Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Media Baru telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Agustus 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR

(2)

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP NOMOR 10 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/ Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Pengolahan Arsip.

Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Media Baru.

(3)

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun daftar arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat Pengolahan Arsip Media Baru, sehingga daftar arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Media Baru ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit Pengolahan Arsip Media Baru. Prosedur Tetap meliputi penyusunan daftar arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitive, manuver fisches, penomoran definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, penempatan arsip dalam tempatnya, penulisan daftar arsip media baru, penilaian dan penelaahan, penyempurnaan daftar arsip media baru, dan pengesahan daftar arsip media baru.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 3 -

E. Pengertian

1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, dan mikrofis.

a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak.

b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus.

c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.

d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.

e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film.

f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel.

g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk.

2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau tempatnya sesuai dengan ukurannya.

3. Daftar Arsip Media Baru adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam informasi dari arsip media baru tersebut.

4. Deskripsi Arsip Media Baru adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.

5. Identifikasi Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.

(5)

6. Labeling Arsip Media Baru adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai dengan nomor urut arsipnya.

7. Manuver Fisik Arsip Media Baru yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan daftar yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru.

8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/ bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah.

11. Pengesahan Daftar Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan Daftar Arsip Media Baru dari pimpinan yang berwewenang.

12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan daftar yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan Arsip.

13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu deskripsi. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru pada daftar arsip. Nomor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya.

14. Penulisan Daftar Arsip Media Baru adalah kegiatan penulisan mengenai suatu khasanah arsip media baru ke dalam suatu daftar arsip media baru yang tidak dilengkapi riwayat dan sejarah arsip dan organisasi pencipta arsip.

15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap Daftar Arsip Media Baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.

16. Penyusunan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap).

17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

18. Rekonstruksi Arsip Media Baru adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

19. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Penyusunan Daftar Arsip Media Baru.

(6)

20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari fungsi/ kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.

(7)

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Media Baru melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi Arsip Media Baru, Sistem dan Provenance.

Penyusunan Daftar Arsip Media Baru dimulai dari kegiatan mengidentifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan, dan provenance arsip media baru, hal ini untuk mempermudah proses penyusunan kegiatan rencana teknis.

2. Penyusunan Rencana Teknis

Rencana teknis ini disusun dengan berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang perincian biaya, waktu, dan pelaksanaan kegiatan dalam mengolah arsip media baru.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi

Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip media baru melalui sumber cetakan/ bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/ lembaga pencipta arsip dalam Penyusunan Daftar Arsip Media Baru.

4. Penyusunan Skema Sementara

Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga/

organisasi pencipta arsip, dibuatlah gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara.

5. Rekonstruksi Arsip Media Baru

Kegiatan rekostruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan skema pengaturan arsipnya dan hal ini akan memudahkan dalam penyusunan daftar arsip media baru.

6. Deskripsi

Dengan membaca dan pengoperasian peralatan player audio visual isi informasi arsip media baru secara lengkap dapat dituangkan dalam kartu deskripsi yang terdiri atas unsur isi informasi, kurun waktu, tempat, siapa pelakunya.

7. Penyusunan Skema Definitif

Hasil isi deskripsi arsip media baru disusun data informasinya untuk dibuatkan skema pengaturan arsip definitif.

8. Manuver kartu/fisches

Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan dengan skema definitif.

(8)

9. Penomoran Definitif

Hasil kegiatan dari manufer fisches adalah memberikan nomor definitif pada arsip media baru untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip.

10. Manuver Fisik Arsip

Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru

11. Labeling Arsip Media Baru

Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks.

12. Boksing

Arsip Media baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto.

13. Penulisan Daftar Arsip Media Baru

Untuk penulisan daftar arsip dengan berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi daftar arsip yang terdiri dari komponen halaman judul dan daftar arsip berupa kolom-kolom yang terdiri dari nomor arsip, keterangan (isi informasi), kurun waktu, tempat kejadian.

14. Penilaian dan Penelaahan

Daftar arsip yang telah disusun kemudian dinilai dan ditelaah informasinya untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit. Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan.

15. Penyempurnaan Daftar Arsip Media Baru

Apabila dalam penyusunan daftar arsip media baru ada masukkan dan koreksi dari Kasubdit.

Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Daftar Arsip Media Baru.

16. Pengesahan

Sebelum Daftar Arsip Media Baru disajikan kepada pengguna arsip melalui Unit Layanan Informasi dan diserahkan kepada Unit Depo Penyimpanan Arsip Media Baru sebagai jalan masuk, maka harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu oleh Direktur Pengolahan Arsip.

(9)

BAB III PENUTUP

Penyusunan Prosedur Tetap Daftar Arsip Media Baru ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Daftar Arsip Media Baru ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru.

Dengan adanya Prosedur Tetap Daftar Arsip Media Baru diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo Penyimpanan Arsip Media Baru dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Agustus 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

(10)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 10 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

(11)

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI ARSIP MEDIA BARU (SISTEM DAN PROVENANCE)

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

L. DIAGRAM ALIR LABELING DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN DAN ATAU BOKS FOTO DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

N. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

P. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP BARU

Q. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

(12)

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan Arsip Media

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arsip Media Baru 1 Melaksanakan identifikasi

arsip media baru

2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris 3 Melakukan penelusuran

sumber dan referensi

4 Pembuatan skema sementara

5 Rekonstruksi arsip

6 Mendeskripsi arsip

(transliterasi dan transkripsi arsip)

7 Pembuatan skema definitif arsip

8 Manuver fisches (kartu deskripsi)

9 Pemberian Nomor definitif arsip

10 Manuver fisik arsip

11 Pemberian label arsip

12 Menata arsip dalam boks

13 Penulisan daftar arsip media baru

14 Penilaian dan penelaahan daftar arsip media baru 15 Penyempurnaan daftar arsip

media baru

16 Pengesahan Daftar Arsip Media Baru

Norma waktu: 1 khasanah per tahun

(13)

DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Membuat dan mengajukan

rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan penilaian dan arahan

3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang teknik identifikasi arsip

6 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi

7 Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

(14)

Norma waktu: 10 hari kerja No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 8 Melaksanakan identifikasi fisik,

sistem dan provenance arsip ke depo

9 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

10 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

11 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan

12 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat daftar

(15)

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS

DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Diektur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Mengajukan draft rencana

teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang

penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draft rencana teknis setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan rencana teknis

6 Merevisi draft penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan draft penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip

Norma waktu: 10 hari kerja

(16)

DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Peyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Membuat draft surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait

2 Mengajukan draft surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draft surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

5 Memberi paraf dan mengajukan draft surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang draft surat yang akan

ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan 8 Membuat Nota dinas sebagai

pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

(17)

Unit Peyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat data- data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait

11 Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip

13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait

15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan

16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan

(18)

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Mempersiapkan data /

informasi yang dihimpun dari berbagai referensi / penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan / koreksi dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi skema sementara

(19)

DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Menyiapkan arsip media baru

yang akan direkonstruksi

2 Melakukan pemilahan arsip

3 Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi / masalah

4 MengkroNologiskan kelompok arsip

5 Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi / masalah

(20)

DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

yang akan dideskripsi

2 Membaca keseluruhan informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi)

5 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

6 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi)

Norma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja

(21)

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Menyiapkan skema sementara

arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4 Mengurangi atau

menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada atasan

6 Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara

7 Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara

8 Membuat skema definitif

(22)

DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Menyiapkan fisches arsip

media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat

4 Menyusun kartu secara kroNologis

5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif

Norma waktu: 70 fisches per hari kerja

(23)

DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Melakukan peNomoran

definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi)

2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan Nomor definitif

3 Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi Nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip

(24)

DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Mengelompokan fisik arsip

sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi)

2 Menggabungkan beberapa arsip Nomor sementara menjadi satu Nomor definitif sesuai skema definitif

3 Memberi Nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan peNomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi)

4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan Nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip

(25)

DIAGRAM PEMBERIAN LABEL

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

yang akan dilabel

2 Membuat label arsip media baru sesuai dengan Nomor definitif arsip yang sudah disiapkan

3 Menempelkan label sesuai dengan Nomor pada inventaris arsip media baru

4 Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan Nomornya

(26)

DIAGRAM ALIR

PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Mempersiapkan arsip media

baru yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks/tempatnya

2 Mempersiapkan boks/tempat arsip yang akan dipergunakan

3 Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks/tempat arsip disesuaikan dengan arsip media baru

4 Menempel label boks/tempat arsip yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5 Menyusun boks sesuai dengan Nomor urut boks

6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

Norma waktu 30 hari kerja

(27)

DIAGRAM ALIR

PENULISAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Arsip Media Baru 1 Menyiapkan data dan fisches

(kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar arsip media baru

2 Membuat judul daftar arsip sesuai fonds

4 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam daftar

5 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan

6 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi

(28)

DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENELAAHAN

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Mempersiapkan daftar arsip yang telah tersusun

2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip

3 Mengajukan draft daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan daftar arsip

5 Merevisi draft daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

6 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan

7 Memberikan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan daftar arsip media baru

(29)

DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan Arsip

Media Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

1 Mengajukan draft daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan

3 Merevisi draft inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan daftar arsip

6 Merevisi draft daftar yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

7 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar arsip media baru telah final

Norma waktu : 15 hari kerja per daftar

(30)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 21 - DIAGRAM ALIR

PENGESAHAN DAFTAR ARSIP

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Pemanfaatan

Direktur Preservasi 1 Memeriksa kelengkapan

daftar arsip yang akan disyahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2 Mmembuat Nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan

3 Menandatangani daftar arsip tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit untuk menggandakan daftar dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip 4 Menggandakan daftar arsip

dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru

Norma waktu: 7 hari kerja per daftar

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI