BAB IV HASIL PENELITIAN

(1)

39 A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Gambaran Rumah Sakit

RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan bagi pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912 Doorgangshuizen Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin, sebuah gedung tua yang dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl. Cendrawasih, Tawang dengan nama Doorgangshuizen Tawang. Kemudian pada tanggal 21 Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang berubah status menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang (Kranzinningenggestichten). Menerima perawatan pasien-pasien psikotik mulai tanggal 2 Februari 1928. Tanggal tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang.

Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto No.

347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat

Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino

Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama psikiater

pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah. Tanggal 1 Januari

2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah

nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo

(2)

Semarang Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan SK Gubernur No.

440/09/2002, Pebruari 2002.

Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian Rumah Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka inovasi dan kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut untuk dapat makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan (diversifikasi).

2. Deskripsi Lingkungan

Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan, Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ± 60.000 m

²

. Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa Tengah.

3. Visi, Misi dan Motto Visi

”Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu”.

Misi

a. Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa paripurna.

b. Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.

c. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.

(3)

d. Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa.

Motto

APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan 4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan

a. Instalasi Rawat Jalan

1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater)

2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu, DPJP Psikiater)

3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu) 4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu) 5) Psikoterapi (DPJP Psikiater)

6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater) 7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf) 8) Umum (DPJP Dokter Umum) 9) Gigi (DPJP Dokter Gigi)

10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi) Melayani pemeriksaan dan pengukuran :

1) IQ ( kecerdasan )

2) EQ ( kecerdasan emosi ) 3) Kemampuan khusus/bakat 4) Jurusan pendidikan

5) Seleksi pekerjaan 6) Pegembangan SDM

7) Psikometri (DPJP Psikiater)

8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu)

(4)

9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum) 10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater) 11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP Psikiater) Pelayanan lain :

1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat 2) Pelayanan hotline service

3) Electro Convulsive Therapy 4) Pelayanan Rehabilitasi Medik 5) Pelayanan Rehabilitasi Mental 6) Klinik/Konsultasi Gizi

b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam Pelayanan one day care

c. Instalasi Rawat Inap

1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri) 2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja

3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri

4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf 5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri

d. Pelayanan Penunjang 1) Brainmapping

2) Elektro Encefalografi (EEG) 3) Epilepsy Monitoring

4) Electro Kardiografi (EKG) 5) Densitometry

6) Neurokognitif

(5)

7) Stress analyzer

8) Personality Test Menthal Capacity

B. Gambaran Unit Rekam Medis 1. Visi dan Misi URM

a. Visi URM

Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat untuk mendukung visi rumah sakit

b. Misi URM

1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis.

2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui pengelolaan Rekam Medis.

3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan prosedur yang berlaku.

2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang (terlampir).

Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis:

a. Kepala Rekam Medis :J. Caturwati, A.Md PK b. TPPRI dan TPPGD :Y. Aji Rahardjanto

Ika Yulianti, A.Md Eko Agus H, A.Md PK Dian Ayu, A.Md PK

c. TPPRJ :Ulfa Amalia S.KM

Ari Astuti, A.Md PK

(6)

d. Asembling :Khusnul Khotimah, A.Md PK Andrias Dimas, A.Md PK Ermi Nurjana, A.Md. Pk Bambang S

e. Koding :Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk

Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS)

Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS)

f. Indexing :Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk

g. Analising Reporting :Megawati Ningtyas, Amd. Pk Yoga Yudha, Amd. Pk h. Filling :Achmad Subagio, A.Md. Pk

Widodo

Dwi Hari Purwadi

3. Tugas Pokok dan Fungsi Karyawan di Subunit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis

Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Memimpin

a) Melakukan bimbingan kepada stafnya

b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya 2) Perencanaan

a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis

(7)

b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar

3) Pengawasan

a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis

4) Wewenang

a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya

b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang berkaitan dengan :

(1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung.

(2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis (3) Memberikan Sanksi

c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan / pengolahan data rekam medis

d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis 5) Tanggung Jawab

a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam Medis

b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf bawahannya

c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam Medis

d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis e) Menjaga kebersihan lingkungan setempat

b. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(8)

Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdiri dari 2 orang dengan jenjang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat dan D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok dan fungsi antara lain :

1) Melaksanakan kelancaran pelayanan pendaftaran rawat jalan.

2) Memantau dan melaksanakan penggunaan nomor rekam medis dari komputer / sistem billing agar tidak terjadi satu pasien memperoleh lebih dari satu nomor RM.

3) Melayani pendaftaran bagi pasien yang akan berobat.

4) Menginput data identitas pasien dangan benar kedalam komputer . 5) Ketepatan identitas pasien di pendaftaran rawat jalan baik pada

komputer maupun DRM

6) Mencetak lembar RM.1 dan resume rawat jalan.

7) Mendistribusikan DRM ke unit terkait sesuai hasil skrining.

8) Memberikan informasi yang dibutuhkan pasien.

9) Mencetak kunjungan rawat jalan selesai pelayanan setiap hari.

10) Menerima pengembalian DRM rawat jalan dari unit terkait / poli.

11) Mengcrosscheck dokumen yang kembali dengan print out data kunjungan.

12) Menyerahkan DRM ke bagian koding.

13) Membuat laporan SPM penyedia dan dokumen rawat jalan setiap awal bulan.

14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan yang diberikan oleh atasanya.

15) Mendukung pelaksanaan akreditasi.

c. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Gawat Darurat

(9)

Petugas pendaftaran pasien GD dan RI terdiri dari 5 orang dengan 2 orang berpendidikan SLTA dan 3 orang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap dilakukan 3 shift. Tugas pokok dan fungsi TPPRI, yaitu :

1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun gawat darurat.

2) Menyiapkan DRM baru maupun lama dan form rawat inap lainya, untuk diisi oleh dokter jaga dan perawat sesuai pelayanan yang diberikan.

3) Melengkapi data sosial pada formulir – formulir RM rawat inap.

4) Mencetak stiker label yang berisi identitas pasien.

5) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk dikirim kebangsal pasien dirawat.

6) Mengembalikan DRM ke URM untuk diolah dan disimpan.

Sedangkan tugas pokok dan fungsi TPPGD, yaitu : 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di IGD.

2) Melakukan entry pendaftaran (registrasi) pada sistem billing.

3) Mencetak RMI 1, RMI 3, RMI 4, stiker label dan KIB untuk pasien baru.

4) Menyusun DRM pasien baru dan menyatukan DRM pasien lama.

5) DRM diserahkan ke petugas IGD.

6) Mengarahkan keluarga pasien duduk di runang tunggu untuk

menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / meminta

keterangan perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD.

(10)

7) Pasien dengan keadaan gawat dan darurat akan dirujuk untuk rawat inap, namun apabila keadaan masih stabil dan terkendali cukup dirujuk rawat jalan.

8) Untuk pasien yang dirujuk rawat inap, petugas akan menginput data pasien ke dalam sistem billing dan dicetakkan form RI.

9) DRM RI yang sudah lengkap diserahkan ke bangsal sesuai dengan bangsal pasien.

d. Petugas Assembling

Petugas Assembling di RSJD dr Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki pokok sebagai berikut:

1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI dengan menuliskan tanggal pengembalian.

2) Memisahkan DRM dari bangsal berdasarkan rawat jalan dan rawat inap.

3) Merakit DRM rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir yang ditetapkan.

4) Menganalisa kuantitatif DRM rawat inap kemudian menandai formulir dengan melingkari kolom S (S-Bar), E (ECT Premed-Non Premed), B (Asessment Bunuh diri), F (Fiksasi).

5) Mengendalikan DRM dengan menuliskan ketidaklengkapan DRM memakai KK dan diletakkan sesuai dengan bangsal, lalu DRM akan diberikan menurut bangsal dengan waktu 2x24 jam.

6) Menginput ke komputer DRM rawat inap /IGD untuk menghasilkan

laporan tentang pengembalian DRM dan kelengkapan DRM.

(11)

7) Mengendalikan catatan penggunaan nomor RM dari billing sistem RS agar tidak terjadi penggandaan no RM ada pasien.

8) Formulir RM yang diabadikan seperti formulir resume rawat inap, IC tindakan medis, IC tindakan anestesi, formulir ECT Premedikasi, formulir ECT Non premedikasi, formulir laporan ECT Premedikasi dan Non Premedikasi, formulir transfusi darah di scanner oleh petugas assembling.

9) Memilah DRM berdasarkan cara pembayaran yaitu umum, BPJS, Jamkesda.

10) Mengirimkan DRM ke bagian koding.

e. Petugas Koding / Indeksing

Petugas Koding / Indeksing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Menerima DRM dari petugas asembling.

2) Membaca diagnosis yang ditulis oleh dokter dan menetapkan diagnosa menggunakan ICD-10 dengan melihat perjalanan penyakit.

3) Membaca prosedur / tindakan yang diberikan oleh dokter ke pasien dan menetapkan kode tindakan menggunakan ICD-9 dengan melihat lembar hasil prosedur / tindakan.

4) Menginput diagnosa kedalam billing system.

5) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit,

prosedur / tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks

dokter.

(12)

6) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks.

7) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks tindakan medis, indeks mortalitas.

8) Melaksanakan kelancaran coding entri data BPJS.

9) Menerima DRM yang masuk BPJS dari assembling baik pasien baru / pasien lama dari poliklinik maupun IGD.

10) Melakukan crosscheck antara DRM pasien BPJS yang akan dientry dengan kunjungan pasien rawat jalan dan data pasien pulang bagi rawat inap.

11) Mengentri data BPJS ke dalam program INA CBG’s.

f. Petugas Analising / Reporting

Petugas Analising / Reporting di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.

2) Mendistribusikan sensus informasi paien pada unit terkait.

3) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.

4) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.

5) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk

penyuusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi,

radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik,

pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan

laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.

(13)

6) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit terkait.

7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya

8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit

9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit 10) Membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke

Depkes dengan Sistem online.

g. Petugas Filing

Petugas Filing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, dan dibantu staf lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan

penyimpanan DRM.

2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk ber berbagi keperluan dengan memberikan tracer, sebagai keterangan bahwa DRM sedang dipinjam.

3) Prosedur pengambilan DRM dengan menempelkan stiker label pada tracer yang tercetak melalui billing system, yang terhubung dengan pendaftaran rawat jalan dan gawat darurat.

4) Membuat JRA (jadwal retensi arsip).

5) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan.

(14)

6) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

7) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

8) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ).

9) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

10) Mengisi buku ekspedisi bukti penerimaan dan peminjaman DRM dari berbagai unit terkait.

C. Hasil Penelitian

1. Karakteristik Petugas Filing tentang retensi Tabel 4.1

Karakteristik Petugas Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

No Nama Pelatihan Retensi

Usia (th)

Lama Kerja

Pendidikan Terakhir

Pengalaman Kerja Ya Tidak

1. B  53 10 th DIII RMIK Pertama kali kerja di bagian

assembling, kemudian menjadi Ka. RM RSJD Dr.

Amino

Gondohutomo Semarang.

2. C  33 3 th DIII RMIK Pertama kali kerja di bagian

TPPGD/TPPRI

(15)

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.

3. D  57 12 th SLTA Pertama kali kerja di bagian

rehabilitasi RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang.

Sumber : hasil wawancara petugas filing

Berdasarkan hasil tabel diatas diketahui bahwa karakteristik petugas filing di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang 2 petugas filing belum pernah mengikuti pelatihan tentang pelaksanaan retensi dan tidak mempunyai petugas khusus untuk melaksanakan retensi.

Petugas yang melakukan retensi diambil dari bagian filing dan dibantu dari unit rekam medis.

2. Kebijakan Retensi DRM

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang diketahui bahwa, Rumah Sakit sudah terdapat kebijakan mengenai retensi dokumen rekam medis, yang berbunyi sebagai berikut:

a) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008,

tentang rekam medis / medical record.

(16)

b) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011, tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.

c) SK Dirjen. Yanmed. No : YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, tentang Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II tahun 2006

d) Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor YM.00.02.2.2.837 tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk SPO

e) SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang Tentang Penyimpanan, Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis.

Tabel 4.2 Hasil wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah mempunyai kebijakan tentang retensi?

Sudah Sudah Sudah Sudah

2 Apakah anda mengerti isi dari kebijakan retensi ?

Ya Tidak tahu

Tidak tahu

Tidak tahu Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing

Kebijakan disusun dengan tujuan memberi tuntunan dalam

pembuatan prosedur yang akan ditetapkan mengenai retensi

dokumen rekam medis. Kebijakan RSJD Dr. Amino Gondohutomo

Semarang sudah memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur

tetap mengenai retensi dokumen rekam medis.

(17)

3. Protap Retensi DRM

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di RSJD Dr.

Amino Gondohutomo Semarang, rumah sakit sudah mempunyai protap retensi, dalam protap tersebut tidak dicantumkan jadwal retensi arsip (JRA) untuk mengetahui masa penyimpanan DRM berdasarkan diagnosis tertentu dan tidak waktu yang ditentukan untuk pelaksanaan retensi secara periode. Pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai dengan protap yang ada. Petugas memilih berkas rekam medis pasien aktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir, menjajarkan berkas rekam medis pada rak inaktif, berkas rekam medis disimpan berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) dan dijajarkan berdasarkan tahun

kunjungan.

Tabel 4.3 Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah mempunyai protap

retensi?

Sudah Sudah Sudah Sudah

2 Apakah anda mengerti isi dari protap retensi ?

Ya Ya Ya Tidak

tahu 3 Apakah pelaksanaan

retensi sudah sesuai dengan protap yang ada ?

Sudah Sudah Sudah Sudah

(18)

4 Apakah dalam protap terdapat jadwal retensi arsip ?

Tidak ada

Tidak tahu

5. Apakah ada waktu yang ditentukan untuk

pelaksanaan retensi secara periode dalam protap ?

Tidak ada,

Tidak ada

Tidak tahu

Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, rumah sakit

sudah mempunyai protap retensi, tetapi salah satu petugas filing ada

yang tidak tahu mengenai isi tentang protap retensi karena petugas

tersebut tidak berlatar pendidikan rekam medis. Dalam protap tidak

dicantumkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan tidak ada waktu yang

ditentukan untuk pelaksanaan retensi secara periode. Pelaksanaan

retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai

dengan protap yang ada. Petugas memilih berkas rekam medis

pasien aktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir, menjajarkan

berkas rekam medis pada rak inaktif, berkas rekam medis disimpan

berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) dan dijajarkan berdasarkan

kelompok angka akhir dan tahun kunjungan.

(19)

4. Sarana Retensi

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan diketahui bahwa, sarana yang digunakan dalam pelaksanaan retensi DRM aktif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang, sebagai berikut:

a. Tracer

RSJD Dr. Amino Gondohutomo sudah menggunakan tracer secara elektronik sehingga memudahkan petugas dalam pencarian DRM tanpa harus menulis secara manual lagi karena tracer sudah otomatis langsung tercetak.

b. Daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif

Digunakan sebagai bukti berapa banyak DRM aktif yang sudah diretensi/dipindahkan ke inaktif.

Dari hasil observasi tersebut ada Dr. Amino Gondohutomo Semarang tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana untuk melakukan retensi.

Tabel 4.4 Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

B C D

1 Apakah rumah sakit sudah pernah melakukan

retensi?

Sudah Sudah Sudah

2 Apa saja sarana yang digunakan untuk melakukan retensi ?

Daftar peminda han

Daftar

peminda

han

(20)

DRM aktif ke inaktif, dan tacer.

3 Apakah rumah sakit mempunyai tracer, KIUP dan indeks penyakit ?

Ya Ya Ya

4 Apakah KIUP dan indeks penyakit digunakan sebagai alat retensi ?

Tidak Tidak Tidak

Sumber : hasil wawancara petugas filing

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, sarana retensi di rumah sakit adalah tracer daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif sebagai bukti telah dilakukan retensi. RSJD Dr. Amino Gondohutomo tidak menggunakan KIUP dan indeks penyakit sebagai sarana pelaksanaan retensi.

5. Jadwal Pelaksanaan Retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang

RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tidak mempunyai

jadwal pelaksanaan retensi. Pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino

Gondohutomo Semarang tidak terjadwal, jadi retensi akan dilakukan

apabila petugas memiliki waktu longgar sehingga pelaksanaannya

belum optimal.

(21)

6. Standar Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) MKI 12 Tentang Retensi

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan diketahui bahwa, pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang belum sesuai dengan standar akreditasi MKI 12, karena semua petugas filing tidak paham tentang standar akreditasi tersebut sehingga petugas filing tidak mengetahui tata cara pelaksanaan retensi berdasarkan standar akreditasi KARS MKI 12.

Untuk pelaksanaan retensi berdasarkan standar akreditasi KARS MKI 12 dengan cara sebagai berikut:

a. Sebelum melakukan retensi harus melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA) dahulu untuk mengetahui waktu masa penyimpanan DRM sesuai dengan diagnosis tertentu.

b. Lihat tanggal kunjungan terakhir pasien berobat, dengan menggunakan alat-alat retensi yaitu kartu indeks utama pasien (KIUP), indeks penyakit, dan tracer.

c. Apabila tanggal kunjungan terakhir berobat sudah lebih dari 5

(lima) tahun dan pasien tidak datang lagi maka DRM pasien akan

diretensi dengan memindahkan DRM aktif ke inaktif untuk

dipersiapkan nilai guna untuk diabadikan atau dimusnahkan dan

dalam rak inaktif akan disimpan selama 2 (dua) tahun.

(22)

Tabel 4.5 Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

A B C D

1 Apakah rumah sakit sudah terakreditasi ?

Sudah, pada bulan oktober

2015

Sudah, pada bulan oktober

2015

Sudah, pada bulan oktober

2015

Sudah, pada bulan oktober

2015 2 Apakah ada perubahan

pada protap dan kebijakan setelah akreditasi ?

Tidak ada

Tidak tahu

3 Apakah anda mengerti tentang standar akreditasi KARS MKI 12 tentang retensi ?

Ya Tidak tahu

Tidak tahu

4 Apakah pelaksanaan retensi sudah sesuai dengan standar akreditasi KARS MKI 12 ?

Sudah Tidak tahu

Tidak tahu

Sumber : hasil wawancara Ka. RM dan petugas filing Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala URM dan petugas filing, pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang sudah sesuai dengan standar akreditasi MKI 12, tetapi semua petugas filing tidak paham tentang standar akreditasi tersebut.

Dokumen aktif disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya 5

(23)

(lima) tahun, apabila dalam waktu tersebut pasien tidak datang kembali maka DRM pasien akan diretensi dengan dipindahkan ke rak inaktif untuk persiapan nilai guna.

7. Pelaksanaan Retensi DRM Aktif

Tabel 4.5 Hasil Wawancara

No Pertanyaan Petugas

B C D

1 Apakah rumah sakit sudah pernah melaksanakan retensi ?

Sudah Sudah Sudah

2 Apakah anda mengetahui bagaimana ketentuan lamanya penyimpanan DRM aktif ?

Ya, DRM aktif disimpan sekurang- kurangnya 5 tahun

Ya, DRM aktif disimpan sekurang- kurangnya 5 tahun 3 Apakah anda tahu

bagaimana tahapan pelaksanaan retensi ?

Ya Ya Tidak tahu

4 Apakah rumah sakit mempunyai JRA ?

Tidak Tidak Tidak

5 Apa saja sarana yang digunakan untuk

Tracer dan daftar

Tracer

dan daftar

(24)

pelaksanaan retensi ? pemindah an DRM aktif ke inaktif.

pemindah an DRM aktif ke inaktif.

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing, tata cara pelaksanaan retensi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang, yaitu:

a. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen rekam medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b. Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif sesuai daftar yang tercantum dalam JRA dan sesuai dengan ketentuan masa penyimpanan aktif rawat jalan maupun rawat inap 5 tahun (berdasarkan tanggal kunjungan terakhir).

c. Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif berdasarkan kelompok angka akhir.

d. Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif pada rak inaktif dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).

e. Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan kelompok angka akhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan nilai guna (pengabadian resume dan informed consent).

Berdasarkan hasil observasi, untuk pelaksanaan retensi DRM

dilakukan dengan cara sebagai berikut:

(25)

a. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen rekam medis kemudian mencatat data ke dalam buku Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b. Petugas mengambil dokumen rekam medis dari rak aktif sesuai daftar yang tercantum dalam JRA dan sesuai dengan ketentuan masa penyimpanan aktif rawat jalan maupun rawat inap 5 tahun (berdasarkan tanggal kunjungan terakhir).

c. Petugas mengelompokkan dokumen rawat jalan inaktif berdasarkan kelompok angka akhir.

d. Petugas menyimpan dokumen rawat jalan inaktif pada rak inaktif dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).

e. Petugas menyimpan dokumen rawat inap berdasarkan kelompok

angka akhir dan tahun kunjungan, untuk dipersiapkan nilai guna

(pengabadian resume dan informed consent).