ABSTRAK
Sebagai perusahaan yang bergerak di beberapa bidang, salah satu nya adalah garment yang sedang berkembang di Indonesia, PT DEKATAMA CENTRA mengalami perkembangan yang pesat. Untuk mendukung proses bisnis nya, PT DEKATAMA melakukan perkembangan Sistem agar dapat mendukung segala proses bisnis yang sedang berjalan di setiap perusahaan nya, maka PT DEKATAMA CENTRA mengembangkan sebuah Sistem Informasi secara online agar lebih mudah dalam memantau proses transaksi. Oleh karena itu dirasakan penting untuk dapat mengetahui Input control dan Output control, berada pada kondisi apakah suatu perusahaan sehingga dapat dilakukan proses perbaikan untuk meningkatkan proses pengInputan data maupun monitoring perusahaan PT.DEKATAMA CENTRA, agar resiko penginputan data maupun kesulitan dalam penggunaan Sistem Informasi , juga kesalahan dalam pemakaian sistem dapat dikurangi. Metode untuk menilai Input Control dan Output Control ini menggunakan Informationsystemscontrolandaudit miliki Ron Webber (1999). Sumber data untuk menulis laporan tugas akhir ini diperoleh melalui metode wawancara kepada user dari Sistem Informasi dan jua obrservasi Sistem Informasi secara langsung. Sistem Informasi PT Dekatama Centra dirasa perlu perbaikan disisi Input data, help, dan fitur validasi sistem serta keamanan pada bagian output untuk pengembangan ke arah yang lebih baik, di beberapa bagian sistem yang sudah berjalan saat ini.
ABSTRACT
As a company engaged in the several fields, one of them is a garment that is growing in Indonesia, PT DEKATAMA CENTRA experienced rapid development. To support the business processes his or her, PT DEKATAMA perform developmental System in order that can support everything business processes who are being running in every company his or her, then the PT DEKATAMA CENTRA develop a System Information them online in order that more easily in monitoring the process of transaction. By because it is perceived important to be able to know Input control and Output control, are at condition of whether a company so that can be done the process of improvement for improve the the process of penginputan the data nor the monitoring companies PT.DEKATAMA CENTRA, in order that the risk of penginputan the data nor the difficulty in the use of Systems Information, also errors within usage the system can be be reduced. Methods for assess Input Control and Output Control this uses Information systems control and audit possess Ron Webber (1999). Source data for write report this final task obtained through method interviews to the user from System Information and eke obrservasi System Information directly. System Information PT Dekatama Centra already quite good but felt necessary improvement side of Input the data, help, and features of system validation as well as security on section output for development into a better direction, at some parts of systems that already running when the this.
DAFTAR ISI
PRAKATA ... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR SIMBOL FLOWCHART ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3
Ruang lingkup kajian dalam analisis ini adalah : ... 3
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian... 4
BAB II KAJIAN TEORI ... 6
2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 6
2.2 Pengendalian Input ... 6
2.2.1 Metode Input Data ... 7
2.2.2 Desain Dokumen Sumber (Source Document Design) ... 8
2.2.3 Data-entry screen design ... 9
2.2.4 Validation of Data Input ... 11
2.2.5 Instruction Input ... 13
2.3.1 Batch Output Production and Distribution Controls ... 15
2.4 Flowchart ... 16
BAB III ANALISIS ... 19
3.1 Company Profile ... 19
3.1.2 Visi dan Misi ... 20
3.1.3 Struktur Organisasi ... 20
3.2 Proses Bisnis Retail PT Dekatama Centra ... 26
3.2.1 Flowchart Proses Bisnis ... 27
3.3 Pengendalian Aplikasi Proses Input ... 29
3.4 Analisis dan Pembahasan ... 46
3.4.1 Pengendalian Input ... 46
3.5 Pengendalian Output, Batch Output Production and Distribution Controls ... 54
3.4.2 Stationery Suplies Storage Controls ... 56
3.5.2 Report Program Execution Controls ... 56
3.5.3 Report Collection Controls ... 56
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 57
4.1 Simpulan ... 57
4.2 Saran ... 58
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Retail PT Dekatama Centra ... 21
Gambar 2 Flowchart Proses bisnis pembagian item ... 27
Gambar 3 Flowchart Proses bisnis reporting sales ... 28
Gambar 4 Menu Login Kedalam Sistem ... 29
Gambar 5 Form Input Data Collector ... 32
Gambar 6 Form Input Target Showroom Oleh Koordinator Brand ... 35
Gambar 7 Menu Input Retur Product Bagian Gudang ... 38
Gambar 8 Menu Input Mutasi Barang Bagian Gudang ... 41
DAFTAR TABEL
Tabel I Data Input Method form Login ... 29
Tabel II Source Document Design form Login ... 30
Tabel III Data Entry Screen Design form Login ... 30
Tabel IV Validation Of Data Input form Login ... 31
Tabel V Instruction Input form Login ... 31
Tabel VI Data Input Method form Input Data Collector ... 32
Tabel VII Source Document Design form Input Data Collector ... 33
Tabel VIII Data Entry Screen Design form Input Data Collector ... 33
Tabel IX Validation Of Data Input form Input Data Collector ... 34
Tabel X Instruction Input form Input Data Collector ... 34
Tabel XI Form Data Input Method form Target Showroom/ Counter ... 35
Tabel XII Source Document Design form Target Per Showroom ... 36
Tabel XIII Data Entry Screen Design form Target Per Showroom ... 36
Tabel XIV Validation Of Data Input form Target Per Showroom ... 37
Tabel XV Instruction Input form Input Target Per Showroom ... 37
Tabel XVI Data Input Method form Retur Product ... 38
Tabel XVII Source Document Design form Retur Product ... 38
Tabel XVIIIData Entry Screen Design form Retur Product ... 39
Tabel XIX Validation Of Data Input form Retur Product ... 39
Tabel XX Instruction Input form Input Retur Product ... 40
Tabel XXI Data Input Method form Mutasi Barang ... 41
Tabel XXII Source Document Design form Mutasi Barang ... 41
Tabel XXIIIData Entry Screen Design form Mutasi Barang ... 42
Tabel XXIV Validation Of Data Input form Mutasi Product ... 43
Tabel XXV Instruction Input form Input Mutasi Product ... 43
Tabel XXVI Data Input Method form Edit Mutasi Outlet ... 44
Tabel XXVII Source Document Design form Edit Mutasi Outlet ... 44
Tabel XXIX Validation Of Data Input form Edit Mutasi Outlet ... 45
DAFTAR SIMBOL FLOWCHART
No Simbol Keterangan
1 Terminator (permulaan dan akhir
program)
2 Flow line (Arah aliran program)
3 Decision (Perbandingan pernyataan,
penyeleksian data yang memberikan pilihan untuk langkah selanjutnya)
4 Proses ( Proses Pengolahan data oleh
sistem)
5
Manual Operation (Dokumen yang merupakan Input atau Output)
6
Dokumen ( Dokumen yang merupakan hasil Output )
7
On Page Connector (Penghubung bagian- bagian flowchart yang berada pada satu halaman )
8 Penghubung Pada Halaman Berbeda,
Menghubungkan bagian alir pada halaman yang berbeda. Simbol ini digunakan untuk menghindari terlalu banyak anak panah yang saling melintang
9 deskriptif atau keterangan, atau catatan sebagai klasifikasi
10
Penyimpanan / Storage , menunjukan akses langsung perangkat penyimpanan
11
Catatan, Digunakan untuk
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi atau Information Technology (IT) telah dikembangkan hampir disetiap bidang, dengan tujuan membantu
organisasi ataupun individu dalam segala hal, salah satu nya dunia bisnis
agar memiliki keunggulan dalam beberapa proses. Menyadari kenyataan
tersebut, PT DEKATAMA CENTRA merasa perlu untuk memperbaiki sistem
informasi yang ada menuju sistem informasi yang dapat meningkatkan daya
saing dan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis. Perusahaan ini telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya
terutama kegiatan pengolahan data maksimal maka dapat dikatakan bahwa
perusahaan tersebut sistem kerjanya tidak bersifat manual. Pengolahan data
menghasilkan informasi yang berguna bagi kepentingan pihak intern maupun
ekstern perusahaan kecuali pesaing. Selain itu sistem informasi banyak membantu manager dalam proses pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil kegiatan atau
pendapatannya melalui sub bagian dari sistem.
Sebagai perusahan textile yang memiliki banyak cabang retail, harus selalu terdata seluruh stock barang, agar semua proses penjualan dan
distribusi textile dapat terpantau, Divisi sales harus memantau pasar untuk memenuhi kebutuhan pasar. Hal-hal yang dapat menggangu proses
penjualan harus dihindarkan, seperti kerusakan barang dagang yang dapat
terjadi. Jika terdapat kekurangan stock di suatu outlet, bagian sales
2
sales yang kekurangan barang tertentu agar proses sales tidak terganggu. Pada saat ini sistem yang sedang berjalan, seringkali di temukan beberapa
kekurangan berupa stock barang yang kurang valid akibat dari terjadinya
kesalahan input, serta beberapa proses yang sering terjadi akibat sistem
yang kurang membantu dalam hal penginputan data, juga untuk bagian
Reporting yang kurang membantu dalam penyampaian hasil data, beserta
keamanan data report. Berdasarkan uraian tersebut, maka dilakukan sebuah penelitian untuk menganalisis sistem ini dan membahas dalam laporan
Tugas Akhir yang diberi judul Analisis Input Control dan Output Control Reporting Pada Studi Kasus Sistem Informasi Pada Divisi Sales Retail PT Dekatama Centra Jakarta.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1 maka
rumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses Input data yang terdapat pada Sistem Informasi perusahaan ?
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1 maka
Tujuan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Menggambarkan jenis input yang terdapat pada perusahaan.
3
3. Menentukan status kesesuaian pengendalian Input yang sudah diterapkan.
4. Menentukan status kesesuaian Output data reporting yang sudah
diterapkan.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup kajian dalam analisis ini adalah :
1 Analisis dilakukan terhadap sistem informasi perusahaan, modul
sales pada sistem informasi Divisi Sales Retail PT. Dekatama Centra, menggunakan metode Ron Weber untuk proses analisis.
2 Siklus alur data barang yang dimaksud adalah pengendalian sistem
bagian pengadaan barang dan penjualan di bagian retail.
3 Didalam pengendalian aplikasi tersebut yang akan dibahas adalah
proses pengendalian Input dan output Reporting menu Sale yang terjadi didalam perusahaan tersebut.
1.5 Sumber Data
Metode Penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan
laporan Tugas Akhir khususnya bagi perancangan sebuah sistem. Didalam
kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara:
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan ini, untuk mendapatkan informasi secara
lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab
mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan proses
melakukan Input data barang didalam sistem. 2. Pengamatan(Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap
kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari
4
observasi ini dapat diketahui kesalahanya atau proses dan kegiatan
tersebut.
3. Studi Pustaka
Penulis melakukan kegiatan studi kepustakaan melalui
literatur-literatur atau refrensi-refrensi yang ada diperpustakaan Universitas
Kristen Maranatha maupun di perpustakan yang terdapat pada
Perusahaan.
4. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan - pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih. Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum merekomendasikan alternatif lainnya.
1.6 Sistematika Penyajian
Sebelum membahas lebih lanjut, penulis menjelaskan terlebih dahulu
secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan
pembaca memahami isi laporan Tugas Akhir ini. Dalam penjelasan
sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab 1 membahas mengenai latar belakang, rumusan
masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian,
sumber data, sistematika penyajian.
BAB II
KAJIAN TEORI
Bab 2 membahas mengenai teori - teori yang digunakan
5
dan rencana sistem aplikasi yang akan dikembangkan.
Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan
sebagai acuan dalam menganalisis berdasarkan
landasan yang benar. Berisikan tentang metode yang
dipakai dalam Ron Weber untuk proses analisis dan
audit.
BAB III
ANALISIS
Bab 3 membahas mengenai tujuan perusahaan dengan
menguraikan sejarah perusahaan, struktur organisasi,
prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,
spesifikasi sistem berjalan yang memiliki sub antara lain
berisi spesifikasi bentuk dalam melakukan proses Input. Pada bab ini menguraikan tentang permasalahan dan
alternatif pemecahan masalah.
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
Bab 4 membahas mengenai kesimpulan, dilanjutkan
dengan saran dan kesimpulan untuk mencapai suatu
57
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berikut ini adalah beberapa kesimpulan untuk menjawab pertanyaan
yang terdapat pada rumusan masalah, berdasarkan hasil penelitian yang
telah dilakukan, yaitu sebagai berikut :
1. Proses Input data yang terdapat pada Divisi Sales Retail PT. Dekatama Centra Jakarta adalah untuk menjalankan proses penjualan,
dengan melakukan Input data kedalam sistem, berdasarkan tugas dari masing masing karyawan, sesuai dengan posisi jabatan. Data Collector
melakukan input data penjualan yang telah dilakukan oleh showroom
dan counter kedalam Sistem, Staff Gudang melakukan input data stock
barang kedalam sistem, Koordinator Brand melakukan input target setiap Brand dan Mutasi barang.
2. Data yang di Inputkan kedalam sistem sudah sesuai dengan data yang dibutuhkan untuk di Inputkan kedalam sistem, menggunakan beberapa pengendalian Input, yaitu : Data Input Methods, Source Document Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input, Instruction Input.
3. Dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan, hasil control input
penilaian analisis pengendalian Input pada Divisi Sales Retail PT. Dekatama Centra Jakarta , adalah bahwa belum tercapai, karena dari
5 (lima) bagian yang terdapat pada pengendalian Input, 4 (empat) diantaranya kurang tercapai dengan baik, yaitu: Data Input Method, Source Document Design, Data Entry Screen Design, Validation of Data Input, dan 1 (satu) bagian yang belum tercapai, yaitu: Instruction
58
4.2 Saran
Saran untuk penelitian berikutnya adalah:
Penelitian selanjutnya untuk bagian Data Entry Screen Design, untuk pengembangan sistem berupa fitur help didalam sistem, untuk bagian
Validation of Data Input perlu dilakukan pengembangan sistem untuk konfirmasi dan pengecekan sebelum menjalankan suatu proses kedalam
sistem, untuk Instruction Input agar dilakukan pengembangan sistem untuk diberikan keterangan didalam setiap menu, juga penyediaan lebih
dari satu bahasa agar lebih baik. Untuk Batch Output Production and Distribution Controls disarankan agar dilakukan pengembangan fitur penambahan password tambahan saat mengakses fitur reporting maupun
DAFTAR PUSTAKA
A. Hall, James. Penerjemah Thomson Learning (2001). Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat
Ben, Shneiderman (1992). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human- Computer Interaction.
Burchett, K. E. (2002). Color harmony. Color Research and ApplicationGalitz,
Wilbert O (1993). User- Interface Screen Design.
Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta. Andi Offset
Nielsen, Jakob ( 1990) Traditional Dialogue Design Applied to Modern User
Interfaces.
R. Marshall & John, Paul S (1998), Accounting Information Systems 7th ed.,
Pearson Education International, New Jersey
Weber, Ron.(1999). Information systems control and audit. Upper Saddle
