BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN PT. DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

15 A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah berdirinya PT Taspen

PT. DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI atau yang sering disebut dengan PT.TASPEN merupakan badan usaha milik negara yang bergerak dalam bidang jasa yang diberikan kepercayaan oleh pemerintah untuk mengelola progam asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil yang terdiri dari progam pensiun dan progam Tabungan Hari Tua (THT).

Agar lebih bisa meningkatkan kesejahteraan hari tua dan asuransi pensiun untuk Pegawai Negeri Sipil, maka mulai tahun 1960 dirintislah usaha-usaha dalam meningkatkan kesejahteraan. Yaitu melalui Konferesi Kesejahteraan Pegawai Negeri yang diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 25 samapai dengan 26 juli 1960. Keputusan dari konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI No.380/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960, yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri dan keluarganya disaat mengakhiri pengabdiannya kepada negara. Yang mengatur tentang perlunya dibentuk suatu badan yang dapat memberikan jaminan sosial bagi para PNS dan juga keluarganya di saat sudah menyelesaikan masa tugasnya (www.taspen.com).

(2)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Kemudian pemerintah menyempurnakan peraturan terserbut dengan mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1963 yang mengatur tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1963 yang mengatur tentang Tabungan Asuransi Pegawai Negeri.

Dengan adanya kedua peraturan pemerintah tersebut maka pada tanggal 17 April 1963 dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 15 tahun 1963 didirikanlah TASPEN yang berbentuk Perusahaaan Negara (PN).

Berdasarkan dengan terbitnya Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 749/MK/IV/11/1970 tanggal 18 November 1970 maka status hukum PN TASPEN menjadi PERUM TASPEN dan dengan PP No. 26 tahun 1981 tanggal 30 Juli 1980 maka PERUM TASPEN diubah menjadi PT TASPEN (Persero) (www.taspen.com).

Dalam Perjalanannya kemudian, TASPEN mendapat amanah dan ditunjuk Pemerintah sebagai pengelola Pensiun Pegawai Negeri oleh karena itu sejak Tahun 1985, penyelenggaraan Pensiun oleh TASPEN dilakukan secara bertahap hingga dapat terselenggara seperti saat ini. Berdasarkan surat Menteri Sekertaris Kabinet No. B-156/Seskab/IV/2009 tanggal 1 April 2009 yang dengan ditegaskan kembali bahwa TASPEN Mengelola dana pensiun berdasarkan PP No. 25 Tahun 1981 dan PP No. 26 Tahun 1981. Agar lebih bisa mendekatkan diri dengan Peserta, maka sejak tahun 1987 TASPEN melakukan pembukaan Kantor Cabang di seluruh Indonesia Termasuk di Surakarta. TASPEN Surakarta muali beroperasi semenjak tahun 1987 berdasarkan Keputusan Direksi PT TASPEN (PERSERO) No.

(3)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 48/DIR/SK/1987 tanggal 08 Agustus 1987 dengan wilayah kerja di 6 Pemkab dan 1 Pemkot eks Karesidenan Surakarta (www.taspen.com).

2. Profil PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta

Sejak April 1989, TASPEN Surakarta menempati gedung permanen di JL. Veteran 305, merupakan lokasi yang strategis dan mudah dijangkau oleh peserta karena dilalui oleh kendaraan umum dari berbagai tujuan.

Sebelumnya TASPEN Surakarta pernah menempati lokasi di Jl. Slamet Riyadi dan Jl. Dr. Radjiman. TASPEN Surakarta menempati areal tanah seluas 2.300 m²dan luas bangunan 1.600 m². Gedung TASPEN Surakarta diresmikan pada tanggal 16 Februari 1993 oleh Walikota Madya Daerah Tingkat II Surakarta. Untuk meningkatkan kenyamanan peserta TASPEN terus melakukan berbagai perbaikan dan renovasi sehingga mendapatkan bentuknya seperti saat ini (www.taspen.com).

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi Nomor SK- 08/DIR/2007 TASPEN tentang Klasifikasi Kantor Cabang PT TASPEN (PERSERO) Surakarta diklasifikasikan sebagai Kantor Cabang TASPEN Tipe “A”, artinya Kantor Cabang Surakarta berada dalam wilayah koordinasi Kantor Cabang Umum (KCU) Semarang. Wilayah kerja PT TASPEN Cabang Surakarta meliputi Kabupaten Boyolali, Kabupaten Klaten, Kabupaten Sukoharjo, Kabupaten Wonogiri, Kabupaten Karanganyar, Kabupaten Sragen dan Kota Surakarta (www.taspen.com).

(4)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3. Visi dan Misi PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Surakarta (Sumber :

www.taspen.com)

Visi dan Misi PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut:

a. Visi

Menjadikan Taspen sebagai Pengelola Dana Pensiun dan THT berkelas dunia yang bersih, sehat dan benar dengan pelayanan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi.

1) Makna visi:

a) “Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya…”

Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya.

b) “Terpercaya…"

Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang bersih dan sehat. ‘Bersih’, Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). ‘Sehat’, Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.

(5)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id b. Misi

Mewujudkan hari-hari yang indah bagi peserta melalui pengelolaan Dana Pensiun dan THT secara Profesional dan Akuntabel dengan berlandaskan Etika serta Integritas yang tinggi.

1) Makna Misi

a) "Manfaat dan pelayanan yang semakin baik.."

Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.

b) "Profesional"

Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi ) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.

c) "Akuntabel"

Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

d) "Integritas"

Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan.

(6)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id e) "Etika"

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi.

4. Struktur Organisasi PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta

Dalam suatu instansi baik Pemerintahan maupun Swasta perlu ditetapkan adanya strukur organisasi. Berikut adalah struktur organisasi PT.

Taspen (Persero) Cabang Surakarta :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT TASPEN (PERSERO) Cabang Surakarta Sumber : PT TASPEN (PERSERTO) Cabang Surakarta 2013

KEPALA CABANG KARYAWAN HARY

SUSETYO

KABID PELAYANAN

YULHARDI

KABID KEUANGAN

ARMON YAHYA

STAFF

1. DINI MARDIYAT I

2. YUNI MARDIANI

KASIE P K KASIE DPP

ANI SETIATI

KASIE KEUANGAN

MUZIRMAN

KASIE ADM KEUANGAN

ALBERT KABID UMUM &

SDM

SLAMET

KASIE UMUM &

SDM

R.HOTMIR

(7)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Diskripsi Jabatan dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut (Sumber: PT TASPEN Cabang Surakarta) :

a. Kepala Cabang 1) Tugas Pokok

Membantu Direksi dan Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan di Kantor Cabang.

2) Uraian Tugas

a) Bertindak untuk dan atas nama Direksi serta mengikat Kantor Cabang dengan pihak lain atas persetujuan Direksi PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta.

b) Memebantu menjabarkan kebijakan perusahaan yang menyangkut kegiatan Kantor Cabang Surakarta.

c) Memberikan pengerahan serta pembinaan kepada jajaran di bawahnya yang menjadi tanggung jawabnya.

d) Bertanggung jawab atas penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai yang berada di unit kerjanya.

e) Bertanggung jawab terhadap pembinaan usaha kesil dan Koperasi di unit kerjanya.

f) Melaksanakan tugas pekerjaan lain yang dibebankan oleh Direksi.

b. Kepala Bidang Pelayanan 1) Tugas Pokok

(8)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Membantu Kepala Cabang serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Pelayananan.

2) Uraian Tugas

a) Merencanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan di Bidang Pelayanan.

b) Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian data peserta progam Taspen.

c) Menyetujui keabsahan dan pembayaran manfaat klim yang diajukan.

d) Menyetujui besarnya tagihan premi peserta progam Taspen.

e) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Bidang Pelayanan.

f) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit kerja di lingkungannya.

c. Kepala Seksi Penetapan Klim 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Bidang Pelayanan serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Seksi Penetapan Klim.

2) Uraian Tugas

a) Mengesahkan kebenaran pengajuan klim manfaat progam Taspen.

b) Menetapkan Besarnya klim manfaat progam Taspen.

(9)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id c) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Seksi

Penetapan Klim.

d) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit kerja di lingkungannya.

d. Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Bidang Pelayanan serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Seksi Data Peserta dan Pemasaran.

2) Uraian Tugas

a) Melaksanakan kegiatan pengadministrasian dan pamaliharaan data peserta progam Taspen.

b) Melaksanakan komunikasi data.

c) Menetapkan besarnya tagihan premi peserta progam Taspen.

d) Melakukan kegiatan pemasaran produk progam Taspen.

e) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Seksi Data Peserta dan Pemasaran.

e. Kepala Bidang Umum dan Sumber daya Manusia 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Kantor Cabang atau Wakil Kepala Kantor Cabang serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Bidang Umum dan Sumber daya Manusia.

(10)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Uraian Tugas

a) Mengkoordinasikan kegiatan Bidang Umum dan Sumber daya Manusia.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusiannya ke unit-unit kerja di lingkungan Kantor Cabang yang sesuai kebutuhan.

c) Mengkoordinasikan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan keamanan, kearsipan, pendidikan dan latihan serta non kedinasan lainnya.

d) Menyetujui daftar gaji dan kompensasi lainnya serta penyelesaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e) Melaksanakan kegiatan pembinaan dan administratif atas usaha kecil dan koperasi di wilayahnya.

f) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Bidang Umum dan Sumber daya Manusia.

g) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit kerja di lingkungannya.

f. Kepala Seksi Umum dan Sumber Daya Manusia 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Bidang Umum dan Sumber daya Manusia serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Umum dan Sumber Daya Manusia.

(11)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Uraian Tugas

a) Menyelenggarakan kegaiatan kesekertariatan, kehumasan dan kearsipan.

b) Mengkoordinir pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik perusahaan di Kantor Cabang.

g. Kepala Bidang Keuangan 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Kantor Cabang atau Wakil Kepala Kantor Cabang serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Pelayanan.

2) Uraian Tugas

a) Merencanakan dan mengkoordinasi penyelenggaraan fungsi- fungsi keuangan Kantor Cabang.

b) Merencanakan dan mengendalikan anggaran Kantor Cabang.

c) Menyelenggarakan kegiatan penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang.

d) Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan Kantor Cabang.

e) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Bidang Keuangan.

(12)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id h. Kepala Seksi Keuangan

1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Bidang Keuangan serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan seksi keuangan.

2) Uraian Tugas

a) Menyiapkan dan mengendalikan penerimaan dan pengeluaran Kantor Cabang.

b) Menerima dan melakukan pembayaran atas perintah Kepala Bidang Keuangan.

c) Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah pre-audit trnsaksi keuangan di Kantor Cabang.

d) Menyimpan uang dan surat-surat berharga.

e) Melaksanakan penagihan premi Kantor Cabang.

f) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Seksi Keuangan.

i. Kepala Seksi Administrasi Keuangan 1) Tugas Pokok

Membantu Kepala Bidang Keuangan serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Seksi Administrasi Keuangan.

2) Uraian Tugas

a) Menyimpkan dan mengendalikan anggaran Kantor Cabang.

b) Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen keuangan Kantor Cabang.

(13)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id c) Menyelenggarakan administrasi aktiva tetap kantor Cabang.

d) Melakukan rekonsiliasi bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan progam Taspen.

e) Bertanggung jawab atas terselanggaranya kegiatan Seksi Administrasi Keuangan.

c) Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, inventaris, distribusi peralatan kantor dan komputer di Kantor Cabang.

d) Bertanggung jawab atas pelaksanakan pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit kerja di lingkungannya.

B. Analisis Dan Pembahasan

Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Dana Pensiun Pertama dan Tabungan Hari Tua (THT) pada PT Taspen Cabang Surakarta

1. Fungsi yang Terkait a. Bagian Pelayanan

1) Bagian Customer Service Informasi

Bagian ini berfungsi sebagai pemberi informasi kepada para peserta yang belum mengerti tentang dokumen apa yang akan diperlukan sesuai dengan jenis pengajuan. Selain itu dibagian ini juga menyediakan blangko yang dibutuhkan dalam proses pengajuan pembayaran dana pensiun.

(14)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Bagian Customer Service Penetapan

Bagian ini berfungsi untuk mengecek keabsahan dan keaslian dokumen yang diajukan oleh peserta dan menginput data/mengupdate data yang sudah ada di database.

3) Bagian Perhitungan

Bagian ini berfungsi untuk menghitung berapa banyak jumlah uang dan rincian yang akan didapatkan oleh para peserta.

4) Bagian Verifikasi

Bagian ini berfungsi untuk mengecek, memverifikasi, dan menetapkan tanggal rencana bayar peserta.

5) Bagian Otorisator

Bagian ini berfungsi untuk mengecek ulang dan memberikan tanda tangan bahwa pengajuan pembayaran yang diajukan, sudah tepat sasaran.

6) Bagian Distribusi Voucher Klim

Bagian ini berfungsi untuk memisahkan dokumen yang akan di simpan di dosir pelayanan dan dokumen yang akan di distribusikan untuk keperluan pembayaran.

7) Bagian Dosir Pelayanan

Bagian ini berfungsi untuk mengarsipkan dokumen para peserta.

(15)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id b. Bagian Keuangan

1) Bagian Kasir

Bagian ini berfungsi untuk membayarkan dana pensiun kepada peserta PT TASPEN dan juga mengelola keuangan perusahaan.

Melakukan pelaporan harian yang berkaitan dengan pembayaran dana pensiun dan dicocokkan dengan pencatatan yang dilakukan oleh bagian Akuntansi.

2) Bagian Akuntansi

Bagian ini berfungi untuk mencocokkan bukti pengeluaran kas dengan dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas kemudian membuat jurnal kas keluar. Bagian ini juga berfungsi untuk melakukan rekonsiliasi bank terkait dengan pembayaran dana pensiun.

3) Bagian Dosir Keuangan

Bagian ini berfungsi untuk mengarsipkan bukti pengeluaran kas dimana bukti pengeluaran kas ini adalah dokumen-dokumen yang telah digunakan dalam transaksi pembayaran dana pensiun.

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembayaran dana pensiun pertama dan asuransi pensiun sendiri adalah:

(16)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id a. Blangko Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim ( Blangko SPP

Klim)

Blangko SPP Klim merupakan formulir mengenai data peserta pensiun yang akan mengajukan hak pensiunnya.

b. Blangko Surat Pernyataan Pembayaran Pensiun Melalui Rekening (Blangko SP3R)

Blangko SP3R merupakan formulir mengenai pembayaran pensiun melalui bank.

c. Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim (SPP Klim)

Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim (SPP Klim) merupakan dokumen yang berisikan tentang pendapatan pokok, jenis pensiun dan kode status.

d. Lembar Penerimaan Klim

Lembar penerimaan klim merupakan bukti bahwa peserta sudah mengajukan dokumen serta menjadi tanda bukti diri untuk mengambil dan pensiun.

e. Voucher Klim Progam Pensiun Pensiun Pertama (SP4A)

Voucher SP4A adalah dokumen yang berisikan rincian hak pensiun yang akan didapat oleh para peserta.

f. Lembar Perhitungan dan Tanda Terima

Lembar perhitungan dan tanda terima adalah dokumen yang berisikan tentang rincian total jumlah pendapatan tabungan hari tua yang akan didapat oleh peserta.

(17)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id g. Kartu Identitas Pensiun (Karip)

Kartu identitas pensiun adalah tanda bukti diri pensiun yang sah dan dimiliki oleh peserta PT Taspen.

h. Kartu Pembayaran Pensiun / Tunjangan

Kartu pembayaran pensiun / tunjangan berisikan rincian catatan pembayaran, hutang piutang dan susunan keluarga.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah jurnal kas keluar. Di PT Taspen pencatatan ini sudah menggunakan sistem komputerisasi.

4. Jaringan Prosedur

a. Prosedur Pengajuan Klim

1) Peserta pensiun datang ke Bagian Customer Service Informasi dan menunjukkan lampiran-lampiran yang merupakan syarat dalam pengajuan pembayaran pensiun pertama, antara lain SKPP Lembar 1 dan 2 dan Leger gaji terakhir pemohon, Fotocopy SK Pensiun, Fotocopy SK Pertama/Capeg, Fotocopy Karpeg, Fotocopy Kartu Taspen, Pas photo ukuran 3x4 hitam putih Suami dan Istri, Asli dan Fotocopy Surat Keterangan Sekolah/Kuliah bagi anak yang berusia 21 tahun, Fotocopy Buku Tabungan, Fotocopy NPWP, Fotocopy KTP/SIM yang masih berlaku, Fotocopy Leger Gaji suami/istri bila

(18)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id masing-masing Pegawai Negeri Sipil. Semua syarat tersebut sebanyak 2 lembar, kecuali pas foto sebanyak 3 lembar.

2) Setelah itu mengisi Blangko SPP Klim dan Blangko SP3R, selanjutnya peserta menuju ke bagian Customer Service Penetapan untuk menyerahkan blangko beserta lampiran.

b. Prosedur Penetapan

1) Bagian Customer Service Penetapan memeriksa keaslian dan keabsahan lampiran yang diajukan oleh peserta.

2) Setelah keaslian dan kebasahan terbukti benar maka petugas akan mengentry data, kemudian membuat SPP Klim dan Lembar Penerimaan Klim, lembar SPP Klim dijadikan satu dengan semua dokumen persyaratan yang lain kepada Customer Service Perhitungan. Sedangkan Lembar Penerimaan Klim akan diberikan kepada Peserta untuk mengambil uang pensiun.

c. Prosedur Perhitungan

1) Setelah menerima dokumen dari Customer Service Penetapan, Bagian Perhitungan memasukan data agar bisa menghitung jumlah uang yang akan didapat oleh peserta.

2) Petugas kemudian mencetak Voucher Klim Progam Pensiun Pensiun Pertama (SP4A) dan Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) sebanyak 3 lembar. Disertai dengan Kartu Identitas Pensiun (Karip) dan Kartu Pembayaran Pensiun/Tunjangan sebanyak 1 lembar.

(19)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3) Kemudian Voucher Klim Progam Pensiun Pensiun Pertama

(SP4A), Lembar Perhitungan dan Tanda Terima serta Kartu Identitas Pensiun (Karip) yang telah di cetak di satukan pada salah satu lembar dokumen yang akan di pakai untuk mencairkan dana oleh peserta. Sedangkan Kartu Pembayaran Pensiun/Tunjangan disatukan pada dokumen yang akan disimpan di Bagian Dosir Pelayanan. Kemudian dokumen-dokumen tersebut di serahkan ke Bagian Verifikasi.

d. Prosedur Verifikasi

Di bagian Verifikasi petugas melakukan pengecekan dokumen sebelum memverifikasi menggunakan komputer bahwa data yang diajukan benar.

Verifikasi dengan komputer berfungsi agar nama peserta muncul di Bagian Keuangan. Kemudian dokumen-dokumen tersebut akan diteruskan ke Bagian Otorisator.

e. Prosedur Otorisasi

Bagian Otorisator akan mengecek ulang dokumen yang diterima sebelum menandatangani Voucher Klim Progam Pensiun Pensiun Pertama (SP4A) dan Lembar Perhitungan dan Tanda Terima lembar 1, 2, dan 3.

Kemudian dokumen akan diteruskan ke Bagian Distribusi Voucher Klim.

f. Prosedur Pemisahan dan Distribusi

1) Di Bagian Distribusi Voucher Klim Voucher Klim SP4A dan Lembar Perhitungan dan Tanda Terima lembar ke 3 dipisahkan dan disatukan ke dokumen yang akan disimpan oleh Bagian Dosir Pelayanan.

(20)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Selain itu bagian ini juga menempelkan satu lembar foto di Karip dan

memberikan stempel pada Karip sebagai tanda bukti pengesahan, sedangkan 2 buah foto lainnya ikut dengan dokumen yang akan disimpan di Bagian Dosir Pelayanan.

g. Prosedur Pembayaran

1) Setelah menerima dokumen dari Bagian Distribusi Klim maka dana pensiun akan dibayarkan kepada peserta dengan cara mencocokkan dokumen dengan KTP peserta pensiun yang asli, SK Pensiun asli, dan Lembar Penerimaan Klim.

2) Setelah cocok petugas akan mengentry ke dalam komputer, kemudian diberikan stempel lunas pada setiap lampiran. Setelah itu petugas akan meminta tanda tangan peserta di Voucher Klim Progam Pensiun Penisun Pertama (SP4A) lembar 1 dan 2, Lembar Perhitungan dan Tanda Terima lembar 1 dan 2, dan Karip.

3) Kemudian petugas memberikan kepada peserta berupa Voucher Klim SP4A lembar 2, Lembar Perhitungan dan Tanda Terima lembar 2, Karip, SK pensiun asli, KTP peserta pensiun asli dan Lembar Penerimaan Klim beserta uang pensiun yang didapat. Kemudian Bagian Akuntansi akan melakukan posting Jurnal Kas Keluar dan dokumen akan diarsipkan sebagai bukti kas keluar oleh Bagian Dosir keuangan.

(21)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 5. Bagan Alir

Berikut adalah bagan alir sistem pembayaran pensiun pertama dan asuransi pensiun sendiri Kantor Cabang Surakarta.

(22)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Customer Service Informasi

Gambar 3.2 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pembayaran Pensiun Pertama dan Asuransi Sendiri pada PT Taspen Cabang Surakarta

Mulai

Melengkapi Data Blangko SPP Klim dan Blangko SP3R

1 Peserta datang

membawa lampiran yang diperlukan

Blangko SP3R 2

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

Keterangan :

1. Blangko SPP Klim : Blangko Surat Permintaan Pembayaran

2. Blangko SP3R : Blangko Surat Pernyataan Pembayaran Pensiun Melalui Rekening 3. Lampiran terdiri dari:

a. SKPP Lembar I dan II & Leger terakhir b. Fotocopy SK Pensiun

c. Fotocopy SK Pertama / Capeg d. Fotocopy Karpeg e. Fotocopy Kartu Taspen

f. Asli & Fotocopy surat keterangan sekolah bagi anak bagi anak berusia diatas 21 g. Pas Foto 3x4 hitam putih h. Fotocopy buku tabungan

i. Fotocopy NPWP j. Fotocopy KTP

k. Fotocopy Leger Gaji Suami/Istri (bila masing- masing Pefawai Negeri Sipil)

(23)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Customer Service Penetapan

Mencetak SPP Klim 1

2 Blangko SP3R 2

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

Penetapan

Tidak Peserta mengambil dokumen yang sesuai Ya

Memeriksa keaslian &

keabsahan

Entry Data

(24)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Lanjutan Gambar 3.3

(25)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Customer Service Perhitungan

KPP 3

Menghitung dan Mencetak Voucher SP4A, LPH, Karip,

KPP

4 Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Voucher SP4A 3 Voucher SP4A 2 Voucher SP4A 1

SPP Klim Blangko SP3R 2 Blangko SP3R 1 Blangko SPP Klim 2 Blangko SPP Klim 1 Dokumen Awal 2 Lampiran 1

SPP Klim Blangko SP3R 2 Blangko SP3R 1 Blangko SPP Klim 2 Blangko SPP Klim 1 Lampiran 2 Lampiran 1 Keterangan :

1. Voucher SP4A : Vouche r Klim Progam Pensiun Pensiun Pertama

2. LPH : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima 3. Karip : Kartu Identitas Pensiun 4. KPP : Kartu Pembayaran Pensiun /Tun jangan

(26)

4

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

SPP Klim Blangko SP3R 2 Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1 Lampiran 2 Lampiran 1

5

KPP Kar ip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

SPP Klim

Blangko SP3R 2

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

6 Menggolong

-kan ke 2 dokumen

(27)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Verifikasi

Mengecek, memverifikasi, dan

menetapkan 5

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

SPP Klim Blangko SP3R 2

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

6

7

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

8

(28)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Otorisator

7

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

8

9

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

10 Pemeriksaan

dokumen

Diotorisasi bagian otorisator

(29)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Distribusi Voucher Klim

9

KPP Karip

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

10

Penempelan Foto, Pemberian stempel di Karip dan Pemisahan Dokumen

11 Karip KPP

LPH 3

LPH 2

LPH 1

Voucher SP4A 3 Voucher SP4A 2

Voucher SP4A 1

SPP Klim Blangko SP3R 2 Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 2 Blangko SPP Klim 1

Lampiran 2

Lampiran 1

Diarsipkan Bagian Dosir

Pelayanan

N

(30)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Kasir

(31)

Lembar Penerimaan Klim Karip 12

Pemisahan Dokumen dan

Pembayaran

LPH 2

LPH 1

Voucher SP4A 2 Vouc her SP4A 1

Blangko SP3R 1 Blangko SPP Klim 1

Lampiran 1 SK Asli

KTP Asli

Bersama Dana Pensiun Lembar Penerimaan

Klim SK Asli KTP Asli Karip

LPH 2

LPH 1

Voucher SP4A 2 Voucher SP4A 1 Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 1

Peserta 13

Ditandatangani Peserta

(32)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Bagian Akuntansi

LPH 1

Voucher SP4A 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 1

13

Jurnal Kas Keluar

Pencatatan Jurnal Kas Keluar

LPH 1

Voucher SP4A 1

Blangko SP3R 1

Blangko SPP Klim 1

Lampiran 1

Diarsipkan Bagian Dosir

Keuangan Selesai

N

(33)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id C. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembayaran Pensiun Pertama dan Asuransi

Pensiun Sendiri Pada PT TASPEN Cabang Surakarta

1. Fungsi yang Terkait

Pembagian fungsi dalam sistem akuntansi pengeluaran kas sudah cukup baik karena tidak dilaksanakan hanya oleh satu fungsi saja, namun dilaksanakan oleh beberapa fungsi antara lain Bagian Customer Service Informasi, Customer Service Penetapan, Bagian Perhitungan, Bagian Verifikasi, Bagian

Otorisator, Bagian Distribusi Voucher Klim, dan Bagian Keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa telah terpenuhinya sebagian besar unsur pengendalian intern dalam sebuah perusahaan.

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan oleh PT. Taspen Cabang Surakarta sudah baik, yaitu sudah bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam melakukan pencarian dan penyimpanan dokumen yang terkait dengan transaksi pembayaran dana pensiun. Dokumen juga diotorisasi oleh bagian otorisator yang dipegang oleh kepala bidang pelayanan sehingga dana pensiun belum bisa dibayarkan bila belum dilakukan otorisasi.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT Taspen Cabang Surakarta sudah baik, karena sudah menggunakan sistem pencatatan komputerisasi. Dengan adanya sistem pencatatan komputerisasi maka pencatatan menjadi lebih cepat dan akurat.

(34)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada PT Taspen Cabang Surakarta sudah bagus sesuai dengan tugas masing-masing bagian. Dengan adanya pemisahan fungsi ini dapat memperkecil kemungkinan terjadi kecurangan.

5. Sistem Pengendalian Internal PT Taspen Cabang Surakarta

a) Pada PT Taspen Cabang Surakarta sistem pemberian wewenang dalam melakukan otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, sehingga tidak semua orang dapat melakukan otorisasi yang dimungkinkan adanya pertanggungjawaban yang jelas.

b) Setiap dokumen yang siap untuk dibayarkan di cap “lunas” sebagai tanda bahwa dokumen sudah di posting dan siap untuk dibayarkan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas.

c) Transaksi pengeluaran kas dari awal sampai akhir tidak hanya melibatkan satu bagian saja, melainkan melibatkan seluruh bagian dari awal pengajuan pembayaran.

d) PT Taspen sudah memiliki karyawan yang jujur dan ahli di bidang yang menjadi tanggungjawabnya. Sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi di dalam sistem pembayaran dana pensiun.

(35)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id D. Temuan

1. Kelebihan

a) Dalam akuntansi pembayaran pensiun pertama dan asuransi pensiun sendiri pada yang dilakukan oleh PT Taspen sudah dilaksanakan oleh beberapa bagian yang terpisah sesuai dengan tanggung jawabnya.

b) Dokumen-dokumen yang digunakan sudah cukup untuk merekam transaksi yang terjadi dan sudah bernomor urut tercetak sehingga bisa memudahkan dalam hal pencarian dan penyimpanan dokumen dan dapat dipertanggungjawabkan.

c) Alur perpindahan dokumen sudah sesuai dengan prosedur perusahaan sehingga tidak ada dokumen yang tercecer atau hilang.

d) Dokumen yang digunakan oleh PT Taspen sudah diotorisasi oleh pihak berwenang sehingga dana pensiun tidak akan dibayarkan jika belum diotorisasi.

e) Catatan Akuntansi sudah menggunakan sistem pencatatan komputerisasi sehingga bisa lebih cepat dan akurat.

2. Kelemahan

Proses pembayaran pensiun pertama dan asuransi pensiun sendiri yang diterapkan menurut peserta pensiun memakan waktu yang cukup lama.