Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI)
2021
LAPORAN AKHIR
PROGRAM QUICK WINS
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat karunia dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan Laporan Akhir Program Quick Wins Biro Persidangan I Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI).
Program Quick Wins pada Biro Persidangan I Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan sebuah momentum awal melaksanakan reformasi birokrasi secara konsisten dan berkelanjutan. Sekretariat Jenderal DPR RI menetapkan salah satu Quick Wins Tahun 2021 yaitu Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI).
Program Quick Wins telah dilaksanakan melalui penetapan SIMFONI, pemuktahiran aplikasi SIMFONI, penyusunan kebijakan dan prosedur kerja, peningkatan kualitas/penguatan SDM, serta monitoring dan evaluasi. SIMFONI merupakan aplikasi untuk memudahkan komunikasi serta pertukaran data dan informasi antara Alat Kelengkapan Dewan (AKD) dengan Mitra Kerja untuk menunjang kerja Sekretariat AKD dalam rangka memenuhi kebutuhan Anggota DPR RI dalam melaksanakan fungsi legislasi, pengawasan, dan anggaran.
Integrasi SIMFONI dilakukan pada seluruh bagian Unit Kerja di lingkungan Biro Persidangan I yakni Sekretariat Komisi I sampai dengan Sekretariat Komisi XI DPR RI, Biro Persidangan II, dan Unit Kerja terkait di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Upaya dalam mengelola data dan dokumen persidangan secara elektronik untuk mewujudkan penyelenggaraan persidangan yang lebih baik di lingkungan DPR RI. Adapun tujuannya yaitu mempercepat proses kerja, meningkatkan kinerja unit dalam penyelenggaraan rapat maupun persidangan, dan memperlancar komunikasi antara Unit Kerja terkait di Sekretariat Jenderal DPR RI dengan stakeholders, termasuk Anggota DPR RI dan seluruh Mitra Kerja.
Demikian Laporan Akhir Program Quick Wins Biro Persidangan I Sekretariat Jenderal DPR RI semoga bermanfaat dan selanjutnya dapat dilakukan evaluasi dan monitoring terhadap kegiatan dalam program Quick Wins.
Jakarta, Desember 2021 Kepala Biro Persidangan I
Sekretariat Jenderal DPR RI,
Suprihartini, S.IP., M.Si NIP. 19710106 199003 2 001
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
A. Pendahuluan 1
B. Kegiatan Program Quick Wins SIMFONI 3
C. Capaian Pelaksanaan Program Quick Wins SIMFONI 5
1. Persiapan 7
2. Pemutakhiran Aplikasi SIMFONI 7
3. Penyiapan Dokumen Quick Wins 15
4. Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Kerja 15
5. Peningkatan Kualitas/Penguatan SDM 17
6. Monitoring dan Evaluasi 18
D. Penutup 19
E. Lampiran
1. Surat Keputusan Nomor 1012/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2021.
20
2. Surat Keputusan Nomor 1123/SEKJEN/2021 tentang Pembentukan Tim Kerja Optimalisasi Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Pada Deputi Persidangan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun Anggaran 2021.
39
3. Surat Keputusan Nomor 1845/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
45
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)/Juknis.
a. SOP Pemberian Hak Akses Sebagai Admin Internal Sekretariat AKD 66 b. SOP Pembaharuan Sistem Perangkat Lunak SIMFONI 67 c. SOP Pengelolaan Penggunaan SIMFONI untuk Internal Sekretariat
AKD 68
d. SOP Pengelolaan Penggunaan SIMFONI untuk Mitra Kerja DPR RI 69 e. SOP Penambahan Kapasitas Penyimpanan Akun Pengguna dan/atau
Direktori Utama Aplikasi SIMFONI 70
f. SOP Pengembangan Fitur SIMFONI 71
g. SOP Reset Password SIMFONI bagi PIC Baru di Mitra Kerja 72
1
A. Pendahuluan
Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik IndonesiaNomor 6 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, Biro Persidangan I mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan persidangan komisi dan persidangan paripurna, serta pelaksanaan dukungan penyusunan risalah rapat Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI). Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Persidangan I menyelenggarakan fungsi, yaitu:
a. penyusunan dan evaluasi rencana, program, dan anggaran di lingkungan Biro Persidangan I;
b. penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang dukungan persidangan;
c. pelaksanaan rapat di Komisi I sampai dengan Komisi XI dan persidangan paripurna;
d. pelaksanaan tata usaha persidangan di Komisi I sampai dengan Komisi XI dan persidangan paripurna;
e. pelaksanaan dukungan penyusunan risalah rapat DPR RI;
f. dukungan pelaksanaan pengelolaan jabatan fungsional di bidang risalah;
g. penyusunan laporan kinerja Biro Persidangan I; dan
h. pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Deputi Bidang Persidangan.
Secara spesifik dalam dukungan pelaksanaan persidangan, tugas dari Sekretariat Komisi adalah melaksanakan dukungan rapat dan tata usaha.
Untuk menjalankan tugas tersebut Sekretariat Komisi menyelenggarakan fungsi, yaitu:
a. penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Bagian Sekretariat Komisi;
b. penyusunan bahan kegiatan di bidang persidangan;
c. pelaksanaan penyiapan bahan dan pelaksanaan dukungan rapat;
d. pelaksanaan dukungan tata usaha; dan
2
e. pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Biro Persidangan I.
Menyadari pentingnya peran teknologi informasi dan komunikasi bagi peningkatan kinerja organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (Sekretariat Jenderal DPR RI), maka salah satu upaya untuk memperbaiki proses korespondensi, pertukaran data dan informasi saat ini adalah dengan membuat integrasi Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) pada seluruh bagian Unit Kerja di lingkungan Biro Persidangan I yakni seluruh Sekretariat Komisi I sampai Sekretariat Komisi XI DPR RI, Biro Persidangan II, dan Unit Kerja terkait di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Selain itu juga adanya kebutuhan dalam penyampaian informasi terkait bahan/materi persidangan kepada Anggota DPR RI yang cepat dan tepat. Sehingga diperlukan adanya suatu database sebagai bank data yang berbasiskan teknologi informasi untuk mengelola dokumen persidangan secara digital agar dapat diproses dan didistribusikan secara cepat dan otomatis. Upaya dalam mengelola data dan dokumen persidangan secara elektronik ini bertujuan untuk mewujudkan penyelenggaraan persidangan yang lebih baik di lingkungan DPR RI. Adapun tujuannya adalah mempercepat proses kerja dan meningkatkan kinerja unit dalam penyelenggaraan rapat maupun persidangan, serta memperlancar komunikasi antara Unit Kerja terkait di Sekretariat Jenderal DPR RI dengan pemangku kepentingan (stakeholders), termasuk Anggota DPR RI dan seluruh Mitra Kerja.
Dengan menggunakan sistem ini, maka penyampaian informasi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan rapat-rapat di Alat Kelengkapan Dewan (AKD) disampaikan dalam bentuk format digital. Informasi yang disampaikan dapat berupa bahan rapat, laporan singkat, laporan kunjungan kerja (kunker), undangan rapat, jawaban undangan dari Mitra Kerja, serta pengaduan-pengaduan dari masyarakat yang disampaikan melalui AKD.
3
Selain itu, juga diperlukan suatu sistem yang mendukung terhadap proses kerja Work From Home (WFH) selama masa pandemi secara efektif dan efisien.
SIMFONI merupakan aplikasi yang telah dibuat oleh Sekeretariat Jenderal DPR RI untuk memudahkan komunikasi antara AKD dengan Mitra Kerja. SIMFONI dibuat oleh salah satu AKD yaitu Komisi VI yang kemudian dirasakan manfaat dari keberadaan SIMFONI tersebut untuk menunjang kerja Sekretariat AKD dalam rangka memenuhi kebutuhan Anggota DPR RI dan AKD dalam melaksanakan fungsi legislasi, pengawasan, dan anggaran.
Manfaat dari SIMFONI kemudian perlu dibagipakaikan kepada AKD lain, sehingga supporting system dapat terwujud, oleh karena itu pengembangan atas aplikasi SIMFONI menjadi penting untuk dilakukan.
B. Kegiatan Program Quick Wins SIMFONI
Untuk mencapai target program Quick Wins dan dalam rangka penggunaan dan optimalisasi SIMFONI, maka dilakukan beberapa tahapan.
Sesuai dengan dokumen Quick Wins yang ditetapkan dalam Keputusan Sekjen DPR No. 1012/Sekjen/2021 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPR RI Tahun 2021, kegiatan Quick Wins ini dibagi dalam 5 (lima) tahap, yaitu:
1. Persiapan;
2. Pemutakhiran Aplikasi SIMFONI;
3. Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Kerja;
4. Peningkatan Kualitas/Penguatan SDM; dan 5. Monitoring dan Evaluasi.
Gambar 1. Kegiatan Quick Wins SIMFONI
4
Tabel 1. Target Waktu Pelaksanaan Kegiatan Quick Wins SIMFONI
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 1 Persiapan
a. Penyusunan proposal b. Pembentukan Tim Kerja c. Koordinasi Tim Kerja
a. Proposal Quick Win b. SK Tim Kerja c. Laporan Singkat Rapat
2 Pemutakhiran Aplikasi SIMFONI
a. Pengembangan fitur chat untuk kanal partisipasi/komunikasi Mitra Kerja b. Integrasi SIMFONI dengan Unit Kerja terkait c. Integrasi SIMFONI dengan aplikasi internal untuk Anggota DPR d. Ujicoba dan Evaluasi
a. Aplikasi dengan fitur chat b. Aplikasi SIMFONI terintegrasi
c. Dokumen teknis hasil pengujian UAT (User Acceptance Test )
3 Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Kerja a. SK Penggunaan Aplikasi b. Standar Operasional Prosedur (SOP) / Juknis c. Standar Pelayanan
a. SK Aplikasi SIMFONI b. SOP/Juknis c. Standar Pelayanan
4 Peningkatan Kualitas/
Penguatan SDM a. Sosialisasi b. Bimbingan Teknis
Sosialisasi dan Bimtek
5 Penyusunan Laporan a. Evaluasi Kegiatan b. Penyusunan laporan Quick Win dan kelengkapan dokumentasi
Laporan Quick Win
KEGIATAN KETERANGAN
NO JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOPEMBER DESEMBER
C. Capaian Pelaksanaan Program Quick Wins SIMFONI
Capaian pelaksanaan kegiatan untuk memastikan keberhasilan target Quick Wins SIMFONI diuraikan dalam bentuk matriks pada Tabel 2.
PERSIAPAN
PEMUTAHIRAN APLIKASI SIMFONI
PENYUSUNAN KEBIJAKAN
DAN PROSEDUR
KERJA
PENINGKATAN KUALITAS/
PENGUATAN SDM
MONITORING DAN EVALUASI
5
Sebagian besar program dapat terlaksana pada tahun 2021, namun perlu terus ditindaklanjuti pada tahun 2022 untuk hasil yang lebih optimal, misalnya kegiatan sosialisasi SIMFONI kepada seluruh unit kerja pada AKD dan evaluasi secara periodik dan penerapannya untuk terus memperbaiki kualitas SIMFONI baik dari segi tampilan, format, maupun substansi.
Tabel 2. Capaian Pelaksanaan Quick Wins SIMFONI
No Uraian Kegiatan Sub Kegiatan Pelaksanaan Output Keterangan 1. Pembenahan
mekanisme kerja dalam rangka
efektivitas dan efisiensi
Persiapan 2021 Dokumen
Quick Win SIMFONI
Pencapaian 100%
Penyusunan Pedoman dan Format
SIMFONI
2021 Pedoman dan Format
SIMFONI
Pencapaian 100%
Penyusunan SOP SIMFONI
2021 SOP SIMFONI Pencapaian 100%
Kegiatan Sosialisasi tentang Pedoman, Format, dan SOP SIMFONI kepada Unit Kerja AKD DPR RI
2021 Kegiatan Sosialisasi
Pencapaian 100%
Kegiatan Sosialisasi tentang Pedoman, Format, dan SOP SIMFONI kepada Mitra Kerja
2021 Kegiatan Sosialisasi kepada Mitra Kerja
Telah dilakukan sosialisasi kepada Mitra Kerja
seluruh AKD DPR RI
Pelaksanaan Uji Coba
2021 Kegiatan Ujicoba
Menggunakan
6
Template sesuai SOP Evaluasi Uji
Coba
2021 Kegiatan Evaluasi
Pencapaian 100%
Penerapan Hasil Evaluasi
2021 Dokumen
SIMFONI
Pencapaian 100%
2. Peningkatan Kualitas SIMFONI
Peningkatan Kompetensi bagi Tim SIMFONI
2021 Kegiatan pelatihan penggunaan SIMFONI
Pencapaian 100%
3. Penguatan Pendukung
Penyediaan sarana dan Prasarana fisik antara lain:
Laptop/PC, Printer,
Scanner, dan ATK serta sarana dan prasarana nonfisik berupa software sebagai
template serta akses ke surat kabar online
2022 Prasaran fisik (Laptop, PC, Scanner, dan Printer)
Prasarana nonfisik (Software untuk
template dan sumber data online)
Pencapaian 100%
Adapun capaian pelaksanaan untuk masing-masing kegiatan sesuai target Quick Wins SIMFONI adalah sebagai berikut:
1. Persiapan
Tahapan persiapan dilakukan dengan pembentukan tim kerja, penyusunan rencana dan jadwal kerja serta target penyelesaian, serta penyusunan anggaran untuk keseluruhan kegiatan Quick Wins SIMFONI. Pada tahap ini dilakukan rapat koordinasi yang dihadiri oleh seluruh anggota tim, yaitu di tanggal 7 Mei 2021. Rapat tersebut
7
menyepakati susunan tim kerja yang akan terlibat langsung dalam kegiatan Quick Wins SIMFONI serta tugas masing-masing anggota tim.
Berdasarkan Surat Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1123/SEKJEN/2021 tentang Pembentukan Tim Kerja Optimalisasi SIMFONI pada Deputi Persidangan Sekretariat Jenderal DPR RI Tahun Anggaran 2021, disebutkan bahwa tim kerja terdiri dari pengarah, penanggung jawab, ketua, wakil ketua, sekretaris, anggota, dan sekretariat. Penanggung jawab atas kinerja tim adalah Deputi Persidangan, selain itu ketua tim kerja adalah Kepala Biro Perisdangan.
Anggota dari tim kerja terdiri dari berbagai unit kerja seperti Pusat Teknologi Informasi, Pusat Penelitian, Pusat Perancangan Perundang- undangan, Organisasi dan Tata Laksana, Sekretariat AKD, Biro Hukum, dan lain-lain. Selain itu, dalam tahap persiapan, tim kerja menyepakati time schedule kegiatan agar setiap tahapan dapat dikerjakan dengan baik.
2. Pemutakhiran Aplikasi SIMFONI
SIMFONI sejak pembentukannya memerlukan berbagai pemuktahiran, adapun pemuktahiran tersebut agar pengguna dengan mudah menggunakan SIMFONI. Pemuktahiran juga dilakukan karena penggunaan SIMFONI pada AKD sudah mulai meningkat cukup signifikan. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 3 berikut:
8
Tabel 3. Capaian Penggunaan Data SIMFONI
Berdasarkan Tabel 3, dapat dikatakan bahwa terdapat peningkatan singnifikan pada penggunaan data di SIMFONI, sebagian besar AKD sudah menggunakan SIMFONI dalam melaksanakan kegiatan rapatnya.
Hal ini juga dapat dilihat pada gambar 2. yang memperlihatkan bahwa terdapat peningkatan data internal AKD SIMFONI sejak Juni 2021 yang semula hanya 6 AKD, pada Desember 2021 menjadi 12 AKD terdiri dari 11 Komisi dan 1 Badan Anggaran.
Gambar 2. Peningkatan Data SIMFONI
9
Terdapat peningkatan penggunaan DATA INTERNAL sejak Juni 2021 yang semula hanya 7 AKD, pada September 2021 menjadi 15 Unit Kerja terdiri dari 11 Sekretariat Komisi, Sekretariat Badan Anggaran, Sekretariat BAKN, Sekretariat Korekku dan Bagian Risalah. Hal ini dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Peningkatan Data Internal AKD
Selain peningkatan penggunaan data pada AKD, SIMFONI juga mengalami peningkatan data risalah pada AKD. Adapun peningkatan ini dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Penggunaan Data Risalah
10
Gambar 4. Peningkatan Data Risalah
Peningkatan data risalah mengalami peningkatan pada penggunaan SIMFONI sejak Juni 2021 yang semula hanya pada Bagian Risalah, update hingga desember terdapat bagian Risalah Komisi V dan VI yang menggunakan SIMFONI sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja sekretariat AKD.
Peningkatan SIMFONI terus dilakukan dalam rangka untuk menyempurnakan SIMFONI, agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan DPR RI dalam pengelolaan data. Oleh karena itu, dalam rangka meningkatkan kembali dan memudahkan penggunaan SIMFONI, maka telah dilakukan pemuktahiran pada SIMFONI, yaitu:
a. Pengembangan fitur chat untuk kanal partisipasi/komunikasi Mitra Kerja. Pengembangan ini dilakukan agar mitra kerja dapat dengan mudah berinteraksi dengan AKD selain dengan menggunakan aplikasi atau telepon.
11
Gambar 5. Penambahan Fitur Chat SIMFONI
b. Pengembangan juga dilakukan dengan menambahkan komentar pada SIMFONI, agar Mitra Kerja atau AKD dapat langsung memberikan komentar atas kegiatan yang sedang atau akan dilakukan.
Gambar 6. Penambahan Fitur Komentar SIMFONI
12
c. Penambahan juga dilakukan pada SIMFONI dengan menambahkan fitur pengumuman (announcements), agar Mitra Kerja atau AKD dapat notifikasi apabila terhadap hal baru yang masuk dalam SIMFONI.
Gambar 7. Penambahan Fitur Pengumuman
d. Penambahan fitur kolaborasi juga menjadi pembaharuan dari SIMFONI, hal ini dilakukan agar Mitra Kerja dengan AKD dapat bekerja secara bersama-sama.
Gambar 8. Penambahan Fitur Only Office untuk Kolaborasi
13
Berdasarkan beberapa pemuktahiran tersebut, maka dapat sarikan bahwa pemuktahiran SIMFONI dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
Tabel 5. Pengembangan SIMFONI
Pemuktahiran juga telah dilakukan dengan mengintegrasikan SIMFONI dengan aplikasi e-parlemen. Oleh karena itu, saat ini proses distribusi bahan/materi persidangan kepada Anggota DPR RI dapat dilakukan lebih cepat sehingga mendukung proses kerja WFH dalam masa pandemi. Integrasi SIMFONI dengan e-parlemen dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
Gambar 9. Arsitektur Integrasi Simfoni
14
Proses integrasi SIMFONI dengan e-parlemen dilakukan sampai dengan Bulan November Tahun 2021. Adapun yang dimaksud dengan aplikasi e-parlemen yaitu sebagai berikut:
Gambar 10. Aplikasi e-parlemen
15
Pengintegrasian SIMFONI dengan e-parlemen dapat dikatakan cukup berhasil. Hal ini dapat dilihat dari integrasi yang dilakukan SIMFONI denga e-parlemen dengan contoh integrasi yang dilakukan di Komisi 45 DPR RI. Adapun, hasil integrasi SIMFONI dengan e-parlemen dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 11. Hasil Integrasi SIMFONI dengan e-parlemen
3. Penyiapan Dokumen Quick Wins
Penyusunan dokumen Quick Wins SIMFONI dimaksudkan agar seluruh kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai Quick Wins ini dapat tersusun dan terjadwal secara sistematis. Di samping itu, masing- masing kegiatan dapat terukur kinerjanya berdasarkan target yang ingin dihasilkan pada setiap kegiatan menuju pelaksanaan Quick Wins.
4. Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Kerja
Penyusunan kebijakan dan prosedur kerja dimaksudkan agar setiap pengguna SIMFONI mengetahui mengenai kebijakan penggunaan SIMFONI yang dimulai dari otoritas pengguna sampai dengan penggunaan SIMFONI oleh Mitra Kerja. Prosedur kerja SIMFONI
16
dimaksudkan agar setiap pengguna mengetahui perannya dalam penggunaan SIMFONI. Selain itu, diharapkan dapat menjadi pedoman bagi pengelola SIMFONI dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggungjawabnya. Pedoman kerja diperlukan sebagai acuan bagi pengelola dan pengguna dalam menggunakan SIMFONI. Penyusunan kebijakan dilakukan dengan membuat beberapa Surat Keputusan Sekretariat Jenderal DPR RI seperti:
1. Surat Keputusan Nomor 1012/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2021.
2. Surat Keputusan Nomor 1123/SEKJEN/2021 tentang Pembentukan Tim Kerja Optimalisasi Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Pada Deputi Persidangan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun Anggaran 2021.
3. Surat Keputusan Nomor 1845/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Standar Operasional Prosedur (SOP) SIMFONI telah dibentuk yang terdiri dari 13 (tiga belas) langkah kegiatan dan melibatkan unsur Pelaksana yang terdiri dari Deputi Bidang Persidangan, Kepala Biro Persidangan I, Kepala Biro Persidangan II, Kepala Pusat Teknologi Informasi, Kepala Bagian Sekretariat Komisi I s.d XI, Kepala Bagian Risalah, Kepala Bagian Sekretariat Panitia/Badan/Mahkamah, Kepala Unit Kerja K/L Mitra Kerja. Selain itu, Standar Pelayanan SIMFONI, menggunakan Standar Pelayanan Penyelenggaraan Rapat-Rapat di Lingkungan AKD (Lampiran VIII Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 1803/SEKJEN/2019). Selain SOP SIMFONI, sudah disusun juga
17
SOP Mikro yang telah dibentuk, yaitu:
1. SOP Pemberian Hak Akses Sebagai Admin Internal Sekretariat AKD;
2. SOP Pembaharuan Sistem Perangkat Lunak SIMFONI;
3. SOP Pengelolaan Pengguna SIMFONI untuk Internal Sekretariat AKD;
4. SOP Pengelolaan Pengguna SIMFONI untuk Mitra Kerja DPR RI;
5. SOP Penambahan Kapasitas Penyimpanan Akun Pengguna dan/atau Direktori Utama Aplikasi SIMFONI;
6. SOP Pengembangan Fitur SIMFONI; dan
7. SOP Reset Password SIMFONI bagi PIC Baru di Mitra Kerja.
5. Peningkatan Kualitas/Penguatan SDM
Untuk meningkatkan kualitas penggunaan SIMFONI, maka peningkatan kompetensi bagi tim pengelola dan pengguna SIMFONI sangat diperlukan agar penggunaan SIMFONI dapat dilakukan secara optimal oleh Mitra Kerja dan AKD. Sehingga dukungan Sekretariat Jenderal DPR RI bagi ketiga fungsi DPR RI dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu, pada Februari, April, dan Agustus tahun 2021 Biro Persidangan I telah melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis Aplikasi SIMFONI kepada seluruh AKD dan Mitra Kerja, sebagaimana dimaksud dalam Tabel 6 sebagai berikut:
Tabel 6. Jadwal Evaluasi dan Bimbingan Teknis SIMFONI
No. Tanggal Kegiatan
1. 17 – 18 Februari 2021 Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SIMFONI dengan Mitra Kerja Komisi VII 2. 22 – 23 Februari 2021 Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi
SIMFONI dengan Mitra Kerja Komisi I 3. 24 – 25 Februari 2021 Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi
SIMFONI dengan Mitra Kerja Komisi IX
18
4. 28 – 29 April 2021 Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SIMFONI dengan Mitra Kerja Komisi V 5. 10 – 11 Agustus 2021 Bimbingan Teknis Aplikasi SIMFONI
Dalam kegiatan tersebut, setiap orang yang bertanggung jawab terhadap penggunaan SIMFONI diberikan pemahaman mendalam mengenai penggunaan teknis dan mengatasi permasalahan atau kendala dalam penggunaan SIMFONI.
6. Monitoring dan Evaluasi
Penggunaan Aplikasi SIMFONI juga tidak terlepas dari kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh Biro Persidangan I dan juga Pusat Teknologi Informasi sebagai pembuat Aplikasi SIMFONI.
Adapun monitoring dan evaluasi ini dilakukan agar mengetahui mengenai keberhasilan dari penggunaan SIMFONI dalam melaksanakan kegiatan administrasi pada AKD dan Mitra Kerja. Efektifitas dan efisiensi menjadi kunci keberhasilan Aplikasi SIMFONI, hal ini dikarenakan tujuan dari dibuatnya Aplikasi SIMFONI yaitu untuk memudahkan AKD berkomunikasi dengan Mitra Kerja terkait dengan integrasi data serta kegiatan rapat yang akan dilakukan.
Monitoring dan evaluasi juga dilakukan agar mengetahui secara langsung dari dampak yang dihasilkan dari Aplikasi SIMFONI, apakah Aplikasi SIMFONI memudahkan bagi AKD dengan Mitra kerja, atau justru menyulitkan bagi AKD dan Mitra Kerja. Selain itu, monitoring dan evaluasi dilakukan agar mengetahui kendala yang dihadapi oleh AKD dan Mitra Kerja pada saat menggunakan SIMFONI. Serta untuk segera melakukan berbagai kegiatan agar kendala tersebut terpecahkan.
Sebagai salah satu kegiatan monitoring dan evaluasi, SIMFONI telah mendapatkan beberapa testimoni dari user seperti AKD dan Mitra Kerja. Salah satu testimoni diberikan oleh Mitra Kerja yaitu dari Kepala Biro Humas dan Fasilitasi Dukungan Strategis Kementerian Badan Usaha Milik Negara (Kementerian BUMN) yang menyatakan bahwa
19
Kementerian BUMN merasa terbantu dengan adanya aplikasi SIMFONI, hal ini dikarenakan memudahkan distribusi penerimaan dan pengiriman surat yang berasal dari DPR RI maupun Kementerian BUMN (https://bit.ly/3e5ne4t).
Selain Kementerian BUMN, Plt. Kepala Biro Peraturan Perundang- Undangan Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha Pimpinan Kementerian Investasi/BKPM, mengatakan bahwa Kementerian Investasi/BKPM merasa terbantu dengan adanya SIMFONI. Hal ini dikarenakan dokumen-dokumen seperti Laporan Singkat yang memuat kesimpulan rapat, jawaban tertulis yang diberikan oleh Kementerian Investasi/BKPM kepada DPR RI, serta bahan rapat dapat diakses dengan mudah kapanpun dan dimanapun (https://bit.ly/3dMUc9B).
D. Penutup
Demikian disampaikan Dokumen Laporan pelaksanaan Quick Wins SIMFONI. Semoga Laporan ini dapat memberikan gambaran keberhasilan pencapaian target Quick Wins SIMFONI sekaligus hal-hal lainnya yang masih harus terus disempurnakan.
Jakarta, Desember 2021 Kepala Biro Persidangan I Sekretariat Jenderal DPR RI,
Suprihartini, S.IP., M.Si NIP 19710106 199003 2 001
20
LAMPIRAN 1
Surat Keputusan Nomor 1012/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat
Republik Indonesia Tahun 2021
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
LAMPIRAN 2
Surat Keputusan Nomor 1123/SEKJEN/2021 tentang Pembentukan Tim Kerja Optimalisasi Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan
Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Pada Deputi Persidangan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat
Republik Indonesia Tahun Anggaran 2021.
40
41
42
43
44
45
LAMPIRAN 3
Surat Keputusan Nomor 1845/SEKJEN/2021 tentang Penetapan Sistem Informasi Forum Alat Kelengkapan Dewan dan Mitra Kerja Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (SIMFONI) Sekretariat Jenderal
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
LAMPIRAN 4
Standar Operasional Prosedur (SOP)/Juknis.
a. SOP PEMBERIAN HAK AKSES SEBAGAI ADMIN INTERNAL SEKRETARIAT AKD
b. SOP PEMBAHARUAN SISTEM PERANGKAT LUNAK SIMFONI
67
c. SOP PENGELOLAAN PENGGUNAAN SIMFONI UNTUK INTERNAL
68
SEKRETARIAT AKD
d. SOP PENGELOLAAN PENGGUNAAN SIMFONI UNTUK MITRA KERJA
69
DPR RI
e. SOP PENAMBAHAN KAPASITAS PENYIMPANAN AKUN PENGGUNA
70
DAN/ATAU DIREKTORI UTAMA APLIKASI SIMFONI
f. SOP PENGEMBANGAN FITUR SIMFONI
71
g. SOP RESET PASSWORD SIMFONI BAGI PIC BARU DI MITRA KERJA
72
