28
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan pendekatan penelitian yang digunakan, tahapan apa saja yang harus dilakukan selama penelitian, serta standar kualitas penelitian yang harus dipenuhi.
3.1. Desain Penelitian
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan studi kasus. Pendekatan ini dipilih dengan alasan berikut:
• Fokus pada penelitian ini adalah mengeksplorasi bagaimana tahapan post-project berlangsung setelah proyek ERP diimplementasikan.
• Pertanyaan pada penelitian ini adalah apa dan bagaimana tahapan post-project pada proyek ERP.
Studi eksploratif dilakukan jika tidak banyak diketahui mengenai situasi penelitian yang dihadapi, hubungan sebab akibat (kausal), hubungan korelasi, atau tidak ada informasi yang tersedia mengenai bagaimana masalah diselesaikan di masa lalu (Sekaran, 2006).
3.2. Tahapan Penelitian
Tahapan pada penelitian ini merujuk pada tahapan penelitian studi kasus yang dikemukakan oleh Yin (1994). Tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-1.
3.2.1. Perumusan Masalah
Tahap perumusan masalah merupakan langkah awal dalam penelitian studi kasus yang berperan untuk menentukan kemana penelitian akan diarahkan. Perumusan masalah dilakukan dengan mempertimbangkan latar belakang permasalahan serta penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya pada area penelitian yang sama. Perumusan masalah pada penelitian ini dapat dilihat pada sub bab rumusan masalah pada Bab 1.
3.2.2. Studi Pendahuluan
Tahap studi pendahuluan dilakukan secara paralel dengan studi literatur. Pada tahap ini dilakukan pengkajian awal terhadap jurnal-jurnal ilmiah yang membahas penelitian pada area implementasi sistem ERP untuk mengetahui posisi penelitian yang akan dilakukan. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan studi lapangan dimana studi kasus akan dilakukan, yaitu pada PT Krakatau Steel cilegon. Studi lapangan ini dilakukan dengan tujuan :
• Untuk mendapatkan masukan dari perusahaan bahwa penelitian yang akan dilakukan adalah orisinil dan belum pernah dilakukan sebelumnya diperusahaan tersebut.
• Topik penelitian yang diajukan up to date dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini
• Penelitian yang akan dilakukan memberikan manfaat yang jelas bagi perusahaan.
3.2.3. Studi Literatur
Menurut Cooper dalam Yin (1994), studi literatur diperlukan untuk merumuskan pertanyaan penelitian supaya lebih signifikan dengan topik yang dibahas serta untuk mendapatkan ketelitian dalam memformulasikan pertanyaan-pertanyaan tersebut. Studi literatur dilakukan dengan menggali informasi dan pengetahuan dari berbagai jurnal penelitian yang relevan dengan topik penelitian yang dipilih.
Selain untuk merumuskan pertanyaan penelitian, studi literatur juga dilakukan dengan penelurusan serta pengkajian terhadap jurnal-jurnal penelitian dan buku-buku yang membahas tentang sistem ERP sebagai langkah untuk menyusun landasan teoritis yang akan digunakan sebagai panduan dalam melakukan penelitian juga untuk menyusun protokol pengumpulan data. Dalam melakukan analisis yang mendalam terhadap hasil penelitian juga didasarkan pada teori-teori yang diperoleh dari hasil studi literatur.
Dengan melakukan studi literatur terhadap beberapa hasil penelitian yaitu Motwani et al. (2005), Chang dan Vichita (2002), Markus dan Tanis (1999), Ross dan Vitale (2000), Parr dan Shanks (2000), Berchet et al.(2005), yang terkait
dengan pelaksanaan post-project sistem ERP maka dikembangkan framework awal yang akan digunakan sebagai dasar dalam pengumpulan data. Framework tersebut dapat dilihat pada bagian 2.4.1 di bab 2.
3.2.4. Menyusun Protokol pengumpulan data
Penyusunan materi dari protokol pengumpulan data merupakan hal yang harus disiapkan sebelum kegiatan pengambilan data dilakukan. Protokol merupakan instrumen yang berisikan prosedur dan aturan-aturan umum yang harus dipatuhi selama penelitian studi kasus dilakukan. Protokol pada penelitian studi kasus merupakan hal utama yang akan meningkatkan reliabilitas penelitian dan merupakan panduan bagi peneliti dalam mengumpulkan data (Yin, 1994). Protokol pengumpulan data untuk penelitian ini ditunjukkan pada Tabel 3-2.
3.2.5. Kriteria Case Company
Sebelum melakukan pengumpulan data ditentukan terlebih dahulu kriteria-kriteria yang akan digunakan untuk menentukan dimana studi kasus akan dilakukan.
Kriteria yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan mempunyai unit Information Technology (IT) / Information System (IS) internal yang akan berperan dalam merencanakan dan mengatur aktivitas pada fase post-project sistem ERP
2. Perusahaan sudah menggunakan modul-modul sistem ERP lebih dari 1 tahun. Hal ini perlu untuk mengetahui apakah benefit dari implementasi sistem ERP dapat dirasakan pada fase post-project. Disamping itu juga, aktivitas-aktivitas penting pada fase post-project sudah berlangsung. 3. Sebagian besar user sudah menggunakan sistem ERP. Menurut Chang dan
Vichita (2002), kesuksesan sistem erp tergantung pada banyaknya user yang sudah menggunakan sistem.
4. Jumlah user 500 atau lebih dan meliputi beberapa divisi. Besarnya jumlah user terkait dengan investasi yang dikeluarkan perusahaan. Semakin banyak user maka semakin besar investasi yang ditanamkan oleh
perusahaan. Besarnya investasi akan mendorong perusahaan fokus pada keberhasilan sistem ERP yang diimplementasikan.
3.2.6. Identifikasi Case Company
Berdasarkan kriteria yang disebutkan pada bagian sebelumnya, maka pada bagian ini akan dilakukan identifikasi terhadap dua perusahaan BUMN yang telah menerapkan sistem ERP yaitu PT Krakatau Steel dan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kemungkinan melakukan studi kasus di kedua perusahaan tersebut. Identifikasi case company diperlihatkan pada Tabel 3-1.
Tabel 3-1. Identifikasi Case Company
No. Kriteria PT Krakatau
Steel PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk 1. perusahaan mempunyai unit
Information Technology / Information System internal
Ya Ya
2. Perusahaan telah menggunakan modul-modul ERP lebih dari 1 tahun
Ya Ya
3. Sebagian besar user telah menggunakan sistem ERP yang diimplementasikan
Ya Ya
4. Jumlah user 500 orang atau lebih
dan tersebar di beberapa divisi/unit 500 user dan terdistribusi di semua direktorat
2000 user dan terdistribusi pada lebih dari 10 divisi
Dari Tabel 3-1 diatas, dapat dilihat bahwa kedua perusahaan memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Dengan demikian studi kasus dapat dilakukan pada kedua perusahaan tersebut.
3.2.7. Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, studi literatur (jurnal-jurnal hasil penelitian, buku-buku, serta dokumen-dokumen yang relevan dengan penelitian) serta interview terhadap sumber data dengan menggunakan protokol yang telah disusun. Interview dilakukan pada key user,yaitu orang-orang yang terlibat dalam proyek implementasi ERP mulai dari project leader, anggota tim
hingga end user. Interview dipilih sebagai metode pengumpulan data primer untuk memperoleh informasi lebih banyak mengenai bagaimana implementasi sistem ERP dilaksanakan. Melalui interview, informasi yang didapatkan dari narasumber dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dengan tetap berpegang pada protokol penelitian yang telah disusun.
Agar diperoleh validitas data, maka interview yang dilakukan adalah interview yang terstruktur dengan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan mengacu pada literatur, sehingga data yang diperoleh tidak menyimpang dari apa yang diinginkan. Interview kemudian direkam untuk menjamin kelengkapan data serta keandalan urutan data pada saat data dianalisis. Daftar pertanyaan yang diajukan pada interview dapat dilihat pada bagian lampiran. Sedangkan data sekunder diperoleh melalui dokumen-dokumen perusahaan serta informasi yang dirilis pada situs perusahaan.
Tabel 3-2. Protokol Pengumpulan Data Post- project
as
Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Stabilization Mastering the change The Firm attempted to clean
up its processes and data and adjust to the new environment.
(Ross dan Vitale, 2000)
• Cleaning up Data and Parameter • providing additional training to
new users
• working with vendors and consultants to resolve bugs in the software.
• (Ross dan Vitale, 2000)
• Interview • Hasil observasi
lapangan
Stabilization Users understand, assimilate and appropriate with ERP new tool.
users develop strategies for using the system and perceptions about the system that are critical to continued usage. (Clark jr et al., 2006)
User perceived usefulness of the system
Users expectations about how useful the system
Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Tabel 3-2. (Lanjutan)
Post- project as Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Evaluation Post implementation audit
(system audit)
Post-audits refer to reviews of an implemented system or project after its implementation is completed and is in operational use in an organization (Nicolaou, 2004)
Post Implementation Audit penting dilakukan untuk melihat apakah sistem ERP yang telah diterapkan sesuai dengan proses bisnis yang ada (Kimberling, 2007)
Baseline and post-go-live performance measures Identify ongoing training
opportunities.
Identify opportunities to improve business processes. (Kimberling, 2007) Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Evaluation Documentation and advertising ERP success
comprehensive functionality of ERP requires corresponding documentation (Klaus et al., 2000) Correspondence success, Process success, Interaction success, Expectation success Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Tabel 3-2. (Lanjutan)
Post- project as Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Evaluation Knowledge management Knowledge management emphasizes
those aspects of information
management that require the corporate memory of an enterprise be captured within the framework of a knowledge culture and in such a way that knowledge builds upon an organized database infrastructure directed to enhance decision making and planning (Broadbent 1997; Quintas et al., 1997).
Pengetahuan apa yang perlu disimpan pada memory
perusahaan setelah sistem ERP go live
Knowledge sharing dalam departemen
Knowledge sharing antar departemen
Infrastruktur KM yang perlu ada
Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Evaluation Benchmarking proses membandingkan dan mengukur operasi sebuah organisasi atau proses
internalnya dengan operasi atau proses dari yang berkinerja terbaik-dalam-kelasnya yang berasal dari dalam atau luar industrinya. (APQC dalam Watson. 1993)
Business processes problem responsiveness User’s IT Skill
Actual degree of usage of the ERP package Percentage of UserID Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Evaluation Software Migration Migrasi perangkat lunak lama kepada sistem ERP berpotensi menimbulkan: inkonsistensi data karena
perbedaan format data resistansi organisasi karena ada
gap antara proses bisnis sekarang dengan proses yang built in pada sistem ERP (Fu Ho, 2004)
Standarisasi input data Bagaimana mengatasi gap
antara proses bisnis yang ada dengan proses bisnis pada sistem ERP. Bagaimana mengatasi
resistansi yang mungkin timbul Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Tabel 3-2. (Lanjutan)
Post- project as Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Evaluation Change management Proses yang digunakan untuk mengembangkan
pendekatan yang terencana terhadap aspek manusia dalam organisasi karena adanya perubahan teknologi baru pada organisasi. (Change management Toolbook, 2005). Kontruk yang terkait dengan Manajemen perubahan antara lain:
• Pola perubahan (formal /informal)
• Kesiapan manajemen untuk berubah (komitmen terhadap perubahan/
berpartisipasi terhadap perubahan/ resistan) • Jangkauan perubahan (continous
improvement / radical change) • Manajemen perubahan (pengurangan
ketidakpuasan, visi top manajemen untuk berubah, proses perubahan yang dikelola dengan baik, penggunaan taktik perubahan evolusioner atau revolusioner. (Kettinger, 1995)
• Proses change management mengikuti metodologi terstruktur.
• Rancangan dan eksekusi Program change management oleh tim proyek.
• Komitmen manajemen terhadap perubahan
• Resistansi terhadap perubahan
Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Tabel 3-2. (Lanjutan)
Post- project as Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Evaluation Business strategy and model A clear business model of how the
organization should operate behind the implementation effort. (Motwani, 2005)
• Improving Productivity • Providing Competitive
advantage
• Satisfying customer demands (Somers, 2004)
Observasi Interview
Enhancement System repair N/A N/A
Enhancement Extension Extension of the software (Clark jr et al., 2006)
ERP extension or application and system such as SCM, CRM, (Boubekri, 2001; Ross dan Vitale, 2000)
Observasi Interview
Enhancement Transformation The business being transformed subsequent to a continuous period of steady improvement (Parr dan Shanks, 2000)
transformation would involve changing organizational boundaries, particularly with regard to systems (Ross dan Vitale, 2000)
organizational transformation. Business transformation (Parr dan Shanks, 2000)
Observasi Interview
Tabel 3-2. (Lanjutan) Post-Project
as
Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Enhancement Planning for upgrades and
Migration to other release/ versions of hardware and ERP Software
Organization require to undertake a series of upgrades in order to achieve business benefit that may not be possible with the current release. (Markus et al., 2000)
updating of the ERP software to new releases (Stefanou, 2001) consider proposals from the
system vendor to upgrade
Observasi Interview
Enhancement Adoption of additional modules /packages and Integration with ERP
Considers the selection of ERP modules that support critical business functions and of any other needed additional application (Stefanou, 2001)
ERP extension or application and system such as SCM, CRM, etc (Boubekri, 2001)
Observasi Interview
Enhancement Business decision making based on data provided by the ERP system
Managers used the data collected by the system in order to make much better business decisions and plan improvements in business processes (Markus et al., 2000)
Data visibility
Information available to the manager
Data Access Decision produced
Observasi Interview
Enhancement Continuous improvement of users IT Skills
company needs IT skills to implement and operate ERP (Scott and Vessey,2000) users learned how to use the system well
(Markus et al., 2000)
Additional User Training Empowerment of users on their
role and duty
Create competence centre High discipline of system user (Botta-genoulaz, 2005) Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
Tabel 3-2. (Lanjutan)
Post-Project as Variabel Definisi Operasional Aspek Lapangan Sumber
informasi Enhancement Continuous business
process improvement in order to achieve better business results
Additional changes are made in business processes, etc. (Markus et al., 2000)
Develop business intelligence system (Botta-genoulaz, 2005) Interview Hasil observasi lapangan Enhancement Reconfiguration of current release/version
Additional changes are made in software configuration, etc. (Markus et al., 2000)
Software configuration involves adapting the generic functionality of a package to the needs of a
particular organization (Markus dan Tanis, 2000).
Interview Dokumen
42 3.2.8. Analisis
Analisis dilakukan terhadap hasil studi kasus dengan melakukan perbandingan antara temuan hasil studi kasus dengan kerangka yang telah dibangun berdasarkan studi literatur. Hasil analisis akan menjadi dasar dalam mengembangkan Framework post-project sistem ERP.
3.2.9. Pengembangan Framework Post-project ERP
Pada tahap ini Framework Post-project ERP hasil penelitian dibangun dengan berdasarkan hasil studi literatur dan hasil temuan studi kasus dilapangan. Framework ini berisikan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk dilakukan setelah proyek implementasi sistem ERP agar keberhasilan dan manfaat dapat dicapai.
Gambar 3-2. Pengembangan Framework Post-project ERP
3.3. Kualitas Penelitian
3.3.1. Validitas Konstruk
Menurut Yin (1994), validitas konstruk dipakai untuk mengukur seberapa baik suatu penelitian mampu meneliti apa yang harus diteliti. Untuk menghindari
adanya subyektivitas dan meningkatkan validitas konstruk, dapat dilakukan dengan cara :(Yin, 1994)
- Penggunaan sumber lebih dari satu jenis
- Penggunaan sumber relevan seperti hubungan yang jelas antara data yang dikumpulkan, pertanyaan dan kesimpulan
- Draft studi kasus di kaji ulang oleh narasumber.
Pada penelitian ini, studi kasus dilakukan pada dua perusahan yang berbeda, dengan demikian dapat dikatakan bahwa penelitian ini telah memenuhi validitas konstruk
3.3.2. Validitas Internal
Validitas internal mengacu pada seberapa luas hubungan sebab akibat antar variabel dapat disimpulkan (Yin, 1994). Validitas internal hanya berlaku untuk kasus penelitian yang bersifat explanatory atau sebab akibat dan tidak berlaku pada penelitian deskriptif atau exploratory.
3.3.3. Validitas Eksternal
Validitas eksternal menunjukkan kemampuan penelitian untuk membuat suatu kesimpulan umum yang berlaku pada populasi yang lebih besar (Yin, 1994). Menurut Yin, replikasi dapat dilakukan untuk meningkatkan validitas eksternal. Dengan adanya replikasi, dapat diperbandingkan antara hasil replikasi dari satu studi kasus ke studi kasus yang lain. Pada penelitian ini, studi kasus dilakukan pada dua perusahaan BUMN yang berbeda dengan metode pengumpulan data yang sama, yaitu narasumber di kedua perusahaan tersebut mendapatkan daftar pertanyaan yang sama untuk dijawab.
3.3.4. Reliabilitas
Menurut Yin (1994) reliabilitas digunakan untuk menunjukkan bahwa operasional suatu penelitian dapat dilakukan ulang dengan hasil yang sama. Adanya protokol penelitian yang didokumentasikan dan membangun basis data akan dapat meningkatkan reliabilitas penelitian (Yin, 1994). Pada penelitian ini, pengumpulan data dilakukan melalui wawancara terstruktur dengan panduan berupa daftar pertanyaan yang disusun berdasarkan protokol pengumpulan data.
