POLICY BRIEF. PENGENDALIAN PELAKSANAAN PRESENSI & EVALUASI KINERJA PEGAWAI DI RSUD PROF.Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO

Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian

RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto Tahun 2019

PENGENDALIAN PELAKSANAAN PRESENSI

& EVALUASI KINERJA PEGAWAI

DI RSUD PROF.Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO

POLICY BRIEF

ii ABSTRACT

Salah satu kewajiban pegawai berdasarkan Peraturan Pemerintah No 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, Pegawai Negeri Sipil (PNS) wajib masuk kerja dan menaati peraturan jam kerja. Hal ini kemudian diikuti dengan terbitnya Peraturan Gubernur No 51 tahun 2016 tentang Hari dan Jam Kerja serta Penilaian Kinerja secara Elektronik Aparatur Sipil Negara dilingkungan Provinsi Jawa Tengah, dimana di dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa setiap ASN diberlakukan 5 (llima) hari kerja dimulai dari hari Senin sampai dengan Jum’at dan wajib masuk kerja mulai pukul 07.00 WIB dan pulang pukul 15.30 WIB, kecuali unit kerja yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dan memberikan pelayanan yang bersifat mendesak diberlakukan jam kerja khusus dengan persetujuan Gubernur. Jumlah jam kerja efektif paling sedikit adalah 37 jam 30 menit (tiga puluh tujuh jam tiga puluh menit). RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto tidak mengikuti 5 (lima) hari kerja akan tetapi dengan menerapkan jam kerja khusus.

RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto membagi jam kerja menjadi 3 bagian yaitu : a. Lima hari kerja, b. Enam hari kerja, c. Shift. Berdasarkan data pegawai di Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdapat 1.154 pegawai yang melaksanakan kerja shift dari total pegawai 1.770 pegawai atau sebanyak 65.19%. Hal ini berarti bahwa sebagian besar pegawai di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto melaksanakan jam kerja shift. Sehubungan dengan hal tersebut maka diperlukan perhatian ekstra untuk memantau pegawai-pegawai yang melaksanakan jam kerja shift agar pada saat pelaksanaan evaluasi finger print tidak terjadi kesalahan. Karena evaluasi finger terkait dengan evaluasi kinerja pegawai. Peraturan Gubernur No 51 tahun 2016 menyebutkan bahwa Evaluasi kinerja PNS sebagai dasar pembinaan karier, pemberian tunjangan kinerja atau tambahan penghasilan dan keperluan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh karena itu, perhitungan evaluasi kinerja harus tepat dan akurat untuk menghindari komplain pegawai yang bersangkutan dan kesalahan dalam pengambilan keputusan ataupun kebijakan terkait dengan hasil evaluasi kinerja tersebut. Berdasarkan hasil observasi lapangan dan hasil presensi masih terdapat pegawai yang hadir diatas jam mulai masuk kerja dan pulang masih dalam jam kerja, serta mengesampingkan tugas pokoknya atau dikarenakan kurangnya tanggung jawab dari pegawai tersebut.

Berdasarkan hal tersebut, RSUD Prof. Dr. Margono ingin mengetahui kebijakan apa yang dapat diterapkan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Kebijakan yang dapat diterapkan di RSUD prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto adalah sebagai berikut : 1. Merekrut 1 (satu) orang pegawai khusus yang bertugas dan bertanggungjawab

terhadap pelaksanaan presensi;

2. Melakukan ronde oleh pejabat struktural eselon IV ke unit-unit dibawahnya secara mendadak secara terus menerus dan berkesinambungan;

3. Membuka jam pelayanan terutama poliklinik tepat waktu;

4. Memberlakukan kartu izin pegawai bagi pegawai yang akan meninggalkan ruangan dengan melibatkan petugas keamanan dan petugas parkir;

5. Melaksanakan sosialisasi secara terus menerus tentang kedisiplinan dan evaluasi kinerja pegawai.

Agar memperoleh hasil yang optimal, seluruh alternatif kebijakan tersebut sebaiknya dilaksanakan dan digabung menjadi satu kebijakan yaitu “Evaluasi Presensi dan Evaluasi Penilaian Kinerja bagi Pegawai di Lingkungan RSUD Prof.

Dr. Margono Soekarjo Purwokerto.

1 BAB I PENDAHUAN

Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara sebagaimana tercantum dalam pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, perlu dibangun tenaga kerja atau pegawai yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Pegawai adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk mewujudkan pegawai sebagai bagian dari reformasi birokrasi, perlu ditetapkan pegawai sebagai profesi yang memiliki kewajiban mengelola dan mengembangkan dirinya dan wajib mempertanggungjawabkan kinerjanya dan menerapkan prinsip merit system, yaitu kebijakan dan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) berdasarkan kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar.

Dalam agenda reformasi birokrasi, dalam rangka menyelenggarakan pemerintah yang produktif, efektif, efisien dan ekonomis, Pemerintah telah menyiapkan berbagai instrumen peraturan pemerintah dan kebijakan lainnya terkait dengan pedoman penyelenggaraan reformasi birokrasi. Salah satu instrumen tersebut antara lain dengan telah dikeluarkannya PP No. 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai pengganti PP No. 30 Tahun 1980. Dalam peraturan tersebut disebutkan apa saja yang menjadi kewajiban dan larangan Pegawai Negeri Sipil beserta konsekuensinya.

Salah satu kewajiban pegawai berdasarkan Peraturan Pemerintah No 53 tahun

2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, BAB II tentang Kewajiban dan

Larangan, Bagian kesatu Kewajiban, Pasal 3 ayat 11 adalah Pegawai Negeri Sipil

wajib masuk kerja dan menaati peraturan jam kerja. Hal ini kemudian diikuti dengan

terbitnya Peraturan Gubernur No 51 tahun 2016 tentang Hari dan Jam Kerja serta

Penilaian Kinerja secara Elektronik Aparatur Sipil Negara dilingkungan Provinsi

Jawa Tengah, dimana di dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa setiap ASN

2

diberlakukan 5 (lima) hari kerja dimulai dari hari Senin sampai dengan Jum’at dan wajib masuk kerja mulai pukul 07.00 WIB dan pulang pukul 15.30 WIB. Hal tersebut dikecualikan kepada unit kerja yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dan unit kerja yang memberikan pelayanan yang bersifat mendesak. Dua unit kerja tersebut diberlakukan jam kerja khusus dengan persetujuan Gubernur.

Jumlah jam kerja efektif paling sedikit adalah 37 jam 30 menit (tiga puluh tujuh jam tiga puluh menit).

Sesuai dengan Peraturan Gubernur No 51 Tahun 2016, Pasal 9 ayat (1) disebutkan bahwa setiap perangkat daerah dan unit kerja wajib menyelenggarakan sistem presensi. Hal ini bermaksud untuk memantau kehadiran ASN dalam memenuhi ketentuan hari dan jam kerja. Terpenuhinya ketentuan hari dan jam kerja sebagai salah satu indikator disiplin kerja yang merupakan salah satu aspek perilaku kerja.

Dalam Peraturan Gubernur No 51 Tahun 2016 juga dijelaskan tentang Penilaian Kinerja Pegawai, dimana yang dimaksud dengan penilaian kinerja adalah hasil kerja yang dicapai setiap pegawai pada satuan organisasi. Penilaian Kinerja dapat digunakan sebagai pembinaan karier, pemberian tunjangan kinerja atau tambahan penghasilan, dan keperluan lainnya berdasarkan peraturan perundang- undangan. Penilaian kinerja dilakukan secara objektif, terukur, akuntabel, partisipatif, dan transparan.

Penilaian kinerja pegawai terdiri dari dua unsur yaitu : a. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

Penyusunan SKP disepakati oleh pegawai yang bersangkutan dengan Pejabat Penilai Kinerja dengan memperhatikan :

- Perencanaan strategis instansi;

- Perjanjian Kinerja;

- Organisasi dan tata kerja;

- Uraian jabatan;

- SKP Atasan langsung.

b. Perilaku Kerja

Perilaku kerja meliputi aspek : - Orientasi pelayanan;

- Komitmen;

- Inisiatif kerja;

- Disiplin;

- Kerja sama;

- Kepemimpinan.

3

RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Provinsi Jawa Tengah yang memberikan pelayanan kepada masyarakat, sehingga dalam hal hari dan jam kerja, RSUD Prof.

Dr. Margono Soekarjo tidak mengikuti 5 (lima) hari kerja akan tetapi dengan menerapkan jam kerja khusus dengan persetujuan Gubernur dengan tetap memperhatikan jumlah jam kerja yaitu minimal 37 jam 30 menit (tiga puluh tujuh jam tiga puluh menit).

Pegawai di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo terdiri dari : a. Pegawai Negeri Sipil (PNS);

b. Pegawai BLUD Non PNS Tidak Tetap; dan c. Pegawai Kontrak Mitra.

Selain terdiri dari beberapa jenis pegawai, RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo

juga terdiri dari berbagai jenis tenaga dan jam kerja yang disesuaikan dengan

kebutuhan pelayanan pasien. Kondisi tersebut memerlukan kebijakan khusus dan

dukungan dari manajemen terkait sistem dan sarana prasarana dalam rangka

mendukung kegiatan tersebut.

4 BAB II PERMASALAHAN

RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto memiliki Sumber Daya Manusia Kesehatan (SDMK) sebanyak 1.770 orang pegawai. Agar pelayanan dapat berjalan dengan lancar, RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto membagi Hari dan Jam Kerja menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Lima Hari Kerja

Jam kerja hari Senin – Jum’at : 07.00 – 15.30, dengan waktu istirahat 1 jam yaitu pukul 12.00 – 13.00, sehingga total jam dalam 1 (satu) pekan adalah 37.5 jam.

Hari Sabtu ada jadual piket bulanan dengan jam kerja mengikuti jam kerja poliklinik yaitu pukul 07.00 – 12.30, sehingga semua pelayanan administrasi tetap buka.

Adapun unit kerja yang mengikuti jadual lima hari kerja adalah : a. Pejabat Struktural

b. Staf Administrasi Tata Usaha

c. Staf Administrasi Organisasi dan Kepegawaian d. Staf Administrasi Rumah Tangga

e. Staf Administrasi Program

f. Staf Administrasi Monitoring dan Evaluasi g. Staf Akuntansi

h. Bendahara Pengeluaran dan Gaji i. Staf Administrasi Bidang

j. Instalasi Pemeliharaan Limbah Rumah Sakit 2. Enam Hari Kerja

Jam kerja hari Senin – Kamis : 07.00 – 14.00 Jam kerja hari Jum’at : 07.00 – 11.00 Jam kerja hari Sabtu : 07.00 – 12.30

Waktu istirahat tidak diberlakukan secara khusus akan tetapi dilaksanakan secara bergantian, sehingga total jam dalam sepekan 37.5 jam.

Adapun unit kerja yang mengikuti jadual 6 hari kerja adalah : a. Staf Rekam Medik :

- Arsip;

- EDP;

- Loket Pendaftaran (datang dan pulang 30 menit lebih awal);

- Koder

5

b. Staf Monitoring Evaluasi on call (petugas pendaftaran) c. Bendahara Penerimaan

d. Pembantu Bendahara Penerimaan

e. Kasir Pendaftaran (datang dan pulang 30 menit lebih awal)

f. Kasir Farmasi Rawat Jalan (datang dan pulang lebih lambat 1 (satu) jam) g. Instalasi Bedah Sentral

h. Instalasi Rawat Jalan i. Instalasi Laboratorium PA j. Instalasi Rehabilitasi Medis

k. Seluruh Ka Instalasi, Ka Ruang, Penanggung jawab Ka Instalasi dan Staf Administrasi Instalasi serta Staf Ruangan.

3. Shift

Jam kerja shift Pagi : 07.00 – 14.00 Jam kerja shift Siang : 14.00 – 21.00 Jam keja shift Malam : 21.00 – 07.00

Adapun unit kerja yang mengikuti jam kerja shift adalah : a. Satpam

b. Petugas Informasi (shift pagi dan shift siang, shift pagi masuk/pulang 30 menit lebih awal)

c. Petugas Asrama d. Kasir Loket 24 Jam

e. Instalasi Rawat Inap I, II, III f. Instalasi Maternal Perinatal g. Intalasi Rawat Intensif

h. Instalasi Anestesi dan Terapi Intensif i. Instalasi Gawat Darurat

j. Instalasi Kedokteran Forensik Medicolegal k. Instalasi Dialisa (hanya shif pagi dan siang)

l. Instalasi Farmasi (tambah 1 shif khusus 09.00 – 16.00) m. Instalasi Radiologi (tambah 1 shif khusus 09.00 – 16.00) n. Instalasi Laboratorium PK

o. Instalasi Gizi (tambah 1 shif khusus 09.00 – 16.00) p. Instalasi Radioterapi (hanya shif pagi dan siang) q. Instalasi Tranfusi Darah

r. Instalasi Kendaraan

s. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (hanya shift pagi dan siang)

t. Instalasi Cuci Pencuci Hama (hanya shif pagi dan siang)

6

Berdasarkan data pegawai di Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdapat 1.154 pegawai yang melaksanakan kerja shift dari total pegawai 1.770 pegawai atau sebanyak 65.19%. Hal ini berarti bahwa sebagian besar pegawai di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto melaksanakan jam kerja shift.

Sehubungan dengan hal tersebut maka diperlukan perhatian ekstra untuk memantau pegawai-pegawai yang melaksanakan jam kerja shift agar pada saat pelaksanaan evaluasi finger print tidak terjadi kesalahan.

Banyaknya variasi jam kerja yang berlaku di RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto, apabila tidak didukung oleh manajemen dan dengan pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian serta sistem presensi yang mudah diaplikasikan juga memberikan data yang akurat dapat menyebabkan komplain pelanggan internal dalam hal ini komplain dari pegawai RSUD Prof. Dr.

Margono Soekarjo Purwokerto.

Berdasarkan hasil rekapitulasi evaluasi kinerja PNS bulan Januari – November tahun 2016, terdapat 29 orang pegawai dari 785 pegawai atau sebanyak 3.69% pegawai yang tidak memenuhi hari dan jam kerja yang telah ditentukan.

Peraturan Gubernur No 51 tahun 2016 pasal 16 ayat (2) menyebutkan bahwa Evaluasi kinerja PNS sebagai dasar pembinaan karier, pemberian tunjangan kinerja atau tambahan penghasilan dan keperluan lainnya berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Oleh karena itu, perhitungan evaluasi kinerja harus tepat dan akurat untuk menghindari komplain pegawai yang bersangkutan dan kesalahan dalam pengambilan keputusan ataupun kebijakan terkait dengan hasil evaluasi kinerja tersebut.

Berdasarkan hasil observasi lapangan dan hasil presensi masih terdapat pegawai yang yang hadir diatas jam mulai masuk kerja dan pulang masih dalam jam kerja, masih adanya pegawai yang hanya mementingkan kehadiran namun mengesampingkan tugas pokoknya atau beranggapan yang penting absensi terpenuhi dikarenakan kurangnya tanggung jawab dari pegawai tersebut.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, rumusan masalah yang dapat di ambil adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana kebijakan manajemen untuk meminimalisir kesalahan data terkait

pelaksanaan jam kerja khusus yang diterapkan di RSUD Prof. Dr. Margono

Soekarjo Purwokerto?

7

2. Bagaimana kebijakan manajemen dalam rangka melaksanakan sistem pengawasan dan pemantauan penilaian kinerja pegawai agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan evaluasi kinerja dan pengambilan keputusan terkait dengan hasil perhitungan tersebut?

3. Bagaimana kebijakan manajemen terkait dengan implementasi finger print agar

data yang dihasilkan benar-benar akurat dan pegawai tidak hanya mementingkan

pemenuhan hari dan jam kerja akan tetapi benar-benar bertanggung jawab

terhadap tugas pokok yang diemban?

8 BAB III

ALTERNATIF KEBIJAKAN

Setelah melihat gambaran permasalahan di atas bahwa permasalahan pelaksanaan presensi merupakan salah satu masalah yang kompleks yang membutuhkan peran serta dari berbagai pihak dan komitmen dari seluruh pegawai di lingkungan RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto. Oleh karena itu perlu pengawasan, pemantauan dari manajemen dan dukungan sistem informasi manajemen dan sistem aplikasi presensi untuk mendukung pelaksanaan presensi print tersebut.

Alternatif kebijakan yang dapat ditawarkan adalah sebagai berikut :

1. Dalam rangka mengatasi pelaksanaan presensi dengan jumlah pegawai yang banyak yaitu sebanyak 1.770 dengan berbagai variasi jam kerja agar tidak terjadi kesalahan terkait pelaksanaan presensi, adalah dengan merekrut 1 (satu) orang pegawai khusus yang bertugas dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan presensi. Sehingga diharapkan dengan diterapkannya kebijakan tersebut, dapat meminimalisir kesalahan teknis terkait presensi Adapun tugas pegawai tersebut antara lain :

a. Merekam presensi dan menginput kode pada sistem aplikasi presensi apabila terdapat pegawai baru;

b. Memasukkan dan mengupdate jadwal dinas seluruh pegawai di RSUD Prof.

Dr. Margono Soekarjo Purwokerto;

c. Menginput data cuti (cuti sakit, cuti alasan penting, cuti melahirkan, dll), dinas luar kota, dinas dalam kota, tugas belajar dan diklat pada sistem aplikasi presensi;

d. Menarik data hasil perekaman presensi setiap awal bulan;

e. Mencetak presensi dan membagi hasil cetakan tersebut berdasarkan unit kerja setiap tanggal 1 (satu) agar tidak terjadi keterlambatan pada evaluasi kinerja bulanan;

f. Bersama-sama dengan pihak ke – 3 (tiga) untuk melaksanakan pemeliharaan sistem aplikasi presensi baik dari segi hard ware maupun soft ware.

2. Agar hasil evaluasi penilaian kinerja benar-benar menunjukkan data riil, adalah dengan dilakukan ronde oleh pejabat struktural eselon IV ke unit-unit dibawahnya secara mendadak secara terus menerus dan berkesinambungan.

Dengan dilaksanakannya sistem tersebut diharapkan manajemen benar-benar

mengetahui kondisi unit dibawahnya sehingga unit kerja melaporkan hasil

evaluasi sesuai dengan kondisi yang ada.

9

3. Terkait dengan implementasi presensi agar data yang dihasilkan benar-benar akurat dan pegawai tidak hanya mementingkan pemenuhan hari dan jam kerja akan tetapi benar-benar bertanggung jawab terhadap tugas pokok yang diemban adalah dengan cara membuka jam pelayanan terutama poliklinik lebih pagi dari biasanya. Hal ini secara tidak langsung akan memaksa pegawai untuk segera melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dalam rangka menghindari komplain pelanggan rumah sakit. Apabila pelayanan poliklinik mulai tepat waktu secara otomatis pelayanan unit lain juga dimulai lebih awal seperti pelayanan di unit penunjang baik laboratorium maupun farmasi.

4. Untuk menghindari pegawai yang hanya mementingkan pemenuhan hari dan jam kerja adalah diberlakukannya kartu izin pegawai bagi pegawai yang akan meninggalkan ruangan dengan melibatkan petugas keamanan dan petugas parkir.

Pegawai yang akan meninggalkan ruangan wajib mengisi kartu izin pegawai yang ditanda tangani oleh atasan langsung dengan mengetahui Kepala Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian. Petugas keamanan dan petugas parkir akan mengizinkan pegawai tersebut untuk meninggalkan RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto apabila yang bersangkutan bisa menunjukkan kartu tersebut.

5. Melaksanakan sosialisasi secara terus menerus tentang pelaksanaan presensi dan

evaluasi kinerja pegawai di setiap kesempatan pada unit kerja masing-masing.

10 BAB IV REKOMENDASI

Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa kedisiplinan merupakan salah satu unsur penting dalam evaluasi kinerja pegawai. Salah satu indikator kedisiplinan adalah pemenuhan hari dan jumlah jam kerja yang telah ditentukan. Oleh karena itu seluruh pegawai RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto wajib melaksanakan finger print dan memenuhi hari dan jumlah jam kerja yang telah ditentukan.

Adapun kebijakan yang dapat diterapkan di RSUD prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto adalah sebagai berikut :

1. Merekrut 1 (satu) orang pegawai khusus yang bertugas dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan presensi;

2. Melakukan ronde oleh pejabat struktural eselon IV ke unit-unit dibawahnya secara mendadak secara terus menerus dan berkesinambungan;

3. Membuka jam pelayanan terutama poliklinik tepat waktu;

4. Memberlakukan kartu izin pegawai bagi pegawai yang akan meninggalkan ruangan dengan melibatkan petugas keamanan dan petugas parkir;

5. Melaksanakan sosialisasi secara terus menerus tentang kedisiplinan dan evaluasi kinerja pegawai.

Seluruh alternatif kebijakan tersebut, dapat digabung menjadi sebuah kebijakan yaitu “Evaluasi Presensi dan Evaluasi Penilaian Kinerja bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai BLUD Non PNS Tidak Tetap di RSUD Prof. Dr.

Margono Soekarjo Purwokerto” agar dapat memperoleh hasil yang optimal.