PELATIHAN DAN PENDAMPINGAN PENYUSUNAN SOP BAGI CALON LSP SMK MUHAMMADIYAH SOMAGEDE BANYUMAS

(1)

518

PELATIHAN DAN PENDAMPINGAN PENYUSUNAN SOP

BAGI CALON LSP SMK MUHAMMADIYAH SOMAGEDE BANYUMAS

TRAINING AND SOP DEVELOPMENT ASSISTANCE

FOR CANDIDATES OF LSP ON SMK MUHAMMADIYAH SOMAGEDE BANYUMAS

1)_{Muhammad Hamka,}2) _{Tiara Pandansari} 1)_{Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Sains}

2)_{Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis} Universitas Muhamamdiyah Purwokerto Jl. K.H. Ahmad Dahlan, Purwokerto, Jawa tengah

*Email: muhammadhamka@ump.ac.id

ABSTRAK

Kegiatan pengabdian pada masyarakat ini bertujuan memberikan pengetahuan terkait operasional kegiatan Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) serta pedomannya dan memberikan keterampilan penyusunan dokumen SOP dalam lingkup operasional calon LSP P1 di SMK Muhammadiyah Somagede Kabupaten Banyumas. Metode kegiatan dibagi menjadi 4 (empat) tahap, yaitu : 1) analisis kebutuhan, 2) Focus Group Discussion, 3) pelatihan penyusunan dokumen SOP, dan 4) pendampingan penyusunan SOP. Hasil SOP yang disusun terdiri dari 19 (Sembilan belas) dokumen yang akan menjadi pedoman dalam pelaksaan kegiatan di calon LSP P1. Berdasarkan hasil dokumen SOP yang disusun oleh peserta pelatihan, kegiatan Ipteks bagi Masyarakat ini mampu meningkatkan pemahaman tentang prosedur-prosedur dalam pengelolaan operasional LSP P1. Selain itu, peserta pelatihan memiliki kemampuan mengidentifikasi pedoman-pedoman Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) yang dijadikan acuan normatif dokumen SOP dan dapat mengimplementasikan isi pedoman ke dalam tahapan-tahapan uraian kegiatan.

Kata Kunci : Lembaga Sertifikasi Profesi, Standar Operasional Prosedur, Uji Sertifikasi.

ABSTRACT

This community service activity aims to provide knowledge related to the operational activities of the Professional Certification Body (LSP) and its guidelines and provide skills in drafting SOP documents within the operational scope of the P1 LSP candidates at SMK Muhammadiyah Somagede, Banyumas Regency. The activity method is divided into 4 (four) stages, namely: 1) needs analysis, 2) Focus Group Discussion, 3) training for SOP document preparation, and 4) assistance in SOP preparation. The results of the SOP that are compiled consist of 19 (nineteen) documents that will serve as guidelines in implementing activities in the P1 LSP candidate. Based on the results of the SOP documents compiled by the training participants, this science and technology activity for the community was able to increase understanding of the procedures in the operational management of LSP P1. In addition, training participants have the ability to identify Indonesia Professional Certification Authority (BNSP) guidelines that are used as normative references for SOP documents and can implement the contents of the guidelines into activity description stages.

Keywords : Professional Certification Body, Standard Operating Procedure, certification exam.

PENDAHULUAN

Tujuan penyelenggaran pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sesuai Lampiran I Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan Nomor 34 Tahun 2018 tentang Standar Nasional Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan/Madrasah Aliyah Kejuruan adalah menghasilkan tenaga kerja terampil yang memiliki kemampuan sesuai dengan tuntutan kebutuhan dunia usaha/industri (Kemendikbud 2018). Terkait tujuan pendidikan SMK tersebut, pada Pedoman Penyelenggaran Uji Kompetensi siswa SMK melalui Lembaga Sertifikasi Profesi SMK (LSP SMK) menyebutkan bahwa uji kompetensi merupakan bagian dari penilaian yang khas dari SMK (Direktorat Pembinaan SMK 2019). Tujuan pelaksanaan uji kompetensi bagi siswa SMK adalah untuk mengukur capaian kompetensi berdasarkan skema okupasi dan atau skema kualifikasi (Kemendikbud 2018). Selain itu, sesuai isi Undang-Undang No 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, uji kompetensi a dilaksanakan agar peserta didik di SMK mendapatkan sertifikat kompetensi sebagai pengakuan kompetensi untuk melakukan pekerjaan tertentu (Sekretaris Negara R.I. 2003).

(2)

519

Pelaksanaan uji kompetensi bagi siswa SMK dapat dilakukan melalui lembaga sertifikasi. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 61 ayat (3). Sesuai Undang-Undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003, maka SMK dapat mendirikan Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP). LSP yang didirikan oleh SMK adalah LSP pihak kesatu lembaga pendidikan atau lembaga pelatihan (BNSP 2014). Tujuan utama LSP pihak kesatu, yaitu melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja terhadap peserta pendidikan sesuai ruang lingkup yang diberikan oleh Badan Nasional Serftifikasi Profesi (BNSP) (BNSP 2014).

Berdasarkan Pedoman BNSP 201 tentang Pedoman Penilaian Kesesuaian - Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi klausul 5.1.3 bahwa LSP harus menetapkan kebijakan dan prosedur terkait pelaksanaan kegiatan di LSP. Kebijakan dan prosedur pelaksanaan kegiatan LSP tersebut dituangkan di dalam dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP menurut Budihardjo (2014) adalah pedoman yang mengatur tahapan suatu proses kerja. Selain itu, SOP dapat digunakan untuk menetapkan capaian-capaian dari suatu proses kerja (Nur’aini 2020). Manfaat SOP bagi personil organisasi adalah untuk memberikan panduan dalam melakukan aktivitas aplikatif, yaitu aktivitas kerja tertentu di dalam suatu organisasi serta memberikan batasan bagaimana personil bekerja pada organisasi (Nur’aini 2020). Penerapan SOP yang baik menurut Buchori (2019) meningkatkan kinerja karyawan sebesar 18,6 %, penerapan SOP juga berpengaruh terhadap peningkatan pelayanan keuangan sebesar 67,4% (Sulam et al. 2019).

Berdasarkan uraian di atas, maka pelaksanaan program Ipteks pada Masyarakat (IbM) adalah kegiatan bimbingan teknis (bimtek) berupa pelatihan dan pendampingan penyusunan SOP yang akan digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan di calon LSP P1 SMK Muhammadiyah Somagede Banyumas. Melalui kegiatan ini, diharapkan calon LSP P1 SMK Muhammadiyah Somagede Banyumas dapat memenuhi salah satu persyaratan pengajuan lisensi LSP kepada BNSP dan memiliki pedoman pelaksanaan uji kompetensi yang memenuhi persyaratan sesuai pedoman BNSP 301 tentang Pedoman Pelaksanaan Asesmen Kompetensi. METODE

Kegiatan pengabdian yang dilakukan di SMK Muhammadiyah Somagede Banyumas, Jawa Tengah menggunakan 4 (empat) metode, yaitu : 1) Analisis kebutuhan, 2) Focus Group Discussion (FGD), 3) Pelatihan penyusunan SOP , dan 4) Pendampingan. Alur kegiatan pengabdian ditunjukkan pada gambar 1.

Gambar 1. Alur Kegiatan Ipteks bagi Masyarakat (IbM)

Tahap awal kegiatan pengabdian adalah analisis kebutuhan. Analisis kebutuhan bertujuan untuk mendapatkan data terkait ketersediaan dokumen SOP dan penerapan SOP pada aktivitas-aktivitas di SMK Muhammadiyah Somagede. Hasil tahap analisis kebutuhan meliputi mekanisme penyusunan dan personil penyusun dokumen SOP. Personil-personil tersebut merupakan peserta pelatihan penyusunan SOP untuk calon LSP P1 SMK Muhammadiyah Somagede. Tahap berikutnya adalah Focus Group Discussion (FGD) bersama peserta pelatihan. Tahap ini bertujuan menggali kebutuhan dokumen SOP yang harus tersedia sebagai panduan pelaksanaan operasional calon LSP P1 SMK Muhammadiyah Somagede sesuai ketentuan pada pedoman BNSP. Pedoman-pedoman BNSP yang digunakan sebagai acuan normatif penyusunan dokumen

(3)

520

SOP, yaitu : 1) Pedoman 210 tahun 2017 tentang Pengembangan dan Pemeliharaan Skema Sertifikasi Profesi, 2) Pedoman 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi, 3) Pedoman 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi, 4) Pedoman 206 tahun 2014 tentang Persyaratan Umum Tempat Uji Kompetensi, 5) Pedoman 301 tahun 2013 tentang Pelaksanaan Asesmen Kompetensi, dan 6) Pedoman 302 tahun 2013 tentang Penerbitan Sertifikat Kompetensi.

Tahap ketiga, yaitu pelatihan penyusunan dokumen SOP. Dokumen SOP yang disusun menyesuaikan dengan format dan template SOP yang sudah diterapkan di SMK Muhammadiyah Somagede, yaitu format diagram alir bercabang (Branching Flowcharts) menggunakan simbol-simbol grafis untuk menyederhanakan deskripsi proses yang panjang (Nur’aini 2020). Tahap terakhir kegiatan pengabdian pada masyarakat adalah pendampingan penyusunan SOP. Kegiatan pendampingan bertujuan untuk mengevaluasi hasil dokumen SOP yang disusun peserta pelatihan terkait kesesuaian dan mampu telusur terhadap pedoman BNSP.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil tahap analisis kebutuhan adalah SMK Muhammadiyah Somagede telah memiliki dokumen SOP untuk pelaksanaan Proses Belajar Mengajar (PBM), instruksi kerja dan formulir-formulir untuk memantau pelaksanaan PBM sesuai SOP. SOP disusun oleh tim yang terdiri dari 10 (sepuluh) orang dari tenaga pengajar. Berdasarkan hasil tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa SMK Muhammadiyah Somagede sudah memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup untuk menyusun dokumen SOP bagi pelaksanaan kegiatan LSP P1. Tim penyusun SOP tersebut kemudian menjadi peserta pelatihan penyusunan SOP LSP P1.

Tahap selanjutnya, tim pelaksana melakukan Focus Group Discussion (FGD) bersama peserta pelatihan untuk memahami isi acuan normatif dalam operasional aktivitas LSP P1 serta mengindentifikasi SOP yang dibutuhkan berdasarkan pedoman-pedoman BNSP. Hasil keterkaitan dokumen SOP yang akan disusun berdasarkan 6 (enam) pedoman BNSP terkait operasional LSP P1 ditunjukkan pada tabel 1.

Tabel 1. Keterkaitan SOP dan Pedoman BNSP

No. Pedoman BNSP Klausul Dokumen SOP

1 Pedoman BNSP 210 tahun 2017 tentang Pengembangan dan Pemeliharaan Skema Sertifikasi Profesi

Klausul 9 : Pengembangan Skema Sertifikasi

SOP Pengembangan Skema Sertifikasi 2 Pedoman BNSP 210 tahun 2017 tentang

Pengembangan dan Pemeliharaan Skema Sertifikasi Profesi

Klausul 10 : Kaji Ulang Skema Sertifikasi

SOP Kaji Ulang Skema Sertifikasi

3 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi

Klausul 4.3: Manajemen Ketidakberpihakan

SOP Manajemen Ketidakberpihakan 4 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Penilaian Kesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi

Klausul 7.1 : Rekaman Pemohon, Peserta dan Pemegang Sertifikat dan 10.4 : Pengendalian Rekaman

SOP Mengelola Rekaman 5 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 7.2 : Informasi Publik dan 7.3 : Kerahasiaan

SOP Pengelolaan Informasi 6 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 7.4 : Keamanan SOP Pengelolaan Proses Sertifikasi 7 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 9.1 : Proses Pendaftaran SOP Pendaftaran Sertifikasi 8 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 9.2 : Proses Asesmen SOP Proses Asesmen

Klausul 9.3 : Proses Uji Kompetensi

SOP Proses Uji Kompetensi 10 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 9.4 : Keputusan Sertifikasi

SOP Keputusan Sertifikasi

(4)

521

No. Pedoman BNSP Klausul Dokumen SOP

Klausul 9.5 Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikasi

SOP Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi

Klausul 9.5 Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikasi

SOP Penambahan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi 13 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 9.6 : Proses Sertifikasi Ulang

SOP Proses Sertifikasi Ulang

Klausul 9.8 : Banding atas Keputusan Sertifikasi

SOP Banding atas Keputusan Sertifikasi 15 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 9.9 : Keluhan SOP Pengelolaan Keluhan Proses Sertifikasi 16 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 10.3 : Pengendalian Dokumen

SOP Pengendalian Dokumen

Klausul 10.5 : Kaji Ulang Manajemen

SOP Kaji Ulang Manajemen 18 Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang

Klausul 10.6 : Audit Internal SOP Audit Internal

19 Pedoman BNSP 206 tahun 2014 tentang Persyaratan Umum Tempat Uji

Kompetensi

Klausul 4.5.5. : Verifikasi dan Penetapan TUK

SOP Verifikasi Tempat Uji Kompetensi 20 Pedoman BNSP 206 tahun 2014 tentang

Persyaratan Umum Tempat Uji Kompetensi

Klausul 4.5.5. : Verifikasi dan Penetapan TUK

SOP Penetapan Tempat Uji Terverifikasi 21 Pedoman BNSP 301 tahun 2013 tentang

Pelaksanaan Asesmen Kompetensi

Klausul 7.4 : Pengembangan Perangkat Asesmen

SOP Pengembangan Perangkat Asesmen 22 Pedoman BNSP 302 tahun 2013 tentang

Penerbitan Sertifikat Kompetensi

Klausul 6.1. : Penerbitan Sertifikat Kompetensi oleh LSP

SOP Penerbitan Sertifikat Kompetensi oleh LSP

23 Pedoman BNSP 302 tahun 2013 tentang Penerbitan Sertifikat Kompetensi

Klausul 6.3.1. Penerbitan Duplikat Sertifikat Kompetensi oleh LSP

SOP Penerbitan Duplikat Sertifikat Kompetensi oleh LSP

Sesuai hasil identifikasi pada tabel 1, kegiatan selanjutnya adalah pelatihan dan workshop penyusunan dokumen SOP. Peserta pelatihan dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu : 1) kelompok SOP bidang administrasi LSP, 2) kelompok SOP bidang sertifikasi, dan 3) kelompok SOP bidang mutu LSP. Anggota kelompok SOP bidang Administrasi terdiri dari 2 (dua) peserta dan mendapatkan tugas menyusun SOP nomor 4, 5, dan 16 sesuai tabel 1. Kelompok SOP bidang sertifikasi terdiri dari 5 (lima) peserta dan diberikan tugas penyusunan SOP nomor 1,2,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,19,20,21,22, dan 23 sesuai tabel 1. Sedangkan kelompok SOP bidang mutu LSP terdiri dari 3 (tiga) peserta dan menyusun SOP nomor 3, 17, dan 18 sesuai tabel 1. Tahap awal kegiatan pelatihan dan workshop adalah paparan dan demonstrasi penyusunan dokumen SOP. SOP Pendaftaran Sertifikasi (nomor 7) disampaikan dalam sesi paparan dan demonstrasi. Dokumentasi kegiatan penyusunan dan workshop penyusunan SOP ditunjukkan pada gambar 1 dan gambar 2.

(5)

522

Gambar 1. Paparan Mengenai Teknik Penyusunan SOP

Gambar 2. Workshop Penyusunan SOP

Tahap pendampingan dilakukan untuk mengevaluasi hasil SOP yang disusun peserta. Salah satu hasil prosedur di dalam SOP yang disusun peserta, yaitu prosedur Pendaftaran Sertifikasi ditunjukkan pada gambar 3. Gambar 3 menunjukkan prosedur yang dilakukan siswa SMK Muhammadiyah Somagede dalam melakukan pendaftaran uji kompetensi. Pihak yang terlibat di dalam prosedur tersebut adalah :1) Manajer Sertifikasi, 2) Administrasi LSP, 3) Siswa sebagai calon asesi, dan 4) Bagian keuangan SMK Muhammadiyah Somagede.

(6)

523

Berdasarkan gambar 3, terdapat 9 proses di dalam pendaftaran sertifikasi dimulai dari proses Manajer Administrasi menyusun rencana pelaksanaan uji sertifikasi sesuai kalender PBM di SMK Muhammadiyah Somagede, selanjutnya Manajer Administrasi akan mengumumkan jadwal pelaksanaan uji sertifikasi melalui leaflet, media sosial LSP, atau web LSP. Pada proses keempat, siswa yang akan mengikuti uji kompetensi dapat berkonsultasi dengan bagian administrasi LSP untuk mengetahui tahapan-tahapan uji sertifikasi, biaya, hak dan kewajiban pemohon sertifikasi, serta permintaan jika dibutuhkan peralatan bagi pemohon berkebutuhan khusus. Proses berikutnya, pemohon (siswa) mengisi form pendaftaran sertifikasi (APL01) dan membayar biaya sertifikasi melalui bagian keuangan sertifikasi. Apabila semua persyaratan yang diserahkan pemohon ke LSP telah diverifikasi administrasi LSP, kemudian administrasi LSP akan menentukan jadwal bagi asesi serta asesor pengujinya. Hasil prosedur yang disusun oleh peserta dinilai sesuai dan mampu telusur terhadap pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi pada klausul 9 dan 9.1, yaitu Persyaratan Proses Sertifikasi dan Proses Pendaftaran.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dokumen SOP yang disusun oleh peserta pelatihan, dapat disimpulkan bahwa melalui kegiatan Ipteks bagi Masyarakat ini mampu meningkatkan pemahaman tentang prosedur-prosedur dalam pengelolaan operasional LSP P1. Selain itu, peserta dapat mengidentifikasi acuan normatif penyusunan SOP dalam lingkup LSP sesuai pedoman-pedoman BNSP dan memiliki kemampuan mengimplementasikan isi pedoman-pedoman tersebut ke dalam prosedur.

DAFTAR PUSTAKA

Badan Nasional Sertifikasi Profesi. (2013). Peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi Nomor 9

tahun 2013 tentang Pedoman Pelaksanaan Asesmen Kompetensi. Jakarta : Badan Nasional

Sertifikasi Profesi.

Badan Nasional Sertifikasi Profesi. (2014). Peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi Nomor 1

tahun 2014 tentang Pedoman Penilaian Kesesuaian, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi

Profesi. Jakarta : Badan Nasional Sertifikasi Profesi.

Badan Nasional Sertifikasi Profesi. (2014). Peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi Nomor 5

tahun 2014 tentang Pedoman Persyaratan Umum Tempat Uji Kompetensi. Jakarta : Badan

Nasional Sertifikasi Profesi.

Badan Nasional Sertifikasi Profesi. (2017). Peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi Nomor 2

tahun 2017 tentang Pedoman Pengembangan dan Pemeliharaan Sertifikasi Profesi. Jakarta :

Badan Nasional Sertifikasi Profesi.

Buchori. (2019). Pengaruh Standar Operasional Prosedur (SOP) Kerja Terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan PT. Indomobil Finance Lampung Timur. Jurnal Dinamika, 5(2), 142-162.

Budihardjo, M. (2014). Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Penerbit Raih Asa Sukses.

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. (2018). Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan Nomor

34 Tahun 2018 tentang Standar Nasional Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan/Madrasah

Aliyah Kejuruan. Jakarta : Direktur Jenderal Perundang-Undangan Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Nur'aini, F. D. F. (2020). Panduan Lengkap Menyusun SOP dan KPI. Yogyakarta : Penerbit Anak Hebat Indonesia.

Pemerintah Indonesia. (2003). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 No. 78. Jakarta

: Sekretariat Negara.

Sulam, Domopoli, M., & Dilo, A. U. (2019). Pengaruh Penerapan Standar Operasional Prosedur terhadap Efektifitas Pelayanan Keuangan di IAIN Sultan Amai Gorontalo. Jurnal Al-Buhuts, 15(2), 1-20.