BAB III
OBYEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat dan Operasi Perusahaan
PT Cornindo Boga Jaya adalah adalah salah satu anak perusahaan PT Garuda Putra Putri Jaya yang disahkan oleh notaris Noerbaety Ismail, SH, M.Kn dengan akta pendirian nomor 1 (satu) pada tanggal 11 Januari 2006. PT Cornindo Boga Jaya beralamat di Desa Talagasari RT. 05 RW. 02 Cikupa Tangerang, Indonesia. Perusahaan ini bergerak di bidang industri makanan ringan berupa popcorn setengah jadi dan keripik jagung dengan merek O’corn. Adapun produk-produk yang dihasilkan oleh PT Cornindo Boga Jaya adalah sebagai berikut : 1. POC 1
POC 1 adalah popcorn setengah jadi rasa butter.
2. POC 2
POC 2 adalah popcorn setengah jadi rasa sweet ketle.
3. KJO 1
KJO 1 adalah keripik jagung rasa jagung bakar. 4. KJO 2
KJO 2 adalah keripik jagung rasa keju.
Dalam menyalurkan produk-produknya PT Cornindo Boga Jaya (GarudaFood Group) dibantu oleh distributor tunggalnya bernama PT. Sinar Niaga Sejahtera (SNS) yang juga masih grup GarudaFood. PT Sinar Niaga Sejahtera (SNS) ini dibagi menjadi 18 (delapan belas) region atau daerah yaitu, Region Jawa Barat 2, Region Jawa Barat 1, Region Jawa Tengah 1, Region Jawa Timur 1,
Region Sumatera Bagian Selatan 1, Region Sumatera Bagian Utara 1, Region
Sulawesi 1, Region Kalimantan 1, Region Modern Market, Region Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta, Region Banten, Region Jawa Tengah 2, Region Jawa Timur 2,
Region Bali Nusa Tenggara, Region Sumatera Bagian Selatan 2, Region Sumatera Bagian Utara 2, Region Sulawesi 2, dan Region Kalimantan 2. Dari 18 (delapan belas) region ini, SNS dibagi lagi menjadi 164 (seratus enam puluh empat) depo distribusi yang tersebar di berbagai kota di Indonesia. Depo-depo distribusi itulah yang menjadi pelanggan tetap dari PT Cornindo Boga Jaya.
Selain menjual produk-produk O’ Corn, PT Cornindo Boga Jaya juga membuka peluang bagi pengusaha kecil untuk berjualan popcorn yang sudah dimasak. PT Cornindo Boga Jaya melayani usaha kecil yang berminat menjadi mitra penjual popcorn O’Corn sampai ke kota kecil. Melalui depo-depo distribusi yang tersebar di berbagai kota, sekarang telah ada 400 (empat ratus) pengusaha kecil yang bergabung menjadi jalur distribusi atau penjual jagung goreng O’Corn.
FILOSOFI
• Human Values
- Menghayati dan menerapkan nilai-nilai kemanusiaan yang meliputi: Truth, Right Conduct, Love, Non Violence, dan Peace.
- Tidak melanggar hal-hal yang dilarang agama.
• Business Ethics
- Menggunakan norma-norma etika yang berlaku di dalam masyarakat dalam berinteraksi dan mengelola lingkungan bisnis sehingga tercapai ”sustainable mutual benefit.”
- Peduli juga terhadap berbagai permasalahan yang muncul dalam kiprah bisnis GarudaFood walaupun secara formal bukan menjadi bagian dari tanggung jawabnya.
• Unity Through Harmony
- Menjaga keharmonisan dan keutuhan dengan lingkungan bisnisnya secara
internal (karyawan dan shareholder).
- Menjaga keseimbangan dan keserasian antara aspek bisnis dengan aspek-aspek kehidupan lainnya.
• Speed And Leading Change
- Menjaga dan meningkatkan kecepatan dalam cara berpikir dan bertindak. - Melembagakan perubahan secara cepat dan berkesinambungan yang
memberikan nilai tambah pada perusahaan dengan bertumpu pada kekuatan teknologi.
• Working Smart in Learning Culture
- Rajin, keras hati, dan bersungguh-sungguh serta konsisten dalam pekerjaan yang digeluti.
- Menekankan pada proses bekerja yang cepat, sistematis, dan akurat.
- Senantiasa meningkatkan cara dan mutu kerja melalui pengembangan diri di dalam budaya belajar yang terus dibangun oleh dan bersama perusahaan.
VISI
Menjadi perusahaan makanan berbahan baku jagung terdepan, dinamis, dan efisien MISI
Memperkaya hidup dengan berbagai pilihan produk bercita rasa tinggi dan berkualitas
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
PT Cornindo Boga Jaya menerapkan struktur organisasi fungsional dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi para karyawan dengan jelas dan bertanggung jawab langsung kepada atasannya. PT Cornindo Boga Jaya mempunyai 8 (delapan) departemen atau bagian, yaitu:
1. Departemen Production
2. Departemen Quality Assurance dan Quality Control
3. Departemen Product Development dan Formula
4. Departemen Planning, Production, Inventory Control dan Logistic
5. Departemen Procurement
6. Departemen Teknik 7. Departemen Finance
8. Departemen Human Resources
Struktur organisasi PT Cornindo Boga Jaya secara lengkap dapat dilihat pada halaman berikutnya.
III.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini akan diuraikan job description dari beberapa fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan pada PT Cornindo Boga Jaya:
1. Factory Manager
Bertanggung jawab dalam:
a) Menentukan kebijakan perusahaan, merumuskan rencana tahunan, dan menyusun cara kerja operasional perusahaan.
b) Mengadakan koordinasi yang baik di semua bagian di dalam perusahaan. c) Memberikan pertimbangan mengenai pelaksanaan dan hasil kerja dari tiap
bagian.
d) Mengadakan kesepakatan dan perjanjian dengan pihak-pihak di luar perusahaan.
e) Menandatangani Faktur Pajak.
2. Kepala Planning, Production, Inventory Control (PPIC) dan Logistic
Bertanggung jawab pada Factory Manager.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Mengikuti Rolling Forecast yang diadakan setiap dua minggu sekali untuk membicarakan jumlah purchase order dari setiap depo.
b. Menyusun rencana kapasitas produksi dan rencana produksi mingguan. c. Mengatur persediaan agar jangan sampai terjadi kekurangan maupun
kelebihan persediaan.
d. Mengatur pengiriman barang jadi hingga sampai ke pelanggan.
e. Mengotorisasi semua dokumen yang dikeluarkan oleh Bagian PPIC- Logistik termasuk Surat Jalan.
3. Administrasi Planning, Production, Inventory Control dan Logistic
Bertanggung jawab pada Kepala Planning, Production, Inventory Control dan
Logistic.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Mencatat rencana kapasitas produksi dan rencana produksi mingguan. b. Membuat Purchase Order Confirmation (POC).
c. Membuat Surat Jalan.
d. Membuat Purchase Order Realization (POR).
4. Planning, Production, Inventory Control dan Logistic Staff
Bertanggung jawab pada Kepala Planning, Production, Inventory Control dan
Logistic.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengawasi fisik barang atau produk sejak berada di gudang sampai dikirimkan ke pelanggan melaui jasa pengiriman atau ekspedisi.
5. Operator Gudang
Bertanggung jawab pada Planning, Production, Inventory Control dan Logistic Staff.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah menjaga barang-barang yang ada di gudang, baik itu bahan baku, bahan kemas, maupun barang jadi. Selain itu Operator Gudang juga bertanggung jawab menyiapkan barang-barang yang diminta oleh Bagian PPIC-Logistik.
6. Staff Ekspedisi
Bertanggung jawab pada Planning, Production, Inventory Control dan Logistic Staff.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Menerima barang jadi dari Gudang
b. Mencari dan menentukan jasa pengiriman yang paling tepat.
c. Mengupayakan agar barang jadi dapat diterima pelanggan tepat pada waktunya dan dalam keadaan yang baik.
7. Operator Checker
Bertanggung jawab pada staff Ekspedisi.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah memastikan untuk terakhir kalinya, bahwa barang yang akan dikirim dalam keadaan baik.
8. Operator Muat
Bertanggung jawab pada staff Ekspedisi.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah memuat atau memasukkan barang jadi yang akan dikirim ke pelanggan, ke dalam mobil jasa pengiriman yang disewa. 9. Kepala Departemen Finance
Bertanggung jawab pada Factory Manager.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membuat laporan keuangan, mengawasi
budget atau anggaran, dan memberi otorisasi atas semua dokumen yang dikeluarkan oleh Bagian Finance termasuk Faktur Penjualan.
10. Staff Finance
Bertanggung jawab pada Kepala Departemen Finance.
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Menyiapkan pembayaran ke supplier dan pihak ketiga, termasuk pembayaran pajak ke pemerintah.
c. Membuat proyeksi cash flow.
11. Administrasi Finance
Bertanggung jawab pada Staff Finance.
Tugas dan tanggung jawabnya: a. Membuat faktur penjualan.
b. Melakukan penagihan ke para pelanggan. c. Membuat faktur pajak.
d. Mencatat umur piutang setiap pelanggan ke dalam catatan aging. e. Mencatat Pajak Pertambahan Nilai keluaran.
f. Membuat Laporan Penjualan.
III.4 Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang PT Cornindo Boga Jaya
Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT Cornindo Boga Jaya dibagi dua, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit tetapi sebagian besar melalui penjualan kredit. PT Cornindo Boga Jaya dalam melaksanakan kegiatan penjualan memberikan jangka waktu kredit selama 30 (tiga puluh) hari untuk pelanggan di Pulau Jawa dan Bali serta 45 (empat puluh lima) hari untuk pelanggan di luar Pulau Jawa dan Bali.
III.4.1 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT Cornindo Boga Jaya:
1. Fungsi Planning, Production, Inventory Control (PPIC)-Logistik
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menghadiri Rolling Forecast yang diadakan oleh Fungsi PPIC-Logistik kantor pusat setiap 2 (dua) minggu sekali, untuk membicarakan besarnya permintaan dari setiap depo distribusi yang layak dipenuhi. Selain itu Fungsi PPIC-Logistik juga bertanggung jawab untuk membuat rencana kapasitas produksi dan rencana produksi mingguan, menginformasikan ke Fungsi Produksi mengenai jumlah produksi yang harus dihasilkan, mengirimkan Purchase Order Confirmation (POC) kepada pelanggan, membuat rencana pengiriman barang, dan membuat Surat Jalan untuk diteruskan ke Fungsi Ekspedisi, pelanggan, dan Fungsi Accounting, serta membuat Purchase Order Realization (POR) sebagai laporan ke PPIC-Logistik kantor pusat. 2. Fungsi Gudang (di bawah Departemen PPIC-Logistik)
Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang sesuai dengan yang diminta oleh Bagian PPIC-Logistik, mencatatnya ke dalam kartu stok, dan menyerahkannya ke Bagian Ekspedisi.
3. Fungsi Ekspedisi
Fungsi ini bertanggung jawab atas pengiriman barang atau pesanan kepada pelanggan, termasuk menentukan jasa pengiriman yang akan digunakan untuk mengirim barang tersebut.
4. Fungsi Fincance
Fungsi ini bertanggung jawab membuat faktur penjualan, melakukan penagihan kepada pelanggan, menerima pembayaran dari pelanggan, dan mencatatkannya ke dalam jurnal.
III.4.2 Dokumen, Laporan, Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT Cornindo Boga Jaya:
1. Surat Jalan
Dokumen ini berguna untuk menyertai pengiriman pesanan ke pelanggan, memberitahukan ke Fungsi Accounting bahwa pesanan pelanggan telah dipenuhi dan dikirimkan, serta digunakan oleh jasa pengiriman untuk menagih ongkos pengiriman kepada perusahaan.
2. Faktur Penjualan
Dokumen ini digunakan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan atas pesanan yang telah dipenuhi.
3. Faktur Pajak
Faktur yang berisi rincian bahwa telah dilakukan penagihan pajak atas penjualan produk perusahaan.
4. Purchase Order Confirmation (POC)
Konfirmasi kepada depo-depo distribusi mengenai kesanggupan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan pada tingkat tertentu.
Laporan-laporan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT Cornindo Boga Jaya:
1. Laporan Penjualan Per Customer
Laporan ini dikirimkan secara rutin setiap bulannya kepada tiap-tiap pelanggan oleh Bagian Administrasi Finance. Laporan ini berisikan penjualan-penjulan yang telah terjadi selama satu bulan kepada pelanggan tersebut. Melalui laporan ini juga, pelanggan dapat memeriksa
faktur penjualan mana saja yang telah dilunasinya dan faktur-faktur penjualan nomor berapa saja yang masih harus dilunasinya. 2. Aging (Umur Piutang)
Laporan ini diselenggarakan oleh Fungsi Administrasi Finance, berisikan umur piutang dari masing-masing pelanggan. Laporan Aging untuk tiap-tiap pelanggan dikirimkan bersamaan dengan Laporan Penjualan Per
Customer, sehingga pelanggan mengetahui tanggal jatuh tempo dari faktur-faktur penjualan yang belum dilunasi.
3. Purchase Order Realization (POR)
Laporan kepada Departemen PPIC-Logistik kantor pusat, bahwa perusahaan telah memenuhi permintaan dari depo-depo distribusi sesuai kesepakatan di Rolling Forecast. .
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT Cornindo Boga Jaya:
1. Catatan Sales Per Customer
Catatan ini diselenggarakan oleh Fungsi Finance yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap depo.
2. Kartu Stok
Catatan ini diselenggarakan oleh Fungsi Gudang Finished Goods untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 3. Rencana Pengiriman Barang
Catatan ini diselenggarakan oleh Fungsi Administrasi Planning, Production, Inventory Control dan Logistic, berisikan rencana
pengiriman barang, termasuk waktu pengiriman, dan alat transportasi yang akan digunakan.
4. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
III.4.3 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang
A. Prosedur Order Penjualan • Kepala PPIC-Logistik
1. Mengikuti Rolling Forecast setiap 2 (dua) minggu sekali untuk mengetahui jumlah Purchase Order dari setiap depo. 2. Menilai apakah order dari setiap depo layak untuk dipenuhi
atau tidak berdasarkan history penjualan masing-masing depo. Apabila tidak layak, maka perusahaan akan menolak order
tersebut. Sebaliknya apabila layak, perusahaan akan meneruskan order ke proses selanjutnya.
3. Setelah perusahaan menerima order dari depo, PPIC-Logistik akan memeriksa ketersediaan stok barang yang siap dikirimkan ke pelanggan. Apabila stok barang tersedia, maka PPIC-Logistik akan langsung meminta gudang menyiapkan barang tersebut. Apabila stok tidak tersedia, maka PPIC-Logistik akan membuat perencanaan produksi.
• Administrasi PPIC-Logistik
4. Mengirimkan Purchase Order Confirmation (POC) melalui
electronic mail (e-mail) kepada depo distribusi sebagai konfirmasi bahwa perusahaan sanggup memenuhi permintaan depo pada jumlah tertentu.
B. Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang • Administrasi PPIC-Logistik
1. Membuat Surat Jalan (SJ) 5 (lima) rangkap. Lembar ke-1,2,3 diberikan kepada Staff Ekspedisi, lembar ke-4 diberikan ke Bagian Administrasi Finance, dan lembar ke-5 dipinjamkan ke Bagian Gudang untuk menyiapkan barang, yang kemudian akan diserahkan kembali ke Bagian Administrasi PPIC-Logistik untuk disimpan berdasarkan nomor Surat Jalan. • Operator Gudang
2. Setelah barang selesai diproduksi, operator gudang menerima barang jadi dari Bagian Produksi beserta dengan Bukti Serah Terima Barang (Form Transfer Fisnished Goods).
3. Mencatat barang jadi yang diterima ke dalam kartu stok. 4. Berdasarkan Surat Jalan milik Bagian PPIC-Logistik, Gudang
akan mengeluarkan barang sesuai dengan jumlah yang diminta dan menyerahkannya ke Staff Ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan.
C. Prosedur Pengiriman Barang Dan Dokumen Pendukungnya • Staff Ekspedisi
1. Menerima 3 (tiga) rangkap SJ.
2. Menerima barang jadi dari Operator Gudang
3. Mencari dan menentukan jasa pengiriman yang paling tepat. 4. Memeriksa keadaan barang untuk terakhir kalinya sebelum
dikirimkan ke pelanggan.
5. Memindahkan dan memuat barang jadi ke dalam kendaraan pengangkut milik jasa pengiriman.
6. Menitipkan 3 (tiga) rangkap SJ ke jasa pengiriman untuk meminta verifikasi dari pelanggan.
• Bagian Administrasi Finance
7. Berdasarkan data transaksi penjualan yang sudah dicatat ke dalam jurnal, maka Administrasi Finance membuat Faktur Penjualan 3 (tiga) rangkap. Lembar ke-1 untuk Depo atau Pelanggan, lembar ke-2 dan ke-3 untuk file Administrasi
Finance.
8. Membuat Faktur Pajak sebanyak 2 (dua) rangkap. Lembar ke-1 untuk Depo atau Pelanggan dan lembar ke-2 untuk file
Administrasi Finance.
9. Meminta Factory Manager untuk menandatangani Faktur Pajak.
10. Setelah 3 (hari) barang dan SJ dikirimkan ke pelanggan, Administrsi Finance akan mengirimkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak lembar ke-1 kepada pelanggan dengan menggunakan jasa kurir.
• Kepala Departemen Finance
11. Memeriksa dan menandatangani Faktur Penjualan sebelum dikirimkan ke pelanggan.
D. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit • Bagian Administrasi PPIC-Logistik
1. Pada saat Bagian PPIC-Logistik akan membuat Surat Jalan, jumlah barang yang dipesan (berdasarkan POC) terlebih dahulu dicatat ke dalam jurnal: Clearing Account Inventory Control di debit, dan Persediaan Finish Goods di kredit. • Bagian Administrasi Finance
2. Berdasarkan Surat Jalan sebelum verifikasi lembar ke-4 yang dibuat oleh Administrasi PPIC-Logistik, transaksi penjualan akan dicatat ke dalam Jurnal Penjualan yaitu: Piutang Dagang dan Harga Pokok Penjualan di debit, dan Pajak Keluaran, Penjualan Lokal Finish Goods, serta Clearing Account Inventory Control di kredit. Jurnal ini selanjutnya akan dicatat ke buku besar.
3. Pada saat transaksi penjualan dicatat ke dalam jurnal, selanjutnya piutang dari tiap-tiap depo juga akan dicatat dalam Catatan Sales Per Customer.
4. Berdasarkan Catatan Umur Piutang (Aging) per customer yang dicatat, apabila ada pelanggan yang setelah melewati jangka waktu kredit yaitu 30 (tiga puluh) hari untuk pelanggan wilayah Jawa dan Bali dan 45 (empat puluh lima) hari untuk pelanggan di luar Jawa dan Bali belum melunasi hutangnya, maka Bagian Administrasi Finance akan melakukan penagihan melalui telepon.
III.5 Flowchart Atas Sistem Yang Berjalan di Perusahaan BAGIAN PPIC-Logistik
BAGIAN GUDANG Kartu Stok 1 Menyiapkan dan Menyerahkan Barang ke Staff Ekspedisi PRODUKSI Form Transfer Finished Goods Beserta Barang Surat Jalan 5 4 Surat Jalan 5 N Memverifikasi Kartu Stok Form Transfer Finished Goods SJ : Surat Jalan Gambar 3.2
BAGIAN EKSPEDISI 3 2 1 SJ Memeriksa Keadaan Brg Memuat Brg Jadi 2 Beserta Barang Mencari dan Menentukan Jasa Pengiriman 3 2 1 SJ
Pelanggan atau Depo
Beserta Barang
SJ : Surat Jalan
Gambar 3.2
