1
PERANCANGAN HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM BERBASIS
WEBSITE PADA PT. XYZ
Norma Ayu Anggraini
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, 11530, (021)53696969/53696999 [email protected]
Robertus Tang Herman
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, 11530, (021)53696969/53696999
Natalia Limantara
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, 11530, (021)53696969/53696999
ABSTRACT
Human Resource Management (HRM) is one of the most important aspect in a company, which, one of them is to develop and to retain the employees. High turnover rate of employees is currently the biggest threat in a company, even for big scale companies. This problem is currently happening in PT.
XYZ in the midst of their growing business. The company had to think of a strategy to minimize their employee turnover rate. Based on analysis, Human Resource Information System (HRIS) is needed to help staffs and/or managers optimize searching, selecting, and retain the employees that the company had. The writer used semi-structured interview for research method on PT. XYZ Human Resource Manager and some employees in the company. Some strategy analysis used on PT.XYZ’s human resource are IFE matrix, EFE matrix, SWOT matrix strategy matching and using QSPM matrix for decision making step. Moreover, the writer used Object Oriented Analysis and Design with UML for design method. The result is a website-based Human Resource Information System design that connects human resource division works with top level management, which could help them take the right decisions on employees in PT.XYZ. In conclusion, the writer hope that Human Resource Information System could help the company to optimize searching, selecting and retaining the employees they have.
Keyword : Turnover, Human Resource Management, Human Resource Information System, SWOT .
Abstrak
SDM merupakan salah satu aspek penting dalam kelangsungan berjalannnya suatu aktivitas didalam organisasi, maka dari itu penting untuk perusahaan memperhatikan dan mempertahankan sdm yang telah dimiliki. Salah satu ancaman terbesar bagi suatu perusahaan adalah tingginya angka turnover karyawan. Tidak jarang perusahaan berskala besar memiliki angka turnover yang tinggi. Hal serupa juga dialami oleh PT. XYZ. Ditengah berkembangnya bisnis yang sedang dijalani, PT. XYZ mengalami tingkat turnover yang tinggi. Hal tersebut membuat perusahaan harus memikirkan strategi apa yang harus mereka terapkan dalam rangka meminimalisir angka turnover tersebut.
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan salah satu cara yang dapat perusahaan terapkan adalah dengan penerapan Human Resource Information System untuk membantu para staff ahli yang dimiliki bekerja secara optimal khususnya dalam mencari, menyaring dan mempertahankan sdm dimiliki oleh perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan cara melakukan wawancara semi terstruktur dengan pihak manajer divisi HRD dan karyawan PT. XYZ. Adapun analisis strategi yang digunakan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini khususnya internal divisi HRD adalah dengan menggunakan Matriks IFE, Matriks EFE, pencocokan strategi menggunakan matriks SWOT dan tahap pengambilan keputusan strategi menggunakan matriks QSPM Sedangkan untuk metode perancangan menggunakan Object Oriented Analysis and Design dengan UML. Hasil yang dicapai adalah perancangan Human Resource Information System berbasis website yang berhubungan dengan kegiatan operasional divisi HRD dan mampu membantu top level manajemen dalam mengambil keputusan. Simpulan dengan adanya Human Resource Information System ini dapat membantu perusahaan dalam rangka mendapatkan, mengelola dan mempertahankan SDM yang dimiliki.
Kata Kunci : Turnover, SDM, Human Resource Information System, SWOT
PENDAHULUAN
Ditengah kuatnya persaingan yang terjadi pada lingkungan bisnis saat ini, perusahaan dituntut untuk untuk terus maju dan berkembang serta memperhatikan aspek apa saja yang menjadi pendukung aktivitas bisnis tersebut. Salah satu aspek penting yang menjadi perhatian perusahaan saat ini adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang telah dimiliki pun perlu dikelola dan diberikan perhatian khusus sehingga perusahaan membutuhkan adanya manajemen sumber daya manusia.
Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang berfokus kepada pengembangan sumber daya manusia (SDM) didalam suatu organisasi. Menurut Mathis dan Jackson (2010:4), Manajemen sumber daya manusia merupakan sistem yang dirancang manajemen untuk memastikan bahwa bakat manusia digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
Untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut, perusahaan butuh untuk memperhatikan sumber daya manusia yang dimilikinya, karena kesuksesan utama dari suatu organisasi bergantung kepada performa dari sumber daya manusia yang mereka miliki (Lippert dan Swiercz, 2005).
Dalam rangka meningkatkan performa dari sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, maka diperlukan pengelolaan sumber daya manusia dengan menggunakan praktik dari manajemen sumber daya manusia. Karena, jika organisasi tidak dapat mengelola dan memperhatikan sumber daya manusianya dengan baik, akan mempengaruhi menurunnya tingkat kepuasan kerja karyawan terhadap organisasi. Menurunnya tingkat kepuasan kerja karyawan tersebut dapat menyebabkan tingginya tingkat turnover karyawan.
Tingkat turnover karyawan yang tinggi berpengaruh terhadap biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam hal memberikan kompensasi terhadap karyawan yang keluar, melakukan perekrutan dan seleksi, memberikan pelatihan serta proses adaptasi yang dibutuhkan oleh karyawan baru (Slavianska, 2012), sehingga dibutuhkan sebuah strategi untuk meminimalisir terjadinya angka turnover yang tinggi tersebut.
Pada penelitian ini perusahaan yang dijadikan sebagai objek penelitian adalah PT. XYZ. PT. XYZ merupakan perusahaan holding yang bergerak dalam industri periklanan. Menaungi 5 business unit (DPI, RBI, AMI, PQR, dan SMI). PT. XYZ secara industri adalah pemain dalam below the line (BTL) advertising yang menurut Michael Baker (2007:10), BTL Advertising lebih bersifat one-to-one advertising yang mampu mengena kepada direct consumer dibanding dengan Above The Line Advertising. Berdiri pada tahun 2011, PT. XYZ didahului dengan 2 business unit utamanya yang muncul di pertengahan 90-an, perubahan struktur ini mengikuti perubahan yang terjadi di regional.
Dengan struktur barunya ini perusahaan bisa dikategorikan masuk kedalam fase start up dan perusahaan memiliki tujuan untuk mengembangkan bisnisnya dengan cara mengoptimalkan performa pada sumber daya yang dimiliki. Perusahaan dalam fase start up ini tengah membangun bentuk organisasi yang berada pada kategori Birth and Youth.. Seperti yang ditulis oleh Richard L. Daft dalam bukunya yang berjudul Órganizational Theory and Design (2008), perusahaan yang berada pada fase birth and youth ini yang memiliki ciri secara ukuran organisasi masih small to medium, minimnya aturan formal atau bahkan belum ada peraturan tertulis, mentahnya sistem budget & sistem informasi internalnya merupakan secara garis besar dan saat ini masih menjadi kondisi start up yang dialami oleh PT. XYZ. Akan tetapi, ditengah fase startup yang dialami oleh perusahaan, angka turnover karyawan secara keseluruhan mengalami peningkatan,
Petrillose (1998) pada jurnalnya yang berjudul ”Improving Bottom-Line Results by Managing Turnover and Absenteeism” menyatakan terdapat beberapa faktor yang menyebabkan karyawan meninggalkan pekerjaannya antara lain yaitu : ketidakmampuan proses seleksi dan penempatan, kondisi kerja yang tidak memberikan kepuasan, kurangnya kesempatan untuk maju, ketidak mampuan atau buruknya supervisi, struktur klasifikasi gaji yang tidak memuaskan, kurangnya program pelatihan yang diberikan perusahaan, kurangnya fasilitas yang tepat dan pelayanan yang sesuai serta ketidakcukupan fasilitas umum yang disediakan dan berdasarkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan beberapa staff divisi HRD PT. XYZ, tingginya turnover karyawan yang terjadi disebabkan oleh beberapa hal yaitu:
1. Ketidakmampuan dan kurangnya kesempatan untuk maju 2. kurangnya program pelatihan yang disediakan
3. Kurangnya fasilitas yang tepat dan pelayanan yang sesuai.
4. Mentahnya sistem informasi internal yang dimiliki oleh perusahaan .
Atas kondisi tersebut PT. XYZ menyadari bahwa perlu dilakukan dan diadakannya penambahan daan perbaikan dari sisi sistem informasi yang masih belum terintegrasi menjadi terintegrasi. Karena perusahaan mulai menyadari bahwa aktivitas SDM akan semakin kompleks seiring dengan bertambahnya jumlah sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Rumusan Masalah
Formulasi masalah dalam penulisan adalah: (1) Bagaimana proses bisnis divisi human resource development yang berjalan saat ini? (2) Bagaimana strategi yang tepat untuk mengatasi turnover pada perusahaan? (3) Bagaimana perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang sesuai pada PT.
XYZ?
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah maka tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: (1) Menganalisis proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT XYZ (2) Menganalisis usulan kebutuhan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan dalam rangka mengatasi masalah pada turnover karyawan; (3) Memberikan solusi dengan membuat rancangan sistem aplikasi human resource information system yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah pada PT. XYZ.
METODE PENELITIAN
Metodologi Penelitian dibagi menjadi tiga yaitu pengumpulan data, analisis dan perancangan, yang akan diuraikan sebagai berikut:
Metode Pengumpulan Data: (1) Melakukan Studi kepustakaan dilakukan dengan menggunakan beberapa sumber yang ada seperti: Jurnal, Artikel, Buku dan Internet. Studi literatur ini berguna untuk mengetahui landasan teori apa yang dapat digunakan untuk membuat dan merancang sistem informasi human resource terintegrasi. (2) Melakukan observasi langsung ke lapangan tempat penelitian akan dilakukan dalam hal ini PT. XYZ guna untuk mengetahui detail tahapan proses bisnis yang akan di
teliti juga untuk mengetahui Sistem Informasi seperti apa yang sedang dipakai oleh perusahaan, serta berbagai informasi lain yang dibutuhkan dalam penelitian. (3) Melakukan wawancara dengan pihak – pihak yang terkait seperti dengan Staff Koordinator HRD, Manajer Masing – masing divisi PT. XYZ yang berhubungan langsung dengan proses dan sistem bisnis untuk mengetahui secara langsung bagaimana proses bisnis yang ada.
Metode Analisis: (1) Menggunakan metode formulasi strategi melalui tiga tahapan, yaitu tahap pemasukan (matriks IFE dan EFE), tahap pencocokan (matriks SWOT dan matriks IE), dan tahap keputusan (matriks QSPM); (2) Menggunakan analisis kebutuhan untuk mengetahi kebutuhan perusahaan akan sistem informasi human resource yang seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan ; Metode perancangan berbasis pada objek dengan permodelan sistem yang di gambarkan dengan notasi UML: activity diagram, use case diagram, use case decription, domain class diagram, three layer sequence diagram, updated class diagram, navigation diagram, user interface dan software architecture
HASIL DAN BAHASAN
Analisis Perumusan Strategi
Perumusan strategi dilakukan melalui 3 tahapan yaitu: Tahap masukan dengan matrik IFE dan EFE.
Tahap pencocokan dengan Matriks SWOT dan Matriks IE, dan Tahap keputusan dengan Matriks QSPM. Berikut ini akan dibahas dari masing-masing tahapnya.
Tahap Masukan
Tabel 1.1 Matriks IFE
STRENGTHS BOBOT RATING TOTAL
S1
Seluruh kegiatan operasional perusahaan sudah menggunakan teknologi informasi yang
memadai 0.0793 3 0.2379
S2 Hampir seluruh staff HRD memiliki sertifikat
Human resource professional 0.1048 4 0.4192
S3 Permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM
semakin meningkat. 0.2138 4 0.8552
S4 Top level manajemen memiliki komitmen kuat untuk memanfaatkan SI/TI pada proses bisnis
0.4382 4 1.7528
SUB TOTAL 0.8361 3.2588
WEAKNESSES BOBOT RATING TOTAL
W1 Tingginya angka turnover karyawan
0.0312 2 0.0624
W2
Belum adanya penyajian informasi yang
efektif. 0.0655 2 0.131
W3
Sistem administrasi yang belum self service sehingga masih banyak aktivitas yang paper
based. 0.0326 1 0.0326
W4
Pemanfaatan teknologi & sistem informasi
yang belum terintegrasi secara optimal 0.0346 1 0.0346
SUBTOTAL 0.1639 0.2606
TOTAL 1,0 3.5194
Sumber : Wawancara & Pengolahan Data (2015)
Tabel 1. 2 Matriks EFE
Sumber : Wawancara & Pengolahan Data (2015)
Berdasarkan hasil penghitungan SWOT , menyatakan bahwa nilai total bobot kekuatan lebih besar dibandingkan dengan nilai total bobot pada kelemahan, demikian juga nilai total bobot peluang lebih besar dibandingkan dengan nilai total bobot pada ancaman, sehingga strategi yang dapat digunakan pada perusahaan PT XYZ adalah strategy SO (Strength – Opportunities), yaitu strategi yang memanfaatkan kekuatan internal yang dimiliki perusahaan untuk memperoleh keuntungan dari peluang eksternal perusahaan.
Matriks SWOT
Alat yang dapat digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah matriks SWOT/TOWS. Matriks ini dapat mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman untuk menentukan strategi yang dapat digunakan oleh PT XYZ. Maka analisis yang diperoleh adalah:
Tabel 1.3 Matriks SWOT IFE
EFE
Strengths
1. Seluruh kegiatan operasional
perusahaan sudah
menggunakan teknologi informasi yang memadai.
2. Hampir seluruh staff HRD memiliki sertifikat Human resource professional 3. Permintaan perusahaan akan
kebutuhan SDM semakin meningkat..
4. Top level manajemen memiliki komitmen kuat untuk memanfaatkan SI/TI pada proses bisnis
Weaknesses
1. Tingginya angka turnover karyawan
2. Belum adanya peyajian informasi yang efektif 3. Sistem adminitrasi yang
belum self service sehingga masih banyak aktivitas yang paper based 4. Pemanfaatan teknologi dan
sistem informasi yang belum teintegrasi secara optimal.
OPPORTUNITIES BOBOT RATING TOTAL
O1 Penggunaan media sosial untuk mencari tenaga kerja baru 0.2037 4 0.8148 O2
Memperoleh kandidat yang siap pakai melalui pemberdayaan
Fresh Graduate 0.1622 2 0.3244
O3
Adanya jumlah penduduk Indonesia yang termasuk kedalam
kategori angkatan kerja dan pengangguran 0.0837 2 0.1674
O4 Perkembangan teknologi informasi yang semakin meningkat
0.2302 3 0.6906
SUBTOTAL 0.6798 1.9972
THREATS BOBOT RATING TOTAL
T1
Calon – calon tenaga kerja yang memiliki kualitas baik
mengalami penurunan 0.0951 3 0.2853
T2
Penawaran remunerasi yang lebih besar atau penetapan standar gaji yang berbeda – beda, serta berbagai fasilitas
lainnya yang ditawarkan oleh perusahaan lain. 0.0499 2 0.0998 T3
Adanya usaha pembajakan tenaga kerja yang berkualitas dan
memiliki pengalaman yang dilakukan oleh perusahaan lain. 0.0507 2 0.1014 T4
Penawaran kemudahan dalam penggunaan teknologi
informasi yang disediakan perusahaan pesaing. 0.1245 4 0.498
SUBTOTAL 0.302 0.9845
TOTAL 1.0 2.9817
Opportunities
1. Penggunaan social media untuk mencari tenaga kerja baru
2. Memperoleh kandidat yang siap pakai melalui pemberdayaan fresh graduate
3. Adanya jumlah penduduk Indonesia yang termasuk kedalam kategori angkatan kerja dan pengangguran 4. Perkembangan teknologi
dan sistem informasi yang semakin meningkat
Strategy SO
1. Meningkatkan teknologi dan sistem informasi yang sudah ada di perusahaan untuk membantu staff ahli dalam mencari, menyaring dan memenuhi permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM. Juga untuk meningkatkan dan memberikan kemudahan dalam aktivitas manajemen sdm. Penetrasi Pasar (S1, S2, S3, O3, O4)
Strategy WO
1. Melakukan penyaringan tenaga kerja secara cermat dan teliti serta memberikan ketetapan jelas dalam jenjang karir didalam perusahaan. Sehingga dapat meminimalisir tingginya angka turnover pada perusahaan. Penetrasi Pasar (W1, O2, O3)
2. Mengembangkan
teknologi dan sistem informasi terintegrasi
sehingga dapat
menghasilkan informasi yg realtime agar dapat
membantu proses
penyampaian informasi data ke pengguna menjadi lebih cepat Penetrasi Pasar (W2, W3, W4, 04) Threats
1. Calon – calon tenaga kerja yang memiliki kualitas baik mengalami penurunan 2. Penawaran remunerasi
yang lebih besar atau penetapan standar gaji yang berbeda – beda, serta berbagai fasilitas lainnya yang ditawarkan oleh perusahaan lain.
3. Adanya usaha pembajakan tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki
pengalaman yang
dilakukan oleh perusahaan lain
4. Penawaran kemudahan dalam teknologii informasi yang disediakan oleh perusahaan lain.
Strategy ST
1. Membuat perencanaan kebutuhan SDM dan perencanaan penawaran remunerasi yang sesuai dengan kebutuhan &
kemampuan yang dimiliki perusahaan Penetrasi Pasar (S1, S3, T1, T2)
Strategy WT
1. Bekerjasama dengan universitas yang menyediakan fresh graduate yg berkualitas serta memberikan fasilitas dan penghargaan yang sesuai kepada karyawan untuk meminimalisir angka turnover Integrasi Kebelakang (W1,T1,T3)
Sumber : Wawancara & Pengolahan Data (2015) Matriks Internal Eksternal
Matriks Internal Eksternal didasarkan pada dua dimensi kunci yaitu skor bobot dari Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) total pada sumbu X dan skor bobot dari Matriks External Factor Evaluation (EFE) total pada sumbu Y.
Gambar 1.1 Matriks IE (Internal-External)
Berdasarkan skor bobot total IFE dan skor bobot total EFE, pada matriks IE diatas menunjukan bahwa PT XYZ berada pada sel IV, yaitu tumbuh dan membangun (growth and build). Strategi alternatif yang disarankan adalah strategi intensif (penetrasi pasar) atau integratif (integrasi ke belakang).
Tahap Keputusan
Tahap ini menggunakan Matriks Perencanaan Strategi Kuantitatif (QSPM) dengan memasukkan analisis input dari Matriks EFE, IFE, Matriks SWOT,dan IE untuk secara objektif menentukan strategi yang akan dijalankan diantara strategi-strategi alternatif.
Matriks QSPM
Matriks QSPM digunakan untuk membandingkan seluruh faktor internal dan faktor eksternal perusahaan dengan dua pilihan strategi alternatif berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya.
Tabel 1.4 Matriks QSPM
NO Faktor Utama Bobot
Penetrasi Pasar
Integrasi ke Belakang
AS TAS AS TAS
Kekuatan (Strength) 1 Seluruh kegiatan operasional perusahaan sudah
menggunakan teknologi informasi yang memadai
0.0793 4 0.2956 2 0.1586 2 Hampir seluruh staff HRD memiliki sertifikat
Human resource professional 0.1048 4 0.4192 3 0.3144
3 Permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM
semakin meningkat. 0.2138 4 0.8552 2 0.4276
4 Top level manajemen memiliki komitmen kuat
untuk memanfaatkan SI/TI pada proses bisnis 0.4382 Kelemahan (Weaknesses)
1 Tingginya angka turnover karyawan 0.0312 3 0.0936 2 0.0624 2 Belum adanya penyajian informasi yang efektif. 0.0655 3 0.1965 1 0.0655 3 Sistem administrasi yang belum self service
sehingga masih banyak aktivitas yang paper based.
0.0326 3 0.0978 2 0.0652 4 Pemanfaatan teknologi & sistem informasi yang
belum terintegrasi secara optimal 0.0346 3 0.1038 1 0.0346
Total 1
Peluang (Opportunities) 1 Penggunaan media sosial untuk mencari tenaga
kerja baru 0.2037
2 Memperoleh kandidat yang siap pakai melalui
pemberdayaan Fresh Graduate 0.1622 3 0.4866 2 0.3244
3 Adanya jumlah penduduk Indonesia yang termasuk kedalam kategori angkatan kerja dan pengangguran
0.0837 4 0.3348 2 0.1674 4 Perkembangan teknologi informasi yang
semakin meningkat 0.2302 3 0.6906 2 0.4604
Ancaman (Threats) 1 Calon – calon tenaga kerja yang memiliki
kualitas baik mengalami penurunan 0.0951 3 0.2853 2 0.1902 2 Penawaran remunerasi yang lebih besar atau
penetapan standar gaji yang berbeda – beda, serta berbagai fasilitas lainnya yang ditawarkan oleh perusahaan lain.
0.0499 2 0.0998 1 0.0499
3 Maraknya usaha pembajakan tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki pengalaman yang dilakukan oleh perusahaan lain.
0.0507 3 0.1521 2 0.1014 4 Penawaran kemudahan dalam penggunaan
teknologi informasi yang disediakan perusahaan 0.1245
pesaing.
Total 1
Penjumlahan Total Daya Tarik 4.1109 2.422
Sumber : Wawancara dan Pengolahan Data (2015)
Dari tabel hasil matriks QSPM diatas dapat kita lihat bahwa strategi Penetrasi Pasar mempunyai nilai Total Attractiveness Score (TAS) sebesar 4.1109 dan strategi Integrasi ke Belakang mempunyai nilai Total Attractiveness Score (TAS) sebesar 2.422. Dari kedua alternatif strategi yang ada, strategi Penetrasi Pasar mempunyai nilai Total Attractiveness Score (TAS) yang paling tinggi sehingga strategi yang paling dibutuhkan oleh PT. XYZ adalah Penetrasi Pasar.
Strategi penetrasi pasar dengan memanfaatkan kekuatan internal dan peluang eksternal PT. XYZ harus berfokus kepada melakukan peningkatan penggunaan teknologi dan sistem informasi yang sudah ada di perusahaan untuk membantu kegiatan divisi HRD melalui sistem Human Resource Information System (HRIS). Strategi HRIS ini bertujuan agar para staff ahli khususnya yang telah dimiliki oleh divisi human resource development (HRD) dapat terbantu dan agar terjadi adanya interaksi dua arah antara staff HRD dengan divisi dan business unit lain yang dimiliki oleh perusahaan.
Hasil Akhir Analisis Strategi
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap lingkungan eksternal dan internal dengan menggunakan matriks SWOT pada PT. XYZ, maka didapatkan perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen sumber daya manusia (SISDM) sebagai hasil untuk mendukung serta memperkuat penerapan strategi SO yang dalam hal ini untuk mengembangkan internal bisnis perusahaan khususnya divisi HRD. Dari hasil strategi SO tersebut berikut penjelasannya:
Meningkatkan teknologi dan sistem informasi yang sudah ada di perusahaan untuk membantu staff ahli dalam mencari, menyaring dan memenuhi permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM.
Sehingga dengan adanya pemanfaatan dan pengoptimalan penggunaan teknologi dan sistem informasi yang telah perusahaan miliki diharapkan mampu membantu dan mempermudahan kegiatan operasional dan pelaksanaan kegiatan manajamen SDM yang ada pada perusahaan. Juga untuk meningkatkan dan memberikan kemudahan dalam aktivitas manajemen sdm.
Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah dibahas sebelumnya dari analisis proses bisnis yang berjalan dan perumusan strategi yang telah dilakukan, maka strategi yang memungkinkan untuk digunakan serta memberikan solusi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh perusahaan adalah dengan menggunakan human resource information system (HRIS).
Sehingga perusahaan dapat mendukung staff ahli dalam rangka mencari, menyaring dan mempertahankan SDM yang dimiliki. Dengan perancangan human resource information system ini diharapkan perusahaan dapat meminimalisir angka turnover karyawan. Human resource information system ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses kerja karyawan di perusahaan, meminimalisir biaya yang harus dikeluarkan serta membantu para manajer lini dalam melakukan pembuatan keputusan.
Adapun fitur yang terdapat pada Human Resource Information System yang akan di rancang adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengantisipasi kekurangan karyawan dan pemenuhan kebutuhan karyawan dalam waktu mendesak, penyusun akan membuat satu database dimana didalam database tersebut tersimpan data diri kandidat yang pernah melamarkan diri ke PT. XYZ sehingga ketika adanya permintaan karyawan baru, sebelum melakukan pembuatan lowongan pekerjaan, divisi HRD dapat menggunakan data kandidat yang pernah melamar tersebut untuk dihubungi dan ditanyai apakah kandidat tersebut bersedia untuk mengikuti proses seleksi atau tidak. Dari database pelamar ini juga dapat mendeteksi apabila ada cv baru yang masuk dari hasil iklan lowongan pekerjaan, apakah pelamar yang mengirimkan cv sudah pernah mengikuti proses seleksi atau belum.
2. Untuk membedakan penyimpanan dari proses seleksi eksternal dan internal, penyusun membuat suatu form terpisah untuk hasil proses seleksi eksternal dan seleksi internal perusahaan. Sehingga ketika staff HRD ingin membuat laporan hasil penyeleksian antara seleksi internal dan seleksi eksternal tidak menjadi satu form lagi.
3. Agar memudahkan kegiatan administrasi antara karyawan dengan divisi HRD, penyusun membuatkan sistem yang memungkinkan karyawan PT. XYZ untuk melakukan kegiatan self service. Adapun menu yang dapat diakses secara self service oleh karyawan adalah informasi data personal karyawan, pengajuan form penilaian kinerja, pengajuan resign dan review hasil pelatihan karyawan.
4. Untuk memudahkan melakukan perhitungan penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh pihak manajer, penyusun akan membuatkan suatu form penilaian kinerja dimana didalam form tersebut sudah terdapat tombol yang bisa mengkalkulasikan perhitungan nilai. Serta penyusun memberikan fasilitas untuk memudahkan staff HRD memberikan kesimpulan dari hasil penilaian yang telah dilakukan oleh masing – masing manajer dari divisi ataupun bisnis unit yang juga dari hasil penilaian tersebut karyawan dapat melihat langsung hasil dari penilaian yang dialkukan.
5. Untuk memudahkan staff HRD dan manajer melakukan pemantauan dalam pergerakan keluar masuknya karyawan, penyusun akan membuatkan fitur laporan jumlah karyawan yang lolos seleksi dan laporan karyawan yang keluar. Dimana didalam laporan tersebut, manajer dan pihak HRD dapat melihat pergerakan yang terjadi terhadap karyawan dengan mudah tanpa harus melakukan pengecekan pada file yang terpisah – pisah. Selain itu ini memudahkan manajer dan staff HRD mengambil keputusan kapan membutuhkan karyawan baru serta perlu dilakukannya perekrutan karyawan.
6. Demi memberikan kemudahan dalam mengakses seta memperbarui data diri karyawan PT. XYZ, penyusun membuat suatu database dimana di dalam database tersebut tersimpan data diri lengkap karyawan dan staff HRD dapat dengan mudah mengakses serta megedit dan memperbarui data diri karyawan apabila ada terjadinya perubahan.
Usulan Perancangan
Usulan analisis dan perancangan Human Resource Information System ini dilakukan untuk melakukan perbaikan berdasarkan hasil analisis strategi dan kebutuhan perusahaan pada bab sebelumnya. Adapun usulan rancangannya meliputi proses rekrutmen & seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan
pemberhentian karyawan.
4.1 System Requirement
Berdasarkan hasil dari analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya mengenai kebutuhan pengguna terhadap sistem yang dirancang, maka penulis mendapatkan hasil sebagai berikut:
Tabel 1.5 Hasil Penurunan Analisis ke Dalam Perancangan Sistem
No Faktor Analisis Tuntutan Fitur
1 Kebutuhan pihak manajer untuk mengetahui jumlah ketersediaan karyawan dan pergerakan karyawan di internal perusahaan sehingga membutuhkan adanya rekrutmen baru
a. Ketersediaan informasi mengenai jumlah karyawan yang keluar b. Ketersediaan informasi mengenai
perpindahan karyawan
Laporan Hasil Seleksi Intenal, Laporan Pemindahan Karyawan, Laporan Karyawan Keluar 2 Kebutuhan pihak divisi HRD
akan kecocokan lowongan pekerjaan yang dikeluarkan dengan jumlah berkas lamaran yang masuk
Staff HRD dapat melakukan pencocokan lowongan yang dibuat dengan lamaran yang masuk
Lowongan Pekerjaan, Data Pelamar
Tabel 1.5 Hasil Penurunan Analisis ke Dalam Perancangan Sistem
No Faktor Analisis Tuntutan Fitur
3 Belum adanya database yang menyimpan data pelamar secara benar
Dibutuhkannya informasi tentang pelamar yang pernah melamar sehingga ketika terjadi kebutuhan mendesak, staff HRD dapat melihat data pelamar yang pernah melamar
Data Pelamar
4 Belum adanya penyimpanan hasil pelatihan yang dilakukan secara tepat
Ketersediaan informasi
mengenai pelatihan yang pernah dilakukan juga siapa saja karyawan yang pernah mengikuti pelatihan tersebut
Data Pelatihan, Laporan Hasil Pelatihan
5 Sistem penilaian kinerja yang bersifat self appraised akan tetapi masih kurangnya feedback yang perusahaan berikan kepada karyawan
Kemudahan dalam melakukan pengajuan penilaian kinerja juga dapat mengetahui hasil penilaian yang dilakukan oleh manajer kepada karyawan
Penilaian Kinerja Karyawan
6 Sistem administrasi yang belum self service dan masih banyak aktivitas yang paper based
Fasilitas interaksi antara karyawan dengan pihak divisi HRD
Pengajuan SPTK, pengajuan pelatihan, informasi personal karyawan, pengajuan pengunduran diri, surat peringatan
Sumber : Penulis (2015)
Antar Muka Pengguna Human Resource Information System PT. XYZ
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan den system requirement yang dibutuhkan maka dirancanglah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terintegrasi pada PT. XYZ. Berikut ini merupakan tampilan berdasarkan menu yang dapat diakses oleh pengguna Human Resource Information System di PT XYZ
Gambar 1.2 Halaman Login User Gambar 1.3 Halaman Beranda
Gambar 1.4 Halaman View Surat Permintaan Tenaga Kerja (SPTK)
Gambar 1.6 Halaman Detil Data Karyawan
Gambar 1.5 Halaman Detail Request Permintaan karyawan (SPTK)
Gambar 1.8 Halaman Performance Appraisal View
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari hasil analisis strategi dan perancangan terhadap human resource information system berbasis website pada PT. XYZ dapat disimpulkan beberapa hal antara lain: (1) Dari hasil analisis proses berjalan, terdapat beberapa permasalahan diperusahaan seperti penyampaian informasi perusahaan yang masih terbatas, kesulitan pihak divisi HRD dalam melakukan penyimpanan data pelamar, proses kegiatan seperti permintaan karyawan, pengajuan pelatihan, dan pengajuan pengunduran diri yang belum self service, kurangnya feedback yang didapat oleh karyawan setelah penilaian kinerja dilakukan dan pengupdatean data karyawan yang masih berpusat pada staf HRD; (2) Dari hasil analisis kondisi internal dan eksternal perusahaan, PT. XYZ memiliki kekuatan yang dapat digunakan untuk menutupi kelemahan yang dihadapi dengan memanfaatkan peluang yang ada pada perusahaan.
Dan berdasarkan hasil pencocokan terhadap matriks SWOT, PT. XYZ dapat menerapkan human resource information system sebagai alat untuk membantu perusahaan dalam hal mendapatkan, mengelola serta mempertahankan karyawan sehingga diharapkan dapat meminimalisir angka turnover karyawan; (3) Dengan adanya human resource information system yang terintegrasi, mampu membantu para staff ahli divisi HRD pada PT. XYZ dalam rangka melakukan perekrutan baik perekrutan eksternal ataupun internal dan menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam proses penyeleksian dan pencarian karyawan karyawanpun dapat menjadi lebih terorganisir dan serta efektif.
Saran
Berikut saran yang diberikan pada pihak perusahaan dan pengembangan sistem aplikasi selanjutnya:
(1) Sistem yang telah dibangun tetap harus mendapatkan perawatan sehingga ketika terjadinya perkembangan bisnis dan sistem yang lama sudah dirasa kurangefektif, maka pihak perusahaan mampu memberikan keputusan untuk melakukan tahap pengembangan yang lebih lanjut untuk mengimbangi perkembangan bisnis yang terjadi pada perusahaan; (2) Untuk tahap pengembangan lebih lanjut, sistem yang sudah ada dapat lebih dikembangkan lagi dalam bentuk Executive Information System (EIS) yang merupakan suatu sistem informasi yang mampu menghasilkan informasi yang membantu top level manajemen dalam pengambilan keputusan. Sehingga keputusan yang dihasilkan berdasarkan pada informasi yang realtime dan uptodate; (3) Perlu diperhatikan kembali, salah satu pemicu terjadinya keinginan karyawan untuk keluar dari perusahaan adalah kurangnya pemberian reward yang perusahaan berikan kepada karyawannya. Perusahaan perlu memperhatikan dengan cermat bagaimana kebutuhan dan kompetensi yang dimiliki oleh sdmnya sehingga apabila hal tersebut sudah dilakukan, diharapkan dapat meminimalisir minat karyawan untuk keluar dari perusahaan dan juga hal tersebut dapat mengurangi pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan akibat adanya karyawan yang keluar.
REFERENSI
Baker, M. J. (2007). Marketing Strategy and Management. Basingstoke: Palgrave Macmillan.
Bohlander, G. W., & Snell, S. A. (2010). Managing Human Resource, 15 edition. Canada: South- Western Cengage Learning.
Brian, A., & Fonny Arisandy J. (2013). Pedoman Lengkap Professional SDM Indonesia. Jakarta:
Penerbit PPM.
Byars, L. L., & Rue, L. W. (2006). Human Resource Management, 8th Edition. New York: McGraw- Hill.
Chauhan, A., Sharma, S. K., & Tyagi, T. (2011). Role of HRIS in improving modern HR Operation.
Review of Management, 58-70.
Daft, R. L. (2008). Organization Theory and Design. South-Western: CENGAGE Learning.
David, F. R. (2013). Strategic Management Concepts and Cases (14th ed.). United State of America:
Prentice Hall.
Dessler, G. (2011). Human Resource Management. New Jersey: Pearson Education.
Dessler, G., & Al Ariss, A. (2012). Human Resource Management: Arab World Edition.
Fitz-enz, d. (2002). How to Measure Human Resource Management (3rd ed.). New York: McGraw- Hill.
Greenidge, D., Alleyne, P., Parris, B., & Grant, S. (2012). A Comparative study of recruitment and training practices between small and large businesses in an emerging market economy.
Journal of Small Business and Enterprise Development, 164-182.
Hussain, Z., Wallace, J., & Cornelius, N. E. (2007). The Use and Impact of Human Resource
Information Systems on Human Resource Management Professional. Journal of Information and Management.
Ivancevich, J. M., & Hoon, L. S. (2002). Human Resource Management in Asia. New York: McGraw- Hill.
Jimoh A, O., & Danlami S, A. (2011). Strategic Human Resource Management and Organizational Performance in the Nigerian Manufacturing Sector: An Empirical Investigation.
International Journal of Business and Management, 6, No. 9.
Khera, D. N., & Gulati, K. (2012). Human Resource Information System and Its Impact on Human Resource Planning. Journal of Business and Management, 3.
Kirkpatrick, D. (2012). Integrating Training and Performance Appraisal.
Kumar, N. A., & Parumasur, S. B. (2013). Managerial Perception of the impact HRIS on organizational efficiency. Journal of Economics and Behavioral Studies, 861-875.
Lippert, S. K., & Swiercz, P. M. (2005). Human Resource Information System (HRIS) and Technology Trust. Journal of Information Science.
Maier, C., Laumer, S., Eckha, A., & Weitzel, T. (2013). Analyzing the Impact of HRIS Implementation on HR Personnerl's Job Satisfacton and Turnover Intention. Jurnal of Strategic Information System.
Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2006). Human Resource Management: Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi ke-10 (Edisi Bahasa Indonesia ed.). Jakarta: Salemba Empat.
Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2010). Human Resource Management. Boston: CENGAGE Learning.
Mondy, W. R. (2010). Human Resource Management, 11th Edition. New Jersey: Pearson Education.
Mustapha, M. A., Ilesanmi, O. A., & Aremu, M. (2013). The Impact of Well Planner Recruitment and Selection Process on Corporate Performance in Nigerian Banking Industry. International Journal of Academic Research in Business and Social Science, 3.
Noe, R., Hollenbeck, J., Gerhart, B., & Wright, P. (2011). Fundamentals of Human Resource Management (4th ed.). New York: McGraw-Hills.
Obeidat, Y. B. (2012). The Relationship between Human Resource Information System (HRIS) functions and Human Resource Management functionalities. Journal of Management Research, 4.
Ofori, D., & Aryeetey, M. (2011). Recruitment and Selection in Small and Medium Enterprises.
International Journal of Business Administration.
Petrillose, M. J. (1998). Improvng Bottom-Line Results by Managing Turnover and Abseenteism.
Bottomline.
Reddick, P. C. (2009). Human Resource Information System in Texas City Governments: Scope and Perception of its Effectiveness. Journal of Public Personnel Management.
Rivai, V., & Jauvani, E. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Rivai, V., & Jauvani, E. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented Analysis and Desgn with the Unified Process. Boston: CENGAGE TECHNOLOGY :CENGAGE Learning.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Systems Analysis and Design : In a Changing World (6th ed.). Boston: Course Technology : CENGAGE Learning.
Slavianska, V. (2012). Measuring The Impact of Human Resource Management Practices on Employee Turnover. Problems of Management in The 21st Century, 4.
Snell, S. A., & Bohlander, G. W. (2007). Human Resource Management (14th ed.). South Western:
Thomson.
Stewart, G. L., & Brown, K. G. (2011). Human Resource Management: Linking Strategy to Practice, 2nd Edition. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.
Stoner, J. F., Freeman, R. E., & Gilbert, D. R. (2005). Management (13th ed.). New Jersey: Prentice Hall Uma.
RIWAYAT PENULIS
Norma Ayu Anggraini lahir di kota Jakarta pada 22 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2015.
