BAB III
DESAIN DAN METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yaitu metode yang melihat dan menggambarkan lingkungan atau keadaan yang tampak nyata dalam perusahaan, dengan cara mengumpulkan, menyajikan, dan menganalisis data, sehingga diperoleh gambaran yang jelas atas objek yang diteliti. Dalam penelitian ini juga menggunakan pendekatan metode kualitatif, metode kualitatif adalah suatu pendekatan dalam melakukan penelitian yang berorientasi pada gejala- gejala yang bersifat alamiah karena orientasinya demikian, maka sifatnya naturalistik dan mendasar atau bersifat kealamiahan serta tidak bisa dilakukan di laboratorium melainkan harus terjun di lapangan.
3.2 Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan mengadakan penelitian langsung ke perguruan tinggi, sedangkan pengumpulan data primer dan sekunder menggunakan :
1. Riset Lapangan (Field Research)
Penelitian ini dilakukan dengan mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian dan meneliti bagaimana sistem informasi akuntansi keuangan yang diterapkan dan bagaimana proses pengambilan keputusan manajemen dari hasil sistem yang berjalan.
2. Riset Kepustakaan (Library Research)
Penelitian ini dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku wajib dan bacaan-bacaan lainnya yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi serta mengenai pengambilan keputusan manajemen, untuk mendapatkan landasan teorinya.
3.3 Analisis Sistem dan Permasalahan
Analisis permasalahan memberikan identifikasi beberapa permasalahan yang akan diuraikan dengan menggunakan kerangka PIECES. Kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efisiency, Service) digunakan untuk mengkategorikan permasalahan yang ditemukan sesuai dengan apa yang ditentukan pada saat pengumpulan data. Berikut ini diuraikan beberapa permasalahan yang ada pada Perguruan Tinggi X, dapat dilihat pada Tabel sebagai berikut:
Tabel. 3.1 Kerangka PIECES P (Performance) Kinerja :
Permasalahan kinerja terdapat pada waktu respon menyediakan informasi anggaran membutuhkan waktu yang lama, sehingga penyampaian laporan keuangan sering kali jauh melewati target, dan laporan keuangan yang belum sesuai dengan standar.
I (Information) Informasi :
Permasalahan informasi yang diberikan sebagian besar unit- unit belum bisa menyampaikan informasi penerimaan dan pengeluaran secara akurat, sehingga informasi laba masing- masing unit juga menjadi kurang akurat dan bahkan cenderung tidak tahu berapa laba atau rugi dari masing- masing unit.
E (Economic) Ekonomi :
Permasalahan ekonomi pada biaya operasional yang cukup tinggi, karena tidak seragamnya standar anggaran sebagai control biaya, sebagian besar unit masih kurang memahami fungsi dari anggaran.
C (Control) Keamanan / Pengawasan :
Permasalahan keamanan khususnya pada kurang peduli terhadap anggaran, terkadang beberapa unit tidak memiliki back up data, sehingga sering kali terjadi kehilangan data.
E (Efisiency) Efisiensi :
Permasalahan efisiensi pada terlalu banyaknya berkas/arsip yang menumpuk, serta penggunaan kertas terlalu banyak, karena belum adanya satu unit atau bagian untuk pengarsipan, masing-masing unit mengarsip dokumen sendiri.
S (Service) Layanan :
Permasalahan layanan pada kurangnya tenaga yang kompeten yang memahami fungsi dari anggaran, pelayanan jadi tidak maksimal, yang berakibat pada laporan keuangan masing- masing sulit dihitung secara akurat.
3.4 Analisis Kebutuhan
Dibutuhkan orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer, diantaranya adalah :
- System Analyst
- Database Administrator - Network Specialist - Programmer - Operator
Kerjasama antara golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem informasi berbasis komputer, hubungan antara pemakai, para spesialis dan komputer, menggambarkan rantai informasi komunikasi tradisional, seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem Database
Administ
System
Analyst Programmer Operator
USER KOMPUTER
Network Specialist
Anggaran Anggaran
Anggaran Anggaran
Lap. Keuangan
Lap. Keuangan
Lap. Keuangan
Lap. Keuangan
Anggaran Lap. Keuangan
Persetujuan Pertanggungjawaban
3.5 Perancangan Sistem
Untuk mempermudah identifikasi dan klasifikasi masing-masing unit, maka diperlukan diagram, serta pengkodean dan modul, sebagai berikut :
3.5.1 Diagram Konteks
Perancangan sistem informasi keuangan terpadu diawali dengan sebuah diagram konteks yang mewakili keseluruhan sistem yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnnya dengan menentukan nama sistemnya, batasan sistemnya, terminator apa saja yang ada dalam sistem dan tentukan apa yang diterima atau diberikan oleh terminator dari atau ke dalam sistem yang dapat dilihat pada gambar 3.2, sebagai berikut :
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks pada Perguruan Tinggi X, diberi nama Sistem Informasi Keuangan Terpadu yang menggambarkan bahwa lingkaran tunggal pada gambar diatas adalah lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem, dengan batasan sistem
Sistem Informasi Keuangan Terpadu Fakultas /
Program Studi
Biro dan UPT Laboratorium
LPPM / Pusat Studi
Biro Administrasi Keuangan
Lembaga
pada unit-unit dimana kemudian digambarkan aliran data input anggaran dari masing-masing unit diproses ke dalam sistem informasi keuangan dan akan menghasilkan proses output laporan keuangan masing-maisng unit, anggaran yang sudah terproses akan menjadi rekap anggaran yang diterima oleh Biro Administrasi Keungan, kemudian dari rekap anggaran akan diajukan ke pihak lembaga untuk mendapatkan persetujuan, setelah disetujui anggaran akan di distribusikan ke masing-masing unit, setiap unit akan dimintakan pertanggungjawaban penggunaan anggaran yang disampaikan oleh Biro Adminitrasi Keuangan kepada lembaga.
3.5.2 Diagam Berjenjang
Perancangan informasi keuangan terpadu tahap selanjutanya adalah dengan merancang diagram berjenjang yang berfungsi untuk mendeskripsikan semua proses hingga sub proses yang ada di sistem, dapat di lihat pada gambar 3.3 berikut ini:
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang pada sistem informasi keuangan terpadu PT. X, digambarkan bahwa pada rancangan ini ada 6 (enam) struktur besar yang yang menjadi input, yaitu: (1) pengelolaan data unit; (2) pengelolaan data bank; (3) pengelolaan anggaran; (4) pengelolaan pencairan dana rutin; (5) pengelolaan data gaji; (6) pengelolaan data laporan. Pada gambar diagram berjenjang ditunjukkan bahwa pengelolaan anggaran dilakukan mulai dari merekam anggaran, merekap anggaran kemudian membuat daftar anggaran dan menghapus anggaran jika ada anggaran yang tidak disetujui. Pada pengelolaan pencairan dana rutin dimulai dari
0 Sistem Informasi Keuangan Terpadu PT. X
3 Pengelolaan
Anggaran
4 Pengelolaan
Pencairan Dana Rutin 2
Pengelolaan Data Bank
5 Pengelolaan
Data Gaji 1
Pengelolaan Data Unit
6 Pengelolaan
Data Laporan
3.1 Merekam Anggaran
3.2 Merekap Anggaran
3.3 Membuat
Daftar Anggaran
3.4 Menghapus
Anggaran Tidak Disetujui
4.2 Merekap
Data Rutin
4.3 Menghapus
Dana Rutin Tidak Disetuji
4.5 Merekam penguran gan saldo bank / kas
4.6 Membuat
Daftar Pencairan
Rutin
4.7 Membuat
Daftar Dana Rutin 4.1
Merekam Data Rutin
4.4 Merekam Perminta
an Uang Muka
merekam data rutin, merekap data rutin, kemudian menghapus data rutin jika tidak disetujui, merekam permintaan uang muka, merekam pengurangan saldo kas atau bank kaitannya dengan pencairan dana, membuat daftar pencairan dana rutin dan membuat daftar dana rutin.
3.5.3 Pengkodean Unit-unit
Pengkodean adalah prosedur untuk standarisasi data unit dan pembuatan modul, yang akan mempermudah identifikasi dan pengklasifikasian masing- masing unit, pengkodean ini juga akan membantu dalam pembuatan kode akun untuk transaksi dan jurnal akuntansi.
3.5.4 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan dekomposisi dari diagram konteks dan diagram berjenjang dengan menentukan semua proses utama yang ada di dalam sistem, menentukan apa yang diterima masing-masing proses sistem dengan memperhatikan konsep keseimbangan dimana satu level harus sama dengan data yang masuk atau keluar pada level berikutnya, jika diperlukan ada data master sebagai tujuan maupun sumber alur data tanpa ada perpotongan arus data dan diberi penomoran pada proses utama untuk mempermudah identifikasi proses sistem. Data flow diagram level 1 (satu) dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini:
Unit
Bank
Anggaran Dana Rutin
Data Gaji Data Laporan Persetujuan
Laporan Posisi Keuangan Laporan Posisi Keuangan
Persetujuan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram
Perancangan sistem informasi keuangan terpadu Perguruan Tinggi X digambarkan ke dalam data flow diagram, pada perancangan ini sementara terbatas hanya menggambarkan posisi data flow diagram level 1 (satu) yaitu posisi
3 Pengelolaan
Anggaran
4 Pengelolaan
Pencairan Dana Rutin
2 Pengelolaan
Data Bank
5 Pengelolaan
Data Gaji 1 Pengelolaan
Data Unit
6 Pengelolaan
Data Laporan
Biro Adm.
Keuangan
Tabel Unit
Tabel Bank
Lembaga
Tabel Laporan Unit
yang membawahi perancangan pekerjaan langsung di Biro Administrasi Keuangan yang menjadi master sebagai tujuan maupun sumber alur data yaitu melakukan pengelolaan data unit untuk dibuatkan table unit, melakukan pengelolaan data bank untuk dibuatkan table bank, kemudian pengelolaan anggaran dimana masing-masing unit akan mengajukan permohonan anggaran untuk mendapatkan persetujuan melalui Biro Administrasi Keuangan untuk dilanjutkan kepada lembaga, setelah disetujui anggaran akan didistribusikan ke masing-masing unit yang nantinya akan menjadi data laporan keuangan masing- masing unit, demikian halnya dengan pengelolaan pencairan dana rutin dan pengelolaan data gaji secara alur data sama dengan pengelolaan anggaran.
Pada pengelolaan data laporan masing-masing unit akan membuat table laporan, posisi level 1 yaitu Biro Administrasi Keuangan akan merekap semua kegiatan masing-masing unit yang kemudian diolah ke dalam sistem yang akan menghasilkan data laporan dalam hal ini adalah laporan posisi keuangan, dan data laporan ini juga bisa langsung di akses oleh lembaga.
3.5.5 Data Flowchart
Data flowchart pada rancangan sistem informasi keuangan terpadu merupakan bagan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika sebagai alat bantu komunkikasi dan untuk dokumentasi, dimana prosedur yang akan dirancang terbatas hanya pada prosedur utama yang menjadi ajuan dalam pekerjaan atau perintah yang penting-penting yang ditulis di dalam flowchart, salah satunya adalah flowchart pengelolaan anggaran yang dapat dilihat pada gambar 3.5 sebagai berikut:
UNIT BIRO ADM. KEUANGAN LEMBAGA
Gambar 3.5 Flowchart Pengelolaan Anggaran
Ya
Tidak
Mulai
Kebutuhan Unit
Membuat Anggaran
1 2 Anggaran
2
2 Anggaran
Input
Merekam
Tabel Anggaran
Rekap
Rekap Anggaran
Rekap Anggaran
Pengesahan
Setuju
?
Anggaran Disetuji Anggaran
Disetuji
Hapus Anggaran yg tidak Disetujui
Selesai
Tabel 3.2. Naratif Flowchart Pengelolaan Anggaran Di Lakukan
Oleh
Tindakan
Unit
Biro Adm.
Keuangan
Lembaga
Biro Adm.
Keuangan
01. Masing-masing unit mulai melakukan pembuatan anggaran berdasarkan kebutuhan
02. Unit membuat anggaran 2 (dua) rangkap, rangkap pertama diserahkan ke Biro Adm. Keuangan, rangkap kedua untuk diarsipkan
03. Terima data anggaran, input data masukkan ke dalam table anggaran, kemudian melakukan rekap anggaran 04. Siapkan data rekap anggaran untuk di ajukan ke lembaga
05. Terima rekap anggaran untuk disahkan, jika tidak disetujui maka anggaran dikembalikan ke unit masing- masing, jika disetujui anggaran diserahkan ke Biro Adm.
Keuangan
06. Terima data anggaran yang sudah disetujui, jika ada anggaran yang tidak disetujui, lakukan penghapusan pada table anggaran.
=== Selesai ===
Pada tabel 3.2 yang merupakan penjelasan secara narasi pada prosedur pengelolaan anggaran dimana pekerjaan atau perintah awal masing-masing unit adalah membuat anggaran sesuai dengan kebutuhan untuk diberikan ke Biro Administrasi Keuangan kemudian disampaikan ke Lembaga untuk mendapatkan persetujuan, sampai dengan proses disetujui menunjukkan bahwa proses prosedur pengelolaan anggaran telah selesai.
Pada posisi flowchart yang ada hanya menggambarkan salah satu dari kegiatan yang akan di rancang kemudian, dalam hal ini adalah kegiatan prosedur
dari rencana pengelolaan anggaran. Flowchart atau bagan alir kerja yang dirancang nantinya akan menjelaskan urutan kegiatan atau prosedur-prosedur utama yang ada atau yang akan dirancang ke dalam sistem informasi keuangan terpadu secara keseluruhan.
