Perancangan Sistem Pengelolaan Pengetahuan Peraturan Daerah Kabupaten Halmahera Utara menggunakan Kerangka SECI. Artikel Ilmiah

i

Perancangan Sistem Pengelolaan Pengetahuan Peraturan Daerah

Kabupaten Halmahera Utara menggunakan Kerangka SECI

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Peneliti :

Rio Richie Siaranamual 672011712 Johan J. C. Tambotoh, S.E., MTI. Augie D. Manuputty, S.Kom., M.Cs.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

September 2014

iii

1

Perancangan Sistem Pengelolaan Pengetahuan Peraturan Daerah

Kabupaten Halmahera Utara menggunakan Kerangka SECI

1)

Rio R. Siaranamual, 2)Johan J. C. Tambotoh, 3)Augie D. Manupputy

Fakultas Teknologi informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

E-mail: 1)great_alex@ymail.com, 2)johantambotoh@staff.uksw.edu, 3)@staff.uksw.edu.

ABSTRACT

Local regulations are legally instrument rules given to local governments in carrying out governance in the region. However, in making regulations sometimes have a problem in the design of regulations due to lack of knowledge of making regulations that should be owned by the manufacturer regulations. Knowledge of regulations should always be documented and given to the need to be able to produce good law, and a web-based knowledge management system with SECI framework can be a solution to solve the problem in knowledge transfer and documentation. The process of knowledge transfer in the SECI framework can facilitate the transfer of knowledge both in government and in its interaction with the community.

Keywords : Local Regulation, Knowledge, Knowledge Management.

ABSTRAK

Peraturan daerah adalah instrument aturan yang secara sah diberikan kepada pemerintah daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah. Akan tetapi dalam pembuatan perda kadang memiliki hambatan dalam perancangan perda dikarenakan kurangnya pengetahuan pembuatan perda yang seharusnya dimiliki oleh pembuat perda. Pengetahuan akan perda harus selalu didokumentasikan dan diberikan kepada yang memerlukan sehingga dapat menghasilkan produk hukum yang baik, dan sistem pengelolaan pengetahuan berbasis web dengan kerangka SECI dapat menjadi solusi dalam menyelesikan masalah transfer pengetahuan dan dokumentasi. Proses transfer pengetahuan dalam kerangka SECI dapat memfasilitasi proses transfer pengetahuan baik dalam pemerintahan maupun dalam interaksinya dengan masyarakat.

Kata Kunci : Peraturan Daerah, Pengetahuan, Manajemen Pengetahuan.

1) _{Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga} 2)

Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

3)

2

1.

Pendahuluan

Peraturan Daerah (perda) adalah instrument aturan yang secara sah diberikan kepada pemerintah daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah. Kedudukan dan fungsi perda berbeda antara yang satu dengan lainnya sejalan dengan sistem ketatanegaraan yang termuat dalam UUD/Konstitusi dan UU Pemerintahan Daerahnya. Perbedaan tersebut juga terjadi pada penataan materi muatan yang disebabkan karena luas sempitnya urusan yang ada pada pemerintah daerah.

Kabupaten Halmahera Utara (Halut) terbentuk pada 31 Mei 2003 dengan ibukota Tobelo. Secara geografis, Kabupaten Halmahera Utara berada pada posisi kordinat 10,57-20,0 lintang Utara dan 128,17-128,18 bujur timur. Sejalan dengan pembentukan kabupaten baru, maka kecamatan dan desa pun dimekarkan. Sembilan kecamatan dimekarkan menjadi 22 kecamatan dan 174 desa menjadi 260 desa. Pada tahun 2009, seiring ditetapkannya Pulau Morotai sebagai kabupaten tersendiri maka jumlahnya pun berubah menjadi 17 Kecamatan dan 196 desa. Jumlah penduduk kabupaten Halmahera Utara tahun 2011 adalah 179.366 jiwa dimana 52% berkelamin pria dan 48% wanita. Populasi terbanyak tercatat di Kecamatan Tobelo dengan 35.639 jiwa, sedangkan Kecamatan Kao Teluk adalah yang paling sedikit dengan 3.933 jiwa. Luas wilayah kabupaten ini adalah seluas 22.507,32 Km2 yang terdiri dari 17.555,71 Km2 (78%) wilayah laut dan 4.951,61 Km2 (22%) wilayah darat.

Menurut UU No.32 tahun 2004 pelaku dalam pembuatan perda adalah SKPD, Kepala Daerah, dan DPRD, tetapi dengan banyaknya kepala SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Kabupaten Halmahera Utara yang tidak memiliki pengetahuan tentang proses pembuatan perda yang diakibatkan dari penunjukan pejabat SKPD yang tidak didasarkan latar belakang akademis tetapi hanya berdasarkan kedekatan dengan penguasa menjadi hambatan dalam menyelesaikan raperda tersebut. Perubahan badan legislatif setiap 5 tahun sekali mengakibatkan banyaknya biaya untuk pelatihan pembuatan dan pengesahan perda bagi anggota dewan legislatif yang baru sehingga mereka memiliki pengetahuan dalam pembuatan perda.

Banyak anggota dewan legislatif dan kepala SKPD yang lama telah mengerti dan mau membagi pengetahuan yang telah mereka terima dari lamanya mereka mengabdi dalam pemerintahan, dan banyak elemen masyarakat terutama berasal dari kalangan akademik mau berperan dalam pembentukan perda meskipun hanya sebagai pemberi saran. Akan tetapi pengetahuan yang ingin dibagikan ini tidak difasilitasi oleh pemerintah secara baik dan tidak bisa diakses secara luas bagi mereka yang memerlukannya dikarenakan proses dokumentasi yang belum teratur. Jika saja pengetahuan yang mau dibagikan ini dapat diatur secara sistematis dapat menyelesaiakan persoalan diatas dan menghasilkan produk hukum yang lebih baik, Dengan perkembangan teknologi informasi muncul beberapa sistem baru diantaranya adalah Knowledge Management (KM) yang dapat memberikan solusi dalam menghadapi permasalahan diatas. KM adalah rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan

3

untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi [1]. KM mencakup pengumpulan penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan di dalamnya konsep ini mengumpulkan semua unsur pengetahuan yang tersebar dalam berbagai bentuk baik yang mudah dikelola karena berbentuk file atau dokumen (expicit knowledge) maupun yang sulit diakses karena berbentuk pengetahuan dan pembelajaran (tacit knowledge). Penelitian ini didasarkan pada perlunya perancangan manajemen pengetahuan untuk perda yang berbasis web yang dapat memberikan solusi dalam proses dokumentasi pengetahuan secara digital maupun proses transfer pengetahuan tentang perda yang ada dalam wilayah kabupaten Halmahera Utara.

2.

Kajian Pustaka

Pada penelitian terdahulu yang berjudul “Implementasi Model SECI Pada Knowledge Management System Menggunakan Arsitektur Model View Controller (studi kasus FTI UKSW)”[2] dijelaskan bahwa aplikasi yang telah dibangun dapat digunakan untuk pengelolaan pengetahuan di lingkungan fakultas teknologi informasi. Pengelolaan dalam bentuk SECI dimulai dari proses sosialisasi yang difasilitasi oleh forum yang merupakan salah satu menu dalam sistem informasi ini, kemudian eksternalisasi difasilitasi oleh menu artikel yang memungkinkan para ahli dalam mendokumentasikan pengetahuan tacit sehingga menjadi explicit. Proses internalisasi difasilitasi oleh menu knowledge base yang menyediakan seluruh pengetahuan yang telah didokumentasikan oleh sistem ini sehingga dapat diambil dan dipergunakan, dan terakhir proses kombinasi difasilitasi oleh collaborative work yang di dalamnya terdapat fungsi untuk menukar atau menggabungkan dokumen.

Berdasarkan penelitian yang berjudul “Pengembangan Model Pengelolaan Pengetahuan Masyarakat Lokal Etnis Minahasa Sub Etnis Tombulu Dengan Memanfaatkan Media Teknologi Informasi”[3], berdasarkan pada model SECI yang digunakan untuk mengembangkan model pengelolaan pengetahuan masyarakat lokal, maka perlu dirancang suatu aplikasi dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga menjadi media informasi dan pembelajaran kepada masyarakat mengenai kebudayaan-kebudayaan yang hampir dilupakan, Website merupakan teknologi informasi yang dipilih menjadi media informasi. Website ini berisi mengenai informasi mengenai kebudayaan Minahasa, dan kamus bahasa Tombulu ini merupakan implementasi SECI, sehingga melalui website ini proses pengelolaan masyarakat terhadap kebudayaan mereka dapat dilakukan.

Pada penelitian dengan judul “Perancangan Dan Implementasi sistem Informasi Pengetahuan Masyarakat Lokal (studi kasus : Masyarakat Dawan Atoni Pah Meto di Kab Timor Tengah Selatan)”[4] dan penelitian dengan judul “Perancangan Knowledge Management Kebudayaan Keraton Surakarta Berbasis Web”[5] memiliki persamaan yang signifikan dengan penelitian oleh (Sengkey, 2009)[3] yang telah penulis jelaskan sebelumnya hanya terdapat sedikit perbedaan terutama dari objek penelitiannya.

Penelitian sebelumnya yang berjudul “penerapan knowledge management system berbasis website CMS pada divisi produksi CV. indotai pratama jaya”[6].

4

Dalam penelitian ini perancangan website yang berbasis pada knowledge management system dipadukan dengan pendekatan CMS untuk menyelesaikan persoalan yang terjadi pada divisi produksi, dan menghasilkan website yang dapat membantu menerapkan knowledge yang ada, dengan melakukan dokumentasi laporan knowledge produksi ke dalam database, membantu dokumentasi problem yang terjadi saat produksi berjalan, hingga problem tersebut dapat diberikan solusi yang tepat.

Penelitian sebelumnya yang berjudul “Model Penerapan Knowledge Management Pada BUMN Penyelenggaraan Bisnis Jasa Telekomunikasi”[7]. Pada penelitian ini mencoba untuk menerapkan model knowledge management pada BUMN. Perbedaan penelitian ini terdapat pada hasil akhirnya, pada penelitian lain hasil akhir berupa website, penelitian ini mencoba untuk memetakan knowledge management ke dalam institusi sehingga hasil akhir hanya berupa model pengembangan yang bisa dipakai atau diterapkan dalam sistem yang telah berjalan dalan institusi BUMN.

Knowledge Management atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai manajemen pengetahuan secara langsung dapat dikaitkan mengenai proses mengatur pengetahuan agar dapat digunakan dengan baik, akan tetapi Knowledge Management memiliki kompleksitas yang di dalamnya tidak hanya bagaimana mengatur pengetahuan saja tetapi juga terdapat faktor-faktor lainnya. Untuk mengerti kompleksitas knowledge Management diperlukan pengertian dari Knowledge. Knowledge atau pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana kita memproses data mentah menjadi informasi yang berguna. Data dan informasi yang disaring lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, pengalaman, dan keahlian si penerima[8].

Dalam knowledge Management, pengetahuan dibagi ke dalam dua jenis yaitu Tacit Knowledge yang merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dan sulit untuk diformalisasikan, sulit dikomunikasikan atau dibagi dengan orang lain. Pemahaman yang melekat di pengetahuan individu tersebut masih bersifat subjektif. Pengetahuan yang dimiliki oleh individu tersebut masih dapat dikategorikan sebagai intuisi atau dugaan. Tacit Knowledge ini berada dan berakar di dalam tindakan maupun pengalaman seseorang termasuk idealisme, nilai-nilai, dan emosionalnya. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang bersifat pribadi dan susah dibentuk dan juga sulit dibagi dengan orang lain[8]. Pengetahuan selanjutnya adalah Explisit Knowledge dapat diekspresikan dalam bentuk tertulis, dapat dijumlah serta dapat dibagi dalam bentuk data, formula ilmu pengetahuan, spesifikasi produk, petunjuk, prinsip-prinsip universal. Pengetahuan ini senantiasa siap untuk ditransfer kepada orang lain secara formal dan sistematik[9]. Untuk mendapatkan sebuah pengetahuan maka perlu diperhatikan dasar dari pengetahuan itu. Dasar dari pengetahuan adalah data yang diolah menjadi informasi kemudian informasi-informasi tersebut diolah kembali menjadi pengetahuan. Menurut Nonaka dan Takeuchi, penciptaan pengetahuan selalu dimulai dari individu. Pengetahuan tersebut dikumpulkan dan kemudian dibakukan dalam sebuah perusahaan sehingga dapat menjadi pengetahuan bagi orang lain. Dalam model ini terdapat empat tahap transfer pengetahuan. Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi mengusulkan suatu model dari proses

5

menciptakan pengetahuan untuk memahami sifat dinamis dari penciptaan pengetahuan, dan untuk mengelola proses tersebut efektif yaitu model SECI[10]. Ada spiral pengetahuan yang terlibat dalam model mereka, di mana pengetahuan eksplisit dan tacit berinteraksi satu sama lain dalam suatu proses berkelanjutan. Proses ini mengarah pada penciptaan pengetahuan baru. Pikiran pusat dari model ini adalah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh individu dibagi dengan orang lain sehingga interkoneksi ke pengetahuan baru. Spiral pengetahuan atau jumlah pengetahuan sehingga untuk mengatakan, tumbuh sepanjang waktu ketika putaran lebih banyak dilakukan dalam model.

Gambar 1 Model SECI oleh Nonaka-Takeuchi[10]

Pada gambar 1 transfer pengetahuan terjadi melalui empat tahap yaitu sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Keempat tahap ini akan dijelaskan seperti berikut Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama dan bukan melalui tulisan atau instuksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu tacit knowledge hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.

Tacit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses eksternalisasi. Eksternalisasi membutuhkan penyajian tacit knowledge ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi tacit knowledge seperti dialog. Kedua yaitu menterjemahkan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami seperti dokumen, manual dan sebagainya.

Explicit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses kombinasi. Kombinasi meliputi transfer explicit knowledge ke dalam bentuk himpunan explicit knowledge yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung kepada tiga proses yaitu penangkapan dan integrasi explicit knowledge baru termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau dari luar institusi kemudian mengkombinasikan kedua data tersebut. Kedua, penyebarluasan explicit knowledge tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung. Ketiga,

6

pengolahan kembali explicit knowledge sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, manual, dan sebagainya.

Explicit knowledge ke tacit knowledge disebut dengan proses internalisasi. Internalisasi pengetahuan baru merupakan transfer dari explicit knowledge ke dalam tacit knowledge organisasi. Individu harus mengindentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengetahuan organisasi tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi. Pertama yaitu dengan penerapan explicit knowledge dalam tindakan atau praktek langsung. Kedua yaitu dengan penguasaan explicit knowledge melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.

Sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, yang dimaksud dengan Peraturan Daerah (Perda) adalah “peraturan perundang-undangan yang dibentuk oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dengan persetujuan bersama Kepala Daerah”. Definisi lain tentang Perda berdasarkan ketentuan Undang-Undang tentang Pemerintah Daerah adalah “peraturan perundangundangan yang dibentuk bersama oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dengan Kepala Daerah baik di Propinsi maupun di Kabupaten/Kota”.

Dalam ketentuan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (UU Pemda), Perda dibentuk dalam rangka penyelenggaraan otonomi daerah Propinsi / Kabupaten / Kota dan tugas pembantuan serta merupakan penjabaran lebih lanjut dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dengan memperhatikan ciri khas masing-masing daerah. Sesuai ketentuan Pasal 12 Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, materi muatan Perda adalah seluruh materi muatan dalam rangka penyelenggaraan otonomi daerah dan tugas pembantuan dan menampung kondisi khusus daerah serta penjabaran lebih lanjut Peraturan Perundang-undangan yang lebih tinggi.

3.

Metode Penelitian dan perancangan

Dalam penelitian ini akan digunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif merupakan penelitian yang termasuk dalam jenis penelitian kualitatif. Tujuan dari penelitian ini adalah mendapatkan pandangan akan proses pembuatan perda, proses dokumentasi, dan proses transfer pengetahuan terutama dalam pembuatan perda. Penelitian deskriptif kualitatif menafsirkan dan menuturkan data yang bersangkutan dengan situasi yang sedang terjadi, sikap serta pandangan yang terjadi di dalam masyarakat. penelitian ini akan meneliti dengan melakukan pendekatan menggunakan model yang diterapkan oleh Nonaka pertama kalinya pada tahun 1995 yakni model SECI (Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi, Internalisasi)[10] untuk mengembangkan sistem manajemen pengetahuan khususnya untuk perda yang menjadi sasaran utama penelitian ini.

7

Gambar 2 Model Sederhana SECI oleh Nonaka-Takeuchi[10]

Dalam penelitian ini, teknik untuk analisis pengetahuan tentang perda dan kesimpulan data menggunakan model SECI untuk pengembangan sistem informasi untuk perda sesuai dengan yang dirumuskan dalam unsur knowledge management.

Langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan analisis data adalah menentukan cara penangkapan dan mengkodefikasi pengetahuan menggunakan model SECI seperti yang terlihat pada gambar 2 yang merupakan siklus dalam proses mengembangkan pengetahuan. Setelah proses penangkapan pengetahuan selesai dilakukan, maka hasil analisa data yang diperoleh akan digunakan sebagai hasil analisis kebutuhan pengembangan sistem ini, maka akan dibuat suatu aplikasi yang diharapkan mampu menjawab kebutuhan pengelolaan pengetahuan dan menghasilkan produk hukum yang lebih baik. Objek penelitian karya tulis ini adalah pengetahuan akan perda khususnya perda di Kabupaten Halmahera Utara, oleh karena itu lokasi penelitian dilakukan di kantor Sekertariat Daerah Kabupaten Halmahera Utara, khususnya Bagian Hukum dan juga Kantor DPRD Kabupaten Halmahera Utara.

Metode perancangan sistem yang akan digunakan adalah metode waterfall. Metode Waterfall adalah metode yang menyarankan sebuah pendekatan sistematis dan sekuansial melalui tahapan-tahapan yang ada pada SDLC (software development life cycle) untuk membangun sebuah perangkat lunak.

Gambar 3 Metode Waterfall[11]

Gambar 3 akan menjelaskan bahwa metode Waterfall menekankan pada sebuah keterurutan dalam proses pengembangan perangkat lunak. Metode ini adalah sebuah metode yang tepat untuk membangun sebuah perangkat lunak yang tidak terlalu besar dan sumber daya manusia yang terlibat dalam jumlah yang terbatas[11]. Dari gambar 3 dapat dilihat tahapan-tahapan dalam perancangan

8

sistem adalah Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance, tahapan-tahapan ini akan dijelaskan seperti berikut :

1) Dari Gambar 3 dapat dilihat bahwa tahapan dalam model Waterfall diawali oleh tahapan analisis. Tahap ini didefenisikan sebagai sebuah tahap yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk menyelesaikan sebuah permasalahan ataupun mencapai sebuah tujuan. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan kemudian diterjemahkan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan lengkap.

2) Tahap kedua adalah tahap design atau perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi langkah yang berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda yaitu struktur data, arsitektur perangkat lunak, dan detil algoritma. Proses ini menerjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum dimulainya tahap Coding atau implementasi

3) Tahap Coding atau tahap implementasi adalah tahap yang merubah apa yang telah dirancang sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti komputer. Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefenisikan sehingga mempu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.

4) Tahap selanjutnya adalah tahap Testing atau tahap pengujian. Terdapat dua metode pengujuan perangkat lunak yang umum digunakan, yaitu metode black-box dan metode white-box. Pengujian dengan metode black-box merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji dengan mengunakan metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Sedangkan metode white-box menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.

5) Tahap akhir dari metode Waterfall adalah tahap Maintenance atau tahap perawatan. Tahap ini diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat lunak sangat diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena dalam prakteknya ketika perangkat lunak tersebut digunakan terkadang masih terdapat kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur yang dirasa perlu.

4.

Hasil dan Pembahasan

Penangkapan pengetahuan adalah bagaimana proses menjadikan pengetahuan yang tacit menjadi explicit. Penangkapan pengatahuan merupakan hal penting dalam tahap knowledge management, kareana pengetahuan yang bersifat tacit selalu terikat dengan pikiran manusianya, karenanya pengetahuan yang bersifat tacit sangat sulit untuk digitalisasikan. Penangkapan pengetahuan dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan model SECI.

9

Sosialisasi merupakan bentuk penangkapan pengetahuan dengan cara sharing pengalaman dan pengetahuan. Proses ini dapat dilakukan dengan cara berdiskusi dalam bentuk tim atau perorangan dengan perorangan. Dalam hal ini dilakukan wawancara dengan narasumber yaitu bapak Wilem Manery, S.H., M.H. sebagai kepala bagian hukum sekertariat daerah Kabupaten Halmahera Utara, dan juga dengan Bpk Labayoni, S.IP., M.Si. sebagai sekertaris dewan DPRD Kabupaten Halmahera Utara, untuk mengetahui bagaimana pengelolaan peraturan daerah yang ada dalam ruang lingkup kabupaten Halmahera Utara. Dalam diskusi Bpk Wilem Manery, S.H., M.H. mengatakan “pengetahuan akan pembuatan ranperda oleh anggota DPRD dan perangkat SKPD kab Halmahera utara masih minim” dan Bpk Labayoni, S.IP., M.Si, mengatakan “dokumentasi pengetahuan pembuatan perda pada anggota DPRD perode sebelumnya maupun sekarang belum ada” Dalam diskusi dengan narasumber diketahui mengenai proses pembuatan ranperda baik dari inisiatif pemerintah maupun dari inisiatif DPRD dan proses yang harus dilalui untuk nantinya menjadi perda yang sah, juga proses dalam sosialisasi dan penjaringan aspirasi masyarakat tentang perda, dan juga contoh ranperda dan perda yang masih dalam tahap penyesuaian.

Eksternalisasi adalah bentuk penangkapan pengetahuan dengan melakukan dokumentasi berupa pencatatan apa yang didapat dari wawancara dengan narasumber dan juga pencatatan hasil observasi. Observasi dilakukan dengan cara mengikuti rapat pembuatan ranperda dan rapat paripurna yang membahas tentang agenda ranperda sebagai peserta undangan, dan juga pendapat masyarakat akan perda dan ranperda.

Kombinasi merupakan proses transfer dari explicit knowledge yang lama menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemasi dan aplikasi explicit knowledge dan informasi dengan memperbaharui dokumentasi pengetahuan lama menjadi dokumentasi pengetahuan yang baru. Proses transformasi ini dapat terjadi dengan baik jika didukung oleh teknologi. Dalam melakukan penelitian penulis mendapatkan pengetahuan yang bersifat explicit, dalam hal ini berupa buku undang-undang yang mengatur proses pembuatan perda dan beberapa contoh perda dan ranperda yang masih berupa kertas hasil dari rapat sebelumnya. Dengan menggabungkan dengan hasil dari proses wawancara dan observasi penulis mendapat pengetahuan baru dan mendokumentasikan kedalam bentuk digital.

Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akusisi knowledge yaitu explicit knowledge sehingga menjad tacit knowledge yang baru. Tahap ini mengambil pengetahuan explicit dalam bentuk laporan dan membentuknya menjadi pengetahuan tacit yang baru. Nantinya pengetahuan tacit yang baru tersebut diharapkan akan membentuk sebuah pengetahuan baru dan proses ini akan terjadi kembali. Dalam hal ini penulis mengkaji hasil dokumentasi penelitian. Dari hasil kajian diperoleh pengetahuan baru berupa kelemahan dalam proses pembuatan maupun sosialisasi perda maupun ranperda. Dari proses pembuatan perda banyak aparatur negara yang masih belum begitu memahami proses pembuatan perda dan pengetahuan pembuatan perda tidak merata keseluruh jajaran SKPD (satuan kerja perangkat daerah) dan dalam proses sosialisasi perda, banyak masyarakat yang tidak mengetahui perda yang berlaku didaerahnya.

10

Berdasarkan pemehaman di atas, dibutuhkan suatu media yang mampu untuk mengelola pengetahuan, dimana media tersebut harus menjadi media untuk Knowledge Creation (Penciptaan), Knowledge Retention (Penyimpanan dan Pembaruan), Knowledge Sharing (penyediaan Knowledge saat dibutuhkan) dan Knowledge Utilization (penggunaan Knowledge). Dari proses penelitian juga diperoleh bahwa sistem ini membutuhkan 4 jenis user, yaitu administrator, operator, member, non member. Administrator adalah user yang akan menjadi pengawas dalam sistem ini, operator adalah user yang memiliki wewenang untuk menyebarluaskan perda, member adalah user yang telah terdaftar dan dapat membatu dalam proses diskusi dan dapat membagi pengetahuan, user non member adalah user yang dapat melihat pengatahuan dalam sistem tetapi pasif dalam diskusi dan membagi pengetahuan.

Gambar 4 Penerapan SECI pada Website

Pada gambar 4 dapat dilihat bahwa sistem informasi ini menggunakan kerangka SECI dalam pengembangan sistem. proses Socialization ditunjukan dengan aplikasi web forum dan pengumuman. Proses transfer pengetahuan Externalization ditunjukan pada dengan adanya menu artikel dan E-knowledge. Proses transfer pengetahuan Combination ditunjukan dengan menu Perda, Ranperda, E-Knowledge, dan Gallery. Proses transfer pengetahuan Internalization ditunjukan dengan fungsi View dan Download yang ada pada aplikasi ini.

11

Gambar 5 merupakan use case non member. Pada user tipe ini hanya dapat mendapat akses terbatas yang memungkinkan mereka melihat informasi yang ada dalam sistem informasi ini tanpa hak lain seperti menambah dan mengubah.

Gambar 6Use Case Member

Gambar 6 merupakan use case member. Pada user tipe ini diharuskan melalui proses daftar anggota dan hanya bisa diakses dengan melakukan login. User ini memiliki hak akses yang berbeda dengan uses non member seperti dapat menambah dan mengambil pengetahuan, untuk mengubah hanya bisa dilakukan pada pengetahuan yang dimasukan sendiri. User ini dapat membagi pengetahuan tacit mereka melalui menu artikel dan juga berpartisipasi dalam menu forum.

Gambar 7Use Case Operator

Gambar 7 adalah use case operator. Pada user tipe ini memiliki semua hak akses user member dengan memiliki ketambahan antara lain dapat menambah, mengubah dan menghapus perda dan ranperda, juga dapat mengelola pengumuman yang berisi pemberitahuan dan jadwal kegiatan. User ini juga harus terdaftar dan perubahan hak akses mereka dari member ke operator dilakukan oleh admin, proses masuk melalui login.

12

Gambar 8Use Case Admin

Gambar 8 merupakan use case admin. User admin memiliki hak paling lengkap untuk mengelola sistem informasi ini dibuktikan dengan hak untuk mengelola seluruh menu sistem informasi ini. Perbedaan paling mendasar dari user admin dengan user operator adalah hak dalam mengelola Gallery dan user secara keseluruhan. User admin dapat mengubah hak akses dari user yang telah terdaftar. User admin memiliki otoritas tertinggi dalam sistem infomasi ini.

Halaman depan web Login Validasi Gagal halaman web Berhasil perda ranperda e-knowledge artikel pengum uman tambah data mengisi form tambah data menyimpan

dalam database selesai ya

tidak

Gambar 9Activity Diagram Tambah Data

Pada gambar 9 proses penambahan data dapat terjadi pada lima kesempatan yaitu menambah data pada menu perda, ranperda, e-knowledge, artikel, dan pengumuman. Meskipun berbeda menu tetapi proses menambah data pada menu-menu tersebut sama yaitu dengan dimulai proses login sebagaimana diketahui tingkat akses data dipisahkan berdasarkan jenis user. Proses dilanjutkan dengan memilih menu yang akan ditambahkan kemudian dilanjutkan dengan memilih pilihan menambah data setelah itu harus mengisi form tambah data. Data yang telah dimasukan akan tersimpan di dalam database dan proses kembali ke tampilan awal. Halaman web index Login Validasi Gagal halaman depan web Berhasil perda ranperda e-knowledge artikel

mencari data yang akan diubah

mengubah data

dengan form update menyimpan dalam database selesai ya

tidak Pengumu

man

13

Gambar 10 merupakan activity diagram untuk mengubah data dalam sistem informasi ini. Proses dimulai dengan proses login. Proses login digunakan untuk memilah user berdasarkan hak akses masing-masing. Hak mengubah data diberikan kepada user pada pengetahuan atau apapun yang dimasukan secara sendiri oleh user. Hak mengubah data secara luas hanya diberikan kepada user admin. Setelah proses login selesai user dapat memilih menu yang datanya akan diubah, setelah data ditemukan user dapat memilih pilihan ubah data, sistem akan menampilkan form ubah data dan user dapat mengubah data menggunakan form tersebut, setelah data diubah data akan disimpan kembali ke database dan proses selanjutnya selesai atau kembali ke awal menu.

Halaman web index Login Validasi Gagal halaman depan web Berhasil perda ranperda e-knowledge artikel

mencari data yang akan dihapus

menghapus data menyimpan dalam

database selesai ya

tidak Pengumu

man

Gambar 11Activity Diagram Hapus Data

Gambar 11 merupakan activity diagram hapus data yang dimulai dengan proses login. Proses login digunakan untuk memilah user berdasarkan hak akses masing-masing. Hak menghapus diberikan kepada user pada pengetahuan atau apapun yang dimasukan secara sendiri oleh user. Hak menghapus data secara luas hanya diberikan kepada user admin. Setelah proses login selesai user dapat memilih menu yang datanya akan dihapus, setelah data ditemukan user dapat memilih pilihan hapus data, sistem akan memberikan pemberitahuan data yang dipilih telah dihapus dan proses selanjutnya selesai atau kembali ke awal menu.

14

Gambar 12 merupakan class diagram KM yang akan dibangun yang menggambarkan relasi antar tabel dalam database sistem informasi ini. Pada gambar 12 terlihat hubungan antara antara tabel user dan tabel-tabel lainya sangat kuat terlihat dari penggunaan id_user sebagai foreign key pada tabel lainya. Hubungan juga terjadi antara tabel lainya seperti :

I. Tabel Perda dengan Tabel Komentar Perda

II. Tabel Ranperda dengan Tabel Komentar Ranperda

III. Tabel Artikel dengan Tabel Komentar Artikel

IV. Tabel Forum dengan Tabel Komentar forum

V. Tabel Pengetahuan dengan Tabel Komentar Pengetahuan

VI. Tabel Pengumuman dengan Tabel Komentar Pengumuman

Dan juga relasi antara tabel kategori dengan tabel perda, ranperda, artikel, dan pengetahuan untuk digunakan dalam memberikan kategori pada empat tabel tersebut untuk membentuk kategoriasi. Tabel buku tamu tidak terhubung dengan tabel apapun dan digunakan untuk menampung komentar, pernyataan, pertanyaan dari user non member dan hanya bisa dilihat oleh user admin selaku pengelola sistem informasi ini.

Gambar 13 Tampilan Index

Pada sistem informasi manajemen pengetahuan perda Kabupaten Halmahera Utara Tampilan Index merupakan tampilan awal dari aplikasi ini. Seperti pada

15

gambar 13 tampilan index beberapa menu seperti perda, ranperda, e-knowledge, artikel, kombinasi, forum, pengumuman, buku tamu, dan login. Setiap menu yang ada memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda yang disesuaikan dengan penerapan SECI.

Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama dan bukan melalui tulisan atau instuksi verbal.. Dalam sistem informasi ini proses Socialization ditunjukan dengan menu forum dan menu pengumuman.

Gambar 14 Tampilan Forum

Gambar 14 adalah detail menu forum sistem informasi ini. Dalam halaman detail ini akan ditampilkan seluruh informasi yang ada dalam topik forum. Sesuai dengan kebutuhan penangkapan pengetahuan dengan metode Socialization dimana pengetahuan dibentuk melalui proses diskusi, menu forum dalam sistem informasi ini juga dirancang untuk digunakan sebagai media diskusi dalam membahas perda yang berlaku di lingkungan kabupaten Halmahera Utara. Pemberian komentar pada halaman ini hanya bisa dilakukan oleh user yang terdaftar.

Gambar 15 Tampilan Detail Pengumuman

Gambar 15 adalah detail pengumuman dari sistem informasi ini. Dalam halaman detail ini akan ditampilkan seluruh informasi yang ada dalam

16

pengumuman. Dalam penangkapan pengetahuan dengan metode Socialization melalui diskusi paling efektif dilakukan dengan bertatapan langsung dikarenakan pengetahuan tacit sangat sulit untuk didokumentasikan terutama bagi mereka yang tidak memiliki keahlian dalam menulis dengan baik dan benar. Rata-rata masyarakat di Halmahera Utara tidak memiliki keahlian ini. Atas dasar pertimbangan seperti yang telah terurai di atas maka dibentuklah menu ini untuk memfasilitasi program perda terutama pada bidang sosialisasi dan penyebaran informasi. Pemberian komentar pada halaman ini hanya bisa dilakukan oleh user yang terdaftar.

Eksternalisasi membutuhkan penyajian tacit knowledge ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi tacit knowledge seperti dialog. Kedua yaitu menterjemahkan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami seperti dokumen, manual dan sebagainya. Dalam sistem informasi ini proses Externalization ditunjukan dengan menu artikel dan menu E-knowledge.

Gambar 16 Tampilan Menu Artikel

Gambar 16 adalah tampilan menu artikel dari sistem informasi ini. Pada halaman ini terdapat daftar artikel yang telah dimasukan oleh user dan penjelasan yang disingkat, untuk melihat detail dari artikel yang diinginkan dapat diakses dengan cara menekan pada kata selengkapnya atau pada judul artikel. Dalam penangkapan pengetahuan dengan metode Externalization proses yang terjadi adalah menterjemahkan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami seperti artikel, dokumen, manual dan sebagainya.

17

Gambar 17 Tampilan Detail E-Knowledge

Gambar 17 adalah tampilan detail menu E-Knowledge dari sistem informasi ini. Pada halaman ini terdapat daftar E-Knowledge yang telah dimasukan oleh user dan penjelasan yang disingkat. E-Knowledge ini merupakan penerjemahan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami seperti dokumen, manual dan sebagainya. E-Knowledge ini dapat di view pada browser dan juga dapat di download tetapi hanya untuk user yang telah mendaftar.

Kombinasi meliputi transfer explicit knowledge ke dalam bentuk himpunan explicit knowledge yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung kepada tiga proses yaitu penangkapan dan integrasi explicit knowledge baru termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau dari luar institusi kemudian mengkombinasikan kedua data tersebut. Kedua, penyebarluasan explicit knowledge tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung. Ketiga, pengolahan kembali explicit knowledge sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, manual, dan sebagainya. Dalam penelitian yang dilakukan diketahui proses yang sama seperti proses combination terjadi pada saat pembuatan ranperda hingga menjadi perda, maka dalam implementasi sistem informasi menu yang merepresentasikan proses kombinasi adalah perda, ranperda, dan E-Knowledge. Dikarenakan menu E-knowedge telah dijelaskan sebelumnya maka yang akan dijelaskan adalah menu perda, dan ranperda.

18

Gambar 18 adalah tampilan menu perda dari sistem informasi ini. Pada halaman ini terdapat daftar perda yang telah dimasukan oleh user dan penjelasan yang disingkat, untuk melihat detail dari perda yang diinginkan dapat diakses dengan cara menekan pada judul perda. perda ini merupakan hasil dari proses combination yang terjadi dalam proses pembuatan perda. Proses perubahan explicit knowledge menjadi explicit knowledge juga dapat diartikan dengan proses update data perda.

Gambar 19 Form Ubah Ranperda

Gambar 19 adalah form ubah Ranperda dari sistem informasi ini. Form ini digunakan user untuk mengubah isi Ranperda yang akan dipublish agar dapat dilihat semuanya. User yang dapat mengakses form ini haruslah user yang terdaftar dengan jenis akses Operator dan Administrator dan juga merupakan pembuat dari Ranperda tersebut. Form ini terdiri dari kolom judul dan kolom keterangan dengan text editor tinymce yang datanya diambil dari database.

Internalisasi pengetahuan baru merupakan transfer dari explicit knowledge ke dalam tacit knowledge organisasi. Individu harus mengindentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengetahuan organisasi tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi. Pertama yaitu dengan penerapan explicit knowledge dalam tindakan atau praktek langsung. Kedua yaitu dengan penguasaan explicit knowledge melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja. Dalam sistem informasi ini proses Externalization ditunjukan dengan fungsi View dan Download.

19

Pada gambar 20 dapat dilihat tombol view yang ditandai dengan tombol bulat dengan gambar mata. Tombol ini digunakan dalam menampilkan file yang telah diupload sehingga dapat dilihat menggunakan browser. Fungsi ini sangat berguna bagi user yang belum dan tidak mau mendaftar agar dapat melihat isi perda atau pengetahuan apapun yang diinginkan. Pembuatan fungsi ini dilandasi oleh ketentuan pemerintah bahwa perda harus dapat diakses oleh seluruh kalangan masyarakat.

Gambar 21 Tampilan Tombol Download

Pada gambar 21 dapat dilihat tombol download yang ditandai dengan tombol bulat dengan gambar flopy disk. Tombol ini digunakan dalam mengambil file yang telah diupload sehingga dapat digunakan dan dapat menghasilkan pengetahuan baru. Fungsi ini hanya diberikan pada user yang telah terdaftar. Pembuatan fungsi ini dilandasi oleh ketentuan pemerintah bahwa perda harus dapat diakses oleh seluruh kalangan masyarakat.

Gambar 22 Menu Profil

Gambar 22 merupakan tampilan menu profil. Menu profil digunakan untuk melihat profil user yang sedang login. Didalamnya terdapat biodata yang dimasukan pada saat proses pendaftaran. Seluruh pengetahuan yang dimasukan dalam sistem informasi ini oleh user dapat diakses pada bagian bawah profil dan juga diberikan fungsi ubah dan hapus untuk pengetahuan tersebut. Menu profil juga merupakan tempat untuk mengubah data user.

20

Gambar 23 Menu Buku Tamu

Gambar 23 merupakan menu buku tamu, dimana terdapat form buku tamu dan tampilan isi dari buku tamu, user yang tidak terdaftar dapat menggunakan menu ini untuk memberikan komentar, pendapat atau pertanyaan untuk admin. Menu ini hanya untuk user yang tidak terdaftar, pengelolaan menu ini hanya bisa dilakukan oleh admin.

5.

Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian secara intranet di kantor sekertariat daerah Kabupaten Halmahera Utara maka dapat diambil kesimpulan bahwa pada hakekatnya sistem pengelolaan pengetahuan peraturan daerah Kabupaten Halmahera Utara menggunakan kerangka SECI dapat memenuhi kebutuhan dokumentasi dan penyaluran pengetahuan khususnya untuk pengelolaan perda. Pengujian dilakukan dengan memasukan data perda serta pengetahuan penunjang pengetahuan perda ke dalam website dan digunakan oleh pegawai di sekertariat daerah dan diawasi oleh kabid hukum bpk Wilem Manery, S.H., M.H. dari hasil pengujian diketahui bahwa aplikasi web ini memiliki menu-menu yang memfasilitasi proses penangkapan pengetahuan dan proses perubahan pengatahuan dari pengetahuan tacit ke pengatahuan explicit maupun sebaliknya.

Berdasarkan hasil dari uji coba di kantor sekertariat daerah Kabupaten Halmahera Utara didapati saran yang dapat diberikan untuk pengembangan kedepan aplikasi web ini yaitu Website ini dalam pengembangannya dapat dapat bersifat online sehingga dapat diakses oleh masyarakat luas, agar tercapai tujuan untuk mengembangkan pengatahuan masyarakat tentang perda. Jikalau nantinya perda dapat diformatkan dalam bentuk audio dan video maka diperlukan tambahan menu untuk memfasilitasi file dengan format audio maupun yang berformat video. Penambahan form upload menjadi lebih dari satu sehingga memudahkan dalam mengapload file secara banyak dan bersamaan. Ditambahkan tool-tool yang dapat mempermudah proses penangkapan pengetahuan seperti chating, video call, dan juga pemberian rating bagi pengetahuan yang memberi sumbangsih terbesar bagi aplikasi web ini.

21

6.

Daftar Pustaka

[1] Wikipedia, 2007, Knowledge

Management, http : // id.wikipedia.org / wiki / Knowledge_management. Diakses tanggal 13 Juli 2013.

[2] Pieter, Johan Vilantino, 2010,

Implementasi Model SECI Pada Knowledge Management System Menggunakan Arsitektur Model View Controller (studi kasus FTI UKSW). Salatiga: FTI UKSW.

[3] Sengkey, Janfryne Citra, 2009,

Pengembangan Model Pengelolaan Pengetahuan Masyarakat Lokal Etnis Minahasa Sub Etnis Tombulu Dengan Memanfaatkan Media Teknologi Informasi. Salatiga: FTI UKSW.

[4] Naatonis , Remerta N, 2011,

Perancangan Dan Implementasi sistem Informasi Pengetahuan Masyarakat Lokal (studi kasus : Masyarakat Dawan Atoni Pah Meto di Kab Timor Tengah Selatan). Salatiga: FTI UKSW.

[5] Yasin, Muhammad, 2010,

Perancangan Knowledge Management Kebudayaan Keraton Surakarta Berbasis Web. Salatiga: FTI UKSW.

[6] Kristanti, Tanti., Pamela, Niko,

2011, penerapan knowledge management system berbasis website CMS pada divisi produksi CV. indotai pratama jaya, Bandung: FTI Universitas Kristen Maranatha.

[7] Kurniawati, Susanti, 2012, Model

penerapan Knowledge Management pada BUMN Penyelenggaraan Bisnis jasa telekomunikasi, Bandung: FTIK Universitas Pendidikan Indonesia.

[8] Whitten, Jeffrey L., Bentley,

Lonnie D., Dittman, Kevin, 2004, Systems Analysis and Design Methods, Singapore: McGraw-Hill/Osborne.

[9] Sangkala, 2007, Knowledge

Management, Jakarta: PT Raja Grafindo.

[10] Nonaka, Ikujiro., Takeuchi,

Hirotaka, The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation, Oxford : Oxford University Press.

[11] Sommerville, Ian, 2001, Software