15 BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
Dalam setiap penelitian pada umumnya menggunakan teori umum dimana teori umum adalah pendapat yang didasarkan pada penelitian dan penemuan, yang didukung oleh data dan argumentasi serta penyelidikan eksperimental yang mampu menghasilkan fakta berdasarkan ilmu pasti, logika, metodologi, argumentasi.
Dengan judul “Peranan Public Relation dalam menjalankan komunikasi internal di Mega Auto Central Finance melalui”, maka penulis menggunakan teori umum yang membahas diantaranya:
2.1.1 Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan setiap manusia karena komunikasi ialah proses penyampaian pesan seperti dikatakan oleh Carl I. Hovland (Mulyana. 2007: 68) komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan untuk mengubah perilaku orang lain.
Selain itu Mary B. Cassata dan Molefi K. Asante (Mulyana. 2007: 69) juga mengemukakan bahwa komunikasi adalah transmisi informasi dengan tujuan mempengaruhi khalayak.
Melihat kedua definisi tersebut penulis menyimpulkan bahwa pada dasarnya, komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan atau informasi yang bertujuan mempengaruhi dan mengubah tingkah laku orang lain.
2.1.2 Public Relation
Hubungan masyarakat memiliki berbagai macam cara dalam mengkomunikasikan sebuah pesan, seperti halnya yang ditulis oleh Jefkins bahwa Public Relation menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik komersial maupun non-komersial. Sebenarnya, Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi dengan publiknya baik dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut (Jefkins, 2007: 2)
Sebuah Public Relations terselenggara antara organisasi dengan publiknya baik didalam dan diluar lingkungan organisasi juga dikatakan oleh Broom dalam bukunya yang menjelaskan bahwa “Public relations is the discipline which looks after reputation, with the aim of earning understanding and support and influencing opinion and behavior. It is the
planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual understanding between an organization and its public” (Broom, 2009: 25)
Berdasarkan pendapat para ahli di atas penulis member kesimpulan bahwa Public Relation merupakan serangkaian kegiatan berkomunikasi secara verbal maupun nonverbal, yang bisa dilakukan didalam maupun diluar lingkungan organisasi.
2.1.3 Fungsi Public Relation
Setiap divisi tentunya memiliki fungsinya masing-masing dalam menjalankan kegiatannya. Seperti yang dibahas dalam bagian ini, sebuah Public Relations memiliki berbagai fungsi. Menurut sudut pandang pertama, Humas berfungsi untuk mengontrol publik dengan mengarahkan apa yang orang pikirkan atau lakukan untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah institusi. Menurut sudut pandang kedua, fungsi PR adalah untuk merespon reaksi publik terhadap perkembangan, masalah atau inisiatif orang lain. Menurut sudut pandang ketiga, fungsi PR adalah untuk mencapai hubungan saling benefivial antara semua publik yang dimiliki sebuah institusi, dengan meningkatkan perubahan harmonisasi dikalangan masyarakat lembaga tersebut (termasuk kelompok-kelompok seperti karyawan, konsumen, pemasok, dan produsen). (Newson, 2007: 12)
2.2 Teori Khusus
Selain teori-teori umum, sebuah karya ilmiah atau penelitian juga membutuhkan teori-teori khusus untuk memperkuat penelitian yang ada. Teori khusus yang digunakan penulis diantara lain adalah sebagai berikut.
2.2.1 Peranan Public Relation
Selain memiliki fungsi, dalam sebuah divisi pastinya memiliki peran, dimana dalam peranannya menurut Jerry A. Hendrix sebuah Public Relation membantu kompleks kita, masyarakat yang pluralistik untuk mencapai keputusan dan berfungsi lebih efektif dengan memberikan kontribusi untuk saling pengertian antara kelompok-kelompok dan lembaga. Ini berfungsi untuk membawa kebijakan publik dan swasta dalam harmoni.
Selain itu Jerry juga menambahkan bahwa Public Relation juga melayani berbagai macam lembaga dalam masyarakat seperti perusahaan, serikat pekerja, instansi pemerintah, asosiasi sukarela, yayasan, rumah sakit, dan lembaga pendidikan dan keagamaan. Untuk mencapai tujuan mereka, lembaga-lembaga ini harus mengembangkan hubungan yang efektif dengan banyak audiens yang berbeda atau publik seperti karyawan, anggota, pelanggan, komunitas lokal, pemegang saham, dan lembaga lainnya, dan dengan masyarakat luas. (Jerry A. Hendrix, 2007: 3)
Tidak hanya itu, tentunya banyak ahli-ahli yang mendefinisikan peranan Public Relations dimana salah satunya adalah broom yang mendefinisikan “Public Relations takes many forms in different organizations and comes under many titles, including public informations,
investor relations, public affairs, corporate communication, marketing or customer relations. To add to all the confusion, not all of these titles always relate accurately to public relations, but all of them cover at least part of what public relations is.
At it’s best, public reations not only tells an organization’s story to it’s publics, it also helps to shape the organization and the way it works.” (Broom, 2009: 25)
Menelaah definisi dari kedua ahli tersebut penulis dapat memberi kesimpulan bahwa peranan Public Relations adalah membangun lingkungan yang positif diantara karyawan, pimpinan perusahaan, pemegang saham, serta lingkungan eksternal perusahaan.
2.2.2 Publik internal
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki publik internal yang ada di dalam lingkungan perusahaan atau organisasi dan publik eksternal yang berada pada lingkungan luar perusahaan atau organisasi. Publik internal adalah seluruh anggota dari suatu perusahaan atau organisasi yang berhubungan langsung dan berada di dalam perusahaan tersebut. Publik internal perusahaan menurut (Jerry A. Hendrix, 2007: 17-20) terdiri dari
1. Employee Publics
1) Manajemen
Terdiri dari:
a. Administrator tingkat atas b. Administrator tingkat menengah c. Administrator tingkat bawah
2) Nonmanajemen (staff)
Terdiri dari: Specialists
2. Anggota Publik
Berikut ini adalah publik anggota dari suatu perusahaan atau organisasi:
Pekerja Organisasi
a. Kantor Pusat manajemen
b. Kantor Pusat nonmanagement (staff) c. Tenaga Kantor Pusat lain
3. Publik Investor
Publik pemegang saham yang ada di dalam suatu organisasi atau perusahaan:
1) Pemilik Saham dan Potensi Pemilik Saham 2) Analis Kemanan dan Penasihat Investasi 3) Pers Keuangan
a. Major wire services
b. Major business magazines
c. Major newspapers
d. Statistical services
e. Private wire services
4) Securities and Exchange Commisions (SEC), bagi perusahaan
milik publik.
2.2.3 Komunikasi internal
Pada sebuah organisasi memiliki komunikasi internal yang terjadi didalam lingkungan perusahaan dan eksternal yang terjadi di lingkungan luar perusahaan. Pada komunikasi internal perusahaan dijelaskan dimana didalam organisasi terbagi dalam dua kategori umum: hubungan karyawan dan hubungan anggota. Hubungan karyawan mencakup semua komunikasi antara manajemen organisasi dan personil nya. Hubungan Anggota mengacu pada komunikasi di dalam organisasi keanggotaan antara pegawai dan anggota. (Jerry A. Hendrix, 2007: 95)
Hal tersebut juga sama seperti yang dikatakan oleh (Romli, 2011: 6) komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komiunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua sebagai berikut:
a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan.
b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama dalam organisasi atau mengalir antar-bagian. Komunikasi ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah.
Dari kedua definisi diatas penulis memberikan kesimpulan bahwa komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan didalam organisasi diantara pimpinan, bawahan, dan sesama.
2.2.4 Jenis-jenis kegiatan komunikasi internal
Sama halnya seperti komunikasi yang kita lakukan sehari-hari, komunikasi internal didalam perusahaan dan organisasi juga memiliki berbagai macam kegiatan. Menurut (Jerry A. Hendrix, 2007: 98-100) Ada 4 jenis program atau kegiatan yang dilakukan oleh public relation di dalam menjalankan komunikasi internal:
1. Theme and Message
Tema dan pesan (theme and message) untuk komunikasi internal bergantung kepada alasan untuk melakukan suatu kampanye atau program. Kedua elemen ini dapat menumbuhkan kesempatan maupun
masalah yang mungkin terjadi di dalam suatu program. Maka dari itu tema dan pesan biasanya menumbuhkan suatu masalah di dalam perusahaan dan metode yang dilakukan untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut.
2. Action or special event
Action dan special event yang digunakan dalam kegiatan internal untuk karyawan, yaitu:
1) Pelatihan seminar
2) Program Khusus pada keamanan atau teknologi baru
3) Open House bagi karyawan dan keluarga
4) Karyawan, resepsionis dan urusan sosial lainnya
5) Special event lain yang terkait dengan perkembangan
organisasi
3. Uncontrolled and Controlled Media
Kegunaan dari uncontrolled media di dalam komunikasi internal biasanya terbatas hanya untuk mengirimkan news release atau pemberitahuan mengenai pencapaian karyawan kepada massa yang berada di luar perusahaan dan media yang spesialis. Pada dasarnya hal ini merupakan bentuk dari media relation bukan komunikasi internal, tetapi sering dianggap sebagai salah satu bagian di dalam program komunikasi internal sebagai berita laporan dan dianggap sebagai informasi yang paling kredibel mengenai organisasi menurut karyawan.
Lain halnya dengan controlled media atau media yang dikontrol, lebih sering digunakan di dalam praktik komunikasi internal. Controlled media yang paling sering digunakan contohnya: e-mail, voice mail, website, dan memoranda. Yang sering digunakan adalah publikasi untuk karyawan seperti majalah, koran dan newsletters yang ditujukan kepada kelompok tertentu atau tingkatan karyawan dalam organisasi atau perusahaan besar.
Selain hal di atas, program yang dijalankan oleh komunikasi internal menggunakan berbagai bentuk controlled media, yaitu:
1) Bulletin boards
2) Displays and exhibits
3) Telephone hot lines or news lines
4) Insert accompanying paychecks
5) Internal television
6) Videos
7) Meetings
8) Teleconferences
9) Audiovisual presentations
10) Booklets, pamphlets, brochures
11) Speakers’ bureaus (alamat karyawan kelompok masyarakat)
Penggunaan media dalam komunikasi internal berbeda dari public relations berdasarkan penekanan kepada controlled media.
4. Effective Communication
Prinsip-prinsip komunikasi yang efektif untuk komunikasi internal hampir sama dengan sebagian besar bentuk-bentuk lain dari public relation, meskipun komunikasi dua arah dan partisipasi pendengar harus ditekankan. Special events merupakan cara yang tepat untuk menggunakan elemen-elemen di atas dalam menjalankan komunikasi internal.
