PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN DAN PERSEDIAAN SPAREPART MOTOR BERBASIS WEB PADA PD ABC
Epriyonsyah 11311039 I Gede Heri AP 11311237 Indra Alkausar 11311239 Mursalin 11311075 Wardoyo 11311119
Jurusan Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Perguruan Tinggi Teknokrat
ABSTRAK
Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan merupakan salah satu pengaplikasian sistem yang terkomputerisasi dalam bidang teknologi informasi dalam suatu bidang usaha penjualan barang. Ini membuktikan bahwa teknologi informasi telah mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Dilatarbelakangi oleh sulitnya bagi bagian kasir seperti sering kali terjadinya kesalahan pembuatan laporan penjualan, penumpukan arsip nota, penumpukan buku catatan data persediaan serta sulitnya dalam membuat laporan penjualan dan persediaan yang tepat karena lamanya mencari data-data yang bertumpuk.
Maka dari itu tujuan dari penelitian ini adalah ingin merancang sebuah sistem informasi penjualan dan persediaan berbasis web yang dapat mempermudah dan mepercepat pekerjaan bagian kasir maupun administrasi dalam mengakomodasi transaksi penjualan dan laporannya maupun pengelolaan persediaan barang.
1. LATAR BELAKANG 1.1 Latar Belakang Masalah
PD ABC merupakan salah satu usaha dagang sparepart motor. Sparepart yang dijual antara lain untuk merk motor Honda, Yamaha, Kawasaki, Suzuki. Seiring dengan makin pesatnya pemanfaatan teknologi informasi saat ini terutama dalam bidang usaha, maka perancangan teknologi informasi sangat diperlukan bagi pemilik usaha untuk meningkatkan daya saing dan mempermudah pengolahan data transaksi maupun persediaan. Demikian halnya dalam penjualan sparepart motor pada PD ABC yang belum memiliki suatu sistem terkomputerisasi yang dapat mengolah data transaksi penjualan dan persediaan barang yang berguna untuk mempermudah dalam membuat / merekap laporan transaksi penjualan dan mempermudah dalam pencatatan maupun mengetahui Stock barang yang tersedia dan barang yang terjual.
Dari uraian diatas, perlu adanya sebuah Aplikasi berbasis web yang didukung PHP dan mySQL dalam mengolah data transaksi penjualan dan permasalahan persediaan barang. Pengelolaan laporan transaksi penjualan dan persediaan barang dapat dibuat secara akurat dan terperinci sehingga memudahkan pemilik usaha untuk mengevaluasi serta mengambil keputusan untuk usahanya. Maka judul untuk menyusun penulisan karya ilmiah ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Sparepart Motor Pada PD ABC Berbasis Web”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang Sistem Informasi yang dapat menunjang proses pengelolaan transaksi penjualan dan persediaan barang pada PD ABC ?
2. Bagaimana merancang suatu Sistem Informasi yang dapat memberikan laporan yang sesuai dengan kebutuhan Pemilik PD ABC secara cepat dan berkala ?
3. Mengapa diperlukan Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Berbasis Web ?
1.3 Manfaat Penelitian
1. Diharapkan sistem dalam penelitian ini dapat menciptakan daya saing dan mengatasi permasalahan transaksi penjualan dan pencatatan persediaan barang pada perusahaan. 2. Diharapkan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang maupun jasa dapat
menggunakan sistem yang berbasis Teknologi Informasi berdasarkan penelitian ini. 3. Diharapkan penyajian informasi persediaan maupun penjualan berjalan cepat dan akurat.
2. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan makalah ini adalah untuk membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PD ABC :
1. Membuat rancangan sistem berbasis web yang dapat mengatasi masalah efisiensi dan ketepatan penggunaan waktu dalam memproses laporan penjualan dan persediaan pada PD ABC.
2. Untuk membantu staf PD ABC dalam pembuatan laporan penjualan dan persediaan sparepart motor.
3. Memudahkan pemilik PD ABC dalam memperoleh informasi laporan penjualan dan laporan persediaan seraca cepat dan akurat.
3. BATASAN MASALAH
Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan maka pada penulisan pembuatan sistem website ini penulis membatasi masalah sekaligus mempertajam dalam melakukan pembahasan. Sesuai dengan judul ini, maka ruang lingkup akan dibatasi yaitu :
1. Membangun aplikasi persediaan dan penjualan barang berbasis web pada PD ABC. 2. Sistem aplikasi berbasis web ini hanya melakukan proses penjualan dan persediaan
barang (barang masuk, stok barang dan barang keluar)
3. Sistem berbasis web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Dreamweaver 8 sebagai alat bantu dalam mendesign dan antar muka situs web, serta MySQL sebagai basis data.
4. Dalam perancangan web ini menggunakan Use case Diagram.
5. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline / localhost.
4. LANDASAN TEORI 4.1 Pengertian Perancangan
Menurut Syifaun Nafisah (2003 : 2)definisi Perancangan adalah sebagai berikut :
“Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk bagan alir sistem (system flowchart), yang merupakan alat bentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem.”
4.2 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11 ) definisi Sistem Informasi adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.”
4.3 Pengertian Persediaan Barang
Menurut Richard J. Tersine (1993 : 93)definisi Persediaan Barang adalah sebagai berikut : “Persediaan barang adalah material, dapat berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau produk jadi yag disimpan dalam suatu tempat penyimpanan untuk menunggu proses berikutnya atau untuk dijual pada masa mendatang”
4.4 Pengertian Penjualan
Menurut Swastha (2001 : 9) definisi Penjualan adalah sebagai berikut :
“Penjualan adalah ilmu dan seni dipengaruhi pribadi yang dilakukan oleh pihak penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang dan jasa yang ditawarkan. Jadi, dengan adanya penjualan maka akan tercipta suatu proses perputaran jasa antara pembeli dan penjual itu sendiri.”
4.5 Pengertian PHP
Menurut Antonius Nugraha Widhi Pratama (2010:9) definisi PHP adalah sebagai berikut : “PHP adalah kependekan dari Pretext Hyper-Processor yang dibagun oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994. Dahulu, pada awal pengembangannya PHP disebut sebagai kependekan dari Personal Home Page. PHP merupakan produk open source sehingga kita dapat mengakses source code, menggunakan, dan mengubahnya tanpa harus membayar sepeserpun.”
4.6 Pengertian MySQL
Menurut Antonius Nugraha Widhi Pratama (2010:10) definisi MySQL adalah sebagai berikut :
“MySQL adalah suatu sistem managemen basis data relasional (RDBMS-Relational Database Management System) yang mampu bekerja dengan cepat, kokoh dan mudah digunakan.”
4.7 Perancangan Sistem UML (Unified Modeling Language) Munawar (2005:17) mendefinisikan UML:
“UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek”.
1. Use-case diagram. Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan
aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan.
2. Activity Diagram
Menurut Munawar (2005:109) :
“Activity Diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus.”.
3. Class Diagram
Menurut Munawar (2005 : 28) :
“Class Diagram merupakan himpunan dari objek-objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku suatu objek mendefinisikan bagaimana sebuah objek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.”
5. METODE PENELITIAN
5.1 Alat yang diperlukan dalam penelitian 5.1.1 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Untuk menjalankan Program aplikasi ini digunakan satu unit komputer dengan minimal spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor : Pentium IV 500 Mhrz b. Hardisk : 40 GB
c. RAM : 512 MB d. VGA Card : 64 MB
e. Monitor : SVGA GIC 15” Digital f. Keybord : Standart
g. Mouse : Scroll / Optic
5.1.2 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Adapun untuk spesifikasi Perangkat Lunak yang digunakan untuk menjalankan program aplkasi ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP
b. Paket Program : Mozila Firefox, Macromedia Dreamweaver 8 c. Server : Appserve
5.2 Metode Pengumpulan Data
Metodologi pengumpulan yang dilakukan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan adalah kajian yang dilakukan untuk mengumpulkan data teoritis guna keperluan penulisan penelitian ini dengan membaca buku-buku PHP, MySQL, Sistem Informasi dan referensi yang berkaitan.
2. Metode Observasi (Lapangan)
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung di PD ABC untuk memperoleh keakuratan data yang dibutuhkan.
3. Metode Wawancara
Metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab langsung dengan pihak pemilik PD ABC untuk mengumpulkan data yang diperlukan penelitian ini.
5.3 Metode Pengembangan Sistem
Dalam melakukan perancangan aplikasi ini, metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah model Waterfall.
Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah ke-1 belum dikerjakan, maka langkah 2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 belum dikerjakan maka langkah ke-3 juga tidak dapat dikerjakan, begitu seterusnya. Secara otomatis langkah ke-3 akan bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan.
5.3.1 Analisis Kebutuhan
Sistem yang akan dirancang harus dapat melakukan input dan edit data barang. Sistem harus dapat melakukan penyimpanan data transaksi. Sistem harus dapat menampilkan laporan transaksi penjualan maupun laporan persediaan kepada pemilik PD ABC.
5.3.2 Desain Sistem
Dalam pemodelan meliputi beberapa proses yaitu input data barang, input data user, input data supplier, tampilkan laporan data barang, tampilkan data penjualan, dan tampilkan laporan data supplier. Pemodelan interface terdiri dari beberapa tampilan program, meliputi menu utama, form login, form transaksi penjualan, form input data barang , form input data supplier dan form input data user.
6. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 6.1 Analisis Sistem Berjalan
Dalam pencatatan penjualan dan persediaan, PD ABC masih melakukannya dengan cara mencatat ke buku transaksi penjualan dan buku persediaan barang yang dapat menimbulkan masalah keterbatasan ruang penyimpanan berkas sehingga menyebabkan data-data yang disimpan dangan baik, besar kemungkinan hilang atau rusak.
A. Use Case Penjualan Sistem Berjalan
Tabel 6.1 Keterangan Use Case Penjualan Sistem Berjalan Nama Use Case Use Case Penjualan Sistem Berjalan
Deskripsi Singkat Pembeli memesan barang pada Bagian Penjualan kemudian melakukan transaksi pembayaran.
Aktor Pembeli, Bagian Penjualan Pra Kondisi -
Tindakan Utama 1. Pembeli memesan barang secara langsung pada bag. Penjualan.
2. Bag. Penjualan mengecek ketersediaan barang. Jika barang tersedia pembeli langusung melakukan transaksi pembayaran.
3. Pembeli mendapatkan barang dan nota Tindakan Alternatif -
B. Activity Diagram Penjualan Sistem Berjalan
Gambar 6.3 Activity Diagram Penjualan Sistem Berjalan Tabel 6.2 Keterangan Activity Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan
Nama Activity Activity Penjualan Sistem Berjalan
Deskripsi Singkat Pembeli memesan barang pada Bagian Penjualan kemudian jika stok barang tidak tersedia maka Bag.penjualan menghubungi Bagian Gudang
Aktor Pembeli, Bagian Penjualan, Bagian Gudang, Supplier Pra Kondisi -
Tindakan Utama Pembeli memesan barang secara langsung pada Bagian Penjualan kemudian dilakukan pengecekan Stok oleh
Stok Tersedia Stok Kosong Barang Tdk
Tersedia Barang Tersedia
Bagian Penjualan jika barang tersedia langsung dilakukan transaksi pembayaran. Tetapi jika barang tidak tersedia, Bagian Penjualan menghubungi Bagian Gudang untuk konfirmasi dan Bagian Gudang akan mengirimkan barang ke Bagian Penjualan.
Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
6.2 Analisa Sistem Yang Diusulkan
Setelah melakukan tahap analisis sistem, kami menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap perancangan ini kami akan membuat sebuah sistem informasi penjualan berbasis web yang merupakan sebuah usulan yang diharapkan dapat memperbaiki kelemahan- kelemahan pada sistem yang sedang berjalan.
Perancangan sistem perangkat lunak dideskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram Use Case. Analisis digunakan untuk pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan sistem aplikasi kedalam elemen-elemen pemodelan. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan, digunakan Microsoft
Visio yang mendukung perancangan dengan basis UML.
A. Use Case Sistem Penjualan
Tabel 6.3 Keterangan Use Case Sistem Penjualan Nama Use Case Use Case Sistem Penjualan
Deskripsi Singkat Sistem penjualan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan seperty Entry Data Pembeli, Entry Data Pesanan, Cetak Faktur dan Cetak Laporan Penjualan. Aktor Pembeli, Bag. Penjualan
Pra Kondisi -
Tindakan Utama 1. Pembeli melakukan pemesanan ke bag. Penjualan 2. Bag. Penjualan Login ke dalam sistem penjualan
lalu menginputkan data pembeli dan data pesanan pembeli.
3. Bag. Penjualan menyiapkan barang, mencetak faktur, lalu menerima pembayaran dari pembeli. 4. Pembeli mendapatkan barang dan faktur.
5. Bag. Penjualan mencetak laporan penjualan setelah kegiatan transaksi selama 1 hari selesai.
Tindakan Alternatif Pesan barang melalui Telepon Pasca Kondisi -
B. Diagram Activity Sistem Penjualan
Gambar 6.5 Activity Diagram Sistem Penjualan Tabel 6.4 Keterangan Activity Diagram Sistem Penjualan
Nama Activity Activity Sistem Penjualan
Deskripsi Singkat Pembeli memesan barang pada Bag. Penjualan kemudian Bag. Penjualan menginputkan data pembeli dan data pesanan.
Aktor Pembeli, Bagian Penjualan, Sistem, Pemilik Pra Kondisi -
Tindakan Utama 1. Pembeli datang ke PD ABC dan melakukan pemesanan ke Bag. Penjualan.
2. Bag. Penjualan menginputkan data pembeli dan data pesanan ke dalam Sistem Penjualan.
3. Pembeli melakukan pembayaran sejumlah harga barang yang dipesan ke Bag. Penjualan.
4. Bag. Penjualan menerima pembayaran dari pembeli, uang yang dibayarkan nominalnya di inputklan ke dalam sistem untuk dihitung kembaliannya.
5. Bag. Penjualan melakukan pengepakan barang untuk diterima pembeli
6. Bag. Penjualan mencetak faktur lalu untuk diterima pembeli.
Tindakan Alternatif Pesan barang melalui Telepon Pasca Kondisi -
C. Use Case Sistem Persediaan
Tabel 6.5 Keterangan Use Case Sistem Persediaan Nama Use Case Use Case Sistem Persediaan
Deskripsi Singkat Sistem Persediaan dapat digunakan untuk melakukan Entry Data Supplier, Entry Data Barang, Update Data, Hapus Data, Entry Data User dan Cetak Laporan Persediaan.
Aktor Admin
Pra Kondisi Data belum berubah
Tindakan Utama 1. Admin dapat menghapus / mengubah seluruh data yang tedapat pada sistem, dapat melakukan Entry Data Barang, Entry Data Supllier, Entry Data User, Cetak Laporan Persediaan.
Tindakan Alternatif -
Pasca Kondisi Data yang telah di Update akan tersimpan dalam database.
D. Diagram Activity Sistem Persediaan
Gambar 6.7 Activity Diagram Sistem Persediaan Tabel 6.6 Keterangan Activity Diagram Sistem Persediaan
Nama Activity Activity Sistem Persediaan
Deskripsi Singkat Admin dapat melakukan input data barang, input data user, jika barang tidak tersedia, admin melakukan permintaan barang ke supplier.
Aktor Admin, Sistem, Supplier, Pemilik Pra Kondisi -
Tindakan Utama 1. Admin melakukan login untuk masuk ke sistem 2. Admin dapat melakukan penginputan data barang,
data) jika barang tidak tersedia, admin dapat melakukan permintaan barang ke supplier.
3. Admin dapat melakukan pencetakan laporan persediaan yang nantinya diserahkan kepada pimpinan PD ABC
Tindakan Alternatif Pesan barang melalui Telepon Pasca Kondisi -
6.3 Desain Sistem
6.3.1 Desain Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan PD ABC a. Tampilan Awal
6.3.2 Desain Sistem Penjualan a. Form Login
b. Home
d. Laporan Transaksi Penjualan
6.3.3 Desain Sistem Persediaan a. Form Login
c. Data Sparepart
e. Form Input Data Sparepart
7. DAFTAR PUSTAKA
Hartantyo, Tatar Yoyok. 2011“Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian
pada Sinar Elektronik”. Sekolah Tinggi Komputer Surabaya.
Munawar.2005. Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta : Graha Ilmu. O’Brien.2005.Management Information System.Network: McGraw-Hill.
Munawaroh, Siti. 2006. “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang”. Universitas Stikubank Semarang.
Nugraha, Ucu S.T. 2011.“Sistem Informasi Persediaan Barang Pada CV Claper Creative
Solution”. Universitas Informatika dan Bisnis Indonesia Bandung
Nugroho, Bunafit. 2008. “AplikasiPemprograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL”. Yogyakarta : GAVA MEDIA.
Sani, Mirza. 2010 “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Pemasaran Pada Toko 39
Berbasis Web”. Universitas Mercubuana.
Susanti, Indah. 2010. “Sistem Informasi Penjualan Pada CV LONGFOOD Sidoarjo”. AMIKOM Jogjakarta.
