61 | P a g e TINJAUAN BEBAN KERJA PETUGAS REKAM MEDIS GUNA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS PETUGAS UNIT REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT
DUSTIRA CIMAHI
Tiffany Benedicta Dwi Julianti*Lanang Eko S.**
ABSTRAK
Tujuan umum penelitian adalah mengetahui gambaran mengenai beban kerja unit rekam medis rawat jalan guna meningkatkan produktifitas petugas unit rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Dustira Cimahi. Penelitian menggunakan metode deskriptif kuantitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi dan wawancara.
Populasi bulan April sampai Mei 2016 adalah 1500 rekam medis per hari dan sampel yang diteliti adalah 95 berkas rekam medis rawat jalan dengan teknik random sampling. Berdasarkan hasil penelitian dan perhitungan dengan menggunakan 3 rumus yaitu WISN, Departemen Kesahatan RI, dan On The Spot dimana didapat rata- rata kebutuhan tenaga sebanyak 15,13 petugas dengan total petugas yang sudah ada sebanyak 20 orang artinya kebutuhan tenaga rekam medis rawat berlebihan 2,98 orang, dengan beban kerja yang berbeda-beda pada setiap kegiatanya. Tingkat produktifitas petugas dilihat berdasarkan hasil penelitian dan perhitungan peneliti. Tingkat produktifitas yang ada di unit rekam medis untuk kegiatan pendaftaran sudah produktif sedangkan untuk kegiatan pencarian, pendistribusian, kodefikasi dan pengembalian rekam medis belum mencapai tingkat produktif. Dapat disimpulkan kemungkinan ada keterkaitan antara beban kerja petugas dengan tingkat produktifitas. Oleh sebab itu, peneliti mengusulkan kepada kepala bagian untuk pengalokasian petugas pada kegiatan yang berlebihan ke bagian yang kekurang petugas dengan tetap melihat klasifikasi petugas tersebut.
Kata Kunci : Beban Kerja, Produktifitas PENDAHULUAN
Sumber daya manusia adalah proses dan upaya untuk merekrut, mengembangkan, memotivais, serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuannya. SDM terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. SDM atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan.
Untuk bisa mengatus sumber daya manusia tersebut agas sesuai dengan kemampuan setiap orang maka diperlukan pengelolaan terhadap sumber daya manusia tersebut.
Pengelolaan sumber daya manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan atau sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.
Oleh karena itu fungsi - fungsi dalam pengelolaan sumber daya manusia harus dilaksanakan secara optimal sehingga kebutuhan yang menyangkut tujuan individu, perusahaan, organisasi ataupun kelembagaan dapat tercapai. Salah satu organisasi sumber daya manusia dalam peyanannya di rumah sakit adalah rekam medis.
Salah satu tenaga medis yaitu profesi rekam medis yang handal berperan penting dalam membantu pengembangan dan pengebalian keputusan bagi rumah sakit. Tidak hanya berperan dalam pelayanan, profesi rekam medis berperan dalam tugasnya yang dimulai dari pelayanan
pendaftaran sampai dengan pengembalian rekam medis tersebut dan juga salah satunya adalah petugas kodefikasi. Rekam medis memiliki pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis. Untuk dapat melayani pasien dengan baik maka dibutuhkannya jumlah tenaga yang cukup sesuai dengan kebutuhan.
Banyaknya tugas yang dijalankan oleh seorang petugas rekam medis rawat jalanakan mempengaruhi jumlah dan hasil pekerjaan yang dapat di selesaikan oleh setiap petugas.Kesesuaian jumlah pegawai dengan tugas pada salah satu kegiatan dapat mempengaruhi produktivitas unit kerja rekam medis yang dapat mengakibatkan waktu kerja yang tidak produktif dan apabila terjadi kekurangan pegawai maka akan terjadi pengerjaan yang berlebihan dan berpengaruh pada beban kerja.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti di Rumah Sakit Dustira pada bulan Februari 2016. Dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Dustira dibantu oleh 20 orang tenaga kerja rekam medis. Jam kerja Petugas rawat jalan dimulai dari hari senin - jumat jam 07.00 - 16.00 dengan hanya menggunakan satu shift kerja.
Berdasarkan data awal yang didapatkan peneliti pada bulan Februari 2016, jumlah kunjungan pasien pada bulan Januari berjumlah 28.665 dengan jumlah pasien BPJS rawat jalan 25.418 pasien, sehinga jumlah rata-rata pasien BPJS dalam satu hari adalah 1.210 pasien dan total
62 | P a g e jumlah pasien per hari adalah 1545 pasien. Petugas
pendaftaran hanya melayani pasien umum dan pasien baru lama, ini dikarenakan pendaftaran BPJS tidak berada di bawah rekam medis, kemudian dilanjutkan dengan pencarian berkas, pendistribusian berkas, dan kodefikasi, dan terakhir pengembalian berkas. Petugas kodefikasi BPJS rawat jalan hanya bertugas melakukan kodefikasi khusus untuk pasien BPJS, karena kegiatan kodefikasi untuk rawat jalan umum tidak melewati proses kodefikasi tetapi langsung difilling. Rumah Sakit Dustira merupakan rumah sakit dengan sistem penyimpanan sentralisasi dimana semua rekam medis di simpan dalam satu tempat baik itu UGD, rawat jalan, dan rawat inap. Selama peneliti melakukan observasi peneliti melihat beberapa petugas yang tidak sesuai dengan uraian tugas pekerjaan utamanya dan juga banyak memiliki waktu seperti bermain handphone, minum, menonton televisi, dan juga mengobrol dengan petugas lainnya. Peneliti juga menemukan terjadinya penumpukan pada bagian filling sebanyak 245 rekam medis dan pada bagian kodefikasi BPJS sebanyak 251 berkas klaim yang tidak dikoding, dampak dari penumpukan ini dapat mengakibatkan adanya waktu lembut untuk men gerjakan kegiatan tersebut sehinga petugas tidak memiliki waktu istirahat yang baik dan dapat mengakibatkan penurunan konsentrasi pada saat melakukan pekerjaan di hari berikutnya, petugas berkemungkinan melakukan kesalahan pada saat pengembalian rekam medis. Kemudian peneliti mengamati bahwa ada petugas yang merangkap dalam pekerjaannya ini mengakibatkan bertambahnya beban kerja petugas.
Peneliti juga melakukan observasi terhadap bagian kodefikasi BPJS rawat jalan yang berjumlah 5 orang, proses kodefikasi dilakukan apabila berkas klaim sudah diantarkan kepada bagian kodefikasi BPJS rawat jalan setiap harinya kemudian petugas kodefikasi menghitung jumlah total biaya perawatan pasien yang akan diklaim dan menghitung jumlah berkas klaim dalam satu bundel. Petugas BPJS rawat jalan harus melakukan kodefikasi sebanyak 1.210 rekam medis setiap harinya dengan tingkat kesulitan yang berbeda- beda. Selama peneliti melakukan pengamatan dibagian kodefikasi BPJS peneliti tidak menemukan adanya standarisasi waktu pengerjaan kodefikasi dan jumlah kodefikasi yang harus diselesaikan setiap harinya, sehingga jumlah kodefikasi yang dihasilkan setiap petugas kodefikasi berbeda-beda. Dalam satu hari petugas kodefikasi rata-rata dapat menyelesaikan 800 berkas klaim sehingga menyebabkan terjadinya penumpukan, penumpukan ini akan dikoding dihari berikutnya ditambah dengan berkas klaim yang akan datang dihari berikutnya dengan jumlah pasien BPJS yang berbeda. Jumlah penumpukan yang peneliti hitung berjumlah 251 berkas klaim
dalam satu hari pengamatan. Peneliti juga menemukan ada berkas klaim yang tidak dikodefikasi sebanyak 72 berkas klaim per bulan dikarenakan diagnosa yang tidak terbaca dan tidak adanya diagnosa.
Penumpukan ini berdampak terhadap beban kerja petugas kodefikasi BPJS yang akan meningkat dikarenakan semakin banyaknya penumpukan berkas klaim yang belum dikodefikasi, tidak adanya ketentuan waktu dan jumlah yang harus diselesaikan setiap harinya menjadi masalah utama. Petugas kodefikasi seringkali tidak menggunakan waktu kerjanya dengan baik untuk menyelesaikan tugasnya dan akan menghambat pekerjaan lainya. Peneliti sering melihat bahwa petugas kerap kali memulai kerjanya tidak sesuai dengan waktunya. Apabila penumpukan semakin banyak, petugas kodefikasi akan menambah waktu kerjanya atau lembur untuk mengerjakan tugas yang belum terselesaikan. hal tersebut berdampak pada produktifitas petugas kodefikasi yang akam menurun terhadap hasil kodefikasi karena kurangnya konsentrasi untuk menyelesaikan tugas kodefikasi.
Kegiatan pelayanan rawat jalan akan berjalan dengan lancar apabila dilakukan sumber daya manusia mencukupi baik sesuai kebutuhan maupun sesuai dengan beban kerja yang sudah ditentukan berdasarkan standar dan waktu pengerjaan agar dapat mengerjakan sesuai dengan bagiannya untuk dapat meningkatkan produktifitas petugas rekam medis rawat jalan.
Tujuan dari itu penelitian ini adalah untuk meninjauan beban kerja petugas rekam medis, produktivitas dan meninjau kemungkinan keterkaitan beban kerja petugas rekam medis dengan peningkatan produktivitas unit rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Dustira Cimahi.
Beban Kerja
Menurut Menpan (Dhini Rama Dhania, 2010:16), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu.
Sedangkan menurut Permendagri No. 12/2008, beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.
Dengan demikian pengertian beban kerja adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan atau kelompok jabatan yang dilaksanakan dalam keadaan normal dalam suatu jangka waktu tertentu.
Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan
63 | P a g e kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk
menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.
Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja dalam penelitian Aminah Soleman (Jurnal Arika, 2011:85) adalah sebagai berikut :
1. Faktor eksternal: Beban yang berasal dari luar tubuh pekerja, seperti:
Tugas (Task). Meliputi tugas bersifat fisik seperti, stasiun kerja, tata ruang tempat kerja, kondisi ruang kerja, kondisi lingkungan kerja, sikap kerja, cara angkut, beban yang diangkat. Sedangkan tugas yang bersifat mental meliputi, tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, emosi pekerja dan sebagainya.
Organisasi Kerja. Meliputi lamanya waktu kerja, waktu istirahat, shift kerja, sistem kerja dan sebagainya.
Lingkungan Kerja. Lingkungan kerja ini dapat memberikan beban tambahan yang meliputi, lingkungan kerja fisik, lingkungan kerja kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikologis.
2. Faktor internal
Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh akibat dari reaksi beban kerja eksternal yang berpotensi sebagai stresor, meliputi faktor somatis (jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, kondisi kesehatan, dan sebagainya), dan faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan, kepuasan, dan sebagainya).
Kapasitas Kerja merupakan berat ringannya beban kerja yang dapat diterima oleh tenaga kerja, dan dapat digunakan untuk menentukan berapa lama seseorang tenaga kerja dapat melakukan aktivitas sesuai dengan kemampuannya. Semakin berat beban kerja, akan semakin pendek waktu kerja seseorang untuk bekerja tanpa kelelahan dan gangguan fisiologis yang berarti atau sebaliknya.
Herrianto ( 2010 ) menyatakan bahwa untuk pekerjaan manual di sektor industri yang menggunakan waktu selama 8 jam per hari, seseorang dapat bekerja paling banyak 33 %, dari kapasitas maksimal tanpa merasa kelelahan.
Sedangkan untuk pekerjaan manual selama 10 jam per hari, seseorang dapat bekerja hanya 28 %, dari
kapasitas maksimal tanpa merasa kelelahan.
Kapasitas kerja individu tergantung pada derajat kebugaran tubuh, kapasitas kerja otot dan kapasitas kerja jantung.
Waktu kerja merupakan waktu yang ditetapkan untuk melaksanakan pekerjaan, yang dapat dilakukan pada siang, sore dan malam hari.
Waktu kerja adalah penggunaan tenaga dan penggunaan organ tubuh secara terorganisasi dalam waktu tertentu. Semakin lama waktu kerja yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja maka akan menambah berat beban kerja yang diterimanya dan sebaliknya jika waktu yang digunakan oleh tenaga kerja itu dibawah waktu kerja sebenarnya maka akan mengurangi beban kerja. Suma’mur (2009) menyatakan bahwa aspek terpenting dalam hal waktu kerja meliputi, lamanya seseorang mampu bekerja dengan baik, hubungan antara waktu kerja dan istirahat, dan waktu bekerja menurut periode waktu (pagi, sore, dan malam hari)
Lamanya seseorang bekerja secara normal dalam sehari pada umumnya 8 jam, sisanya 16 jam lagi dipergunakan untuk kehidupan dalam keluarga dan masyarakat, istirahat, tidur, dan lain-lain.
Memperpanjang waktu kerja lebih dari kemampuan, biasanya tidak disertai efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja yang optimal, bahkan biasanya terlihat penurunan kualitas.
Bekerja dalam waktu yang berkepanjangan, timbul kecenderungan terjadi kelelahan, gangguan kesehatan, penyakit dan kecelakaan kerja serta ketidakpuasan. Dalam seminggu, seseorang umumnya dapat bekerja dengan baik selama 40 jam.
Menurut UU No 13 Tahun 2003 pasal 77 ayat 1, setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja meliputi, 7 jam dalam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Ketentuan ini tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Pengusaha yang mempekerjakan pekerja melebihi waktu kerja tersebut, wajib membayar upah kerja lembur. Selanjutnya pasal 79 ayat 1, pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti kepada pekerja. Waktu istirahat dan cuti meliputi, istirahat antara jam kerja sekurang-kurangnya setengah jam, setelah bekerja selama 4 (empat) jam terus menerus dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja, istirahat mingguan 1 (satu) hari untuk 6 (enam) hari kerja dalam seminggu, dan cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja, setelah pekerja yang bersangkutan bekerja selama 12 bulan secara terus menerus.
Keputusan Menteri Kesehatan NOMOR:
81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Tingkat Propinsi, Kabupaten, atau Kota serta Rumah Sakit dalam perhitungan tenaga kerja berdasarkan WISN (Work Indicator Staff Needed) yaitu indikator yang menunjukkan besarnya
64 | P a g e kebutuhan tenaga pada sarana kesehatan
berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional. Langkah- langkahnya sebagai berikut:
a) Menetapkan waktu kerja tersedia
b) Menetapkan unit kerja dan kategori SDM c) Menyusun standar beban kerja
d) Menyusun standar kelonggaran
e) Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.
Produktivitas
Menurut Blocher, Chen, Lin (2000:847) Produktivitas adalah hubungan antara berapa output yang dihasilkan dan berapa input yang dibutuhkan untuk memproduksi output tersebut.
Menurut Husien Umar (1999:9)
Produktivitas mengandung arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). Arouf ( 1986 ) berpendapat produktivitas adalah ratio antara efektifitas menghasilkan keluaran dan efisiensi penggunaan sumber masukan.
Menghasilkan atau mengingkatkan Produktivitas hasil barang dan jasa setinggi mungkin dengan memanfatkan sumber daya secara efisien. seorang menejer dapat menggunakan proses ini terhadap karyawan baru mauoun terhadap mereka ynang telah berpengalaman. hal ini di rancang untuk menghasilkan tingkat produktifitas kerja yang diinginkan oleh seorang karyawan. Oleh karena itu produktivitas diartikan sebagai ratio antara keluaran dan masukan dalam suatu waktu tertentu. ( Mali 1978:6-7).
Produktivitas akibat dari pengaturan standar dan pemantauan kinerja, tingkat produktivitas dapat ditentukan. Hal ini imortants untuk membedakan antara aktivitas dan produktivitas. kegiatan ini murni kuantitatif dan mengacu pada jumlah unit kerja selesai. ini adalah jumlah unit yang di laporkan pala log karyawan dilaporkan pada volume, log waktu, dan sebagainya. kegiatan tidak membahas wheter pekerjaan dan telah terformeed memuaskan. dalam rangka untuk membuat penyataan tentang jumlah unit karya yang memenuhi didirikan tingkat kualias untuk menilai kualitas sampel pekerjaan yang dilakukan untuk menentukan tingkat produktivitas secara keseluruhan ( Huffman, 700 ).
Konsep produktivitas adalah suatu perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input) persatuan waktu. Produktivitas dapat dikatakan meningkat apabila (J.Ravianto,1985:19):
1) Produktivitas (P) naik apabila Input (I) turun, Output (O) tetap
2) Produktivitas (P) naik apabila Input (I) turun, Output (O) naik
3) Produktivitas (P) naik apabila Input (I) tetap, Output (O) naik
4) Produktivitas (P) naik apabila Input (I) naik, Output (O) naik tetapi jumlahkenaikan Output lebih besar daripada kenaikan Input.
5) Produktivitas (P) naik apabila Input (I) turun, Output (O) turun tetapi jumlahpenurunan Input lebih kecil daripada turunnya Output.
Menurut Putti (1989:345) peningkatan produktivitas dapat dicapai dengan menekan sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk dalam memanfaatkan sumber daya manusia (do the right thing) dan meningkatkan keluaran sebesar- besarnya (do the thing right). Dengan kata lain bahwa produktivitas merupakan pencerminan dari tingkat efisiensi danefektifitas kerja secara total.
Prinsip dalam manajemen produktivitas adalah efektif dalam mencapai tujuan dan efisiendalam menggunakan sumber daya. Unsur- unsur yang terdapat dalam produktivitas :
a). Efisiensi
Produktivitas sebagai rasio output/input merupakan ukuran efisiensi pemakaian sumber daya (input). Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan penggunaan masukan (input) yang direncanakan dengan penggunaan masukan yang sebenarnya terlaksana.
Pengertian efisiensi berorientasi kepada masukan.
b). Efektivitas
Efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target yang dapat tercapai baik secara kuantitas maupun waktu. Makin besar presentase target tercapai, makin tinggi tingkat efektivitasnya.
c). Kualitas
Secara umum kualitas adalah ukuran yang menyatakan seberapa jauh pemenuhan persyaratan, spesifikasi, dan harapan konsumen. Kualitas merupakan salah satu ukuran produktivitas. Meskipun kualitas sulit diukur secara matematis melalui rasio output/input, namun jelas bahwa kualitas input dan kualitas proses akan meningkatkan kualitas output.
Pengukuran produktivitas adalah penilaian kuantitatif atas perubahan produktivitas. Tujuan pengukuran ini adalah untuk menilai apakah
65 | P a g e efisiensi produktif meningkat atau menurun.
Mengukur suatu produktivitas perusahaan dapatlah digunakan yakni: kuantitas hasil dan kuantitas penggunaan masukan tenaga kerja (Sinungan, 2003, p.24-25). untuk keperluan pengukuran umum produktivitas tenaga kerja.
Pengukuran Produktifitas secara umum dapan di bedakan menjadi dua macam, yaitu;
1. Produktifitas total adalah perbandingan antara total keluaran (output) dengan total mepasukan ( input) per satuan waktu.
dalam perhitungan priduktivitas, semua faktor masukan (tenaga kerja, kapital, bahan, energi) terhadap total keluaran harus diperhitungkan.
2. Produktivitas parsial, adalah perbandingan dengan keluaran dengan satu jenis masukan atau input per satuan waktu , seperti upah kerja, kapital, bahan, energi, beban kerja, dan lainnya.
Disamping faktor diatas, faktor alat, cara dan lingkungan kerja sangan berpengaruh terhadap produktivitas. Untuk mendapatkan produktivitas yang tinggi, maka faktor tersebut harus benar benar sesuai dengan kemampuan, kebolehan dan batasan manusia pekerja.
Rumus untuk produktivitas dapat dinyatakan sebagia berikut;
Keterangan:
P = Produktivitas O = Output I = Input
Karena yang diukur hanya produktivitas satu input maka ukuran tersebut dinamakan ukuran produktivitas parsial. Pembilangnya adalah output yaitu jumlah unit yang diproduksi seperti jam tenaga kerja langsung, atau sumber daya input tertentu. Sedangkan pembilangnya adalah input yaitu jumlah unit sumber daya input yang digunakan. Jika output dan input keduanya diukur dalam kuantitas fisik maka ukuran tersebut dinamakan ukuran produktivitas parsial operasional. Untuk mengukur produktivitas kerja dari tenaga kerja manusia, maka formulasinya
yaitu: Produktivitas = total keluaran yang dihasilkan
Produktivitas Rekam Medis Menurut Huffman Produktivitas merupakan salah satu elemen paling penting dari keefektivitasian pekerja.
Dimana produktivitas adalah sebuah pengukuran dari sejumlah item atau pelayanan yang dikerjakan per jam kerja sehingga dapat menentukan tingkat kualitas sebuat pekerjaan. Kualitas sendiri disebut dengan Performance, Performance adalah aksekusi dari sebuah pekerjaan. perhitungan Produktivity menurut Huffman :
Keterangan :
Service Unit Jumlah volume kegiatan dalam satu tahun
Time Standard Rata-rata waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas
Actual Hours = 8,5 Hrs per dy x 1 day x ∑ petugas
Productivity =
Service Units x Time Standard + 60 Min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
METODOLOGI PENELITIAN Metode Penelitian
Peneliti melakukan penelitian ini dengan menggunakan jenis penelitian deskriptif kuantitatif yaitu untuk memaparkan secara sistematis mengenai perhitungan beban kerja petugas rekam medis rawat jalan guna meningkatkan produktifitas petugas rekam medis rawat jalan.
Desain penelitian dengan melakukan observasi langsung terhadap petugas kodefikasi rawat jalan untuk menghitung beban kerja dan kebutuhan tenaganya menggunakan rumus WISN ( Work Indicator Staff Need ), rumus Departemen Kesehatan Republik Indonesia dan pengamatan secara langsung atau On The Spot.
Populasi, Sample dan Teknik Sampling P = O
I
66 | P a g e Populasi merupakan wilayah generalisasi
yang terdiri dari obyek/subyek yang memiliki kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Itulah definisi populasi dalam penelitian.
Dalam penelitian kedua variabel memiliki populasi yang sama yaitu 20 petugas rekam medis rawat jalan yang bertugas di unit rawat jalan RS. Dustira.
Tabel 1 Tabel Populasi
Subjek Objek Pendaftaran PB : 1
PL : 1
PB : 160 PL : 140 Pengambilan
berkas
5 1500
Distribusi 4 1500
Kodefikasi 5 1200
Filling 4 1500
Total 20 Petugas
Untuk menentukan jumlah sampel yang akan diteliti dari populasi kunjungan pasien rawat jalan, peneliti menggunakan rumus slovin, yaitu :
Keterangan : n = jumlah sampel N= jumlah populasi
e2 = Presisi yang ditetapkan (10%) Tabel 2
Tabel Sempel Kegiatan Jumlah Rata-
Rata Pasien per Hari
Jumlah Sempel Pendaftaran
pasien umum PL : 160 PB : 140
PL : 61 PB : 58 Pengambilang
berkas
1.500 95
Distribusi 1.500 95
Kodefikasi BPJS
1200 95
Filling 1500 95
Teknik sampling adalah merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk sampel yang akan digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik sampling yang dikelompokkan menjadi dua yaitu Probability sampling dan Nonprobability sampling (Sugiyono,2011).
Dalam menentukan sample yang akan diteliti, peneliti menggunakan teknik random sampling yaitu pengambilan sample yang memberikan kesempatan yang sama kepada populasi untuk dijasikan sample.
HASIL PENELITIAN
Beban Kerja Petugas Unit Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan data kunjungan rawat jalan dari bulan April 2016 rata-rata kunjungan setiap harinya adalah sebanyak 1500 pasien/hari. Tentunya kunjungan tersebut dapat berpengaruh pada jumlah rekam medis yang harus disediakan oleh petugas rekam medis. Jumlah waktu tersedia yang ada yaitu 8,5 jam. Untuk mengetahui rata-rata pengerjaan petugas rekam medis rawat jalan, maka peneliti melakukan kegiatan perhitungan sesuai dengan sempel yang di dapat dari perhitungan slovin.
Berdasarkan kegiatan tersebut yang telah dilakukan maka peneliti menggunakan beberapa rumus untuk perhitungan beban kerja dan kebutuhan tenaga dipelayanan uniy rekam medis rawat jalan yaitu sebagai berikut:
a. Rumus WISN (Workload Indicator Staff Need) Keterangan :
A. Hari kerja : 260 Hari
B. Jumlah hari cuti tahunan : 12 hari C. Pendidikan dan pelatiha : 3 hari D. Jumlah hari libur nasional : 19 hari E. Ketidak hadiran kerja : 6 hari F. Jam kerja tersedia : 8,5 hari
A. Waktu Kerja Tersedia
= {A-(B+C+D+E) x F
= {260-(12+3+19+6) x 8,5
= {260-40} x 8,5
= 220 x 8,5
= 1870 Jam/Thn B. Standar Beban Kerja
= Waktu Kerja Tersedia Rata − rata Per Kegiatan Pokok
= N
1 + Ne
67 | P a g e C. Standar Kelonggaran
Hari kerja = 260 hari Waktu kerja = 1870 jam/thn
Faktor Kelonggaran : 1 x 48 minggu = 48 Jam
Standar Kelonggaran
= 48
1870= 0,025 jam D. Kuantitas Kegiatan Pokok
= Volume Kegiatan x ∑ Hari Kerja Efektif dalam Setahun
E. Kebutuhan SDM
Kuantitas Kegiatan Pokok Standar Beban Kerja
+ Standar Kelonggaran
Tabel 3
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Menggunakan Rumus WISN (Work Indecaton Staff
Needed )
NO Sumber
Kegiatan
Volum e
Kebutuhan Tenaga 1. Pendaftaran
Pasien Lama
140 1,58
2. Pendaftaran Pasien Baru
160 1,96
3. Pengambilan Berkas
1500
2,84 4. Pendistribusia
n
1500
3,54 5. Kodefikasi
BPJS
1200
3,00
6. Filling 1500
4,28
TOTAL 17,2
Sumber : (Perhitungan Peneliti)
Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga untuk kegiatan di Rekam medis rawat jalan dengan menggunakan rumus WISN sebanyak 17,2 petugas.
b. Rumus Departemen Kesehatan RI tahun 2000
Volume =
Jumlah Keseluruhan =
Jumlah Tenaga
=
Dalam perhitungan kebutuhan tenaga di unit rekam medis rawat jalan dengan rumus Rumus Departemen Kesehatan RI tahun 2000 yaitu sebagai berikut:
Tabel 4
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Menggunakan Rumus Departemen Kesehatan RI
tahun 2000
NO Sumber
Kegiatan
Volum e
Kebutuha n Tenaga 1. Pendaftaran
Pasien Lama
140 1,87
2. Pendaftaran Pasien Baru
160 1,50
3. Pengambilan Berkas
1500
2,82 4. Pendistribusia
n
1500
3,54 5. Kodefikasi
BPJS
1200
2,95
6. Filling 1500
4,22
TOTAL 16,88
Sumber : (Perhitungan Peneliti)
Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga untuk kegiatan di Rekam medis rawat jalan dengan menggunakan rumus DepKes sebanyak 16,88 petugas.
c. Rumus perhitungan langsung atau On The Spot 1) Waktu kerja = 9 jam
2) Jumlah jam kerja efektif rawat jalan = 8,5 jam = 510 menit
3) Beban kerja =
4) Kebutuhan tenaga kerja =
∑
Berdasarkan hasil perhitungan langsung atau on the spotyang dilakukan oleh peneliti, maka didapat angka beban kerja dan jumlah kebutuhan tenaga yang di butuhan untuk kegiatan rawat jalan di unit rekam medis Rumah Sakit Dustira yaitu ditampilkan dalam tabel berikut;
68 | P a g e Tabel 5
Perhitungan Beban Kerja dan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Menggunakan Rumus Langsung atau
On The Spot N
O
Sumber Kegiatan
wakt u
volu me
Beban Kerja
Kebutu han Tenaga 1. Pendaftaran
Pasien Lama 4,9 menit
140 686 1,89
2. Pendaftaran Pasien Baru
6,8 menit
1088
340 1,53 3. Pengambilan
Berkas
0.98 menit
1500
1470 2,88 4. Pendistribusian 0,4
menit 1500
600 3,67 5. Kodefikasi
BPJS
0,21 menit
1200
1248 2,99 6. Filling 0,9
menit 1500
1350 4,23
TOTAL 4500 15.2
Sumber : (Perhitungan Peneliti)
Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga untuk kegiatan di Rekam medis rawat jalan dengan menggunakan rumus On the spot sebanyak 17,19 petugas.
Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga di unit rekam medis rawat jalandengan menggunakan rumus WISN ( Work Indecaton Staff Needed ), DepKes dan On The Spot didapatlah hasil kebutuhan tenaga berdasarkan rincian kegiatan yang dikerjakan oleh petugas yaitu sebagai berikut;
1. Pendaftaran Pasien Baru Rumus WISN
NO
. Kegiatan
Waktu Pengerjaa n ( Jam)
Volume Kegiata n
Kebutuha n Tenaga Kerja (petugas)
1.
Waktu tunggu Mengisi Formulir
0.032 jam 160 pasien
1,62 petugas
2. Wawancar
a Pasien 0.008 jam 160 pasien
0,17 petugas 3 Input Data 0.039 jam 160
pasien
0,75 petugas 4 Cetak
Stiker 0.001 Jam 160 pasien
0,04 petugas TOTAL
1,58 petugas
Rumus DepKes N
O. Kegiatan
Waktu Pengerjaan ( Jam)
Volu me Kegia tan
Kebutuhan Tenaga Kerja (petugas)
1.
Waktu tunggu Mengisi Formulir
0.032 jam 160 pasie n
0,60 petugas
2. Wawanca
ra Pasien 0.008 jam 160 pasie n
0,15 petugas
3 Input
Data 0.039 jam 160 pasie n
0,73 petugas
4 Cetak
Stiker 0.001 Jam 160 pasie n
0,02 petugas T
O T A L
1,50 petugas
Rumus On The Spot
N
O. Kegiatan
Waktu Pengerjaan ( menit)
Volume Kegiatan
Kebutuh an Tenaga Kerja (petugas)
1.
Waktu tunggu Mengisi Formulir
1,92
1,92 x 160
= 307,2 menit
=307,2 510
= 0,60 petugas
2. Wawancara Pasien 0,51
0,51 x 160
= 81,6 menit
=81,6 510
= 0,16 petugas
3 Input Data 2,39
2,39 x 160
= 382,4 menit
=382,4 510
= 0,74 petugas
4 Cetak
Stiker 0.10 0,10 x 160
= 16 menit
= 16 510
= 0,03 petugas
T O T A L
787,2 menit 1,53 petugas
69 | P a g e Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan
rumus WISN, DepKes dan On The Spot pada kegiatan pendaftaran pasien baru rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 1,58 petugas, DepKes 1,50 Petugas, On The Spot 1,53 dengan jumlah beben kerja 787,2 jam/hari, rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 160 pesien. Volume kegiatan yang didapatkan merupakan jumlah rata-rata pasien per hari.
2. Pendaftaran Pasien Lama Rumus WISN
NO. Kegiatan
Waktu Pengerja an ( Jam)
Volum e Kegiat an
Kebutuh an Tenaga Kerja (petugas ) 1. Pangambil
an berkas 0,072 140 pasien
1,21 petugas
2.
Panggil pasien + Wawancar a Pasien
0,030 140 pasien
0,51 petugas
3 Input Data 0,004 140 pasien
0,09 petugas
4
Distribusi berkas (Rak)
0,008 140 pasien
0,15 petugas TOTA
L
1,96 Petugas
Rumus DepKes
N
O. Kegiatan
Waktu Pengerja an ( Jam)
Volume Kegiatan
Kebutuhan Tenaga Kerja (petugas) 1. Pangambil
an berkas 0,072 140 pasien
1,18 petugas
2.
Panggil pasien + Wawancar a Pasien
0,030 140 pasien
0,49 petugas
3 Input Data 0,004 140 pasien
0,07 petugas
4
Distribusi berkas (Rak)
0,008 140 pasien
0,13 petugas T
O T A L
1,87 Petugas
Rumus On The Spot
N
O. Kegiatan
Waktu Pengerja an ( menit)
Volum e Kegiat an
Kebutuh an Tenaga Kerja (petugas )
1. Pangambil
an berkas 4,32
4,32 x 140 = 604,8 menit
=604,8 510
= 1,18 petugas
2.
Panggil pasien + Wawancar a Pasien
1,84
1,84 x 140 = 257,6 menit
=257,6 510 0,50 petugas
3 Input Data 0,29
0,29 x 140 = 40,6 menit
=40,6 510 0,07 petugas
4
Distribusi berkas (Rak)
0,52
0,52 x 140 = 72,8 menit
=72,8 510 0,14 petugas
TOTAL 975,8 1,89
Petugas Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus WISN, DepKes dan On The Spot pada kegiatan pendaftaran pasien lama umum rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 1,96 petugas, DepKes 1,87 petugas, On The Spot 1,89 petugas dengan jumlah jumlah beben kerja 975,8 jam/hari, dengan rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 140 pesien.
3. Pencarian Berkas Rekam Medis Rumus WISN
N
O. Kegiatan
Waktu Pengerja an (jam)
Volume Kegiatan
Kebutuhan Tenaga Kerja (petugas)
1.
Penjarian Berkas Rekam Medis dan Menyimpan di rak
pendistribusian 0,016 jam
1500 Rekam medis
2,84 petugas
TOTAL 2,84
petugas
70 | P a g e Rumus DepKes
N
O. Kegiatan
Waktu Pengerja an (jam)
Volume Kegiatan
Kebutu han Tenaga Kerja (petuga s)
1.
Penjarian Berkas Rekam Medis dan Menyimpan di rak
pendistribusian
0,016 jam
1500 Rekam medis
2,82 petugas
T O T A L
2,82 petugas
Rumus On The Spot
NO
. Kegiatan
Waktu Pengerja an (menit)
Volum e Kegiata n
Kebutuh an Tenaga Kerja (petugas)
1.
Penjarian Berkas Rekam Medis dan Menyimpan di rak pendistribusi an
0,98
0,98 x 1500 = 1470 menit
=1470 510 2,88 petugas
TOTAL 1470
menit
2,88 petugas
Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan WISN, DepKes, dan On The Spot pada kegiatan pencarian rekam medis pasien rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 2,84 petugas, DepKes 0,82 petugas, On The Spot 2,88 petugas atau dapat dibilang lebih dari 2 petugas dan tidak kurang dari 3 petugas dengan jumlah beban kerja 24,5 jam/hari, dengan rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 1500 rekam medis. Volum kegiatan ini didapatkan dari jumlah pasien yang berobat dalam 1 hari dengan rata-rata kebutuhan tenaga sebesar 2,84 petugas.
4. Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rumus WISN
NO. Kegiatan Waktu Pengerj aan
Volume Pengerj aan
Kebutu han Tenaga
(jam) (petuga
s) 1. Pengambilan
berkas dari rak
pendistribusi an dan mencatat No. RM ke buku ekspedisi sesuai poli
0.002 jam
1500 rekam medis
0,37 petugas
2. Mendistribu sikan rekam medis berdasarkan poli yang dituju
0,018 jam
1500 rekam medis
3,17 petugas
TOT AL
3,54 petugas
Rumus DepKes
NO. Kegiatan Waktu Pengerj aan (jam)
Volume Pengerj aan
Kebutu han Tenaga (petuga s) 1. Pengambilan
berkas dari rak
pendistribusi an dan mencatat No. RM ke buku ekspedisi sesuai poli
0.002 jam
1500 rekam medis
0,35 petugas
2. Mendistribu sikan rekam medis berdasarkan poli yang dituju
0,018 jam
1500 rekam medis
3,17 petugas
TOT AL
3,52 petugas
Rumus On The Spot N
O.
Kegiatan Waktu Pengerja an (menit)
Volume Pengerja an
Kebutuh an Tenaga (petugas ) 1. Pengambilan
berkas dari rak
pendistribusia
n dan
0,12
0,12 x 1500 = 180 menit
=180 510 0,35 petugas
71 | P a g e mencatat No.
RM ke buku ekspedisi sesuai poli 2. Mendistribusi
kan rekam medis berdasarkan poli yang dituju
1,13
1,13 x 1500 = 555 menit
=555 510 3,32 petugas
TOTAL 735
menit
3,67 petugas
Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus WISN, DepKes dan On The Spot pada kegiatan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 3,54 petugas, DepKes 3,52petugas, On The Spot 3,67petugas atau dapat dibulatkan menjadi 3 atau 4 petugas dengan jumlah beban kerja 12,25 jam/hari, dengan rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 1500 pesien. Dengan rata-rata jumlah petugas yang diperlukan sebanyak 3,57 petugas
5. Kodefikasi BPJS Rumus WISN
N O
Kegiatan Waktu Pengerjaa n (jam)
Volume Pengerjaa n
Kebutuha n Tenaga (petugas) 1. Melakuka
n kodefikasi pada berkas klaim
0,004 1200 0,58
petugas
2. Menghitun g jumlah biaya + pemisahan kertas
0,017 1200 2,42
petugas
TOTAL 3,00
petugas
Rumus DepKes N
O
Kegiatan Waktu Pengerjaa n (jam)
Volume Pengerjaa n
Kebutuha n Tenaga (petugas) 1. Melakuka
n kodefikasi pada berkas
0,004 1200 0,56
petugas
klaim 2. Menghitun
g jumlah biaya + pemisahan kertas
0,017 1200 2,39
petugas
TOTAL 2,95
petugas
Rumus On The Spot N
O
Kegiatan Waktu Pengerjaa n (menit)
Volume Pengerjaa n
Kebutuha n Tenaga (petugas) 1. Melakuka
n kodefikasi pada berkas klaim
0,23 0,23 x 1200 = 276 menit
=276 510 0,54 petugas
2. Menghitun g jumlah biaya + pemisahan kertas
1,04 1,04 x 1200 = 1248 menit
=1248 510 2,45 petugas
TOTAL 1524
menit
2,99 petugas
Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus WISN, DepKes dan On The Spot pada kegiatan kodefikasi pasien BPJS rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 3,00 petugas, DepKes 2,95 petugas, On The Spot 2,99petugas dengan jumlah bebean kerja 25,4 jam/hari, dengan rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 1200 pesien.
Volume kegiatan didapatkan dari jumlah pasien BPJS 1 hari yang diamati oleh peneliti. Dengan rata-rata jumlah petugas yang diperlukan sebanyak 2,98 petugas
6. Penyimpanan Rekam Medis ( Filling ) Rumus WISN
NO
. Kegiatan
Waktu Pengerjaa n (Jam)
Volume Kegiata n
Kebutuha n Tenaga kerja ( petugas )
1.
Pemisahan rekam medis berdasarkan no rak penyimpan an
0,009 jam 1500 rekam medis
1,61 petugas
2. Menjajarka
n sampai 0,015 jam 1500 rekam
2,67 petugas
72 | P a g e penyimpan
an rekam medis kedalam rak
medis
TOTAL
4,28 petugas
Rumus DepKes
NO
. Kegiatan
Waktu Pengerjaa n (Jam)
Volume Kegiata n
Kebutuha n Tenaga kerja ( petugas )
1.
Pemisahan rekam medis berdasarkan no rak penyimpan an
0,009 jam 1500 rekam medis
1,58 petugas
2.
Menjajarka n sampai penyimpan an rekam medis kedalam rak
0,015 jam 1500 rekam medis
2,64 petugas
TOTAL
4,22 petugas
Rumus On The Spot
NO
. Kegiatan
Waktu Pengerjaa n (menit)
Volume Kegiata n
Kebutuha n Tenaga kerja ( petugas )
1.
Pemisahan rekam medis berdasarkan no rak penyimpan an
0,54
0,54 x 1500 = 810 menit
=810 510 1,58 petugas
2.
Menjajarka n sampai penyimpan an rekam medis kedalam rak
0,90
0,90 x 1500 = 450 menit
=1350 510 2,65 petugas
TOTAL 1260
menit
4,23 petugas
Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus WISN, DepKes dan On The Spot pada kegiatan filling atau pengembalian rekam medis pasien rawat jalan, kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan adalah WISN 4,28 petugas, DepKes 4,22petugas, On The Spot 4,23petugas atau dapat diartikan lebih dari 2 petugas kurang dari 3 petugas dengan jumlah beban kerja 21 jam/hari, dengan rincian kegiatan yang ada dan total volum kegiatan sebanyak 1500 pesien. Dengan rata-rata jumlah petugas yang diperlukan sebanyak 4,24 petugas.
Produktivitas Petugas Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan hasil penelitian untuk petugas dibagian pendaftaran, pencarian berkas, pendistibusian, dan filling peneliti melakukan perhitungan produktifitas petugas, peneliti melakukan pengamatan secara langsung untuk melihat produktifitas pekerja yang dilakukan pada bagian-bagian tersebut. Peneliti menggunakan rumus produktifitas menurut Huffman yaitu ; Keterangan :
Service Unit Jumlah volume kegiatan dalam satu tahun
Time Standard Rata-rata waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas
Productivity =
.
=
Actual Hours = 5 Hrs per dy x 1 day x
∑ petugas
Waktu kerja sehari = 9 jam
jumlah waktu kerja efektif dalam sehari = 8,5 jam Actual Hours = 8,5 hari kerja x 1 hari x ∑ petugas
Tabel 6
Kegiatan Perhitungan Produktivitas No. Kegiatan Waktu
Penger jaan Volu me
Perse ntase
1. Pendaftaran
Pasien Baru 4,9 Menit 160 100%
2. Pendaftaran
Pasien lama 6,8 Menit 140 100%
3. Pencarian
BRM 0,98 menit 1500 36%
4. Pendistribusia
n BRM 1,13 menit 1500 83%
5 Penyimpanan
BRM 0.9 menit 1500 66%
73 | P a g e a. Pendafataran pasien baru
Productivity
=service units x time standard ÷ 60 min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
= , ÷
, x 100%
=100%
b. Pendaftaran pasien lama Productivity
=service units x time standard + 60 min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
= , ÷
, x 100%
= 100%
c. Petugas pencarian berkas rekam medis Productivity
=service units x time standard ÷ 60 min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
= , ÷
, x 100%
= 36%
d. Petugas pendistribusian rekam medis Productivity
=service units x time standard ÷ 60 min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
= , , ÷ x 100%
= 83%
e. Petugas filling atau pengembalian rekam medis Productivity
=service units x time standard ÷ 60 min. per hr Actual Hours
=Earned Hours Actual Hours
= , , ÷ x 100%
= 66%
f. Petugas Kodefikasi
Sedangkan untuk bagian kodefikasi peneliti melakukan perhitungan kesalahan kode yang dilakukan oleh petuhas, peneliti melakukan pengamatan dengan menggunakan perhitungan
sampel dan pengamatan sehari, yaitu sebagai berikut;
Tabel 7
Persentase Kesalahan Kegiatan Kodefikasi DenganPerhitungan Sampel Volume Jumlah Kesalahan Persentase
Kesalahan
95 33 35%
Persentase perhitungan Kegiantan Kodefikasi Berdasarkan Pengamatan Sehari
Volume Jumlah Kesalahan Persentase Kesalahan
800 250 31.25%
Tabel 8
Rincian Ketidak Akurasian Kodefikasi Berdasarkan Sample
No. Ketidak Akurasian
Jumlah Kesalahan
Persentase Kesalahan
1 Kode 25 27%
2 Diagnosa
Utama 8 8%
Total 35%
Sumber : (Perhitungan Peneliti Terhadap Pelaksanaan Kodefikasi)
Berdasarkan hasil perhitungan peneliti diatas dengan jumlah 54 berkas klaim yang berisi dua atau lebih diagnosa dan 41 berkas klaim yang berisi satu diagnosa, maka didapkan bahwa rata rata tingkat kesalahan petugas kodefikasi dalam mengerjakan setiap kodenya yaitu sebesar 35% dari setiap jumlah hasil kodefikasi yang dihasilkan.Berdasarkan hasil perhitungan kesalahan diatas, peneliti menghitung tingkat peroduktifitas dengan menggunakan menghitung rata-rata jumlah kegiatan.
Berdasarkan perhitungan standar pengerjaan yang telah dihitung oleh peneliti, maka didapatlah rata- rata jumlah kegiatan kodefikasi setiap harinya yaitu sebesar 1200 berkas klaim. Jumlah kegiatan tersebut diambil dari rata-rata jumlah kunjungan pasien BPJS rawat jalan pada bulan April 2016 - May 2016. Waktu kerja tersedia yaitu 8,5 jam/hari dengan kualitas yang telah ditentukan yaitu harus benar dan tepat.
Untuk menghitung jumlah kodefikasi yang dikerjakan oleh petugas dengan tingkat kesalahan sebesar 35% yaitu sebanyak 62 berkas klaim yang dapat dikerjakan oleh petugas dengan hasil yang
74 | P a g e benar dan tepat dari hasil jumlah yang dikerjakan
sebanyak 95 berkas klaim yang diambil secara acak. Maka dapat dihitung produktifitasnya, yaitu sebagai berikut:
1) Volume
= Jumlah Hasil Kodefikasi - Jumlah Kesalahan
= 95 - 33
= 767 berkas klaim 2) Tingkat Produktivitas
=
==
= 65,26 %
Dari hasil pengamatan yang dilakuakn oleh peneliti, sesuai dengan rata-rata kegiatan yang harus dikerjakan oleh petugas setiap harinya dengan tingkat kesalahan yang ada, maka didapatlah tingkat produktivitas petugas kodefikasi yanitu sebesar 65,26%
Mengidentifikasi Keterkaitan Beban Kerja Rekam Medis Rawat Jalan dengan Produktivitas Petugas Unit Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan pengamatan peneliti di lapangan, kegiatan petugas rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Dustira dimulai dari pendaftaran pasien umum baru dan lama kemudian dilanjutkan dengan pengambilan rekam medis yang langsung di distribusikan oleh petugas ke klinik yang akan dituju kemudian setelah pasien pulan, rekam medis dikembalikan ke ruangan rekam medis yang dimana dipisahkan antara pasien umum dan pasien BPJS, semua rekam medis dikembalikan keruangan rekam medis yang diantarkan langsung oleh petugas yang ada di klinik. Untuk pasien BPJS lembar SEP beserta lembar total pembayaran, lembar diagnosa dan lembar penunjang dipisahkan untuk diberikan kepada petugas kodefikasi BPJS untuk dikode sesuai dengan diagnosa yang tercantum pada resume medis. Dibawah ini merupakan hasil dari perhitungan beban kerja dan produktivitas unit rekam medis rawat jalan :
a. Perhitungan beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja
No. Sumber perhitungan
Kebutuhan Tenaga Kerja 1. Rumus perhitungan
tenaga kerja menurut 17,2 Petugas
WISN
2. Rumus perhitungan tenaga kerja menurut Departemen Kesehatan RI
16,88 Petugas 3. Berdasarkan beban kerja
hasil perhitungan langsung atau On The Spot
17,19 Petugas
Dari hasil perhitungan diatas maka dapat diambil rata-rata kebutuhan tenaga kerja petugas unit rekam medis rawat jalan untuk perhitungan WISN adalah 17,2 petugas, DepKes 16,88 petugas, dan On The Spot 17,19 tenaga kerja.
b. Perhitungan produktivitas dengan menggunakan metode perhitungan rata-rata kegiatan
No. Kegiatan Volume Kegiatan
Persentase 1. Pendaftaran
Pasien Baru 160 100%
2. Pendaftaran
Pasien Lama 140 100%
3. Pencarian
berkas 1500 36%
4. Pendistribusian 1500 83%
5. Kodefikasi 1200 68,75%
6. Filling 1500 66 %
Dari hasil perhitungan tingat produktivitas diatas maka dapat dilihat untuk kegiatan Pendaftaran pasien baru dan lama sudah mencapai tingkat produktif sedangkan untuk kegiatan pecarian, pendistribusian, kodefikasi dan filling belum mencapai tingkat produktif.
Jika dilihat dari hasil perhitungan diatas, maka beban kerja yang dikerjakan oleh petugas kodefikasi memiliki kemungkinan keterkaiatan dengan produktivitas petugas unit rekam medis rawat jalan.
SIMPULAN & SARAN SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah peneliti lakukan, maka didapat kesimpulan sebagai berikut:
1. Pehitungan beban kerja dilakukan dalam 3 rumus yaitu menggunakan rumus WISN (Work Indecator Staff Needed), Departemen Kesehatan RI, dan On The
75 | P a g e 2. Spot. Dimana hasil ketiganya
mendapatkan jumlah kebutuhan tenaga itu, untuk perhitungan WIS didapat 17,2 petugas, untuk DepKes 16,88 petugas, dan untuk On The Spot 17,19 petugas yang di butuhkan dengan beban kerja yang berbeda. Jumlah tenaga yang ada unit rekam medis rawat jalan berjumlah 20 orang yang mana artinya terdapat kelebihan tenaga 2,98 orang dari perhitungan rata-rata hasil WISN, DepKes, dan On The Spot.
3. Persentase produktifitas untuk kegiatan diunit rekam medis rawat jalan pada kegiatan pendaftarn baru dan lama sudah dapat dikatakan produktif , sedangkan pada kegiatan lainnya seperti pencarian rekam medis 36%, pendistribusian 83%, Kodefikasi 65,8%, dan filling 66% belum dapat dikatakan produktif. Berdasarkan ketentuan yang ada dirumah sakit persentase kesalahan dari setiap kegiatan harus 0% atau tidak ada kesalahnya sediktpun, tetapi berdasarkan penelitian dan perhitungan yang peneliti lakukan hasil persentase pada setiap kegiatan tidak dapat mencapai 100% pada kegiatan selain pendaftaran yang artinya masih ada kesalahan yang dilakukan petugas dalam menjalankan pekerjaanya.
4. Kemungkinan ada keterkaitan antara beban kerja petugas rekam medis rawat jalan dengan tingkat produktifitas petugas rekam medis rawat jalan. Karena beban kerja yang didapatkan pada setiap petugas dapat berpengaruh terhadap hasil dan jumlah yang dikerjakan oleh petugas ini sendiri, sehingga dapat dikatakan beban kerja dan produktifitas petugas saling berketerkaitan.
SARAN
Dari hasil simpulan di atas maka peneliti mengajukan beberapa usulan atau saran yang diharapkan dapat diterapkan oleh bagian rekam medis rawat jalan sehingga dapat membantu dalam meningkatkan produktifitas petugas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Dustira Cimahi. Saran-saran tersebut diantaranya : 1. Hasil perhitungan beban kerja yang peneliti
lakukan menunjukan bahwa petuga rekam medis rawat jalan melebihi kapasitan kebutugan
tenaga dari perhitungan WISN, DepKes, dan On The Spot sebanyak 2,98 petugas, dengan jumlah yang ada sekarang adalah 20 orang.
Berdasarkan hasil penelitian kelebihan tenaga tersebut terjadi pada bagian Pencarian rekam medis dan kodefikasi, Kemudian pada pagian pendaftaran pasien lama kekurangan tenaga sebanyak 0,98 petugas Berdasarkan hal tersebut peneliti mengusulkan beberapa saran yaitu:
1) Dijalankannya atau dibentuknya kembali kegiatan kodefikasi pasien umum, dengan klasifikasi petugas dengan minimal lulusan D3 Rekam medis dan mampu mengerjakan kodefikasi sesusai dengan ketentuan yang ada.
2) Adanya alokasi petugas pada bagian yang membutuhkan tenaga lebih. Alokasi dilihat dari klasifikasi pendidikan dengan minimal lulusan D3 Rekam Medis.
a. Alokasi petugas kodefikasi, peneliti memberikan 2 pilihan saran diantaranya :
1) 5 orang petugas kodefikasi BPJS seluruhnya mengerjakan tugasnya yang dimulai dari jam 07.00-12.00, kemudian menentukan orang yang dialokasikan kebagian kodefikasi pasien umum. Kelebihan dari pilihan ini adalah petugas kodefikasi BPJS memiliki beban kerja yang kecil untuk setiap petugas. Kekurangannya adalah petugas yang mendapat alokasi memiliki beban kerja yang berlebih karna harus menyelesaikan dua pekerjaan sekaligus
2) Membuat kebijakan baru mengenai kegiatan kodefikasi BPJS, dengan memberikan uraian tugas yang baru pada petugan yang dialokasikan pada kegiatan kodefikasi pasien umum.
Kelebihannya adalah petugas tidak memiliki pekerjaan lain dan memiliki beban kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di rumah sakit, sehingga petugas dapat fokus dengan apa yang dikerjakannya.
