PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PEMBUATAN ROSTER
MATA KULIAH PADA PERGURUAN TINGGI
Oleh : Muhammad Syahrizal, 2012
Dosen Tetap STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No. 338 Simpang Limun Medan www.stmik-budidarma.ac.id//MSyahrizal.budidarma@gmailcom
Abstrak
Sistem penjawalan merupakan sebuah kegiatan mulai dari awal sampai akhir, siapa yang mengerjakan, alat apa yang dipakai, kapan dikerjakan. Pada Perguruan tinggi kegiatan belajar mengajar (KBM) agar dapat berjalan dengan lancar dan optimal tidak terlepas dari komponen Dosen, Mahasiswa, Matakuliah, Ruangan dan Kelas yang diajar. Tujuan dari sistem aplikasi penjadwalan ini agar transaksi perkuliahan dapat berjalan lancar terhindar dari tabrakan dosen, ruangan, kelas pada hari dan jam yang sama. Mata kuliah yang disajikan dalam sistem ini dibagi dalam 2 bagian yaitu matakuliah semester ganjil dan matakuliah semester genap. Sistem ini dibangun sesuai dengan kebutuhan dan proses kegiatan dalam bentuk manualnya masing-masing.
Kata kunci: Matakuliah, Roster Jadwal Kuliah
1. Pendahuluan
Perguruan Tinggi adalah salah satu perguruan tinggi negeri yang menyelenggarakan pendidikan dengan menerapkan satuan kredit semester (SKS). Setiap kegiatan akademik khususnya perkuliahan diukur dengan satuan kredit semester dan untuk menyelesaikan dibutuhkan sebuah penjadwalan untuk memudahkan sistem distribusi matakuliah dan ruangan yang tersedia. Selama ini sistem penjadwalan dilakukan secara manual sehingga merepotkan dalam penyusunannya. Penjadwalan yang dibuat secara manual dapat menghasilkan penjadwalan yang kurang efektif dan sering salah yaitu dosen dapat mengajar dikelas yang berbeda dalam waktu yang bersamaan atau ruangan yang digunakan oleh dua kelas yang berbeda dalam waktu yang bersamaan.
Pengaturan jadwal apapun tentunya sangat rumit dan merepotkan, tentu banyak menghabiskan waktu dan tenaga dalam menyusunnya. Penjadwalan diperlukan untuk mengatur waktu kerja sehingga didapatkan jadwal yang seefisien mungkin. Sebuah jadwal akan mudah disusun apabila hanya terdapat sedikit komponen yang dijadwalkan, namun akan menjadi rumit apabila komponen yang dijadwalkan berjumlah banyak.
Permasalahan penjadwalan kuliah terkait erat dengan masalah optimasi. Oleh karena itu, pengembangan sistem penjadwalan kuliah dilakukan dengan melalui beberapa iterasi perbaikan. Fungsi tujuannya adalah memenuhi sejumlah constraint penjadwalan, seperti menghindari terjadinya bentrok jadwal. Dari permasalahan di atas maka perlu diberikan solusi dengan memilih judul skripsi: “Perancangan Sistem Aplikasi Pembuatan Roster Mata Kuliah pada Perguruan Tinggi”.
1.1 Rumusan Masalah
Proses penyusunan jadwal kuliah yang masih manual menyebabkan ketua program studi dan staf
administrasi mengalami kesulitan karena harus memeriksa dengan teliti setiap bidang studi dan waktu dosen agar tidak tumpang tindih, baik dosen maupun ruangan.
Dari latar belakang yang telah disampaikan diatas, maka perumusan masalahnya adalah:
1. Bagaimana Proses Pembuatan Roster/ jadwal kuliah memberikan solusi dalam penyusunan jadwal kuliah?
2. Bagaimana merancang Sistem Aplikasi Pembuatan Roster Mata Kuliah pada Perguruan Tinggi?
1.2 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak terlampau luas, maka penulis membatasi hanya pada:
1. Studi kasus dilakukan pada Kampus Pendidikan Teknologi Kimia Industri (PTKI) Medan. 2. Tidak membahas pembuatan jadwal ujian,
jadwal kuliah perbaikan nilai dan jadwal kuliah pengganti.
3. Pembahasan hanya pembuatan jadwal kuliah semester enam dan hanya Jurusan Teknologi Mekanik Industri (TMI).
4. Mata kuliah praktikum disertakan dalam penjadwalan.
5. Satu SKS diberikan waktu selama 45 menit untuk teori.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0.
1.3Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk menjelaskan proses pembuatan jadwal mata kuliah pada perguruan tinggi .
b. Manfaat
Sedangkan yang menjadi manfaatnya adalah sebagai berikut:
1. Membantu menyelesaikan masalah penjadwalan kuliah sehingga didapatkan jadwa kuliah yang optimal.
2. Dapat menghasilkan jadwal kuliah setiap semester dengan cepat dan tepat sehingga dapat membantu staf administrasi dan ketua program studi dalam penyusunan jadwal kuliah.
2. Landasan Teori 2.1 Penjadwalan Kuliah 2.1.1 Jadwal Secara umum
Jadwal menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar (tabel kegiatan) atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terinci. Penjadwalan memiliki arti proses (cara) pembuatan jadwal atau memasukkan rencana kegiatan ke dalam jadwal, selain itu penjadwalan juga merupakan proses penugasan pada satu set (bagian) sumber daya. Penjadwalan suatu konsep yang penting yang bisa diterapkan pada berbagai bidang, misalkan komputasi dan proses produksi.
Penjadwalan maupun perencanaan yang dilakukan secara otomatis (terkomputerisasi) merupakan cabang dari kecerdasan buatan yang mengacu pada realisasi dari strategi atau urutan pekerjaan, khususnya untuk pelaksanaan agen cerdas, robot otomatis dan kendaraan tanpa awak. Tidak seperti pengendalian klasik dan masalah klasifikasi, solusinya kompleks, tidak diketahui dan harus ditemukan dan dioptimasikan pada ruang multidimensi.
2.1.2 Penjadwalan Kuliah
Penjadwalan kuliah (Lecture Timetabling) adalah masalah menempatkan waktu dan ruangan kepada sejumlah matakuliah, tutorial dan kegiatan akademik sejenis dengan memperhatikan sejumlah aturan yang berhubungan dengan kapasitas dan lokasi dari ruangan yang tersedia, waktu yang diperlukan dan sejumlah aturan lain yang berkaitan dengan dan hubungan antara matakuliah (Ross P, Dave C, Hasio L.F,1994,5) dalam Eva Yustina.
Inti dari penjadwalan kuliah adalah bagaimana menjadwalkan sejumlah komponen yang terdiri atas matakuliah, mahasiswa, dosen, ruangan, dan waktu dengan sejumlah aturan dan batasan (constraint) tertentu. Permasalahan penyusunan jadwal kuliah merupakan hal yang sangat kompleks, karena melibatkan banyak dosen, pembagian waktu, kapasitas serta jumlah ruangan Serta banyak matakuliah yang ditawarkan tiap semester, semakin banyak komponen yang ada maka akan semakin banyak pula kombinasi dari komponen yang mungkin terjadi.
2.1.3 Alat Bantu Perancangan Sistem
Adapun alat bantu yang sering digunakan dalam perancangan atau pengem-bangan program yang digunakan dalam penelitian adalah Flowchart, ERD, dan DFD.
2.1.3.1 Flowchart
Menurut Kendall, K.E, dan J.E. Kendall (2003 : 156) : ”Sistem Flowchart merupakan alat yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal”. Simbol-simbol yang digunakan dalam sistem flowchart seperti yang terlihat pada Tabel 3.1.
Tabel 1 Simbol flowchart dan fungsinya
NO SIMBOL NAMA FUNGSI
1
Terminator Permulaan/akhir
9
Dokumen Menggambarka
n suatu
Display Output yang
ditampilkan
(Sumber: Jogyanto, Analisis dan Desain Sistem, 2009)
2.1.3.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan atau data storage yang terdapat pada Data Flow Diagram (DFD) menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
Notasi atau simbol-simbol yang digunakan Tabel 2 Simbol ERD
Simbol Nama Keterangan
Entitas Objek yang dapat didefenisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang dibuat.
Atribut Menjelaskan karakter dari entitas.
Relasi
Menghubungkan entitas dengan entitas
Garis Menghubungkan atribut dengan entitas, dan entitas dengan relasi.
(Sumber: Jogyanto, Analisis dan Desain Sistem , 2009)
2.1.3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan alat pemodelan dari proses analisis kebutuhan perangkat lunak. Dalam DFD dibahas fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara prose didalamnya. DFD berguna sebagai alat untuk memverifikasikan apakah sistem yang sudah dibangun sudah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh user atau belum. Data Flow Diagram (DFD) memiliki 4 (empat) simbol dasar, Yaitu:
Tabel 3 Tabel Simbol DFD
Simbol Nama Keterangan
Proses Mengambarkan proses yang dilaksanakan oleh sistem dan diberi nama sesuai dengan proses maupun aktivitas yang dikerjakan.
Penyimpanan Data
Menggambarkan
penyimpanan data yang merupakan hasil dari proses yang dapat berupa file maupun basis data.
Aliran Data
Menggambarkan aliran data suatu proses keproses lain.
(Sumber: Jogyanto, Analisis dan Desain Sistem, 2009)
2.2 Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 adalah salah satu produk bahasa pemrograman yang dikeluarkan Microsoft, salah satu perusahan software terkemuka di dunia. Visual basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang mudah digunakan untuk pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi kecil maupun aplikasi besar. Dengan banyaknya komponen kontrol yang disediakan oleh visual basic 6.0, membuat para programmer dan pengembang aplikasi lebih mudah dalam pembuatan aplikasi.
Visual basic 6.0 banyak dipakai oleh para programmer dan pengembang aplikasi, karena kemudahan yang ditawarkan. Dalam pengembangan aplikasi , para programmer tidak terlalu dipusingkan dengan tampilan dari program, karena visual basic 6.0 menyediakan banyak komponen control untuk desain tampilan dari program. Dengan visual basic 6.0 dapat dikembangkan berbagai jenis aplikasi, sepert aplikasi database, jaringan, internet, multimedia grafik, dan lain-lain. Dalam lingkungan pemrograman visual basic 6.0 terdapat beberapa komponen vital yang menjadi sarana dalam pembuatan program aplikasi.
2.2.1. Project
Merupakan sekumpulan modul, jadi project merupakan program alplikasi itu sendiri. Project disimpan dalam file yang berakhiran VBP (Visual Basic Project). File ini menyimpan seluruh komponen program, termasuk pilihan project, pilihan environtment, pilihan file exe dan segala sesuatu yang berhubungan dengan project.
Gambar 1 Tampilan New Project
2..2.2. Form
Form adalah suatu object yang dipakai sebagai tempat kerja program aplikasi. Form memiliki bentuk dan objek-objek dapat diletakkan di dalamnya.
Gambar 2. IDE Visual Basic 6.0
IDE (Integrated Development Environment) Visual Basic
terdiri atas:
a. Menu bars, menu bars terletak pada paling atas pada IDE, menu merupakan kumpulan beberapa perintah yang dikelompokkan dalam criteria operasi yang dihasilkan.
b. Toolbar, Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic,
c. Project Explorer, Project explorer adalah sekumpulan modul. Project atau proyek merupakan program aplikasi itu sendiri. Project disimpan dalam file yang berakhiran. VBP. File ini menyimpan seluruh komponen program, termasuk pilihan proyek, pilihan environment, pilihan jile EXE dan segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek.
yang membantu pemakai dalam pengaturan tata letak objek dalam form.
e. ToolBox, Toolbox adalah tempat penyimpanan kontrol yang akan kita gunakan pada program yang dipasangkan pada form.
f. Code Window, Code window adalah jendela yang berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi program untuk aplikasi Visusal basic.
g. Window Property, Property ini digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa property yang dapat diatur langsung dari window property atau lewat jendela program. Cara menggunakan property ini adalah dengan mengklik terlebih dahulu kontrol yang ingin kita setting.
2.3. Database
Database merupakan sekumpulan informasi yang terkait pada subjek tertentu atau tujuan tertentu. Database berfungsi menampung beberapa tabel atau query yang digunakan sebagai sumber pengolahan data.
Ada beberapa hal yang perlu diketahui sebelum memulai database:
1. Tabel
Tabel merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data pada relation database. 2. Field
Field adalah struktur data yang merupakan bagian dari kolom. Field biasanya berikan informasi tertentu yang spesifik seperti nama belakang seseorang atau nama kota.
3. Record
Record merupakan kumpulan dari field (kolom). Record biasanya berisi sekumpulan data yang berkaitan tentang sebuah subjek seperti orang, tempat, event atau subjek lainnya.
4. Relationship
Relationship merupakan hubungan yang dapat dibuat antara field-field yang memiliki persamaan dari dua tabel. Sebuah Relationship dapat berbentuk one-to-one, one-to-many dan many-to-many.
a. One-to-one
Merupakan relasi antara dua tabel yang mana kolon primary key dari setiap record tabel utama memiliki nilai yang sama dengan kolom dari tabel lain dan nilai kolom yang sama tersebut hanya boleh terdapat pada satu record saja tidak boleh lebih dari satu record.
b. One-to-many
Merupakan relasi antara dua tabel yang mana nilai primary key dari setiap record pada tabel utama memiliki nilai yang sama dengan banyak kolom pada tabel lain.
c. Many-to-many
Merupakan penghubung setiap record dari sebuah tabel dengan banyak record dari tabel lainnya.
2.4. Crystal Report
Crystal Report adalah suatu aplikasi windows yang dikembangkan oleh seagate software yang berguna untuk membuat format laporan yang diperlukan oleh aplikasi database atau aplikasi lain. Ada bebrapa hal yang terdapat didalam pelaporan Crystal Report, yaitu:
1. Report Header
Merupakan tempat diamana biasanya judul laporan diletakkan atau informasi alain yang ingin kita munculkan diawal halaman.
2. Page Header
Merupakan tempat diamana apabila jika ingin memunculkan informasi diatas setiap halaman, contohnya nama bab, nama dokumen atau informasi lainnya yang serupa.
3. Detail
Merupakan inti dari laporan, yang akan memunculkan setiap record dari database.
4. Report Footer
Merupakan tempat apabila kita ingin memunculkan informasi hanya sekali disetiap akhir laporan, contoh Grand Total.
5. Page Footer
Merupakan tempat diamana biasanya nomor halaman diletakan atau informasi yang muncul dibawah halaman.
3. Analisa Dan Perancangan 3.1 Analisa
Analisa berguna untuk mengetahui kebutuhan perangkat lunak dan bagaimana aplikasi yang akan dibangun. Dalam penelitian diperlukan pengumpulan-pengumpulan sumber pengetahuan dan data yang dapat menganalisis hasil perangkat yang baik.
Pemetaan dilakukan dengan mengasumsikan bahwa setiap jadwal adalah sebuah verteks (simpul) dan urutan jadwal atau dua jadwal yang tidak bisa diadakan bersamaan dipetakan dengan membuat edge (sisi) antara dua titik tersebut.
Adapun hasil penelitian yang didapat yaitu: 1. Mata kuliah
Adapun jenis mata kuliah yang akan diikuti pada setiap semester
2. Kelas
Adapun kelas yang mengikuti mata kuliah . 3. Ruangan Kuliah
Ruangan kuliah yang digunakan ada 4 ruangan. 4. Dosen
Dosen yang mengajar ada 4 orang dosen 5. Waktu
Waktu kuliah yang dipakai setiap mata kuliah adalah sebanyak 45 menit per SKS.
6. Hari
Hari yang dipakai dalam mengikuti mata kuliah tersebut adalah selama 5 hari. yaitu: hari senin sampai hari jumat.
3.2. Perancangan 3.2.1. DataFlowDiagram
Untuk memberikan pemahaman secara jelas terhadap sistem yang akan dirancang, maka dapat digunakan Data Flow Diagram. Dalam Data Flow Diagram ini akan terlihat dengan jelas aliran data yang terjadi pada proses pembentukan sistem ini, sehingga diharapkan dapat lebih mudah dipahami jalannya proses sistem ini dari awal hingga akhir, terutama bagi yang belum memahami sistem komputerpun dapat mengerti rancangan sistem ini.
3.2.2 ContextDiagram
Context Diagram adalah merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data Flow Diagram, penggambaran Context Diagram digambarkan secara umum /global proses pembentukan sistemnya. Context Diagram sistem ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 3. Diagram Context
a. Desain Database
Perancangan database yang dilakukan terdiri dari perancangan entitas, struktur database serta perancangan relasi antar tabel. Berikut ini adalah perancangan struktur database dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 4. Tabel dosen
No Nama Field Type Size
1 Kode dosen (primary key)
Varchar 9
2 Nama dosen Varchar 50
3 Jenis kelamin Varchar 10
4 Pendidikan Varchar 20
5 Alamat Varchar 50
6 Keahlian Varchar 20
7 Agama Varchar 10
8 No. Telepon Int 12
Tabel 5 Tabel jadwal
No Nama Field Type Size
1 Kode Kelas (primary key)
Varchar 9
2 Kode ruangan Varchar 4
3 Hari Varchar 30
4 Jam Varchar 6
5 Kode dosen Varchar 10
6 Kode mata kuliah Date time 4
Tabel 6 Tabel Kelas
No Nama Field Type Size
1 Kode kelas (primary key)
Varchar 5
2 Nama kelas Varchar 10
Tabel 7 Tabel Mata Kuliah
No Nama Field Type Size
1 Kode mata kuliah (primary key)
Varchar 8
2 Nama mata kuliah Varchar 10
3 SKS Int 4
4 Kode Dosen Varchar 9
Tabel 8 Tabel Ruangan
No Nama Field Type Size
1 Kode ruangan (primary key)
Varchar 6
2 Nama ruangan Varchar 10
b. Relasi Tabel
Gambar 4. Relasi Tabel
d. Perancangan Input
1. Output Menu Utama
Menu utama merupakan sebuah form induk yang menyediakan beberapa menu untuk melakukan proses penjadwalan kuliah dengan teknik pewarnaan graph. Pada menu utama dilengkapi dengan form-from input dan menu proses.
Gambar 5. Menu Utama
2. Output Perancangan Form Kelas
Form kelas berfungsi untuk menginput data-data kelas yang ada di Perguruan Tinggi. Data-data kelas ini nantinya akan digunakan dalam pembagian jadwal perkulihan
Gambar 6. Form Kelas
3. Output Perancangan Form Ruangan
Form Ruangan berfungsi untuk menginput data-data ruangan yang ada di Perguruan Tinggi yang digunakan oleh dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan proses perkuliahan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Data-data ruangan ini nantinya akan digunakan dalam pembagian jadwal perkulihan
Gambar 7. Form Ruangan
4. Output Perancangan Form Dosen
Form dosen merupakan form untuk menginputkan data-data tenaga pengajar/ dosen yang ada di Perguruan Tinggi.
Gambar 8. Form Dosen
5. Output Perancangan Form Mata Kuliah
Gambar 9. Form Mata Kuliah
6. Output Perancangan Form Jadwal
Form Jadwal merupakan form input jadwal pelaksanaan perkuliahan di Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan data-data sebelumnya (data mata kuliah, data kelas, ruangan dan dosen)
Gambar 10. Form Jadwal Kuliah
7. Laporan Jadwal Kuliah
Laporan ini selanjutkan akan dijadikan sebagai jadwal (roster) pelaksanaan proses belajar mengajar di Perguruan Tinggi. Pada jadwal ini akan memperlihatkan masing-masing jadwal pelaksanaan perkuliahan dengan waktu dan ruang. Jadwal tersebut dapat ditunjukkan seperti pada gambar di bawah ini
:
Gambar 11. Laporan Jadwal Kuliah
4. Kesimpulan Dan Saran 4.1. Kesimpulan
Sistem Aplikasi penjadwalan roster kuliah pada Perguruan tinggi adalah untuk satu semester. Dimana dalam pewarnaannya harus memperhatikan beberapa komponen-komponen penting yang berhubungan erat dengan penjadwalan kuliah, antara lain banyaknya kelompok kelas, banyaknya mata kuliah, banyaknya ruangan, banyaknya dosen dan banyaknya waktu yang tersedia dalam perkuliahan (hari dan jam mata kuliah). Maka dari uraian diatas dapat disimpulkan antara lain: 1. Proses Pembuatan jadwal kuliah akan berhasil
apabila data dosen, matakuliah, ruangan, kelas dan hari ditentukan duluan .
2. Penjadwalan kuliah dengan sistem komputerisasi mampu memberikan solusi dalam penyusunan jadwal yang diinginkan.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran sebagai berikut :
1. Pengembangan sistem aplikasi penyusunan jadwal kuliah diharapkan ke dalam bentuk metode dan algoritma penyelesaian.
2. Untuk mendapatkan hasil penjadwalan kuliah yang lebih baik perlu dilakukan pengkajian dari teknik-teknik manual yang lebih mendalam.
Daftar Pustaka
[1] Jogyanto, Analisa dan Desain , Penerbit Andi, Jogyakarta, 1999.
[2] Mesran, Visual Basic 6.0, Wahana, Medan, 2009. [3] M. Agus J. Alam, Belajar Sendiri Microsoft
Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo. [4] Fathansyah, Ir, Basis Data, CV. Informatika,
Bandung, 1999.
