BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Untuk membuat perancangan 5S diperlukan panduan untuk menunjang penulisan skripsi ini yang diperoleh dari berbagai sumber seperti buku-buku mengenai 5S.
2.2 Revolusi 5S
Banyak majalah manajemen memuat diskusi tentang keunggulan relatif manajemen top-down lawan manajemen bottom-up. Tetapi mempersoalkan hal ini adalah tidak tepat. Manajemen top-down tidak akan berhasil bila orang di bawah yang menerima perintah tidak patuh pada manajemen. Sebaliknya, mustahil memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari manajemen bottom- up bila orang di atas tidak memiliki komitmen untuk melaksanakannya.
Bisnis sebenarnya mirip regu olah raga. Beberapa orang adalah manejernya,
yang lain pemainnya, yang lain lagi pendukungnya, dan semua haru melakukan
tugas masing-masing bila tim ingin memperoleh kemenangan. Tim terbaik
adalah tim di mana setiap orang mengetahui apa yang menjadi tugasnya dan
melaksanakan tugas tersebut.
Tim unggul yang sebenarnya tidak memiliki bintang yang tangguh. Misalnya dalam baseball, bila gelandangnya bagus, pemukul bola lebih suka memukul bola jarak pendek daripada bola jarak jauh dan mencapai base secepat mungkin ketimbang mencoba untuk memukul bola sekeras-kerasnya supaya sekali pukul dapat lari mencapai homebase. Kombinasi hal-hal kecil ini menjadi dasar keberhasilan tim unggul. Tim yang benar-benar unggul memiliki nilai lebih ketimbang jumlah pemain. Pada tim yang biasa-biasa saja, satu tambah satu adalah dua, tetapi pada tim yang paling unggul adalah tiga. Kerjasama seluruh anggota tim untuk memperoleh kemenangan adalah lebih baik ketimbang seorang bintang. Tetapi dalam bisnis seperti juga dalam olah raga, mungkin saja satu tambah satu adalah satu, bahkan kurang dari satu bila pemainnya bermain saling berlawanan dan saling menjegal.
Itulah sebabnya mengapa begitu banyak perusahaan Jepang, baik besar maupun kecil, berusaha keras untuk mempromosikan aktivitas mutu yang melibatkan setiap orang dan menghimbaunya untuk bekerja sama sebagai satu tim. Tetapi, seperti terbukti dari sejumlah kecil percobaan, hal ini tidak mudah dilaksanakan.
Disinilah 5S dapat berhasil guna. 5S bukan saja sangat diperlukan untuk
melibatkan setiap orang tetapi juga merupakan suatu aktivitas untuk meraih
sukses. Jika diselidiki mengapa 5S diperlukan di tempat kerja, ternyata ada
beraneka ragam pekerjaan yang kita lakukan secara tidak sadar. 5S dapat
membantu dalam segala sesuatu yang kita kerjakan.
2.3 Keunggulan yang dihasilkan 5S
Bila dalam perusahaan dapat menerapkan 5S, maka akan dapat melakukan apa saja. Walaupun 5S paling efektif dalam penyempurnaan manajemen setiap perusahaan, ada sejumlah aktivitas lain yang menganjurkan untuk membentuk tim kerja sama yang lebih baik dan menyempurnakan kondisi kerja. Bila perusahaan dapat menerapkan 5S, perusahaan juga dapat melengkapinya dengan sistem kerja lain tanpa menemui masalah dan tetap memperoleh hasil yang baik. Ini karena 5S hanya memerlukan sedikit staff manajer yang tangguh, hal yang sebaliknya sangat tergantung pada setiap karyawan untuk melaksanakannya dan untuk meningkatkan diri supaya berhasil guna. 5S tidak akan berhasil, kecuali setiap orang ikut terlibat dan mencurahkan perhatian untuk 5S itu. Bila hal itu dilaksanakan, berarti sistem yang lain sudah diterapkan setengah jalan.
Perlu diketahui tujuan manajemen berkaitan dengan prinsip 5S, sangat sederhana yaitu merancang prosedur yang mudah diikuti, memastikan bahwa segala sesuatu berjalan lancar, melibatkan setiap orang dalam membuat dan memelihara penyempurnaan, menyempurnakan tingkat jaminan mutu. Dilihat dari sudut pandang ini, jelas bahwa melalui 5S kita dapat mempelajari prinsip dasar manajemen.
5S adalah prinsip yang paling mudah dipahami. Prinsip ini memungkinkan
untuk memperoleh partisipasi secara total. Tidak akan berhasil bila 5S tidak
diterapkan, sebaliknya keuntungan yang diperoleh dengan menerapkan 5S akan terlihat dengan jelas. Sesungguhnya 5S bukan prototipe program partisipasi secara total. 5S adalah penjelmaan dari kesenangan dan pengetahuan teknik partisipasi secara total. Dapat dikatakan bahwa 5S merupakan barometer yang menunjukkan bagaimana perusahaan itu dikelola dan merupakan tolak ukur bagaimana partisipasi para pekerja secara total.
Walaupun gerakan 5S jelas memberikan hasil dalam penyempurnaan besar di dalam ruang lingkupnya, tetapi lebih bermanfaat dalam mengubah cara orang merancang pekerjaannya dan apa yang mereka kerjakan. Hal ini penting sekali agar orang-orang melihat segala sesuatu secara lebih jelas.
Setiap bagian proses 5S adalah penting. Setiap langkah memiliki potensi untuk membuka mata kita. 5S adalah cara terbaik untuk menghilangkan pemborosan. Itulah sebabnya mengapa 5S telah diambil dalam elektronika dan industri mesin presisi sebagai ujung tombak teknologi. Itulah sebabnya muncul kesadaran baru terhadap 5S.
2.4 Pengertian 5S
Dalam dunia industri 5S bukanlah suatu hal yang baru. Hampir setiap
perusahaan yang menyadari pentingnya menjaga standar mutu produknya akan
menerapkan 5S. Sebagaimana setiap kata memiliki arti yang luas, demikian
pula dengan aktivitas 5S yang bahkan kadang-kadang memiliki arti yang kurang
jelas. Maka untuk itu harus diuraikan dengan jelas arti 5S, hal yang harus dilakukan, dan hasil yang diperoleh bila menerapkan 5S. Berikut adalah 5 butir prinsip 5S beserta penjelasannya :
2.4.1 Seiri (Pemilahan)
Umumnya istilah ini berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu atau dengan kata lain memisahkan barang-barang yang diperlukan dalam pekerjaan dengan barang-barang yang tidak diperlukan itu dalam jumlah seminim mungkin dan menyimpannya pada tempat yang mudah untuk dijangkau.
Yang diutamakan pada butir ini adalah manajemen stratifikasi dan mencari penyebab-penyebabnya untuk menghilangkan yang tidak diperlukan serta menghilangkan penyebab itu sebelum menimbulkan masalah.
Gambar 2.1 Proses Pemilahan
Pembersihan besar-besaran
M embuang segala sesuatu yang tidak perlu
M enangani barang cacat, suku
cadang, dan produk cacat M enangani penyebab
M anajemen Stratifikasi
Dalam berbagai situasi dan pembicaraan mengenai berbagai masalah, kita berbicara tentang perlunya pemilahan yang berarti memilah dan membenahi segala sesuatu yang kita kerjakan. Pemilahan lebih rumit ketimbang sekedar membuang yang tidak diperlukan. Misalnya, setiap orang dapat membersihkan ruangan atau meja yang berantakan, tetapi hanya pemiliknya yang dapat membuat sistem dan menyusun segalanya di tempat yang tepat.
Ada berbagai teori yang berbeda tentang bagaimana memilah pekerjaan, tetapi langkah awal semua teori itu adalah membagi segala sesuatu ke dalam kelompok sesuai dengan urutan kepentingannya.
Langkah pertama adalah menciptakan tingkatan kepentingan dan menerapkan manajemen stratifikasi. Diagram Pareto, Metode KJ, dan membuat daftar persediaan barang pun merupakan cara untuk menyusun barang, memutuskan mana yang penting dan mana yang sangat penting, kemudian menyiapkan manajemen berdasarkan prioritas.
Tabel 2.1 Azas Pemilahan
Derajat kebutuhan (Frekuensi pemakaian) Metode Penyimpanan (Stratifikasi)
Rendah • Barang yang tidak dipergunakan tahun lalu
• Barang yang hanya dipergunakan sekali dalam waktu 6-12 bulan terakhir
• Buang
• Simpan jauh-jauh
Rata-Rata • Barang yang hanya dipergunakan dalam waktu 2-6 bulan terakhir
• Barang yang dipergunakan lebih dari sekali dalam sebulan
• Simpan di bagian tengah tempat kerja
Tinggi • Barang yang dipergunakan sekali dalam seminggu
• Barang yang dipergunakan setiap hari
• Barang yang dipergunakan setiap jam
• Simpan dekat orang yang menggunakannya atau simpan di kantong baju/celana orang itu
Tabel 2.2 Menyimpan barang yang diperlukan
Barang Penyimpanan Barang yang sering
digunakan
Simpan di tempat yang mudah terjangkau
Barang yang selalu digunakan
Simpan supaya mudah diambil, mudah disimpan dan mudah dipahami di mana harus disimpan
Barang yang kadang- kadang digunakan
Pastikan untuk menyimpannya kembali di tempat semula yang berarti harus ada sebuah papan bergambar, kode warna, dan lain-lain
Arsip Beri nomor dan kode warna baik pada rak maupun pada penjilid
Membuang barang persediaan yang kurang laku atau membuat perubahan berkala sesuai permintaan, merupakan cara lain untuk memindahkan atau membuang barang yang kurang diperlukan sehingga dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian. Supaya butir ini dapat berhasil diterapkan dalam perusahaan, maka diperlukan untuk memutuskan dengan tegas bahwa harus dibedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan.
Perusahaan harus menerapkan manajemen stratifikasi.
Aktivitas Seiri (Pemilahan) :
• Menghilangkan yang tidak perlu.
• Menangani penyebab kotoran.
• Kaizen dan pemilahan berdasarkan azasnya.
2.4.2 Seiton (Penataan)
Umumnya dalam penerapan 5S, Seiton berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini merupakan cara untuk menghilangkan proses pencarian.
Yang diutamakan di sini adalah manajemen fungsional dan penghapusan proses pencarian. Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti anda memiliki tempat kerja yang rapi.
Dalam melakukan penataan, untuk membantu pelaksanaannya, ada tiga aturan yang harus ditaati yaitu :
1. Tentukan tempat barang yang tepat.
2. Tentukan bagaimana menyimpan barang 3. Taati aturan penyimpanan.
Prosedur dasar untuk penataan ialah analisis kenyataan, tentukan
tempatnya yang tepat, tentukan bagaimana seharusnya menyimpan
barang, dan ajarkan setiap orang mentaati aturan penyimpanan. Penataan
adalah pengkajian efisiensi. Pengkajian itu berupa pertanyaan seberapa
cepat anda dapat menemukan barang yang diperlukan dan seberapa
cepat anda dapat menyimpannya kembali. Membuat keputusan yang
berubah-ubah di mana barang harus disimpan, tidak akan
mempersingkat waktu anda. Sebaliknya anda harus menganalisis mengapa mengambil dan menyimpan barang memerlukan waktu demikian lama. Anda harus mengkaji hal ini, baik untuk karyawan baru maupun karyawan lama. Anda harus memikirkan sistem yang dimengerti setiap orang, jika tidak semua usaha akan sia-sia.
Aktivitas Seiton (Penataan) :
• Penyimpanan fungsional berdasarkan 5W dan 1H.
• Praktik dan kompetisi dalam menyimpan dan mengambil barang.
• Menatarapikan tempat kerja dan peralatan.
• Menghilangkan pemborosan waktu untuk mencari barang.
2.4.3 Seiso (Pembersihan)
Istilah ini berarti menghilangkan sampah, kotoran dan barang asing
untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih, pembersihan sebagai
cara inspeksi. Disini diutamakan pembersihan sebagai pemeriksaan
terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang tidak memiliki
cacat dan cela. Walaupun membersihkan jelas berarti membuang
sampah dan kotoran serat menjadikan barang lebih bersih, akhir-akhir
ini hal ini menjadi semakin penting. Dengan mutu yang lebih tinggi,
ketepatan yang lebih tinggi, dan teknologi pemrosesan yang lebih halus,
hal-hal terkecil pun masih terbagi-bagi lagi. Itulah sebabnya tidak boleh
menyerah dalam mengadakan pembersihan secara tuntas.
Pembersihan lebih luas artinya daripada sekedar membersihkan tempat dan peralatan. Dalam pembersihan juga tercakup kesempatan untuk pemeriksaan. Bahkan tempat yang tidak kotorpun harus dicek ulang dan diperiksa. Semua barang harus dibersihkan secara tuntas bila pembersihan dilakukan dengan benar, dan itulah sebabnya mengapa dikatakan bahwa membersihkan adalah memeriksa. Jadi pembersihan adalah sesuatu yang memiliki pengaruh besar atas waktu istirahat, mutu, keamanan, semangat kerja dan setiap aspek operasi lain. Bagian ini memerlukan perhatian secara penuh. Gerakan 5S berusaha mencapai kotoran nihil dan debu nihil serta menghilangkan cacat dan kesalahan kecil sesuai dengan tujuan dilakukannya pemeriksaan utama.
• Saya tidak akan membuat barang menjadi kotor.
• Saya tidak akan menumpahkan sesuatu.
• Saya tidak akan membiarkan barang berserakan.
• Saya akan segera membersihkan barang yang kotor
• Saya akan menulis kembali tulisan yang telah terhapus
• Saya akan menempelkan kembali pengumuman yang terlepas Gambar 2.2 Janji 5S
Pada umumnya, ada tiga langkah pembersihan yang benar. Pertama,
aktivitas tingkat makro membersihkan segala sesuatu dan mencari cara
untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan
keseluruhan gambaran. Kedua, tingkat individual, menangani tempat
kerja khusus. Ketiga, tingkat mikro, di mana suku cadang dan alat khusus dibersihkan dan penyebab kotoran dicari dan diperbaiki.
Gambar 2.3 Ancangan tiga langkah Ada empat langkah yang harus diikuti :
1. Bagi daerah itu menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap bagian.
2. Tentukan apa yang harus dibersihkan, urutannya, dan kemudian kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sumber masalahnya dapat dianalisis.
3. Revisi cara melakukan pembersihan dan alat yang dipergunakan sehingga tempat yang sukar dibersihkan akan mudah dibersihkan.
4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa yang dikehendaki.
M em bersihkan segala sesuatu dan m enangani penyebab keseluruhannya
M em bersihkan tem pat kerja khusus dan bagian m esin khusus
M em bersihkan bagian dan alat khusus serta penyebab kotoran diidentifikasi
dan diperbaiki M akro
Individual
M ikro
Aktivitas Seiso (Pembersihan) :
• Keadaan di mana 5S berguna.
• Pembersihan yang lebih efisien.
• Membersihkan dan memeriksa peralatan dan perkakas.
2.4.4 Seiketsu (Pemantapan)
Pemantapan berarti memelihara keadaan bersih yang, dalam konteks 5S, mencakup pertimbangan lain seperti warna, bentuk, pakaian, dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Atau pengertiannya dianggap sebagai pengulangan pemilahan, penataan, dan pembersihan serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa keadaan 5S dipelihara. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur sehingga keadaan tidak normal tampak, dan melatih ketrampilan untuk menciptakan dan memelihara kontrol visual. Dalam hal ini terutama diperlukan manajemen visual dan pemantapan 5S. Inovasi dan manajemen visual terpadu dipergunakan untuk mencapai dan memelihara kondisi yang dimantapkan sehingga selalu dapat bertindak dengan cepat.
Manajemen visual akhir-akhir ini dipandang sebagai cara efektif
menerapkan kaizen. Saat in kaizen diterapkan dalam produksi, mutu,
keamanan, dan sebagainya. Manajemen warna (Manajemen pengkodean
warna) akhir-akhir ini mendapat perhatian besar. Bukan saja
dipergunakan untuk manajemen pengkodean warna tetapi juga untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih kondusif bagi pekerjaan.
Semakin banyak orang yang bekerja manual yang memilih mengenakan busana putih dan warna lembut lainnya. Karena kotoran yang menempel pada busana ini akan cepat terlihat, maka akan mudah diketahui tingkat kebersihan suatu benda. Hal ini membuktikan pentingnya kepandaian dan tindakan.
Untuk melakukan kontrol visual maka sudah pasti memerlukan alat bantu visual. Haru melatih ketrampilan dalam merancang alat kreatif untuk memperlancar proses ini. Tantu saja salah jika hanya mengandalkan tanda visual saja dan juga memerlukan keempat indera lain untuk membantu orang memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang sedang terjadi. Untuk memberi gambaran tentang berbagai jenis peragaan kontrol visual yang dibutuhkan, misalnya ada :
• Peragaan untuk membantu orang mencegah membuat kesalahan operasi.
• Waspada terhadap bahaya.
• Indikasi di mana barang harus diletakkan.
• Penandaan peralatan.
• Peringatan untuk berhati-hati dan cara operasi.
• Peragaan pemeliharaan preventif.
• Instruksi.
Hal utama dalam merancang kontrol visual semacam itu dapat dilihat pada gambar 2.2. Jika dapat ingat dengan hal ini, serta merancang dan merevisi standar dan alat yang diperlukan untuk mengidentifikasi ketidaknormalan, maka pekerjaan akan jauh lebih lancar dan hasilnya lebih baik
Gambar 2.4 Hal yang harus diingat dalam membuat alat kontrol visual Aktivitas Seiketsu (Pemantapan) :
• Manajemen visual inovatif.
• Deteksi dan tindakan dini.
• Alat (misalnya manual) untuk memelihara pemantapan.
• Pemberian kode warna.
2.4.5 Shitsuke (Pembiasaan)
Umumnya, istilah ini berarti pelatihan dan kemampuan untuk melakukan apa yang ingin dilakukan meskipun itu sulit dilakukan.
Dalam istilah 5S, ini berarti menanamkan atau memiliki kemampuan
1. Mudah dilihat dari jarak jauh.
2. Pasang peragaan pada barang yang bersangkutan.
3. Usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang benar dan apa yang salah.
4. Usahakan supaya setiap orang dapat menggunakannya dengan mudah dan kapan saja.
5. Usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan.
6. Usahakan supaya dengan melaksanakannya membuat temapt kerja lebih terang dan lebih teratur.
