Website: http://journal.hdgi.org/index.php/jikti | E-mail: journal.jikti@gmail.com PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN ARSIP DATA
MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2008 Ulan Rianti1, Andi Saehan2
Email : ulan@gmail.com1, andisaehan1@gmail.com2 1
Teknik Informatika, AMIK STIEKOMSUMATERA UTARA Corresponding Author : ulan@gmail.com
Article Information Abstract Diterima : 03-10-2020
Direvisi : 05-10-2020 Diperbaiki: 05-10-2020
PT Astra Credit Companies is one of the government agencies engaged in financial services and as an international financial institution Astra is tasked with selling cars and financing heavy equipment. The greater the number of incoming customers, the more contracts that will be handled and must be completed using a system that refers to computerization. The manual processing of contract data files that has been applied so far at PT Astra Credit Companies takes longer to obtain simple results. This research will use a computerized system at PT Astra Credit Companies using the Visual Basic programming language as an interface, MySQL for databases and Crystal Report for reporting and providing an alternative solution to the contract data archive problems that have been faced so far.
Keywords
Information systems, Contract data archiving
Keywords Abstrak
Sistem informasi,
Pengarsipan Data Kontrak
PT Astra Credit Companies adalah salah satu instansi pemerintah yang bergerak di bidang pelayanan jasa keuangan dan sebagai lembaga keuangan Astra internasional bertugas melakukan penjualan mobil, serta melakukan pembiayaan alat berat. Semakin banyak jumlah customer yang masuk maka akan semakin banyak kontrak yang akan di tangani dan harus diselesaikan dengan menggunakan sistem yang mengacu pada komputerisasi. Proses pengolahan arsip data kontrak secara manual yang diterapkan selama ini di PT Astra Credit Companies membutuhkan waktu lebih lama untuk mendapatkan hasil yang sederhana. Pada Penelitan ini akan menggunakan suatu sistem komputerisasi pada PT Astra Credit Companies dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic sebagai antar muka (interface), mysql untuk basis data serta Crystal Report untuk pembuatan laporan dan merupakan pemberian alternatife penyelesaian permasalahan arsip data kontrak yang selama ini dihadapi.
sangat pesat. Pengolahan data kontrak dengan metode pengarsipan dan penyimpanan file secara manual lambat laun sudah ditinggalkan dan digantikan dengan media penyimpanan komputer. Sistem pengolahan data dengan media komputer pada instansi Pemerintah maupun Swasta sangat membantu dalam melakukan kegiatan operasional yang lebih efisien dan efektif. Efisien berarti berbagai peralatan dan sarana yang digunakan benar-benar memberikan manfaat, dan efektif berarti tujuan instansi dapat tecapai dengan baik.
Berdasarkan undang-undang nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen/arsip perusahaan,yang berisikan tentang penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen/arsip perusahaan. terdapat perubahan sistem mendasar yang perlu diperhatikan dan dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi di bidang pengelolaan dokumen/arsip perusahaan. begitu juga seharusnya dengan pengelolaan dokumen/arsip pada Astra Credit Companies. sehingga pencapaian efisiensi dan efektifitas pekerja di perusahaan dapat dicapai secara maksimal.
Astra Credit Companies atau dapat disingkat (ACC) adalah salah satu perusahaan pembiayaan mobil. Perusahaan tersebut sangat dekat kaitannya dengan file kontrak kerja yang telah di arsip. Dalam hal pengelolaan dan penyimpanan dokumen/arsip perusahaan, ACC masih menggunakan tenaga manusia dan media yang digunakan masih berupa buku. Data kontrak ditulis kedalam buku besar dan untuk pencarian data kontrak akan dibutuhkan waktu. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dikembangkan sebuah sistem informasi yang mampu menangani dan mempermudah proses pengerjaannyadan perushaan juga menginginkan adanya perubahan sistem informasi pengarsipan yang berbasis komputerisasi agar dapat mempercepat proses pencarian file kontrak.
B. Metode Penelitian 1. Pengertian Sistem
Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yang mengandung arti “Systema” yang berarti kesatuan atau kumpulan. Ditinjau dari perkataan kata, sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan kesatuan metode, prosedur atau teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan. (Karim & Purba, 2018)
2. Sistem Informasi
Pada umumnya informasi dapat diartikan sebagai hasil proses dari data. Informasi merupakan hasil dari proses data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. (Karim, 2017)
3. Data
Data adalah sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi pada organisasi atau pada lingkungan fisik sebelum di olah kedalah format yang bisa dimengerti dan di gunakan orang.
Data merupakan sumber informasi. Sistem informasi dikatakan berkualitas bila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut (Karim, 2017)
1) Akurat, artinya informasi harus bebas dari skesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan juga harus jelas mencerminkan maksudnya.
2) Tepat waktu, artinya informasiyang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3) Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda Data dapat dikatakan suatu penyajian fakta atau ide dalam bentuk yang dapat dikombinasikan atau dimanipulasikan oleh beberapa proses. Data juga dapat dikatakan sebagai simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek manusia, peristiwa, aktivitas, konsep dan objek-objek penting lainnya, singkatnya data merupakan suatu kenyataan yang ada atau apa adanya.(Trianovie, 2019)
4. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan salah satu langkah untuk menentukan prosedur yang sedang dirancang, karena dengan analisa sistem kita dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem yang dibuat. Pada sistem yang sedang berjalan, pendokumentasian data-data kontrak masih menggunakan tenaga manusia dan media yang digunakan masih berupa buku. Data kontrak ditulis kedalam buku besar dan untuk pencarian data kontrak akan dibutuhkan waktu yang lama
a. Context Diagram
Adapun Data Flow Diagram tersebut dapat digunakan dengan Context
Diagram Pada gambar berikut:
b. Data Flow Diagram
Pada bagian ini merupakan penurunan dari diagram context yang dijabarkan menjadi proses DFD level 0. Data Flow Diagram merupakan alat yang terstruktur dan dapat menggambarkan aliran data di dalam sistem dengan jelas. Adapun
Data Flow Diagram level 0 yang penulis rancang pada pembuatan sistem adalah
sebagai berikut:
Gambar 2 Data Flow Diagram
C. Hasil dan Pembahasan
a. Perancangan Form Menu Utama
Berikut ini adalah rancangan menu utama yang penulis gunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Peminjaman Arsip Data Kontrak Pada PT Astra
Gambar 3. Rancangan Menu Utama Keterangan :
1. Menu FILE yang menampilkan form data petugas kontrak dan data nasabah. 2. Menu Data Kontrak Menampilkan form data kontrak
3. Menu Laporan yang menampilkan form laporan data ARRO, form laporan nasababah, form laporan data kontrak.
4. Menu EXIT yang berfungsi untuk keluar dari program. b. Rancangan input Data Sales
Form ini berfungsi untuk memasukkan data Sales, simpan, hapus, batal maupun cari data Sales dan Keluar.
Gambar 4. Rancangan Input Data Sales Keterangan :
1. Textbox untuk mengisi id Sales dan nama petugas
2. List View untuk memasukkan data-data yang telah tersimpan ke dalam database.
3. CommandButton baru untuk membuat data baru untuk menginput data. 4. CommandButton simpan untuk simpan data yang telah dimasukkan ke dalam
6. CommandButton batal untuk membatalkan data yang telah diinput ke dalam form data Sales.
7. CommandButton cari untuk mencari data yang telah tersimpan di dalam database.
8. CommandButton keluar untuk keluar dari form data keluar dan kembali ke menu utama.
c. Rancangan Input Data Nasabah
Form ini berfungsi untuk memasukkan data nasabah, simpan, hapus, batal maupun cari data arsip dan keluar.
Gambar 5 Rancangan Input Data Kontrak Nasabah Keterangan :
1. Textbox untuk mengisi id kontrak, nama nasabah, tempat, tanggal lahir, alamat, pekerjaan dan penghasilan
2. Combobox untuk memilih id Sales dan nama petugas 3. DateTimePicker untuk memilih tanggal kontrak.
4. Listview untuk memasukkan data-data yang telah tersimpan ke dalam database.
5. CommandButton baru untuk membuat data baru yang akan disimpan ke dalam database.
D. Simpulan
Dari hasil pembahasan masalah yang telah diuraikan pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan arsip data kontrak pada Astra Credit Companies masih menggunakan pencataan kedalam buku besar, diharapkan dengan adanya sistem pengolahan peminjaman data kontrak yan berbasis komputerisasi pada PT Astra Credit Companies, mampu meningkatkan mutu pengolahan data
kontrak sehingga penyampaian informasi dapat diterima secara cepat dan berjalan lancar.
2. Dengan adanya system informasi yang dirancang penulis, diharapkan dapat membantu pengolahan peminjaman data kontrak pada PT Astra Credit
Companies dengan menggunakan visul studio 2008.
E. Referensi
Jogiyanto, H. M. (2005). Analisis & Disain Sistem Informasi. Yogjakarta: Andi Offset.
Sembiring, N. (2012). Sistem Informasi Jumlah Angkatan Kerja Menggunakan Visual Basic. J. KAPUTAMA.
Abdul Kadir, ”Pengenalan Sistem Informasi”, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003. Adi Kurniadi, ”Elex Media Kompetindo”, penerbit Informatika 2008
Gordon B Davis, Sistem Informatika, Penerbit Vincent Gaspersz, Bogor, 2011 I Putu Agus Eka Pratama, Sistem Informasi Dan Implementasi, Informatika
Bandung, 2014.
Jogiyanto H. M, Analisis dan Desain, Penerbit Andi Yogyakarta, 2004 / Analisis
dan Desain, 2005.
Tata Sutabri, Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2012.
Rahmat Priyanto, Langsung Bisa Visual Basic. Net, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2008
Karim, A. (2017). SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KRIMINAL PADA
KEPOLISIAN ISSN 2502-6968 ( Media Cetak ) (Vol. 2). Vol. 2.
Karim, A., & Purba, E. (2018). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Kelurahan Kampung Mesjid Berbasis Web. Sistem Informasi Pendataan Penduduk
Kelurahan Kampung Mesjid Berbasis Web, 537–545.
Lipursari, A. (2013). Peran Sistem Informasi Manajemen (Sim) Dalam Pengambilan Keputusan. Jurnal Stie Semarang, 5(1), 26–37. https://doi.org/2252-7826
Trianovie, E. P. K. (2019). Sistem Informasi Pendataan Usaha Micro Kecil dan Menengah Pada Dinas Umkm Labuhan Batu Berbasis web. Jurnal Infotek,
4(3), 1–8.
Sari, N., Riadi, R., & Karim, A. (2019). Sistem Informasi Pengolahan Data Guru
Mengajar Berbasis Web ( Studi Kasus : SMA Negeri 1 Kualuh Hilir ). 530–