PROFIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SUMENEP

(1)

(2)

PROFIL

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SUMENEP

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumenep merupakan Organisasi Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil. Letak geografis kabupaten sumenep yang terdiri dari wilayah daratan dan wilayah kepulauan tentunya menjadi tantangan tersendiri dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil agar dapat merata dan terdata baik di daratan maupun di kepulauan. Oleh karena itu Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumenep berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan administrasi kependudukan untuk mewujudkan visi Sumenep unggul, mandiri, dan sejahtera serta misi mewujudkan tata kelola pemerintah yang transparan, inovatif dan responsif dalam melayani masyarakat.

(3)

Dengan tagar “Bismillah Melayani”, dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten sumenep memberikan kemudahan dalam pelayanan administrasi kependudukan, antara lain :

1. Memberikan pilihan tempat pelayanan yang paling mudah. Masyarakat dapat memilih mengajukan permohonan melalui :

a. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumenep;

b. Mal Pelayanan Publik (MPP);

c. Pengadministrasi Data Kependudukan atau Petugas SIAK di Kecamatan setempat;

d. Pembantu Petugas Registrasi Desa di Desa setempat;

e. Online SIMPONI;

f. Derma Kamela (Demi Rakyat dan Masyarakat, Kami Melakukan Jemput Bola);

g. PeDeKaTe (Pelayanan Dokumen Kependudukan Terintegrasi).

2. Menciptakan inovasi-inovasi pelayanan, yaitu :

a. PeDeKaTe (Pelayanan Dokumen Kependudukan Terintegrasi). Inovasi PeDeKaTe telah tertuang dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 36 Tahun 2021 Tentang Pelayanan Dokumen Kependudukan Terintegrasi.

PeDeKaTe terbagi 2 yaitu PeDeKaTe kepada masyarakat dan PeDeKaTe dengan pengguna layanan.

PeDeKaTe kepada masyarakat dilakukan secara internal oleh dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten sumenep dengan menerbitkan beberapa dokumen kependudukan dalam 1 (satu) kali pengajuan. Contoh : pengajuan KK baru menikah dan penambahan anggota baru karena kelahiran, yang diterbitkan KK pemohon, KK orang tua, KK mertua, KTP-el suami, KTP-el istri, Kutipan Akta Kelahiran, dan KIA sekaligus.

(4)

PeDeKaTe dengan pengguna layanan dilaksanakan dengan Memorandum of Understanding (MoU) antara pengguna layanan dengan Bupati Sumenep dan ditindaklanjuti dengan Perjanjian Kerja Sama dengan dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten sumenep. Kerja sama PeDeKaTe ini dituangkan dalam inovasi-inovasi yaitu :

-

Cita Samawa

(Cepat, Inovatif, Tepat, Akurat Setelah Akad mendapat Akta Nikah dan Dokumen Kependudukan Warga Negara Indonesia), merupakan kerja sama dinas kependudukan dan pencatatan sipil dengan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumenep, dimana pemohon perkawinan dalam satu kali pengajuan perkawinan maka sekaligus pengajuan perubahan status kependudukan dari belum kawin menjadi kawin, sehingga setelah akad nikah selain mendapatkan akta nikah, pemohon perkawinan akan mendapatkan KK dan KTP-el baru atau SKPWNI. Namun, kerja sama ini masih belum berjalan dengan maksimal.

-

Sepedis (

Sistem Informasi Terpadu Pengadilan Agama dan Disdukcapil Kabupaten Sumenep), merupakan kerja sama Disdukcapil dengan Pengadilan Agama Kabupaten Sumenep, yaitu bagi pemohon perceraian setelah adanya putusan yang mempunyai kekuatan hukum tetap dan mendapatkan akta cerai maka sekaligus akan memperoleh KK dan KTP-el atau SKPWNI. Kerja sama ini berjalan dengan baik.

Permohonan yang masuk dari Pengadilan Agama Sumenep dalam 1 bulan ada sekitar 10-15 berkas.

Dalam hal perubahan status akibat perceraian, Disdukcapil juga bekerja sama dengan Pengadilan Agama Kangean yang diberi nama

Sipandu

(Kerja Sama ini masih belum maksimal).

(5)

-

Cendekia (

Cepat Lindungi Anak dengan KIA),

merupakan kerja sama Disdukcapil Sumenep dengan lembaga pendidikan PAUD/TK/SD sederajat dalam naungan Dinas Pendidikan Sumenep dan Kementerian Agama Sumenep dalam hal perekaman dan penerbitan KIA. Lembaga pendidikan dapat mengajukan permohonan penerbitan KIA untuk siswa/siswi-nya secara kolektif ke Disdukcapil Sumenep atau Disdukcapil Sumenep dapat mendatangi sekolah tersebut.

-

Ananda Kita (

Anak lahir mendapatkan KK, KIA, dan Akta), merupakan kerja sama Disdukcapil dengan Puskesmas dan Rumah Sakit naungan Dinas Kesehatan dan KB, termasuk Rumah Sakit Islam Garam Kalianget dalam hal terjadinya peristiwa penting yaitu kelahiran, sehingga pada saat anak lahir akan langsung diproseskan KK, KIA dan Kutipan Akta Kelahirannya. Ananda Kita kerja sama dengan RSIG Kalianget telah berjalan selama 5 bulan dan sudah hampir 100 pasien melahirkan menerima manfaat. Sedangkan untuk Puskesmas dan Rumah Sakit Naungan Dinas Kesehatan dan KB masih belum seluruhnya berjalan dan masih dalam perancangan aplikasi. Sementara yang berjalan menggunakan Whatsapp.

(6)

-

Pelita Hati

(Peduli Disabilitas, Hadiri Sepenuh Hati), hadir bagi masyarakat kabupaten

sumenep yang disabilitas, orang lanjut usia/orang lumpuh, orang dalam gangguan jiwa/ODGJ, autisme, dll yang memang tidak mampu untuk menjangkau unit pelayanan dukcapil. Pelita Hati merupakan kerja sama Disdukcapil Sumenep dengan Pemerintah Desa, Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak, Puskesmas, dan Aparat

Keamanan jika diperlukan. Pemerintah Desa atau lembaga terkait dapat mendaftar dan melaporkan ke Disdukcapil untuk didatangi ke rumah warga guna perekaman KTP-el (dengan catatan rumah warga terjangjau jaringan/signal)

-

Derma Kamela

(Demi Rakyat dan Masyarakat, Kami Melakukan Jemput Bola), merupakan inovasi Disdukcapil Sumenep dengan sasaran desa-desa yang kurang dalam kepemilikan dokumen kependudukan khususnya KTP-el atau atas permintaan Kepala Desa untuk mengadakan perekaman dan pencetakan KTP-el dan dokumen kependudukan lainnya secara langsung di tempat.

(7)

-

Melle Sagu

(Melayani Lembur Sabtu Minggu), merupakan Inovasi yang dilakukan Petugas di Kecamatan Sapeken. Memberikan kesempatan kepada masyarakat kepulauan yang hanya bisa datang ke Kecamatan pada hari Sabtu atau Minggu.

3. Mengembangkan SIMPONI (Sistem Pendaftaran Online)

Disdukcapil Sumenep mengembangkan inovasi Pendaftaran Online SIMPONI di situs simponi.sumenepkab.go.id. yang menjadi Juara I kategori perangkat daerah dalam Anugerah Inovasi Daerah Kabupaten Sumenep Tahun 2021. SIMPONI diciptakan untuk mempermudah masyarakat dalam pengurusan dokumen kependudukan khususnya yang berada di kepulauan dan yang berada di luar wilayah kabupaten sumenep, mempercepat proses penyelesaian dokumen kependudukan, menutup celah praktik percaloan atau pungutan liar. Masyarakat cukup mengunjungi situs simponi, registrasi, login akun, tambah permohonan, pilih jenis layanan yang dibutuhkan, upload persyaratan dan tunggu hasilnya dalam 1x24 jam setelah berkas persyaratan telah diverifikasi benar dan lengkap.

Dokumen kependudukan berupa KK, SKPWNI, dan akta-akta pencatatan sipil akan dikirim ke email pemohon untuk selanjutnya dapat dicetak sendiri menggunakan kertas HVS putih ukuran A4 80 gram, kecuali untuk KTP-el dan KIA karena menggunakan blangko khusus maka dapat diambil sendiri ke Mal Pelayanan Publik (MPP) atau dapat dikirim ke alamat pemohon melalui inovasi DUTA POS (Dokumen Kependudukan Diantar Melalui POS) GRATIS untuk wilayah Jawa Timur dan sistem COD untuk luar wilayah Jawa Timur atau dapat dicetak di Anjungan Dukcapil Mandiri yang tersedia.

Hingga saat ini, SIMPONI telah digunakan oleh 6.179 pemohon.

4. Memanfaatkan Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM)

Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM) merupakan alat yang dapat mencetak semua jenis dokumen kependudukan secara mandiri. Untuk dapat melakukan pencetakan di ADM, penduduk harus memiliki akun ADM.

(8)

Pendaftaran akun ADM dapat diajukan pada saat pendaftaran dokumen kependudukan. Selanjutnya operator Dukcapil akan memverifikasi permohonan akun ADM, dan jika lolos verifikasi maka pemohon akan menerima pin dan QR Code yang akan dikirim melalui email atau SMS.

Pemohon akan menerima 2 pin dan QR Code yaitu pin untuk login ADM yang berlaku selama 2 tahun dan pin untuk cetak dokumen yang berlaku selama 14 hari.

Disdukcapil Sumenep memiliki 2 ADM. 1 ADM diletakkan di Kecamatan Kalianget dan 1 ADM masih dalam proses encoding.

5. Menggencarkan Sosialisasi

Sosialisasi yang dilakukan oleh Disdukcapil Sumenep bertujuan untuk memberikan informasi dan edukasi yaitu terkait dengan jenis pelayanan, persyaratan, inovasi dan kegiatan serta peraturan perundang-undangan tentang administrasi kependudukan. Sosialisasi dilakukan dengan 2 cara yaitu secara langsung tatap muka dengan masyarakat dan melalui media-media.

- Sosialisasi secara langsung contohnya diberikan kepada masyarakat pada saat pelayanan keliling seperti Derma Kamela atau Cendekia.

Jika sasarannya petugas maka

sosisalisasi dilakukan dengan mengundang ke kantor Disdukcapil.

- Sosialisasi melalui media, pada tahun 2021 Disdukcapil Sumenep mengadakan sosialisasi melalui kegiatan “Dukcapil Menyapa Masyarakat (DMM)” bekerja sama dengan LPP RRI Sumenep dan PT. Radio Nada FM Madura dengan narasumber-narasumber yang ahli dibidangnya. Selain disiarkan melalui radio, DMM juga disiarkan melalui channel youtube dan Instagram Disdukcapil Sumenep. Tahun 2022 sosialisasi direncanakan akan dilakukan dengan media cetak berbentuk banner dan brosur/leaflet.

(9)

6. Melengkapi media informasi dan pengaduan

Disdukcapil Sumenep memberikan kemudahan akses informasi dan pengaduan masyarakat yaitu melalui media-media sebagai berikut :

- Whatsapp : 0823-3696-7700

- Website : disdukcapil.sumenepkab.go.id - Email : [email protected] - Facebook : disduk capilsumenep

- Instagram : disduk_capil_sumenep

- Youtube : Dinas Kependudukan&Pencatatan Sipil Kab.Sumenep - Lapor! : lapor.go.id

7. Melaksanakan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 102 Tahun 2019 tentang Pemberian Hak Akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan

Merujuk pada Permendagri Nomor 102 Tahun 2019 tentang Pemberian Hak Akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan, tersebut ada beberapa instansi/lembaga yang telah mengadakan kerjasama untuk dapat mengakses data kependudukan. Adapun instansi/lembaga yang telah mengajukan dan juga telah mendapatkan kewenangan untuk mengakses adalah sebagai berikut:

No Nama instansi/

Lembaga

Status kerjasama

Keterangan Proses

Pengajuan

Proses PKS dan

Juknis

Sudah ada User ID

Akses Data

1 BPBD √ Pernah

Akses 2 Dinas Pember.

Masy dan Desa √ Revisi Draf

PKS belum kembali

3 Dinas Tenaga Kerja √ Siap akses

data 4 Dinas Pert & Tan

Pangan, √ Siap akses

data 5 RSUD Dr. H. Moh.

Anwar √ Siap akses

data 6

PT. BPRS BHAKTI SUMEKAR

√ Pernah Akses

(10)

7 RSU SUMEKAR √ Perbaikan Juknis 8 Kecamatan Kota

Sumenep √ Siap akses

data

9 Kecamatan Lenteng √ Siap akses

data 10 Kecamatan

Rubaru* √ Siap akses

data 11 Kecamatan

Pasongsongan √ Siap akses

data 12 Kecamatan

Batuputih √ Perbaikan

Juknis 13 Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan √ Pembuatan

Draf PKS dan Juknis

14 Dinas Perikanan √

Pembuatan Draf PKS dan Juknis 15 Dinas Koperasi

UKM Perindag √

16 Dinas Sosial P3A √ 17 Kecamatan Gapura √ 18 Kecamatan Batang

Batang √

19 Kecamatan

Saronggi √

20 Kecamatan Bluto √ 21 Kecamatan Dasuk √ 22 Kecamatan

Manding √

23 Dinas Pendidikan √

*Kecamatan Rubaru mengajukan permohonan pemutusan hak akses pemanfaatan data kependudukan.

8. Melaksanakan Survey Kepuasan Masyarakat

Untuk mengukur tingkat keberhasilan pelayanan administrasi kependudukan Disdukcapil Sumenep melakukan survey kepuasan masyarakat. Kegiatan ini dilakukan sebanyak 2 kali dalam 1 tahun, yakni dilakukan secara mandiri pada periode Januari-Juni 2021 dan dilakukan kerja sama dengan pihak ketiga pada periode Juli-Desember 2021.

(11)

Survey kepuasan masyarakat periode Januari-Juni 2021 dilakukan secara mandiri dengan sasaran responden yang datang di Mal Pelayanan Publik (MPP) dan Kantor Dinas Dukcapil.

Jumlah responden hanya sebanyak 60 responden.

Jumlah ini sedikit karena terbentur dengan kondisi

pandemi dan di MPP hanya melayani perekaman KTP-el. Hasilnya secara umum baik dengan nilai IKM 85,56.

Survey kepuasan masyarakat periode Juli-Desember 2021 melibatkan 384 responden yang dilakukan di 4 UPTD Wilayah, MPP dan Kantor Dinas Dukcapil. Secara umum hasil survey pelayanan Disdukcapil 85,21. Kategori Baik. Sedangkan unsur yang paling rendah dari 9 unsur yang menjadi sasaran survey yakni Unsur Sarana Prasarana dan Kompetensi Pelaksana.

(12)