Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2009:229): “Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.”
Menurut penelitian Committee of Sponsoring Organization ( COSO ), pengendalian internal merupakan sistem, struktur atau proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan dalam perusahaan yang bertujuan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tersebut dicapai, meliputi efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dapat tercapai.
Sedangkan menurut Sukrisno Agoes (2008:79) dan IAPI(2011:319.2), pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.”
Berdasarkan ketiga definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal adalah sistem, struktur atau prosedur yang saling berhubungan memiliki beberapa tujuan pokok yaitu menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dikoordinasikan sedemikian rupa, dan mendorong dipatuhinya kebijakan hukum dan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan fungsi utama perusahaan.
Komponen Pengendalian Internal
Pengendalian internal yang baik harus memenuhi beberapa kriteria atau unsur-unsur. Menurut Sukrisno Agoes (2008:80), pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling berkaitan. Lima komponen pengendalian internal tersebut adalah :
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Merupakan suatu suasana organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan suatu pengendalian dari sikap orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan suattu fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya yang bersifat disiplin dan berstruktur.
Mengidentifikasikan 7 faktor penting untuk sebuah lingkungan pengendalian, antara lain :
1. Integritas dan nilai etika.
2. Komitmen terhadap kompetensi.
3. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit.
4. Struktur organisasi.
5. Pemberian wewenang dan tanggungjawab.
6. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
2. Penaksiran Resiko (Risk Assessment)
Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini:
1. Perubahan dalam lingkungan operasi.
2. Personel baru
3. Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki.
4. Teknologi baru
5. Lini produk, produk, atau aktivitas baru
6. Restrukturisasi korporasi
7. Operasi luar negeri
8. Standar akuntansi baru
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu suatu perusahaan dalam meyakinkan bahwa tugas dan perintah yang diberikan oleh manajemen telah dijalankan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal:
1. Review terhadap kinerja.
2. Pengolahan informasi
3. Pengendalian phisik
4. Pemisahan tugas
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Merupakan pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi system akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi asset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari system tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan yang semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggungjawab indivisual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
Dan hal terpenting auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami:
1. Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan
2. Bagaimana transaksi tersebut dimulai
3. Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi
4. Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara, dan mengakses informasi.
5. Pemantauan (Monitoring)
waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, mengevaluasi secara terpisah, atau dengan kombinasi keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas.
monitoring
Penilaian risiko
Pengendalian aktivitas infrastruktur Informasi dan komunikasi
Lingkungan pengendalian
Unsur Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2008:164), unsur pokok pengendalian internal dalam perusahaan adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, seperti pemisahan setiap fungsi untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam setiap organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam tercatat ke dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (suprised auditi)Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari yang lain, agar tercipta internal check yang baik dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotating).Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat, memperluas wawasan pengetahuan yang mendalam, sehingga persekongkolan di antara karyawan dapat dihindari.
e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.Untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
f. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b. Pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaaannya.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Arens & Loebbecke (2009:258) Manajemen dalam merancang struktur pengendalian intern mempunyai kepentingan-kepentingan sebagai berikut:
1. Keandalan Laporan Keuangan
Manajemen perusahaan bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban hukum dan profesional untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai standar laporan, yaitu prinsip akuntansi yang berlaku umum.
2. Mendorong efektifitas dan efisiensi operasional
Pengendalian dalam suatu organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien.
3. Ketaatan pada hukum dan peraturan
Hubungan Pengendalian Intern dengan Ruang lingkup (Scope) Pemeriksaan
Jika pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidakakuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar. Bagi akuntan public, hal tersebut menimbulkan risiko yang besar, dalam arti risiko untuk memberikan opini tidak sesuai dengan kenyataan, jika auditor kurang hati-hati dalam melakukan pemeriksaan dan tidak cukup banyak mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung pendapat yang
diberikannya.
Untuk mencegah kemungkinan tersebut, jika dari hasil pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern perusahaan auditor menyimpulkan bahwa pengendalian intern tidak berjalan efektif, maka auditor harus memperluas scope pemeriksaannya pada waktu melakukan substantive test. Sebaliknya jika auditor menyimpulkan bahwa pengendalian intern berjalan efektif, maka scope pemeriksaan pada waktu melakukan substantive test bisa dipersempit.
Bagaimana Melakukan Pemahaman dan Mengevaluasi Atas Pengendalian
Intern
Auditor harus mendokumentasikan pemahamannya tentang komponen pengendalian intern entitas yang diperoleh untuk merencanakan audit. Bentuk dan isi dokumen dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas entitas, serta sifat pengendalian intern entitas.
Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh akuntan public. Karena baik buruknya pengendalian intern akan memberikan pengaruh yang besar terhadap:
a. Keamanan harta perusahaan
b. Dapat dipercayai atau tidaknya laporan keuangan perusahaan c. Lama atau cepatnya proses pemeriksaan akuntan
d. Tinggi rendahnya audit fee
e. Jenis opini yang akan diberikan akuntan publik
Ada tiga cara yang biasa digunakan akuntan public, yaitu:
4.3.1 Internal Control Questionnaries
Cara ini banyak digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang biasa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern di berbagai jenis
ICQ biasanya dikelompokan sebagai berikut:
· Umum
Biasanya pertanyaan menyangkut struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggungjawab, akte pendirian dan pertanyaan umum lainnya mengenai keadaan perusahaan.
· Akuntansi
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut keadaan pembukuan perusahaan, misalnya apakah proses pembukuan dilakukan secara manual atau computerized, jumlah tenaga dibagian akuntansi dan lain-lain.
· Siklus Penjualan-Piutang-Penerimaan Kas
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur yang terdapat diperusahaan dalam siklus penjualan (kredit dan tunai), piutang dan penerimaan kas.
· Siklus Pembelian-Utang-Pengeluaran Kas
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur yang terdapat diperusahaan dalam siklus pembelian (kredit dan tunai), utang dan pengeluaran kas.
· Persediaan
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur penyimpanan dan pengawasan phisik persediaan, system pencatatan dan metode penilaian persediaan dan stock opname.
· Surat Berharga (Securities)
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut surat berharga, otorisasi untuk pembelian dan penjualan surat berharga dan penilaiannya.
· Aktiva Tetap
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut system dan prosedur penambahan dan pengurangan aktiva tetap, pencatatan dan penilaian aktiva tetap dan lain-lain.
· Gaji dan upah
Pertanyaan-pertanyaan menyangkut kebijakan personalia (human resources development) serta system dan prosedur pembayaran gaji dan upah.
Yang perlu diperhatikan adalah:
1. Auditor harus menanyakan langsung pertanyaan-pertanyaan di ICQ kepada staff klien dan kemudian mengisi sendiri jawabannya, jangan sekedar menyerahkan ICQ kepada klien untuk diisi.
3. Ada kecenderungan bahwa klien akan memberikan jawaban seakan-akan pengendalian intern sangat baik.
Karena itu auditor harus melakuakn compliance test untuk membuktikan efektivitas dari pengendalian intern klien.
4.3.2 Flow Chart (Bagan Arus)
Flow chart manggambarkan arus dokumen dalam system dan prosedur disuatu unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk system dan prosedur pembelian, utang dan
pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan pembelian (purchase requisition), order pembelian (order purchase), sampai dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.
Untuk auditor yang terlatih baik, penggunaan flow chart lebih disukai, karena auditor bias cepat melihat apa saja kelemahan-kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari suatu system dan prosedur.
Setelah flow chart dibuat, auditor harus melakukan walk through, yaitu mengambil dua atau tiga dokumen untuk mentest apakah prosedur dijalankan sesuai dengan apa yang digambarkan dalam flow chart.
4.3.3 Narrative
Dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, system dan prosedur akuntansi yang berlaku diperusahaan, misalnya prosedur pengeluaran kas. Cara ini biasa digunakan untuk klien kecil yang pembukuannya sederhana.
Keterbatasan Pengendalian Intern Entitas
Terlepas dari bagaimana bagusnya desain dan operasinya, pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian intern entitas.
Kemungkinan pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian intern. Hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian inten dapat rusak karena
kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana.
Disamping itu pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi di antara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern. Factor lain yang memebatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut.Meskipun hubungan manfaat-biaya merupaka criteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan pengendalian intern,
