i
SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PENGADAAN OBAT MENGGUNAKAN MODEL
ANALISIS PARETO ABC DAN OPTIMASI KUALITATIF
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Informatika
Disusun oleh :
Ancelmatini Nurwulandari
085314066
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
ii
DECISION SUPPORT SYSTEM
OF DRUG SUPPLY MANAGEMENT USING PARETO ABC ANALYSIS
AND QUALITATIVE OPTIMIZATION MODEL
A Thesis
Presented as Partial Fulfillment of the Requirements
To Obtain the Sarjana Komputer Degree
In Informatics Engineering Department
By :
Ancelmatini Nurwulandari
085314066
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM
DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING
FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Jalan hidupku tak selalu tanpa kabut yang pekat
Namun kasihmu nyata padaku pada waktumu yang tepat
Seperti pelangi sehabis hujan, itulah janji setiaMu Tuhan
Di balik dukaku telah menanti, harta yang tak ternilai dan abadi
Pelangi Sehabis Hujan, by : Nikita
Ku Persembahkan untuk :
Tuhan Yesus dan Bunda Maria,
Keluarga Tercinta, Dosen Pembimbing, Kekasih dan Teman-teman
vii
ABSTRAK
Selama ini pengelola apotek sering mengalami kesulitan dalam mengambil
keputusan untuk pengadaan obat. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa
faktor yang harus dipertimbangkan oleh pengelola apotek yaitu jumlah
pemakaian, jumlah investasi, indeks kritis, dan alokasi biaya. Permasalahan lain
yang muncul adalah waktu yang dibutuhkan untuk mencari rekomendasi sangat
lama. Hal ini disebabkan karena jumlah data pemakaian sediaan yang banyak dan
proses pencarian rekomendasi masih dilakukan secara manual dengan bantuan
lembar kerja (
spreadsheet
).
Tugas akhir ini dibuat untuk mengembangkan sistem pendukung
pengambilan keputusan pengadaan obat yang dapat memberikan rekomendasi
pengadaan obat kepada pengelola apotek berdasarkan hasil analisis nilai pakai,
nilai investasi, nilai indeks kritis, dan alokasi biaya. Sistem pendukung
pengambilan keputusan ini dibuat dalam bentuk aplikasi desktop menggunakan
bahasa pemrograman Java dan
Database Management System
MySQL. Model
yang digunakan adalah metode analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif.
Berdasar hasil dari uji coba kepada pengguna, sistem pendukung
pengambilan keputusan ini berhasil memberikan rekomendasi untuk pengambilan
viii
ABSTRACT
Nowdays, the drugstore manager have problems in making decision of
drug supply. This is caused by some factors that should be considered by
drugstore manager, i.e. the number of used item, the amount of invesment,
critical index, as well as budget allocation. In addition, the proccess to get the
recommendation needs time due to the number of data that should be calculated
using spreadsheet.
This thesis aims to develop a decission support system that is able to give
recommendations of drug supply for drugstore manager, considering the number
of used item, the amount of invesment, critical index, as well as budget
allocation. This decision support system was developed in the form of desktop
application using Java programming language and MySQL Database Management
System. The model applied in this system is the combination of Pareto ABC
analysis and qualitative optimization.
Based on user testing result, this decision support system is successful in
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmat dan berkatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir yang berjudul “Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Pengadaan
Obat Menggunakan Model Pareto ABC dan Optimasi Kualitatif” dan penulis
selalu diberi kekuatan untuk berkembang dan menjadi lebih. Tugas akhir ini
ditulis sebagai salah satu syarat memperoleh gelar sarjana komputer program studi
Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma.
Terima kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut memberikan
dukungan, semangat dan bantuan sehingga selesainya skripsi ini :
1.
Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang telah memberikan semuanya
sehingga penulis bisa menyelesaikan tugas akhir ini.
2.
Ibu P. H. Prima Rosa, S. Si., M. Sc. Selaku dosen pembimbing atas
kesabaran, bimbingan, waktu, saran dan terlebih atas dukungan yang
diberikan.
3.
Bapak Drs. J. Eka Priyatma, M. Sc., Ph. D. dan Ibu AM. Polina, S. Kom.,
M. Sc. selaku dosen penguji atas kritik dan saran yang telah diberikan.
4.
Bapak Ipang Djunarko, S. Si., Apt.
Y
yang telah memberikan ijin untuk
penulis mengadakan penelitian di Apotek Pendidikan Sanata Dharma.
5.
Kedua orang tua tercinta, Bapak Vincentius Purnama W dan Ibu Yustina
Sumartini, atas kasih sayang, semangat, dan dukungan yang tak
henti-hentinya diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
6.
Segenap keluarga yang telah memberikan semangat, perhatian, dan doa
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7.
Benediktus Fandy Yulian Tri Kristianto, yang selalu menyemangati dan
menghibur ketika penulis dalam kesulitan, dan juga terimakasih untuk
doanya.
8.
Sahabat dan teman-teman, Elisabeth Gadis, Fransiska Yuliani Ika,
Fransisca Endar, Emiliana Suci, Valentina Dian, dan teman-teman
seperjuangan atas canda tawa dan semangat selama penulis menyelesaikan
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN JUDUL INGGRIS... ii
HALAMAN PERSETUJUAN...
iii
HALAMAN PENGESAHAN... ... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN... v
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA... ... vi
ABSTRAK...
vii
ABSTRACT... ... viii
PERSETUJUAN PUBLIKASI... ix
KATA PENGANTAR... ... x
DAFTAR ISI... xii
DAFTAR TABEL...x vii
DAFTAR GAMBAR... xx
Bab I. PENDAHULUAN... 1
I.1.
Latar Belakang ... 1
I.2.
Rumusan Masalah ... 2
I.3.
Tujuan ... 2
I.4.
Batasan Masalah ... 3
I.5.
Metodologi Penelitian... 3
I.6.
Sistematika Penulisan ... 4
Bab II. LANDASAN TEORI... 6
xiii
II.2.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan ... 7
II.2.1 Pengertian SPPK... 7
II.2.2 Komponen SPPK... 7
II.3.
Analisis Pareto ABC
(Always Better Control)
...13
II.4.
Optimasi Kualitatif...
20
II.5.
Just In Time Management
...
21
Bab III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 23
III.1.
Analisis Sistem ... 23
III.1.1 Gambaran umum sistem lama... 23
III.1.2 Fase Definisi Ruang Lingkup... 23
III.1.3 Analisis Masalah... 24
III.1.4 Gambaran Umum Sistem Baru... 25
III.1.4.1 Data awal... 25
III.1.4.2 Input sistem... 26
III.1.4.3 Output sistem... 26
III.1.5 Analisis Kebutuhan... 27
III.1.5.1 Pihak yang terlibat dalam sistem... 27
III.1.5.2
Use-case Diagram
... 27
III.1.5.3 Ringkasan
use-case
... 28
III.1.5.4 Narasi
use-case
... 28
III.2.
Perancangan Sistem ... 28
III.2.1 Perancangan Logikal... 28
III.2.1.1 Diagram Aktivitas... 28
xiv
III.2.1.2.1Perancangan Konseptual Basis Data... 29
III.2.1.2.2 Perancangan Basis Data... 30
III.2.1.3 Perancangan Subsistem Manajemen Model... 30
III.2.1.4 Model Analisis... 45
III.2.1.4.1Model Analisis
Use-case
Input File Pemakaian
Sediaan... 45
III.2.1.4.2Model Analisis
Use-case
Input
Alokasi Biaya... 46
III.2.1.4.3Model Analisis
Use-case
Input
Skor Pareto... 47
III.2.1.4.4Model Analisis
Use-case
Analisis Pareto ABC... 48
III.2.1.4.5Model Analisis
Use-case
Mencari Rekomendasi... 49
III.2.1.5 Diagram Kelas Analisis... 52
III.2.1.6 Perancangan Detil Kelas... 53
III.2.2 Perancangan Fisikal... 62
III.2.2.1 Perancangan Subsistem Manajemen Dialog... 62
III.2.2.2 Perancangan Fisikal Basis Data... 66
Bab IV. IMPLEMENTASI DAN ANALISIS HASIL... 68
IV.1.
Implementasi ... 68
IV.I.1.
Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak... 68
IV.I.2.
Implementasi Data ... 68
xv
IV.I.4.
Implementasi Antar Muka ... 69
IV.1.4.1Tampilan Halaman Menu Utama... 69
IV.1.4.2Tampilan Halaman Input Data... 70
IV.1.4.2.1Tampilan Halaman Input File... 70
IV.1.4.2.2Tampilan Halaman Input Biaya... 71
IV.1.4.2.3Tampilan Halaman Input Skor Pareto... 72
IV.1.4.3Tampilan Halaman Analisis Pareto ABC ... 72
IV.1.4.4Tampilan Halaman Rekomendasi ... 73
IV.2.
Analisis Hasil ... 75
IV.2.1.
Pengujian Validitas Program
... 75
IV.2.1.1Pengujian Validitas Hasil Analisis Pareto ABC... 75
IV.2.1.1.1Analisis nilai pakai... 75
IV.2.1.1.2Analisis nilai investasi... 79
IV.2.1.1.3Analisis nilai indeks kritis... 83
IV.2.1.1Pengujian Validitas Hasil Cari Rekomendasi... 88
IV.2.2.
Kelebihan Sistem...
96
IV.2.3.
Pengujian Pengguna...
96
Bab V. KESIMPULAN DAN SARAN... 98
V.1 Kesimpulan ... 98
V.2 Saran ...
... 98
DAFTAR PUSTAKA ... 99
LAMPIRAN ... 101
Lampiran 1 Narasi
Use-case
... 101
xvi
Lampiran 3 Data Pemakaian Sediaan... 108
Lampiran 4 Listing Program...
112
xvii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel jenis-jenis model SPPK... 10
Tabel 2.2 Daftar Pemakaian Sediaan di Apotek... 18
Tabel 2.3 Hasil Perhitungan Nilai Pakai... 18
Tabel 2.4 Hasil Perhitungan Nilai Investasi... 19
Tabel 2.5 Hasil Perhitungan Nilai Indeks Kritis... 19
Tabel 3.1 Tabel analisis sebab akibat... 24
Tabel 3.2 Data Atribut... ... 26
Tabel 3.3 Ringkasan
use-case
Apoteker... 28
Tabel 3.4 Data sampel pemakaian sediaan farmasi... 32
Tabel 3.5 Data berdasarkan jumlah pemakaian... 33
Tabel 3.6 Data hasil analisis nilai pakai... 34
Tabel 3.7 Data berdasarkan jumlah investasi... 35
Tabel 3.8 Data hasil analisis nilai investasi... 37
Tabel 3.9 Data hasil analisis nilai indeks kritis... 39
Tabel 3.10 Data hasil rekomendasi alternatif 1... 40
Tabel 3.11 Data hasil rekomendasi alternatif 2... 42
Tabel 3.12 Data hasil rekomendasi alternatif 3... 44
Tabel 3.13 Tabel kelas analisis input file pemakaian sediaan... 45
Tabel 3.14 Tabel kelas analisis input alokasi biaya... 47
Tabel 3.15 Tabel kelas analisis input skor pareto... 48
Tabel 3.16 Tabel kelas analisis analisis pareto abc... 49
xviii
Tabel 3.18 Kelas interface homeForm... 53
Tabel 3.19 Kelas interface inputFileForm... 53
Tabel 3.20 Kelas interface inputBiayaForm... 54
Tabel 3.21 Kelas interface inputSkorForm... 54
Tabel 3.22 Kelas interface analisisForm... 55
Tabel 3.23 Kelas interface rekomendasiForm... 56
Tabel 3.24 Kelas Controller databaseConnection... 58
Tabel 3.25 Kelas Entity Obat... 58
Tabel 3.26 Kelas Entity Biaya... 59
Tabel 3.27 Kelas Contoller analisisPareto... 59
Tabel 3.28 Kelas Entity chart... 60
Tabel 3.29 Kelas Controller cariRekomendasi... 61
Tabel 3.30 Tabel Obat... 66
Tabel 3.31 Tabel nilai_pakai...66
Tabel 3.32 Tabel nilai_investasi... 66
Tabel 3.33 Tabel nilai_indeks_kritis...66
Tabel 3.34 Tabel hasil_rekomendasi... 67
Tabel 3.35 Tabel kelas_pareto_np... 67
Tabel 3.38 Tabel kelas_pareto_ni... 67
Tabel 3.39 Tabel kelas_pareto_nik... 67
Tabel 4.1 Tabel implementasi file...
69
Tabel 4.2 Hasil pengujian validitas analisis nilai pakai... 75
Tabel 4.3 Hasil pengujian validitas analisis nilai investasi... 79
xix
Tabel 4.5 Hasil pengujian validitas pencarian rekomendasi... 88
Tabel 4.6 Hasil pengujian validitas perhitungan biaya... 95
xx
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Komponen SPPK (Turban, 19995:88)... 13
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru... 25
Gambar 3.2
Use case
Apoteker Pengelola... 27
Gambar 3.3 Diagram ER...
29
Gambar 3.4 Rancangan Logikal Basis Data... 30
Gambar 3.5 Alur kerja sistem... 31
Gambar 3.6 Model analisis input file pemakaian sediaan...
45
Gambar 3.7 Diagram sekuensial input file pemakaian sediaan... 46
Gambar 3.8 Gambar model analisis input alokasi biaya... 46
Gambar 3.9 Diagram sekuensial input alokasi biaya... 47
Gambar 3.10 Model analisis input skor Pareto... 47
Gambar 3.11 Diagram sekuensial input skor Pareto... 48
Gambar 3.12 Model analisis analisis Pareto ABC... 48
Gambar 3.13 Diagram sekuensial analisis Pareto ABC... 49
Gambar 3.14 Model analisis mencari rekomendasi... 50
Gambar 3.15 Diagram sekuensial mencari rekomendasi... 51
Gambar 3.16 Diagram Kelas... 52
Gambar 3.17 Rancangan Halaman Menu Utama... 63
Gambar 3.18 Rancangan Halaman Input File... 63
Gambar 3.19 Rancangan Halaman Input Biaya... 63
Gambar 3.20 Rancangan Halaman Input Skor Pareto... 64
xxi
Gambar 3.22 Rancangan Halaman Grafik... 61
Gambar 3.23 Rancangan Halaman Rekomendasi... 65
Gambar 3.24 Rancangan Halaman Input Maksimum Selisih... 65
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Menu Utama... 70
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Input File... 71
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Input Biaya... 71
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Input Skor Pareto... 72
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Analisis Pareto ABC... 73
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Cari Rekomendasi... 74
1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1.
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak persaingan di dunia bisnis,
termasuk apotek. Hal ini menuntut pengelola apotek untuk menemukan strategi
dalam memberikan pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Oleh karena itu,
diperlukan suatu metode untuk melakukan manajemen persediaan yang baik.
Manajemen persediaan adalah
“
suatu cara mengendalikan persediaan agar dapat
melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal
”
(Dwiningsih,
2009).
Salah satu cara untuk perencanaan sediaan adalah dengan metode Pareto
ABC. Pareto ABC digunakan untuk mengetahui prioritas item yang digunakan di
apotek yaitu dengan melihat persentase kumulatif dari jumlah pemakaian (nilai
pakai), persentase kumulatif dari jumlah investasi (nilai investasi), dan skor total
nilai pakai dan nilai investasi (nilai indeks kritis). Dalam metode ini, item obat
dikelompokkan menjadi 3 kelompok berdasarkan persentase kumulatif dari nilai
pakai dan nilai investasi, yaitu 80% untuk kelompok A, 15% untuk kelompok B,
dan 5% untuk kelompok C. Item prioritas merupakan item kelompok A yang
menghabiskan biaya sebesar 80% dari total biaya persediaan (Zulkarijah, 2005).
Analisis ini adalah metode yang sangat berguna untuk melakukan
pemilihan, penyediaan, manajemen distribusi, dan promosi penggunaan obat yang
rasional. Selain itu, metode ini juga membantu untuk mengidentifikasi biaya yang
2
atau jarang digunakan (Quick
et al
, 1997).
Proses analisis ini masih dapat dilakukan secara manual ketika data sediaan
yang akan diolah masih dalam jumlah sedikit. Jika data sediaan dalam jumlah
yang banyak, tentu membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak.
Permasalahan lain muncul ketika pengelola kurang tepat memberikan skor untuk
nilai pakai pakai atau nilai investasi. Akibatnya, hasil perhitungan yang kurang
tepat itu mengakibatkan hasil akhir nilai indeks kritis kurang tepat sehingga
rekomendasi untuk pengadaan obat juga kurang akurat.
Untuk mengatasi permasalahan di atas maka dibutuhkan sebuah sistem
pendukung pengambilan keputusan yang bertujuan untuk memberikan
rekomendasi kelompok obat yang akan dibeli dengan menggunakan metode
analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif sehingga pengadaan obat dapat
dilakukan dengan lebih baik.
I.2.
Rumusan Masalah
Dari uraian di atas, masalah yang diangkat adalah apakah sistem pendukung
pengambilan keputusan pengadaan obat dapat meningkatkan efektivitas proses
pengambilan keputusan pengadaan obat di apotek Sanata Dharma.
I.3.
Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan tugas akhir ini adalah
menghasilkan sistem pendukung pengambilan keputusan dengan menggunakan
Pareto ABC dan optimasi kualitatif, yang dapat membantu apoteker pengelola
3
I.4.
Batasan Masalah
1.
Data yang digunakan adalah data sediaan obat di Apotek Pendidikan
Sanata Dharma pada tahun 2011.
2.
Metode yang diterapkan adalah Analisis Pareto ABC dan Optimasi
Kualitatif.
3.
File masukan berupa file dengan format .
xls
atau
.xlsx
4.
Atribut-atribut yang akan dipilih adalah : kode obat, nama obat, jumlah
pemakaian, dan harga satuan.
5.
Penilaian prioritas item dibagi menjadi 3, yaitu A, B, dan C.
I.5.
Metodologi Penelitian
Langkah-langlah dalam metodologi penelitian meliputi :
1.
Analisis Sistem
Analisis sistem meliputi hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh sistem
dan batasan pengembangannya.
2.
Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem ini menggunakan metode
Framework for the
Application of Sistem Thinking
(FAST) yang meliputi :
a.
Scope Definition Phase
Tahap definisi ruang lingkup yang merupakan tahap penentuan
kelayakan dan batasan-batasan dari sistem yang akan dibangun.
Hasil dari tahap ini adalah pernyataan masalah yang dihadapi.
b.
Problem Analysis Phase
Tahap analisis masalah yang merupakan tahap analisa terhadap
4
sistem informasi. Tahap ini akan menghasilkan analisa
sebab-akibat (
cause-effect analysis
).
c.
Requirement Analysis Phase
Tahap analisis kebutuhan merupakan tahap pengumpulan data akan
kebutuhan sistem dan menganalisanya. Hasil dari tahap ini
dipresentasikan dengan
use-case
diagram.
d.
Logical and Physical Design
Tahap perancangan logikal dan perancangan fisikal yang
merupakan tahap pembuatan rancangan sistem secara logikal dan
fisikal, meliputi perancangan subsistem manajemen data, subsistem
manajemen model dan subsistem manajemen dialog.
e.
Contruction and Testing
Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan implementasi sistem
dari perancangan sistem serta melakukan pengujian meliputi
keakuratan hasil pengelompokan dengan perhitungan manual,
unjuk kerja, uji masukan dan keluaran dari sistem.
3.
Evaluasi Sistem
Evaluasi sistem merupakan pengujian sistem terhadap keinginan
pengguna.
I.6.
Sistematika Penulisan
BAB I. PENDAHULUAN
Bab ini memberikan gamabaran umum mengenai sistem pendukung
pengambilan keputusan pengadaan obat untuk apotek. Di dalam bab ini
5
tujuan, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II. LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang dasar teori yang mendukung pembuatan tugas
akhir ini. Dasar teori berisi manajemen persediaan dan teori-teori lain
yang digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian sistem
pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat.
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi uraian mengenai tahap analisis sistem, tahap analisis
masalah, tahap analisis kebutuhan, perancangan logical dan
perancangan fisikal. Tahap analisis sistem terdiri dari gambaran umum
sistem yang lama dan fase definisi ruang lingkup. Tahap analisis
masalah berisi mengenai analisis sebab akibat. Tahap analisis
kebutuhan terdiri dari pihak yang terlibat dalam sistem dan
use-case
diagram. Tahap perancangan logikal terdiri dari gambaran umum sistem
yang akan dibuat perancangan manajemen data dan perancangan
manajemen model. Tahap perancangan fisikal terdiri dari manajemen
dialog.
BAB IV.IMPLEMENTASI DAN ANALISIS HASIL
Bab ini menjelaskan mengenai implementasi dari hasil perancangan
yang dibahas pada Bab III serta pengujian, evaluasi program, dan
analisis hasil berupa kelebihan dan kekurangan dari sistem yang telah
dibuat berdasarkan hasil uji coba terhadap sistem.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
6
BAB II
LANDASAN TEORI
II.1.
Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan
(inventory management)
merupakan suatu
cara mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang
tepat yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu konsep mengelola
sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas maupun
efisiensi tercapai. Setiap organisasi mempunyai beberapa jenis sistem
perencanaan dan pengendalian persediaan. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa sangat perlu untuk mempelajari bagaimana mengelola
persediaan di suatu perusahaan (Dwiningsih, 2009).
Manajemen persediaan juga berlaku pada perencanaan obat.
Tujuan perencanaan obat adalah sebagai berikut (Quick
et al
, 1997) :
a.
untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai
kebutuhan
b.
menghindari kekosongan obat
c.
meningkatkan penggunaan obat secara rasional
d.
meningkatkan efisiensi penggunaan obat
Sedangkan kegiatan pokok dalam perencanaan obat adalah sebagai berikut
(Quick
et al
, 1997) :
a.
seleksi atau perkiraan kebutuhan (memilih obat yang akan
diadakan)
b.
menyesuaikan jumlah kebutuhan obat dengan alokasi
7
II.2.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
II.2.1
Pengertian SPPK
Menurut Scott Morton, Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
didefinisikan sebagai suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan
untuk membantu pengambilan keputusan dan memanfaatkan data dan
model tertentu untuk memecahkan berbagai masalah yang tidak terstruktur
(Turban,1995).
II.2.2
Komponen SPPK
Menurut Turban (1995), SPPK memiliki 4 subsistem utama yang
menentukan kapabilitas teknis dari SPPK tersebut, yaitu :
1.
Manajemen Data
Subsistem manajemen data merupakan komponen SPPK
yang menyediakan data bagi sistem. Data tersebut disimpan dalam
suatu basis data yang diorganisasikan oleh sistem yang disebut
DBMS (
Database Management System
). Subsistem ini disusun
oleh komponen yang terdiri dari :
a.
Basis Data
Basis data adalah komponen data yang direlasikan dan
diatur sesuai kebutuhan organisasinya, dan dapat digunakan
oleh banyak orang dalam banyak aplikasi. Basis data SPPK
terdiri dari beberapa jenis data yaitu :
Data Internal
Data ini berasal dari sistem proses transaksi dalam
8
akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, pribadi
dan lain sebagainya, tergantung kebutuhan dari
SPPK tersebut.
Data Eksternal
Data ini berasal dari luar organisasi seperti data
industri, data penelitian, pemasaran, data sensus,
data tenaga kerja daerah, peraturan pemerintah, data
tarif pajak dan data perekonomian nasional.
Data Pribadi
Data ini berupa aturan-aturan pokok yang digunakan
oleh para pembuat keputusan tertentu atau dalam
keadaan-keadaan
tertentu.
Untuk
membangun
sebuah basis data SPPK, sering dilakukan
pengambilan data dari berbagai sumber data.
Operasi ini disebut ekstraksi. Operasi ini melakukan
pengambilan data berupa arsip, kesimpulan, data
yang sudah disaring dan ringkasan data. Ekstraksi
dapat terjadi pada saat pemakai membuat laporan
data yang ada dalam basis data.
b.
Sistem Manajemen Basis Data
Basis data dapat dibuat, diakses dan diperbaharui
dengan menggunakan sistem ini. DBMS memiliki banyak
kemampuan dalam pengelolaan data dan sangat kompleks,
9
mengembangkan perangkat lunak DBMS. DBMS memiliki
tiga fungsi dasar yaitu penyimpanan data, pencari data dan
pengontrol data.
c.
Fasilitas Query
Fasilitas
ini
memberikan
dasar-dasar
untuk
mengakses data. Fasilitas ini menerima permintaan data,
menentukan bagaimana permintaan tersebut dapat dipenuhi,
merumuskan perincian permintaan dan memberikan
hasilnya.
d.
Direktori
Direktori adalah daftar seluruh data dalam basis
data. Direktori berisi tentang definisi data yang berfungsi
untuk mengetahui keberadan data, sumber data, dan
kegunaan data tersebut. Direktori biasanya digunakan untuk
fase pengetahuan pada proses pembuatan keputusan sebagai
bantuan memeriksa data, mengidentifikasi masalah, dan
mengetahui peluang-peluang yang ada.
2.
Manajemen Model
Model merupakan suatu peniruan dari alam nyata. Kendala
yang kadang dihadapi dalam merancang suatu model adalah bahwa
model yang disusun ternyata tidak mampu mencerminkan seluruh
veriabel alam nyata. Sehingga keputusan yang diambil yang
didasarkan pada model tersebut menjadi tidak akurat dan tidak
10
berbagai model pada subsistem model harus tetap dijaga
fleksibilitasnya. Artinya harus adafasilitas yang mampu membantu
pengguna untuk memodifikasi atau menyempurnakan model,
seiring dengan perkembangan pengetahuan. Turban (1995)
mengelompokkan model-model yang digunakan dalam SPPK
[image:31.595.70.522.175.758.2]menjadi seperti berikut :
Tabel 2.1 Tabel jenis-jenis model SPPK
No.
Model
Proses dan Tujuan
Teknik Representasi
1
Optimasi
masalah
dengan
beberapa
alternatif
Mencari
penyelesaian terbaik
dari beragam
alternatif
Tabel keputusan,
pohon keputusan
2
Optimasi
menggunakan
algoritma
Mencari
penyelesaian terbaik
dari sejumlah besar
alternatif
Model program
linear, model
jaringan dan model
matematika lainnya
3
Optimasi
dengan rumus
analitis
Mencari
penyelesaian terbaik
dengan
menggunakan rumus
Model
penyimpanan
4
Simulasi
Mencari
penyelesaian terbaik
di antara alternatif
yang ada dengan
menggunakan
percobaan
Beberapa model
simulasi
5
Heuristik
Mencari
penyelesaian yang
Pemrograman
11
cukup baik dengan
menggunakan
aturan-aturan
pakar
6
Model
deskriptif
lainnya
Mencari dan
menemukan “
What-if
” menggunakan
rumus
Permodelan
keuangan
7
Model prediktif Memprediksi
kemungkinan yang
akan terjadi
berdasarkan skenario
Analisis Markov,
model perkiraan
3.
Manajemen Dialog
Melalui subsistem ini pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem
yang dibangun. Subsistem ini menyediakan fasilitas antar muka
pemakai (
User interface
) yang terdiri dari 3 komponen yaitu :
a.
Bahasa aksi (
Action Language
), yaitu suatu perangkat lunak
yang digunakan pengguna untuk berkomunikasi dengan
sistem.
b.
Bahasa tampilan (
Display
atau
Presentation Language
),
yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk
menampilkan sesuatu.
c.
Basis Pengetahuan (
Knowledge Base
), yaitu bagian yang
mutlak diketahui oleh pengguna sehingga sistem yang
dirancang dapat berfungsi secara efektif.
Kombinasi dari berbagai kemampuan di atas dikenal dengan
sebagai Gaya Dialog (
Dialog Style
). Gaya dialog terdiri dari :
12
Dalam dialog ini, sistem bertanya kepada pengguna, dan
pengguna menjawab, kemudian dari hasil dialog ini sistem
akan menawarkan alternatif keputusan yang dianggap
memenuhi keinginan pengguna.
b.
Dialog perintah
Dalam dialog ini, pengguna memberikan perintah-perintah
yang tersedia pada sistem untuk menjalankan fungsi yang
ada pada SPPK.
c.
Dialog Menu
Dialog ini merupakan gaya dialog yang paling popular
dalam SPPK. Dalam hal ini pengguna dihadapkan pada
berbagai alternatif menu yang disiapkan sistem.menu ini
akan ditampilkan pada monitor. Pengguna cukup menekan
tombol-tombol
tertentu,
dan
setiap
pilihan
akan
menghasilkan respon atau jawaban tertentu.
d.
Dialog Masukan/Keluaran
Model dialog ini menggunakan
form input
atau masukan.
Disamping form masukan, juga disediakan form keluaran
yang merupakan respon dari sistem.
4.
Manajemen Pengetahuan
Subsistem ini diperlukan ketika subsistem lainnya yang
mendukung kemampuan dari suatu DSS, tidak mampulagi untuk
memecahkan suatu permasalahan yang tidak terstruktur dan semi
13
khusus oleh sistem pakar. Manajemen pengetahuan merupakan
gabungan beberapa komponen yang berupa satu atau lebih
sistem-sistem pakar. Karena berkaitan dengan sistem-sistem pakar maka
kemampuan dan manfaat dari subsistem ini tidak dijelaskan dalam
[image:34.595.69.545.194.647.2]pembahasan ini.
Gambar 2.1 Komponen SPPK (Turban, 1995:88)
II.3.
Analisis Pareto ABC (Always Better Control)
Salah satu teknik menyusun data sesuai prioritas dan golongannya
ke sebuah
framework
penyelesaian masalah adalah analisis Pareto.
Analisis ini merupakan suatu cara yang mudah dipelajari, mudah
dimengerti, dan sangat efektif hasilnya (Oakland, 2008).
Analisis Pareto ABC adalah metode yang sangat berguna untuk
melakukan pemilihan, penyediaan, manajemen distribusi, dan promosi
penggunaan obat yang rasional. Terkait dengan pemilihan obat, evaluasi
obat kelompok A menjelaskan tentang item obat yang paling banyak
digunakan (Quick
et al
, 1997).
14
yang efektif. Salah satu keuntungan dalam menggunakan analisis Pareto
adalah memperbaiki pembuatan keputusan. Individu yang melakukan
analisis Pareto dapat mengukur dan membandingkan pengaruh dari
perubahan yang terjadi. Dengan berfokus pada penyelesaian masalah,
prosedur dan proses dibutuhkan untuk membuat perubahan yang
terdokumentasi
selama
analisis
Pareto.
Dokumentasi
ini
akan
menghasilkan persiapan dan meningkatkan hasil pembuatan keputusan
pada perubahan yang akan datang (Anonim, 2005). Keuntungan lain yang
didapat dari penggunaan analisis ini adalah (Drug and Therapeutics
Committees, 2003) :
1.
Menunjukkan penggunaan item yang tinggi dalam list atau
persediaan. Informasi ini dapat digunakan untuk pemilihan obat
dengan lebih efektif, mengidentifikasi kesempatan untuk
pergantian item obat, negosiasi harga lebih rendah dengan
distributor.
2.
Mengukur jumlah konsumsi obat yang dibutuhkan untuk kesehatan
publik dan mengidentifikasi penggunaan obat yang tidak rasional.
3.
Mengidentifikasi pembelian untuk item yang tidak terdapat dalam
daftar obat esensial di rumah sakit.
Analisis ini terbagi mengenai tiga kelas yaitu (Quick,1997) :
1.
A (Always)
Obat harus ada karena berhubungan dengan pengendalian dalam
pengadaannya. Persentase kumulatifnya antara 75%-80%. Kelas A
15
...(2.1)
70%-80% dari total biaya persediaan. Hal ini berarti persediaan
memiliki nilai jual yang tinggi sehingga memerlukan pengawasan
ekstra dan pengendalian yang harus baik.
2.
B (Better)
Kelas B, 20-40% item obat di rumah sakit dengan alokasi dana
10-15% dari keseluruhan anggaran obat. Persentase kumulatifnya
antara 80-95%.
3.
C (Control)
Obat mempunyai nilai yang rendah, yaitu sekitar 5% namun
jumlah obat sangat banyak, yaitu mencapai 60%. Karena obat
selalu tersedia maka pengendalian pada tingkat ini tidak begitu
berat. Persentase kumulatifnya antara 95%-100%
Metode ini dilakukan dengan memperhatikan 3 hal, yaitu (Harjono, 2011):
1.
Analisis Nilai Pakai
Nilai pakai didapat dari jumlah pemakaian dalam satu periode,
kemudian diurutkan dari jumlah pemakaian tertinggi hingga
jumlah pemakaian terendah. Setelah data item terurut, kemudian
dihitung persentase pemakaiannya dengan perhitungan berikut :
�� � � �
�� � � �
=
.
�∑�
�
%
Keterangan :
x
: jumlah pemakaian obat (per item/tahun)
∑x
: jumlah pemakaian obat seluruhnya dalam 1 tahun
Setelah itu, dibuat klasifikasi sediaan sesuai jumlah pemakainnya
16
...(2.3)
kumulatif 80%, 15%, dan 5%.
2.
Analisis Nilai Investasi
Dalam analisis ini juga dilakukan pengelompokan berdasarkan
persentase kumulatif, sama seperti pada analisis nilai pakai tetapi
sebelumnya jumlah pemakaian item obat dikalikan dengan harga
satuannya. Nilai investasi didapat dengan mengalikan jumlah
pemakaian dengan harga satuannya. Perhitungan yang dilakukan
adalah sebagai berikut :
x = n x hi
Keterangan :
x
: jumlah investasi per item obat selama setahun
n
: jumlah pemakaian per item obat selama setahun
hi
: harga satuan per item obat
Setelah didapat jumlah investasi per item obat selama setahun
kemudian diurutkan dari jumlah investasi tertimggi hingga jumlah
investasi terendah. Kemudian, dihitung persentase investasi per
item obat dengan perhitungan sebagai berikut :
�� � � �
� � �
=
.
�∑�
�
%
Keterangan :
x
: jumlah investasi per item obat dalam setahun
∑x
: jumlah investasi seluruh obat dalam setahun
Dari persentase investasi yang didapat akan dihitung persentase
kumulatifnya, kemudian dikelompokkan dalam A
NI, B
NI, dan C
NI.
17
...(2.4)
kumulatif 80%, kelompok B
NImerupakan obat yang memiliki
persentase kumulatif 15% sedangkan kelompok C
NImerupakan
obat yang memiliki persentase kumulatif 5%.
3.
Analisis Nilai Indeks Kritis
Analisis ini dilakukan dengan menggabungkan hasil analisis nilai
pakai dan nilai investasi. Hasil analisis nilai pakai dan nilai
investasi yang telah dikelompokan menjadi A
NP, B
NP,C
NP,A
NI, B
NI,
dan C
NIdiberi skor masing. Setelah diberi skor
masing-masing, nilai indeks kritis dapat dihitung dengan perhitungan
sebagai berikut :
Nilai Indeks Kritis = Skor Nilai Pakai + Skor Nilai Investasi
Sebagai contoh, untuk nilai pakai dan nilai investasi dengan skor A
dikonversikan menjadi 3, B menjadi 2, dan C menjadi 1, jadi
interval skor yang didapat adalah 2-6. Sediaan akan dikategorikan
menjadi 3 kelompok, sehingga perlu dilakukan perhitungan
interval untuk masing-masing kelompok dengan cara berikut :
� � �
�
=
.
+� −� �( +� �)Keterangan :
X1 : nilai tertinggi dari skor pareto nilai pakai
Y1 : nilai tertinggi dari skor pareto nilai investasi
X2 : nilai terendah dari skor pareto nilai pakai
Y2 : nilai terendah dari skor pareto nilai investasi
Jadi interval skor yang diperoleh adalah :
�
=
.
6
−
2
3
=
4
3
= 1,33
18
Berdasarkan perhitungan tersebut, maka sediaan dengan skor
2-3,33 masuk dalam kelompok C
NIK, sediaan dengan skor lebih dari
3,33-4,66 masuk dalam kelompok B
NIK, dan sediaan dengan skor
lebih besar dari 4,66-6 masuk dalam kelompok A
NIK.
Berikut ini merupakan contoh perhitungan dengan menggunakan analisis
[image:39.595.70.525.200.722.2]Pareto ABC.
Tabel 2.2 Daftar Pemakaian Sediaan di Apotek
Nama Obat Jumlah (butir) Harga Satuan (Rp)
Valisanbe 2mg Tab 430 396
Zolastin® 1mg Tab 0 0
Valisanbe® 5mg Tab 60 24
Luminal 30 mg 208 195
Zyparon® 0 0
Dari tabel 2.2, diketahui jumlah pemakaian dan harga satuan dari
masing-masing sediaan. Maka penyelesaian dengan Pareto ABC adalah sebagai
berikut :
Langkah pertama, menghitung nilai pakai dengan mengurutkan jumlah
pemakaian dari jumlah pemakaian paling banyak ke jumlah paling sedikit,
kemudian dihitung persentase nilai pakainya.Setelah diketahui persentase
nilai pakai, maka dihitung persentase kumulatifnya, kemudian diberi skor
untuk masing-masing sediaan.
Tabel 2.3 Hasil Perhitungan Nilai Pakai
Nama Obat Jumlah
(butir) %NP %Kumulatif Pareto Valisanbe® 2mg Tab 430 61,60 61,60 A Luminal 30 mg 208 29,80 91,40 B Valisanbe® 5mg Tab 60 8,60 100,00 C
Zyparon® 0 0,00 100,00 C
Zolastin® 1mg Tab 0 0,00 100,00 C
Langkah kedua, menghitung nilai investasi dari sediaan dengan
19
dari nilai terbesar ke nilai terkecil. Kemudian hitung persentase nilai
investasinya. Selanjutnya, setelah diketahui persentase nilai investasi,
[image:40.595.68.535.170.683.2]dihitung persentase kumulatifnya untuk kemudian diberi skor.
Tabel 2.4 Hasil Perhitungan Nilai Investasi
Nama Obat
Jumlah (butir)
Hrg Satuan
(Rp)
Total Harga
(Rp) %NI
%Kumu latif
Paret o Luminal 30 mg 208 396 82368 78,91 78,91 A Valisanbe® 5mg Tab 60 195 11700 11,21 90,11 B
Valisanbe® 2mg Tab 430 24 10320 9,89 100,00 C
Zyparon® 0 0 0 0,00 100,00 C
Zolastin® 1mg Tab 0 0 0 0,00 100,00 C
Langkah terakhir, menghitung nilai indeks kritis untuk masing-masing
sediaan, yaitu dengan menjumlahkan bobot skor dari nilai pakai dan nilai
investasi masing-masing sediaan. Selanjutnya, setiap sediaan diberi skor
lagi dengan skor 2-3,33 masuk dalam kelompok C
NIK, sediaan dengan skor
lebih dari 3,33-4,66 masuk dalam kelompok B
NIK, dan sediaan dengan skor
lebih besar dari 4,66-6 masuk dalam kelompok A
NIK.
Tabel 2.5 Hasil Perhitungan Nilai Indeks Kritis
Nama Obat NP NI NIK Pareto
Luminal 30 mg B A 5 A
Valisanbe® 2mg Tab A C 4 B
Valisanbe® 5mg Tab C B 3 C
Zyparon® C C 2 C
Zolastin® 1mg Tab C C 2 C
Pada tabel 2.5, Luminal 30mg termasuk ke dalam kelompok A yang
memiliki prioritas tinggi, maka investasi sebesar 80% dari alokasi biaya
pengadaan obat diperuntukkan kelompok ini. Hal ini dikarenakan item
obat yang masuk ke dalam kelompok A memiliki nilai pakai dan nilai
investasi yang paling tinggi. Untuk kelompok B dan C terdapat
pertimbangan yang harus dilakukan dalam pengadaanya, seperti prioritas
20
2mg memiliki nilai pakai yang tinggi namun rendah di nilai investasinya,
obat ini dapat diadakan karena memiliki nilai pakai yang tinggi. Untuk
item-item obat yang ada di kelompok C dengan jumlah pemakaian rendah,
lebih baik diadakan secara
just in time
, karena memiliki nilai pakai dan
nilai investasi yang rendah.
II.4.
Optimasi Kualitatif
Pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu alternatif cara
bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses tersebut untuk
menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Suatu aturan kunci
dalam pengambilan keputusan ialah sekali kerangka yang tepat telah selesai
disusun, keputusan harus dibuat (Brinckloe, 1977).
Ada dua pandangan dalam proses pengambilan suatu keputusan
organisasi (Brinckloe, 1977) yaitu :
1.
Optimasi. Di sini seorang eksekutif yang penuh keyakinan berusaha
menyusun alternatif-alternatif, memperhitungkan untung rugi dari
setiap alternatif itu terhadap tujuan organisasi. Sesudah itu
memperkirakan kemungkinan timbulnya bermacam-macam kejadian
ke depan, mempertimbangkan dampak dari kejadian-kejadian itu
terhadap alternatif-alternatif yang telah dirumuskan dan kemudian
menyusun urut-urutannya secara sistematis sesuai dengan prioritas
lalu dibuat keputusan. Keputusan yang dibuat dianggap optimal
karena setidaknya telah memperhitungkan semua faktor yang
berkaitan dengan keputusan tersebut.
21
yang memuaskan daripada mengejar penyelesaian yang terbaik.
Model ini dikembangkan oleh Simon karena adanya pengakuan
terhadap rasionalitas terbatas (
bounded rationality
). Rasionalitas
terbatas adalah batas-batas pemikiran yang memaksa orang
membatasi pandangan mereka atas masalah dan situasi. Pemikiran
itu terbatas karena pikiran manusia tidak memiliki kemampuan
untuk memisahkan informasi yang tertumpuk.
Teknik pengambilan keputusan juga sering dibagi dalam teknik
pengambilan keputusan matematik atau kuantitatif (Robbins, 1978) dan
teknik pengambilan keputusan non-matematik atau kualitatif (Schroeder,
1989). Pendekatan terhadap pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan
optimasi
kualitatif
yaitu
menemukan
alternatif
yang
optimum
menguntungkan dengan analogi atau dengan menggunakan data riset pasar
yang selektif. Pendekatan yang sistematis menjadi mungkin meskipun
model matematis yang eksplisit tidak dirumuskan. Metode ini digunakan
untuk prakiraan jangka menengah dan panjang yang melibatkan desain
proses. Untuk keputusan ini, data masa lalu tidak selalu ada atau jika ada,
akan menunjukkan pola yang tidak stabil (Schroeder, 1989).
II.5.
Just in time Management
Stok atau penumpukan barang ada karena barang telah dibeli sebelum
mereka dibutuhkan. Hal ini mendapat perhatian lebih dalam manajemen
persediaan. Prinsip dari
just in time
sederhana, yaitu barang tersebut ada
ketika mereka dibutuhkan dan tidak ada ketika mereka tidak dibutuhkan.
22
a.
Investasi persediaan, dengan metode JIT ini biaya investasi
barang yang termasuk
slow moving stock
dapat digunakan
untuk menambah investasi barang yang termasuk dalam
fast moving stock
.
b.
Menyediakan pada saat dipesan daripada menyediakan
stok, barang yang dibutuhkan dibeli pada saat pembeli
memesan. Misalnya, obat generik A jarang dibutuhkan di
apotek Z, jika ada pembeli yang memesan obat generik A,
maka apotek Z dapat membeli obat generik A dari apotek
lain yang menyediakan obat tersebut.
c.
Mengurangi
slow moving stock.
Hal ini bertujuan untuk
mengurangi jumlah investasi barang yang jarang sekali
23
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
III.1.
Analisis Sistem
III.1.1
Gambaran Umum Sistem Lama
Pengambilan keputusan pengadaan obat di Apotek Pendidikan Sanata
Dharma masih dilakukan secara manual, belum menggunakan sistem
terkomputerisasi untuk membantu pemilihan pengadaan obat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengadaan obat adalah sebagai berikut :
1.
Petugas mengecek stok obat apa saja yang akan habis dan
mencatatnya.
2.
Petugas menyerahkan daftar stok obat kepada apoteker pengelola.
3.
Apoteker pengelola memeriksa daftar kemudian memperhitungkan
biaya untuk pengadaan obat.
Kegiatan di atas dilakukan setiap bulan sekali sehingga pengadaan obat hanya
dalam jumlah kecil saja. Hal ini membuat proses pengadaan obat kurang
optimal. Padahal, jika ada manajemen pengelolaan obat yang baik, dapat
mengurangi pemakaian biaya belanja obat karena pembelian obat dalam
jumlah besar selalu mendapat potongan harga.
III.1.2
Fase Definisi Ruang Lingkup
Sistem pengadaan obat yang ada di Apotek Pendidikan Sanata
Dharma saat ini masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan
berbagai kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Performance
24
dilakukan secara manual sehingga pengambilan keputusan kurang
efektif dan memakan banyak waktu.
2.
Efficiency
Pencatatan stok obat yang dibutuhkan beserta perhitungannya
memakan waktu lama, hal ini juga berakibat tertundanya kegiatan
lain yang masih ada kaitannya.
3.
Service
Pemberian informasi pengadaan obat untuk Apoteker Pengelola
Apotek membutuhkan waktu yang lama sehingga pelayanan yang
diberikan kurang memuaskan. Kenerjanya menjadi terlihat kurang
cekatan.
[image:45.595.72.536.205.757.2]III.1.3
Analisis Masalah
III.1.3.1
Analisis Sebab Akibat
Tabel 3.1 Tabel analisis sebab akibat
Analisis Sebab dan Akibat
Tujuan Memperbaiki Sistem
Masalah
Penyebab dan
Akibat
Tujuan Sistem
Batasan
1.
Pengelolaan
data dan
pengambilan
keputusan
pengadaan
obat kurang
efektif dan
memakan
banyak waktu.
Penyebab :
Pengelola data
pengadaan obat
kurang teliti dan
belum
menerapkan
evaluasi
pengadaan obat
secara baik.
Akibat :
Perhitungan
analisis
pengadaan obat
kurang tepat
sehingga
rekomendasi
pengadaan obat
yang didapat
kurang akurat.
1.
Membantu
apoteker pengelola
dalam melakukan
analisis Pareto
ABC terhadap data
pemakaian sediaan
farmasi.
2.
Menyediakan
rekomendasi
pengadaan obat
yang diharapkan
dapat memberi
gambaran
perhitungan
terhadap
pengadaan item
obat di apotek.
1.
Sistem
pendukung
pengambilan
keputusan
pengadaan obat
ini
menggunakan
hasil dari
analisis Pareto
ABC.
25
III.1.4
Gambaran Umum Sistem Baru
Data pemakaian sediaan
Rekomendasi
pengadaan obat
SPPK
Pengadaan
Obat
Apoteker
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru
Sistem pendukung pengambilan keputusan ini berfungsi sebagai alat
bantu untuk memberikan rekomendasi kelompok obat berdasarkan hasil
analisis Pareto ABC. Sistem pendukung pengambilan keputusan ini akan
dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan merupakan
aplikasi desktop. Metode yang digunakan sebagai
engine
dalam sistem ini
adalah metode analisis Pareto ABC
(Always Better Control)
, yang merupakan
metode yang sering dipakai oleh para manager persediaan farmasi untuk
melakukan evaluasi pengadaan sediaan.
Metode Pareto ABC digunakan dalam penentuan kelompok obat
berdasarkan prioritas kebutuhan apotek akan obat. Prioritas obat dihitung
berdasarkan nilai pakai, nilai investasi, dan nilai indeks kritis. Sistem yang
baru menghasilkan tiga macam rekomendasi pengadaan obat yaitu
rekomendasi berdasarkan pengadaan tahun lalu, rekomendasi berdasarkan
metode
just in time
, dan rekomendasi dengan memaksimalkan jumlah
pengadaan obat yang memiliki nilai pakai dan nilai investasi tinggi.
III.1.4.1
Data Awal
Dalam penelitian ini akan diolah data pemakaian sediaan farmasi apotek
yang berasal dari tahun sebelumnya. Terdapat 4 atribut yang digunakan dalam
26
Daftar atribut yang digunakan terdapat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Data Pemakaian Sediaan Farmasi
No. Nama Atribut
Penjelasan
1.
Kode Obat
Atribut ini menyimpan kode item obat
2.
Nama Obat
Atribut ini menyimpan nama item obat
3.
Jumlah Pakai
Atribut ini menyimpan jumlah
pemakaian item obat
4.
Harga Satuan
Atribut ini menyimpan harga item obat
III.1.4.2
Input Sistem
Input sistem yang digunakan adalah data pemakaian sediaan farmasi dalam
format .xls atau .xlsx, alokasi biaya yang disediakan untuk belanja obat di apotek
pada periode tahun tertentu, dan skor pareto yang telah ditentukan oleh user.
III.1.4.3
Output Sistem
Setiap tahapan proses dalam program mempunyai keluaran sebagai berikut :
a.
Proses input data menampilkan :
1.
Jumlah sampel data keseluruhan
2.
Jumlah atribut keseluruhan
3.
Nilai dari setiap atribut masukan
b.
Proses analisis pareto menampilkan :
1.
Hasil analisis nilai pakai
2.
Hasil analisis nilai nvestasi
3.
Hasil analisis nilai indeks kritis
4.
Grafik setiap hasil analisis.
c.
Proses rekomendasi menampilkan :
1.
Hasil rekomendasi berdasarkan pengadaan tahun lalu
2.
Hasil rekomendasi dengan menggunakan metode
just
27
3.
Hasil rekomendasi dengan memaksimalkan jumlah
pengadaan
4.
Total investasi dan selisihnya dengan biaya awal
III.1.5
Analisis Kebutuhan
III.1.5.1
Pihak yang Terlibat Dalam Sistem
Pihak yang terlibat dalam sistem adalah apoteker pengelola apotek. Apoteker
pengelola merupakan pihak yang memberikan masukan ke sistem dan menerima
rekomendasi dari sistem.
III.1.5.2
Use-case Diagram
Input Data
Pengguna
<<depends on>>
<<depends on>> Input data pemakaian persediaan
Input alokasi biaya
Input skor Pareto
Analisis Pareto ABC
Mencari rekomendasi pengadaan obat
28
III.1.5.3
Ringkasan use-case
Tabel 3.3 di bawah ini merupakan penggambaran umum mengenai
use-case
yang terdapat pada sistem.
Tabel 3.3 Ringkasan
Use-case
Apoteker
No.
Use-case
Nama Use-case
Deskripsi
Aktor
PAR-01
Input file
pemakaian sediaan
Use-case ini menggambarkan
proses menginputkan data
pemakaian sediaan ke dalam
sistem.
Pengguna
PAR-02
Input alokasi biaya
Use-case ini menggambarkan
proses menginputkan jumlah biaya
yang disediakan ke dalam sistem
Pengguna
PAR-03
Input skor pareto
Use-case ini menggambarkan
proses menginputkan skor pareto
untuk setiap kelas ke dalam sistem
Pengguna
PAR-04
Analisis Pareto
ABC
Use-case ini menggambarkan
proses analisis nilai pakai, nilai
investasi, dan nilai indeks kritis
oleh sistem
Pengguna
PAR-05
Mencari
rekomendasi
pengadaan obat
Use-case ini menggambarkan
proses pencarian rekomendasi oleh
sistem
Pengguna
III.1.5.4
Narasi use-case
Dalam narasi
use-case
akan dijelaskan tentang detail dari ringkasan
use-case
pada tabel 3.3. Narasi
use-case
terdapat pada lampiran 1.
III.2.
Perancangan Sistem
III.2.1
Perancangan Logikal
III.2.1.1
Diagram Aktivitas
29
III.2.1.2
Perancangan Manajemen Data
Subsistem manajemen data merupakan komponen SPPK yang
menyediakan data bagi sistem. Komponen-komponen penyusun subsistem
manajemen data adalah sebagai berikut :
III.2.1.2.1
Perancangan Konseptual Basis Data
Obat kode_obat nama_obat jumlah_pakai harga_satuan Nilai Pakai persentase_kumulatif kelas_paretonp mem iliki 1..1 memiliki Nilai Investasi persentase persentase_kumulatif 1..1 1..1 kelas_paretoni jumlah_investasi kelas_paretonik
Nilai Indeks Kritis
kode_obat kode_obat kode_obat 1..1 m em iliki 1..1 1..1 Rekomendasi jumlah_pengadaan jumlah_investasi keterangan memiliki 1..1
Kelas Pareto NI
batas_bawah
batas_atas kelas_paretoni
memiliki
persentase
Kelas Pareto NP
batas_bawah kelas_paretonp memiliki batas_atas 1..1 1..* 1..* 1..1
Kelas Pareto NIK
batas_bawah batas_atas kelas_paretonik memiliki 1..1 1..* kode_rekomendasi 1..* kode_obat tipe_rekomendasi
Gambar 3.3 Diagram ER
30
III.2.1.2.2
Perancangan Basis Data
Gambar 3.4 merupakan perancangan logikal sesuai dengan diagram
konseptual pada gambar 3.3.
obat kode_obat (PK) nama_obat jumlah_pakai harga_satuan nilai_investasi kode_obat (FK) jumlah_investasi persentase persen_kumulatif kelas_pareto (FK)
kelas_paretonp (PK) batas_bawah batas_atas kelas_paretonik (PK)
batas_bawah batas_atas
kelas_pareto_nik kelas_pareto_ni
kelas_paretoni (PK) batas_bawah batas_atas
kelas_pareto_ni
nilai_indeks_kritis kode_obat (FK) nik
kelas_pareto (FK)
nilai_pakai kode_obat (FK) persentase persen_kumulatif kelas_pareto (FK)
rekomendasi kode_rekomendasi (PK) kode_obat (FK)
jumlah_pengadaan jumlah_investasi tipe_rekomendasi keterangan
Gambar 3.4 Rancangan Logikal Basis Data
III.2.1.3
Perancangan Subsistem Manajemen Model
Sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat ini
menggunakan metode Analisis Pareto ABC untuk menentukan item obat mana
saja yang diadakan sekaligus dan dimaksimalkan pengadaannya. Cara kerja dari
31
Analisis Nilai Pakai
Analisis Nilai Investasi
Analisis Nilai Indeks Kritis
Rekomendasi 1
Rekomendasi 2 Mulai
Input : file excel, alokasi biaya, dan skor pareto
Output : hasil Analisis Nilai Pakai
Output : hasil Analisis Nilai Investasi
Output : hasil Analisis Nilai Indeks Kritis
Lihat Rekomendasi
1 ?
Output : hasil cari rekomendasi 1
ya
tidak
Lihat Rekomendasi
2 ?
Output : hasil cari rekomendasi 2
ya
Lihat Rekomendasi
3 ?
Rekomendasi 3
Output : hasil cari rekomendsi 3
ya
Selesai
tidak
tidak
tidak
Gambar 3.5 Alur Kerja Subsistem
32
kelompok obat berdasarkan kelas pareto akan digunakan sebagai dasar untuk
pencarian rekomendasi pengadaan obat. Rekomendasi dibuat tiga alternatif yaitu
rekomendasi alternatif 1 merupakan rekomendasi berdasarkan jumlah pemakaian
obat tahun lalu. Selanjutnya, rekomendasi alternatif 2 yaitu rekomendasi dengan
mempertimbangkan metode
just in time
. Kemudian, rekomendasi alternatif 3 yaitu
rekomendasi dengan mempertimbangkan metode
just in time
dan memaksimalkan
jumlah pengadaan obat. Rekoemndasi alternatif 1 dan 2 tetap dibuat karena
mengingat keinginan user berbeda-beda sehingga dengan diberikannya 3
rekomendasi ini, user dapat memilih sendiri mana yang paling sesuai dengan
membandingkan masing-masing hasil rekomendasi.
Selanjutnya, akan diuraikan mengenai masing-masing proses dari tahap
analisis sampai pencarian rekomendasi. Data sampel pemakaian sediaan farmasi
[image:53.595.70.522.211.729.2]yang digunakan dapat dilihat pada tabel 3.4
Tabel 3.4 Data sampel pemakaian sediaan farmasi
kode
nama obat jumlah pakai harga
obat (butir) satuan (Rp)
1 Amoxycillin.500 19075 370
2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584
3 Lincomycin.500 2580 650
4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95
5 Simvastatin.10mg 2768 513
6 Captopril.25mg 9315 137.75
26 Paracetamol.syr 271 1725
27 Lanzoprazol.30mg 277 1672
28 Metformin.500mg 3100 149
29 Prednison.5 9835 40
132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36
133 Vit.B.compleks 604 22.2
153 Propanolol.40 20 82.18
154 Metronidazol.250mg 15 105
155 INH.100mg 60 25
156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86
157 Vit.C.100mg 40 26.43
33
1.
Analisis Nilai Pakai
a.
Urutkan data item obat berdasarkan jumlah pemakaian
tertinggi ke rendah (
descending
). Hasil dari langkah ini
terdapat pada tabel 3.5
Tabel 3.5 Data sampel berdasarkan jumlah pemakaian
kode nama obat
jml. pakai
obat (butir)
1 Amoxycillin.500 19075
4 Asam.Mefenamat.500mg 11670
29 Prednison.5 9835
6 Captopril.25mg 9315
28 Metformin.500mg 3100
5 Simvastatin.10mg 2768
3 Lincomycin.500 2580
2 Kalium.diklofenak.50mg 1108
133 Vit.B.compleks 604
27 Lanzoprazol.30mg 277
26 Paracetamol.syr 271
132 Ibuprofen.tab.200mg 184
155 INH.100mg 60
156 Ferrous.Sulphate.300mg 50
157 Vit.C.100mg 40
153 Propanolol.40 20
154 Metronidazol.250mg 15
158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12
b.
Hitung persentase nilai pakai tiap item obat terhadap jumlah
pemakaian seluruh obat
Sebagai contoh pada tabel 3.5, Amoxyxillin 500 dengan
jumlah pakai 19.075 dengan rumus 2.1, memiliki
perhitungan sebagai berikut :
%� � �� � =. 19.075
596.666 � 100% = 31,28%
34
d.
Tentukan kelas pareto nilai pakai untuk setiap item obat
berdasarkan persentase kumulatif, dengan ketentuan
berikut:
Jika 0% < %kumulatif <= 80%, maka termasuk
kelas pareto nilai pakai A
Jika 80% < %kumulatif <= 95%, maka termasuk
kelas pareto nilai pakai B
Jika 95% < %kumulatif <= 100%, maka termasuk
kelas pareto nilai pakai C
Berdasarkan ketentuan di atas, hasilnya dapat dilihat pada
tabel 3.6. Item obat yang memiliki persentase kumulatif
antara 31,28% sampai 66,54% termasuk ke dalam kelas
pareto A, obat yang memiliki persentase kumulatif antara
81,82% sampai 91,44% termasuk ke dalam kelas pareto B,
dan obat yang memiliki persentase kumulatif antara 95,67%
sampai 100% termasuk ke dalam kelas pareto C.
Tabel 3.6 Data hasil analisis nilai pakai
kode nama obat
jml.
pakai persentase persen. kelas
obat (butir) (%) kumulatif(%) pareto
1 Amoxycillin.500 19075
31.28
31.28
A
4 Asam.Mefenamat.500mg 11670
19.14
50.41
A
29 Prednison.5 9835
16.13
66.54
A
6 Captopril.25mg 9315
15.27
81.82
B
28 Metformin.500mg 3100
5.08
86.90
B
5 Simvastatin.10mg 2768
4.54
91.44
C
3 Lincomycin.500 2580
4.23
95.67
C
2 Kalium.diklofenak.50mg 1108
1.82
97.49
C
133 Vit.B.compleks 604
0.99
98.48
C
27 Lanzoprazol.30mg 277
0.45
98.93
C
35
132 Ibuprofen.tab.200mg 184
0.30
99.68
C
155 INH.100mg 60
0.10
99.78
C
156 Ferrous.Sulphate.300mg 50
0.08
99.86
C
157 Vit.C.100mg 40
0.07
99.92
C
153 Propanolol.40 20
0.03
99.96
C
154 Metronidazol.250mg 15
0.02
99.98
C
158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12
0.02
100.00
C
2.
Analisis Nilai Investasi
a.
Hitung jumlah investasi dari setiap item obat dengan rumus
2.2. Sebagai contoh, pada tabel 3.7, obat Amoxycillin 500
dengan jumlah pemakaian 19.075 dan harga satuan 370.
�ℎ � = 19.075 � 370
�ℎ � = 7.057.750
