1/30
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS ( SI JALDIN ) YANG TRANSPARAN DAN AKUNTABEL DI SEKRETARIAT DAERAH KAB. GROBOGAN
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan CV
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Keuangan, Anggaran & Pendapatan Inovator : SUNARTO, S. Sos
Jabatan : Ka Sub Bag Perbendaharaan dan Verifikasi Instansi : Setda KAb. Grobogan
Latar Belakang
1. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
A. GAMBARAN ORGANISASI
Sekretariat Daerah merupakan salah satu Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Grobogan. Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 tahun 2016 tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Fungsi, Uraian Tugas Jabatan Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan yang terdiri dari :
a. Sekretaris Daerah;
b. Asisten Pemerintahan Sekda, membawahkan :
1. Bagian Tata Pemerintahan;
2. Bagian Pemerintahan Desa;
2/30
3. Bagian Hukum dan HAM
4. Bagian Hubungan Masyarakat
c. Asisten Perekonomian, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat, membawahkan :
1. Bagian Perekonomian;
2. Bagian Pembangunan;
3. Bagian Kesejahteraan Rakyat;
4. Bagian Layanan Pengadaa.
d. Asisten Asisten Administrasi, membawahkan :
1. Bagian Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur;
2. Bagian Keuangan;
3. Bagian Administrasi Pimpinan;
4. Bagian Umum;
Visi Sekretariat Daerah adalah “Mewujudkan kebijakan daerah yang strategis menuju penciptaan tata kelola pemerintah yang baik (good governance)” .
Adapun misi dari SKPD Sekretariat Daerah anatara lain :
1) Menetapkan tata kelola penyelenggaraan pemerintah yang baik.
3/30
2) Menetapkan Sistem dan manajemen penyelenggaraan pemerintah desa yang baik.
3) Mewujudkan kebijakan daerah yang responsif dan aspiratif sesuai ketentuanhukum yang berlakuyang.
4) Meningkatkan komunikasi efektif anatar pemerintah daerah dan masyarakat.
5) Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintah.
6) Mewujudkan organisasi, tata kerja dan manajemen sumbardaya manusia aparatur yang profesional.
7) Mewujudkan pengelolaan keuangan yang efektif, efisien dan akuntabel.
8) Meningkatkan sarana dan prasarana aparatur pemerintah yang memadai.
Untuk mewujudkan visi dan misi SKPD sebagaimana disebutkan di atas, maka Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Grobogan memiliki peran yang penting dalam pengelolaan keuangan, perencanaan anggaran, perbendaharaan, verifikasi, akuntansi dan pelaporan, serta mengkoordinasikan administrasi pengelolaan keuangan sesuai peraturan perundang-undangan di bidang keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah secara transparan dan akuntabel dengan mengembangkan sistem dan teknologi informasi yang mendukung reformasi birokrasi.
Bag Keuangan adalah salah satu bagian yang memiliki 3 Subag yaitu :
- Sub Bagian Perencanaan Anggaran;
- Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi;
- Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan.
4/30 Gambar 1
Struktur Organisasi Bagian Keuangan Setda Kab.Grobogan
BUPATI
ASISTEN ADMINISTRASI
ASISTEN EKBANG & KESRA
ASISTEN PEMERINTAHAN
SEKDA
STAF AHLI BUPATI
SUB BAG PERBEND.&VERIFIKASI
BAGIAN KEUANGAN
5/30 SUB BAG
PENY. ANGGARAN
SUB BAG
AKT. & PELAPORAN
6/30
Dari susunan struktur organisasi di atas Kepala Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan penyusunan perumusan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis, koordinasi, pembinaan, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan tugas di bidang perbendaharaan dan verifikasi di lingkungan Sekretariat Daerah. Selain melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Kepala Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi mempunyai uraian tugas jabatan antara lain sebagai berikut :
1. Menyusun rencana dan program kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya dan peraturan perundang-undangan;
2. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan;
3. Membagi tugas kepada bawahan sesuai lingkup tugasnya serta memberikan arahan dan petunjuk baik secara lisan maupun tertulis guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas;
4. Melaksanakan koordinasi internal maupun eksternal baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan kegiatan;
5. Mempelajari dan mengkaji peraturan perundang-undangan dan regulasi sektoral terkait lainnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
7/30
6. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perbendaharaan dan verifikasi;
7. Menyiapkan bahan dan menyusun pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan program dan kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi;
8. Menyiapkan bahan dan menyusun kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang pelaksanaan dan penata usahaan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah;
9. Melaksanakan fungsi tata usaha keuangan;
10. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penelitian kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran-Langsung (SPP-LS) pengadaan barang dan jasa yang disampaikan bendahara;
11. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penelitian kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran-Uang Panjar (SPP-UP), Surat Permintaan Pembayara Ganti Uang (SPP-GU), Surat Permintaan Pembayaran Tambah Uang (SPP-TU) dan Surat Permintaan Pembayaran-Langsung (SPP-LS) Gaji dan tunjangan Pegawai Negeri Sipil serta penghasilan lainnya yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan perundangundangan yang diajukan oleh bendahara pengeluaran;
12. Menyiapkan bahan dan melaksanakan verifikasi Surat Permintaan Pembayaran (SPP);
13. Menyiapkan Surat Perintah Membayar (SPM);
14. Melaksanakan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban yang disampaikan bendahara pengeluaran;
15. Melaksanakan penelitian kelengkapan dokumen laporan pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan;
16. Melaksanakan pengujian kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek;
8/30
17. Melaksanakan Menghitung pengenaan Pajak Penambahan Nilai (PPn)/Pajak Penambahan Penghasilan (PPh) atas beban pengeluaran per rincian obyek;
18. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengujian kebenaran sesuai dengan Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan periode sebelumnya;
19. Melaksanakan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban keuangan yang disampaikan bendahara penerimaan;
20. Melaksanakan verifikasi harian atas penerimaan;
21. Menyiapkan bahan dan menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi;
22. Melaksanakan monitoring, mengevaluasi, dan menilai kinerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
23. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan kebijakan berikutnya;
24. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar dan optimal serta untuk menghindari penyimpangan; dan
25. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan
Pada kenyataannya tugas yang diemban Bagian Keuangan memiliki beberapa masalah dalam penggunaan dan pertanggungjawaban belanja perjalanan dinas. Perlu kita ketahui bahwa besarnya penyediaan anggaran untuk perjalanan dinas di Sekretariat Daerah sebesar: Rp. 7.821.272.550,- yang terdiri dari belanja perjalanan dinas dalam daerah sebesar Rp. 1,239,327,300,-, perjalanan dinas luar daerah sebesar: Rp. 6,431,945,250,- dan perjalanan dinas luar negeri sebesar Rp. 150,000,000,- yang tersebar di 12 bagian dengan rincian sebagai berikut :
9/30
Tabel 1
Jumlah Penyediaan Anggaran Perjalanan Dinas Per Bagian
Tahun Anggaran 2017
No NAMA BAGIAN
JUMLAH ANGGARAN
Dalam Daerah Luar Daerah Luar Negeri
1 Bagian Administrasi
Pimpinan 45,545,000 261,747,000
2 Bagian Hubungan
Masyarakat 46,980,000 60,775,000
10/30
3 Bagian Hukum dan Hak
Asasi Manusia 70,665,000 359,715,000 4 Bagian Kesejahteraan
Rakyat 98,870,000 185,330,000 150,000,000
5 Bagian Keuangan 100,000,000 3,528,352,000 6 Bagian Layanan Pengadaan 53,460,000 630,793,000 7 Bagian Organisasi dan
Penyagunaan Aparatur 50,330,000 362,647,000 8 Bagian Pembangunan 196,860,000 244,510,000 9 Bagian Pemerintahan Desa 271,809,500 197,410,000 10 Bagian Perekonomian 256,002,800 317,821,250 11 Bagian Tata Pemerintahan 42,805,000 219,250,000
12 Bagian Umum 6,000,000 63,595,000
Jumlah : 1,239,327,300 6,431,945,250 150,000,000 Sumber Data : Bagian Keuangan Setda Grobogan
Adapun personil yang menggunakan belanja perjalanan dinas mulai dari Bupati, Sekretaris Daerah, Staf Ahli Bupati, Asisten Sekda, para Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Staf sampai dengan Tenaga Harian Lepas (THL) dan Tokoh Masyarakat. Jumlah personil yang melaksanakan perjalanan dinas sebanyak: 197 orang terdiri dari PNS maupun non PNS yang berasal dari unsur pimpinan maupun staf dan tokoh masyarakat yang berkopenten.
Secara rinci pegawai/personil yang menggunakan anggaran perjalanan dinas di SKPD Setda Grobogan sebagai berikut:
11/30 Tabel 2
Data Personil Yang Melaksanakan Perjalananan Dinas
per 19 Agustus 2017
NO NAMA PEJABAT/PEGAWAI JML
PERSONIL
STATUS
PNS Non PNS
1 Bupati 1 1
2 Sekretaris Daerah 1 1 0
3 Staf Ahli Bupati 2 2 0
4 Asisten Sekda 3 3 0
5 Bagian Administrasi Pimpinan 32 19 13
6 Bagian Hubungan Masyarakat 16 10 6
7 Bagian Hukum dan Hak Asasi Manusia 9 9 0
8 Bagian Kesejahteraan Rakyat 9 9 0
9 Bagian Keuangan 13 12 1
10 Bagian Layanan Pengadaan 11 9 2
11 Bagian Organisasi dan Penyagunaan
Aparatur 12 11 1
12 Bagian Pembangunan 12 11 1
13 Bagian Pemerintahan Desa 11 9 2
14
12/30
Bagian Perekonomian
13/30
11
14/30
1
15/30
10
16/30
17/30
15 Bagian Tata Pemerintahan 10 10 0
16 Bagian Umum 33 31 2
17 Lain-lain (Tokoh Masyarakat, Lembaga
Masyarakat,dsb) 12 0 12
Jumlah : 197 147 50
Sumber Data : Bagian Keuangan Setda Grobogan
B. PERUMUSAN MASALAH DAN ANALISIS
Akhir-akhir ini di pelbagai media cetak dan online ramai membahas tentang perjalanan dinas departemen atau kementerian dan aparatur sipil di tingkat provinsi serta kabupaten/kota. Perjalanan dinas asumsinya untuk menunjang kinerja pelayanan birokrasi atau tugas dan fungsi setiap lembaga negara, namun fenomena yang ada sering kali berakhir dengan penyelewengan anggaran perjalanan dinas oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab. Modus yang sering digunakan adalah perjalanan fiktif, tiket palsu, pembayaran ganda dan kelebihan perjalanan dinas masih banyak terjadi di birokrasi.
Banyak sekali salah kaprah mengenai anggaran perjalanan dinas. Anggaran perjalanan dinas menjadi sarana untuk mengambil keuntungan pribadi bagi oknum-oknum PNS di tingkat pusat hingga daerah. Misal, di suatu kementerian ada oknum yang sudah mendapat anggaran perjalanan dinas namun tidak jadi menunaikan tugasnya, hanya sekadar check in tapi sisanya diuangkan. Kemudian di daerah, fenomena yang muncul banyak oknum PNS yang mengambil jatah anggaran perjalanan dinas orang lain, dengan alasan tidak cukup biaya hidupnya selama menunaikan tugas.
Di SKPD Sekretariat Daerah pada saat ini untuk mengendalikan penggunaan anggaran perjalanan dinas masih sangat mungkin terjadinya duplikasi antara Bagian yang satu dengan Bagian yang lain, antara personil yang satu dengan yang lain dalam satu SKPD. Salah satu cara untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan, biasanya masing-masing Bagian menugaskan seorang petugas khusus untuk membuat jadwal secara manual dengan membuat jaring SPPD. Hal itu merupakan cara yang efektif untuk mengendalikan pegawai yang melaksanakan perjalananan dinas dalam kegiatan di Bagian tertentu, manakala pegawai tersebut ternyata melaksanakan tugas di lain Bagian atau di luar SKPD Setda pencatatan secara manual tersebut tidak dapat dilaksanakan. Hal ini biasanya terjadi pada Pejabat Eselon II (Sekretaris Daerah, Staf Ahli Bupati dan Asisten Sekda). Terbukti dengan adanya banyak temuan oleh auditor baik dari inspektorat maupun dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terkait dengan duplikasi penggunaan anggaran perjalanan dinas.
18/30
Mengingat Sekretariat Daerah merupakan salah satu SKPD besar yang mempunyai rentang kendali yang sangat panjang perlu adanya terobosan di bidang teknologi untuk mendukung kinerja Aparatur Sipil Negara. Pengembangan Teknologi informasi akan mendorong tercapainya reformasi birokrasi. Penerapan sistem yang baik dan didukung dengan teknologi akan menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam kinerja aparatur pemerintah. Berbagai tataran birokrasi hampir tidak bisa menghindari penggunaan komputer sebagai alat bantu. Bahwa manajer menggunakan sistem informasi untuk memecahkan masalah dan ketika dalam sistem tersebut terdapat komputer dalam pemecahan masalah maka manajer menggunakan sistem berbasis komputer (Raymond McLeod, Jr dalam Sistem Informasi Manajemen, 221 : 2001).
Kondisi yang diharapkan dengan kondisi saat ini disajikan sebagaimaimana tabel 2 di bawah ini :
Tabel 3
Kesenjangan Kondisi Yang Diinginkan Dengan Kondisi Saat Ini
No Unsur
Manajemen Kondisi yang diinginkan Kondisi saat ini Kesenjangan
1. Man
Adanya tenaga yang khusus menangani Teknologi Informatika
Belum adanya tenaga yang khusus
menangani Teknologi Informatika
Apabila terjadi masalah yang berkaitan dengan TI ketergantungan pada rekanan
No Unsur
Manajemen Kondisi yang diinginkan Kondisi saat ini Kesenjangan
19/30
2. Machine /Peralatan
Sistem Informasi dapat diakses masing-masing pegawai
Belum terbangun Sistem Informasi yamg dapat diakses
masing-masing pegawai
Data seorang pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas tidak dapat terinventarisir
3. Money
/Keuangan
Tersedianya anggaran
untuk membuat aplikasi Belum dianggarkan Perlu dianggarkan
4. Methode
Sistem Informasi yang terbangun menghasilkan data yang transparan dan akuntabel
Pencatatan dilakukan
secara manual Masih banyak terjadi duplikasi pencatatan perjalanan dinas
5. Material
Tersedianya data yang valid dan akuntabel terhadap data perjalanan dinas perorangan
Belum tersedia data rekapitulasi perjalanan
dinas perorangan Pegawai yang melakukan perjalanan dinas tidak dapat mengetahui rekapitulasi perjalanan dinas perorangan
Dari tabel di atas dapat dilihat adanya kesenjangan dalam pelaksanaan penyajian informasi penggunaan anggaran perjalanan dinas di SKPD Sekretariat Daerah Kab.
Grobogan sebagai berikut :
a. Man
Tenaga yang menangani khusus IT bel;um ada, sehingga apabila terjadi masalah terkait dengan IT masih bekerja sama dengan pihak ketiga/rekanan dalam penyelesaiannya.
20/30
b. Machine/Peralatan
Sarana dan prasarana yang ada perlu ditingkatkan, karena belum terbangun Sistem Informasi dapat diakses masing-masing pegawai, sehingga data seorang pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas tidak dapat terinventarisir.
c. Money/Keuangan
Belum tersedianya dana untuk membangun sistem informasi perjalanan dinas yang transparan dan akuntabel.
d. Methode
Masih banyak terjadi duplikasi pencatatan perjalanan dinas, karena pencatatan secara manual belum menggunakan aplikasi. Dengan adanya sistem informasi diharapkan menghasilkan data yang transparan dan akuntabel.
e. Material
Pegawai yang melakukan perjalanan dinas dapat mengetahui rekapitulasi perjalanan dinas masing-masing, dan diharapkan ouput data dari sitem informasi yang dibangun menghasilkan data yang akurat dan akuntabel.
Pada proyek perubahan ini metode analisa yang digunakan adalah leavitt’s model ( 1965 ), yang mana model ini memberikan pendekatan baru untuk memotret kondisi riil permasalahan utama yang ada pada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan.
Dalam mengembangkan sistem dan aplikasi komputer yaitu setiap organisasi terdiri dari 4 elemen interaktif yang saling berkaitan yaitu: pople (SDM), Task (tugas), Structure (struktur), dan Technology (teknologi).
Gambar 2
Diagram Leavitt’s Model
21/30
Structure
Task
Technology
People
22/30
Sumber : Valleta 2005
Leavitt’s menekankan bahwa perubahan sekecil apapun pada salah satu elemen akan berdampak langsung terhadap elemen yang lani, sehingga yang lain harus dapat menyesuaikan dengan perubahan yang ada. Kondisi permasalahan penggunaan anggaran perjalanan dinas di Bagian Keuangan Setda Grobogan dilihat dari 4 (empat) elemen Leavitt’s Model adalah sebagai berikut :
23/30
Tabel 4
Tabel Analisis Leavitt’s Model
Indikator Kondisi Sekarang Kondisi yg diharapkan
Perma
salahan
Penyebab Inovasi
Struc-ture Pegawai sudah memahami tugas pokok dan fungsinya Pegawai sudah memahami tugas pokok dan fungsinya
Techno-
Logy
Belum terbangunnya sistem dan aplikasi komputer perjalanan dinas Adanya sistem dan aplikasi yang membantu pengelolaan anggaran perjalanan dinas
Belum adanya personil yang mampu
merancang dan membuat aplikasi
Tidak adanya programer, analis sistem
Bekerjasama dengan pihak ketiga untuk mengembangkan aplikasi
24/30
Belum ada rekapitulasi penggunaan anggaran perjalanan dinas secara perorangan Tersediannya rekapitulasi penggunaan anggaran perjalanan dinas secara perorangan
Rekapitulasi dibuat ketika ada permintaan dari pihak auditor
Membutuhkan waktu khusus untuk merekap kegiatan
perjalanan dinas Rekapitulasi dapat diketahui melalui software aplikasi
Indikator Kondisi Sekarang Kondisi yg diharapkan
Perma
salahan
Penyebab Inovasi
Poeple Bagian Keuangan tidak memiliki programer, database adminstrator dan analis sistem Bagian Keuangan memiliki programer, database adminstrator dan analis system
Belum adanya personil yang mampu membuat aplikasi
Tidak adanya programer, analis sistem
Bekerjasama dengan pihak ketiga
Task Masih banyak bagian yang menggunakan jaring SPPD sebagai kontrol pengguna perjalanan dinas Kontrol pengguna perjalanan dinas dapat dilaksanakan melalui aplikasi
Sering terjadi duplikasi kegiatan
perjalanan dinas
Belum ada aplikasi
Melalui aplikasi duplikasi perjalanan dinas tidak akan terjadi
25/30
Belum adanya keseragaman dalam pembuatan SP dan SPD Adanya keseragaman dalam pembuatan SP dan SPD
Pembuatan secara manual (Word, Excel)
Belum ada aplikasi
SP dan SPD dapat tercetak melalui aplikasi
Dari tabel di atas dapat dilihat adanya beberapa indikator masih ditemukan permasalahan dalam pelaksanaan penyajian informasi penggunaan anggaran perjalanan dinas di SKPD Setda Kab. Grobogan sebagai berikut :
a. Structure
Pegawai sudah memahami tugas pokok dan fungsinya, jadi pada indikator ini tidak ditemukan masalah.;
b. Technology
Belum seluruhnya jaringan Intranet di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah dan Bupati/wakil Bupati, sehingga dibutuhkan sarana dan prasarana untuk pengembangan jaringan komunikasi yang terintegerasi. Dengan aplikasi sistem informasi perjalananan dinas duplikasi kegiatan dalam melakukan perjalanan dinas seseorang tidak akan terjadi.
c. People
Bagian Keuangan tidak memiliki programer, database adminstrator dan analis sistem, sehingga merancang dan membuat software aplikasi bekerja sama dengan pihak
26/30
ketiga/rekanan.
d. Task
Kewajiban dari masing-masing bagian dari organisasi ini yang harus dilaksanakan sesuai dengan kewenangannya. Identifikasi tugas utama dari sebuah unit kerja organisasi termasuk tugas rutin dan tugas kunci. Adanya pembuatan sistem dan aplikasi yang membantu pengelolaan anggaran perjalanan dinas, sehingga diperoleh data yang valid berkaitan dengan pertanggungjawaban baik secara administrasi maupun bukti riil masing-masing personil yang melakukan kegiatan perjalanan dinas.
Dari analisa di atas dapat kita simpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi dalam penggunan anggaran perjalanan dinas di Bagian Keuangan Sekretariat Daerah selain semakin kurangnya personil/ aparat sehingga perlu strategi mendayagunakan sumber daya manusia yaitu memfasilitasi dengan teknologi informasi.
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka gagasan perubahan yang akan diambil adalah : pemanfaatan teknologi Informasi dalam pengelolaan anggaran perjalanan dinas yang transparan dan akuntabel SKPD Sekretariat Daerah Kab. Grobogan.
Tabel 5
Intervensi Terhadap Komponen Lainnya
Komponen Kondisi Komponen Komponen Yang Paling Perlu Diintervensi
Dampak Perubahan Komponen yang Paling Perlu Intervensi Terhadap Komponen Lain
27/30
TEKNOLOGI
(Technology)
Ø Belum terbangunnya sistem dan aplikasi komputer perjalanan dinas
Ø Belum ada
rekapitulasi penggunaan anggaran perjalanan dinas secara perorangan
Perlu adanya sistem dan aplikasi yang membantu pengelolaan anggaran perjalanan dinas yang mampu mencatat rekapiltulasi perjalanan dinas perorangan secara benar dan transparan
Tugas
Tersedianya sistem informasi untuk perjalanan dinas yang terintegrasi antar bagian yang dapat diakses oleh semua karyawan/ti Setda Grobogan.
Struktur
Menjadi sarana bersama yang efektif untuk menjalankan pelaporan yang terintegrasi antara stakeholder
SDM
Perlu penyiapan SDM yang mengerti dan mempunyai komitmen untuk
melaksanakan sistem informasi pelaporan ini
Berdasarkan hasil Benchmarking di Kabupaten Badung Prop. Bali pada tanggal 5 dan 6 September 2017 di 2 (dua) locus yaitu Dinas Kesehatan dan Dinas Pertanian
28/30
dan Pangan Kab. Badung, telah melakukan terobosan dan inovasi di bidang kesehatan dan pertanian dalam rangka untuk peningkatan dan pemerataan kesejehateraan warga masyarakat, hal tersebut dapat dilihat dari beberapa indikator diantaranya:
1. Komitmen pimpinan di Kab. Badung sangat diperlukan dalam rangka mensukseskan sebuah program inovasi suatu organisasi yang sesuai dengan nilai-nilai budaya lokal (kearifan lokal) dalam rangka pendekatan kepada masyarakat setempat sehingga sejalan dengan kebiasaan dan norma yang berlaku dalam komunitas;
2. Sinergitas antara stakeholder di Kab. Badung sangat diperlukan dalam membangun komunikasi dan koordinasi dalam suatu pencapaian dan mempercepat keberhasilan suatu program kegiatan secara berkesinambungan;
3. Teknologi sangat diperlukan untuk mempermudah, mempercepat dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi
Dari hasil diagnosa organisasi dan nilai-nilai dari benchmarking, di samping terobosan inovasi dengan penyederhaan prosedur, pemanfaatan teknologi informasi sangat diperlukan untuk membangun sistem yang lebih mudah diakses, lebih simpel, lebih transparan dan akuntabel, maka judul yang diambil adalah: "Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas (Si JALDIN) yang Transparan dan Akuntabel di Sekretariat Daerah Kab. Grobogan” dipilih Project Leader sebagai Inovasi perubahan pada permasalahan yang dihadapi.
Manfaat
1. MANFAAT PERUBAHAN
a. Bagi pegawai/pelaku perjalanan dinas :
Para pelaku perjalanan dinas dapat mengetahui rekapitulasi perorangan selama melaksanakan kegiatan perjalanan dinas sekaligus besarnya biaya, karena aplikasi ini dapat diakses oleh masing-masing pelaku perjalanan dinas.
b. Bagi Bagian Keuangan :
- Terwujudnya efisiensi waktu dalam perhitungan (verifikasi) besarnya biaya perjalanan dinas sesuai dengan standarisasi biaya yang secara sistematis sudah terintegerasi dengan aplikasi, sehingga waktu tersedia dapat untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.
- Meminimalisir kesalahan pembayaran yang disebabkan oleh ketidaksesuaian dengan indeks standarisasi maupun duplikasi kegiatan perjalanan dinas baik dalam
29/30
daerah maupun luar daerah.
- Tercapainya tertib administrasi laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran perjalanan dinas.
c. Bagi Pemerintah Daerah :
Kedepan, dengan akan diterapkannya pembayaran non tunai di Kabupaten Grobogan rekapitulasi biaya perjalanan dinas seseorang akan sangat bermanfaat dalam proses transaksional dengan pihak perbankan.
Milestone
1. Koordinasi Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan
2. Pembuatan SK Tim Efektif Proyek Perubahan
3. Analisa Kebutuhan Desain Sistem Aplikasi
4. Membangun MOU dengan Penyedia Jasa/Pihak Ketiga
5. Pembuatan Aplikasi SI JALDIN
6. Uji Coba Aplikasi SI JALDIN
7. Bimbingan Teknis/Sosialisasi Aplikasi Si JALDIN
8. Penerapan Aplikasi
9. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Proyek Perubahan
30/30
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 27 Jan 2022 13:58:09
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
