SIKLUS HIDUP ARSIP DI KANTOR WALIKOTA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan dalam Menyelesaikan Studi untuk Memperoleh gelar Ahli Madya (AMd) dalam Bidang Perpustakaan dan Informasi
Oleh
ERA NOVITA FRANSISKA 142201036
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN
2017
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Siklus Hidup Arsip Di Kantor Walikota Medan Oleh : Era Novita Fransiska
NIM : 142201036
Dosen Pembimbing : Ishak S.S. M.Hum
NIP : 196704242001121001
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Siklus Hidup Arsip di Kantor WalikotaMedan Oleh : Era Novita Fransiska
NIM : 142201036
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN Ketua Jurusan : Hotlan Siahaan, S. Sos, M.I. Kom
NIP : 19783312005012003
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S
NIP : 196008051987031001
Tanda Tangan :
Tanggal
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul
“SIKLUS HIDUP ARSIP DI KANTOR WALIKOTA MEDAN”.
Tujuan penulisan kertas karya ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan kertas karya ini.
Terselesaikannya kertas karya ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan kertas karya ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati:
1. Bapak Dr. Budi Agustono. M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos. M.I. Kom selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Ishak S.S. M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan serta bimbingan sampai kertas karya ini selesai.
4. Seluruh staf pengajar program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.
5. Seluruh staf Kantor Arsip Pemko Medan yang telah memberikan informasi dan semangat kepada penulis.
6. Teristimewa untuk orang tua tercinta, Ayahanda N.TadingKita Ketaren dan Ibunda Buaten Br Ginting tercinta beserta keluarga yang tidak henti-hentinya memberikan doa serta motivasi baik selama penulis mengerjakan kertas karya ini.
7. Terkhusus buat Meiyana Agriva Br Tarigan yang selalu setia menemani penulis selama melakukan observasi dan selama 3 tahun bersama menjalani perkuliahan.
Terima kasih selalu ada untuk mendukung dan mendoakan penulis, sukses terus buat kita Yanots.
8. Buat sahabatku tersayang Devi Ribekka Simarmatayang membantu penulis dalam mengerjakan kertas karya dan sama-sama berjuang dalam perkuliahan, terima kasih sudah selalu ada baik dalam suka maupun duka dan atas dukungan serta candaannya selama ini.
9. Buat yang terindah My Bear yang selalu memberi semangat, doa, perhatiannya dan candaan kepada Aurora. Sukses buat kita berdua.
10. Buat teman-teman seperjuangan stambuk 2014. Terimakasih atas dukungan, motivasi dan doanya.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dan penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan menjadi bahan masukan dalam dunia pendidikan.
Medan,Juli 2017 Penulis
Era Novita Fransiska 142201036
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR... vi
BAB I PENDAHULUAN………... 1.1 Latar Belakang dan Masalah... 1
1.2 Tujuan Penulisan... 3
1.3 Ruang Lingkup... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA………... 5
2.1 Kearsipan………...……… 5
2.1.2 Pengertian Arsip... 6
2.2 Fungsi Arsip………... 7
2.3 Tujuan Kearsipan………... 8
2.4 Peranan Arsip………... . 9
2.5Tujuan Pengelolaan Arsip………. 9
2.6Siklus Hidup Arsip………...……. 13
2.6.1 Tahap Penciptaan/Penerimaan Arsip... 14
2.6.2 Tahap Distribusi/Pengurusan... 15
2.6.3 Tahap Penggunaan... 15
2.6.4 Tahap Pengelolaan/Pemeliharaan Arsip... 15
2.6.5 Tahap Penyusutan Arsip... 16
2.6.6 Jadwal Retensi Arsip... 17
2.6.7 Tahap Pemusnahan Arsip……….…. 18
BAB III SIKLUS HIDUP ARSIP DI KANTOR WALIKOTA MEDAN 3.1 Gambaran Umum Kota Medan………... 19
3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Kearsipan... 22
3.1.3 Struktur OrganisasiKearsipan ... . 24
3.2 Tugas Pokok, Fungsi, dan Kewenangan... 26
3.3 Siklus Hidup Arsip padaBagian………... 27
3.3.1 Tahap Penciptaan/Penerimaan………. 27
3.3.2 Tahap Distribusi/Pengurusan……….. 28
3.3.3 Tahap Penggunaan……….. 29
3.3.4 Tahap Pemeliharaan Arsip... 29
3.3.5 Tahap Penyusutan Arsip………... 30
3.3.6 Jadwal Retensi Arsip………... 31
3.3.7 Tahap Pemusnahan Arsip………... 31
3.4 Perlengkapan Kearsipan Kantor Walikota………... 32
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 34
4.1Kesimpulan... 34
4.2 Saran ... 34
DAFTAR PUSTAKA... 35
LAMPIRAN... 36
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jadwal Retensi Arsip... 19
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Proses pengolahan ars ... 28
Gambar 2 Alat pelepas hekter... 33
Gambar 3Box penyimpanan arsip yang sudah diolah... 33
Gambar4 Rak penyimpanan arsip... 36
Gambar 5 Gambar Roll O’ Pack... 36
Gambar 6 Gedung Arsip Pemko Medan... 37
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada zaman teknologi informasi saat ini, kebutuhan informasi yang sangat pesat di masyarakat menuntut lembaga/instansi pemerintahan maupun swasta dapat menjalankan administrasi secara baik dan praktis. Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi adalah rekaman dari kegiatan dalam keadaan yang sesungguhnya. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.
Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan. Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka makin banyak pula arsip yang tercipta.
Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip tidak akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu.
Permasalahan ini tidak mengubah pandangan sebagian organisasi untuk membenahi sistem kearsipan mereka sehingga kegiatan pengelolaan arsip diabaikan saja dan menganggap bahwa arsip tidak perlu penanganan khusus dan cukup disimpan pada
baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, tetapi hal ini juga sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti
kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagaian besar instansi semacam itu dipengaruhi dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat adalah merupakan perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di dalam melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak pelayanan kepada masyarakat masih rendah. Kasus-kasus yang ada dalam masyarakat pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya, mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan mempunyai unsur biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan ekonomi. Kantor Walikota Medan adalah salah satu unsur penunjang pemerintahan Kota Medan, mempunyai tugas melaksanakan sebagai urusan rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas pembantuan dibidang pengelolaan dan pelayanan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu indikator penyelenggaraan pemerintahan yang baik, antara lain terlaksananya penataan sistem pengelolaan kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintahan Kota Medan.
Mengingat pentingnya proses pengolahan arsip mulai dari penciptaan hingga penyusutan pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Walikota Medan. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih judul “ SIKLUS HIDUP ARSIP DI KANTOR WALIKOTA MEDAN ”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah:
a) Untuk mengetahui siklus hidup arsip di Kantor Walikota
b) Untuk mengetahui secara langsung kegiatan pengolahan arsip di Kantor Walikota Medan
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yang meliputi : Kegiatan Penciptaan Arsip, Penyimpanan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke Kantor Walikota Medan untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan dibahas.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kearsipan
Salah satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor-kantor pemerintah maupun swasta, ialah pekerjaan menyimpan arsip. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen kantor lainnya.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Arsip berperan sangat penting dalam administrasi. Peranan penting arsip dalam administrasi adalah sebagai ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Selain itu melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil keputusan untuk masa yang akan datang.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.
2.1.2 Pengertian Arsip
Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief.
Menurut Schellenberg yang dikutip oleh Wursanto (1991: 14), “arsip adalah surat- surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 2) “arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi
“ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam Bahasa Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.
Di Indonesia, pengertian arsip diatur dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang “KETENTUAN UMUM KEARSIPAN” pasal 1 ayat 2 yang berbunyi sebagai berikut :
”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ”
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi untuk dijadikan sebagai alat bantu pengambilan keputusan pada suatu organisasi atau instansi
2.2 Fungsi Arsip
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua ( Wursanto, 1991 : 1819), yaitu :
1. Arsip dinamis
Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b) Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c) Arsip In-Aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
2.3 TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Sebagaimana yang disebutkan Sedarmayanti (2003:19)
“tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Sesuai dengan tujuan arsip, dapat diketahui bahwa arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Secara umum kegunaan arsip terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi : 1. Endapan informasi pelaksanaan kegiatan.
2. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
3. Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi.
4. Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku.
5. Sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai : 1. Bukti pertanggungjawaban
2. Rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa
3. Sebagai bukti sejarah.
Dari beberapa penjelasan mengenai tujuan dan fungsi arsip tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip memegang peranan penting bagi organisasi pencipta serta dalam proses kegiatan administrasi negara, karena arsip statis memiliki nilai informasi yang abadi bagi kegiatan sebuah organisasi. Selain itu karena fungsi dan tujuannya yang sangat penting itu arsip statis juga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan untuk masa yang akan datang.
2.4 Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip .(Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.5 Tujuan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang didalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Dilihat dari aspek yang lebih sederhana, pedomana kearsipan sebenarnya merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas
untuk menyeragamkan tata cara. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).
Menurut sedarmayanti tujuan pernataan arsip adalah :
a) Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bhawa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:
a) Map
a. Map biasa (stofmap folio), dipergunakan untuk menyimpanan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialaha praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stofmap tali (portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.
Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memgang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Map tebal (briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak.
Penyimpananya lebih baik di atas rak sehingg mudah dilihat apabila diperlukan.
b) Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi .Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat dalam filling cabinet.
c) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalan penyimpanan arsip.
d) Filling cabinet (file cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
e) Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip
f) Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
g) Kursi.
Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor :
b. kursi yang digunakan sekretaris (secrtarical chair).
c. kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
h) Berkas kotak (Box file)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk meyimpan warkat-warkat sejenis.
i) Rak Arsip
Adalah jenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan.Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas- berkas atau arsip.Biasanya warkat yang disimpan disini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
j) Mesin-mesin Kantor
Adalah semua peralatn kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, computer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (perforator).
k) Alat alat tulis
Adanya alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapu, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
2.6 Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang diterapkan. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nila langsung, catatan data akan dihapus.
Masa hidup rekor seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi akhir ( Read, Judith 2011: 18) Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan.
Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang diterapkan. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data akan dihapus.
Masa hidup rekor seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi akhir ( Read, Judith 2011: 18)
( Read, Judith 2011: 18)
2.6.1 Tahap Penciptaan/Penerimaan
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management, jadi jadi sebenarnya tidak terdapat dalam record management, tetapi karena kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.
PENCIPTAAN/
PENERIMAAN (surat, formulir, laporan,
gambar, film, video, elektronik dll.
DISTRIBUSI/
PENGURUSAN (Internal dan
eksternal)
PENGGUNAAN (pembuatan keputusan, dokumentasi, referensi, kepentingan hukum dll) PENGELOLAAN/
PEMELIHARAAN (penyimpanan, penemuan kembali, transfer/ penyerahan) PENYUSUTAN
(pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, penyerahan arsip
statis).
2.6.2 Tahap Distribusi/Pengurusan
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau keluar diregistrasi atau diagendakan sesuai sistem yang telah ditentukan. Kemudian surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit Kerja, yang akan membahas atau memproses.
2.6.3 Tahap Penggunaan
Pada tahap ini, surat-surat yang sudah di proses digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, selesai digunakan difiling kembali (penataan berkas) dan jika perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
2.6.4 Tahap Pengelolaan/ Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsipagar dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai factorperusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Agar pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan baik, perlu adanya suatu pencegahan yang dapat melindungi arsip tersebut, misalnya dengan cara fumigasi atau penyemprotan, sirkulasi udara serta adanya cahaya yang cukup di dalam ruangan.
2.6.5 Tahap Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penemuan kemabalu arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam keputusan Mentri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991, penyusutan arsip berarti:
a) Tata Usaha untuk pengelola mengadakan oenelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa aktifnya.
b) Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan di pindahkan ke unit kearsipan.
c) Menata arsip in aktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.
Tujuan penyusutan arsip adalah :
a) Mendapatkan penghematan dan Efisiensi.
b) Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insektif – aktif ).
c) Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di perlukan bahan bukti kegiatan organisasi.
d) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi (Martono. 1994 : 39-40).
Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :
a) Memindahkan arsip in aktif dari unti kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file in aktif.
b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.
c) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh setiap instansidan lembaga untuk menghemat tempat serta mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna.
2.6.6 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
b) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 103 ) dalam bukunya Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern menyatakn bahwa tujuan JRA :
a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif.
b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
d) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.
e) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
2.6.7 Tahap Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan suatu kearsipan dimana arsip yang tidak bernilai guna dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Widjaya ( 1990:84 ) “ Pemusnahan arsip adalah suatu tahap mengahncurkan arsip yang telah habis guna. “ Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat memudahkan penemuan kembali arsip.
Dalam keputusan menteri dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979, tata cara pemusnahan arsip yaitu :
a) Peneliti dapat memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam jadwal retensi.
b) Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip yang dapat di musnahkan.
c) Mengumpulkan arsip tersebut dan di ajukan kepada team peneliti.
d) Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang di terapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan Proses pemusnahan arsip : a) Team peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip
kepada Menteri Dalam Negeri.
b) Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat beruta tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemusnahan arsip adalah pengurangan arsip dari jajaran arsip dengan cara memusnahkan arsip tersebut.
BAB III
SIKLUS HIDUP ARSIP DI KANTOR WALIKOTA MEDAN
3.1 Gambaran Umum Kota Medan
Medan berasal dari kata bahasa Tamil Maidhan atau Maidhanam, yang berarti tanah lapang atau tempat yang luas, teradopsi ke Bahasa Melayu.
Hari jadi Kota Medan diperingati tiap tahun sejak tahun 1970 dan pada mulanya ditetapkan jatuh pada tanggal 1 April 1909.Tetapi tanggal ini mendapat bantahan yang cukup keras dari kalangan pers dan beberapa orang ahli sejarah karena itu, Walikota membentuk panitia sejarah hari jadi Kota Medan untuk melakukan penelitian dan penyelidikan.
Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 342 tanggal 25 Mei 1971 yang waktu itu dijabat oleh Drs. Sjoerkani dibentuklah Panitia Peneliti Hari Jadi Kota Medan. Duduk sebagai Ketua adalah Prof. Mahadi, SH, Sekretaris Syahruddin Siwan, MA, Anggotanya antara lain Ny. Mariam Darus, SH dan T.Luckman, SH.
Untuk lebih mengintensifkan kegiatan kepanitiaan ini dikeluarkan lagi Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No.618 tanggal 28 Oktober 1971 tentang Pembentukan Panitia Penyusun Sejarah Kota Medan dengan Ketuanya Prof.Mahadi, SH, Sekretaris Syahruddin Siwan, MA dan Anggotanya H.
Mohammad Said, Dada Meuraxa, Letkol. Nas Sebayang, Nasir Tim Sutannaga, M.Solly Lubis, SH, Drs.Payung Bangun, MA dan R. Muslim Akbar.
DPRD Medan sepenuhnya mendukung kegiatan kepanitiaan ini sehingga merekapun membentuk Pansus yang diketuai M.A. Harahap, dengan Anggotanya
antara lain Drs.M.Hasan Ginting, Ny. Djanius Djamin, SH, Badar Kamil, BA dan Mas Sutarjo.
Untuk sementara disebutlah nama Guru Patimpus sebagai pembuka sebuah kampung di pertemuan dua sungai babura dan sungai deli, disebuah kampung yang bernama Medan Puteri. Walau sangat minim data tentang Guru Patimpus sebagai pendiri Kota Medan. Jikapun ada, konon pernah ada manuskrip Pustaha Hamparan Perak yang konon menyebut nama Guru Patimpus, meski manuskrip itu tidak pernah dilihat keberadaannya oleh tim perumus.
Maka ditetapkan berdasarkan prakiraan bahwa tanggal 1 Juli 1590 diusulkan kepada Walikota Medan untuk dijadikan sebagai hari jadi Medan dalam bentuk perkampungan, yang kemudian dibawa ke Sidang DPRD Tk.II Medan untuk disahkan. Berdasarkan Sidang DPRD tanggal 10 Januari 1973 ditetapkan bahwa usul tersebut dapat disempurnakan.
Sesuai dengan hal itu oleh Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Medan mengeluarkan Surat Keputusan No.74 tanggal 14 Februari 1973 agar Panitia Penyusun Sejarah Kota Medan melanjutkan kegiatannya untuk mendapatkan hasil yang lebih sempurna. Berdasarkan perumusan yang dilakukan oleh Pansus Hari Jadi Kota Medan yang diketuai oleh M.A.Harahap bulan Maret 1975 bahwa tanggal 1 Juli 1590.
Secara resmi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tk.II Medan menetapkan tanggal 1 Juli 1590 sebagai Hari Jadi Kota Medan dan mencabut Hari Ulang Tahun Kota Medan yang diperingati tanggal 1 April setiap tahunnya pada waktu-waktu sebelumnya.
Di Kota Medan juga menjadi pusat Kesultanan Melayu Deli, yang sebelumnya adalah Kerajaan Aru. Kesultanan Deli adalah sebuah kesultanan Melayu yang didirikan pada tahun 1632 oleh Tuanku Panglima Gocah Pahlawan di wilayah
John Anderson, orang Eropa asal Inggeris yang mengunjungi Deli pada tahun 1833 menemukan sebuah kampung yang bernama Medan. Kampung ini berpenduduk 200 orang dan seorang pemimpin bernama Raja Pulau Berayan sudah sejak beberapa tahun bermukim disana untuk menarik pajak dari sampan-sampan pengangkut lada yang menuruni sungai. Pada tahun 1886, Medan secara resmi memperoleh status sebagai kota, dan tahun berikutnya menjadi ibukota Karesidenan Sumatera Timur sekaligus ibukota Kesultanan Deli. Tahun 1909, Medan menjadi kota yang penting di luar Jawa, terutama setelah pemerintah kolonial membuka perusahaan perkebunan secara besar-besaran. Dewan kota yang pertama terdiri dari 12 anggota orang Eropa, dua orang bumiputra Melayu, dan seorang Tionghoa.
Di akhir abad ke-19 dan awal abad ke-20 terdapat dua gelombang migrasi besar ke Medan.Gelombang pertama berupa kedatangan orang Tionghoa dan Jawa sebagai kuli kontrak perkebunan.Tetapi setelah tahun 1880 perusahaan perkebunan berhenti mendatangkan orang Tionghoa, karena sebagian besar dari mereka lari meninggalkan kebun dan sering melakukan kerusuhan.Perusahaan kemudian sepenuhnya mendatangkan orang Jawa sebagai kuli perkebunan.Orang-orang Tionghoa bekas buruh perkebunan kemudian didorong untuk mengembangkan sektor perdagangan.Gelombang kedua ialah kedatangan orang Minangkabau, Mandailing dan Aceh.Mereka datang ke Medan bukan untuk bekerja sebagai buruh perkebunan, tetapi untuk berdagang, menjadi guru dan ulama.
Sejak tahun 1950, Medan telah beberapa kali melakukan perluasan areal, dari 1.853 ha menjadi 26.510 ha pada tahun 1974. Dengan demikian dalam tempo 25 tahun setelah penyerahan kedaulatan, kota Medan telah bertambah luas hampir delapan belas kali lipat.
3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan Visi dan misi bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan yaitu :
Visi
Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintah harus di bawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Secara umum visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan oleh Kantor Arsip Kota Medan. Penetapan Visi mencerminkan apa yang ingin dicapai, memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya diharapkan mampu menumbuhkan komitmen di lingkungan Kantor Arsip Kota Medan. Visi Kantor Arsip Kota Medan dirumuskan untuk mendukung Visi dan Miisi Kota Medan secara dimensional, pernyataan visi berfokus kemasa depan berdasarkan pemikiran masa kini dan pengalaman masa lalu.
Peranan Kantor Arsip Kota Medan di era Globalisasi ini tidak dapat dipisahkan dengan kemajuan di bidang lainnya. Globalisasi khususnya di bidang teknologi digitalisasi akan sangat membutuhkan sarana untuk pemenuhan kebutuhan akan informasi kearsipan bagi pengguna kearsipan dan masyarakat. Dengan pesatnya perkembangan globalisasi informasi, Kantor Arsip Kota Medan berupaya selalu meningkatkan kualitas daalam berbagai hal, disamping terus berupaya meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia, juga kualitas sarana prasarana pendukung kearsipan lainnya. Kantor Arsip Kota Medan terus berpacu untuk dapat mewujudkan bagian dari pusat informasi khususnya kearsipan, dimana pengguna arsip dan masyarakat dengan mudah mendapat segala bentuk data/dokumen yang mereka butuhkan dengan cepat, tepat dan akurat dan terpercaya. Berdasarkan gagasan tersebut dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemerintah Kota Medan Tahun 2011-2015, VISI Kantor Arsip Kota Medan dirumuskan sebagai berikut. VISI Kantor Arsip Kota Medan :
Visi Kantor Arsip Kota Medan ini merupakan perwujudan dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Kota Medan Tahun 2011-2015 yang menjabarkan tentang pembangunan dan pengimplementasian Arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban di lingkungan Pemerintah Kota Medan, yaitu : penyelenggaraan penataan dan pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Medan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pengguna arsip secara efektif dan efisien, melalui penataan sisitem manajemen kearsipan secara optimal.
Misi
Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah dan pihak- pihak lain yang berkepentingan agar harapan yang dicita-citakan pada masa mendatang akan tercapai. Proses preumusan misi harus memperhatikan masukan dari pihak yang berkepentingan dengan memperhatikan peluang dan hambatan yang dihadapi. Dalam mencapai visi organisasi, Kantor Arsip Kota Medan merumuskan misi organisasi sebagai tugas utama yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu. Untuk mewujudkan hal tersebut Kantor Arsip Kota Medan mempunyai misi sebagai berikut :
1. Menjadikan Arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan
2. Meningkatkan kerja sama dan koordinasiantar SKPD dalam hal penataan kearsipan
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja aparatur
4. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik dan untuk kepentingan pemerintahan
5. Mendapatkan kemudahan dalam memperoleh penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
3.1.3 Struktur Organisasi Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan
Struktur organisasi adalah suatu susunandan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Struktur organisasi sangat diperlukan disetiap instansi baik pemerintahan maupun swasta yang keseluruhannya berhubungan erat dengan aturan yang berlaku di tempat masing-masing. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pegawai dapat mengetahui jenjang jabatan dan pekerjaan yang akan dilakukan serta bertanggungjawab terhadap tugas yang diberikan kepada masing-masing pegawai.
Adapun struktur organisasi bagian kearsipan Kantor Walikota Medan adalah sebagai berikut :
3.2 Tugas Pokok, Fungsi Dan Tujuan Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan
Kantor Arsip Kota Medan merupakan unsur pendukung tugas Kepala Daerah, yang dipimpin oleh Kepala Kantor yang berkedudukan dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah dan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidng kearsipan berdasarkan azas ekonomi dan tugas pembantuan. Tupoksi Kantor Arsip Kota Medan:
Tugas Pokok : Kantor Arsip Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang kearsipan serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya.
Fungsi : Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kantor Arsip penyelenggaran fungsi :
a) Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan
b) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kearsipan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kearsipan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya
Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip tersebut diatas, penyelenggaraan kearsipan mempunyai tujuan antara lain :
a) Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan perorangan.
b) Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c) Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
d) Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
e) Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
f) Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan penataan arsip yang autentik dan terpercaya.
3.3 Siklus Hidup Arsip Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan
Proses kearsipan merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanya terjadi saat penyimpanan saja. Akan tetapi sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya arsip tersebut dimusnakan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip.
3.3.1 Tahap Penciptaan/Penerimaan Arsip
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknyaberupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management. Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan bagaimana sebuah dokumen dikelola sesuai dengan nilai nilai manfaatnya bagi organisasi. Arsip-arsip yang diterima oleh Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan akan langsung diproses apabila arsiparis yang mengerjakan nya sedang tidak melakukan kegiatan seperti
pemeliharaan ataupun penyusutan arsip. Arsip – arsip yang diterima berasal dari SKPD yang ada di kota Medan.
3.3.2 Tahap Distribusi/PengurusanArsip
Setelah arsip tercipta maka selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat penanganan dan pengendalian yang baik. Tujuannya agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang bermanfaat.
Dalam tahap ini arsip-arsip yang berasal dari Pemko Medan akan diterima oleh arsiparis kemudian petugas melakukan penyortiran dan mengelompokkan menurut jenis arsip. Hal ini bertujuan agar ketika akan dilakukan temu kembali arsip dibutuhkan menjadi mudah. Arsip akan dimasukkan ke dalam box penyimpanan selain itu arsip yang sudah selesai diproses dapat dientri datanya ke dalam website ataupun aplikasi yang dimiliki oleh Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan.
Gmbar 1 : Proses Pengolahan Arsip
3.3.3 Tahap Penggunaan Arsip
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.
Pada tahap ini, arsip-arsip yang ada di Kantor Pemerintah Kota Medan digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari dan dikelompokkan berdasarkan jenis, nomor dan dilakukan penataan berkas (filling) agar ketika dibutuhkan mudah untuk dicari atau ditemu kembali.
3.3.4 Tahap Pengelolaan/ Pemeliharaan Arsip
Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip diberkaskan berdasarkan numeric filling system. Numeric filling system adalah sistem penyimpanan dan penyusunan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Kegiatan retrieval atau temu kembali mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta.
Pada Kantor Arsip Pemko Medan kegiatan temu kembali atau retrieval dapat dilakukan menggunakan aplikasi yang tersedia dan sedang dikembangkan oleh Kantor Arsip Pemko Medan. Dalam melakukan pencarian di aplikasi petugas cukup memasukkan data yang akan dicari. Selain itu pencarian jug dapat dilakukan dengan berbasis net namun, hanya SKPD yang dapat memakai pencarian berbasis net.
Pemeliharaan arsip di Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan sudah sangat baik karena arsip-arsip yang disimpan diberi semprotan fumigasi setiap kurang lebih 6 bulan sekali untuk mencegah tumbuhnya jamur serta diberi silica agar tidak lembab.
Tempat penyimpanan arsip pun diletakkan tidak berhadapan langsung dengan cahaya matahari agar tulisan yang ada di arsip tidak cepat pudar.
3.3.5 Tahap Penyusutan Arsip
Kegiatan kearsipan diperlukan dalam rangka memperdayakan arsip untuk pelaksanaan tugas dan fungsi SKPD di lingkungan Pemerintahan Daerah agar berjalan efektif dan efisien. Penyusutan arsip dilakukan untuk menyelamatkan dan mengamankan arsip-arsip penting sebagai bukti akuntabilitas kinerka lembaga dan pegawai pada SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah. Beberapa arsip penting tersebut antara lain :
• Arsip Kepegawaian
• Arsip Keuangan
• Arsip Fasilitatif Non Keuangan
• Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian
Tata cara penyusutan arsip arsip di Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan dilaksanakan berdasarkan tahap-tahap pelaksanaan penyusutan sebagai berikut :
1. Pemindaian Arsip
Pemindaian dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari unit pengolahan arsip ke unit kearsipan.
2. Pemusnahan Arsip
3.3.6 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisi nomor, jenis arsip, jangka waktu simpan aktif, dan inaktif serta keterangan arsip yang musnah, permanen, atau dinilai kembali. Jadwal Retensi Arsip berfungsi sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan arsipyang meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna serta penyerahan arsip statis oleh SKPD ke lembaga kearsipan daerah. Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan melakukan kegiatan retensi arsip setiap 2 tahun sekali hal ini bertujuan agar tidak terjadinya penumpukan arsip yang berlebih.
Seluruh jenis arsip atau dokumen yang dihasilkan SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah wajib dicantumkan ke dalam jadwal retensi arsip secara sistematis sesuai dengan tugas dan fungsi SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah.
3.3.7 Tahap Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnakan menurut JRA (jadwal retensi arsip), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Adapun tujuan pemusnahan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak digunakan lagi, memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi, serta untuk meningkatkan mutu pengeloalaan dan pengamanan arsip. Di kantor Arsip Pemerintah kota Medan proses pemusnahan arsip dlakukan menggunakan mesin penghancur kertas/paper shredder.
Pemusnahan Arsip di Kantor Arsip Pemko Medan dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :
a. Pembentukan panitia penilai arsip
1) Kepala SKPD membentuk dan menetapkan panitia penilai paling sedikit memiliki unsur
a) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota b) Pimpinan unit pengolahan (Kepala Bidang/Kepala Seksi) yang
arsinya akan dimusnakan.
c) Anggota dapat dilibatkan dari unit pengolahan
2) Panitia penilai mempunyai tugas melakukan penyeleksian arsip
b. Penyeleksi arsip
Panitia penilai menyeleksi arsip berdasarkan JRA dengan tahapan : 1. Mencermati daftar arsip usulan pemerintah
2. Memverifikasi daftar arsip usul musnah dengan JRA, khusus pada kolom retensi inaktif dan berketerangan musnah
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah 4. Penilaian oleh panitia penilai
3.4 Peralatan Pengolahan Arsip pada Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar mempermudah dalam bekerja dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat ditemukan kembali dengan segera apabila warkat tersebut diperlukan seketika.
Bagian Kearsipan Kantor Walikota Medan dalam pengelolaan arsip sudah baik, terutama peralatan dan perlengkapan. Dalam melakukan kegiatan kearsipan menggunakan map dan rak penyimpanan arsip berdasarkan angka atau numerik , hal
Gambar yang lain dapat dilihat dilampiran.
Gambar 2 : Alat pelepas hekter
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Bedasarkan hasil observasi dan pembahasan tugas akhir pada Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Kegiatan arsip pada Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan dilakukan dengan penuh tanggung jawab dengan sesuai dengan prosedur
2. Pada Kantor Arsip Pemerintah Kota Medan memiliki struktur organisasi yang baik
3. Penanganan arsip dilaksanakan secara langsung oleh tiap unit kerja yang menyelengggarakan kegiatan arsip tersebut.
4.2 Saran
1. Sebaiknya menambah arsiparis yang ahli dalam bidang kearsipan agar pengolahan kearsipan sesuai dengan standar kearsipan nasional
2. diharapkan kepada para pegawai agar menerapkan disiplin kerja dengan baik guna menciptakan susunan kerja yang nyaman.
DAFTAR PUSTAKA
Azmi. 2010. Jurnal Kearsipan.
http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal_vol9_anri_122014.
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20ole h%20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf
Martono, Budi. 1994. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan
Read, Judith. 2011. Records Management. USA : United States.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.
Soerotani, Suhardo. 2009. Arsip vital sebagai darah kehidupan organisasi
http://bpad.jogjaprov.go.id/public/article/106/8acbaed284b32759c41a23696c3 ca837.
Sumartini. Pengantar Kearsipan.
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Pengantar%20kearsipan%20ole h%20dra%20soemartini.pdf
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan : Arsip Nasional Republik Indonesia.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
LAMPIRAN 1
Gambar 4 : Rak Penyimpanan Arsip
Gambar 5 : Roll O’Pack
Sumber : : www.arsip.pemkomedan.go.id
Gambar 6 : Gedung Arsip Pemko Medan
Lampiran 2
JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN PEMERINTAH KOTA MEDAN
No JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERAN
AKTIF INAKTIF GAN
(1) (2) (3) (4) (5)
A RENCANA ANGGRAN PENDAPATAN DAN BELANJA DAERAH (RAPBD) DAN ANGGRAN PENDAPATAN DAN BELANJA DAERAH PERUBAHAN (APBD-P)
1. Penusutan Prioritas Plafon Anggaran (PPA)
a. Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas 1) Dokumen Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) 2) Dokumen Rencana Kerja Satuan Kerja Pemerintah
Daerah ( Renja)
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Permanen
b. Dokumen Rancangan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) yang telah dibahas bersama antara DPRD dan Pemerintah Daerah
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali c. KUA beserta Nota Kesepakatannya 2 Tahun setelah tahun
anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali d. Dokumen Rancangan Perioritas Plafon Anggaran
Sementara (PPAS)
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali
e. Nota Kesepakatan PPA 2 Tahun setelah tahun 3 Tahun Dinilai
anggaran terakhir Kembali f.
g. Prioritas Plafon Anggaran 2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali 2. Penyusutan Rencana Kerja Anggaran Satuan Kerja Perangkat
Daerah (RKA-SKPD)
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali 3. Penyampaian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) a. Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan
Peraturan Daerah RAPBD:
1) Nota Keuangan Pemerintah 2) Materi RAPBD
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Permanen
b. Hasil Pembahasan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) oleh Dewan Perwakilan Pemerintah Daerah
2 Tahun setelah tahun anggaran terakhir
3 Tahun Dinilai Kembali
Lampiran 3
