IMPLEMENTASI CODE IGNITER UNTUK KNOWLEDGE SHARING DALAM LEARNING ORGANIZATION
(Studi Kasus : STMIK Jayanusa) “ Rini Asmara1
ABSTRACT
Knowledge Management is an effort to increase useful knowledge within the organization. One of the Knowledge Management which can be used to improve the quality and the quality of education is Knowledge Sharing. Knowledge Sharing is the capture, manage, reuse, and experience-based knowledge transfer within the organization and to make that knowledge available to others in the business. With Knowledge Management will be formed Learning Organization is an organization's ability to do continuous learning process (self learning), so that the organization has a 'speed of thought and action' in response to a variety of changes.
Keywords: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Learning Organization.
INTISARI
Knowledge Management merupakan upaya untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi. Salah satu Pengelolaan Knowledge (Knowledge Management) yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu pendidikan adalah Knowledge Sharing. berbagi pengetahuan adalah menangkap, mengatur, menggunakan kembali, dan mentransfer pengalaman berbasis pengetahuan yang berada dalam organisasi dan membuat pengetahuan yang tersedia untuk orang lain dalam bisnis. Dengan Knowledge Manajemen maka akan terbentuk Learning Organization yaitu kemampuan suatu organisasi untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran (self learning), sehingga organisasi tersebut memiliki „kecepatan berpikir dan bertindak‟ dalam merespon beragam perubahan.
Kata Kunci: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Learning Organization.
1
PENDAHULUAN
Perkembangan bidang teknologi informasi di Indonesia yang sangat pesat perlu diimbangi dengan penyiapan sumber daya manusia yang handal, untuk mengantisipasi persaingan global yang sudah semakin dekat, serta untuk meningkatkan taraf dan kualitas bangsa kita. Dalam perkembangannya sejalan dengan paradigma ekonomi baru, maka teknologi informasi menjadi senjata yang handal dalam meningkatkan komunikasi dan interaksi enterprise dengan stake holdernya.
Knowledge Management merupakan upaya untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi. Cara untuk melakukan ini termasuk mendorong komunikasi, menawarkan kesempatan untuk belajar, dan mempromosikan berbagi artefak pengetahuan yang tepat (MCIN 2002).
Salah satu Pengelolaan
Knowledge (Knowledge
Management) yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu pendidikan adalah Knowledge Sharing.
Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan adalah menangkap, mengatur, menggunakan kembali, dan mentransfer pengalaman berbasis pengetahuan yang berada dalam organisasi dan membuat pengetahuan yang tersedia untuk orang lain dalam bisnis. Sejumlah penelitian telah menunjukkan bahwa berbagi pengetahuan sangat penting karena memungkinkan organisasi untuk meningkatkan kinerja inovasi dan mengurangi upaya pembelajaran berlebihan [1].
Berbagi pengetahuan terdiri dari satu set pemahaman bersama terkait untuk menyediakan karyawan akses ke informasi yang relevan dan membangun dan menggunakan
jaringan pengetahuan dalam organisasi [2]. Knowledge sharing tidak hanya sekedar memberikan sesuatu kepada orang lain atau mendapatkan sesuatu dari mereka sebagai hasil timbal balik. Namun knowledge sharing terjadi ketika orang-orang secara alami tertarik untuk membantu satu sama lain untuk membangun kompetensi dan kapasitas yang baru untuk bertindak. Knowledge sharing juga disebutkan merupakan proses penciptaan pembelajaran. Ada dua dimensi proses berbagi pengetahuan yang terdiri menyumbangkan pengetahuan dan mengumpulkan pengetahuan. Pengetahuan menyumbangkan dapat didefinisikan sebagai proses berkomunikasi individu, kekayaan intelektual pribadi mereka pada orang lain, sementara mengumpulkan pengetahuan dapat didefinisikan sebagai proses sekelompok konsultasi untuk mendorong mereka untuk berbagi kekayaan intelektual mereka. Selain itu, sebuah tantangan penting bagi organisasi adalah motivasi yang mempengaruhi baik menyumbang pengetahuan dan mengumpulkan pengetahuan dan menuju perusahaan yang unggul yang mempunyai kemampuan inovasi [3]. PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH
Learning Organization
Ketika „Learning Organization’ telah menjelmakan dirinya dalam wujud yang sempurna, dalam arti kata sudah dibangun dan di jalankan dengan sempurna maka ia ibarat sebuah taman impian. Itulah taman dimana semua penghuninya terangsang untuk terus menerus belajar, dan dengan penuh semangat saling berbagi Knowledge serta pengalaman. Sebuah taman dimana semua anggotanya dinaungi spirit keriangan untuk selalu mempersembahkan karya terbaik.
Untuk menghadapi perubahan yang terjadi baik di dalam maupun diluar sistem, dibutuhkan penanganan yang lebih mendalam mengenai rencana pengembangan pada institusi pendidikan tinggi. Perencanaan pengembangan Learning Organization Perguruan tinggi dimulai dari :
1. Identifikasi proses bisnis di perguruan tinggi;
2. Pembobotan proses bisnis menurut tingkat kepentingan; 3. Identifikasi root cause beserta alternatif solusi Pembobotan root cause dan altematif solusi menurut tingkat pengaruh yang dimiliki; 4. Penyusunan formulasi perencanaan pengembangan, dan; 5. Optimasi formulasi perencanaan pengembangan dengan melihat pada constraints yang terdapat pada institusi pendidikan tinggi.
Organisasi perlu belajar untuk bertahan dan berkembang dalam lingkungan yang berubah dan tidak pasti. Mereka membutuhkan manajer yang membuat keputusan yang tepat melalui keterampilan dan penilaian yang baik. Suksesnya pengambilan keputusan diperlukan suatu organisasi untuk meningkatkan kemampuan belajar perilaku baru selama periode waktu” [2].
Secara umum, konsep ini dapat diartikan sebagai kemampuan suatu organisasi untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran (self learning), sehingga organisasi tersebut memiliki „kecepatan berpikir dan bertindak‟ dalam merespon beragam perubahan yang muncul.
Penumbuhkan iklim learning itu juga mesti dibarengi dengan penciptaan mekanisme atau infrastruktur yang bisa mendorong
agar kegiatan proses learning diantara para karyawan bisa berlangsung lebih terpadu. Disini, peran knowledge management menjadi amat kritikal; sebab melalui mekanisme inilah proses pembelajaran dan akumulasi Knowledge yang tersebar diantara segenap karyawan bisa dikelola secara efektif dan didesain agar selaras dengan arah strategi organisasi.
Tentu saja, proses penumbuhan learning organization yang solid tak bisa hanya berlangsung semalam. Tapi jika ia mampu benar-benar diwujudkan, maka fantasi tentang hadirnya taman impian bisa menjadi menjadi kenyataan. Itulah taman dimana setiap individu bisa terus belajar, bergerak membangun peradaban yang agung nan mulia.
Knowledge Base
Knowledge Base adalah kumpulan dokumen yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dari user. Dalam hal ini, dokumen harus terdiri atas hal yang teknikal seperti rilis, informasi tentang kompatabilitas, ringkasan mengenai calls yang terakhir dan solusinya, daftar tentang troubleshooting, white paper dan sebagainya.
Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence knowledge didefinisikan sebagai berikut: Knowledge merupakan gabungan dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, intuisi dan pandangan pakar dan mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di organisasi knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma organisasi [4].
Berdasarkan definisi tersebut di atas, knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut:
a. Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi, ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan. b. Knowledge dan pengalaman
organisasi merupakan sumber daya yang berkelanjutan (sustainable resources) dari keuntungan daya saing kompetitif (competitive advantages) dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki. c. Knowledge dan pengalaman
mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan Knowledge mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis.
Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Explicit Knowledge
Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metoda, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.
b. Tacit Knowledge
Adalah knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan
atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis tacit knowledge.
Knowledge Management
Knowledge Management adalah usaha untuk meningkatkan Knowledge yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge. Di mana usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Hal ini disarikan dari pendapat McInerney sebagai berikut:
Menurut Imam Gunawan [5], Knowledge Management (KM) merupakan upaya untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi. Cara untuk melakukan ini termasuk mendorong komunikasi, menawarkan kesempatan untuk belajar, dan mempromosikan berbagi artefak pengetahuan yang tepat (MCIN 2002).
Pemicu Knowledge Management (The 24 Drivers of KM) yang membuat KM menjadi hal yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok :
a. Knowledge-Centric Drivers: 1. Kegagalan organisasi
mengetahui apa yang telah mereka ketahui. 2. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang cerdas. 3. Kecepatan dan kelambatan knowledge. 4. Masalah knowledge walkout dan tingkat
ketergantungan yang tinggi pada tacit knowledge. 5. Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan knowledge (knowledge-hoarding) diantara pegawai. 6. Kebutuhan akan systemic unlearning (belajar meninggalkan hal-hal lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan). b. Technology Drivers: 1. Berakhirnya peranan teknologi sebagai differentiator jangka panjang yang layak. 2. Kompresi dari siklus
hidup produk dan proses.
3. Kebutuhan akan rantai pengubung yang sempurna antara knowledge, strategi bisnis dan teknologi informasi. c. Organisational structure-based Drivers: 1. Konvergensi fungsional. 2. Munculnya struktur organisasi project-centric. 3. Tantangan yang muncul akibat deregulasi. 4. Ketidakmampuan organisasi untuk mengimbangi perubahan kompetitif akibat globalisasi. 5. Konvergensi
pendukung dan jasa layanan. d. Personnel Drivers: 1. Konvergensi fungsional yang sangat luas. 2. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross-functional yang efektif. 3. Mobilitas dan fluidititas tim. 4. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks. e. Process focused Drivers:
1. Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang. 2. Kebutuhan untuk
mencegah penemuan kembali yang tidak perlu. 3. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat. 4. Kebutuhan yang muncul akan tanggapan yang kompetitif. f. Economic Drivers: 1. Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge.
2. Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh.
Knowledge Management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal sebagai berikut (DAVI 2003):
a. Identifikasi aset kunci dari knowledge yang ada di organisasi.
b. Merefleksikan apa yang organisasi tahu.
c. Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada
siapapun yang
membutuhkannya.
d. Menerapkan penggunaan
meningkatkan kinerja organisasi.
Transfer Knowledge
Kecenderungan yang muncul dalam organisasi adalah bahwa kegiatan berbagi knowledge yang terjadi bersifat lokal dan terpisah. Umumnya seseorang akan bertanya pada pihak yang paling mudah ditemui atau yang sudah dikenal baik daripada mencari pihak yang paling tepat. Maka dibutuhkan pembentukan hal-hal berikut untuk memperbaiki kegiatan saling berbagi dan transfer knowledge:
1. Knowledge map, memetakan di mana knowledge berada pada organisasi, rincian tentang siapa mengetahui apa dan berada dimana. 2. Talk space, menyediakan
tempat yang bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi pegawai untuk berbicara dengan yang lain dalam suasana informal.
3. Smart office layout, merancang ruang kerja yang dapat memberikan kontribusi bagi lingkungan yang efektif untuk kegiatan pembelajaran. 4. Dedicated Knowledge – Sharing event, mengadakan kegiatan “knowledge fair” atau forum untuk saling berbagi knowledge. Memberikan kesempatan bagi pegawai yang tidak pernah bertemu dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk saling bertukar. Dalam hal ini struktur yang tidak terlalu ketat paling baik dalam konteks knowledge sharing, sehingga peserta dapat menentukan cara masing-masing dalam memenuhi kebutuhannya. 5. Common language. Faktor
utama keberhasilan kegiatan transfer knowledge adalah memiliki “bahasa umum”
dalam berkomunikasi dengan seluruh pegawai dalam suatu organisasi. Kegiatan ini dimulai dengan membentuk daftar kata dan pembendaharaannya,
kemudian diterjemahkan dalam bahasa yang dimengerti bersama.
6. Knowledge leader, menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber daya, menguasai logika dari knowlege-sharing, memonitor partisipasi pegawai dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi.
7. A change in culture. Menciptakan budaya di mana pegawai sangat ingin membagi knowledge yang mereka miliki. Hal ini merupakan tantangan mengingat sifat dasar dari saling berbagi adalah sukarela. Cara termudah
adalah dengan
menghilangkan penghalang dari kegiatan penyebaran knowledge.
8. Room for tension, disebut juga fusion, creative abrasion atau creative tension. Menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersama-sama
menyelesaikan suatu permasalahan. Hal ini dibutuhkan karena pembelajaran dan solusi inovatif kerap terjadi saat seseorang dikondisikan untuk meluaskan pemikiran mereka dalam cara yang baru.
Knowledge Sharing
Knowledge Sharing (berbagi Knowledge) adalah salah satu pilar dari pembentukan Knowledge Management dan merupakan penopang Learning Organization. Dengan adanya Knowledge Sharing
akan terjadi percepatan pada Transfer Knowledge.
Terdapat 3 macam faktor kunci dalam proses Knowledge Sharing dan sangat mempengaruhi tercapainya tujuan yaitu :
1. Pelaku (people), mengingat berbagi Knowledge merupakan suatu interaksi sosial. Ada beberapa hal yang termasuk dalam kondisi sosial ini antara lain :
a. Kepedulian, merupakan dasar bagi pelaku untuk berperan dalam proses berbagi Knowledge.
b. Penilaian, dapat menimbulkan rangsangan pelaku untuk mendukung berbagi dan transfer Knowledge dan keahlian. c. Kewenangan, memberikan
semangat berkreasi dalam bertukar Knowledge.
d. Kepercayaan, adalah keyakinan terhadap kehandalan perilaku seseorang sepanjang waktu dan merupakan prasyarat guna berbagi ide, informasi dan Knowledge.
e. Eksplorasi kemampuan, mampu memberi rangsangan berbagi Knowledge sebab menimbulkan kreasi keahlian baru dan transfer Knowledge. f. Kelompok Knowledge, menyusun dan menjaga sebuah program pembuatan dan pendistribusian Knowledge dan mengontrol kualitas dan integritas komponen Knowledge. 2. Organisasi (organization), dalam
sebuah kelompok untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai maka kondisi kelompok sangat menentukan terhadap proses berbagi Knowledge, yang antara lain terdiri dari : a. Organisasi pembelajaran,
guna meningkatkan adaptasi
dan efisiensi selama waktu perubahan.
b. Organisasi berstruktur organik, agar mampu menghadapi perubahan lingkungan luar secara fleksibel.
c. Kekurangan, membantu proses aktivitas berbagi bagi pekerja secara reflektif, menyusun kerangka isu dan belajar kemampuan baru. d. Sistem yang terintegrasi ke
dalam proses kerja harian, langkah berbagi Knowledge akan sangat efektif apabila menjadi bagian yang otomatis dalam kehidupan organisasi.
e. Metrics, merupakan prinsip bagi keterlibatan pelaku dalam berbagi Knowledge maka akan kembali pada Knowledge.
f. Pelopor Knowledge, merupakan bagian top manajemen yang mengerti langkah yang harus dilakukan guna menjalankan proses berbagi Knowledge. g. Iklim keterbukaan,
mempengaruhi tingkah laku pelaku untuk mendapatkan pemikiran terbuka bagi
keasingan dan
ketidaknyamanan dan keberanian untuk berkspermen dan berinovasi. h. Komunitas, merupakan sebuah mekanisme dan wadah bagi bertukarnya pengalaman, ide, pendangan dan pemikiran antar pelaku. i. Kolaborasi, merupakan
bentuk kerjasama bersama dalam hal aktivitas, proses, pengembangan produk dan tanggung jawab di mana dapat memunculkan Knowledge baru yang lebih efektif.
j. Dialog, adalah kebebasan arus berpikir dalam kelompok
yang dapat memberikan pencerahan baik secar vertikal dan horisontal komunikasi sehingga memberikan konteks berbagi dan atmosfir bagi proses berbagi Knowledge.
3. Teknologi (technology), merupakan sebuah interface (fasilitator) utama guna menunjang bagi kelancaran proses berbagi Knowledge. Yang termasuk dalam kondisi ini adalah kemungkinan kondisi :
a. Penyimpanan Knowledge, yang tersusun secara terstruktur berdasakan sebuah tata cara pengklasifikasian (taksonomi) guna memudahkan pengelompokan, pensortiran, visualisasi, pencarian, publikasi, manipulasi, perbaikan dan navigasi. b. Peta alur (Road Map)
Knowledge, merupakan panduan direktori atau petunjuk kepada sumber-sumber Knowledge internal dan eksternal organisasi baik tacit dan eksplisit yang juga melibatkan expertise dan link-link dokumen. Peta alur juga memberikan proses online learning yang terakstif secara multimedia.
c. Platform kolaboratif, adalah teknologi komunikasi dan informasi secara fungsionalitas elektronis bagi grup atau timkerja guna berinteraksi, berdebat, berdialog, berkreativitas, berinovasi dan berbagi yang tidak dibatasi oleh tempat dan waktu. (PUJO 2008) Penerapan konsep manajemen pengetahuan pada suatu organisasi bisa dimulai dari lingkungan yang lebih kecil,
misalnya departemen, divisi, atau unit bisnis sehingga proses pembudayaan manajemen pengetahuan akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam penerapannya pada suatu proses bisnis, dibutuhkan suatu pendekatan untuk mempermudah dan menjamin bahwa penerapan tersebut sesuai dengan yang diharapkan. Pendekatan yang digunakan dapat melalui beberapa cara, diantaranya :
1. Sumber daya manusia
Lebih ditekankan untuk mewujudkan individual dan group learning sebagai elemen penciptaan pengetahuan pada manajemen pengetahuan. 2. Teknologi
Lebih menekankan pada pemanfaatan dan pengembangan teknologi sebagai daya dukung dari manajemen pengetahuan.
Penerapan Learning Organization di Program Studi.
Selama ini sudah ada pengetahuan baik dalam bentuk arsip maupun diskusi yang dihasilkan dalam rapat di lingkungan STMIK Jayanusa tetapi semua pengetahuan yang ada belum dikelola dengan baik.
Dan dengan pemanfaatan framework teknologi maka pengetahuan ini dapat di publikasikan dan dikoreksi secara bersama-sama jika terjadi masalah, dan didiskusikan sehingga tercipta interaksi pengetahuan dan diperoleh solusi dari pemecahan masalah tersebut. Untuk menjadikan STMIK Jayanusa sebagai organisasi pembelajar, berikut tabel Penerapan Learning Organization di STMIK Jayanusa dengan keadaan organisasi belajar seharusnya :
Tabel.1 Menerapkan Learning Organization di STMIK Jayanusa.
No. Elemen Organisasi Belajar Keadaan di STMIK Jayanusa 1. Belajar
(Learning)
Adanya pola belajar yang dijadikan suatu
kebiasaan organisasi.
Pola belajar belum terbentuk menjadi suatu kebiasaan di STMIK Jayanusa. Belajar masih menjadi kebutuhan individu secara personal dan juga hanya terjadi pada kelompok kecil tertentu dan belum menyeluruh. 2. Pengetahuan (Knowledge) Adanya pengolahan pengelolaan pengetahuan yang dijadikan sebagai pengetahuan bersama dan menjadi sumber daya STMIK Jayanusa
STMIK Jayanusa masih fokus pada pengolahan data dan informasi. Pengolahan pengetahuan belum ada, sehingga penyelesaian masalah yang menjadi pengetahuan tacit organisasi masih dilakukan oleh individu maupun kelompok kecil tertentu. 3. Orang (People) Pengolahan (pemberdayaan) Sumber Daya Manusia merupakan bagian penting dari kemajuan organisasi.
Pengolahan Sumber Daya Manusia dalam hal ini menitikberatkan pada
pemberdayaan sangat jarang dilakukan, sehingga
perkembangan pengetahuan individu maupun kelompok masih terbatas pada masalah-masalah tertentu. 4. Organisasi
(Organization )
Adanya keinginan semua unsur di STMIK Jayanusa untuk menciptakan
Organizational Learning
Sebenarnya ada keinginan bersama untuk mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan, namun hal ini masih terhambat oleh kurangnya kerjasama antar individu untuk saling
berkoordinasi secara baik. 5. Teknologi
(Technology)
Pemanfaatan teknologi untuk mendukung sistem informasi dan belajar yang berbasis teknologi.
Pemanfaatan teknologi yang telah ada tapi kurang
maksimal. Sebagai contoh dosen sudah menggunakan blognya masing-masing untuk melakukan Knowledge
Sharing. Tetapi kurang koordinasi dengan dosen yang mengajar matakuliah yang sama atau Team Teaching dari matakuliah yang di ampu.
Dari tabel diatas, agar STMIK Jayanusa menjadi sebuah
organisasi pembelajar, maka keadaan di STMIK Jayanusa harus
sesuai dengan spesifikasi organisasi belajar yang seharusnya. Karena dengan adanya organisasi pembelajar yang telah diterapkan di STMIK Jayanusa dengan baik, maka akan berdampak pada kualitas SDM yang baik sehingga akan menghasilkan ide atau gagasan dan
pengetahuan yang baik yang dapat meningkatkan Kompetensi Lulusan. Pemetaan Inisiatif Knowledge Management
Knowledge Management yang didapat dari luar dipetakan sebagai berikut:
Tabel 2 . Pemetaan Inisiatif Knowledge Management No. Struktur
Eksternal
Struktur Internal Kompetensi SDM
1. Pengetahuan dari
stakeholder
Transfer Pengetahuan lebih efektif melalui sistem dokumen elektronik supaya bisa disimpan, ditransfer dan digunakan kembali (Strategi Kodifikasi)
Melakukan peningkatan pengelolaan knowledge management 2. Memberi stakeholder tambahan pengetahuan
Mengadakan rapat untuk menangkap pengetahuan tacit yang ada di masing-masing individu untuk disimpan, disebarkan dan di gunakan (strategi personalisasi)
Mengadakan training atau pelatihan untuk menambah
pengetahuan
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa untuk semua knowledge yang di dapat dari struktur eksternal Peran Partisipan yang Terlibat dalam Mengelola Knowledge Management System
Setiap partisipan yang terlibat dalam kegiatan proses bisnis
perusahaan memiliki peran dalam terwujudnya manajemen pengetahuan. Hal ini sangat penting dalam memenuhi ketersediaan informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam mengelola manajemen pengetahuan, peran setiap partisipan dapat dilihat pada :
Tabel.3 Peran Participant dalam KMS
No. Partisipan Peran dalam Knowledge Management System 1 KetuaYayasan Sebagai penanggung jawab sarana dan prasarana 2. Ketua STMIK Sebagai penanggung jawab pengelola KMS 3. Pembantu Ketua Membantu ketua dalam mengelola KMS 4 UPT Berperan dalam mendistribusikan lulusan
5. Prodi Berperan aktif dalam pengelolaan proses belajar mengajar.
6. BAAK Membantu dalam semua adminstrasi Bentuk Interaksi diantara Partisipan
Pada gambar 1 terlihat bentuk model interaksi yang memanfaatkan framework teknologi ini dilakukan untuk mendukung proses pembelajaran yang harus tercipta agar Knowledge
Management System dapat
terwujud. Interaksi yang dilakukan semua divisi terjadi dalam bentuk rapat/diskusi dengan maksud bahwa interaksi terjadi antar divisi yang terlibat. Setiap interaksi yang terjadi antar partisipan, di dalamnya terjadi proses manajemen pengetahuan yang melibatkan proses penciptaan, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan.
Implementasi CodeIgniter pada KMS
Framework teknologi yang diimplementasikan yaitu E-mail, dan pemanfaatan web untuk sharing bahan matakuliah. STMIK Jayanusa sudah memiliki Web yang berisikan porto folio kampus. Tetapi belum mempunya wadah untuk sharing bahan ajar atau pun forum sebagai tempat Tanya jawab mengenai
kesulitan mahasiswa dalam perkuliahan. Berikut tampilan desain dari framework teknologi.
Pembuatan program ini dimulai dengan merancang tabel-tabel dengan menggunakan SQL Yog. Kemudian dirancang halaman web jayanusa dengan menggunakan CodeIgniter 2.0.
Web yang bertujuan untuk menyelesaikan salah satu permasalahan yang ada dari berbagai permasalahan dalam knowledge management yang terjadi di jayanusa seperti kurangnya pengelolaan file, kurangnya pengelolaan bahan ajar oleh para dosen.
Tampilan Menu Pemakai
Tampilan Halaman Materi Yang akan Di Download
Pertama di klik terlebih dahulu menu combo silahkan pilih. Di menu silahkan pilih, berisi matakuliah yang telah di inputkan tadi.
Gambar 2 Tampilan Halaman Materi yang akan di download
Tampilan Halaman Tanya Jawab Pada halaman ini mahasiswa memilih dulu dosen pengampu
matakuliah dimana yang dipilih adalah dosen ketua Team Teaching untuk matakuliah yang dipilih.
Gambar 3 Tampilan Halaman Dosen Untuk Tanya Jawab
Jika di klik aksi pilih maka akan akan membuka halaman mengaktifkan mahasiswa yang bersangkutan untuk forum tanya jawab. Ini halaman Tanya jawab.
Dimana dosen bisa melihat jika ada pertanyaan yang diajukan oleh mahasiswa yang sudah dikatifkan akunnya oleh dosen tersebut.
Gambar 4 Tampilan Menu Tanya Jawab
Gambar dibawah ini adalah tampilan dosen yang sudah banyak pertanyaan yang di ajukan oleh mahasiswa. Setiap ada pertanyaan
dari mahasiswa, maka dibawah pertanrsyaan tadi akan langsung tampil jawaban dari dosen yang bersangkutan
Gambar 5 Tampilan Menu Tanya Jawab
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penelitian yang telah dilakukan adalah :
1. Adanya Pengelolaan Knowledge yang lebih efektif, dengan menggunakan pendekatan teknologi di mana sudah terdapat sarana
untuk berbagi knowledge atau knowledge sharing antar sesama participant menggunakan FORUM untuk berdiskusi antara dosen dan mahasiswa di STMIK Jayanusa dengan adanya forum Tanya jawab seputar kesulitan yang ada dalam
matakuliah yang diambil sehingga pengetahuan dapat didistribusikan dengan baik antara sesama dosen maupun antara dosen kepada mahasiswa menuju STMIK Jayanusa sebagai organisasi pembelajaran. 2. Accusition And Application
Language, Salah satu tools untuk pembelajaran dalam organisasi adalah e-learning. Nah di sini sudah teraplikasikan pembelajaran dalam organisasi dengan adanya teknologi elearning dalam web dimana oleh dosen dan mahasiswa STMIK Jayanusa dalam bentuk silabus maupun bahan ajar yang bisa di download secara langsung dari web.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Claire McInerney. 2002. Knowledge Management and the Dynamic Nature of Knowledge, Journal of the American Society for Information Science And Technology.
[2] Dace Apshvalka. 2004, A
Framework of Personal
Knowledge Management in the Context of Organizational Knowledge Management, Riga Technical University, Latvia . [3] Yuliazmi. 2005. Penerapan
Knowledge Management Pada Perusahaan Reasuransi, Study Kasus Perusahaan Reasuransi Indonesia, Tesis, Universitas Budi Luhur.
[4] Elizabeth Cabrera and Angel Cabrera. 2003, Fostering Knowledge Sharing Through People Management Practice, Paper, Universitas Budi Luhur.
[5] Imam Gunawan. 2008.
Penentuan Strategi
Pembangunan Sistem
Knowledge Sharing Berbasis Web Untuk Meningkatkan Kualitas Dosen” Tesis, Universitas Budi Luhur.
