TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENJUALAN
BARANG KPRI KAMBOJA SMKN 8 SURABAYA
NURIL QOMARYAH
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
i
HALAMAN JUDUL
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENJUALAN
BARANG KPRI KAMBOJA SMKN 8 SURABAYA
NURIL QOMARYAH 081310113025
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN TEKNIK
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
iii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH
TUGAS AKHIR
PEDOMAN PENGGUNAAN TUGAS AKHIR
Naskah Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah.
Dokumen Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas Airlangga.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya“.
Dalam Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem pengadaan dan penjualan barang KPRI Kamboja menjadi lebih mudah dan dinamis. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Ir. Dyah Herawatie, M.Si. dan Army Justitia, S.Kom, M.Kom yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis berharap semoga isi dari tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan bagi kemajuan di masa yang akan datang.
Surabaya, Agustus 2016
Nuril Qomaryah, 2016, Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. Tugas Akhir ini dibimbing oleh Ir. Dyah Herawatie, M.Si dan Army Justitia, S.Kom, M.Kom. Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
ABSTRAK
KPRI Kamboja adalah sebuah koperasi yang bergerak dalam bidang ekonomi, yaitu pelayanan simpan pinjam untuk anggota pegawai, pengadaan dan penjualan barang melalui toko koperasi, serta melayani air galon isi ulang. Pada koperasi ini proses pengadaan dan penjualannya belum efektif dan efisien. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya yang mencakup beberapa macam aktifitas yang berkaitan dengan proses pengadaan dan penjualan barang yang meliputi proses pemesanan barang, proses penerimaan barang, proses retur, proses penjualan, dan proses pembuatan laporan.
Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya dibangun melalui empat tahap. Tahap pertama yang dilakukan adalah menganalisa kebutuhan yang digambarkan dengan Document Flow Diagram (DocFlow) dan Fishbone Diagram. Tahap kedua adalah mendesain sistem dan database. Desain sistem digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan untuk mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari 21 entitas, kemudian di generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 21 tabel. Dari PDM kemudian diimplementasikan ke DBMS. Tahap ketiga adalah mendesain form input dan output. Kemudian tahap terakhir adalah mengimplementasikannya ke dalam program dengan menggunakan pemrograman berbasis web. Implementasi sistem digambarkan dengan bagan alir untuk menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta pengujian sistem dilakukan dengan skenario uji coba.
Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional pada proses bisnis di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis yang ada secara efisien dan dapat menampilkan laporan secara tepat.
Kata kunci: Sistem Informasi, pengadaan barang, penjualan barang, retur barang Nuril Qomaryah, 2016, Procurement and Sales Information System KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. This final project was guidance by Ir. Dyah
vii
Herawatie, M.Si. and Army Justitia, S.Kom, M.Kom. Diploma III of Information System Study Program, Faculty of Vokasi, Airlangga University.
ABSTRACT
KPRI Kamboja is a cooperative engaged in the economy, the ministry of savings and loans to members of employees, procure ment and sale of goods through cooperative store, as well as serving water gallon refill. In this cooperative, process of procurement and sales have not effectively and efficiently. The purpose of this final project is to make Procurement and Sales Information Systems KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya which includes several kinds of activities relating to the procurement and sale of goods which includes the process of ordering goods, the receipt of goods, process returns, sales process, and the process of making report.
Procurement and Sales Information System in KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya built through four stages. The first stage have done by analyzing the needs described by Document Flow Diagram (DocFlow) and Fishbone Diagram. The second stage was to design the system and database. The system design was described by Data Flow diagram (DFD). As for designing a database, a process that does make Conceptual Data Model (CDM) which consists of 21 entities then generated to Physical Data Model (PDM) which consists of 21 tables. Of PDM then implemented to DBMS. The third stage was to design the form input and output. Then the last step was to implement it into the program by using web-based programming. Implementation of the system was described with a flowchart to explain the sequence of procedures that exist in the system as well as system testing have done with test scenarios
Based on the results of implementation and system testing, Procurement and Sales Information Systems made in accordance with the functional needs of the business process in KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya that can handle some of the existing business processes efficiently and can display reports properly.
Keywords: Information systems, procurement of goods, sale of goods, return of goods
UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terima kasih patut penulis ucapkan kepada seluruh pihak yang telah turut serta dalam menyelesaikannya Tugas Akhir yang berjudul Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya, pihak tersebut adalah :
1. Allah SWT, Tuhan pencipta alam semesta dan kehidupan atas semua nikmat dan karunia yang telah Engkau berikan.
2. Rektor Universitas Airlangga Prof. Dr. H.Fasich, Apt yang telah menerima menjadi salah satu mahasiswa di Universitas Airlangga.
3. Ir. Dyah Herawatie, M.Si selaku Ketua Departemen Teknik Fakultas Vokasi Universitas Airlangga dan Pembimbing I yang telah memberi masukan, kritik dan saran serta membantu kelancaran dalam proses akademik.
4. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Koordinator Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga
5. Army Justitia, S.Kom, M.Kom selaku pembimbing II yang telah memberi masukan, saran dan koreksi serta membantu kelancaran dalam proses akademik.
6. Badrus Zaman, S.Kom, M.Cs selaku dosen wali yang telah memberi nasehat dan motivasi.
7. Ayah dan Ibu serta kakak yang selalu memberikan doa, semangat dan nasehat untuk mengerjakan tugas akhir ini dengan baik.
8. Pihak KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya, khususnya Ibu Kukus Mimbarwati, S.Pd, Ibu Raras dan juga Putri yang telah memberi izin serta memberikan
ix
waktunya untuk membantu dalam pembuatan sistem informasi ini dengan baik dan lancar.
9. Ibnu Aulia Nugraha Alihaq yang mana selalu memberikan dukungan, motivasi dan masukan agar saya bisa menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat.
10. Sahabat – sahabat di kuliah, SMA maupun SMP yang tidak bisa disebutkan satu – satu yang selalu mensupport dan memotivasi agar saya bisa cepat lulus. 11. Teman-Teman D3 Sistem Informasi 2013 dan kakak kelas 2012 serta adik kelas 2014 yang memberi motivasi dan referensi dalam kelancaran tugas akhir ini.
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR ... iii
PEDOMAN PENGGUNAAN TUGAS AKHIR ... iv
KATA PENGANTAR ... v
ABSTRAK…. ... vi
ABSTRACT…. ... vii
UCAPAN TERIMA KASIH ... viii
DAFTAR ISI.. ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xix
DAFTAR LAMPIRAN ... xxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 4
xi
BAB II ANALISIS SISTEM ... 6
2.1 Metode Analisis Sistem ... 6
2.2 Metode Desain Sistem ... 10
2.3 Deskripsi perusahaan ... 17
2.4 Dokumen yang digunakan ... 20
2.5 Proses Kerja Saat Ini ... 22
2.6 Prosedur Kerja Saat Ini ... 24
2.7 Permasalahan Sistem Saat Ini ... 34
2.8 Kebutuhan Fungsional ... 37
BAB III DESAIN SISTEM ... 40
3.1 Sistem Kerja Baru ... 40
3.2 Desain Proses ... 46
3.3 Desain Database ... 57
3.4 Desain Input dan Output ... 84
BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA ... 110
4.1 Implementasi Sistem ... 110
4.2 Uji Coba Sistem ... 129
4.3 Uji Coba Penerimaan Pengguna Sistem ... 147
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 149
5.2 Saran ... 150 DAFTAR PUSTAKA ... 151
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Umum Diagram Fishbone ... 9
Gambar 2.2 Contoh Struktur Diagram Jenjang ... 11
Gambar 2.3 Struktur Organisasi KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ... 19
Gambar 2.4 Docflow Pengadaan Barang dari Distributor ... 29
Gambar 2.5 Docflow Pengadaan Barang dari Pasar ... 30
Gambar 2.6 Docflow Penerimaan Barang dari Distributor ... 31
Gambar 2.7 Docflow Retur Barang ... 32
Gambar 2.8 Docflow Penjualan Barang ... 33
Gambar 2.9 Docflow Pembuatan Laporan ... 34
Gambar 2.10 Fishbone Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang ... 37
Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ... 48
Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ... 52
Gambar 3.3 DFD level 0 Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 53
Gambar 3.4 DFD level 1 Proses Pengelolaan Data Master Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 54
Gambar 3.5 DFD level 1 Proses Pemesanan Barang Sistem Informasi
Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 55
Gambar 3.6 DFD level 1 Proses Penerimaan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 55
Gambar 3.7 DFD level 1 Proses Retur Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 56
Gambar 3.8 DFD level 1 Proses Penjualan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 56
Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ... 57
Gambar 3.10 Diagram CDM Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ... 59
Gambar 3.11 Diagram PDM Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ... 68
Gambar 3.12 Form Login ... 90
Gambar 3.13 Form Utama Admin ... 90
Gambar 3.14 Form Data Jenis Barang ... 91
Gambar 3.15 Form Data Provinsi... 91
Gambar 3.16 Form Data Jabatan ... 92
Gambar 3.17 Form Data Otoritas ... 92
xv
Gambar 3.19 Form Data Kota ... 93
Gambar 3.20 Form Data Pegawai ... 94
Gambar 3.21 Form Data Distributor ... 94
Gambar 3.22 Form Data Barang ... 95
Gambar 3.23 Form Utama Kasir ... 95
Gambar 3.24 Form Input Pemesanan ... 96
Gambar 3.25 Form Input Penerimaan Barang... 96
Gambar 3.26 Form Input Penerimaan Retur ... 97
Gambar 3.27 Form Input Penjualan ... 97
Gambar 3.28 Form Tambah Pembeli ... 98
Gambar 3.29 Form Tambah Distributor ... 98
Gambar 3.30 Form Cari Pembeli ... 99
Gambar 3.31 Form Utama Ketua (1) ... 99
Gambar 3.32 Form Utama Ketua (2) ... 100
Gambar 3.33 Tampilan Laporan Pengadaan ... 103
Gambar 3.34 Hasil output laporan pengadaan barang ... 103
Gambar 3.35 Tampilan Laporan Retur... 104
Gambar 3.36 Hasil output laporan retur barang ... 104
Gambar 3.37 Tampilan Laporan Penjualan ... 105
Gambar 3.39 Tampilan Laporan Keluar Masuk ... 106
Gambar 3.40 Hasil output laporan keluar masuk ... 106
Gambar 3.41 Hasil output nota penjualan barang ... 107
Gambar 3.42 Tampilan history harga barang ... 107
Gambar 3.43 Tampilan Grafik Pengadaan(1) ... 108
Gambar 3.44 Tampilan Grafik Pengadaan(2) ... 108
Gambar 3.45 Tampilan Grafik Penjualan(1) ... 109
Gambar 3.46 Tampilan Grafik Penjualan(2) ... 109
Gambar 4.1 Pseudocode Login ... 111
Gambar 4.2 Pseudocode Pengolahan Data Master ... 111
Gambar 4.3 Pseudocode Pemesanan Barang ... 112
Gambar 4.4 Pseudocode Penerimaan Barang ... 113
Gambar 4.5 Pseudocode Penerimaan Retur ... 113
Gambar 4.6 Pseudocode Penjualan Barang ... 114
Gambar 4.7 Pseudocode Generate Laporan ... 115
Gambar 4.8. Bagan Alir Login ... 116
Gambar 4.9 Bagan Alir Menu Kasir ... 117
Gambar 4.10 Bagan Alir Menu Admin ... 117
Gambar 4.11 Bagan Alir Menu Ketua ... 117
xvii
Gambar 4.13 Bagan Alir Penjualan ... 119
Gambar 4.14 Bagan Alir Pemesanan ... 120
Gambar 4.15 Bagan Alir Penerimaan Barang ... 121
Gambar 4.16 Bagan Alir Penerimaan Retur ... 123
Gambar 4.17 Bagan Alir Pengelolaan Data Master ... 124
Gambar 4.18 Bagan Alir Laporan Pengadaan ... 125
Gambar 4.19 Bagan Alir Laporan Penjualan ... 125
Gambar 4.20 Bagan Alir Laporan Retur ... 126
Gambar 4.21 Bagan Alir Laporan Keluar Masuk ... 126
Gambar 4.22 Bagan Alir Grafik Pendapatan ... 127
Gambar 4.23 Bagan Alir Grafik Pengadaan ... 127
Gambar 4.24 Bagan Alir Grafik Penjualan ... 128
Gambar 4.25 Bagan Alir Logout ... 128
Gambar 4.26 Form Login ... 129
Gambar 4.27 Form Insert Kota ... 130
Gambar 4.28 Form Update Kota ... 131
Gambar 4.30 Form Peneriman Barang ... 133
Gambar 4.31 Form Penerimaan Retur ... 135
Gambar 4.32 Form Input Penjualan Barang ... 136
Gambar 4.34 Laporan Pengadaan Barang ... 138
Gambar 4.35 Form printout laporan pengadaan ... 139
Gambar 4.36 Laporan Penjualan Barang ... 139
Gambar 4.37 Form printout laporan penjualan ... 140
Gambar 4.38 Laporan Retur Barang ... 140
Gambar 4.39 Form printout laporan retur ... 141
Gambar 4.40 Laporan Keluar Masuk ... 141
Gambar 4.41 Form laporan keluar masuk ... 142
Gambar 4.42 Grafik Pengadaan (1) ... 143
Gambar 4.43 Grafik Pengadaan (2) ... 144
Gambar 4.44 Grafik Penjualan (1) ... 144
Gambar 4.45 Grafik Penjualan (2) ... 145
Gambar 4.46 Grafik Pendapatan (1) ... 145
xix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram ... 8
Tabel 2.2 Tabel Simbol – Simbol Data low Diagram (DFD) ... 12
Tabel 2.3 Tabel Simbol – Simbol Conceptual Data Model ... 13
Tabel 2.4 Tabel Simbol – Simbol Kardinalitas CDM. ... 13
Tabel 2.5 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu ... 14
Tabel 2.6 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak ... 15
Tabel 2.7 Tabel Kardinalitas Banyak ke Satu ... 16
Tabel 2.8 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak ... 16
Tabel 3.1 Struktur Tabel Jenis barang ... 69
Tabel 3.2 Struktur Tabel Provinsi ... 70
Tabel 3.3 Struktur Tabel Jabatan ... 70
Tabel 3.4 Struktur Tabel Otoritas ... 71
Tabel 3.5 Struktur Tabel Satuan ... 71
Tabel 3.6 Struktur Tabel Kota ... 72
Tabel 3.7 Struktur Tabel Distributor ... 72
Tabel 3.8 Struktur Tabel Barang ... 73
Tabel 3.9 Struktur Tabel Pegawai ... 74
Tabel 3.11 Struktur Tabel Harga Barang ... 76
Tabel 3.12 Struktur Tabel Penjualan ... 76
Tabel 3.13 Struktur Tabel Detil Penjualan ... 77
Tabel 3.14 Struktur Tabel Pemesanan ... 78
Tabel 3.15 Struktur Tabel Detil pemesanan ... 79
Tabel 3.16 Struktur Tabel Penerimaan ... 79
Tabel 3.17 Struktur Tabel Detil Penerimaan ... 80
Tabel 3.18 Struktur Tabel Retur ... 81
Tabel 3.19 Struktur Tabel Detil Retur ... 82
Tabel 3.20 Struktur Tabel Penerimaan Retur ... 82
Tabel 3.21 Struktur Tabel Detil Terima Retur ... 83
Tabel 3.22 Tabel Komponen Output Input ... 84
Tabel 4.1 Hasil Pengujian Proses Login ... 130
Tabel 4.2 Hasil Pengujian Data Master ... 131
Tabel 4.3 Hasil Pengujian Proses Pemesanan Barang ... 132
Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Penerimaan Barang ... 134
Tabel 4.5. Hasil Pengujian Proses Penerimaan Retur ... 135
Tabel 4.6 Hasil Pengujian Proses Penjualan Barang ... 137
Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Generate Laporan ... 142
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Outline Wawancara 1Lampiran 2 Outline Wawancara 2 Lampiran 3 Outline Wawancara 3 Lampiran 4 Nota Penjualan
Lampiran 5 Nota Pembelian Langsung
Lampiran 6 Nota Pembelian Kredit Dan Nota Retur Lampiran 7 Buku Catatan Dan Buku Besar
Lampiran 8 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Ketua Lampiran 9 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Admin Lampiran 10 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Kasir Lampiran 11 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Ketua Lampiran 12 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Admin Lampiran 13 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Kasir
