PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL MELALUI ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi. Sumber daya manusia tidak saja dituntut untuk menjadi profesional dan sebagai pembangun citra pelayanan publik, tetapi juga dituntut sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Untuk mengatasi berbagai masalah sumber daya manusia, diperlukan upaya sistematis dalam meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar mampu bekerja optimal dalam memberikan pelayanan terbaik. Hal tersebut hanya mungkin tercapai melalui peningkatan kapasitas sumber daya manusia dalam berbagai aspek, baik aspek intelektual, manajerial maupun perilaku.
memelihara sumber daya manusia yang sesuai bagi organisasi. Sumber daya manusia merupakan titik sentral untuk mencapai keunggulan bersaing, dimana sumber daya manusia itu harus memiliki komitmen dan integritas yang tinggi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam segala karya kreativitas dan inovasi. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, di bidang pemerintahan telah terjadi perubahan yang besar. Perubahan dimaksud adalah terwujudnya tata kepemerintahan yang demokratis dan baik (democratic and good governance).
Oleh sebab itu, banyak dirasakan bahwa kebutuhan pegawai kelihatannya tidak berdasarkan pada kebijakan strategis, yang meliputi adanya perumusan terhadap visi, misi, tujuan, dan domain yang dimiliki oleh masing-masing organisasi baik pemerintah pusat maupun daerah. Upaya untuk melakukan penataan kembali (right sizing) merupakan suatu kebutuhan yang amat mendesak untuk melihat seberapa jauh pegawai pemerintah dapat berperan aktif dalam menciptakan tata kepemerintahan yang baik. Begitu juga dengan upaya untuk melakukan evaluasi terhadap sistem, prosedur, dan proses pengelolaan kepegawaian di dalam pemerintah; perlu juga diketahui dan dilakukan agar diperoleh suatu sistem yang kondusif terhadap perubahan yang ada. Penataan kepegawaian terus berlangsung hingga saat ini; dan sekarang manajemen kepegawaian berdasarkan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 49 Tahun 1999 jo Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian, banyak dilakukan perbaikan. Misalnya, proses perpindahan dan mobilisasi pegawai antar daerah dalam satu provinsi atau antara provinsi dan bahkan ke departemen pemerintah pusat diperbaiki; dan hubungan bidang kepegawaian antara pemerintah kabupaten dan kota dengan pemerintah daerah propinsi semakin dilancarkan, semua lembaga-lembaga yang menangani kepegawaian (manajemen PNS) di pusat maupun di daerah kembali berfungsi dengan baik sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsinya.
publik secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan-kebutuhan SDM. Keberhasilan rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM. Perencanaan SDM merupakan pedoman yang dapat digunakan dalam proses rekrutmen pegawai. Apabila tersedia perencanaan yang baik dan matang, maka kesalahan dalam proses perekrutan dapat dikendalikan.
1.2 Perumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas adalah “Bagaimana proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan”.
1.3 Tujuan Makalah
Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan
rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis
kebutuhan.
1.4 Manfaat Makalah
Manfaat makalah ini adalah :
1. Untuk menambah referensi pengetahuan bagi penulis mengenai proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan.
2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca, mengenai proses pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil
Pegawai merupakan sumber daya yang paling penting dalam organisasi pemerintahan. Pegawai yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya akan dapat diperoleh melalui rekrutmen yang efektif. Dalam melakukan proses rekrutmen, terlebih dahulu harus memperoleh informasi yang akurat dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi. Deskripsi tentang jumlah dan kualifikasi pegawai harus dapat menggambarkan kebutuhan pegawai yang diinginkan untuk menempati formasi. Rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Dapat juga diartikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut SP. Siagian, rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pegawai yang dianggap standard kualifikasi organisasi.
Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Pada zaman era reformasi sekarang ini, kebijakan otonomi menekankan pemerintah daerah untuk melakukan restrukturisasi, sehingga dalam proses perekrutan pegawai haruslah dilaksanakan dengan sangat hati-hati, dengan tujuan walaupun jumlah pegawai yang diterima dalam jumlah yang besar; akan dapat dikendalikan dengan baik agar tugas dan fungsinya sebagai aparatur negara dapat dilaksanakan dengan profesional. Issue yang berkembang sekarang ini dalam hal perekrutan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) / Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) formasi 2014 adalah bahwa perekrutan dilakukan secara tersistem, maksudnya adalah semua berkas lamaran akan dikirim melalui email ke website Badan Kepegawaian Negara, kemudian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi akan mengumumkan jadwal seleksi/ujian. Proses ujian CPNS/CASN 2014 akan tetap akan menggunakan sistem CAT (Computer Asisted Test), dan dilakukan secara bergelombang. Dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi berperan hanya sebagai fasilitator.
Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah : a. rekrutmen sebagai alat keadilan sosial
Untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memiliki komitmen yang tinggi, memerlukan rancangan program rekrutmen yang baik yaitu :
a. program rekrutmen memikat banyak pelamar yang memenuhi syarat b. program rekrutmen tidak pernah mengkompromikan standar seleksi c. berlangsung atas dasar yang berkesinambungan
d. program rekrutmen harus kreatif, imajinatif, dan inovatif. 2.2 Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis, yaitu suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang dimaksud mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang telah diamati dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan dengan para pegawai, pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai informasi berharga. Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban, tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan dari suatu jabatan tertentu.
(1991:39), jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi. Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti “menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
Berdasarkan pengalaman penulis di Kabupaten Humbang Hasundutan, analisis jabatan itu dilakukan sekali dalam setahun oleh Bagian Hukum dan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan dibantu oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Humbang Hasundutan; yang bertujuan :
a. untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai pada setiap organisasi/unit kerja, disebabkan dalam kurun setahun banyak pegawai yang pindah masuk dan pindah keluar; dan juga sebagai dasar penyusunan formasi penerimaan pegawai nantinya.
b. untuk mengetahui kompetensi pejabat yang akan diusulkan dalam mengisi jabatan yang lowong, dengan tujuan agar tepat sasaran the right man on the right place.
c. sebagai tolak ukur untuk mengetahui sasaran kinerja pada setiap unit organisasi. Analisis jabatan mulai diberlakukan sejak diberlakukannya PP Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (penilaian berdasarkan sasaran kerja/target kerja pegawai). Menurut Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo, 1982, halaman 115; secara umum manfaat analisis jabatan adalah sebagai berikut :
dalam perencanaan sumber daya manusia, untuk membandingkan kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya dari pegawai; untuk membandingkan hakikat jabatan sekarang dengan hakikat jabatan yang akan datang
dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang menarik
dalam seleksi, untuk memberikan standar-standar syarat ujian bagi para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi.
b. Pengembangan pegawai :
Dalam orientasi untuk memberikan informasi kepada pegawai tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang layak
Dalam pelatihan, untuk megetahui tujuan pelatihan dalam merencanakan program pelatihan
Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
Dalam perencanaan karir, untuk merencanakan kemajuan dari suatu jabatan ke jabatan lain yang logis
c. Pemeliharaan pegawai :
Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan dengan serikat tenaga kerja tentang tanggung jawab jabatan.
2.3 Analisis Kebutuhan
Menurut M. Atwi Suparman (2001 : 63) mengatakan bahwa kebutuhan adalah kesenjangan antara keadaan sekarang dengan yang seharusnya dalam redaksi yang berbeda tapi sama. Sedangkan menurut Morrison (2001 : 27) mengatakan bahwa kebutuhan (need) diartikan sebagai kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisis kebutuhan menurut Morrison (2001 : 27) adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang tepat. Sementara menurut Simamora (1995) menyebutkan bahwa dengan perencanaan kebutuhan pegawai adalah mengestimasi permintaan terhadap pegawai dimasa mendatang, baik dalam kualitas maupun kuantitasnya; membandingkan antara permintaan yang diharapkan dengan tenaga kerja yang tersedia saat ini; serta menentukan kekurangan atau kelebihan jumlah pegawai berdasarkan strategi dan tujuan organisasi.
meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia secara optimal, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Menurut Mangkuprawira (2004), manfaat analisis kebutuhan sumber daya manusia adalah :
a. Optimalisasi sistem informasi manajemen utamanya tentang data karyawan
b. Memanfaatkan sumber daya manusia seoptimal mungkin
c. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan efisien dan efektif
d. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia secara optimal
e. Mampu membuat perkiraan kebutuhan sumber daya manusia dengan lebih akurat dan cermat.
2.4 Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan Analisis Kebutuhan
2012. Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang mengantisipasi permintaan kebutuhan pegawai suatu organisasi dimasa yang akan datang. Manfaat perencanaan yang dilakukan setiap unit organisasi pemerintah, pada umumnya adalah sama, yaitu :
a. Meramalkan secara sistematis tuntutan kebutuhan pegawai dan persediaan karyawan di masa mendatang
b. Mengembangkan rencana pengembangan pegawai yang menunjang strategi organisasi yang ada melalui pengisian lowongan kerja secara proaktif
c. Mengidentifikasi kebutuhan pegawai jangka pendek dan jangka panjang.
Jadi perencanaan yang dilakukan oleh BKD Kabupaten Humbang Hasundutan adalah dengan menyusun bezetting tahun 2011. Dalam bezetting diketahui dengan jelas estimasi kebutuhan pegawai untuk tahun mendatang. Kemudian setelah disusun bezetting tersebut, dilakukanlah pengolahan formasi tahun 2012. Pengolahan formasi itu mangacu pada hasil bezetting tahun 2011 ditambah dengan keadaan pegawai ditahun 2012 (jumlah masuk/keluar, jumlah naik pangkat, dan pegawai yang mencapai BUP). Kemudian, setelah adanya pengolahan formasi, maka dibuatlah perkiraan persediaan pegawai selama 5 tahun, dan dibuat dalam peta jabatan.
lowong, perlu atau tidaknya penambahan jabatan baru, dan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut. Penyusunan peta jabatan dan menganalisis jabatan yang ada dan yang baru (sesuai kebutuhan) adalah bersumber dari perhitungan analisis beban kerja suatu organisasi. Analisis beban kerja adalah menetapkan jumlah pegawai yang diperlukan atau yang tidak diperlukan dalam melaksanakan sejumlah pekerjaan tertentu selama waktu tertentu. Perhitungan beban kerja adalah berdasarkan uraian tugas setiap jabatan yang dipangku dikalikan dengan berapa waktu mengerjakannya. Sehingga jelas jumlah pegawai yang dibutuhkan. Setelah semua yang dipaparkan tersebut diatas telah rangkum, maka BKD akan menyusun proyeksi kebutuhan PNS Kabupaten Humbang Hasundutan selama 5 (lima) tahun, mulai tahun 2012 s.d 2016. Proyeksi tersebut akan dijadikan sebagai dasar penyusunan formasi.
Berdasarkan PP nomor 97 Tahun 2000 jo PP Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil, formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi pemerintah mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Pokok-pokok dalam penyusunan formasi adalah :
Sifat pekerjaan Perkiraan beban kerja Perkiraan kapasitas pegawai Kebijakan pelaksanaan pekerjaan
Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat Peralatan yang tersedia
b. Sistem penyusunan formasi dilaksanakan melalui :
Sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja
Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.
c. Dalam mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan berperan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis jabatan dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna
menjadi pertimbangan yang sangat mendasar adalah kemampuan anggaran negara.
Jadi, penulis menyimpulkan bahwa proses rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan, baik di daerah maupun di pusat adalah sama. Dalam makalah ini, penulis akan menyampaikan secara singkat proses perekrutan sesuai pengalaman penulis di daerah yaitu Kabupaten Humbang Hasundutan.
a. Di pusat, MENPAN – RB akan mengirimkan surat negara kepada semua kementerian, lembaga negara, maupun pemerintah daerah dan pusat mengenai pembukaan formasi untuk perekrutan CPNS suatu Tahun Anggaran (misalnya untuk Tahun Anggaran 2015).
b. Di daerah (Kabupaten Humbang Hasundutan), langkah pertama yang dilakukan adalah Bagian Hukum dan Organisasi (HUKOR) Sekretariat Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan akan menyusun analisis jabatan setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten, dimana data-data nya diperoleh dari BKD.
c. Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah menyusun formasi sesuai analisis jabatan yang disusun oleh bagian Hukor. Usulan formasi tersebut disetujui oleh Kepala Daerah (Bupati Humbang Hasundutan).
e. Oleh MENPAN-RB akan dianalisis dan ditetapkan berapa jumlah formasi yang disetujui atau adakah penambahan formasi, yang pada dasarnya harus tetap mengacu kepada budgeting anggaran yang telah ditetapkan.
f. Jika hasil dari analisis yang dilakukan oleh MENPAN – RB adalah penambahan jumlah quota (formasi), maka akan dikembalikan ke daerah untuk di telaah dan ditindak lanjuti. Kemudian, daerah akan mengirim kembali ke MENPAN – RB untuk di periksa, apakah sudah sesuai dengan ketentuan.
g. Jika hasilnya adalah sesuai, maka usulan tersebut akan diteruskan ke BKN pusat agar diterbitkan Petunjuk Teknisnya.
h. Selanjutnya oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) akan membentuk suatu team nasional yang khusus menangani perekrutan CPNS. Team tersebut bertugas untuk mengumumkan kepada publik tentang adanya penerimaan PNS untuk suatu tahun anggaran (misalnya, seperti sekarang ini untuk Tahun Anggaran 2015); dan bertugas untuk mengurus segala keperluan selama proses perekrutan. i. Setelah diumumkan, maka akan dikembalikan kepada BKN untuk
pelaksanaan rekrutmen. Untuk daerah, BKN akan menerbitkan petunjuk pelaksanaan pengadaan CPNS
entry data, pemberian nomor ujian peserta, penetapan lokasi ujian, hingga pengiriman kembali lembar jawaban peserta kepada BKN Pusat. Perlu kita ketahui, bahwa dalam penyusunan analisis jabatan adalah berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, berikut penulis membuat kesimpulan dalam bentuk skema yang sederhana, yaitu :
Gambar 1 : skema proses rekrutmen PNS BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Berdasarkan pemaparan tersebut diatas, maka penulis menyimpulkan sebagai berikut :
a. Organisasi pemerintah secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan SDM.
b. Keberhasilan rekrutmen yang dilakukan oleh pemerintah, pertama sekali sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM.
c. Dalam era pelaksanaan Otonomi Daerah, pengelolaan manajemen PNS di daerah dilakukan secara otonom oleh daerah, mulai dari rekrutmen sampai dengan pensiun.
d. Pemerintah daerah diberi kewenangan mengatur susunan organisasi dan kebutuhan jumlah kepegawaian yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah masing-masing. Sehingga prinsip rightsizing dapat dipergunakan dengan baik dan efektif.
3.2 SARAN
2. Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.
3. Semoga dengan tersistemnya perekrutan CPNS tahun 2014 ini, diharapkan lebih murni, lebih objektif, lebih transparan, dan sesuai dengan visi dan misi organisasi.
4. Semoga setelah membaca makalah ini, para pembaca diharapkan mengetahui banyak sedikitnya proses rekrutmen PNS melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Ambar T. Sulistiyani & Rosidah, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori dan Pembangunan dalam Konteks Oorganisasi Publik, Graha Ilmu, Yogyakarta
Hariandja, M.T.E 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo
Moekijat, Drs., Analisis Jabatan, Edisi 8, Mandar Maju, Bandung, 1998
Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Refika Aditama, Bandung, 2007
Slide Bahan Kuliah dari Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia, 2014
Thoha, Miftah, (2005), Manajemen Kepegawaian Sipil Di Indonesia, Prenada Media, Jakarta
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo, 1982
