PENTINGNYA PEMBAGIAN KERJA DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
Firma Fera 145213010 D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung Abstrak
The purpose of the division of labor is that in an organization has a high work effectiveness. The division of labor is an activity in the form of activities to divide the work charged to all activists of an organization. In this case the division of labor for employees is something that is very vital because it deals directly with the activities of existing practices in the company itself. The division of labor is always needed in the activities of the company or organization. Companies always need all their management. Organization or company is a container or a manifestation of management in achieving organizational goals that have been planned. But giving the task is not limited to just leave with no consideration for certain things. These things are the capabilities and expertise of each member or individuals within the organization. The division of labor is a grouping of activities
and tasks related to an organization's influence. The division of labor has its own job specification, therefore, many types of jobs that exist in an organization of the manufacturing division of labor will be very beneficial for the survival of an organization. This activity is an attempt to create a quality of work and quality of the total performance of a company. An enterprise will prosper only if the human resources that exist in it has been able to carry out their work clearly, according to ability and not have a dual role which may hinder the achievement of the performance. Job analysis needs to be done in order to make the organization and establish a division of work, the job specification and job assessment. Therefore it is not possible to be abandoned when considering the division of labor is to the effectiveness of existing work in an organization.
Pengertian Pembagian Kerja
Menurut Hasibuan (2007: 28), analisis pekerjaan ialah menganalisis dan mendesain kegiatan dan pekerjaan apa yang perlu dilakukan, bagaimana cara mengerjakannya dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisis pekerjaan merupakan informasi tertulis mengenai kegiatan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan yang telah ditetapkan tercapai.
Pembagian kerja merupakan perincian atau pengelompokan suatu kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas sejenis dan erat kaitannya antara keduanya untuk dilaksanakan oleh organisasi tertentu. Pembagian kerja adalah analisis jabatan yang merupakan suatu kegiatan dalam menentukan pekerjaan apa yang dikerjakan dan siapa yang harus mengerjakannya tugas tersebut. Manfaat Pembagian Kerja
Manfaat pembagian kerja adalah agar suatu pekerjaan terlaksana dengan baik dan sesuai rencana serta dapat diketahui dengan jelas tujuan suatu organisasi oleh pegawai atau karyawan yang bertanggung jawab atas terlaksananya pekerjaan tersebut. (Marzuki, 1981 : 9).
Menurut A.S Moenir manfaat dari pembagian kerja adalah :
a. Memudahkan bagi seseorang untuk mengerjakan pekerjaannya tanpa harus menunggu perintah.
b. Diketahui dengan jelas batas-batas tanggung jawab dan wewenang dari pekerjaan itu. c. Tidak akan ditemui lagi
keraguan dalam pemberian tugas
d. Memudahkan dalam
melakukan pengawasan.
e. Tidak akan terjadi benturan dalam pelaksanaan pekerjaan. f. Menjadi tolak ukur
pertimbangan dalam penentuan kebutuhan pendidikan.
Alasan Pembagian Kerja
Adapun alasan pembuatan pembagian kerja adalah seseorang tidak akan melakukan semua pekerjaan yang ada di dalam sebuah organisasi tanpa bantuan dari orang lain.
Menurut Sondang P. Siagian, ada tiga alasan dari pembuatan pembagian kerja yaitu :
a. Beban kerja
b. Jenis pekerjaan yang beragam
c. Berbagai spesialisasi yang diperlukan
Dengan adanya pembagian kerja, pegawai atau karyawan dituntut dan bertanggung jawab atas setiap tugas yang dibebankan kepadanya. Spesialisasi pekerjaan diciptakan karena dalam pembagian kerja terjadi pembagian fungsi-fungsi, maksudnya adalah setiap fungsi-fungsi tersebut perlu keahlian khusus untuk menyelesaikan setiap tugas yang diberikan.
Dalam mengukur pembagian kerja digunakan indikator. Indikator-indikatornya adalah sebagai berikut :
a. Penempatan karyawan
Penempatan karyawan adalah setiap pegawai atau karyawan ditempatkan sesuai dengan keterampilan, keahlian dan tingkat jenjang pendidikan, karena jika terjadi kesalahan dalam menetapkan posisi karyawan akan menyebabkan jalannya pekerjaan menjadi tidak maksimal (A. S Nitisemito, 1996 :174)
b. Beban kerja
Beban kerja adalah pekerjaan yang dipercayakan untuk dikerjakan oleh satuan perusahaan, karyawan atapun pegawai dari perusahaan tertentu. (Sutarto, 1978 : 103) c. Beban kerja yang diberikan
kepada karyawan hendaknya merata, sehingga dapat dihindarkan terjadinya seorang karyawan yang mempunyai beban kerja terlalu berat atau terlalu ringan.
d. Spesialisasi pekerjaan
Spesialisasi pekerjaan adalah pembagian kerja yang didasarkan pada keahlian atau keterampilan khusus (Sutarto, 1978 : 110). Spesialisasi pekerjaan sangat diperlukan setiap perusahaan atau organisasi karena tidak semua orang mempunyai keahlian yang sama, namun setiap orang mempunyai pasti kelebihan dan keterbatasan sendiri.
Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja adalah suatu keadaan yaitu aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia dapat mencapai hasil akibat sesuai yang telah ditetapkan (Sutarto, 1978:95).
Efektivitas kerja merupakan suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas. (Schermerhorn, 1998:5)
Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Menurut Richard M. Steers menjelaskan empat faktor untuk mencapai efektivitas kerja yaitu :
a. Karakteristik organisasi
Karakteristik organisasi terdiri atas struktur dan teknologi dari setiap perusahaan. Struktur yang dimaksud adalah hubungan yang relatif tetap sifatnya, seperti dalam organisasi yang sehubungan dengan susunan sumber daya manusia.
b. Karakteristik Lingkungan
c. Karakteristik pekerja
Dalam realitasnya, para karyawan atau pegawai perusahaan merupakan faktor pengaruh yang paling penting atas efektivitas karena tingkah laku mereka yang dalam jangka panjang akan akan dapat memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. d. Kebijaksanaan dan praktek
manajemen
Semakin sulitnya proses teknologi serta makin sulit dan kejamnya lingkungan, maka peranan manajemen sangat diperlukan untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Tolak Ukur Efektivitas
Dalam mengukur efektivitas kerja karyawan, dengan menggunakan kriteria dari ahli Richard M. Steers yaitu dalam efektivitas kerja yang semuanya bersifat abstrak itu menjadi sedikit banyak lebih dapat diukur, beberapa analisis organisasi berusaha mengindentifikasikan segi-segi yang lebih kelihatan dengan konsep ini, walaupun ada sederetan panjang kriteria evaluasi yang dipakai, kriteria yang paling banyak dipakai dalam hal sebagai berikut :
a. Kemampuan menyesuaikan diri (keluwesan)
b. Produktivitas (prestasi kerja) c. Kepuasan kerja
d. Tingkat mencari keuntungan e. Pencapaian sumber daya
manusia
Dalam hal ini, akan dijelaskan tentang hubungan langsung antara karyawan dengan semua tugas yang diberikan oleh pimpinan organisasi adalah sebagai berikut :
a. Kemampuan menyesuaikan diri Kemampuan kerja manusia terbatas. Ada faktor faktor yang mempengaruhi dalam penyesuaian diri antara lain faktor pendidikan, fisik, waktu serta faktor-faktor yang lain yang bisa membatasi kegiatan atau pekerjaan manusia. Oleh sebab karena terciptanya keterbatasan ini yang dapat mengakibatkan manusia tidak dapat tercapainya pemenuhan semua kebutuhan-kebutuhan tanpa melalui yang lain.
Masing-masing orang yang melamar masuk perusahaan atau organisasi sudah pasti harus mengetahui bidang yang dimasukinya tersebut karena itu dapat membuat proses adaptasi terhadap lingkungan secara cepat.
terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
b. Prestasi Kerja
Richard M. Steers mengatakan prestasi kerja merupakan suatu penyelesaian tugas pekerjaan yang sudah diberikan dan dipercayakan kepadanya sesuai dengan target yang telah ditentukan bahkan ada yang melebihi target yang telah ditentukan sebelumnya. Lebih lanjut Richard M. Steers menyatakan hal bahwa secara sederhana dan umumnya orang percaya bahwa prestasi kerja individu merupakan gabungan fungsi, yaitu ada beberapa faktor penting :
a. Kemampuan
b. Minat terhadap pekerjaan yang digelutinya
c. Kejelasan dan penerimaan atas penjelasan.
d. Peranan seorang karyawan dalam organisasi
e. tingkat motivasi yang diberikan oleh suatu organisasi
Agar tercapainya prestasi seperti yang diinginkan perusahaan maka perlu adanya kerja keras dari masing-masing aktivis kantor yang sesuai dengan fungsi peranan di dalam organisasi yang dimasukinya. Prestasi kerja dapat dirasakan apabila seseorang telah berhasil melakukan tugas yang telah diberikan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Prestasi kerja yang telah dicapai akan memberikan efek positif kepada orang lain atau karyawan-karyawan yang lain untuk dapat melakukan prestasi kerja. Dengan demikian maka hasil kerja dalam organisasi akan jauh lebih baik.
Dari uraian diatas maka dapat disampaikan bahwa prestasi kerja juga merupakan faktor cukup vital dalam mencapai tujuan organisasi, karena jika tidak ada prestasi kerja maka tentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi akan semakin jauh harapan yang diinginkan. Hal ini berarti tanpa prestasi kerja yang baik di semua jenjang organisasi maka pencapaian tujuan dan keberhasilan organisasi menjadi suatu yang sulit bahkan mustahil untuk di capai.
c. Kepuasan Kerja.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti menarik kesimpulan tentang pengertian kepuasan kerja adalah tingkat kesenangan dalam melaksanakan pekerjaan yang dibebankan sebagai akibat dari imbalan yang diterima untuk memenuhi kebutuhan, bila kebutuhan karyawan terpenuhi maka mereka akan merasa puas dan senang.
d. Kemampuan berlaba
Kemampuan pekerja
memberikan sumbangan pada suatu organisasi, sebagai imbangan motivasi pekerja yang sangat menentukan kehendak pekerja untuk menyumbang. Sifat-sifat ini dianggap relatif mantap sepanjang waktu, walaupun mungkin akan timbul beberapa perubahan akibat intervensi dari luar (misalnya latihan). Dalam penelitian ini yang diperhatikan adalah implikasi variasi sifat dalam pengaruhnya terhadap karya dan efektivitas. Hasil riset
menunjukkan bahwa
keberhasilan manajemen erat hubungannya dengan tingkat kemampuan intelektual seseorang. Organisasi yang orientasinya terpusat pada laba akan mengarahkan tenaga kerjanya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai pembagian tugas agar tercapainya efisiensi kerja sehingga meningkatkan profit organisasi yang akan berdampak pada tercapainya efektivitas. e. Pencapaian Sumber Daya.
sistem pengendalian. Tekni-teknik seperti akunting manusia menunjukkan potensi untuk lebih mengakui pentingnya tingkah laku manusia sebagai faktor penentu efektifitas.
Pelaksanaan Pembagian Kerja Untuk Mencapai Efektivitas Kerja
Pelaksanaan pembagian kerja mempunyai tujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat terselenggara dengan lancar dan dapat diketahui dengan jelas karyawan mana yang bertanggungjawab
atas selesainya suatu pekerjaan. Pembagian kerja juga memberikan batasan yang jelas dalam pelaksanaan tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing karyawan, sehingga dapat dihindari adanya tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dengan adanya pembagian kerja itu pula, maka karyawan dapat memiliki kesempatan untuk mempelajari ketrampilan dan keahlian pada pekerjaan tertentu yang telah menjadi wewenang dan tanggung jawab mereka. Karyawan dapat terfokus pada beberapa pekerjaan saja yang telah menjadi tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing sehingga hal tersebut dapat memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sehingga efektivitas kerja karyawan dapat tercapai dan akhirnya tujuan organisasipun tercapai. Pelaksanaan pembagian kerja ini harus dapat dilakukan secara tepat. Adapun di dalam pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia meliputi hal-hal sebagi berikut : a. Waktu Pelaksanaan
Pembagian Kerja
b. Hal-hal Yang Diperhatikan dalam Melakukan Pembagian Kerja
Hal-hal tersebut dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah sebagai berikut :
a. Penempatan karyawan yang tepat dalam menjalankan penempatan para karyawan Dengan demikian efektivitas kerja dan produktivitas kerja dapat dicapai, yang pada akhirnya tujuan yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya juga dapat tercapai.
b. Rincian aktivitas.
Daftar rincian aktivitas yang jelas dan alur kerja yang harus dimiliki oleh setiap organisasi. Sehingga setiap karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu, struktur organisasi juga dibuat untuk dapat memahami dengan siapa karyawan tersebut bekerja serta mempertanggungjawabkanhasil pekerjaannya serta garis komando yang telah disepakati. Dengan demikian maka efektivitas dan efisiensi kerja dapat terpenuhi.
c.
Beban PekerjaanBeban kerja yang merata tidak berarti bahwa setiap karyawan yang ada harus tepat sama jumlah aktivitasnya atau jumlah tugasnya. Dalam pemberian beban kerja sudah
pasti disesuaikan dengan kemampuan sehingga tidak terjadi hal yang mencolok antara kemampuan dengan pekerjaan yang dikerjakan. Pekerjaan yang diberi kepada setiap karyawan sudah merupakan tanggung jawab karyawan itu sendiri sehingga pekerjaan yang bersifat umum. d. Penciptaan Sistem
Informasi Manajemen
Selain memperhatikan hal-hal dalam pembagian kerja, suatu organisasi dalam setiap melaksanakan pekerjaan
yang menjadi
tanggungjawabnya agar berjalan dengan tertib dan lancar sesuai dengan wewenangnya masing-masing, maka perlu adanya pedoman dasar yang dijadikan petunjuk suatu organisasi dan karyawan dalam melaksanakan
pembagian kerja. Karena dengan adanya pedoman pembagian kerja di dalam suatu organisasi, maka akan dapat membantu ketepatan
tugas dan
tanggungjawab yang diberikan kepada masing-masing
karyawan serta membantu pula didalam efektivitas kerja karyawan.
Hambatan-Hambatan Pelaksanaan
Pembagian Kerja dalam
Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan
Adapun hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah sebagai berikut:
a. Karyawan Menolak Pemberian
Tugas Karena Merasa Sulit
Hambatan dalam pelaksanaan pembagian kerja adanya penolakan tugas oleh karyawan karena karyawan merasa sulit dengan tugas, wewenang, serta tanggung jawab yang diberikan dan karyawan memilih untuk ditukar posisi dengan pekerjaan yang lebih mudah. Hal ini dapat menjadikan pemborosan waktu supervisor dan karyawan lain untuk menangani pergantian posisi tersebut, sehingga efektivitas kerjapun akan terhambat.
b. Timbul Pandangan Territorial Imperative
Hambatan dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah adanya pandangan teritorrial imperative oleh karyawan karena karyawan merasa tidak mengerti dengan tugas karyawan lainnya, sehingga karyawan yang sudah menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tidak mempunyai pekerjaan lagi, tetap tidak mau membantu jika tidak diminta untuk membantu oleh karyawan yang bersangkutan.
Upaya-upaya yang Dilakukan untuk Mengatasi Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pembagian Kerja dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan
aktivitas atau pekerjaan. Dengan adanya hambatan pelaksanaan pembagian
kerja untuk
meningkatkan efektivitas kerja karyawan, maka dapat dilakukan upaya-upaya seperti berikut:
a. Pelatihan dan Pengarahan Kerja
Seluruh karyawan cenderung memilih pekerjaan yang mudah agar cepat dalam penyelesaiannya. Jika seorang karyawan semua mempunyai pemikiran seperti itu maka tidak akan ada yang mau mengerjakan pekerjaan yang rumit dan harus menggunakan pemikiran dalam penyelesaiannya. Hal seperti itu sedikit demi sedikit akan membuat organisasi mengalami kemunduran secara teratur karena tidak dapat berkembang. Untuk mengatasi hal itu maka dapat memberikan diklat atau pelatihan terhadap karyawan, karena dengan adanya pelatihan ini sangat penting untuk dilaksanakan, karena dengan pelatihan tersebut dapat meningkatkan kemampuan dan kreativitas karyawan.
b. Meningkatkan Kerjasama Ada kalanya pembagian kerja secara melembaga menimbulkan persepsi bahwa Jika seorang karyawan sudah melakukan pekerjaannya maka dia sudah merasa selesai melakukan pekerjaannya.. Dengan kata lain, karyawan hanya menjalankan tugas yang diberikan kepada dirinya dan jika pekerjaan sudah selesai tidak mengerjakan
pekerjaan yang lain, meski melihat ada karyawan yang masih mengerjakan tugas belum selesai. Karyawan tidak mempunyai inisiatif untuk membantu dengan dikerjakan secara bersama. Hal itu bisa terjadi karena karyawan menganggap itu bukan tanggung jawabnya dan takut jika melakukan kesalahan karena bukan wilayah pekerjaannya. Dalam hal ini upaya untuk mengatasi hambatan pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan adalah dengan cara meningkatkan kerja sama diantara para karyawan agar pekerjaan-pekerjaan dapat diselesaikan dengan efektif untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Hubungan Antara Pembagian Kerja Dengan Efektivitas Kerja
Pembagian kerja berarti suatu pekerjaan yang harus diselesaikan, dipecah-pecah dalam sejumlah bagian dan langkah-langkah
keseluruhan dari pekerjaan. Dengan demikian pembagian kerja yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan yang berarti juga efektivitas dapat tercapai.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efektivitas kerja karyawan. Yang meliputi, yaitu waktu pelaksanaan pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada dan ketika karyawan pertama kali masuk atau sedang menjalani mutasi. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja adalah : (1) Penempatan karyawan yang tepat pada tempat yang tepat. (2) Rincian aktivitas yang jelas akan dapat melancarkan alur pekerjaan yang harus dikerjakan karyawan satu dengan yang lainnya. (3) Beban kerja yang merata diantara para karyawan. (4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen
yang dapat
Adapun saran untuk mendapatkan hasil yang lebih baik di waktu yang akan datang ajukan adalah Bagi Pimpinan sebaiknya memberikan wewenang kepada bawahannya atau supervisor dalam pelaksanaan pembagian kerja terhadap karyawan yang ada di bawahnya sehingga jika
ternyata karyawan tidak sesuai dengan kemampuan dalam mengerjakan pekerjaan maka permasalahan dalam pekerjaan segera dapat teratasi, tidak harus melapor ke ke atasan. Bagi Karyawan sebaiknya mempelajari pekerjaan baru dengan yang telah diberikan oleh atasannya dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Alex S. Nitismito.1996. Manajemen Personalia. Jakarta : Ghalia Indonesia. Arikunto, Suharsimi.1998. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktis. Jakarta: Rineka Cipta. Drs. H. Malayu, S.P. Hasibuan, 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Cetakan 9. PT. Bumi Aksara. Handoko, T. Hani. 2001. Manajemen
Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE Hasibuan, Malayu S.P. 2003.
Manajemen sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
http://repository.usu.ac.id/bitstream/12 3456789/52612/4/Chapter%20II.pdf
John. R Schermerhorm Jr. 1998.
Manajemen. Yogyakarta : Andi Offset. Marzuki.1981.
Pengorganisasian.
Lexy, J. Moleong. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaka Rosdakarya
Moenir A.S.1987. Pendekatan Manusia dan Organisasi Terhadap Pembinaan Pegawai. Jakarta : Gunung Agung.
Richard M. Steers.1985.
Efektivitas Organisasi. Jakarta : Erlangga. Sarwoto.1981. Dasar-dasar Organisasi. Universitas Indonesia : Ghalia. Sondang P.Siagian.1983. Organisasi Kepemimpinan. Jakarta :
Gunung Agung.
Sudjana.1996. Metode Statistika. Bandung : Tarsito.
Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2003.
Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara
Sutarto.1978. Dasar-dasar
Organisasi dan
Manajemen. Indonesia :
Ghalia. Umar,
Husein.2002. Metode Riset Komunikasi Organisasi. Jakarta : Gramedia.
