BAB II
TINJAUAN TEORI
2.1. E-learning
2.1.1. Definisi
E- learning adalah salah satu dari model training yang berisi content (informasi) dan metode instruksi (tehnik) yang disampaikan melalui computer (termasuk didalamnya CD-ROM, Internet ataupun Intrane t) dalam bentuk teks, gambar, animasi, atau video, yang didesain untuk membantu pembelajar mencapai tujuan pembelajaran pribadi atau peforma kerja yang sejalan dengan tujuan suatu organisasi (Clark and Mayer 2003, p.13).
2.1.2. Perkembangan e-learning
Uraian singkat tentang perkembangan e- learning dari masa ke masa adalah seperti di bawah (Cross, 2002):
• 1990: CBT (Computer Based Training)
Era dimana mulai bermunculan aplikasi e- learning dalam PC standalone ataupun berbentuk kemasan CD-ROM. Isi berupa materi dalam bentuk tulisan maupun multimedia (video dan audio) dalam format MOV, MPEG-1 atau AVI.
• 1994: Paket-Paket CBT
Seiring dengan mulai diterimanya CBT oleh masyarakat, sejak tahun 1994 muncul CBT dalam bentuk paket-paket yang lebih menarik dan diproduksi secara massal.
9
• 1997: LMS (Learning Management System)
Seiring dengan perkembangan teknologi internet di dunia, masyarakat dunia mulai terkoneksi dengan Internet. Disinilah muncul sebutan Learning Management System (LMS) yang perkembangannya semakin pesat membuat pemikiran baru untuk mengatasi masalah interoperability antar LMS yang ada dengan suatu standar.
• 1999: Aplikasi e-Learning Berbasis Web
Perkembangan LMS menuju ke aplikasi e- learning berbasis Web secara total, baik untuk pembelajar (learner) maupun administrasi belajar mengajarnya. LMS mulai digabungkan dengan situs-situs portal yang pada saat ini menjadi barometer situs- situs informasi, majalah, dan surat kabar dunia. Isi juga semakin kaya dengan paduan multimedia, video streaming, serta penampilan interaktif dalam berbagai pilihan format data yang lebih standard, berukuran kecil dan stabil.
Gambar 2.1 History of e-learning source: www.knowledgenet.com, History of e-learning
Aplikasi full e-learning terdiri dari sejumlah subsistem dan diintegrasikan dengan sejumlah sistem eksternal. Implementasinya tergantung dari karakter dan skala e-learning
yang ingin dibangun oleh perusahaan. Suatu e-learning system dapat menjadi rumit dan terdiri atas elemen yang saling berhubungan walaupun tidak dirancang demikian (Morrison 2003, p.202).
Gambar 2.2. Komponen Aplikasi e-learning (Morrison 2003, p. 203)
LMS (Learning Management System) merupakan mesin e- learning yaitu aplikasi yang membuat semua proses berhubungan dengan e-learning secara otomatis, biasanya berfungsi sebagai learner registration, progress tracking, dan penyimpan hasil assessment. CMS (Content Management System) merupakan aplikasi yang diintegrasikan dengan LMS untuk mendukung pengembangan dan penyampaian course content. LCMS (Learning Content Management System) merupakan aplikasi yang menggabungkan beberapa fungsi LMS dengan CMS. Virtual Classroom merupakan aplikasi e-learning
KM System
LMS
LCMS / CMS E - Mail
Virtual Classroom
E – Learning Application
HR Systems
Collaboration Tools
Forum
Financial System
Security System Learning
Content
Subsystems External Systems
yang instrukturnya dapat memberikan materi dan berinteraksi dengan beberapa pembelajar pada waktu yang sama.
2.1.3. Efektivitas e-learning
Efektivitas e- learning dapat dilihat dari berbagai hal tergantung dari objektivitas perusahaan dalam mengimplementasikannya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Tom Barron (2003) LoD: Quality and Effectiveness Survey, perusahaan mengukur efektivitas e-learning dari: jumlah peserta training, penghematan biaya, learner assessment/testing, analisa ROI, learner self-reporting, customer satisfaction, manager/mentor reporting, bottom-line gains, dan lain- lain. Selanjutnya Barron (2003) meneliti bagaimana perusahaan menentukan kualitas e-learning, yaitu dari: learning effectiveness, learner experience, cost-efficiency, technical implementation, dan lainnya.
Banyak penelitian yang membandingkan pembelajaran tatap muka di kelas dengan jarak jauh (distance learning) untuk mengetahui efektivitas pembelajaran dan pengalaman pembelajar (learner experience), seperti:
• Barbara B. Lockee, Assistant Professor of Instructional Technology, Virginia
Polytechnic Institute and State University, menyebutkan gaya penyampaian tidak mempengaruhi pembelajaran (Morrison 2003, p. 46).
• Thomas L. Russel, Director Emeritus of Instructional Telecommunications at North
Carolina State University, telah mengkompilasi sebuah daftar pustaka dari 355 survei, tidak ditemukan adanya perbedaan yang signifikan antara technology-base dan classroom learning. Russel menyebut kumpulan ini dengan The No Significant Difference Phenomenon (Morrison 2003, p. 46).
• Bill Orr, seorang peneliti Vocational-Adult Education Department di Auburn
University di Alabama, meneliti lebih jauh. Orr mengkompilasi bibliografinya terdiri dari 60 survei kualitatif yang dibuat pada tahun 1988 dan 1999; masing- masing menjelaskan technology-base learning memang memberi perbedaan signifikan dalam peningkatan performa daripada belajar dengan tatap muka (Morrison 2003, p. 46).
• Dexter Fletcher peneliti dari IDA (Institue for Defense Analyses), menjelaskan bahwa
e-learning mengurangi waktu sekitar sepertiga atau meningkatkan efektivitas sepertiga dari kelas tradisional dan membenarkan sepertiga penghematan biaya dengan cara yang sama (Morrison 2003, p. 47).
Morrison (2003, p.49) mengambil kesimpulan dari beberapa penelitian bahwa:“According to research, the worst case scenario is that e-learning is as effective as traditional face-to-face classroom learning; the best case scenario, that e-learning delivers significant advantages to the learner-both in the quality of learning and the level of performance that results.”
Larry G. Moyer berpendapat bahwa jika pembelajaran terjadi, maka ada perubahan. Perubahan dapat terjadi dalam sikap, cara berpikir, keyakinan dan kebiasaan.
Sehingga, untuk mengerti efektivitas kita perlu memahami tingkat perubahan yang mungkin atau telah terjadi yang dapat terukur (Moyer 2005).
Hal yang sama diungkapkan oleh Stuart Emmet (2003) effective learning akan menghasilkan perubahan. Namun, effective learning memerlukan encouragement dan support dari rekan, atasan atau mentor, serta lingkungan yang mendukung. Pembela jaran melibat pengetahuan, keterampilan, motivasi, dan penerapan. Motivasi diperlukan agar kita melakukan sesuatu.
Gagne (1965) menyebutkan beberapa kondisi yang diperlukan agar pembelajaran menjadi efektif yaitu: adanya perhatian dan motivasi; memberikan hasil yang diinginkan (manfaat); mengembangkan pengetahuan yang dimilliki; memberi kesempatan untuk mengembangkan keterampilan, bimbingan belajar (pelatihan), feedback; memberikan penilaian performa, dan mendukung penerapan atau praktek.
2.2. Change
Change atau perubahan dilakukan dengan tujuan mempertahankan dan melangsungkan kehidupan. Berubah artinya menyesuaikan diri untuk dapat mempertahankan dan meneruskan kehidupan dalam situasi tertentu. Perubahan yang dilakukan suatu perusahaan dapat dikarenakan perubahan regulasi dan deregulasi, budaya dan norma-norma, ketersediaan teknologi, sikap pasar, persaingan global, kondisi ekonomi, situasi politik dan keamanan, dan sebagainya (Kasali 2005, p.74).
Ada dua jenis perubahan dalam perusahaan, yaitu (Kasali 2005, p.75):
• Perubahan Operasional
Perubahan operasional adalah perubahan – perubahan kecil yang bersifat parsial dan umumnya tidak menimbulkan dampak yang luar biasa bagi divisi atau unit- unit usaha lainnya dalam perusahaan.
• Perubahan Strategis
Perubahan strategis berdampak luas dan memerlukan koordinasi dan dukungan dari unit-unit terkait dan seluruh komponen perusahaan. Macam – macam perubahan strategis antara lain: perubahan budaya, perubahan produk/jasa, perubahan strategi dan struktur, perubahan teknologi. Perubahan strategis melibatkan lebih dari satu
komponen. Satu komponen berubah mengakibatkan komponen lain ikut berubah.
Misalnya perubahan pada teknologi berarti perubahan operasional, keterampilan, pengetahuan sehingga operasional lebih efisien. Tetapi dapat juga menimbulkan suatu budaya baru.
Gambar 2.3 Empat Tipe Perubahan dalam Strategic Competitive Wedge
(Mccann 1991, p.403)
2.3. Model ADKAR
Jeffrey M. Hiatt (2006) berpendapat bahwa terdapat lima elemen yang mendorong suksesnya perubahan yaitu: awareness, desire, knowledge, ability, dan reinforcement (ADKAR). ADKAR adalah suatu model untuk perubahan dalam bisnis, pemerintahan dan komunitas, yang mempunyai lima elemen atau objek yang dibangun dalam sebuah kerangka untuk mencapai perubahan. Kelima elemen ini dibangun dalam suatu kerangka dan berurutan dalam mengelola individu untuk melakukan perubahan. Dalam dunia kerja, ADKAR menjadi dasar kegiatan change management, yaitu assessment, sponsorship, communications, coaching, training, recognition dan resistance management.
Visi Kepemimpinan
Budaya Teknologi Produk & Jasa Strategi & Struktur
Lingkungan Internasional Pasar
2.3.1. Awareness
Awareness adalah pemahaman seseorang terhadap sifat perubahan, yaitu apa penyebab adanya perubahan, apa akibat tidak mengikuti perubahan, faktor internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perubahan, dan apa manfaatnya (Hiatt 2006). Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya membangun Awareness yaitu:
• Sudut pandang seorang terhadap keadaan tertentu
• Bagaimana seseorang merasakan permasalahan
• Kredibilitas penyampai informasi
• Informasi yang salah atau rumor yang beredar
• Alasan perubahan yang tidak dapat dibantah
Kesadaran menggunakan e- learning dibangun sebagai tahap awal perubahan. Pengguna e-learning perlu menyadari adanya e- learning, mengapa e- learning diterapkan, tujuan menggunakan e- learning, dan manfaat dari e- learning. Dalam pembelajaran melibatkan awareness, changed attitudes, or changed behavior (Sikula 1981).
2.3.2. Desire
Desire adalah keinginan yang mendorong dan terlibat dalam perubahan. Desire berhubungan dengan pilihan individu, pengaruh dari sifat perubahan itu sendiri, situasi individu, dan motivasi masing- masing individu (Hiatt 2006). Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya terciptanya Desire yaitu:
• Sifat perubahan (apa yang berubah dan bagaimana dampaknya)
• Organisasi atau konteks lingkungan (budaya organisasi, sejarah menangani perubahan, penguatan terhadap perubahan)
• Situasi pribadi seseorang (pekerjaan, pendidikan, keluarga, rekan kerja,
prestasi)
• Motivasi seseorang (memperoleh manfaat dan kemauan sendiri, atau
menghindari konsekuensi negatif)
Dalam merubah cara belajar dengan e- learning, desire untuk menggunakan e- learning dimotivasi oleh motivasi belajar juga. Menurut Andrew E. Sikula (1981, p.235) seorang individu harus dimotivasi untuk belajar. Motivasi ini dapat timbul dalam berbagai bentuk, seperti aktualisasi diri, promosi, atau insentif, atau motivasi diri. Motif untuk menguasai sesuatu kompetensi termasuk kekuatan pendorong kegiatan belajar secara intensif, persisten, terarah dan kreatif (Mujiman 2006). Faktor- faktor yang dapat membentuk motivasi belajar diantaranya pengetahuan tentang manfaat belajar, kebutuhan untuk belajar, kemampuan untuk melakukan pembelajaran. Teori Motivasi Model ”Time continuum” (Wlodkowski 1991) juga menyebutkan ada 6 faktor yang berpengaruh terhadap motivasi belajar yaitu:
• Sikap (attitude): respon terhadap kebutuhan belajar yang didasarkan pada
pemahaman manfaat belajar.
• Kebutuhan (need): kekuatan yang mendorong untuk tujuan yang ditetapkan
• Rangsangan (stimulation): perasaan bahwa kemampua n yang diperoleh dari
belajar dapat merangsang untuk terus belajar
• Emosi (affect): perasaan yang timbul sewaktu proses belajar
• Kompetensi (competence): kemampuan tertentu untuk menguasai lingkungan.
• Penguatan (reinforcement): hasil belajar, penghargaan atas hasil belajar, yang mendorong kegiatan belajar lebih lanjut.
Teori Andragogi mempunyai salah satu asumsi bahwa orang dewasa belajar karena mencari kompetensi untuk memenuhi kebutuhannya yang lebih tinggi, seperti kebutuhan pengembangan potensi diri; mereka ingin segera merasakan hasil pembelajaran; apa yang dipelajari harus dapat digunakan.
2.3.3. Knowledge
Knowledge adalah informasi, latihan dan edukasi yang diperlukan untuk mengetahui bagaimana cara untuk perubahan. Knowledge meliputi kebiasaan, proses, perangkat, sistem, keahlian, dan teknis yang dibutuhkan untuk perubahan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya Knowledge yaitu:
• Pengetahuan yang dimiliki saat ini
• Kemampuan seseorang menambah pengetahuan
• Sumber-sumber yang tersedia untuk edukasi dan pelatihan
• Akses atau ketersediaan pengetahuan yang dibutuhkan
Pengetahuan yang dibutuhkan bagaimana menggunakan e-learning meliputi cara mengakses, pengalaman menggunakan e- learning dan cara menggunakan e-learning.
Pengetahuan ini didapat dari sumber-sumber yang tersedia. Fasilitas seperti komputer, internet, pelatihan, dan ketersedian informasi mengenai e- learning sangat diperlukan dalam menunjang pengetahuan. Dalam pembelajaran semua informasi tentang pembelajaran diperlukan untuk membangun kekuatan motivasi (Mujiman 2006). Belajar mandiri adalah belajar aktif yang didorong oleh motif untuk menguasai sesuatu kompetensi, dan dibangun dengan bekal pengetahuan yang telah dimiliki.
2.3.4. Ability
Ability adalah kemampuan menerapkan pengetahuan menjadi terealisasi atau pelaksanaan perubahan. Ability dicapai jika seseorang mempunyai kemampuan mengimplementasikan perubahan pada level performa yang ditentukan (Hiatt 2006). Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya Ability yaitu:
• Hambatan psikologis
• Kemampuan fisik
• Kemampuan intelektual
• Waktu yang tersedia untuk mengembangkan keahlian
• Ketersediaan sumber yang mendukung kemampuan
Pengguna e- learning membutuhkan pelatihan, waktu beradaptasi, mendemonstrasikan atau mempraktekkan, sehingga mempunya i kemampuan menggunakan e- learning dalam pekerjaan. Individu dari semua umur dengan kapasitas intelektual yang bermacam- macam mempunyai kemampuan untuk belajar kebiasan baru.
Kebiasaan baru ini memerlukan waktu untuk menerapkan pelajaran. Sebagian dari proses belajar menuntut waktu untuk mencernakan, menilai, menerima, dan meyakini materi pelajaran. Pembelajar akan dapat lebih cepat memperoleh pengetahuan dengan bimbingan dan membutuhkan keterlibatan semua pihak (Sikula 1981).
2.3.5. Reinforcement
Reinforcement adalah faktor internal dan eksternal yang mendukung perubahan.
Reinforcement eksternal meliputi recognition, reward, dan celebration. Reinforcement internal bisa datang dari rasa puas dengan pencapaian (achievement) atau manfaat lain
yang diperoleh dari perubahan (Hiatt 2006). Faktor- faktor yang mempengaruhi Reinforcement mendukung perubahan:
• Reinforcement yang berarti bagi seseorang
• Hubungan reinforcement dengan kemajuan atau accomplishment
• Tidak adanya konsekuensi negatif
• Sistem pencatatan atas monitoring dan pengukuran.
Perubahan cara belajar dengan e-learning agar dapat berlangsung memerlukan penguatan. Setiap individu mempunyai persepsi yang berbeda mengenai penguatan yang berarti bagi dirinya. Penguatan dapat berupa pengakuan, penghargaan, pencapaian, kemajuan yang diperoleh, rasa puas, senang, dan sebagainya. E- learning memberi daya tarik tertentu dalam sajian contentnya. Content yang menarik dan sesuai dengan kebutuhan pembelajar dapat menjadi penguatan. Dalam proses belajar, menurut Andrew E. Sikula (1981) bahwa ”Learners need reinforcement of corret behavior. Positive and immediate rewards reinforce and cement desired behavior.” Dan berdasarkan teori motivasi Model ”Time continuum” (Wlodkowski 1991) penguatan (reinforcement) seperti hasil belajar itu sendiri, penghargaan atas hasil belajar mendorong kegiatan belajar lebih lanjut. Clark L. Hull berpendapat bahwa belajar dapat terjadi sebagai akibat dari reinforcement.
2.4. Aktivitas Change Management
Berdasarkan urutan dari elemen-elemen ADKAR, langkah- langkah dalam menyusun aktivitas change management dapat dimulai sebagai berikut (Hiatt 2006):
2.4.1. Membangun Awareness
Proses perubahan pertama adalah membangun awareness, pada proses ini kegiatan atau program yang dilakukan adalah:
1. komunikasi yang efektif, seperti: face to face meeting, group meeting, email, newsletter, buletin, executive presentation, training, workshop, demonstration, project team presentation, poster, banner, flyer, televisi, radio, dan lain- lain.
2. executive sponsorship, executive menjadi pembicara yang terbaik dalam mengkomunikasikan perubahan
3. manajer dan supervisor menjadi pembimbing dalam proses perubahan
4. menyediakan akses bagi karyawan untuk memperoleh informasi
2.4.2. Menciptakan Desire
Pada tahap ini kegiatan bertujuan untuk menciptakan energi dan keterikatan terhadap perubahan yang menghadirkan daya gerak dan pendorong pada setiap level dalam perusahaan, yaitu:
1. business leader men-sponsor- i perubahan; berkoalisi dengan manajer dan supervisor pada level kunci perusahaan.
2. mempersiapkan manajer dan supervisor menjadi change leader dan mengelola resistensi.
3. mengukur tingkat resiko yang berkaitan dengan perubahan dan merancang strategi untuk mengatasi resiko tersebut.
4. melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan menerapkan solusi akhir.
5. memberikan insentif program dan sistem manajemen performa yang sejalan dan mendukung perubahan.
2.4.3. Mengembangkan Knowledge
Dalam mengembangkan Knowledge membutuhkan aktivitas yang memungkinkan masing- masing individu belajar dengan satu cara yang paling efektif bagi mereka, yaitu:
1. memberikan training dan program edukasi
2. menggunakan job aides yang membantu karyawan dalam proses belajar
3. memberikan one-on-one coaching (satu pembimbing satu pembelajar)
4. membuat user group dan forum untuk sharing
2.4.4. Meningkatkan Ability
Dalam meningkatkan Ability, sebaiknya diterapkan beberapa cara untuk membantu karyawan mengembangkan kemampuan mereka, yaitu:
1. melibatkan supervisor dalam praktek sehari- hari, sehingga tercipta lingkungan yang nyaman untuk belajar keterampilan dan kebiasaan baru.
2. menyediakan akses pada subject matter experts, agar memperkecil gap pengetahuan dan memperoleh demonstrasi satu per satu.
3. menerapkan program performance monitoring sehingga kemajuan terukur seperti hasil yang diharapkan dalam perubahan.
4. memberikan hands-on exercises selama training agar karyawan dapat mempraktekan apa yang sudah dipelajari.
2.4.5. Membuat Reinforcement
Reinforcement sangat penting untuk mempertahankan proses perubahan terus berlangsung, di antaranya:
1. merayakan kesuksesan dan menerapkan program recognition
2. memberikan reward
3. mengumpulkan feedback dari karyawan
4. melakukan audit dan pengukuran performa
5. membuat sistem pencatatan.
2.5. Pemetaan Aktivitas Change Management
Hiatt (2006) juga menjelaskan bahwa setiap aktivitas change management dan key player memainkan peran yang berbeda dalam setiap proses perubahan. Gambar berikut merupakan pemetaan berdasarkan aktivitas change management terhadap elemen ADKAR.
Change Management
Activities
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
Communication Sponsorship Coaching Resistance Management Training
Gambar 2.4. Mapping of change management activities to ADKAR (Hiatt 2006, p. 46)
Gambar berikut merupakan pemetaan berdasarkan change management players terhadap elemen ADKAR
Change Management
Players
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
Primary sponsor Leadership coalition Managers and supervisors HR & Training Project Team
Gambar 2.5. Mapping of key players during change to ADKAR (Hiatt 2006, p.47)
Tabel berikut ini menggambarkan kegiatan change management (How) dan peran primary players yang mempengaruhi perubahan (Who) pada setiap elemen ADKAR.
ADKAR Elements
Who?
The most influential players
How?
The most influential activities Awareness Business Leaders
Direct Supervisors
Sponsorship (leadership) Communications, Coaching Desire Business Leaders
Sponsor coalition Direct Supervisor
Sponsorship Coaching
Resistance Management Knowledge Project Team
Training Team HR
Training Coaching Ability Project Team
Training Team HR
Training Coaching
Reinforcement Business Leaders Direct Supervisors
Sponsorship Coaching
Gambar 2.6. Relationship of change management activities to ADKAR (Hiatt 2006, p.130)
2.6. Kerangka Pemikiran dan Hipotesa
Hubungan antara elemen-elemen perubahan dan efektivitas e- learning digambarkan dalam kerangka pemikiran sebagai berikut:
Awareness
Desire
Knowledge
Ability
Reinforcement
Efektivitas e-Learning
Gambar 2.7. Kerangka Pemikiran
Berdasarkan pengertian efektivitas e-learning adalah adanya perubahan dalam cara belajar yang meliputi kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan dan penguatan menggunakan e- learning maka dapat dirumuskan hipotesa bahwa:
H1: Awareness merupakan elemen yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas e- learning.
H2: Desire merupakan elemen yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas e-learning.
H3: Knowledge merupakan elemen yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas e- learning.
H4: Ability merupakan elemen yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas e-learning.
H5: Reinforcement merupakan elemen yang berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas e- learning.
