CH. I
BRIEF INTRODUCTION
Pertamina merupakan perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT Pertamina. Pertamina menyelenggarakan usaha minyak dan gas bumi di sektor hulu hingga hilir. Bisnis sektor hulu Pertamina yang dilaksanakan di beberapa wilayah di Indonesia dan luar negeri meliputi kegiatan di bidang-bidang eksplorasi, produksi, serta transmisi minyak dan gas. Untuk mendukung kegiatan eksplorasi dan produksi tersebut, Pertamina juga menekuni bisnis jasa teknologi dan pengeboran, serta aktivitas lainnya yang terdiri atas pengembangan energi panas bumi dan Coal Bed Methane (CBM). Dalam pengusahaan migas baik di dalam dan luar negeri, Pertamina beroperasi baik secara independen maupun melalui beberapa pola kerja sama dengan mitra kerja yaitu Kerja Sama Operasi (KSO), Joint Operation Body (JOB), Technical Assistance Contract (TAC), Indonesia Participating/ Pertamina Participating Interest (IP/PPI), dan Badan Operasi Bersama (BOB).
Pertamina memiliki logo seperti yang terdapat pada gambar 1.1 berikut:
Gambar 1.1 Logo Pertamina
Sumber: www.pertamina.com
Sebagai perusahaan BUMN negara, Pertamina memiliki misi dan tujuan untuk mengelola sumber daya minyak dan gas Indonesia, yang dicetuskan dalam visi dan misi Pertamina:
Visi: Menjadi pemasar LPG & produk turunannya kelas dunia. Misi:
1. Menjalankan usaha LPG & Produk Turunannya yang meliputi penerimaan, penimbunan, pendistribusian dan pemasaran yang terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
2. Mempertahankan posisi sebagai market leader bisnis LPG & Produk Turunannya dalam negeri.
3. Memberikan layanan dan benefit terbaik kepada stakeholder.
Kecepatan perubahan saat ini semakin meningkat, ditambah persaingan yang semakin menekan dan tuntutan kinerja tinggi, menuntut setiap perusahaan dan organisasi baik profit maupun publik, perusahaan milik swasta maupun Negara, untuk menjaga dan memperbesar kepemilikan atas aset yang paling berharga saat ini, yaitu pengetahuan. Pertamina yang merupakan bagian dari "Aset Bangsa" menyadari hal tersebut dan hendak mengejar kepemilikan aset pengetahuan ke barisan yang paling depan.
Kebutuhan pengelolaan pengetahuan sudah dirasakan sejak lama oleh Pertamina melalui pengalaman-pengalaman praktis seperti menjaga hilangnya aset pengetahuan.
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
Salah satu visi dari Pertamina adalah menjadi world class company. Untuk menajdi perusahaan kelas dunia makan dibutuhkan adanya peningkatan kapabilitas dalam suatu perusahaan. Salah satu cara Pertamina untuk meningkatkan kapabilitas tersebut adalah dengan membangun Knowledge Management yang disebut dengan KOMET (Knowledge Management Pertamina).
Saat ini Pertamina memiliki fungsi Knowledge Management yang disebut dengan KOMET. Kehadiran KOMET secara spesifik dipicu oleh beberapa perubahan yang berpengaruh secara langsung terhadap bisnis Pertamina, di antaranya dengan berlakunya Undang-undang No. 22 tahun 2001 tentang minyak dan gas bumi yang berimplikasi pada munculnya pesaing-pesaing baru; tekanan dari shareholder, yaitu pemerintah, untuk kinerja yang lebih baik dimana keuntungan menjadi tolok ukur utama, bukan lagi volume seperti yang berlaku sebelumnya; tuntutan untuk bisnis yang lebih transparan dan profesional; serta perubahan kebijakan subsidi. Tuntutan-tuntutan tersebut membuat Pertamina perlu lebih giat lagi mengembangkan pengetahuannya.
Knowledge Management Pertamina (KOMET) telah diluncurkan untuk melestarikan aset perusahaan berupa pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman operasional yang dimiliki individual para pimpinan dan pekerja. Pertamina memandang perlu adanya pengelolaan
intangible asset ini agar bisa dipergunakan untuk mendukung berbagai program terobosan yang
terus dilakukan Pertamina.
Melalui KOMET, Pertamina meraih penghargaan pada ajang 2011 Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) sebagai ‘The Winner of 2011 Indonesia MAKE Study’ dan ‘Special Recognition for Enterprise Intellectual Capital Management’. Dalam wadah Knowledge Management Pertamina (KOMET), Pertamina dinilai sebagai perusahaan yang mampu mengelola pengetahuan untuk kemajuan bisnisnya.
Penganugerahan MAKE 2011 sebagai rangkaian akhir dari penyelenggaraan Indonesia MAKE Study, sebuah studi untuk mencari organisasi berbasis pengetahuan paling dikagumi di Indonesia dalam pengelolaan pengetahuan mereka.
Baru baru ini tahun 2012 dalam acara MAKE Award berbasis Knowledge Management yang diselenggarakan oleh PT. Dunamis Organization telah memenangkan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang Energi. Perusahaan tersebut adalah Pertamina yang mana termasuk salah satu pemenang dari 3 pemenang yang terpilih sebagai Organisasi Berbasis Pengetahuan yang paling dikagumi di Indonesia.
Atas pencapaian dan juga prestasi yang berhasil diraihnya, kami memilih Pertamina sebagai perusahaan yang akan kami analisis sejauh mana penerapan Knowledge Management bisa memberikan kontribusi bagi perusahaan.
CH. II
CONCEPT AND APPLICATION A. Company’s Culture
Pertamina merupakan salah satu perusahaan BUMN yang juga merupakan organisasi berbasis pengetahuan yang menyadari begitu pentingnya pengetahuan dan cara mengelolanya. Pertamina sudah sangat sadar bahwa Knowledge Management itu adalah jantungnya dari perusahaan karena segala keputusan perusahaan berasarkan kepada Knowledge Management. Bagaimana Knowledge
Asset yang mereka capture, kemudian di pelihara dan diperkaya melalui orang-orang yang ada di
perusahaan sehingga menjadi Inovasi bagi perusahaan dalam bentuk produk. Sehingga dengan pemahaman dan metodologi yang benar maka Knowledge Management Implementation yang dilakukan oleh Pertamina begitu kuat dengan membangun budaya dalam perusahaan bahwa
Continous Improvement Program merupakan suatu budaya untuk selalu melakukan perbaikan
berkelanjutan yang dapat mendukung kemampuan inovasi pertamina yang tidak semata–mata dilakukan di internal. Sehingga pelaksanaan program continuos improvement program dalam kerangka pembelajaran mengacu pada tujuan terciptanya beberapa hal berikut ini :
1. Menemukan secara tepat kebutuhan SDM dan menetapkan faktor-faktor kunci bebasis operasional (tidak dilakukan pemilihan kebutuhan SDM atas dasar kompromi-kompromi yang terjadi di perusahaan lain)
2. Melakukan inovasi berupa penyempurnaan proses operasional yang sudah ada. (Melalui KM ini tidak perlu menciptakan sesuatu yang baru the reinventing the wheel)
3. Menekankan akurasi atau validasi dalam menjalankan pengetahuan yang terkodifikasi dalam segala kebijakan perusahaan
4. Menyelenggarakan kegiatan dan budaya knowledge sharing secara rutin minimal 2 minggu sekali. Setiap kegiatan knowledge sharing memiliki tujuan yang ingin dicapai dan kemudian tujuan tersebut harus di review pencapaiannya (jangan terjadi bahwa knowledge sharing dilakukan untuk memenuhi target kinerja sehingga hasilnya tidak akan tercapai)
5. Mengupayakan berjalannya kegiatan berbagi pengetahuan antara bagian pelaksanaan dengan tim konsultansi mengingat pengetahuan tacit berupa teknis operasional yang dimiliki oleh bagian pelaksanaan lebih banyak dari satuan kerja. Kegiatan berbagi pengetahuan melalui sistem yang dijalankan perlu diatur pelaksanaannya dan disusun sesuai knowledge asset yang dimiliki.
Pertamina dalam hal organisasi berbasis pengetahuan telah dapat dicapai, maka selanjutnya hal berikut ini pada tahap selanjutnya dapat diwujudkan yaitu : menekankan pada operational
excellence yaitu orang-orang yang terlibat dalam implementasi KM menjalankan teknis
operasional dengan sebaik-baiknya, kemudian mengembangkan budaya operasional perusahaan agar setiap orang yang terlibat memiliki visi yang sama mengenai bagaimana operasi yang sempurna, selanjutnya mamasukan tanggung jawab untuk saling berbagi pengetahuan ke dalam
job desciption serta membuat center of excellent untuk menghasilkan knowledge expert di bidang
masing-masing terutama operasional.
Contoh dari budaya berbagi pengetahuan yang telah dilaksanakan dalam Pertamina untuk mencapai operational excellence adalah para senior perusahaan di berbagai posisi memiliki pedoman-pedoman mengenai penerapan kerja sesuai prosedur yang berbentuk hard cover. Sebagai contoh, senior perusahaan yang bekerja pada kilang minyak mempunyai guidance berbagai kasus kilang, lengkap dengan analisis mengapa hal itu terjadi, variabel apa yang
mempengaruhi, dan bagaimana mengatasinya. Seorang senior di bagian mesin mempunyai panduan teknis manajemen mesin kapal.
Pedoman tersebut disusun oleh para senior dengan memadukan pengalaman kerja di lapangan dengan pedoman manual yang sudah ada sebelumnya. Dengan begitu, para junior-junior dari setiap generasi akan langsung mengadopsi ilmu seniornya, dan suatu saat kelak para junior dapat menambahkan atau menyempurnakan serta memperbaiki sebuah sistem berdasarkan pengalamannya, yang tidak dialami para pendahulunya.
Sehingga dengan telah terbangunnya culture di lingkungan perusahaan berbasis pengetahuan maka secara efektif peran pemimpin di perusahaan apakah sebagai top management, supervisor
senior dan manager dalam membantu orang-orang di lingkungan perusahaan tersebut
menjalankan pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman-pengalaman, pelatihan, terutama yang berkaitan dengan arah visi bersama.
Secara ekspisit bahwa Pertamina mengakui secara objektif mengatakan budaya berbagi pengetahuan melalaui Knowledge portal yang dibangun dengan penerapan baik secara formal maupun informal diakui sebagai hal yang sangat sulit ditumbuhkan dan dikembangkan dalam inisiatif mengembangkan knowledge management, namun dengan peran leadership/pemimpin perusahaan dan manajemen terkait yang secara komitmen dan konsisten melakukan program-program pengembangan kompetensi SDM yang objektif, maka diyakini budaya berbagi pengetahuan akan tumbuh dan berkembang. Untuk selanjutnya, agar dapat menjalankan inisiatif menajemen pengetahuan , maka peran komunikasi dalam perusahaan harus dijaga dengan baik tidak hanya bergantung pada teknologi online saja, akan tetapi melalui peningkatan suatu wadah yang dinamakan Community of Practice.
B. Pertamina KM Approach
Gambar 2.1
Strategi dan Pengetahuan KM Pertamina
Seiring dengan proses perubahan di Pertamina, Pertamina menyadari perlunya implementasi Knowledge Management (KM) untuk mengatasi kesenjangan antara strategi dengan pengetahuan. Jadi, pengetahuan dan strategi harus seimbang.
Jika dilihat dari bagan di atas dapat ditarik kesimpulan, bahwa apa yang Pertamina harus tahu, orang-orang/karyawan mengambil dari pengetahuan Pertamina itu sendiri. Sedangkan apa yang harus Pertamina lakukan sebagai strategi, ada beberapa hal, di antaranya: (1) fokus pada usaha inti migas dan bahan bakar nabati, (2) komersial, (3) GCG, (4) SDM terbaik, (5) investasi untuk pertumbuhan, (6) kemajuan teknologi, riset dan development.
Gambar 2.2
Arahan Strategis KM Pertamina
Sumber: Handout intra.pertamina.com
Pendekatan yang dilakukan Pertamina mengacu pada arahan strategi yang ditujukan untuk menyambut perubahan perusahaan dalam menantang kondisi saat ini dan mampu bersaing menjadi yang terbaik. Perubahan didorong oleh faktor pendukung yaitu knowledge management yang diciptakan, diakui, digunakan, serta dipertahankan menjadi sebuah budaya dan warisan pengetahuan perusahaan. Terdapat empat pilar yang berperan membawa strategi perubahan melalui implementasi KM yaitu pedoman, infrastruktur, people, dan kepemimpinan. Pertamina menggunakan dasar-dasar implementasi knowledge disetiap aspek sebagai pendukung utama proses perubahan Pertamina untuk menjadi Best Practice Industry Minyak dan Gas di Indonesia dan Global.
C. The Model or Theory Used By Pertamina
Knowledge management model Pertamina mengadopsi model yang dicetuskan oleh Nonaka & Takeuchi, 1995.
Gambar 2.3
Nonaka Takeuchi Pertamina Model KM Pertamina
Sumber: Handout intra.pertamina.com
Knowledge adalah sesuatu yang sifatnya dinamis dan selalu berubah-ubah seiring berjalannya
waktu. Dalam proses berjalannya siklus KM terdapat beberapa tahapan, yaitu: 1. Sosialisasi
Proses ini lebih memprioritaskan penciptaan pengetahuan tacit melalui interaksi antar personal atau sharing. Setiap individu yang ada diperusahaan melakukan komunikasi dengan sesama mengenai pekerjaan mereka, masalah dan solusi pekerjaan, sampai ide-ide yang ada dalam benak mereka. Proses sosialisasi akan menghasilkan knowledge baru yang sifatnya bebas dan berpotensi memajukan perusahaan bila dikelola serta dirumuskan dengan baik.
2. Eksternalisasi
Eksternalisasi diwujudkan lewat forum dan dialog terbuka atas segala saran dan masukan yang bisa membangun pengetahuan perusahaan. Setiap kebijakan, peraturan, mekanisme dan prosedur teknis mengenai kegiatan operasional perusahaan akan didiskusikan bersama, setelah tercapai kesepakatan maka selanjutnya dituangkan kedalam explicit knowledge berupa pedoman tertulis.
3. Kombinasi
Perpaduan antara dua sumber pengetahuan yang sama yaitu explicit knowledge menjadi
explicit knowledge yang baru sebagai bentuk pembaharuan sumber pengetahuan melalui
sistemisasi pengaplikasikan explicit knowledge dan informasi. Perusahaan tidak hanya mengacu pada internal explicit knowledge, namun juga harus menimbang informasi dari luar yang berhubungan dengan bisnisnya. Contoh, Pertamina melakukan kombinasi dua
explicit knowledge mengenai kebijakan operasional internal perusahaan dengan informasi
perkembangan kondisi minyak dan gas dunia, sehingga Pertamina dapat merumuskan knowledge baru untuk menyelaraskan kondisi perusahaannya di pasar.
4. Internalisasi
Internalisasi adalah proses penyebaran knowledge yang sudah dirumuskan perusahaan, ditujukan langsung kepada orang-orang yang ada didalam perusahaan dengan tujuan pengetahuan tersebut diakui dan diketahui oleh setiap orang.
D. Knowledge Capture in Pertamina
Berbagai metode pun telah dilakukan oleh Pertamina untuk mengdapatkan Informasi dan pengetahuan dari karyawannya baik itu dilakukan secara offline maupun online seperti yanga ada pada gambar 2.4 berikut:
Gambar 2.4
Offline-Online Knowledge Capture Process
Sumber: Handout intra.pertamina.com
Pertamina menangkap pengetahuan mereka lewat aktivitas komet yang terbagi menjadi dua jenis yaitu off-line dan on-line (portal). Aktivitas off-line meliputi forum (expert, roundtable,
workshop, int’Mtg, etc, CIP/BTP) dan media (buletin, warta) sedangkan aktivitas online meliputi community of practice (CoP), knowledge center, dan ask the expert.
1. Forum
Metode capture knowledge melalui forum memungkinkan para anggotanya untuk bisa mendapatkan pengetahuan sebanyak mungkin melalui proses komunikasi antar personal, diskusi mengenai sebuah topik, tanya jawab dan interaksi secara langsung dimana setiap informasi dan pengetahuan baru akan lebih mudah disalurkan.
2. Media
Metode ini sebenarnya lebih menekankan pada upaya berbagi pengetahuan perusahaan dan berbicara mengenai pencapaian serta kesuksesan perusahaan yang dituangkan lewat
explicit knowledge. Akan tetapi, perusahaan juga dapat melakukan evaluasi dan perbaikan
sistem internal lewat proses capture knowledge yang berasal dari feedback responden yang menggunakan media mereka dan memberikan penilaian serta masukan kepada perusahaan.
3. On-line (portal)
Metode ini digunakan sebagai sarana bagi orang-orang yang ada di dalam perusahaan agar dapat bekerja secara maksimal, mencari informasi dan pengetahuan dengan mudah, serta proses transfer knowledge yang lebih efektif serta efisien.
Gambar 2.5 Portal Pertamina
E. The Positive & Negative Aspects of the KM Application
Penerapan aspek knowledge management di dalam Pertamina memberikan pengaruh postif dan negatif, beberapa di antaranya:
1. Aspek Positif
- Mampu mengintegrasikan seluruh aset pengetahuan yang tersebar di beberapa situs Fungsi/ Unit Operasional/ Unit usaha.
- Mendorong jajaran Direksi dan manajemen perusahaan sampai dengan level Asisten Manajer atau setara di Fungsi/ Unit Operasi/ Unit Usaha menjadi Role Model pengembangan knowledge management dengan berpartisipasi dalam proses berbagai pengetahuan berdasarkan pengalaman, lesson learned, dan success story.
- Dengan menerapkan aspek-aspek KM, menjadikan perusahaan tumbuh menjadi perusahaan yang memiliki budaya yang baik untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan tugas di setiap Fungsi/ Unit Operasi/ Unit Usahanya.
2. Aspek Negatif
- Penggunaan Sharing Room. Pengaruh negatif yang dapat ditimbulkan dengan adanya
Sharing Room adalah ketika ada karyawan yang sebenarnya sedang melakukan proses
sharing knowledge akan menimbulkan persepsi bahwa mereka sedang tidak melakukan pekerjaan atau kewajibannya. Persepsi negative tersebut bila terjadi maka dapat menajdi salah satu faktor menurunnya inisiatif para karyawan untuk melakukan
sharing.
- portal.pertamina.com dapat memberikan pengaruh negatif ketika informasi-informasi yang berada dalam portal tersebut digunakan oleh perusahaan lain untuk meningkatkan competitive advantage mereka. Pemanfaatan portal dapat menjadi sarana yang efektif. Namun melalui portal yang ada, bukan hanya pihak Pertamina saja yang dapat melihat isinya, namun juga dari pihak luar termasuk peasing dari Pertamina.
CH. III
LESSON LEARNED AND SUGGESTION
A. LESSON LEARNED
Knowledge Management menjadi sesuatu yang sangat penting untuk mengahdapi perubahan-perubahan yang ada dalam dunia bisnis. Knowledge Management merupakan pengelolaan asset berharga perusahaan yang dapat membedakannya dengan perusahaan lain, meningkatkan kapabilitas, dan continuous improvement yang apda akhirnya akan meningkatkan competitive advantage Pertamina itu sendiri. Dalam mengelola Knowledge
Management, terdapat banyak tantangan terutama bagaimana memotivasi karyawan utnuk
mau melakukan sharing knowledge sehingga pengetahuan yang tacit tidak hanya dimiliki oleh karyawan itu sendiri. Oleh karena itu penetapan Knowledge Management System yang baik dan sesuai dibutuhkan oleh Perusahaan untuk dapat mengelola intangible asset nya.
B. SUGGESTION
Berdasarkan pembahasan sebelumnya, Penulis memberikan beberapa saran kepada Pertamina dalam mengelola Knowledge Management nya, antara lain:
1. Untuk lebih meningkatkan motivasi bagi karyawan untuk ikut serta dalam setiap proses Knowledge Management Pertamina yang telah disusun. Motivasi karyawan dapat dilakukan dengan menerapkan Reward and Punishment.
2. Untuk melatih karyawan melakukan sharing knowledge terutapa pada pengetahuan
explicit yang dimiliki karyawan. Sehingga pengetahuan yang ada tidak hanya berasal dari top management atau level manager saja, namun juga dari low level dalam Pertamina. Hal
ini juga dapat diterapkan melalui adanya Reward and Punishment.
3. Pengelolaan terhadap portal Pertamina lebih ditingkatkan lagi agar portal tersebut memberikan manfaat yang banyak bagi Pertamina, yaitu dengan peningkatan pada kedua saran di atas, karena yang mengisi konten dari portal tersebut adalah tidak lain karyawan Pertamina itu sendiri.
