Makalah Nomor: KNSI-419
SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN MAKANAN CEPAT BASI
DENGAN METODE EOQ (STUDI KASUS : BANDENG KENDAL MIR
BANDENG TANPA DURI)
Tentri Hapsari 1, Magdalena Karismariyanti 2, Asti Widayanti 3
1,2,3 Jurusan, Teknologi Informasi, Politeknik Telkom
1 tentriha@gmail.com, 2ellen@politekniktelkom.ac.id, 3 asw@politekniktelkom.ac.id
Abstrak
Bandeng Kendal MIR Bandeng Tanpa Duri adalah sebuah industri kecil atau industri rumahan yang berada di bawah KOPMIR KARSA yang membeli, mengolah dan memasarkan produk dari olahan ikan bandeng. Proses pencatatan masih bersifat manual dengan menggunakan catatan buku sehingga data yang dihasilkan kurang akurat, efektif dan efisien. Selain itu, Bandeng Kendal memiliki kelemahan dalam melakukan pelaporan pembelian dan persediaan yang tingkat akurasi, efektivitas, dan efisiensinya masih kurang. Aplikasi ini dibuat berbasis dengan metode terstruktur yaitu menggunakan Data Flow Diagram (DFD dan Entity Relationship diagram untuk perancangan data. Implementasi aplikasi menggunakan PHP dan MySQL Industri rumahan seperti Bandeng Kendal akan sangat baik jika memiliki sistem manajemen yang bagus sehingga menghasilkan total biaya persediaan optimal. Salah satu metode untuk memanajemen persediaan adalah metode Economic Order Quanity (EOQ) dimana EOQ dapat menghasilkan jumlah beli optimum, frekuensi pemesanan, time schedule, dan total biaya optimum. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan bagian pembelian, gudang, produksi, keuangan dan pemilik. Adapun kemudahan tersebut aplikasi dapat menghasilkan berupa perhitungan EOQ, pencatatan pembelian, pengelolaan persediaan bahan masuk, pembuatan laporan pembelian, jurnal dan buku besar. Aplikasi ini dalam melakukan pengujian menggunakan pengujian manual, aplikasi dan fungsionalitas. Dalam pengujian ini menghasilkan perhitungan eoq, proses pembelian, dan pembuatan jurnal serta buku besar.
Kata kunci : Bandeng Kendal, Pembelian, Economic Order Quanity, Persediaan, Sistem Informasi Akuntansi
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Bandeng Kendal MIR Bandeng tanpa Duri adalah sebuah industri rumahan dimana kegiatannya membeli, mengolah dan memasarkan olahan ikan bandeng. Pendiri Bandeng Kendal ini didirikan oleh KOPMIR KARSA. Produknya antara lain Bandeng tanpa duri, krupuk duri, nugget, baso, pepes, dan lain-lain. Bandeng merupakan potensi daerah terbesar, bisa di budidayakan dan stok selalu tersedia. .
Selama beberapa tahun ini, Bandeng Kendal melakukan pencatatan bahan baku, barang jadi dan membuat laporan keuangan masih secara manual dari catatan buku kemudian pada akhir minggu/bulan dimasukkan ke Microsoft Excel. Hal inilah yang sering menyebabkan banyak terjadi
kesalahan dalam melakukan proses pencatatan bahan baku dan barang jadi, dan laporan keuangannya. Pemrosesan data produksi menjadi sulit terutama ketika sewaktu-waktu ingin melihat persediaan barang jadi dan laporan keuangan.
Ketika barang tersebut telah melewati batas waktu pakai (±1 bulan), maka barang tersebut sudah tidak dapat digunakan lagi. Barang akan memiliki nilai jual yang lebih rendah seiring dengan mendekatnya masa pakai, bahkan tidak memiliki nilai jual sama sekali ketika barang tersebut telah kadaluwarsa. Dengan demikian, dibutuhkan metode perhitungan yang cermat disertai efisiensi dan mampu menekan biaya persediaan bahan baku seminimal mungkin untuk itu menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). EOQ adalah pengendalian permintaan/pemesanan beberapa jenis item yang optimal dengan biaya inventory seminimal mungkin. Jumlah biaya yang ditekankan serendah mungkin adalah biaya penyimpanan (Carrying cost) dan biaya pemesanan (Ordering cost).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, maka permasalahan Bandeng Kendal MIR Bandeng tanpa Duri dirumuskan sebagai berikut.
a. Bagaimana memanajemen persediaan optimum berdasarkan EOQ pada Bandeng Kendal? b. Bagaimana menyajikan laporan pembelian dan
buku besar?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah membuat sistem informasi yang dapat :
a. Membantu memanajemen bahan baku agar optimum
b. Membantu mempermudah dalam membuat laporan pembelian, jurnal dan buku besar
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan pada produk yang akan dibangun sebagai berikut.
a. Metode yang digunakan dalam manajemen persediaan menggunakan metode EOQ. b. Jumlah permintaan (D) berdasarkan keputusan
dari pemilik.
c. Tidak mempertimbangkan lead time.
d. Periode perhitungan Economic Order Quantity (EOQ) 1 Januari sampai 31 Desember.
e. Pembelian hanya membeli bahan utama saja yaitu bandeng.
2. Akuntansi, Jurnal dan Buku Besar
Akuntansi secara teknis diartikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi[1]. Berdasarkan pengertian akuntansi secara teknis, maka tahap dalam proses akuntansi mencakup hal-hal sebagai berikut.
a. Pengidentifikasian dan pengukuran transaksi serta kejadian lainnya.
b. Jurnalisasi. Jurnalisasi terdiri dari jurnal umum, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian dan jurnal penjualan.
c. Pemindahbukuan. Pemindahbukuan terdiri dari buku besar umum dan buku besar pembantu. d. Pembuatan neraca saldo
e. Penyesuaian
f. Neraca saldo yang disesuaikan g. Pembuatan laporan keuangan h. Penutupan (akun nominal) i. Neraca saldo pasca penutupan j. Ayat jurnal pembalik
Jurnal (general journal) adalah daftar transaksi atau kejadian kronologis yang diekspresikan dalam istilah debet dan kredit pada akun-akun tertentu. setiap ayat jurnal umum (general journal entry) terdiri dari empat bagian : (1) akun dan jumlah yang harus didebet (Dr), (2) akun dan jumlah yang harus dikredit (Kr), (3) tanggal, (4) keterangan [2]. Buku besar (general ledger) merupakan buku akun (atau printout) yang berisi semua akun [3]. Buku besar adalah kumpulan dari semua akun aktiva, kewajiban, ekuitas pemegang saham, pendapatan dan beban. Dalam praktek, transaksi serta kejadian tertentu pada awalnya tidak dicatat dalam buku besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua akun atau lebih, dimana masing-masing akun ini terdapat pada halaman yang berbeda dalam buku besar [2].
3. Persediaan dan Economic Order Quantity (EOQ)
Persediaan adalah salah satu elemen utama dari modal kerja yang terus menerus mengalami perubahan. Tanpa persediaan, perusahaan akan menghadapi resiko, yaitu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan atas barang produksi[4].
Salah satu metode manajemen persediaan adalah metode Economic Order Quantity. Metode EOQ digunakan untuk menentukan jumlah dan frekuensi pembelian yang optimal. Metode ini mengasumsikan bahwa biaya pengendalian persediaan terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sehingga dapat diketahui rasio nilai keuntungan sebelum dan sesudah pemesanan optimal [5].
a. Total biaya optimum (JCs) sebagai berikut.
;Ä¿t=&=‚Š4o}
B + \&¿t ………(1) Dimana :
JCs = total biaya yang optimum T = periode waktu
Q0 = frekuensi pemesanan
N0 = jumlah setiap kali pemesanan
l&= 0B‚o}-o| ………(2) Dimana :
Q0 = frekuensi pemesanan
D = target produksi per kg
Cs = biaya setiap kali pemesanan (Rp/pesan) Cc = biaya penyimpanan (Rp per kg) c. Frekuensi pemesanan sebagai berikut.
\&=Š-4 ………..(3) Dimana :
N0 = jumlah setiap kali pemesanan
D = target produksi Q0 = frekuensi pemesanan
4. Analisis dan Perancangan
4.1 Sistem Usulan Penentuan Target Produksi dan Biaya Penyimpanan
Berikut adalah sistem usulan penentuan target produksi dan biaya penyimpanan dan ditunjukan pada gambar 1.
Gambar 1
Sistem Usulan Penentuan Target Produksi dan Biaya Penyimpanan
Pada proses penentuan target produksi dan biaya penyimpanan, pertama bagian Produksi memasukkan id produk dan nama produk kemudian disimpan. Kemudian, bagian produksi menentukan bill of material dan estimasi. Estimasi ini menentukan produk apa yang akan diproduksi untuk tahun perhitungan. Setelah menentukan bill of material dan estimasi, bagian produksi menentukan target produksi pada tahun berikutnya yang dari hasil perkalian dan penjumlahan antara quantity bill of material dengan quantity estimasi.
Kemudian bagian Gudang memasukkan biaya penyiimpanan (Cc) seperti sewa gudang, upah dan gaji pengawas, biaya administrasi gudang dari rata-rata persediaan. Setelah semua tercatat maka akan tersimpan pada tabel EOQ yang akan menghasilkan tampilan data EOQ yang tadi dimasukkan.
4.2 Sistem Usulan Perhitungan Kuantitas Optimal
Berikut adalah sistem usulan perhitungan eoq dan ditunjukan pada gambar 2.
Gambar 2
Proses Perhitungan Kuantitas Optimal
Pada proses perhitungan EOQ yang dimana data di dapat dari proses pencatatan target produksi dan biaya penyimpanan. Setelah itu bagian pembelian memasukkan biaya pemesanan (biaya angkut, biaya penerimaan dan pemeriksaan). Setelah data dimasukkan, pertama menghitung jumlah pesan. Kemudian, menghitung frekuensi pemesanan dan time schedule. Setelah itu hitung total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan (JCs) untuk melakukan pemesanan. Penggunaan proses ini digunakan pada tahun sebelumnya untuk menentukan EOQ tahun berikutnya dan hanya terjadi 1 kali perhitungan dalam setahun. Setelah semua dihitung dan mendapat persetujuan dari pemilik, di View EOQ bagian pembelian mengelock perhitungan tersebut.
4.3 Sistem Usulan Pembelian Bahan Baku
sudah ada maka akan memasukkan data bahan. Kemudian, masuk ke form input pembelian. Di form input pembelian, bagian pembelian memasukkan data bahan, nama pemasok, tanggal, quantity dan total.
4.4 Sistem Usulan Menampilkan Jurnal dan Buku Besar
Bagian keuangan memasukkan data akun yang dibutuhkan pada jurnal dan akan menghitung semua data yang sudah ada dari masukkan bagian pembelian. Hasil masukkan tersebut akan ditampilkan kedalam jurnal dan buku besar, dan pemilik akan melakukan persetujuan atas buku besar tersebut apabila sudah sesuai. Apabila sudah di setujui dapat di cetak suatu saat nanti.
4.5 Deskripsi Kebutuhan Fungsionalitas
a. Proses Perhitungan EOQ
Proses Perhitungan EOQ yaitu pengelolaan Periode, pengelolaan Produk, pengelolaan Bill Of
Material, pengelolaan Estimasi Kebutuhan,
pengelolaan Target Produksi, perhitungan Jumlah Pesan, perhitungan Frekuensi Pemesanan, perhitungan Time Schedule, dan perhitungan Total Biaya
b. Proses Pembelian terdiri dari pengelolaan
Pemasok, pengelolaan Bahan dan pengelolaan Pembelian.
c. Proses Pelaporan
Bentuk-bentuk laporan yaitu Laporan Pembelian, Laporan bahan masuk, Jurnal Umum dan Buku Besar.
4.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah
representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output) [6].
Diagram konteks ditunjukkan pada gambar 3.
Gambar 3 Diagram Konteks
Berikut adalah DFD Level 0 dan ditunjukan pada gambar 4.
Gambar 4 Diagram Level 0
Pada DFD Level 0 terdapat 6 proses diantaranya sebagai berikut.
1.0 Mengelola perhitungan EOQ dimana untuk menentukan jumlah beli yang optimum, frekuensi pemesanan, time schedule, biaya persediaan, dan menentukan bill of material. 2.0 Mengelola data pemasok dimana berisi
beberapa pemasok yang memasok bahan baku ke perusahaan.
3.0 Mengelola transaksi pembelian. Data dari proses 1.0 dan proses 2.0 menjadi data tambahan untuk mengelola pembelian. 4.0 Mengelola data akun dan tampil jurnal 5.0 Proses mengelola dan menampilkan data
6.0 Mengelola persediaan berisi laporan bahan masuk
4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Model Entity Relational adalah suatu model yang digunakan untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan hubungan antar entitas [7]. Berikut adalah ERD pada aplikasi ini dan ditunjukan pada gambar 5.
Gambar 5 Entity Relationship Diagram.
5. Implementasi
a. Implementasi Antarmuka View EOQ
Gambar 6
Implementasi Antarmuka View EOQ
Pada implementasi antarmuka view EOQ, didapat dari beberapa proses antara lain input periode, input biaya penyimpanan, input produk, input bill of material, input estimasi kebutuhan, input target produksi, hitung jumlah pesan, hitung frekuensi pemesanan, hitung time schedule, hitung total biaya sehingga menghasilkan View EOQ yang dtunjukkan pada gambar 7.
b. Implementasi Antarmuka View Jurnal
Gambar 7
Implementasi Antarmuka View Jurnal
c. Implementasi Antarmuka View Buku besar
Gambar 8
Implementasi Antarmuka View Buku Besar
6. Pengujian
6.1 Pengujian proses manual
Pada tahun 2012, Bandeng Kendal mempunyai target untuk produksinya tahun 203 sebesar 1500 kg untuk produk bakso sebesar 400 kg dan nugget sebesar 350 kg. BOM per kg bakso membutuhkan 2kg dan BOM per kg untuk nugget membutuhkan 2kg. bagian gudang menentukan untuk biaya penyimpanannya sebesar Rp.100,- dan bagai pembelian menentukan biaya pemesanan sebesar Rp.3000,-. Untuk menentukan jumlah beli optimum, frekuensi pemesanan, jadwal, dan biaya persediaan maka melakukan perhitungan sebagai berikut.
Jumlah beli optimum = 0B∗6 LL∗DLLL 6LL
=√90000 = 300 Frekuensi pemesanan = 6 LL
DLL = 5 kali Jadwal = DLL
6 LL = 73 hari
Total Biaya persediaan = 6∗DLL∗6LL
B + 5*3000 = 30000
Berdasarkan pengujian proses manual perhitungan EOQ diperoleh jumlah pesan sebanyak 300kg, frekuensi pemesanan 5 kali, time schedule 73 hari dan total biaya sebesar Rp.30.000,-. Pengujian proses manual pembelian berdasarkan perhitungan EOQ diperoleh jurnal dan buku besar dari setiap transaksi pembelian.
6.2 Pengujian proses aplikasi
Berdasarkan pengujian proses aplikasi perhitungan EOQ diperoleh jumlah pesan sebanyak 300kg, frekuensi pemesanan 5 kali, time schedule 73 hari dan total biaya sebesar Rp.30.000,-. Perbandingan hasil pengujian manual dan aplikasi menghasilkan keluaran (output) sama.
6.3 Pengujian fungsionalitas
Nama
Pada pengujian input periode, memasukkan tahun+n berhasil apabila tahun sebelumnya belum dilakukan perhitungan EOQ. Tahun+n akan berhasil apabila 2 tahun dari periode tahun perhitungan eoq. Tahun sekarang akan berhasil apabila status belum di locked.
Berdasarkan pengujian fungsionalitas input estimasi kebutuhan, input target produksi, input produk, input bill of material, input biaya penyimpanan, input bahan, input pemasok, input pembelian, pengujian hitung jumlah pesan, frekuensi pemesanan, hitung time schedule, hitung total biaya, pengujian view laporan pembelian, view jurnal dan buku besar dilakukan secara black box testing pada aplikasi bahwa pengujian berhasil dan menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan.
7. Penutup
7.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari pembahasan dari Sistem Manajemen Persediaan Makanan Cepat Basi dengan Metode EOQ berdasarkan pengujian secara manual, aplikasi dan fungsionalitas adalah
a. aplikasi ini mampu menghasilkan berupa perhitungan nilai Economic Order Quantity (EOQ),
b. aplikasi dapat membantu pengguna dalam menghitung EOQ yang mampu menghasilkan total biaya optimum dikeluarkan sesuai dengan hasil pengujian manual dan mampu menghasilkan total biaya optimum,
c. aplikasi ini menghasilkan laporan pembelian, laporan bahan masuk, jurnal dan buku besar.
7.2 Saran
Aplikasi ini dapat dikembangkan seperti : a. Proses perhitungan EOQ, menambahkan
fungsi seperti Proses perhitungan EOQ, menambahkan fungsi seperti mempertimbangkan delay time dan safety stock.
b. Proses produksi, menambahkan fungsi seperti pengelolaan safety stock dan reorder point pada bagian produksi dan pengelolaan barang jadi.
c. Proses pembelian, menambahkan fungsi seperti pembelian sistem kredit, surat permintaan barang, dan buku kas kas keluar.
d. Proses pelaporan, menambahkan fungsi seperti laporan perubahan modal, laporan laba rugi, neraca dan arus kas
e. Proses penjualan, menambahkan fungsi seperti pengelolaan penjualan dan persediaan.
f. Meningkatkan segi keamanan data yang lebih baik sehingga dapat menjaga Warfield, Terry D., Akuntansi Intermediet. Jakarta : Penerbit Erlangga, 2007.
[3] Horngren, Charles T and Harrison Jr, T Walter., Akuntansi. Edisi 7. Jilid 1. Jakarta : Penerbit Erlangga, 2007.
[4] Manullang, M., Pengantar Manajemen Keuangan;Ed.1. Yogyakarta : ANDI, 2005.
[5] Carter, William K., Akuntansi Biaya. Jakarta : Salemba Empat, 2009.
[6] A.S., Rosa and Shalahuddin, M., Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung : Modula, 2011.
