilan detail Sumur.

3. Detail Sumur menampilkan Map (titik) lokasi sumur.

4. Tabel dokumen, laporan pengusahaan air tanah, dan tabel riwayat peilaian.

Gambar 4. 4 Detail Data Sumur

Update Data Sumur 1. Klik Edit.

2. Edit data yang akan di ubah.

3. Klik Save.

Gambar 4. 5 Update Data Sumur

Hapus Data Sumur

1. Klik icon option pada baris yang akan dihapus 2. Klik Delete

3. Konfirmasi hapus data dengan klik tombol Ya, Hapus! Dan tombol Cancel untuk batal

Gambar 4. 6 Hapus Data Sumur

4.4 Sumur Resapan

Pada halaman sumur resapan menampilkan data sumur resapan.

Untuk menampilkan data sumur resapan, klik

Gambar 4. 7 Halaman Sumur Resapan

4.4.1 Tambah Sumur Resapan 1. Klik Tambah Sumur Resapan.

2. Isikan data Sumur Resapan.

3. Isikan Lokasi Sumur Resapan.

4. Isikan Alamat Sumur Resapan.

5. Klik Simpan.

Gambar 4. 8 Tambah Sumur Resapan

4.5 Dokumen

Dokumen menampilkan daftar dokumen izin dan berita acara sumur resapan.

Gambar 4. 9 Dokumen

4.5.1 Upload Dokumen

1. Menambah dokumen dengan cara klik 2. Pilih jenis dokumen yang akan di upload,

3. Masukan nomor izin, tanggal izin, tanggal berakhir, dan masa berlaku dokumen.

4. Klik Upload.

5. Untuk melihat semua dokumen yang sudah di upload, klik Dokumen lainnya.

Gambar 4. 10 Upload dokumen

4.5.2 Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah

Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah menampilkan daftar volume debit air tanah berdasarkan izin.

Gambar 4. 11 Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah

4.6 Laporan Pengusahaan Air Tanah

4.6.1 Tambah Laporan Pengambilan Pengusahaan Air Tanah

1. Menambah laporan berdasarkan izin dengan klik 2. Pilih tanggal input

3. Pilih nomor izin

4. Masukkan total max debit/hari 5. Klik Tambah

Gambar 4. 12 Tambah laporan pengambilan pengusahaan air tanah berdasarkan izin

4.6.2 Tambah Laporan Pengusahaan Air Tanah Bulanan

1. Klik icon , maka akan menuju halaman laporan pengambilan/pengusahaan.

Gambar 4. 13 Laporan Pengusahaan Bulanan

2. Jika ingin Kembali ke halaman detail, klik kembali 3. Tambah laporan dengan klik

4. Pilih bulan laporan dan upload file data pengambilan bulanan.

5. Pilih dapat melaporkan debit penggunaan masyarakat atau tidak. Jika ya, isi debit pemrakarsa, masyarakat dan PDAM (jika menggunakan PDAM). Jika tidak, isi debit pemrakarsa dan PDAM. Tulis alasan tidak dapat melaporkan.

6. Klik Simpan

Gambar 4. 14 Tambah Laporan Pengambilan/Pengusahaan Air Tanah Bulanan

4.7 Detail Riwayat Penilaian

1. Riwayat penilaian menampilkan daftar penilaian yang telah dilaksanakan oleh tim penilai.

Dari riwayat penilaian dapat diketahui Grade atau nilai Sumur.

Gambar 4. 15 Riwayat Penilaian Sumur

4.8 Pengisian Reguler (Isi Nilai)

Perusahaan berkewajiban untuk mengisi form indikator penilaian sesuai dengan keadaan di lapangan (aspek administrasi, teknis dan keuangan) setiap bulannya. Pengisian dilakukan pada tanggal sesuai dengan ketentuan yang di berikan BP3ESDM DIY.

Cara melakukan Penilaian:

1. Klik pada baris list sumur yang akan di lakukan pengisian.

Gambar 4. 16 Halaman Pencarian Perusahaan.

2. Ditampilkan halaman penilaian, yang berisi data sumur, Map (Lokasi Sumur) dan daftar indikator penilaian yang akan dinilai.

Gambar 4. 17 Halaman Penilaian

3. Untuk melakukan penilaian klik pada baris yang akan dinilai, kemudian isi form sesuai dengan kondisi di lapangan dan Klik Save. Setelah dinilai akan muncul notifikasi penilaian berhasil disimpan dan tanda berubah menjadi

4. Untuk jenis penilaian yang membutuhkan bukti. Perusahaan wajib mengupload file.

a. Klik pada baris yang akan dinilai, kemudian akan muncul form upload.

b. Klik Upload Gambar, Pilih File yang akan di upload c. Klik Simpan Gambar

Gambar 4. 18 Upload bukti

5. Apabila semua indikator telah terisi, Klik tombol kemudian akan muncul pemberitahuan bahwa perubahan sudah disimpan, dan akan mendapatkan nilai prediksi sementara yang akan didapatkan.

6. Untuk kembali, Klik Tombol Kembali

7. Perusahaan hanya perlu menunggu untuk dapat melakukan verifikasi kebenaran pengisian dan dinilai langsung oleh tim penilai.

Gambar 4. 19 Hasil Prediksi