STANDAR PELAKSANAAN KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA

(1)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Kode/No : STANDAR-POLBAN-KEMAHASISWAAN-05 Tanggal : 24 April 2015

Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

Revisi : 0 Halaman : 1 dari 7

STANDAR PELAKSANAAN KEGIATAN

ORGANISASI MAHASISWA

Jabatan N a m a TandaTangan

Dikaji ulang oleh: Pembantu Direktur Bidang

Kemahasiswaan Angki Apriliandi R.,SST.,MT.

Dikendalikan oleh: Satuan Penjaminan Mutu Ir. Emma Hermawati Muhari, M.T.

(2)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Kode/No : STANDAR-POLBAN-KEMAHASISWAAN-05

STANDAR PELAKSAAN KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA

1. Definisi Istilah Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa adalah standar

untuk menjamin aktivitas pelaksanaan kegiatan seluruh organisasi mahasiswa di Politeknik Negeri Bandung sesuai dengan Kebijakan Akademik, Peraturan Pendidikan, Pedoman Mutu Akademik. Keberhasilan pelaksanaan kegiatan organisasi mahasiswa dinilai berdasarkan komponen-komponen yang mempengaruhinya, yaitu keterlaksanaan, keterlibatan panitia dan peserta, ketertiban aturan, peningkatan karakter, keberlanjutan, dan dokumen laporan.

2. Rasionale Organisasi mahasiswa dinyatakan sukses melaksanakan kegiatan

apabila telah melaksanakan kegiatan dengan 90% item terlaksana dan sesuai jadwal, tujuan kegiatan tercapai, tidak terjadi pelanggaran peraturan (akademik, kedisiplinan, dll) dokumen untuk laporan lengkap, dan memiliki perbaikan untuk kegiatan berikutnya.

3. Persyaratan Isi

Standar

3.1. Proposal kegiatan yang sudah lengkap dan diperiksa, serta ditandatangani oleh ketua pelaksana, ketua organisasi mahasiswa, ketua Badan Eksekutif Mahasiswa, Pembina organisasi mahasiswa, dan ketua jurusan1_{diserahkan oleh}

ketua pelaksana ke Sekretariat Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bagian Penata Usaha Layanan Ormawa atau disimpan di box pengajuan paling lambat 5 (lima)2 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan.

1_{Khusus untuk HMJ, yang lainnya cukup oleh Pembina}

2_{5 hari kerja untuk pengajuan kegiatan yang diikuti hanya internal organisasi mahasiswa (ormawa) atau hanya} sedikit, kurang dari 50%, yang dari luar ormawa pengusul.

(3)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

3.2. Ketua pelaksana kegiatan harus mengecek proses proposal setiap hari dengan datang dan menanyakan kepada Penata Usaha Layanan Ormawa, serta mengecek box pengajuan, box revisi, dan box persetujuan. Apabila ada koreksi atau catatan, maka proposal harus diperbaiki dan diajukan kembali sesuai butir 3.1., atau ketua pelaksana harus menjelaskan dan diksusi, jika dalam catatan diminta penjelasan kegiatan yang lebih detail.

3.3. Penata Usaha Layanan Ormawa harus merekap pengajuan kegiatan organisasi mahasiswa pada buku kegiatan mahasiswa dan papan kegiatan mahasiswa

setelah melihat atau menerima proposal pengajuan.

3.4. Penata Usaha Layanan Ormawa harus memeriksa proposal pada bagian; format proposal, kelengkapan isi, kelengkapan lembar pengesahan, RAB, kesesuaian MAK, ketersediaan tempat kegiatan, waktu kegiatan, surat pernyataan tidak ada kekerasan fisik, sikis, atau pemaksaan, paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah pengajuan. Jika diperlukan, Penata Usaha Layanan Ormawa dapat diskusi dengan Penata Usaha Keuangan dan Ka. Sub. Bag Kemahasiswaan untuk meyakinkan kegiatan dapat terlaksana dan terlaporkan dengan baik. Apabila telah sesuai, maka proposal disampaikan ke

Koordinator Layanan Kemahasiswaan, namun apabila tidak, maka proposal dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.

(4)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

dan lainnya terkait kelancaran pelaksanaan, paling lambat 2 (dua) hari kerja. Apabila telah sesuai, maka diparaf dan disampaikan ke Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan, namun apabila tidak, maka proposal dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.

3.6. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan harus mempelajari proposal pada seluruh bagian paling lambat 2 (dua) hari kerja. Apabila diperlukan arahan Direktur, maka menyampaikan disposisi. Apabila kegiatan telah disetujui, maka proposal ditandatangani dan disampaikan ke Sekretaris, namun apabila tidak, maka proposal diberi alasan penolakan dan dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.

3.7. Sekretaris Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan

harus menyampaikan proposal yang disetujui atau ditolak kepada Penata Usaha Layanan Ormawa paling lambat 1 (satu) jam setelah menerima proposal. Untuk proposal yang telah disetujui dan ditandatangani harus di cap Polban, digandakan, dan diarsipkan.

3.8. Sekretaris Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan

harus menyampaikan RAB proposal yang disetujui kepada

Penata Usaha Keuangan.

3.9. Penata Usaha Keuangan harus mengecek kelengkapan RAB, kesesuaian Mata Anggaran Keuangan (MAK), harga satuan, dll, serta mengajukan surat pencairan dana pada RAB tersebut kepada Pembantu Direktur Bidang Keuangan dan Administrasi Umum.

(5)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Usaha Layanan Organisasi atau ke Ketua Pelaksana. 3.11. Penata Usaha Layanan Ormawa harus menyampaikan

proposal yang disetujui atau ditolak melalui box persetujuan atau box revisi (jika perlu perbaikan).

3.12. Ketua Pelaksana harus mendatangi Penata Usaha Keuangan untuk mengambil dana/barang yang sudah ada, memahami kebutuhan SPJ keuangan, dan hal terkait keuangan lainnya.

3.13. Ketua Pelaksana harus melakukan pengajuan ijin penggunaan sarana dan prasarana barang milik negara melalui Polban kepada Ka.Sub.Bag TU ditembuskan kepada Ka.Bag Bagian Administrasi Umum dan Keuangan, Kepala Satuan Keamanan, Ka. UPT Perawatan dan Perbaikan, koordinasi dengan pramu kantor, bagian perlengkapan, serta berbagai koordinasi lainnya yang dibutuhkan (sesuai lingkupnya), sebelum kegiatan dilakukan. Pengabaian terhadap koordinasi dan ijin dapat disebut pelanggaran aturan dan akan mendapatkan sanksi.

3.14. Ketua Pelaksana harus melaksanakan kegiatan sesuai proposal dan berbagai norma dan peraturan yang berlaku, koordinasi dan melibatkan Pembina, koordinasi dengan

Penata Usaha Layanan Ormawa, satuan keamanan.

4. Strategi 4.1. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan membina Para

Ketua Jurusan, Koordinator Layanan Kemahasiswaan, dan Koordinator Layanan Kealumnian sebagai bagian dari tugas pokok dan fungsi manajemen.

(6)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Kode/No : STANDAR-POLBAN-KEMAHASISWAAN-05

terkait dengan kegiatan organisasi mahasiswa.

4.3. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Para ketua Jurusan dan pembina organisasi mahasiswa melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi mahasiswa.

4.4. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan dan

Koordinator Layanan Kealumnian membina administrasi di lingkungan bidang kemahasiswaan untuk dapat mengarahkan pengajuan kegiatan organisasi mahasiswa supaya lebih baik, lebih cepat, dan efisien.

4.5. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan membina para ketua organisasi mahasiswa untuk senantiasa menuju mahasiswa yang unggul, dalam pertemuan yang rutin setiap bulan.

5. Indikator 5.1. Jumlah kegiatan organisasi mahasiswa minimal 4 kegiatan

per tahun

5.2. Serapan anggaran kegiatan organisasi mahasiswa lebih dari 90%.

5.3. Keterlibatan mahasiswa dalam atau luar minimal 3000 orang per tahun

5.4. Prestasi atau penghargaan untuk kegiatan se-tingkat nasional minimal 10 kali

6. Subyek atau Pihak

yang

bertanggung-jawab untuk

mencapai/memenuhi

isi standar

6.1 Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan; 6.2 Koordinator Layanan Kemahasiswaan; 6.3 Pembina Organisasi Mahasiswa 6.4 Ketua Jurusan terkait

(7)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

6.7 Ketua pelaksana kegiatan organisasi mahasiswa

7. Referensi 7.1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi;

7.2 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 049 Tahun 2014 Standar Nasional Pendidikan Tinggi;

7.3 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 050 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;

7.4 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi;

7.5 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 087 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi;

7.6 Keputusan Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor 1540/K8.R/KM/2008 Tentang Peraturan Akademik Mahasiswa;

7.7 Keputusan Ketua Senat Politeknik Negeri Bandung Nomor 02/Pl1.R9/OT/2012 Tentang Kebijakan Akademik, Standar Akademik dan Peraturan Akademik;

7.8 Peraturan Politeknik Negeri Bandung Nomor 2273/PL1.R/KM/2012 tentang Kedisiplinan Mahasiswa 7.9 Keputusan Direktur tentang kalender akademik

7.10 Standar Program Kerja Organisasi Mahasiswa 7.11 Standar Pelaporan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

8. Verifikasi Standar ini telah dikaji ulang oleh Pembantu Direktur Bidang