PANDUAN PERMOHONAN MENGHADIRI PERSIDANGAN/BENGKEL/LAWATAN RASMI KE LUAR NEGARA (PEMBIAYAAN TPLN/GERAN PENYELIDIKAN)

(1)

PANDUAN PERMOHONAN

MENGHADIRI PERSIDANGAN/BENGKEL/LAWATAN RASMI KE LUAR NEGARA (PEMBIAYAAN TPLN/GERAN PENYELIDIKAN)

1. PENGENALAN

Panduan ini menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi rasmi ke luar negara bagi staf Universiti Sains Malaysia dengan pembiayaan Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN) atau geran penyelidikan.

2. DEFINASI

2.1. Persidangan

Merangkumi semua seperti persidangan, seminar, simposium, kongres, kolokium, forum yang berkaitan dengan penyelidikan sebagai pembentang oral, poster, penceramah undangan, panel, pengerusi panel dan peserta.

2.2. Lawatan Rasmi

Bermaksud perjalanan bagi tujuan penyelidikan seperti lawatan rasmi, menjalankan penyelidikan, mesyuarat, perbincangan, rundingan dan sebagai wakil universiti/delegasi dalam tempoh kurang dari 14 hari.

2.3. Geran Penyelidikan

Bermaksud geran penyelidikan yang terdapat dan diuruskan oleh Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia seperti berikut:

a. Geran Insentif

b. Geran USM Jangka Pendek c. Geran Universiti Penyelidikan d. Geran PGRS

e. Geran Sciencefund MOSTI f. Geran Sciencefund MOA g. Geran FRGS

h. Geran Agensi Luar i. Insentif Pelajar Siswazah j. Insentif KPI PTJ

3. TABUNG PERSIDANGAN LUAR NEGARA 3.1. Kelayakan

(2)

berstatus tetap dan kontrak sahaja.

b) Sebagai pembentang oral sahaja

c) Permohonan hanya dipertimbangkan sekali sahaja dalam tempoh satu tahun.

d) Keutamaan akan diberikan kepada pemohon yang tidak mempunyai geran penyelidikan.

3.2. Nilai Bantuan

Bantuan kewangan yang boleh dipertimbang serta diluluskan adalah dalam bentuk subsidi seperti berikut:

a) Yuran

Yuran persidangan yang ditetapkan oleh pihak penganjur atau sebagainya.

b) Tambang

Bantuan perjalanan yang termurah dan terdekat. Penerbangan udara dengan kelas ekonomi sahaja.

c) Penginapan

Penginapan adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A.

d) Subsisten

Subsisten adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A.

3.3. Tuntutan

Semua tuntutan hendaklah dimajukan ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi selewatnya 14 hari selepas tarikh kembali.

4. GERAN PENYELIDIKAN 4.1. Kelayakan

a) Permohonan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah berdasarkan kriteria dan syarat geran penyelidikan yang ditetapkan penaja masing-masing.

4.2. Perbelanjaan Dan Tuntutan

a) Perbelanjaan menggunakan geran penyelidikan adalah mengikut syarat yang ditetapkan penaja geran, kadar kelayakan pemohon dan juga tertakluk kepada baki peruntukan semasa geran.

(3)

b) Semua tuntutan perbelanjaan hendaklah dihantar terus ke Jabatan Bendahari melalui perakuan PTJ masing-masing bersama dengan surat/catatan kelulusan dari Bahagian Penyelidikan & Inovasi.

5. TATACARA PERMOHONAN 5.1. Borang Permohonan

Permohonan adalah melalui borang permohonan BPLN seperti di Lampiran B dan perlu disertakan lengkap dengan dokumen sokongan berkaitan seperti di bawah:

a) Surat jemputan, pengesahan penerimaan kertas kerja dan status penyertaan

b) Abstrak/Kertas kerja

c) Risalah/Dokumen persidangan/bengkel/lawatan rasmi yang mempunyai maklumat yuran serta program

d) Penyata kewangan terkini geran penyelidikan atau pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada penganjur/pihak luar.

Permohonan mestilah dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi 60 hari SEBELUM tarikh perjalanan.

5.2. Perakuan Dan Kelulusan

Semua permohonan perlu mendapat perakuan Dekan/Pengarah atau wakil yang diturunkan kuasa sebelum dimajukan ke Bahagian Penyelidikan &

Inovasi. Permohonan yang tidak diperakukan tidak akan diproses dan akan dikembalikan kepada pemohon.

5.3. Wang Pendahuluan

Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi borang berkaitan dan dilampirkan bersama dengan surat/catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi.

5.4. Tambang Perjalanan

Tempahan tiket penerbangan adalah melalui agensi penerbangan yang berdaftar dengan Universiti Sains Malaysia sahaja seperti Lampiran B.

Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan terus daripada Naib Canselor.

5.5. Visa

Urusan mendapatkan visa adalah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini.

(4)

Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Universiti Sains Malaysia atau melalui geran penyelidikan.

6. TEMPOH PERJALANAN

6.1 Tempoh perjalanan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah mengikut tarikh persidangan/bengkel/lawatan rasmi dengan tambahan satu hari.

6.2 Jika pemohon melebihi tempoh perjalanan yang ditetapkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab atas semua kos yang terlibat. Permohonan melebihi tempoh perjalanan hanya akan dipertimbangkan atas sebab bencana atau kemalangan yang tidak dapat dielakkan dengan justifikasi.

7. KERTAS KERJA

7.1 Pemohon diwajibkan menghantar satu salinan kertas kerja pembentangan atau penerbitan/prosiding yang dihasilkan ke Perpustakaan Universiti 20 hari selepas kembali dari persidangan.

8. PEMBATALAN PERMOHONAN

8.1 Sekiranya berlaku pembatalan perjalanan ke luar negara samada oleh pihak penganjur atau pemohon sendiri, makluman secara bertulis perlu dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi.

8.2 Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos, perbelanjaan atau kos lain yang dikenakan disebabkan kegagalan pemohon memaklumkan kepada Bahagian Penyelidikan & Inovasi bagi pembatalan perjalanan ke luar Negara tersebut.

9. MAKLUMAT TAMBAHAN

9.1 Bagi perjalanan ke luar negara yang tidak dinyatakan di atas, permohonan adalah melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar Kampus Induk, Jabatan Pendaftar Kampus Kejuruteraan, Kampus Kesihatan atau IPPT untuk kelulusan.

9.2 Semua pemohon masih tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti ditetapkan pihak Universiti dan kegagalan mematuhi peraturan ini boleh dikenakan tindakan sewajarnya seperti surcaj atau lain- lain tindakan tatatertib.

9.3 Sebarang pindaan akan dibentangkan semula di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Penyelidikan untuk perakuan sebelum dimajukan ke Jawatankuasa berkaitan untuk kelulusan lanjut.

(5)

LAMPIRAN A

KADAR ELAUN MAKAN, PANOUAN SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING SEMASA BERTUGAS RASMI 01 LUAR NEGERI

EI _aunM _{a an}~ Pendohuluan Oi,! Elaun Lojing

1~~~ategOri

^Negara

_I

_(RM) Sewa Hotel (RM)

I . (RM)

I Kategori I j 175 400 100

Kategori II 195 440 120

! i Kategori III 215 480 140 ^~--

Kategori IV 235 520 160

! r

I Ka~goriV ^I 255 560

~

¹⁸⁰

r---:~--:-:----=~---~Kategori ,

Afghanistan Chile Kiribati Nepal Portugal Tuvalu

Bangladesh Colombia Laos North Korea Samoa Vietnam

Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka

Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania

I

IC~a'-Cm:.:;;b:.:;;o-=-d:..::ia~__I:.:.:n=d.:.:ia=--_ _ _...!'M...Y?nmar PhiiiPP:.:;;in:.:::e.::..s_ _ _T:.:;;o:.,:.:ng=a=---_ _ _ _ _~_ _ Kateg<.,;;oc;;..r":.:;;I1..:..,.'_ __

Angola Hungary Morrocco Paraguay South Africa Uganda

Argentina Indonesia Mozambique Poland Solomon Uruguay

Botswana Lesotho Namibia Republik Czech Island Vanuatu

Ethiopia Madagascar Nauru Republic Swaziland Zimbabwe

Ghana Malawi New Zealand Slovak Taiwan

Greece Mali Papua New Senegal Thailand

r-G_u_in_e_a____M...:..:.a:.:;;lta=--_ _ _ _ -=G-"u:.:c.inc:.;:e:..::a'---_ _S_e....y'--c_h_e_"e'-s_ _ _Tunisia Kategori III

Albania Balarus Georgia Kooya

~.~----.-.

Mongolia Sudan

Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland TajikistaA

Armenia Darussalam Iraq Kyrgyzstan Norway Turkmenistan

Australia China Ireland Lebanon Qatar Ukraine

Austria Cuba Jamaica Libya Romania Uzbekistan

Azerbaijan Cyprus Jordan Luxembourg Ru ssia

Bahrain EgYt:>t Kazakstan Moldova Se ain

Belgium Canada France

Kategori IV Niger

---~-~--~---1

Singapore Venezuela

Bosnia- Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen

Herzegovina Dahomey Germany Saudi Arabia Swi tzerland Zambia

Brazil Denmark Guyana Serbia & Syr ia

Montenegro KategoriY

Barbados Dubai Finland

Iran Italy Ja anp

Mexico Oman

t r

Sou h Ko ea

Sweden Trinidad &

Toba ^g

°

Uni E Uni

ted Arab mirates ted Kingdom

~I'

L I.:...;H:..=o..:.:.ng>Z...:....K=o..:.:.ngi2..._~--:..M:.::a::..::c:::.:::a:::u^{_ _ _}~S.::.t.-=L:..::u~c!!::ia~^{_ _}T~u~rk~^{_ _ _}~U_S~A~ ^_____

(6)

No Kod Rujukan:

(Untuk kegunaan Bahagian Penyelidikan & Inovasi)

(Sila kemukakan permohonan ini 60 HARI sebelum tarikh menghadiri persidangan/seminar/

bengkel/lawatan rasmi ke luar negara)

SENARAI SEMAK

No. Perkara / Dokumen Sila Tanda √

Pemohon Bahagian P&I

1 Borang permohonan lengkap dan ditanda tangani oleh pemohon

2 Surat jemputan/dokumen pengesahan penerimaan kertas kerja

3 Abstrak/Kertas Kerja

4 Brosur/Risalah yang mempunyai kenyataan tentang yuran serta program persidangan/seminar/bengkel

5 Pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada Penganjur/Pihak Luar sekiranya berkenaan

6 Penyata kewangan terkini dari Jabatan Bendahari (Jika menggunakan geran penyelidikan)

7 Pengesahan/perakuan dari Ketua Projek, sekiranya pemohon adalah Penyelidik Bersama

8 Perakuan dari Dekan/Ketua Jabatan

Catatan:

……….………...

……….………...

BORANG PERMOHONAN MENGHADIRI PERSIDANGAN/

BENGKEL/LAWATAN RASMI KE LUAR NEGARA (PEMBIAYAAN TPLN/GERAN PENYELIDIKAN)

BPLN Lampiran B

(7)

1. Nama: ...

Profesor Prof. Madya Dr. Y.Bhg. Dato’/Datin Encik/Puan/Cik

2. No. Kad Pengenalan / Pasport: ………

3. Jawatan: ..………

4. Status Jawatan: Tetap Sementara Kontrak

5. Tarikh Mula Perkhidmatan : ……… Tamat (Jika berkenaan): ………..

6. Pusat Tanggungjawab: ………..………

7. Persidangan/Seminar/Bengkel/Lawatan Rasmi di Luar Negara yang Pernah Dihadiri Dalam Tempoh 2 Tahun Yang Lepas:

(Sila sertakan lampiran jika ruang tidak mencukupi)

Bil. Perkara / Tajuk Tarikh Tempat Status Penyertaan

Penaja Pembiayaan

Jumlah Pembiayaan

1. Nama Persidangan / Seminar / Bengkel / Lawatan Rasmi:

(Sila sertakan brosur / risalah / jemputan)

……….………....

……….………....

2. Tujuan:

Pembentang Oral Pembentang Poster Peserta Penceramah Undangan Ahli Mesyuarat Pemerhati

Pengerusi / Rapporteur Fasilitator Lawatan Rasmi

BAHAGIAN A - MAKLUMAT PEMOHON

BAHAGIAN B - TUJUAN / MAKLUMAT KE LUAR NEGARA

(8)

3. Tajuk Kertas Kerja yang akan dibentangkan:

(Sila sertakan dokumen pengesahan penerimaan kertas kerja)

……….………...

……….………...

4. Tempat (Bandar & Negara): ………...

5. Tarikh Persidangan / Seminar / Bengkel / Lawatan Rasmi:

Dari ………... hingga ... ( ... hari )

6. Nama Penganjur: ………...

7. Dijemput* Memohon Sendiri

*Sila sertakan dokumen sokongan berkaitan

1. Sumber Pembiayaan:

Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN)

Geran Penyelidikan Jangka Pendek / Insentif / Sciencefund / FRGS / RU / Agensi Luar (Sila potong mana yang tidak berkenaan)

i) No. Akaun : ... ...

ii) Tempoh Geran; Mula: ... Tamat: ...

Pihak Luar / Penganjur

i) Nama Pembiaya: ...

ii) Jenis Pembiayaan: Penuh Separa

Lain-lain (Nyatakan): ...

2. Perincian kewangan yang diperlukan. (Sila tandakan (√) pada yang berkenaan)

* Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS Airlines, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan Naib Canselor terus.

Perkara Diperlukan Tidak

Diperlukan Catatan Bahagian P&I Vot 29000: Yuran Pendaftaran

Amaun: ...

Vot 21000:

i) Tambang Perjalanan Udara*

ii) Penginapan iii) Subsisten

BAHAGIAN C - MAKLUMAT KEWANGAN

(9)

Saya mengesahkan bahawa maklumat di atas adalah benar dan semua dokumen sokongan yang berkenaan telah dilampirkan bersama permohonan ini.

Tanda Tangan: …..………... Tarikh: ...

Diperakukan Tidak Diperakukan

Catatan / Komen: ………...

...

(Nama & Cop rasmi)

Lulus

Dengan pembiayaan TPLN / Geran Penyelidikan Dengan pembiayaan Penganjur / Pihak Luar / Sendiri

Tidak Diluluskan

...

(Nama & Cop rasmi)

BAHAGIAN E - PERAKUAN DEKAN / KETUA JABATAN

BAHAGIAN F - KELULUSAN TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) BAHAGIAN D - PERAKUAN PEMOHON

(10)

Diluluskan Tidak Diluluskan

...

(Nama & Cop rasmi)

BAHAGIAN G – KELULUSAN NAIB CANSELOR