BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

37

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam kehidupan sehari-hari sering kali kita mendengar dan melihat

“PERUSAHAAN;” pengertian perusahaan adalah suatu unit kegiatan ekonomi yang diorganisasi dan dijalankan untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan motif memperoleh keuntungan atau laba.

Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.

Pada PT Hurip Utama setiap pembayaran yang terjadi diawasi oleh bagian keuangan secara langsung dengan melakukan pemeriksaan pada arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip- arsip tersebut terekam dalam bentuk nota, jadi bagian keuangan perlu melakukan pemeriksaan lebih mendalam.

Untuk itu pertama-tama saya akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan ini

(2)

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaa kegiatan rutin di PT. Hurip Utama terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis melaksanakan Tugas Akhir (TA) ini sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT Hurip Utama berkedudukan di Cikampek, didirikan dengan Akta No. 33 tanggal 19 Desember 1979 dari Notaris Ny. Ida Rosida Suryana, SH, yang anggaran dasarnya telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. Y.A.5/7/21 tanggal 8 Februari 1980. Anggaran Dasar & Kepengurusan Perusahaan telah beberapa kali berubah, terakhir dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No. 02 tanggal 05 September 2014 & No. 19 tanggal 16 April 2015, yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No.AHU- 29400.40.22.2014 tanggal 12 September 2014 & No.AHU-AH.01.03.-0925888 tanggal 21 April 2015.

3.2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT Hurip Utama.

(3)

(Sumber : PT Hurip Utama, 2010)

Gambar III.1

Struktur Organisasi Bagian Operasional II

Fungsi Jabatan :

a. Manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Operasional perdagangan perusahaan.

b. Superintendent Bertanggung jawab kepada Manager Penjualan &

Transportasi yang membawahi Seksi Penjualan Urea Non Subsidi &

Ammonia, Seksi jasa Konstruksi & Jasa Pemeliharaan.

c. Supervisor penghubung antara staf dan Manager & menampung segala keluhan dari konsumen yang disampaikan melalui staf untuk disampaikan ke Manager.

(4)

(Sumber : PT Hurip Utama, 2016)

Gambar III.2

Struktur Organisasi PT Hurip Utama

Struktur organisasi PT Hurip Utama berbentuk organisasi garis dan staf (line and staff), dimana staf adalah sebagai unit yang bertugas memberikan bantuan kepada unit line. Dengan demikian konsep garis dan staf ini berlaku untuk semua posisi atau bagian fungsional yang dibagi menjadi 2 (dua) kelompok. Kelompok pertama adalah pejabat yang dapat mengambil suatu keputusan dan dapat melaksanakan fungsi manajemen yang sesungguhnya dan kelompok kedua adalah staf yang memberikan saran-saran atau melaksanakan fungsi yang sifatnya teknis.

(5)

Susunan Struktur Organisasi PT Hurip Utama adalah sebagai berikut : 1. Unsur Pimpinan

a. Direktur Utama yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan hasil usaha perusahaan secara keseluruhan.

b. Direktur Komersil yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi dan keuangan perusahaan.

c. Direktur Perdagangan Umum yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional perdagangan perusahaan.

2. Unsur Pembantu Pimpinan

Adalah Manager yang merupakan pembantu dari Direksi dan bertugas menangani bidang intern dan ekstern perusahaan, yang terdiri dari :

a. Manager SDM & Umum

Bertanggung jawab kepada Direktur Komersil yang membawahi Superintendent SDM dan Superintendent Umum & Pengadaan.

b. Manager Akuntansi & Keuangan

Bertanggung jawab kepada Direktur Komersil yang membawahi Superintendent Akuntansi dan Superintendent Keuangan.

c.Manager Penjualan & Transportasi

Bertanggung jawab kepada Direktur Utama yang membawahi Superintendent Penjualan & Konstruksi dan Superintendent Transportasi.

(6)

d. Manager Trading & Marketing

Bertanggung jawab kepada Direktur Perdagangan Umum yang membawahi Superintendent Trading & Marketing.

3. Unsur Pelaksanaan Operasi

a. Superintendent Personalia & Jasa Tenaga Kerja

Bertanggung jawab kepada Manager SDM & Umum yang membawahi Seksi Personalia dan Seksi Jasa Tenaga Kerja.

b. Superintendent Umum

Bertanggung jawab kepada Manager SDM & Umum yang membawahi Seksi Umum.

c. Superintendent Akuntansi

Bertanggung jawab kepada Manager Akuntansi & Keuangan yang membawahi Seksi Akuntansi Umum dan Seksi Akuntansi Biaya &

anggaran dan Seksi Verifikasi.

d. Superintendent Keuangan

Bertanggung jawab kepada Manager Akuntansi & Keuangan yang membawahi Seksi Perbendaharaan& Asuransi dan Seksi Penagihan &

Perpajakan.

e. Superintendent Penjualan & Konstruksi

Bertanggung jawab kepada Manager Penjualan & Transportasi yang membawahi Seksi Penjualan Urea Non Subsidi & Ammonia, Seksi jasa Konstruksi & Jasa Pemeliharaan.

(7)

f. Superintendent Transportasi & Perbaikan Kendaraan

Bertanggung jawab kepada Manager Penjualan & Transportasi yang membawahi Seksi Jasa Transportasi & Perbaikan Kendaraan dan Seksi Jasa Alat Berat.

g. Superintendent Penj. Pupuk Subsidi & Pengelolaan Gudang

Bertanggung jawab kepada Direktur Komersil yang membawahi Seksi Penjualan Pupuk Subsididan Pengelolaan Gudang & Angkutan Produk.

h. Superintendent Trading & Marketing

Bertanggung jawab kepada Manager Trading & Marketing yang membawahi Seksi Perdagangan Bahan Baku & Suku Cadang.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kami akan menguraikan secara umum proses bisnis sistem berjalan Pembelian Ammonia Secara Tunai yang meliputi:

Bag.OP II menerima SPP dari Konsumen, kemudian Bag.OP II membuat SPH dan LLR yang kemudian diserahkan kepada direksi untuk di ACC, setelah di ACC Bag.OP II menyerahkan SPH kepada konsumen, kemudian konsumen menyerahkan PO ke Bag.OP II lalu Bag.OP II membuat SPA berdasarkan PO dari konsumen, lalu SPA diberikan ke Bag.Pemasaran PKC, setelah menerima SPA Bag.Pemasaran PKC membuat SKPP dan KB yang akan diserahkan kepada Bag.OP II. Kemudian Bag.OP II membuat SMP berdasarkan SKPP dan KB, lalu

(8)

SMP, PO, SKPP, KB, dan LLR semuanya di copy Bag.OP II untuk di arsipkan kedalam arsip pembelian sedangkan yang asli semuanya diberikan kepada Bag.Keuangan.Setelah menerima SMP, PO, SKPP, KB dan LLR acc melakukan pembayaran, kemudian Bag.Keuangan menyerahkan bukti pembayaran yang sudah di copy untuk dibuatkan SPPDO. Lalu SMP, PO, SKPP, KB, LLR acc di arsipkan oleh bag.Keuangan kedalam arsip keuangan.Bag.OP II menyerahkan SPPDO dan bukti transfer ke Bag.Pemasaran PKC, setelah menerima SPPDO Bag.Pemasaran membuat SO, lalu SO diserahkan ke Bag.OP II. Setelah menerima SO, Bag.OP II membuat SPM. Kemudian SPM di copy lalu SPM dan SO diarsipkan kedalam arsip pengisian ammonia. Lalu SPM asli di serahkan kepada Bag.Pemasaran PKC, setelah menerima SPM Bag.Pemasaran membuat NPPA dan diserahkan kepada Bag.OP II untuk diisi, lalu NPPA di arsipkan oleh Bag.OP II di arsip pengisian.Bag.OP II membuat laporan pembelian berdasarkan arsip pembelian dan arsip pengisian lalu laporan diserahkan kepada direksi untuk dibuatkan laporan bulanan kelengkapan RKAP.

3.4. Unified Modelling Language (UML)

UML merupakan metode pemodelan secara visual sebagai sarana untuk merancang dan atau membuat software berorientasi objek dan memberikan standar penulisan sebuah sistem untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan beberapa informasi untuk proses implementasi pengembangan software.

(9)

3.4.1. ActivityDiagram

Proses Bisnis Berjalan Pembelian Ammonia Secara Tunai

Bag. Operasional II

Konsumen Direksi Bag. Pemasaran PKC Bag. Keuangan

Mengajukan SPP Menerima SPP

Membuat SPH & LLR

Menyerahkan SPH & LLR

Menerima SPH & LLR

SPH & LLR acc Menerima

SPH & LLR acc

Menyerahkan SPH Menerima SPH

Menyerahkan PO Menerima PO

Membuat SPA

Menyerahkan SPA Menerima SPA

Membuat SKPP & KB

Menyerahkan SKPP & KB Menerima

SKPP & KB

Membuat SMP

Menyerahkan SKPP, KB, SMP, PO,

SKPP, LLR

Menerima SKPP, KB, SMP, PO,

SKPP, LLR

(10)

Proses Bisnis Berjalan Pembelian Ammonia Secara Tunai

Bag. Keuangan Konsumen Bag. Operasional II Direksi Bag. Pemasaran PKC

Menerima SKPP, KB, SMP, PO,

SKPP, LLR

Melakukan Pembayaran

Menyerahkan Bukti Pembayaran Menerima Bukti

Pembayran

Membuat SPPDO

Menyerahkan Bukti Pembayaran &

SPPDO

Menerima Bukti Pembayaran &

SPPDO

Membuat SO

Menyerahkan SO Menerima SO

Membuat SPM

Menyerahkan SPM Menerima SPM

Membuat NPPA

Menyerahkan NPPA Menerima NPPA

Membuat Lap. Pembelian

Menyerahkan Lap. Pembelian

Menerima &

mengecek Lap. Pembelian

Menyerahkan Lap.

Pembelian acc Menerima Lap.

Pembelian acc

Gambar III.3.

Activity Diagram

(11)

Keterangan :

SPP : Surat Permohonan Peembelian

SPH : Surat Penawaran Harga

LLR : Laporan Laba Rugi LLR acc : Laporan Laba Rugi acc

PO : Purchase Order

SPA : Surat Permohonan Alokasi Ammonia

SKPP : Surat Konfirmasi Persetujuan Pembelian

KB : Kode Booking

SMP : Surat Memo Penebusan

SPPDO : Surat Permintaan Penerbitan Delivery Order

SO : Sales Order

SPM : Surat Perintah Muat

NPPA : Nota Pengisian/Penyerahan Ammonia Lap. Pembelian : Laporan Pembelian

Lap. Pembelian acc : Laporan Pembelian acc

(12)

3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pembelian ammonia pada PT Hurip Utama. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Surat Permohonan Pembelian

Nama Dokumen : Surat Permohonan Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti akan melakukan pembelian Sumber : Konsumen

Tujuan : Bagian Operasional II

Frekuensi : Setiap konsumen akan membeli barang Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat lampiran A – 1

(13)

2. Purchase Order

Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti kesepakatan pembelian sesuai penawaran harga

Sumber : Konsumen

Tujuan : Bagian Operasional II

Frekuensi : Setiap konsumen setuju membeli barang

Media : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar

3. Surat Konfirmasi Persetujuan Pembelian

Nama Dokumen : Surat Konfirmasi Persetujuan Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti menegaskan atas surat pesanan barang yang diterima

Sumber : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Cikampek

Tujuan : Bagian Operasional II Frekuensi : Setiap menerima SPA

(14)

4. Kode Booking

Nama Dokumen : Kode Booking

Fungsi : Sebagai bukti telah memesan barang dan menunggu di ambil

Sumber : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Cikampek

Tujuan : Bagian Operasional II Frekuensi : Setiap menerima SPA

5. Sales Order

Nama Dokumen : Sales Order

Fungsi : Untuk mencatat PO yang akan di kirimkan Sumber : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Cikampek Tujuan : Bagian Operasional II

Frekuensi : Setiap menerima SPPDO Media : Kertas

(15)

6. Nota Pengisian/Penyerahan Ammonia

Nama Dokumen : Nota Pengisian/Penyerahan Ammonia Fungsi : Surat untuk melakukan bukti pengisian

Sumber : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Cikampek Tujuan : Bagian Ekspedisi

Frekuensi : Setiap menerima SPM Media : Kertas

3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Surat Penawaran Harga

Nama Dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Surat pemberitahuan harga jual Sumber : Bagian Operasional II

Tujuan : Direksi

Frekuensi : Setiap menerima SPP Media : Kertas

(16)

Bentuk : Lihat lampiran B – 1 2. Laporan Laba Rugi

Nama Dokumen : Laporan Laba Rugi

Fungsi : Surat memberitahukan laba rugi dari harga yang akan di jual

Sumber : Bagian Operasional II Tujuan : Direksi

Frekuensi : Setiap menerima SPP Media : Kertas

Bentuk : Lihat lampiran B – 2 3. Surat Permohonan Alokasi Ammonia

Nama Dokumen : Surat Permohonan Alokasi Ammonia Fungsi : Surat untuk melakukan pengisian ammonia Sumber : Bagian Operasioan II

Tujuan : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Frekuensi : Setiap menerima PO

Media : Kertas

(17)

Bentuk : Lihat lampiran B – 3 4. Surat Memo Penebusan

Nama Dokumen : Surat Memo Penebusan

Fungsi : Surat untuk melakukan pembayaran yang di ajukan Sumber : Bagian Operasional II

Tujuan : Bagian Keuangan

Frekuensi : Setiap menerima SKPP dan KB Media : Kertas

Bentuk : Lihat lampiran B – 4

5. Surat Permintaan Penerbitan Delivery Order

Nama Dokumen : Surat Permintaan Penerbitan Delivery Order Fungsi : Surat sebagai bukti pembayaran telah selesai

Sumber : Bagian Operasional II

Tujuan : Bagian Pemasaran PT Pupuk Kujang Cikampek

Frekuensi : Setiap menerima bukti transfer Media : Kertas

(18)

6. Surat Perintah Muat

Nama Dokumen : Surat Perintah Muat

Fungsi : Surat untuk melakukan muat barang Sumber : Bagian Opersional II

Tujuan : Bagian Ekspedisi

Frekuensi : Setiap menerima SO Media : Kertas

7. Laporan Pembelian

Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Surat untuk melaporkan setiap pembelian Sumber : Bagian Operasional II

Tujuan : Direksi

Frekuensi : Setiap menerima arsip pembelian dan pengisian

(19)

3.6. Permasalahan Pokok

Setiap perusahaan mempunyai kendala-kendala dalam menjalankan bidang usahanya. Masalah yang di alami sangat beragam, kompleksitas masalah dalam setiap perusahaan juga berbeda-beda. Semakin besar perusahan masalah yang dialami semakin besar juga . Pemimpin perusahaan sebagai pemegang kekuasaan harus mampu memberikan alternatif-alternatif pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan dengan tepat dan bijaksana.

Hal-hal yang menjadi kendala di dalam PT Hurip Utama selama ini diantaranya:

1. Terjadi penumpukan data pembelian yang di simpan secara manual dalam berupa berkas dan file yang hanya menggunakan Microsoft Office.

2. Sistem pembelian persedian selalu terjadi over budgeting.

3. Pengecekan stok yang berjalan masih manual, hanya melihat pecatatan yang di tulis di buku sehingga rawan terjadi manipulasi barang.

4. Tingkat kemanan data sistem manual masih lemah sehingga rawan akan adanya data yang tidak tersimpan dengan baik.

5. Pengolahan data yang menggunakan sistem manual seringkali memakan waktu yang cukup lama sehingga penyajian laporan sering terjadi keterlambatan.

(20)

3.7. Pemecah Masalah

Dari kendala-kendala yang dipaparkan di atas, maka langkah-langkah yang dapat diambil untuk meminimalisir sebagai berikut:

1. Perlunya sistem yang lebih memudahkan dalam proses pembelian sehingga lebih mempercepat proses yang akan terjadi, lalu penulis membuat laporan pembelian dengan menggunakan rancangan program Java Neatbeans 8.1 sehingga memudahkan pelaporan kepada pemilik.

2. Penyimpanan data yang lebih tersistem lagi agar data mudah dicari dan tidak hilang ataupun rusak.

3. Semua proses transaksi pembelian di simpan pada database sehingga memudahkan untuk pembuatan laporan.

4. Membuat form khusus untuk proses pembelian seperti surat penawaran harga, laporan laba rugi, surat permohonan alokasi ammonia, surat memo penebusan, surat permintaan penerbitan delivery order, surat perintah muat dan laporan pembelian.

5. Penulis menyusun laporan pendapatan atau penjualan dengan melakukan penjumlahan terhadap transaksi yang terjadi.

6. Penulis membuat laporan penjualan tunai dengan menggunakan program Java Neatbeans 8.1 sehingga memudahkan dalam pelaporan kepada pimpinan.