BAB 1
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
Pengiriman barang merupakan jasa pelayanan untuk mengirim dan menerima barang dari satu kota ke kota lainnya maupun keluar negri dengan waktu tertentu. Pengiriman dilakukan menggunakan transportasi di darat, laut, dan udara. Pengiriman dapat berupa barang, dokumen dan lainnya. Dengan adanya jasa pengiriman jarak yang sangat jauh dapat sampai ketujuan.
Kantor Pos adalah bagian dari lembaga pemerintah untuk sarana komunikasi bagi masyarakat. Awal berdiriya kantor pos telah melayani pengiriman pesan berupa surat serta pengiriman uang. Dengan perkembangan teknologi saat ini kantor pos juga menerima western union, pembayaran listrik, telepon dan lain-lain. Dengan berkembangnya teknologi pada zaman sekarang ini seperti adanya gadget, internet dan lainnya membuat penyampaian pesan begitu mudah dan praktis, sebelum teknologi berkembang sangat modern kantor pos adalah jasa pengiriman yang sangat penting karena komunikasi hanya bisa melalui surat-menyurat dan sangat membantu masyarakat. Dengan seiringnya mengikuti yang serba canggih kantor pos pun menggunakan jasa pelayanan dengan berbasis teknologi seperti adanya system informasi pengolahan data pengiriman dan penerimaan barang.
1.2 Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan
a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengambilan barang yang berjalan saat ini di PT. Pos Indonesia
b. Untuk mengetahui permasalahan serta memberikan solusi terhadap sistem yang diterapkan.
c. Merancang sistem informasi pengabilan surat dan barang pada PT.
Pos Indonesia agar lebih optimal 2. Manfaat
1. Manfaat untuk penulis
Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D3) Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Tasikmalaya pada Universitas Bina Sarana Informatika.
2. Manfaat untuk objek penelitian
a. Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan b. Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat dalam
membantu dan memudahkan proses pengambilan barang 3. Manfaat untuk pembaca
Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem informasi pengambilan barang sehingga lebih optimal.
1.3. Metode Penelitan
Waterfall adalah suatu proses perangkat lunak yang berurutan ,
dipandang sebagai terus mengalir kebawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi dan pengujian.
1.3.1. Analisa Penelitian
3
Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan ini, maka penulis ini menggunakan beberapa metode sebagai sarana untuk membantu serta memudahkan penulis dalam menyusun laporan.
1.3.2. Metode pengumpulan data
1. Observasi
Observasi dilakukan dengan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi sumber informasi terkait untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulisan.
2. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada narasumber yang terkait dengan permasalaha.
3. Studi pusaka
Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun catatan perkuliahan sebagai bahan referensi yang berkaitan dengan masalah yang di bahas.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis, membahas tentang Perancangan Sistem Informasi SIPERAT pada PT. Pos Indonesia Tasikmalaya. Agar penulisan Tugas Akhir ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi :
1. Pengambilan barang pada client yang sudah kontrak dengan kantor pos
2. Verifikasi pengambilan barang dengan cara cap dan juga web dari petugas kurir 3. Petugas kurir meng input data barang ke web yang sudah ke komputerisasi 4. Pengiriman resi kepada client dan admin kantor pos melalui aplikasi web 5. Pengiriman barang dari admin ke petugas pengiriman barang
5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut (Supriati et al., 2018) ”Sistem dapat didefinisikan dengan cara mengumpulkan, memproses, menympan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sebuah sistem informas terdiri atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi)”.
Menurut(Ma’ruf, 2016) (Destiningrum & Adrian, 2017) sistem adalah kumpulan dari obyek-obyek seperti manusia, resources, konsep, dan prosedur yang ditunjukan untuk melakukan fungsi tertentu atau memnuhi suatu tujuan.
2.2. Pengertian Sistem dan Informasi
Menurut (Hidayatullah & Arief, 2016)“Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sedangkan (Sutopo et al., 2016)”. Berpendapat bahwa Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi yang akurat dan efektif.
2.2.1. Karakteristik Sistem
Menurut (Farell et al., 2018) sistem memiliki karakteristik atau sifatsifat tertentu, yang mencirikan hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem [2].
Komponen
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.
1. Batasan sistem (boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar dinamakan dengan batasan sistem. Batasan sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
2. Lingkungan luar sistem (environment)
Apapun yang berada di luar batas dari sistem dan mempengaruhi sistem tersebut dinamakan dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar yang 9 bersifat menguntungkan wajib dipelihara dan yang merugikan harus dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sistem.
3. Penghubung sistem (interface)
Media penghubung diperlukan untuk mengalirkan sumber-sumber daya dari sub sistem ke sub sistem lainnya dinamakan dengan penghubung sistem.
4. Masukkan sistem (input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem dinamakan dengan masukan sistem (input) dapat berupa perawatan dan masukan sinyal. Perawatan ini berfungsi agar sistem dapat beroperasi dan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk menghasilkan keluaran (output).
5. Keluaran sistem (output)
7
Hasil dari energi yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dinamakan dengan keluaran sistem (output). Informasi merupakan contoh keluaran sistem.
6. Pengolah sistem
Untuk mengolah masukan menjadi keluaran diperlukan suatu pengolah yang dinamakan dengan pengolah sistem
7. Sasaran sistem
Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan
2.2.2. Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Bayu Kristiawan dan Sukadi, 2016) “Sistem informasi dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan pada berbagai tingkatan manajemen.” Dikutip dari (Yunahar Heriyanto, 2018)
2.2.3. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut McLeod (2001) sistem informasi manajemen adalah sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membetuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit dibawahnya. Dikutip oleh (Yulia &
Rochmawati, 2017) 2.3. Teori Pendukung
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :
A. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga merupakan gambaran yang merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang lain dan dari objek di dunia nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas.
Menurut Wahana Komputer dalam (Asworowati, Ananta, & Wijayanti, (2018:177), “pada dasarnya ERD (Entity Relationship Diagram) adalah sebuah diagram yang secara konseptual memetakan hubungan antar penyimpanan pada diagram DFD di atas”. ERD ini digunakan untuk melakukan permodelan terhadap struktur data dan hubunganya.
B. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Tabrani dalam (Mulyanto & Khasanah 2018:54) bahwa Logical Record Struture dibentuk dengan nomor dari tipe record digambarkan oleh
kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRS dan ERD adalah nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan.
Sedangkan menurut (Lingga & Hasugian, 2018)Tabel-tabel yang
terbentuk dari hasil antar himpunan entitas yang merupakan representasi dari struktur record-record merupakan pengertian LRS secara sederhana
C. Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language adalah bahasa untuk menspesifikasi, memvisualisai, membangun dan mendokumentasikan artifact (bagian dari
9
informasi yang digunakan untuk dihasilkan oleh proses pembuatan perangkat lunak.
Menurut (A.S & Shalahuddin, 2015) “UML adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan didunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasiobjek”. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasi, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pedukung.
Terkait dengan pembahasan, maka diagram UML yang digunakan hanya 5 diagram, yaitu : Activity Diagram, Use case Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram.
1. Diagram aktifitas (Activity Diagram)
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis
2. Use Case Diagram
Merupakan pemodelan untuk kelakuakn (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut.
3. Diagram Kelas (Class Diagram)
Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan
4. Sequence Diagram
Menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan diterima antar objek.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.Tinjauan Perusahaan
PT Pos Indonesia (PERSERO) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Pengiriman Barang, Surat dan Uang.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa kurir, logistik, dan transaksi keuangan. Nama Pos Indonesia (Persero) secara resmi digunakan pada tahun 1995, setelah sebelumnya menggunakan nama dinas PTT (Posts Telegraaf end Telefoon Diensts) pada Tahun 1906; kemudian berubah menjadi Djawatan PTT (Pos Telegraph and Telephone) pada tahun 1945; kemudian berubah status menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) di tahun 1961; dan menjadi PN Pos & Giro di tahun 1965, serta kemudian menjadi Perum Pos dan Giro di tahun 1978.
Dalam sejarahnya, Pos Indonesia merupakan salah satu BUMN tertua di Indonesia. Keberadaannya di Nusantara berawal dari perusahaan dagang Hindia Belanda atau Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC) yang mendirikan Kantor Pos pada tanggal 26 Agustus 1746 di Batavia (Jakarta) dengan maksud untuk memudahkan pengiriman surat, terutama dalam kegiatan perdagangan.
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perubahan gaya hidup, serta trend liberalisasi bisnis jasa pos membuat Pos Indonesia mengalami pergeseran bisnis yang sangat signifikan. Seperti juga dialami banyak perusahaan pos di dunia, Pos Indonesia sempat mengalami penurunan
kinerja usahanya di tahun 2000 – 2007. Bisnis suratpos di tahuntahun tersebut menurun drastis. Penggunaan pesan singkat melalui telepon selular dan internet menggantikan peran surat pos individu. Demikian juga persaingan kiriman barang dengan para perusahaan kurir swasta membuat pangsa pasar Pos Indonesia tergerus.
Pasang surut mewarnai perjalanan panjang dua setengah abad Pos Indonesia. Masa-masa keemasan industri perposan ada di tahun-tahun 1970 hingga 1980-an. Masyarakat pengguna jasa pos sangat setia memanfaatkan layanan pos. Namun pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perubahan gaya hidup, serta trend liberalisasi bisnis jasa pos membuat Pos Indonesia mengalami pergeseran bisnis yang sangat signifikan.
Seperti juga dialami
banyak perusahaan pos di dunia, Pos Indonesia sempat mengalami penurunan kinerja usahanya di tahun 2000 – 2007. Bisnis suratpos di tahuntahun tersebut menurun drastis. Penggunaan pesan singkat melalui telepon selular dan internet menggantikan peran surat pos individu. Demikian juga persaingan kiriman barang dengan para perusahaan kurir swasta membuat pangsa pasar Pos Indonesia tergerus.
menunjukkan potensi bisnis Pos Indonesia masih terbuka lebar. Kajian Management Research Center UI pun menyebutkan Pos Indonesia memiliki
potensi besar di tiga bisnis intinya, yaitu bisnis surat dan paket, bisnis logistik, dan bisnis jasa keuangan.
Penopang pendapatan Pos Indonesia masih ada di bisnis suratpos dan jasa keuangan. Kendati volume pengiriman surat individu tengah menurun, namun
12
volume pengiriman surat bisnis dan kiriman korporasi terus meningkat. Sumber pendapatan terpenting lainnya adalah jasa pembayaran, jasa pengiriman uang, dan pengiriman paket.
Di tahun 2013 ini, manajemen Pos Indonesia melanjutkan program transformasi yang telah dicanangkan sebelumnya. Fokus bisnis Pos Indonesia tidak lagi hanya di bisnis surat, paket dan jasa keuangan, tapi juga mengoptimalkan sumber-sumber bisnis baru, seperti logistik, properti, dan asuransi. Agar lebih focus dan lincah di tengah persaingan yang semakin ketat, Pos Indonesia membentuk perusahaan induk yang memayungi sejumlah anak perusahaan, antara lain yaitu PT Pos Logistik Indonesia, PT Pos Properti Indonesia, dan PT Bhakti Wasantara Net. Di samping itu perusahaan juga terus mengembangkan dan menyiapkan bisnis-bisnis baru antara lain di bidang jasa keuangan, lini bisnis retail, city courier, e-commerce, kargo udara, serta asuransi.
Saat ini dapat dikatakan bahwa Pos Indonesia masih tetap sebagai salah satu perusahaan jasa dengan jaringan distribusi yang terbesar di Indonesia. Jumlah kantor pos lebih dari 4.000 kantor dengan sebarannya di 24.000 titik layanan dan telah mencakup 100 persen kota dan kabupaten di Indonesia serta telah menjangkau hampir seluruh kecamatan di tanah air. Pos Indonesia juga didukung oleh armada layanan bergerak sebanyak 418 unit, 10.523 unit kendaraan truk dan mobil dinas, 19.502 karyawan, 3.729 unit kantor pos online, serta 24.674 unit point of sales.
Lebih dari 90 perusahaan kini menjalin kemitraan dengan Pos Indonesia.
Mereka berasal dari berbagai sektor, seperti jasa keuangan, perbankan, listrik, air
minum, pajak, hingga zakat. Tak hanya perusahaan domestik, entitas bisnis dari perusahaan global seperti UPS, Cardig International, dan Western Union pun telah menjadi mitra utama Pos Indonesia. Bahkan bagi Western Union, Pos Indonesia merupakan agen yang terpenting dan terbesar di Asia Pasifik. Untuk itu perbaikan internal senantiasa dilakukan manajemen Pos Indonesia di setiap lininya.
Setidaknya ada empat bidang utama yang menjadi fokus pembenahan, yaitu manajemen sumber daya manusia dan organisasi, sistem keuangan, kapabilitas infrastruktur, dan strategi marketing.
Pos Indonesia telah menerapkan sistem akuntansi berbasis enterprise resource planning yang akan menjadi backbone pencatatan transaksi bisnis perusahaan.
Sedangkan dari segi perbaikan infrastruktur, PT Pos Indonesia setiap tahunnya mengalokasikan pengembangan teknologi informasi setidaknya di atas 50 milyar rupiah, yang mana saat ini perusahaan sudah berhasil menghubungkan secara virtual lebih dari 3.700 kantor dan 6.200 agen. Era baru PT Pos Indonesia terhampar di depan mata. Kepemimpinan perusahaan di tahun 2013 ini melanjutkan keberhasilan di tahun-tahun sebelumnya untuk terus bergerak ke masa depan PT Pos Indonesia yang lebih cerah.
14
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi PT. Pos Indonesia Tasikmalaya
Gambar III.1.Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Pemegang Saham
- Melakukan suatu hal atau lebih yang mengakibatkan terjadinya pengungkapan tabir perusahaan
- Menjadi penanggung pribadi berdasarkan perjanjian penanggung pribadi sehubungan dengan transaksi pemberian fasilitas kredit oleh bank kepada perusahaan yang bersangkutan berdasarkan perjanjian kredit atau pinjaman tertentu
2. Dewan Komisaris
Memberikan saran dan bimbingan untuk Direksi. Setiap anggota Dewan Komisaris bertindak secara independen dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya ke Perusahaan. Tidak satupun dari Komisaris yang memiliki hubungan keluarga, keuangan, manajemen dan hubungan dengan anggota lain dari Dewan Komisaris atau dengan Direksi. Dewan Komisaris bertanggun jawab ke pemegang saham.
3. Direktur Utama
Memberi laporan kepada Dewan Direksi/ Board Of Director (BOD).
Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang di sebabkan Direktur tidak menjalankan ke pengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas.
4. Direktur Jasa dan Paket
Direktur Jasa dan Paket bertanggung jawab atas Jasa Pengiriman dan Paket Pengiriman yang terjadi di perusahaan. Direktur Jasa dan Paket memiliki bawahan SVP Penjualan dan SVP Operasi yang bertugas memantau Penjualan dan Operasional apa saja yang terjadi di perusahaan
5. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan
Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan bertanggung jawab atas pengembangan dan arah bisnis dari perusahaan yang dapat menghasilkan profit bagi perusahaan. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan memiliki bawahan SVP Pengembangan Teknologi Informasi dan SVP Jasa Keuangan yang
16
bertugas mengembangkan teknologi bagi perusahaan dan memantau kondisi keuangan bisnis perusahaan
6. Direktur Ritel dan Properti
Direktur Ritel dan Properti bertanggung jawab atas hasil penjualan dan properti perusahaan. Direktur Ritel dan Properti memiliki bawahan SVP Ritel dan SVP Properti yang bertugas memantau jumlah pemasukan dan property yang ada pada perusahaan.
7. Direktur Keuangan
Direktur Keuangan bertanggung jawab atas kondisi dan manajemen kas keuangan yang terjadi di perusahaan. Direktur Keuangan memiliki bawahan VP Akuntansi, VP Manajemen Keuangan, dan VP Treasury dan Pajak.
8. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum bertanggung jawab atas kualitas dari sumber daya manusia yang ada di perusahaan dan bertanggung jawab perekrutan pegawai baru di perusahaan.
9. Direktur Keuangan
Direktur Keuangan bertanggung jawab atas kondisi dan manajemen kas keuangan yang terjadi di perusahaan. Direktur Keuangan memiliki bawahan VP Akuntansi, VP Manajemen Keuangan, dan VP Treasury dan Pajak.
10. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum bertanggung jawab atas kualitas dari sumber daya manusia yang ada di perusahaan dan bertanggung jawab perekrutan pegawai baru di perusahaan.
3.2.Prosedur Sistem Berjalan
Sistem Berjalan pengambilan barang PT. Pos Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Petugas kurir mengambil barang ke client yang dituju
2. Petugas kurir memberikan bukti pengambilan barang dengan cap ke buku pengambilan barang yang disediakan client
3. Petugas kurir kembali ke kantor pos kemudian menginput alamat tujuan barang yang tadi sudah diambil dari client
4. Petugas kurir mencetak resi pengiriman barang yang sudah di input data 5. Petugas kurir memberikan bukti resi pengiriman barang kepada client dan
admin kantor pos untuk ke tahap pengiriman barang
6. Admin memberikan data berbentuk resi kepada petugas pengiriman barang 7. Petugas pengiriman barang mengirim barang yang sudah admin pos berikan 8. Barang sudah dikirim ke alamat tujuan
18
3.3.Activity Diagram
Gambar III.1 Activity diagram
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Nama Dokumen : Bukti Kiriman
Fungsi : Sebagai bukti pengambilan surat Sumber : Pengirim
Tujuan : Penerima Media : Kertas Cetakan Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengiriman
3.4. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Nama Dokumen : Bukti Terima Kiriman
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang
Sumber : PT. POS
Tujuan : Pengirim Media : Kertas Cetakan Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap setelah melakukan Pengiriman
20
3.5.Permasalahan Pokok
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, maka diidentifikasikan sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem berjalan yaitu “Petugas kurir pengambilan barang barang harus bolak balik ke client untuk pengambilanbarang dan pengiriman resi“
3.6.Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan pemecahan masalah yaitu membuat aplikasi berbasis web yang akan memudahkan petugas kurir untuk pengiriman resi pada saat pengambilan barang tanpa harus bolak balik menemui client,
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1. Analisa Kebutuhan Sistem A. Kebutuhan pengguna
Dalam hal analisa kebutuhan terdapat 1 pengguna saja yang dapat berinteraksi dalam lingkungan sistem yaitu: Admin, yang akan dikelola oleh kurir selaku orang yang mengambil barang , kemudian kurir membutuhkan beberapa informasi antara lain yaitu :
1. Menentukan berat barang 2. Harga barang
3. Nama barang
4. Alamat yang akan dituju 5. Id barang
B. Kebutuhan Sistem
1. Sistem hanya memiliki 1 hak ases login yaitu hanya admin 2. Sistem berisi Menu yang dapat memilih client yang akan
dimasukan datanya
3. Petugas dapat mengupdate data, dan mengolah hasil laporan 4. Pengguna web dapat login dan logout
4.1.2. Rancangan Use Case Diagram
22
Gambar IV .I. Use case diagram
4.1.3. Rancangan diagram aktifitas
Gambar IV.2. Diagram aktifitas
4.1.4. Rancangan dokumen usulan
Dibawah ini merupakan rancangan dokumen usulan yang diperlukan dalam sistem pengambilan barang :
A. Dokumen Masukan
Nama Dokumen : Bukti Kiriman
24
Fungsi : Sebagai bukti pengambilan barang
Sumber : Pengirim
Tujuan : Penerima
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pengambilan barang B. Dokumen Pengeluaran
Nama Dokumen : Bukti Terima Kiriman Fungsi : Sebagai bukti pengiriman
Sumber : PT. POS
Tujuan : Pengirim
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pengambilan barang
4.1.5. Rancangan prototype 1. Halaman Login
Halaman login adalah halaman awal yang harus diakses oleh pengguna website dengan memasukan Username dan Pasword untuk bisa masuk ke Halaman Beranda
Gambar IV.3 Halaman login
2. Beranda
Beranda adalah tempat dimana petugas memilih dimana tempat data yang akan dimasukan ketika sesudah membawa barang
26
Gambar IV.4 Beranda 3. Tampilan data client
Disini petugas bisa melihat data client dan dapat menambahkan barang
Gambar IV.5. Tampilan data client 4. Tampilan tambah barang
Disini adalah tempat petugas melakukan penambahan barang
Gambar IV.6. Tampilan tambah barang
5. Tampilan cetak PDF
Gambar IV.7. Tampilan PDF
4.2. Perancangan perangkat lunak 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
28
Gambar IV.8. Entity Relationship Diagram (ERD) 4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.9. Logical Record Structure 4.2.3. Spesifikasi File
Spesifikasi File yang digunakan dalam perancangan program ini terdiri dari satu database dan 3 tabel.
1. Name : Kurir
Fungsi : Mengambil barang
Jenis : int
Primary key : id_pegawai
No Nama Field Jenis Ukuran Keterangan
1 Id_pegawai int Primary key
2 Nama_pegawai Varchar 50
3 Tgl_lahir_pegawai date 4 Alamat_pegawai text
5 Id_barang int Index key
Tabel IV.1 kurir
2. Name : Barang
Fungsi : Memasukan Jenis Paket/Barang yang akan dikirim
Jenis : int
Primary Key : id_barang
No Nama Field Jenis Ukuran Keterangan
1 Id_barang int Primary key
2 Nama_barang Varchar 50
3 Harga_barang Varchar 50
4 Berat_barang Int
Tabel IV.2 Barang
3. Name : Client
Fungsi : Memberi barang ke kurir
Jenis : int
Primary Key : id_client
No Nama Field Jenis Ukuran keterangan
1 Id_client int Primary key
2 Nama_client Varchar 50
3 Alamat_barang text
Tabel IV.3 Client 4.2.4. Class Diagram/Class Model
30
4.2.5. Sequence Diagram
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan software 5. Kebutuhan Keterangan
Sistem Operasi Windows 7 Ultimate 32-bit Processor Intel Celeron 1.50 GHz
RAM 4 GB
Hardisk 700 GB
Monitor 14”LCD
Keyboard 101/102 key
Printer Laser Jet
Mouse Standard
Software Jenis Program : Website
Bahasa Pemrograman : PHP,Javascript Database Server : MySQL
Tabel IV.4 Spesifikasi Hardware dan Software
4.3. Jadwal Implementasi
NO KEGIATAN WAKTU
BULAN 1 BULAN 2 BULAN 2
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain sistem
4 Desain perangkat
lunak
5 test sistem
8 evaluasi dan
oprasional
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada rumusan masalah sebelumnya dan berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan mengenai pengambilan barang di,PT. Pos Indonesia Tasikmalaya maka penelitian ini dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pada proses sistem yang berjalan saat ini untuk pengambilan barang masih menggunakan manual
2. Pada proses pengambilan barang terkadang petugas selalu menginggalkan cap untuk verikasi barang yang sudah di ambil di client yang mengakibatkan menghambat pada verifikasi
3. Dengan sistem berbasis web ini dapat memudahkan kurir dalam pengambilan barang dan pengiriman resi agar petugas kurir tidak bolak balik kepada client
4. Dengan adanya sistem berbasis web juga dapat mempersingkat waktu pengambilan barang
5.2. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT. Pos Indonesia Tasikmalaya dalam pengambilan surat berbasis web ini terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan untuk sistem yang lebih baik sebagai berikut :
1. Dalam proses pengambilan barang diperlukan kriteria-kriteria yang dengan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi.
2. Melakukan pengembangan terhadap sistem agar sistem informasi dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja secara optimal
