KONSEP PERANCANGAN DAN KAWALAN TERHADAP ORGANISASI PENDIDIKAN
Kenneth anak Robin, Muhammad Bin Hussin
E-mail : robinkenneth1802@gmail.com
ABSTRAK
Kertas konsep ini bertujuan untuk meninjau konsep perancangan dan kawalan terhadap organisasi pendidikan. Perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan meliputi tiga bidang proses perancangan yang merangkumi perancangan direktif, perancangan primari dan perancangan sokongan. Perancangan primer terdiri daripada membuat keputusan tentang pembangunan pendidikan manakala proses sokongan merangkumi perancangan kapasiti sumber. Proses direktif merangkumi pengurusan, pengawalan, dan perancangan kewangan. Tahap perancangan berbeza mengikut matlamat dan skop yang telah ditetapkan sama ada melalui perancangan strategik, taktikal atau operasional. Kertas konsep ini juga memperkenalkan kerangka konsep baru yang telah diperkenalkan oleh Rudy Oude Vrielink, Jos van Hillegersberg, Erwin Hans et. al (2018). Rangka kerja ini dinamakan sebagai Model Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan. Impak pembangunan teori ini dapat membuka peluang kepada pengkaji untuk mengkaji dengan mudah dan spesifik terhadap proses perancangan dan kawalan di organisasi pendidikan.
Kata Kunci : perancanagan, kawalan, organisasi pendidikan
PENGENALAN
Pembelajaran dan pengajaran baru ini akan dijadikan lebih seronok dan menggembirakan. Landskap dan cabaran persekitaran pendidikan yang tidak menentu dan sentiasa berubah di negara kita menuntut organisasi pendidikan untuk merangka proses perancangan yang teliti dan munasabah. Hal ini memerlukan usaha mencari dan menilai pelbagai alternatif melalui penggubalan strategi yang terbaik untuk merealisasikan wawasan, misi dan objektif yang ditetapkan.Kemahiran merancang yang tinggiseperti merangka pelan tindakan atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelasserta membuat keputusanyang bersepadu ke atas pelan tindakan yang telah dirancang amat diperlukan oleh pentadbir.(Mintzberg, 1994).
Proses perancangan meliputi tiga peringkat iaitu perancangan jangka panjang, perancangan jangka sederhana dan perancangan jangka pendek. Keberkesanan dalam perancangan akan memacu dan membantu sesebuah organisasi menentukan matlamat organisasi, membantu organisasi membuat analisis SWOT, membantu menentukan matlamat kumpulan pekerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh untuk mencapai matlamat, membolehkan mengagih dan menggunakan sumber dengan lebih cekap dan berkesan serta membantu mengenal pasti operasi yang penting untuk organisasi dan kesannya terhadap organisasi.
Kegagalan untuk merancang akan menyebabkan kegagalan mencapai matlamat. Mayer dan Wittrock (2006) menyatakan bahawa kegagalan tersebut akan menjadi masalah bagi pentadbir ataupun organisasi yang ditadbir. Oleh itu, aktiviti perancangan yang berkesan akan membantu ke arah pencapaian matlamat sekaligus membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi. Maka pengetahuan akanperanan perancangan dalam proses pengurusan pentadbiran akan difokuskan dalam kajian ini.
MODEL KERANGKA KONSEP PERANCANGAN DAN KAWALAN ORGANISASI PENDIDIKAN
Model yang digunakan dalam kajian ini ialah model kerangka konsep baru yang telah diperkenalkan oleh Rudy Oude Vrielink, Jos van Hillegersberg, Erwin Hans et. al (2018) yang terbina hasil daripada kajian dan penelitian terhadap beberapa model perancangan dan kawalan seperti Anthony's framework for management control (1965), Model of De Leeuw (1974), Model Slack et al. for supply chain management (2010), ISA95 model for connecting enterprise and control systems, Three main types of organization processes (2003), Hierarchical organization structure (1941), Framework for healthcare P&C (Hans et al, 2012) dan SURF education logistics model (2014).
Proses Direktif Utama/Primer Sokongan
Tempoh Masa Perancangan Strategik Penempatan dan Kapasiti Kawalan terhadap penawaran kursus dan program Kualiti Tahap Sokongan Perancangan Taktikal Peruntukan dan Pengambilan Kakitangan Penubuhan Pendidikan Kapasiti Sokongan Perancangan Operasional
Semak dan Imbang Pendidikan Pentadbiran dan Penempatan
Rajah 1.0 Model Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan Rudy Oude Vrielink (2018)
Menurut Rudy Oude Vrielink et. al (2018) Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan (2018) digunakan untuk merekabentuk, mengoptimumkan dan mentadbir logistik pendidikan dan perkembangannya. Kerangka ini juga memperkenalkan lapisan hieraki perancangan dan kawalan (P&C) sama seperti yang ada pada teori perancangan dan kawalan dalam rangka kerja di sektor industri dan sektor perubatan dan membezakan kawasan proses dalam lapisan ini. Kerangka konsep ini juga telah menutup kekurangan kerangka konsep sedia ada dengan menutup jurang keselarasan antara proses direktif, primer dan sokongan. Pada masa ini, bidang-bidang proses perancangan dalam organisasi pendidikan tinggi tidak tersusun kerana kurangnya keselarasan horizontal. Kerangka konsep ini menterjemahkan dan mengintegrasikan tingkat kawalan yang berbeza untuk kawasan proses sehingga menyelaraskan perancangan dalam organisasi.
KAJIAN LITERATUR
Perancangan
Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Selain itu, dalam proses perancangan salah satu komponen penting yang diperlukan ialah kemahiran untuk berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan (Mintzberg, 1994). Menurut Abdul Wahab Jamaludin (1991) perancangan pendidikan diterjemahkan kepada usaha untuk menumpukan perhatian kepada masa hadapan berdasarkan kepada pengalaman masa lalu.
Hie ra ki P emec aha n Bidang Proses
Dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi, konsep perancangan dan strategi merupakan dua aspek yang perlu digabungkan kerana ia merupakan dua aspek yang saling berkait rapat (Mohd Salleh Lebar, 2002). Hal ini jelas menunjukkan bahawa setiap proses perancangan perlu kepada mencapai objektif yang diharapkan. Perancangan strategik adalah proses perbincangan, pendekatan yang berdisiplin untuk menghasilkan keputusan dan tindakan yang membentuk dan membimbing apa yang ada pada organisasi, apa yang dilakukan dan mengapa (Olsen and Eadie,1982), Perancangan strategik adalah proses menentukan dan mendedahkan tujuan organisasi dari aspek objektif jangka panjang, program tindakan dan keutamaan peruntukan sumber (Ornoldo C. Hax dan Nicolas S. Majlus, 1996). Perancangan strategik adalah cara mengetahui yang bertujuan untuk membantu para pemimpin dan pengurus melihat apa yang perlu dilakukan, bagaimana dan mengapa (Bryson, Crosby dan Bryson, 2009). Secara ringkasnya, perancangan strategik merupakan satu proses untuk menentukan bagaimana memacu organisasi daripada keadaan semasa kepada hala tuju yang dihasratkan pada masa hadapan.Ia juga membantu organisasi mencapai matlamatnya dengan meminimumkan risiko ketidakpastian yang akan berlaku di organisasi yang berkenaan, menyediakan panduan sistematik dan membantu pengurus untuk berorientasikan strategi masa depan dan penekanan pada matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Perancangan yang baik dan sistematik akan meningkatkan tahap kejayaan organisasi dalam mencapai matlamat organisasi.
a. Jenis-jenis perancangan
Perancangan apabila dilihat dari peringkat hierarki boleh dibahagikan kepada tiga jenis, iaitu perancangan strategik, perancangan taktikal dan perancangan operasi. Berikut merupakan penjelasan singkat tentang tiga jenis perancangan :
Rajah 2.0 Jenis-Jenis Perancangan
b. Manfaat perancangan
Jaafar Muhammad, Mohd Nizam Hanafiah dan Zahir Mohd Makbul (2000) menyatakan bahawa perancangan memberikan banyak manfaat kepada organisasi. Proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri seperti:
PERANCANGAN STRATEGIK (JANGKA PANJANG)
• Satu rancangan umum yang komprehensif atau menyeluruh yang menerangkan rancangan menyeluruh untuk mencapai misi dan matlamat. • Perancangan menyeluruh bagi mencapai
matlamat organisasi. • Melibatkan proses pembuatan
keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi.
• Tempoh masa melebihi tiga tahun. • Dilakukan oleh pengurus peringkat
atasan.
• Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.
• Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.
PERANCANGAN TAKTIKAL (JANGKA SEDERHANA)
• Satu pelan operasi yang spesifik yang memperincikan bagaimana, bila dan di mana sesuatu strategi itu akan dilaksanakan
• Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik. • Perancangan taktikal dijalankan
mengikut strategi yang dibentuk • Diterjemahkan daripada perancangan
jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan.
• Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun.
• Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.
PERANCANGAN OPERASIONAL (JANGKA PENDEK)
• Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus peringkat bawahan. • Jangka masa paling pendek kurang
daripada satu tahun.
• Penekanan pada tugas-tugas rutin. • Dilakukan secara berulang-ulang
contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.
1. Tumpuan dan Kelenturan 2. Meningkatkan penyelarasan 3. Pengurusan Masa
4. Memperbaiki Kawalan
c. Kesan perancangan strategik
Jaafar Muhammad, Mohd Nizam Hanafiah dan Zahir Mohd Makbul (2000) juga turut menggariskan bahawa perancangan yang strategik akan memberikan kesan yang baik kepada sesuatu organisasi. Antara kesan-kesanya ialah :
1. Perancangan membantu organisasi mengekalkan kesinambungan. 2. Perancangan membantu organisasi menangani risiko.
3. Perancangan membantu mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran 4. Organisasi yang teratur perancangannya dapat mewujudkan keyakinan pihak
berkepentingan.
5. Perancangan yang teratur mewujudkan persaingan yang sihat.
DAPATAN KAJIAN
Dalam kajian ini, dua jurnal telah dipilih iaitu A Framework for Planning and Control of the Education Organization dan The role of planning in complex problem
solving. Kaedah analisis kandungan telah digunakan untuk menganalisis artikel yang
dipilih. Tujuan penggunaan analisis kandungan dalam kajian ini adalah untuk mencari dan menghuraikan fokus penyelidikan berkenaan konsep perancangan dan kawalan terhadap organisasi pendidikan.
A Framework for Planning and Control of the Education Organization
Jurnal A Framework for Planning and Control of the Education Organization
telah menghasilkan satu dapatan baru berkenanan perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan.Kajian ini memperkenalkan satu rangka kerja baru yang dikenali sebagai Rangka Kerja Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan (2018).Kerangka Konsep ini telah terbina hasil daripada penelitian dan penambahbaikan terhadap beberapa model perancangan seperti Anthony's framework for management control (1965), Model of De Leeuw (1974), Model Slack et al. for supply chain management (2010), ISA95 model for connecting enterprise and control systems, Three main types of organization processes (2003), Hierarchical organization structure (1941), Framework for healthcare P&C (Hans et al, 2012) dan SURF education logistics model (2014).
Kebanyakan model perancangan dan kawalan umum ditujukan untuk pengeluaran dan sangat berbeza dengan pendidikan. Pendidikan bertujuan untuk memudahkan proses pembelajaran para pelajar sedangkan pengeluaran berkaitan dengan penghasilan barangan. Rudy Oude Vrielink et. al (2018), mendapati bahawa secara amnya belum ada model perancangan dan kawalan organisasi pendidikan yang sesuai dan menepati skop pendidikan dan ini mendorong kepada penemuan dan penghasilan kerangka konsep baru ini.Beliau juga berpendapat bahawa kerangka konsep sedia ada adalah tidak memadai dalam berbagai aspek sehingga menyekat inovasi dan juga implementasi yang efektif dan efisien dari paradigm pendidikan yang timbul. Model perancangan dan kawalan direka untuk mengurus aliran bahan, penggunaan orang dan peralatan secara cekap, dan mengambil tindakan kepada keperluan pelanggan dengan menggunakan kapasiti pembekal, fasiliti dalaman dan dalam sesetengah kes pelanggan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
1. Model Kerangka Konsep Pengurusan Kawalan Anthony (1965)
Rajah 4.0 Model Kerangka Konsep Pengurusan Kawalan Anthony (1965)
Salah satu model perancangan dan kawalan hierarki pertama dicadangkan oleh Anthony, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.0.Model awal perancangan dan kawalan ini terdiri daripada tiga peringkat hierarki, dari segi strategi melalui taktikal ke tahap operasi.Tahap strategik berkenaan dengan keputusan agregat seperti jumlah kapasiti yang diperlukan.Keputusan ini dipisahkan di peringkat kemudian seperti ke dalam pelan peruntukan kapasiti tertentu di peringkat operasi.Pelan strategik sering dipanggil pelan jangka panjang, rancangan taktikal jangka sederhana dan pelan operasi dipanggil pelan jangka pendek.Tiada panjang standard bagi setiap istilah.
2. Model De Leeuw (1974)
Rajah 5.0 Model Pengurusan dan Kawalan De Leew (1974)
Pada tahun 1974, De Leeuw menyampaikan model tadbir urusnya, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.0.Model ini menekankan hubungan antara persekitaran, badan pentadbir, kawalan sistem dan batas sistem. Kawalan organisasi adalah hasil dari koordinasi antara kedua-dua badan pentadbir serta had sistem yang terkawal.
3. Model Pengurusan Rantaian Bekalan Slack (2010)
Dalam model lain, pembezaan dibuat antara bidang kepakaran yang berlainan untuk memprovokasi barangan atau perkhidmatan. Rantaian Nilai Porter diperkenalkan pada tahun 1985, dan memperlihatkan aktiviti-aktiviti strategik yang relevan untuk mendapatkan wawasan tentang kemungkinan operasi lebih baik atau lebih cekap.Rantaian nilai menunjukkan bahawa kita tidak harus mendekati syarikat secara menyeluruh untuk mencapai kelebihan daya saing, tetapi kita mesti mempunyai wawasan dalam aktiviti utama atau primer dan sokongan kita.Pada tahun 2010, Slack et al. mempersembahkan model lanjutan untuk perancangan dan kawalan dalam organisasi pengeluaran seperti
Strategik Pengurusan atau
Pentadbiran Operasional
ditunjukkan dalam Rajah 6.0.Model ini menghuraikan model-model terdahulu yang dihuraikan, dengan memasukkan aliran masuk dan output dalam organisasi.
Rajah 6.0 Model Pengurusan Rantaian Bekalan Slack (2010)
4. Model ISA-95
ISA-95, yang dipaparkan dalam Rajah 7.0 adalah piawaian antarabangsa dari
International Society Automation untuk membangunkan antaramuka automasi antara sistem perusahaan dan kawalan. Objektif sistem ini adalah untuk menyediakan terminologi yang konsisten sebagai asas bagi pembekal dan komunikasi pengeluar, menyediakan model maklumat yang konsisten, dan menyediakan model operasi yang konsisten sebagai asas untuk fungsinya untuk mengklasifikasikan fungsi dan bagaimana maklumat akan digunakan.
Rajah 7.0 Model ISA-95
Sebuah premis yang diterima secara meluas adalah setiap organisasi mempunyai tiga jenis proses utama atau primer : proses utama yang menangani pelanggan, proses sokongan untuk mmemudahkan proses utama, dan proses arahan atau diskrit untuk mengurus kedua-dua proses lain, sebagai lapisan dalam bentuk pemecahan hieraki. Paparan asas adalah merupaka rujukan umum di mana setiap organisasi mempunyai variasi sendiri. Proses utama atau primer dianggap paling tersendiri. Rajah 8.0 menunjukkan proses-proses ini dalam hubungan antara satu sama lain.
Rajah 8.0 Tiga Jenis Proses Organisasi (2003)
5. Struktur Hieraki Organisasi (1941)
Model generik untuk koordinasi organisasi yang diterangkan di sini adalah pembahagian klasik organisasi mengikut struktur, seperti yang diberikan dalam Rajah 9.0.Ia adalah model yang terkenal untuk peruntukan tugas, koordinasi dan pengawasan.
Rajah 9.0 Struktur Hieraki Organisasi (1941)
6. Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Untuk Penjagaan Kesihatan
(Hans et al. 2012)
Dalam penjagaan kesihatan, rangka kerja perancangan dan pemeriksaan penjagaan kesihatan, seperti yang dicadangkan oleh Hans, Van Houdenhoven, dan Hulshof, diberikan dalam Rajah 10.Ia memecah proses perancangan dan kawalan ke dalam bidang pengurusan yang berbeza dan tahap hierarki dan menerangkan kandungan proses di setiap kawasan pada tahap yang berbeza.
Rajah 10.0 Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Penjagaan Kesihatan Hans (2012)
7. Model Logistik Pendidikan SURF (2014)
Model ini menitikberatkan pendidikan itu sendiri, bukannya organisasi itu.Walau bagaimanapun, satu model telah dibangunkan untuk penilaian dan kawalan dalam pendidikan oleh kumpulan khas SURF pada Logistik Pendidikan di Belanda, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 11.0.Sasaran utama model ini adalah untuk memberi pemahaman yang lebih baik mengenai semua aspek logistik dalam pendidikan. Dengan terjemahan sebagai corak sarang lebah, ia mengelirukan dan tidak sesuai secara automatik. Jadi perbincangan digalakkan antara kakitangan pendidikan dan sokongan.
Rajah 11.0 Model Logistik Pendidikan SURF (2014)
Banyak model perancangan dan kawalan umum yang ditujukan untuk pengeluaran.Walau bagaimanapun, pendidikan berbeza daripada pengeluaran pada aspek-aspek penting. Pengeluaran adalah berkaitan dengan penghasilan barangan atau perkhidmatan, sedangkan pendidikan bertujuan untuk memudahkan proses pembelajaran para pelajar. Inputnya adalah orang dengan pendapat mereka sendiri, hasrat dan keluk pembelajaran, manakala input untuk pengeluaran adalah bermakna. Penguasaan pendidikan adalah pemindahan pengetahuan dan kompetensi melalui teori dan tugasan tugasan, tidak mengendalikan bahan seperti dalam pengeluaran.Pelanggan ingin belajar dan berkembang.Manakala yang terakhir, output pendidikan ditambah nilai dalam bentuk pengetahuan dan kemahiran yang lebih tinggi, bukannya nilai tambah dalam bentuk produk atau perkhidmatan akhir. Oleh itu pelanggan itu sendiri adalah produk yang melalui proses pengeluaran pendidikan, dan pelanggan prosesnya.
Model pengurusan dan kawalan Anthony dan De Leeuw memberikan titik permulaan yang baik sebagai model tadbir urus logistik pendidikan, kerana mereka menangani keperluan untuk koordinasi dan antara tahap hierarki yang berbeza, tetapi mereka tidak cukup spesifik untuk menyelaraskan organisasi pendidikan. Mereka juga tidak memberi fokus mengenai koordinasi di antara kawasan proses yang berbeza.
Kedua-dua model De Leeuw dan model Slack et al. menerangkan proses pengeluaran dari 'pandangan helikopter', dengan proses pengeluaran sebagai kotak hitam. Walau bagaimanapun, untuk menterjemahkan model kepada model untuk penyelarasan organisasi pendidikan, dapat melihat di dalam proses pengeluaran
pendidikan diperlukan. Piawaian ISA95 adalah panduan yang baik untuk memetakan maklumat yang perlu dibentuk semula antara sistem automasi pejabat dan sistem automasi pengeluaran.Walau bagaimanapun, model ISA95 tidak menggambarkan hierarki atau tempoh masa.Ia menerangkan aliran maklumat. ISA95 boleh digunakan dalam persekitaran pendidikan untuk menukar maklumat, tetapi hanya jika sistem yang berbeza yang digunakan oleh model dapat dibezakan dalam pendidikan.Model sepatutnya ditentukan untuk menjadi berguna untuk model perancangan dan kawalan dalam pendidikan.Model struktur organisasi hierarki tidak menjelaskan perancangan dan kawalan dalam organisasi, tetapi menekankan pentingnya hierarki dalam koordinasi organisasi.
Model perancangan dan kawalan penjagaan kesihatan dari Hans et al nampaknya sesuai sebagai model penyelarasan pendidikan, kerana perbezaan di antara bidang pengurusan yang berbeza dan pembahagian fokus hierarki. Model ini boleh digunakan kerana, seperti dalam pendidikan, pelanggan adalah input, output dan output proses utama. Kesalahan model ini sebagai model untuk logistik pendidikan ialah pendidikan tidak bertujuan untuk menjaga satu penyakit atau satu rawatan pada satu masa, tetapi pada jarak lengkap atau laluan. Model logistik pendidikan yang disediakan oleh SURF tidak mempunyai interaksi dengan tetapan lain kerana ia hanya bertujuan untuk organisasi sendiri. Model logistik pendidikan dapat dianggap tidak selesai, kerana hubungan antara sel tidak dijelaskan dan tingkat hierarki tidak dapat dikenali.Dalam perihalan model itu dinyatakan bahawa model itu memberikan titik permulaan untuk perbincangan dan tidak dimaksudkan sebagai model saintifik.Semua model yang diterangkan adalah contoh model perancangan dan kawalan, dari asas model perancangan dan kawalan umum kepada model perancangan dan kawalan untuk bidang tertentu. Idea pelajar sebagai pelanggan dalam pendidikan 2.0 berbeza dari idea pelanggan dalam kebanyakan bidang. Perbandingan dengan pengeluaran sepertinya sesuai pada pandangan pertama, tetapi berbeza pada titik penting. Semua model yang dibincangkan mempunyai satu atau lebih elemen hilang untuk berfungsi sebagai rangka kerja yang sesuai untuk perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan pintar. Tiada seorang pun daripada mereka yang berfokus pada penyesuaian organisasi pendidikan, kerana mereka tidak membolehkan organisasi untuk kembali kepada perubahan yang diminta.Oleh itu, diperkenalkan model baru sebagai model perancangan dan kawalan untuk pendidikan.
Proses Direktif Primer Support
Tempoh Masa Perancangan Strategik Penempatan dan Kapasiti Kawalan terhadap penawaran kursus dan program Kualiti Tahap Sokongan Perancangan Taktikal Peruntukan dan Pengambilan Kakitangan Penubuhan Pendidikan Kapasiti Sokongan Perancangan Operasional
Semak dan Imbang Pendidikan Pentadbiran dan Penempatan
Rajah 12.0 Rangka Kerja Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan Rudy (2018) Hie ra ki P emec aha n Bidang Proses
Kerangka Konsep Perancangan dan Kawalan Organisasi Pendidikan (2018) ini digunakan untuk merekabentuk, mengoptimumkan dan mentadbir logistik pendidikan dan perkembangannya.Ia meliputi daripada tiga bidang proses perancangan yang merangkumi perancangan direktif, perancangan primari dan perancangan sokongan. Perancangan primer terdiri daripada membuat keputusan tentang pembangunan pendidikan manakala proses sokongan merangkumi perancangan kapasiti sumber yang terdiri daripada kemudahan, peralatan dan kakitangan. Proses direktif merangkumi pengurusan, pengawalan, dan perancangan kewangan. Dalam kerangka ini aktiviti yang boleh diramalkan dirancang secara berpusat dan dalam jangka panjang manakala aktivti yang tidak dapat diramalkan tidak dirancang secara berpusat dan dalam jangka masa pendek.
Setiap bidang perancangan di atas mempunyai tahap perancangan berbeza mengikut matlamat dan skop yang telah ditetapkan sama ada melalui perancangan strategic, taktikal atau operasional.
The role of planning in complex problem solving.
Jurnal The role of planning in complex problem solving mengkaji tentang peranan perancangan dalam penyelesaian masalah yang kompleks.Dalam kajian ini pengkaji telah menggunakan tiga tindakan perilaku iaitu tempoh sela perancangan terpanjang, penangguhan sela perancangan terpanjang dan kepelbagaian sela untuk dua interaksi berturut-turut. Hasil kajian dirumuskan dalam jadual berikut.
Perilaku Aktiviti Perancangan
Peranan dalam Penyelesaian dalam masalah Faktor
Tempoh Perancangan - bergantung kepada tugasan: ada sesetengah tugas tidak menguntungkan untuk melakukan interval perancangan yang panjang
- Sebagai contoh, tugas yang memiliki jumlah informasi yang tinggi dan kesukaran yang tinggi mungkin memerlukan banyak perancangan dan manfaatkan jarak yang panjang dari tempoh waktu terpanjang di antara interaksi. - tugasan Penangguhan Sela Perancangan Terpanjang (Masa Perancangan)
- perancangan umum harus dilakukan pada tahap awal proses. - Dalam tugas-tugas yang mudah, adalah bermanfaat untuk melakukan tahap perancangan yang panjang di awal proses, sementara dalam tugas-tugas yang sukar perancangan di awal proses tidak diperlukan dan tidak menguntungkan. - perancangan dalam tugas-tugas ini boleh dilaksanakan
kemudian dalam proses, kerana tugas-tugas yang sukar mungkin memerlukan tahap awal eksplorasi sebelum perancangan. Oleh kerana itu, pperancangan awal sangat penting dalam tugas-tugas penyelesaian masalah yang lebih mudah dan masalah yang tidak rumit.
- kesukaran tugas
Kepelbagaian Sela Untuk Dua Interaksi Berturut-Turut (Peruntukan perancangan)
- tugas-tugas yang mudah sangat penting untuk membahagikan waktu secara rata di seluruh proses sementara dalam tugas-tugas yang sulit akan bermanfaat untuk membahagikan mengikut fasa aktiviti tinggi dan rendah
- menyokong tanggapan bahwa perancangan adalah bahagian penting dari penyelesaian masalah yang seharusnya muncul pada beberapa tahap proses dalam tugas-tugas yang sukar sebagaimana dinyatakan dalam kerangka OECD (2013).
- tugas dan kesulitan tugas
Hasil dapatan kajian dapat disimpulkan bahawa perancangan yang lama memberi kelebihan kepada penyelesaian masalah kritikal namun tempoh dan masa aplikasi
perancangan hendaklah bergantung kepada jenis tugasan dan tahap kesukaran. (Beate Eichmanna, Frank Goldhammera et, 2018)
PERBINCANGAN DAPATAN KAJIAN
Dapatan kajin mendapati organisasi mempunyai konsep perancangan dan kawalan yang tersendiri. Melalui model kerangka konsep yang baru organisasi pendidikan dapat dilihat dengan lebih jelas tentang proses dan hieraki perancangan dan kawalannya.Daripada kedua-dua jurnal telah mewujudkan persilangan antara elemen elemen perilaku aktiviti perancangan dan elemen proses perancangan dalam kerangka konsep perancangan dan kawalan organisasi pendidikan. Kedua-dua elemen ini saling berkaitan dan berinteraksi antara satu sama lain dalam proses perancangan. Elemen ini turut dintergrasikan dalam kerangka konsep perancangan yang telah dibangunkan oleh Rudy Oude Vrielink, Jos van Hillegersberg, Erwin Hans et. al (2018).
Rangka kerja yang sesuai untuk perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan akan menggunakan abstraksi model umum dan menggabungkannya dengan kandungan khusus untuk mengawal proses yang berbeza dalam organisasi pendidikan untuk menyokong tahap kecerdasan yang lebih tinggi. Mula-mula, tindak balas dibuat antara proses utama, proses pengurusan dan proses sokongan. Kedua, perbezaan dibuat antara tahap hierarki untuk melihat lebih banyak dan menyelaraskan perbezaan dalam ufuk masa.Akhir sekali, rangka kerja perlu diperluaskan perbincangan mengenai perancangan dan kawalan untuk melampaui konotasi kewangan untuk dapat memperbaiki prestasi organisasi.
Kerangka konsep perancangan dan kawalan pendidikan terdiri daripada tiga bidang proses: Perancangan pendidikan, Perancangan sokongan dan Urus tadbir atau Perancangan arahan. Perancangan proses utama terdiri daripada membuat keputusan tentang pembangunan pendidikan: kurikulum, didaktik, kuliah, peperiksaan dan sebagainya. Aktiviti-aktiviti ramalan dirancang secara berpusat dan jangka panjang, manakala maklumat yang tidak dapat diramalkan adalah berpusat dan jangka pendek. Proses sokongan merangkumi perancangan kapasiti sumber, yang terdiri daripada kemudahan, peralatan dan kakitangan. Proses arahan merangkumi pengurusan, pengawalan, dan perancangan kewangan seperti kos dan pendapatan. Kegunaan model ini terletak pada kesederhanaan namun luasnya. Penjajaran antara kawasan proses adalah tepat dengan apa yang diperlukan penyelarasan dalam organisasi pintar. Penjajaran berterusan diperlukan di antara kawasan proses untuk menyesuaikan strategi, taktik dan operasi. Model lengkap dan spesifik untuk koordinasi perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan akan kelihatan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 13.0.
Proses Direktif Primer Support
Tempoh Masa Perancangan Strategik - Penempatan Organisasi - Imej bangunan - Pelan Bangunan dan Perumahan - Pelan penajaan untuk penyelidikan, pendidikan dan sokongan - Tahap pendidikan (akademik atau sains gunaan) - Mod Pendidikan (sepenuh masa, separuh masa, campuran) - Tahap pendidikan (Degree, master...) - Program pendidikan - Tahun pengajian -tahap kualiti sumber manusia -kapasiti khidmat sokongan - kemampanan dan sokongan penempatan - lokasi pendidikan Hie ra ki P emec aha n
- Syarat keperluan -kitaran akreditasi Perancangan Taktikal Peruntukan dan Pengambilan Kakitangan -pembahagian staff -jumlan pengajaran dan pelan penyelidikan -titik fokus -bajet tahunan
-major dan minor -sijil kursus/program -Pelan kakitangan pendidikan -akreditasi pendidikan -kurikulum -pelan pendidikan -pelan peperiksaan -pelan sokongan tahunan -perancangan kapasiti pembolehubah dijangka (fleksibel) -perancangan kapasiti fleksibel -sijil Perancangan Operasional - pentadbiran - bajet
- semak dan imbang -latihan -kawalan dan perancangan -pengesanan dan pemantauan - kursus - peperiksaan - penempatan kakitangan - penempatan bilik - latihan - pemeriksaan kualiti - Pentadbiran - penempatan kakitangan -penempatan lokasi -latihan - semakan kebolehfungsian automasi, fasiliti dan prosedur
Rajah 13.0 Model lengkap dan spesifik untuk koordinasi perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan
Biasanya, strategi organisasi pendidikan merujuk kepada lembaga pengarah, sementara di sisi lain, operasi merujuk kepada kakitangan pendidikan.Dalam model ini menjelaskan bahawa pemikiran sebegini dapat dan harus diperluas. Setiap kawasan proses mempunyai perancangan strategik, taktikal dan operasi mereka sendiri. Ini memperluaskan perbincangan untuk membolehkan organisasi menyesuaikan diri dengan permintaan baru dari pendidikan pintar.Seperti yang telah ditunjukkan, tidak ada model yang sedia ada dalam pembuatan, pengeluaran, pemerintahan, kesihatan, pendidikan atau mana-mana bidang lain, sesuai dengan keperluan yang kepada model yang sesuai untuk perancangan dan kawalan dalam pendidikan.
Walaupun perilaku aktiviti perancangan dilihat dalam proses penyelesaian masalah kritikal, peranan perancangan juga boleh dilihat dalam oranisasi pendidikan. Hal ini kerana, organisasi pendidikan mempunyai visi, misi dan matlamat yang perlu dicapai.Kegagalan dalam mencapai matlamat dikategorikan oleh Mayer dan Wittrock (2006) sebagai satu masalah.Hal ini terjadi mungkin disebakan oleh perancangan yang lemah.Kerangka konsep ini didapati menggunakan perilaku aktiviti perancangan yang sesuai mengikut jenis tugasan dan tahap kesukaran.Hal ini jelas membuktikan bahawa, tempoh dan masa aplikasi perancangan hendaklah bergantung kepada jenis tugasan dan tahap kesukaran. (Beate Eichmanna, Frank Goldhammera et, 2018).Berdasarkan kerangka konsep, perilaku aktiviti perancangan diselaraskan mengikut keperluan dan hieraki bermula dari keperluan untuk perancangan jangka panjang, sederhana dan pendek.
IMPLIKASI TERHADAP SISTEM PENDIDIKAN MALAYSIA
Hasil dapatan kajian ini amat penting terhadap perancangan dalam proses pengurusan dan pentadbiran pendidikan di sekolah menengah di Malaysia. Hal ini kerana kerangka konsep ini adalah sangat menyeluruh terhadap perancangan dan
kawalan dalam organisasi pendidikan. Dengan adanya kerangka konsep ini, diharap perancangan dan kawalan organisasi pendidikan akan lebih teratur dan tersusun sekaligus dapat meralisasikan dasar dan matlamat pendidikan negara iaitu :
i. melahirkan bangsa Malaysia yang taat setia dan bersatu padu
ii. melahirkan insan yang beriman, berakhlak mulia, berilmu, berketrampilan dan sejahtera
iii. menyediakan sumber tenaga manusia untuk keperluan kemajuan negara
iv. memberi peluang-peluang pendidikan kepada semua warga Malaysia
Selain itu, kerangka konsep ini membuka peluang kepada para pengkaji untuk mengkaji berkenaan bidang perancangan dan kawalan organisasi pendidikan di sekolah. Walau bagaimanapun, kerangka konsep ini masih baru dan keberkesanan kerangka konsep ini masih belum boleh dipastikan keberkesanan dan kebolehgunaan dalam proses perancangan dan kawalan sebenar.
KESIMPULAN
Kesimpulanya, kemahiran dalam merancang amat diperlukan oleh pemimpin organisasi pendidikan sama ada disekolah, Kegagalan untuk merancang akan mendorong kepada kegagalan mencapai matlamat dalam sesebuah organisasi. Oleh itu, diharapkan penemuan terhadap konsep perancangan dan kawalan dalam organisasi pendidikan akan membawa kepada lebih banyak kajian dalam bidang ini dan memantapkan proses perancangan dan kawalan organisasi pendidikan di Malaysia.
RUJUKAN
Abdul Wahab Jamaluddin (1991), Perancangan dan Pengurusan Pendidikan, di dalam Nadi Pendidikan. Kuala Lumpur: Kementerian Pendidikan Malaysia. Jld. 6, Bil. 2 A. C. J. de Leeuw, Systeemleer En Organisatiekunde: Een Onderzoek Naar Mogelijke
Bijdragen Van De Systeemleer Tot Een Integrale Organisatiekunde,” 1974.
A. M. Dima, “Challenges and Opportunities for Innovation in Teaching and Learning in an Interdisciplinary Environment,” Knowledge Management Innovations for Interdisciplinary Education: Organizational Applications: Organizational Applications, no. ISSN 1466619708, p. 347, 2012.
Beate Eichmanna, Frank Goldhammera et. al. The role of planning in complex problem solving, 2018.
Campbell, R.F., Bridges, E.M. and Nystrand, R.O. Introduction to Educational Administration. Boston : Allyn and Bacon, Inc. 1977
D. Keats en J. P. Schmidt, „The genesis and emergence of Education 3.0 in higher education and its potential for Africa,” first monday, vol. 12, nr. 3, p. 3, 5 March 2007.
E. W. Hans, Is is better now, doctor?, Enschede: University of Twente, 2015.
J. C. Tan, Project-based Learning for Academically-able Students: Hwa Chong Institution in Singapore, ISBN 9463007326 red., Springer, 2016.
Knezevich, Stephen J. Administration of Public Education. New York: Harper and Row, Publishers, 1969.
K. Sir Robinson, Changing education paradigms,” TED talks, 2010.
Mohd Salleh Lebar (2002). Perancangan Pendidikan Peringkat Sekolah dan IPT. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd
M. Coccoli, A. Guercio, P. Maresca en L. Stanganelli, Smarter universities: A Vision For The Fast Changing Digital Era,” Journal of Visual Languages & Computing, vol. 25, nr.6, pp. 1003-1011, 2014.
N. Slack, Generic Trade-Offs And Responses: An Operations Strategy Analysis,” International Journal of Business Performance Management, vol. 1, nr. 1, pp. 13-27, 1998.
R. N. Anthony, Planning and Control Systems: a Framework for Analysis (by), Division of Research, Graduate School of Business Administration, Harvard University, 1965.
Rudy Oude Vrielink, Jos van Hillegersberg, Erwin Hans et. al. A Framework for Planning and Control of the Education Organization, 2018.
Stoner James A.F. Management Organizations Human Resources Hardcover.Longman Higher Education Division. 1989
SURF, Onderwijslogistiekmodel: Beter communicern door gemeenschappelijke taal,” SURF, Utrecht, 2014.
T. E. Vollmann, Manufacturing Planning And Control Systems For Supply Chain Management: The Definitive Guide for Professionals, McGraw-Hill Education, 2005, p. ISBN 9780071440332.
Unesco, Strategic Planning: Concept and rationale,” International Institute for Educational Planning , Paris, 2010.
