SURAT KEPUTUSAN DIREKSI
PT. ……….
NO. _________________
Menetapkan : MEMUTUSKAN
Kebijakan Perjalanan Dinas Karyawan yang berlaku di lingkungan kelompok usaha PT ………
Pasal 1 PENGERTIAN
1. Perjalanan Dinas adalah sebuah perjalanan ke luar negeri atau ke luar kota tempat dimana karyawan ditugaskan secara resmi oleh perusahaan untuk melakukan pekerjaan tertentu, mengikuti seminar, pelatihan, atau pertemuan rapat yang jaraknya lebih dari 50 km dari kantor tempat karyawan bekerja.
2. Surat Tugas Perjalanan Dinas adalah surat tugas yang diberikan oleh perusahaan Pemimpin Unit Kerja (manager/kepala divisi/direksi) kepada karyawan sebagai dasar karyawan yang bersangkutan untuk memperoleh uang perjalanan dinas.
3. Uang Perjalanan Dinas adalah uang muka yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas, yaitu dapat berupa uang makan, uang saku, uang transport, dan atau uang akomodasi sesuai dengan jabatan karyawan yang bersangkutan.
4. Uang Makan Perjalanan Dinas adalah uang yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai tambahan uang makan harian bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.
5. Uang Saku Perjalanan Dinas adalah uang (allowance) yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai insentif bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar negeri.
6. Uang Transport Perjalanan Dinas adalah uang yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk penggantian biaya transportasi yang dikeluarkan karyawan dalam melakukan perjalanan dinas.
7. Uang Akomodasi adalah uang yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk penggantian biaya penginapan (hotel) yang dikeluarkan karyawan dalam melakukan perjalanan dinas.
8. Bukti Perjalanan Dinas adalah bukti-bukti yang diperoleh karyawan yang telah melakukan perjalanan dinas ke tempat tujuan.
9. Kota Propinsi adalah ibu kota propinsi dan ibu kota daerah istimewa yang ada di Indonesia.
10.Kota Kabupaten adalah kota-kota di luar ibu kota propinsi dan daerah istimewa yang ada di Indonesia.
Pasal 2
UANG MAKAN MAKAN PERJALANAN DINAS
1. Karyawan berhak menerima uang makan perjalanan dinas perhari untuk 3 (tiga) kali makan dengan ketentuan sebagai berikut:
Level Jabatan Dalam Negeri Luar Negeri Keterangan 1 Level 1 ABC Bill base Bill base Tambahan uang makan
untuk perjalanan dinas ke 2 Level 2 A Bill base Bill Base
Level 2 BC Rp. 120.000,-- USD 35 3 Level 3 ABC Rp. 110.000,-- USD 35 makan dan atau uang transportasi (uang kehadiran) hariannya.
3. Kekurangan uang makan perjalanan dinas menjadi tanggungjawab masing-masing karyawan, dan kelebihan uang makan tidak perlu dipertanggungjawabkan.
4. Uang makan perjalanan dinas prinsipnya diberikan kepada masing-masing karyawan, tidak digabungkan menjadi satu dengan karyawan lainnya kecuali atas kesepakatan bersama, maka uang makan dapat digabungkan menjadi satu untuk kepentingan bersama.
5. Apabila karyawan pergi bersama-sama dengan pejabat yang uang makannya berdasarkan bill base, maka uang makannya tidak diberikan kepada karyawan itu tetapi digabungkan menjadi satu bersama pejabat tersebut, kecuali untuk sopir.
6. Apabila karyawan harus melakukan perjalanan dinas pada hari libur sesuai perintah atau persetujuan dari atasannya langsung, maka karyawan berhak mendapatkan tambahan uang makan sebesar 1 (satu) kali dari hari libur yang bersangkutan.
Pasal 3
UANG SAKU PERJALANAN DINAS
1. Karyawan berhak menerima uang saku (pengganti biaya komunikasi) perjalanan dinas perhari dengan ketentuan sebagai berikut:
Level Jabatan Pulau Jawa Luar Pulau Jawa Luar Negeri
3. Penggunaan uang saku perjalanan dinas sepenuhnya menjadi hak karyawan masing-masing, dan tidak perlu dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.
Pasal 4 UANG TRANSPORT
1. Bagian HRD dan atau pemimpin unit kerja berhak memilih, menentukan, dan menyetujui alat transportasi yang akan dipergunakan oleh karyawan berdasarkan efektifitas dan efisiensi biayanya yang sepadan dengan tugas dan jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas.
2. Karyawan yang menggunakan TRANSPORTASI UMUM (pesawat, kereta api, bus, travel) berhak menerima uang penggantian semua biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan dinasnya dari dan ke kota tujuan sesuai dengan bukti yang dimiliki. Dengan ketentuan kelas tiket sebagai berikut:
Level jabatan Pesawat Kereta Api / Bus/Travel (maksimum)
Di kota tujuan (maksimum)
1 Level 1 A Eksekutif eksekutif Taxi
Level 1 BC Bisnis eksekutif Taxi
2 Level 2 ABC Ekonomi eksekutif Taxi
3 Level 3 ABC Ekonomi eksekutif Taxi
4 Level 4 ABC Ekonomi eksekutif Taxi
5 Level 5 ABC Ekonomi eksekutif Angkutan umum 6 Level 6 ABC Ekonomis eksekutif Angkutan umum 7 Level 7 AB Nil Bisnis / eksekutif Angkutan umum
3. Karyawan level 4 – 5 boleh menggunakan taxi di kota tujuan, wajib melaporkan waktu dan tempat dari dan ke tempat tujuannya dengan pembatasan maksimal biaya taxi Rp.100.000,-- untuk satu kali jalan ke tempat tujuan. Penggunaan taxi di luar negeri tidak berlaku pembatasan ini.
4. Karyawan level 6 – 7 yang menggunakan angkutan umum (bus, kereta api, angkot, ojeg) di kota tujuan, wajib melaporkan dari dan ke tempat tujuannya dengan pembatasan maksimal biaya angkutan umum sebesar Rp. 25.000,-- untuk satu kali jalan ke tempat tujuan. (Dibuat tertulis dalam rincian laporan pertanggung jawaban DL dan ditandatangani atasan)
5. Setelah mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer terkait, karyawan dapat menyewa kendaraan roda empat di kota tujuan dan sekitarnya, dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Kendaraan dipergunakan sepanjang hari (minimal 8 jam)
b. Jumlah lokasi yang akan dituju lebih dari 3 tempat yang jaraknya cukup jauh atau berada di luar jangkauan angkutan kota.
c. Jumlah orang yang ikut serta dalam kendaraan minimal 3 orang
d. Biaya sewa kendaraan perhari maksimal sebesar Rp.400.000,-- (empat ratus ribu rupiah).
6. Untuk menyewa kendaran roda 2 di kota tujuan, karyawan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer terkait, dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Kendaraan dipergunakan sepanjang hari (minimal 8 jam)
b. Jumlah lokasi yang akan dituju lebih dari 3 tempat yang jaraknya cukup jauh atau berada di luar jangkauan angkutan kota.
c. Biaya sewa kendaraan roda dua perhari maksimal sebesar Rp.100.000,-- (Seratus ribu rupiah)
d. Biaya bahan bakar dan parkir diajukan secara reimbursement.
7. Karyawan yang menggunakan KENDARAAN DINAS OPERASIONAL KANTOR semua biaya yang dikeluarkannya untuk bahan bakar minyak, tiket tol, dan karcis parkir ditanggung oleh perusahaan.
8. Karyawan yang menggunakan KENDARAAN DINAS PRIBADI dan atau KENDARAAN MILIK PRIBADI berhak menerima uang pengganti semua biaya yang dikeluarkannya untuk bahan bakar minyak, tiket tol dan karcis parkirnya.
9. Apabila karyawan pergi bersama-sama dengan karyawan yang jabatannya lebih tinggi, maka alat transportasinya dapat bersama-sama dengan karyawan yang jabatannya lebih tinggi tersebut.
Pasal 5 UANG AKOMODASI
1. Karyawan berhak mendapatkan uang penggantian akomodasi hotel perhari maksimal sebesar:
Bill base Bill base Bill base
2 Level 2 A Bill base Bill base Bill base
Level 2 BC Rp. 700.000,-- Rp.
600.000,--Kebijakan direksi. 3 Level 3 ABC Bintang 1-2
Standar room
Rp. 600.000,-- Rp. 500.000,--4 Level 500.000,--4 ABC Rp. 500.000,-- Rp. 400.000,--5 Level 400.000,--5 ABC Melati 3
AC + TV
Rp. 400.000,-- Rp. 350.000,--6 Level 350.000,--6 ABC Rp. 350.000,-- Rp. 300.000,--7 Level 300.000,--7 AB Melati 1 Rp. 250.000,-- Rp.
200.000,--*kelas hotel adalah minimal standar referensi karyawan dengan biaya maksimal plafond yang ditentukan.
2. Apabila karyawan melakukan perjalanan dinas berdua, maka akomodasi karyawan tersebut wajib digabung menjadi satu kamar dengan syarat mereka berdua satu gender dan satu level jabatan atau 2 level di atas dan bawahnya dengan menggunakan fasilitas hotel yang sama dengan level jabatan yang tertinggi. Ketentuan ini tidak berlaku untuk level 1A. (Contoh: Penggabungan kamar dapat dilakukan level 4 minimum dengan level 6, dan level 3 dengan level 5)
4. Apabila karyawan menginap dirumah familinya, rumah temannya, rumah penduduk atau tinggal di mess karyawan tersebut, sehingga seluruh ketentuan uang akomodasi tersebut di atas tidak berlaku bagi karyawan yang harus tinggal di mess karyawan.
6. Apabila karyawan menetap lebih dari 10 hari di suatu kota, maka karyawan yang 1 Level 4 Rp.1.000.000,-- Rp. 800.000,-- Rp. 1.200.000,--2 Level 5 – 7 Rp. 800.000,-- Rp. 600.000,-- Rp.
1.000.000,--7. Karyawan yang dinas luar lebih dari 3 hari berhak untuk mencuci pakaiannya masing masing 1 (satu) stel dihari keempat, kelima dan seterusnya sampai dinas luarnya berakhir.
Pasal 6
CUTI DALAM PERJALANAN DINAS
1. Cuti Dalam Perjalanan Dinas adalah permohonan cuti tahunan yang diajukan karyawan pada waktu bersamaan baik sebelum maupun sesudah melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri, sebagaimana ditugaskan oleh perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.
2. Cuti dalam perjalanan dinas dapat diizinkan oleh perusahaan apabila karyawan masih memiliki sisa cuti tahunan yang belum dipergunakan, serta diajukan dengan memenuhi syarat dan ketentuan sebagai berikut:
No LEVEL
1 Level 1 – 2 4 hari kerja Chief terkait CEO Diajukan minimal 14 hari sebelum
keberangkatan. 2 Level 3 – 4 3 hari kerja Kadiv terkait Dir / CEO
3 Level 5 – 6 2 hari kerja Manager terkait Dir / Chief
3. Tugas dan tanggungjawab karyawan yang melakukan cuti dalam perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
a. Karyawan wajib mengutamakan tugas pekerjaannya lebih dahulu sampai selesai sesuai jadual yang telah ditentukan oleh atasannya.
b. Karyawan wajib memberikan laporan hasil perjalanan dinasnya melalui email atau sarana komunikasi lainnya kepada atasannya atau mendelegasikan kepada bawahannya apabila ada hal yang harus segera ditindaklanjuti.
perusahaan hanya menanggung biaya perjalanan dinas karyawan yang bersangkutan sesuai ketentuan yang berlaku.
Pasal 7
PROSEDUR PENGAJUAN PERJALANAN DINAS & UANG MUKANYA
1. Karyawan yang mendapat tugas perjalanan dinas wajib mengisi formulir perjalanan dinas yang disediakan perusahaan, dan memperoleh persetujuan dari pemimpin unit kerja setempat.
2. Formulir perjalanan dinas yang telah disetujui wajib diserahkan kepada bagian HRD untuk diketahui dan diperiksa kesesuaian kebutuhan budget uang makan, akomodasi, transportasi, dan uang sakunya, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Selanjutnya yang bersangkutan mengajukan uang muka perjalanan dinas karyawan kepada bagian Finance untuk mendapatkan persetujuan dan menerima uang mukanya minimal sebesar 100% dari total kebutuhannya.
4. Pengajuan budget uang muka perjalanan dinas apabila masih satu departemen dibuat dalam satu formulir sedangkan apabila berbeda departemen (SBU) dibuat secara secara terpisah, kecuali untuk sopir diajukan secara terpisah oleh bagian Ekspedisi.
5. Setelah karyawan kembali dari perjalanan dinasnya karyawan yang bersangkutan wajib memperhitungkan uang muka tersebut dengan semua biaya transportasi, akomodasi yang dikeluarkannya sesuai ketentuan yang berlaku dan bukti-bukti pembayarannya diverifikasi oleh bagian HRD dan diserahkan buktinya kepada bagian Finance paling lambat 3 (tiga) hari kerja.
6. Apabila biaya akomodasi dan transportasi yang dipergunakan karyawan melebihi batas budget (plafond) yang telah ditetapkan menurut surat keputusan direksi ini, maka kekurangannya menjadi tanggungan (beban) karyawan yang bersangkutan sendiri kecuali telah mendapatkan persetujuan lebih dahulu dari direksi / GM dengan alasan yang dapat diterima.
7. Biaya transportasi karyawan yang tidak memiliki bukti pembayarannya, maka wajib diperincikan dalam laporan dan ditandatangani oleh atasan minimal level manager dan bagian HRD.
8. Kemudian bagian Finance membukukan biaya-biaya tersebut pada Pos Biaya Perjalanan Dinas sesuai beban dan budget kantor (bagian) yang mengutus karyawan yang bersangkutan.
Pasal 8 LAIN-LAIN
1. Karyawan Level 4 – 7 yang melakukan perjalanan dinas melebihi tengah malam, sehingga tiba di home base pada hari kerja berikutnya atau jatuh pada hari libur, maka karyawan berhak untuk terlambat masuk kerja atau mendapatkan tambahan uang makan perjalanan dinas sebagai berikut:
JAM TIBA DI HOME BASE
TIBA PADA HARI KERJA Masuk kantor pukul
TIBA PADA HARI LIBUR Tambahan uang makan
20.000,--2 >02.00 – 04.00 13.00 Rp. 40.000,--3 >04.00 – 08.00 Tidak masuk kerja Rp.
60.000,--2. Untuk menentukan waktu tiba di home base melebihi tengah malam, maka karyawan wajib memberikan bukti tiket kereta, tiket pesawat, tiket toll dalam kota (copynya), dan atau bukti keterangan lainnya yang logis dan dapat diterima.
3. Karyawan yang tidak dapat membuktikan waktu ketibaannya di kota home basenya, maka karyawan tidak dapat mengajukan haknya untuk terlambat masuk kerja atau mendapatkan tambahan uang makan perjalanan dinasnya.
4. Home base untuk sopir adalah kantor tempat bekerja dengan kesesuaian waktu dari tiket keluar tollnya.
Pasal 9
KETENTUAN PENUTUP
1.
Seluruh ketentuan mengenai perjalanan dinas yang ada dan bertentangan dengan surat keputusan direksi ini dinyatakan tidak berlaku.2.
Keputusan ini diberlakukan mulai tanggal 2 Januari 2014 di kelompok usaha milik PT. SEBELAS TIGA ENAM.3.
Ketentuan dalam surat keputusan direksi ini dari waktu ke waktu akan ditinjau secara berkala sesuai tingkat inflasi pertahun dan kondisi kemampuan perusahaan, dan apabila dikemudian hari ternyata ada kekeliruan dalam surat keputusan ini, maka akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.4.
Surat keputusan direksi ini hanya boleh dicopy untuk level 3 (tiga) ke atas.Demikian surat keputusan direksi ini dibuat dan ditetapkan, agar segera disosialisasikan dan dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab.
Ditetapkan di ……… Pada tanggal ………..
FORMULIR PERJALANAN DINAS
Nama Lengkap : _______________________________________________________ Level Jabatan : _______________________________________________________ Departemen : _______________________________________________________ Handphone : _______________________________________________________
Pergi bersama : _______________________________________________________ Level Jabatan : _______________________________________________________
Kota Tujuan : _______________________________________________________ Alasan Penugasan : _______________________________________________________ Lama Perjalanan : _____ hari, _____ malam.
Pergi tanggal & jam : _____________ jam ______ Pulang tanggal & jam : _____________ jam ______
Alat Transportasi : _______________________________________________________ Akomodasi : [ ] Hotel [ ] Mess Karyawan [ ] Family [ ] ____________
Perkiraan Uang Muka Perjalanan Dinas:
Uang Makan : _______________________________________________________ Uang Saku : _______________________________________________________ Uang Akomodasi : _______________________________________________________ Uang Transportasi : _______________________________________________________ Total uang muka : _______________________________________________________
Uang akomodasi dan uang transportasi wajib dipertanggungjawabkan dan diperhitungkan pada saat kembali paling lambat 2 (dua) hari kerja dengan memberikan bukti kuitansi / bill / tiket yang diperoleh selama perjalanan dinas.
FINANCE SC MANAGER HRD PEMIMPIN UNIT KERJA
FORMULIR PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS
Nama Lengkap : ________________________________________________ Pergi bersama : ________________________________________________ Lama Perjalanan : _____ hari, _____ malam.
Pergi tanggal & jam : _____________ jam ______ Pulang tanggal & jam : _____________ jam ______
Uang Muka Perjalanan Dinas: _________________________________________________ Biaya makan * : __________________________________ (kuitansi terlampir) Biaya akomodasi : __________________________________ (kuitansi terlampir) Biaya transportasi : __________________________________ (kuitansi terlampir) Kelebihan / kekurangan : _________________________________________________
Keterangan : _________________________________________________ _________________________________________________
DEPARTEMEN FINANCE
DEPARTEMEN HRD
PEMIMPIN UNIT KERJA
PEMOHON
