BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

32 BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Sumber: Data Perusahaan, 2019

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Human Capital Department, Bagian Recruitment di PT Astra Internasional TBK - Honda

PT Astra Internasional Tbk – Honda merupakan perusahaan yang bergerak di bidang main dealer dan dealer dari motor Honda, yang berada di Sunter, Jakarta Utara.

Selama menjalani praktik kerja magang di PT Astra Internasional Tbk – Honda, penulis berada di bagian human capital department, lebih tepatnya di recruitment & employer branding. Selama ini, penulis diberi tugas langsung oleh Jenifer Siandita sebagai rekan dan tempat penulis bertanya. Angelina Santy selaku sub-head human capital department sebagai pembimbing langsung dalam membantu proses praktik kerja magang yang dijalankan penulis. Penulis memegang social media yaitu instagram dari Astra Motor, melakukan job posting, membuat konten, design foto dan video dari acara yang dilaksanakan oleh Astra Motor sendiri. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan antusiasme

Angelina Santy

Jenifer Siandita

Regita Silvani

Recruitment Luki Tjahajati

HSO Head Human Capital Development Department

Sub Dept Recruitment, Training and People Development

Intern

(2)

33 dan pemahaman lebih jelas tentang Astra Motor kepada pihak internal dan eksternal dari perusahaan. Penulis juga membantu melakukan selection menggunakan job street, input scoring hasil psikotest, membantu pelaksanaan training, melakukan kerja sama dengan universitas - universitas dan lain sebagainya.

3.2 Tugas – Tugas yang Dilakukan

Penulis telah melakukan praktik kerja magang selama 61 hari kerja, di mulai dari 10 Juni 2019 – 16 September 2019. Banyak hal yang didapatkan oleh penulis, mulai dari tugas utama hingga tugas tambahan yang diberikan. Berikut beberapa pekerjaan yang dilakukan penulis selama melakukan praktik kerja magang di Astra Motor.

Tabel 3.1 Tugas – Tugas Utama yang Dilakukan

No Pekerjaaan yang dilakukan Koordinasi Keterangan 1 Melakukan screening CV

untuk kandidat

menggunakan Jobstreet

Jenifer Siandita ( HR Recruitment )

Recruitment &

Selection

2 Membantu dalam proses scoring hasil psikotest yang dilaksanakan

Recruitment

3 Menelpon, memastikan dan mengatur jadwal kandidat untuk melakukan interview di Astra Motor

Recruitment

4 Membuat konten social media Astra Motor ( instagram )

Jenifer Siandita &

Angelina Santy ( HR Recruitment & Sub-head recruitment, training and people development )

Employer Branding

5 Melakukan job posting melalui social media Astra Motor & Jobstreet

Jenifer Siandita &

Angelina Santy ( HR Recruitment & Sub-head

Employer Branding

(3)

34 recruitment, training and

people development ) 6 Dokumentasi ( foto & video

) terkait kegiatan yang dilakukan oleh Astra Motor

Jenifer Siandita &

Employer Branding

Tabel 3.2 Tugas – Tugas Tambahan yang Dilakukan

No Pekerjaaan yang dilakukan Koordinasi Keterangan 1 Menjadi talent dan

mencarikan beberapa talent dalam pembuatan video profile di Astra Biz Ccnter, BSD

Maharani ( retail ) Employer Branding

2 Melakukan research dan kerja sama dengan universitas – universitas di region, khususnya Jakarta

& Tangerang

Jenifer Siandita &

Employer Branding

3 Membuat poster dan barcode untuk job fair dan job posting yang dilakukan oleh Astra Motor

Jenifer Siandita &

Employer Branding

4 Melakukan failing terkait dana pensiun karyawan

Fifi Liuna ( sub-head payroll )

Payroll

(4)

35 No Pekerjaaan yang dilakukan Koordinasi Keterangan

5 Membantu pelaksanaan training di Astra Motor

Servina Mariska ( training and people development )

Training

6 Melakukan observasi pelaksanaan interview

Angelina Santy (Sub-head recruitment, training and people development )

Recruitment

Sumber: Data Perusahaan, 2019 3.3 Uraian Proses Kerja Magang

3.3.1 Proses Pelaksanaan

1. Melakukan Screening CV untuk Kandidat Menggunakan Jobstreet

Tugas pertama yang diberikan yaitu penulis diberi kewenangan penuh untuk memilih kandidat dan disesuaikan dengan spesifikasi yang diberikan oleh pembimbing.

Spesifikasi yang sesuai contohnya seperti data diri yang jelas, CV, pas foto, umur, pengalaman organisasi / kerja, dan lain – lain. Penulis diberikan akun Jobstreet Astra Motor, lalu penulis akan memilih kandidat yang di mana lowongan pekerjaan tersebut masih ditayangkan. Kandidat yang terpilih, akan dicatat oleh penulis dan diberikan kepada pembimbing untuk melakukan recruitment process selanjutnya yaitu proses psikotest.

Gambar 3.2 Proses Recruitment & Selection PT Astra Internasional Tbk – Honda Melalui Jobstreet

(5)

36 2. Membantu Dalam Proses Scoring Hasil Psikotest yang Dilaksanakan

Ada 2 tipe psikotest yang dilakukan di Astra Motor, yaitu tes kepribadian dan tes kecerdasan. Kandidat akan diberikan buku tes dan panduan dari power point presentation.

Mereka akan diberikan lembar jawaban berupa pilihan ganda dan setiap bagian dalam tes akan dipatoki oleh waktu. Tugas penulis disini biasa ikut mengawasi selama psikotest berlangsung dan setelah mereka menyelesaikan psikotest yang diberikan, penulis akan melakukan input hasil jawaban masing – masing kandidat menggunakan sistem dalam excel yang sudah dibuat. Apabila sudah selesai, penulis akan menyerahkan hasil scoring kepada pembimbing untuk dihitung hasil akhir apakah kandidat lolos atau tidak.

Sumber: Data Penulis, 2019

Gambar 3.3 Lembar Jawaban Psikotest Kandidat yang Sedang di Input oleh Penulis

(6)

37 Sumber: Data Perusahaan, 2019

Gambar 3.4 Sistem yang Digunakan PT Astra Internasional Tbk – Honda dalam Melakukan Scoring Hasil Psikotest Kandidat

3. Menelpon, Memastikan dan Mengatur Jadwal Kandidat untuk Melakukan Interview di Astra Motor

Setelah kandidat dinyatakan lulus psikotest, selanjutnya kandidat akan dipanggil untuk melakukan interview dengan HCD. Tugas penulis di sini membantu menentukan jadwal untuk kandidat interview. Sebelumnya, waktu akan dicocokan dengan tim HCD yang bisa mewawancarai secara langsung, kemudian kandidat akan diinformasikan melalui nomor telepon yang diberikan. Apabila kandidat bisa dan bersedia, akan dikirim melalui email data yang perlu di bawa saat interview berlangsung. Apabila kandidat tidak bisa melakukan interview pada hari dan waktu yang sudah ditentukan, akan disesuaikan kembali waktu yang paling tepat untuk kedua belah pihak bisa melakukan proses interview.

(7)

38 Sumber: Data Penulis, 2019

Gambar 3.5 Mengatur Waktu untuk Kandidat yang Akan Melakukan Interview 4. Membuat Konten Social Media Astra Motor ( Instagram )

Di Astra Motor sendiri, employer branding yang paling sering digunakan adalah menggunakan instagram Astra Motor yaitu @astramotorcareer. Penulis bertugas untuk membuat konten seperti apa hal yang ingin di post ke feeds instagram, highlight dan juga IG story. Banyak konten yang berhubungan dengan pengenalan Astra Motor kepada pihak eksternal. Biasa penulis akan membuat rancangan konten di word untuk mempermudah penulis lebih memahami bentuk dan warna yang sesuai, baru diaplikasikan ke website design. Khusus untuk semua bahan yang akan di posting melalui instagram Astra Motor, akan menggunakan frame yang telah dibuat penulis sehingga feeds Astra Motor terlihat lebih rapi dan menarik. Semua konten yang telah dibuat penulis telah mendapat persejutuan dari pembimbing dan sub-head HR.

(8)

Gambar 3.6 Konten Instagram Astra Motor yang Dibuat Penulis di Microsoft Word

(9)

Gambar 3.7 Konten IG Story dan Highlight yang Dibuat Oleh Penulis untuk Konten Instagram Astra Motor

5. Melakukan Job Posting Melalui Social Media Astra Motor & Jobstreet

Penulis di sini, membuat design untuk bentuk job posting di instagram, memberi tahukan posisi kosong yang ada di perusahaan, apa saja yang dibutuhkan. Tidak hanya karyawan tetap, tapi untuk posisi internship juga. Pembimbing akan memberikan kualifikasi dari lowongan pekerjaan yang kosong sehingga penulis melakukan design yang sesuai untuk mempermudah pihak eksternal melihat job posting yang telah dibuat, hal ini dikhususkan untuk konten feeds instagram Astra Motor. Untuk job posting melalui Jobstreet, tidak jauh berbeda, penulis hanya mengisi kolom – kolom kosong yang telah disediakan sehingga penjelasan yang ada untuk posisi yang dibutuhkan bisa dipahami pihak eksternal.

(10)

Gambar 3.8 Bahan Job Posting yang Dibuat Penulis di Instagram Astra Motor 6. Dokumentasi Terkait Kegiatan yang Dilakukan oleh Astra Motor

Banyak kegiatan atau event yang dilakukan oleh Astra Motor, sehingga tugas penulis di sini membantu mendokumentasikan kegiatan – kegiatan yang ada di Astra Motor. Contohnya, Astra Motor mengadakan training untuk karyawan baru yang disebut FLDP ( Future Leader Development Program ) dan untuk karyawan yang akan diangkat menjadi branch head yaitu BHDP ( Branch Head Development Program ). Penulis diminta untuk mendokumentasikan training tersebut, berupa foto dan membuat video, lalu hasilnya kembali akan di post ke instagram Astra Motor. Hal ini berguna untuk membuat pihak internal dan eksternal Astra Motor aware dengan apa yang terjadi di Astra Motor. Astra Motor pastinya ingin membangun image yang baik tidak hanya untuk pihak internal tapi pihak eksternal juga.

(11)

Gambar 3.9 Dokumentasi Foto yang Diambil Penulis untuk Astra Motor

7. Menjadi Talent dan Mencarikan Beberapa Talent dalam Pembuatan Video Profile di Astra Biz Ccnter, BSD

Astra Biz Center merupakan suatu bentuk layanan yang disediakan Astra Internasional untuk lebih mendekatkan diri kepada konsumen. Presiden Direktur PT Astra International Tbk Prijono Sugiarto mengatakan, Astra Biz Center merupakan kompleks terpadu dan terintegrasi berkonsep one stop service yang dibangun sebagai pusat layanan dari beberapa perusahaan Grup Astra. Adapun berbagai layanan di Astra Biz Center BSD City antara lain adalah, jual-beli, bengkel, pembiayaan, asuransi dan lainnya. ( (Julianto, 2017).

(12)

43 Tugas penulis disini adalah penulis diminta untuk bergabung dalam pembuatan video profile tentang Astra Biz Center, di mana dalam video tersebut bermaksud untuk menunjukan ke konsumen bahwa Asra Internasional menyediakan layanan untuk konsumen seperti jual beli produk, service, dan lain – lain. Penulis juga mendapat kesempatan untuk mencari beberapa talent untuk pembuatan video profile Astra Biz Center, sehingga penulis mencari beberapa orang yang kira – kira tepat untuk bergabung.

Gambar 3.10 Mencari Talent untuk Pembuatan Video Profile Astra Biz Center, BSD

(13)

Gambar 3.11 Berpatisipasi dalam Pembuatan Video Profile Astra Biz Center, BSD 8. Melakukan Research dan Kerja sama Dengan Universitas – Universitas di Region,

Khususnya Jakarta & Tangerang

Astra Motor merupakan perusahaan corporate yang besar, tidak hanya di Jakarta, tapi Astra Motor memiliki main dealer dengan total 12 region tersebar di seluruh Indonesia, diantaranya adalah: Astra Motor Jakarta, Astra Motor Sumatera Selatan, Astra Motor Jayapura, Astra Motor Mataram, Astra Motor Denpasar, Astra Motor Jawa Tengah, Astra Motor Balikpapan, Astra Motor Makassar, Astra Motor Pontianak, Astra Motor Bengkulu, Astra Motor Samarinda dan Astra Motor Sumatera Selatan. Maka dari itu, Astra Motor membutuhkan banyak karyawan. Dengan tujuan ke universitas – universitas yang ada di region, Astra Motor bisa lebih mudah untuk merekrut karyawan sesuai dengan region masing – masing.

Tugas Penulis di sini, melakukan research terhadap universitas yang memiliki akreditasi baik. Setelah itu, mengirim surat kepada universitas – universitas yang telah dipilih untuk diajak, dijangkau dan dikunjungi langsung oleh penulis adalah universitas – universitas yang ada di Jakarta dan Tangerang.

(14)

Gambar 3.12 Penulis Melakukan Pendataan Terkait Universitas – Universitas di Region

(15)

Gambar 3.13 Penulis Melakukan Kunjungan Kampus dengan Pembimbing ( Dokumentasi oleh Penulis )

9. Membuat Poster dan Barcode untuk Job Fair dan Job Posting yang Dilakukan oleh Astra Motor

Selama ini poster yang ada di Astra Motor, yang biasa digunakan untuk job fair dan job posting dibuat seadanya. Maka dari itu, penulis berusaha membuat poster dan flyer semenarik mungkin untuk dilihat, walaupun penulis tahu, penulis tidak teralu pandai dalam melakukan design tapi penulis berusaha sebaik mungkin. Konsep yang diambil oleh penulis untuk membuat poster adalah menggunakan warna – warna yang ada di Astra Motor yaitu merah, putih dan biru. Namun semua warna yang ada menggunakan

(16)

47 transparency rendah sehingga warna dalam poster tidak terlalu mencolok. Walaupun begitu, tetap sederhana dan cukup menarik. Selain poster, penulis juga membuat barcode yang disambungkan dengan link dari google form, sehingga mempermudah kandidat yang mau melamar pekerjaan yang disediakan. Tidak hanya barcode untuk proses recruitment, penulis juga membantu dalam pembuatan barcode peserta pada event besar yang diselenggarakan oleh Astra Motor yaitu AMQC 2018. Barcode tersebut berguna untuk peserta lomba yang ingin melakukan registrasi saat acara berlangsung.

Gambar 3.14 Contoh Poster yang Dibuat oleh Penulis untuk Job Fair di Region 10. Melakukan Failing Terkait Dana Pensiun Karyawan

Penulis sempat membantu dibagian payroll karena bagian payroll sedang mencari anak magang di bidang finance. Karena posisi itu kosong, selama beberapa hari penulis melakukan failing terkait dana pensiun karyawan. Tidak begitu sulit tapi cukup membutuhkan konsentrasi yang tinggi. Pembagian failing dana dipisahkan berdasarkan bulan, kurang lebih 6 bulan dalam satu file. Terdapat banyak data lengkap dari karyawan seperti data diri, ktp dan lain – lain. Biasa yang penulis lakukan adalah, mengurutkan NPK yang dimiliki oleh karyawan dari yang paling kecil sampai besar. Merapikan data karyawan

(17)

48 yang dimiliki, memisahkan mana karyawan yang masih bekerja di Astra Motor dan mana yang sudah resign.

Gambar 3.15 Contoh Failing Terkait Dana Pensiun Karyawan yang Dilakukan Penulis

(18)

49 11. Membantu Pelaksanaan Training di Astra Motor

Di Astra Motor sendiri, terdapat beragam training dan penulis sempat membantu persiapan training seperti melakukan pengecekan nama peserta training dengan name desk yang sudah di buat, membantu melakukan pemesanan makanan untuk peserta training, merapikan modul untuk training dan mendokumentasikan training di Astra Motor, berbentuk foto dan video.

Gambar 3.16 Merapikan Modul Training dan Melakukan Pengecekan Peserta Training di Astra Motor

12. Melakukan Observasi Pelaksanaan Interview

Selama melakukan praktik magang di Astra Motor, penulis tidak pernah terlibat langsung dalam melakukan interview. Tetapi, penulis sempat ikut masuk untuk yang pertama kali ke ruang interview dan setelah itu dimintakan opini penulis atas hasil interview yang telah terjadi.

Saat itu, interview dilakukan untuk posisi BHDP ( Branch Head Development Program ). Dari 5 orang yang melakukan interview langsung setelah psikotest dilaksanakan, hanya 2 orang yang akan melanjutkan ke tahap selection berikutnya.

(19)

Gambar 3. 17 Melakukan Observasi Sekaligus Dokumentasi Interview 3.4 Kendala yang Dihadapi

1. Ketidaklengkapkan Data Kandidat Saat Melamar Pekerjaan Melalui Jobstreet

Selama melakukan praktik magang, tahap selection yang dilakukan penulis adalah melalui Jobstreet. Banyak dari kandidat yang melamar pekerjaan, tidak mencantumkan data secara lengkap sehingga penulis mengalami kesulitan untuk mencocokan kualifikasi yang ada dengan pekerjaan yang dibutuhkan. Banyak juga yang tidak mencantumkan CV, hanya data seadanya yang berada di profile masing – masing kandidat di Jobstreet.

2. Kesulitan dalam Menghubungi Kandidat yang Terpilih untuk Melakukan Interview Saat menghubungi kandidat yang terpilih untuk melakukan proses wawancara, banyak kandidat yang tidak mengangkat telepon, atau nomor telepon yang dicantumkan tidak aktif, sehingga penulis harus menghubungi kandidat berulang – ulang. Setelah kandidat dapat dihubungi, penulis akan memberi jadwal yang sudah ditentukan. Apabila kandidat bisa mengikuti wawancara tetapi tidak sesuai dengan hari yang ditentukan, penulis akan menjadwalkan ulang waktu interview. Dan apabila kandidat yang terpilih melakukan interview tetap tidak mengangkat telepon, kandidat tidak bisa lagi melakukan tahap interview di Astra Motor dan dinyatakan gugur. Hal ini sering terjadi dikarenakan recruiters menghubungi kandidat sehari atau beberapa jam sebelum.

(20)

51 3. Kendala dalam Menjangkau Universitas – Universitas Di Region untuk Mengajak Kerja

sama Terkait Recruitment

Dalam hal ini, penulis mencoba untuk melakukan list terlebih dahulu terkait universitas yang dituju, karena dari Astra Motor sendiri, ingin menjangkau universitas yang di berada di region – region Astra Motor, seperti Palembang, Makassar, Jayapura, Samarinda, Balikpapan, Semarang, Yogyakarta, Pontianak, Mataram, dan Bali. Setelah itu, penulis mencoba menghubungi nomor telepon yang ada tapi cukup sulit menghubungi karena tidak ada respon dari universitas yang dituju. Universitas yang cukup sulit dijangkau yaitu Mataram, Jayapura dan beberapa universitas di daerah lainnya. Sehingga, tidak ada kontak lebih lanjut setelah tahu bahwa universitas tersebut tidak bisa dihubungi.

3.5 Solusi Untuk Masalah

1. Membuat Satu Sistem Khusus dari Astra Motor Sebagai Tempat Submit Resumes dan Candidate’s Hold

Astra Motor merupakan corporate besar yang menurut penulis, sudah sewajarnya apabila Astra Motor melakukan investasi pada teknologi, yaitu membuat situs portal job khusus Astra Motor sebagai tempat pelamar kerja mencari lowongan pekerjaan. Di dalam sistem tersebut, bisa dicantumkan semua keperluan terkait pelamaran CV, lowongan pekerjaan, dan lain sebagainya. Bisa juga dibuat poin – poin khusus dengan tanda yang wajib diisi oleh pelamar, sehingga informasi kandidat menjadi jelas.

2. Menghubungi Kandidat dari 2 atau 3 Hari Sebelumnya

Menurut penulis, untuk kandidat yang terpilih dalam proses wawancara, harus dihubungi 2 – 3 hari sebelumnya, supaya kandidat bisa menyiapkan semua hal yang diperlukan.

Apabila kandidat tidak mengangkat telepon, bisa diberikan waktu hingga keesokan harinya. Dengan harapan interviewer dan kandidat tidak perlu merubah jadwal yang sudah ditentukan. Kandidat juga diwajibkan untuk mengisi beberapa pilihan nomor telepon, sehingga apabila nomor telepon yang pertama tidak bisa dihubungi, ada nomor lainnya yang bisa dihubungi, sehingga tim recruitment bisa lebih mudah untuk menjangkau kandidatnya.

3. Representatif dari Pihak Astra Motor yang ada di Region

Seperti yang kita ketahui, Astra Motor memiliki main dealer yang tersebar luas di wilayah di Indonesia. Menurut penulis, pihak Astra Motor yang ada di head office bisa

(21)

52 menghubungi pihak yang ada di region tersebut sebagai representatif mengungjungi langsung universitas yang dituju, sehingga komunikasi menjadi jelas. Apabila representatif yang ada di region sudah mendapatkan kontak secara langsung dari universitas, sisanya bisa dihubungi kembali oleh Astra Motor yang ada di head office.