Chapter 5
Kunci Penggunaan Ms. Excel
Alasan Penting Kenapa Harus Belajar Ms. Excel
Ms. Excel merupakan aplikasi pengolah data. Data memiliki banyak jenis dan bentuk. Data bisa berupa angka, nilai uang, waktu, dan teks. Keberadaan Ms. Excel dapat membantu untuk pengolahan data tersebut. Ms. Excel dapat melakukan hal-hal yang tidak dapat dilakukan di Ms. Word, terutama dalam hal yang memerlukan formula perhitungan.
Berikut adalah kegunaan Ms. Excel untuk kehidupan pekerjaan maupun personal:
Dapat membantu mengolah data;
Dapat membaca asal keberadaan suatu angka;
Dapat membantu perhitungan secara cepat;
Dapat membantu dalam membuat keputusan;
Dapat menilai suatu tujuan tercapai atau tidak tercapai.
Logo Ms. Excel
Gambar tersebut merupakan logo Ms. Excel dari versi awal hingga versi terbaru. Kamu bisa mencari salah satu dari logo tersebut yang ada di perangkat kerja kamu, berarti versi itulah yang kamu miliki. Fitur dan fungsinya sebagian besar sama dalam setiap versi, yang membedakan adalah tampilannya dan juga upgrade fitur yang ada.
Tampilan Ms. Excel
1) Quick Access Toolbar adalah fitur pengolah data di Ms. Excel.
2) Judul Dokumen dalam Ms. Excel disebut Book.
3) Window Management adalah fitur untuk mengatur ribbon, mengecilkan, membesarkan dan menutup jendela.
4) Ribbon adalah fitur yang menampilkan fungsi dalam membantu pengolahan data.
5) Tell me what you want to do adalah fungsi untuk memasukkan perintah agar tidak perlu masuk ke menu.
6) Nama box adalah sel yg sedang aktif.
7) Kolom adalah penyebutan cells abjad.
8) Baris adalah penyebutan cells angka.
9) Tab Worksheet adalah fitur untuk mengatur worksheet yang digunakan.
10) Scroll adalah fitur untuk mengatur cara melihat lembar kerja secara vertikal atau horizontal.
Cara Membuat Lembar Kerja di Ms. Excel
Ada tiga cara untuk membuat lembar kerja baru di Ms. Excel yaitu sebagai berikut:
1) Buka aplikasi Ms. Excel -> Pilih Blank Worksheet -> Done 2) Pilih Menu File -> Klik New -> Klik Blank Worksheet -> Done 3) Menggunakan keyboadr: Tekan tombol Ctrl + N -> Done
Untuk memasukkan data ke dalam Ms. Excel, kita bisa mengetik data tersebut pada cells yang ada, baik itu data angka maupun data teks. Kemudian kita akan melakukan
pengaturan lebar kolom dan tinggi baris, cara yang bisa kamu lakukan adalah sebagai berikut:
Masuk ke Menu Home -> Klik Cells -> Pilih Format -> Row Height (Pengaturan tinggi baris) atau Column Width (Pengaturan lebar kolom) -> Sesuaikan ukuran -> Done
Jika kamu akan melakukan perubahan tinggi baris dan lebar kolom pada seluruh lembar kerja, kamu harus menempatkan kursor pada sudut antara kolom dan baris. Setelah itu lakuan format yang sama seperti cara di atas.
Selain itu, kamu juga bisa membuat table dalam Ms. Excel. Caranya adalah kamu menandai area yang akan dijadikan format table, lalu masuk ke Menu Home -> Pilih Borders (Tentukan tipe border yang akan digunakan) -> Done. Kamu juga bisa memberikan cells tersebut warna dalam fitur Fields.
Cara Menyimpan Dokumen
Masuk ke Menu File -> Pilih Save -> Pilih lokasi penyimpanan dokumen -> Namai dokumen -> Done.
Pilih Menu Save di Quick Access Toolbar dan ulangi langkah yang sama.
Keyboard: Tekan tomcol Ctrl + S -> Done.
Cara Membuka Dokumen
Masuk ke Menu File -> Pilih Open -> Pilih lokasi penyimpanan dokumen -> Pilih dokumen -> Done.
Keyboard: Tekan tomcol Ctrl + O -> Done.
Cara Mengelola Format Data
Format data dalam Ms. Excel ada dua yaitu format data number dan format data waktu.
1) Format Data Number
Contoh: Format Akuntansi, Format Mata Uang
Pilih cells yang ingin kita ubah formatnya -> Menu Home -> Pilih Number -> Pilih format yang dibutuhkan contoh Format Currency -> Done. Maka format angka dalam cells tersebut akan berubah ke dalam format mata uang. Hal ini sangat berguna untuk membuat laporan keuangan.
2) Format Data Waktu Contoh: Format Kalender
Cara Mengelola Sheet di Ms. Excel
Sheet merupakan fitur khas dalam Ms. Excel. Dalam satu dokumen Ms. Excel bisa terdapat beberapa sheet atau lembar kerja. Pengaturan sheet terdapat di kiri bawah dokumen. Berikut adalah beberapa pengatuan yang bisa kamu gunakan dalam mengelola sheet:
Sheet Baru -> Klik tanda tambah (+) pada bagian pengaturan sheet di kiri bawah dokumen
Sheet Baru -> Klik kanan pada sheet -> Insert -> Worksheet -> Done
Menghapus Sheet -> Klik kanan pada sheet -> Delete -> Done
Menamai Sheet -> Klik kanan pada sheet -> Rename -> Ketik judul -> Done
Memindahkan Sheet -> Klik kanan pada sheet -> Move atau Copy -> Done
Mewarnai Sheet -> Klik tab color -> Pilih warna -> Done
Menyembunyikan Sheet -> Klik kanan pada sheet -> Hide -> Done
Cara Mengatur Kertas Kerja Ms. Excel
Mengubah Ukuran Kertas Kerja
Masuk ke Menu Page Layout -> Size -> (ukuran kertas yang akan digunakan) contoh: A3 -> Done
Mengubah Orientasi Kertas Kerja
Masuk ke Menu Page Layout -> Orientation -> Potrait atau Landscape -> Done
Cara Mengolah Data di Ms. Excel
Salah satu keunggulan Ms. Excel adalah kemampuannya untuk mengolah data, terutama data-data yang berkaitan dengan operasi perhitungan. Hal ini sangat memudahkan pekerjaan sehari-hari,terutama bagi kamu yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan data dan angka. Dalam Ms. Excel, kamu bisa mengolah data teks dan data angka. Caranya kamu harus memahami cara menggunakan fungsi-fungsi perhitungan dan formula lainnya yang akan kita pelajari sebagai berikut:
Belajar Operasi Aritmatika
Fungsi aritmatika adalah fungsi perhitungan dasar yaitu pejumlahan dan pengurangan.
Kata kunci dalam fungsi perhitungan atau menggunakna rumus adalah formula. Formula apapun dalam Ms. Excel selalu diawali dengan menggunakan tanda = (sama dengan).
Setelah masuk pada lembar kerja Ms. Excel dan kamu harus menghitung beberapa angka, kamu bisa menggunakan formula berikut ini:
Penambahan : memasukkan rumus = angka atau cells +
Pengurangan : memasukkan rumus = angka atau cells -
Pangkat : memasukkan rumus = angka atau cells ^
Bagi : memasukkan rumus = angka atau cells /
Kali : memasukkan rumus = angka atau cells *
Belajar Operasi Hitung
Dalam menggunakan operasi hitung, kamu akan belajar rumus absolut dan rumus relatif.
Pada dasarnya rumus yang digunakan sama dengan rumus pada operasi aritmatika, yang membedakan hanyalah penggunakan simbol $ (dolar) untuk menjadikannya rumus absolut. Jika tidak menggunakan simbol $ (dolar) rumus tersebut akan menjadi rumus relatif. Hal ini akan sangat berguna saat kamu menerapkan copy dan paste pada keseluruhan data. Jika kamu membutuhkan rumus absolut pada saat perhitungan data, pastikan untuk menambahkan simbol $ pada rumus perhitungan. Hal ini memastikan agar rumus akan tetap absolut saat mengalami copy and paste. Penjelasan selengkapnya dapat kamu saksikan dalam video pembelajaran.
Belajar Fungsi Matematika
Fungsi matematika yang ada di aplikasi Ms. Excel adalah sebagai berikut:
SUM : fungsi yang digunakan untuk menambahkan angka.
SUMIF : fungsi yang digunakan untuk menghitung sebagian angka.
INT : fungsi yang digunakan untuk membulatkan nilai suatu angka.
ROUND : fungsi yang digunakan untuk memangkas nilai koma di belakang suatu angka.
MOD : fungsi yang digunakan untuk mencari sisa dari hasil pembagian.
SQRT : fungsi yang digunakan untuk menghitung nilai akar.
Belajar Fungsi Statistik
Fungsi statistik yang ada di Ms. Excel yang dapat kamu gunakan untuk mengolah data adalah sebagai berikut.
MAX : fungsi untuk mencari angka tertinggi dari deretan suatu angka.
MIN : fungsi untuk mencari angka terendah dari deret angka AVERAGE : fungsi untuk mencari ara-rata dari deret angka.
COUNT : fungsi untuk menghitung data campuran dari angka dan teks.
COUNTA : fungsi untuk menghitung data teks.
COUNTIF : fungsi untuk menghitung data dengan suatu syarat.
Assignment
Untuk mengerjakan soal di ini, kamu harus mengggunakan data angka di bawah ini:
5,8,10,19,45,67,88,90,67,12
a. Tambah, kurang, pangkat, bagi, dan kali seluruh angka di atas!
b. Carilah nilai rata – rata dari barisan angka di atas!
