ANALISA SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA
PENERIMAAN SISWA BARU PADA
SD NEGERI 08 PIASAK
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah KKP Pada Program Diploma III
Abang Rahman
Nim : 18102430
Jurusan Manajemen Informatika
ii
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : Tahun Akademik 2011/2012 di Semester Lima
DOSEN PEMBIMBING AKADEMI Kelas 12.5C.30
iii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal...
PENILAI
( ... )
Saran-saran dari penilai :
...
...
...
...
...
...
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas
laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini
penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan
kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :
“ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN SISWA BARU PADA
SD NEGERI 08 PIASAK”
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu
mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK
BSI Pontianak. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian,
beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Kami menyadari bahwa
tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah
kerja praktek ini tidak akan lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini
saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.
2. Hasanudin,M.Kom sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang telah
memberikan bimbingan, arahan, saran serta dukungan kepada kami dalam
menyelesaikan laporan KKP ini.
v
4. Bapak Alexander Bubu selaku Kepala Sekolah SD Negeri 08 Piasak.
5. Guru-guru Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak.
6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual
kepada kami.
7. Serta rekan-rekan yang ikut memberikan bantuannya dalam pembuatan
laporan kuliah kerja praktek ini, khususnya MI.5C.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah kerja
praktek ini masih jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis dimasa
akan datang.
Pontianak,………..
vi
DAFTAR ISI
Lembar Judul Laporan KKP ... i
Lembar Persetujuan Dan Pengesahan Laporan KKP... ii
Lembar PenilaiLaporan KKP ... iii
Kata Pengantar ... iv
2.1.1 Pengertian Sistem ... 6
2.1.2 Karakteristik sistem ... 7
2.1.3 Konsep Dasar Informasi ... 8
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ... 9
2.2.1 Diagram Alir Data ... 10
2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary ... 12
2.2.3 Notasi Kamus Data... 15
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum ... 17
3.2 Tinjauan Sekolah ... 17
3.2.1 Sejarah Sekolah ... 17
3.2.2 Visi dan Misi ... 18
3.2.3 Struktur Organisasi dan Fungsi ... 19
3.3 Prosedur Sistem Berjalan... 25
3.4 Diagram Alir Data ... 26
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ... 30
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan... 30
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran... 31
vii
3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan ... 32
3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran ... 33
3.7 Permasalahan ... 33
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ... 34
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 35
4.2 Saran ... 35
DAFTAR PUSTAKA
viii
DAFTAR SIMBOL
A.
Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
Kesatuan Luar (External Entity)
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
Arus Data (Data Flow)
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
Proses (Process)
Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan data.
Simpanan Data (Data Store)
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
ix
DAFTARGAMBAR
1. Gambar III.1 Struktur Organisasi ... 19
2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ... 27
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ... 28
x
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Melakukan pengolahan data menjadi informasi yang berguna merupakan
kelebihan komputer. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi
masalah-masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara tepat, cepat
dan akurat. Dengan informasi yang dihasilkan, dapat segera melakukan pengambilan
keputusan yang tepat serta cepat. Tentunya informasi ini akan sangat beguna bagi
mereka yang membutuhkan.
SD Negeri 08 Piasak merupakan salah satu SD yang terletak di Desa Piasak
Kecamatan Selimbau yaitu di Kabupaten Kapuas Hulu. SD ini telah berdiri sejak
tahun 1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data
penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan
alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak
efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang
banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Selama ini SD Negeri 08 Piasak bisa dikatakan kurang optimal. Sebagai
contoh yaitu saat penerimaan siswa baru SD Negeri 08 Piasak masih menggunakan
sistem manual yang mana setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir
pendaftaran terlebih dahulu. Selanjutnya guru/staff petugas yang bertanggung jawab
2
Tentunya ini akan membutuhkan waktu yang sangat lama, Karena setelah
menyeleksi calon siswa, panitia harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa
yang diterima.Padahal kegiatan penerimaan siswa baru merupakan salah satu
kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan, Selain itu tanpa
adanya sistem informasi yang mendukung pada saat penerimaan siswa baru akan
memberikan dampak yang negatif pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam
pengambilan keputusan saat penerimaan siswa baru. Padahal para pendaftar sangat
menginginkan hasil yang cepat, tepat dan akurat untuk dapat mengetahui apakah
diterima atau tidaknya di sekolah tersebut.
Dengan melihat contoh kasus ini, maka masih banyak kekurangan baik dari
segi efisiensi waktu, SDM, biaya yang perlu diperbaiki, karena masih menggunakan
sistem yang manual serta tidak terkomputerisasi.
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam
perkuliahan.
2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki
wawasan pengetahuan.
3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang
cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari
3
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi
mata kuliah, Kuliah Kerja Praktek pada Semester V (Lima) supaya bisa mengikuti
TA Jurusan Akademik Manajemen Informatika dan Komputer di Bina Sarana
Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis
melakukan pengumpulan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan KKP ini,untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi pengolahan data penerimaan siswa baru pada SD Negeri 08 piasak.
2. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut
langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui
kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3. Studi pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan
melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan
Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun
4 1.4. Ruang Lingkup
Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang Analisis
Sistem Informasi Pengolahan Data Penerimaan Siswa Baru Pada SD Negeri 08
Piasak. Agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan
meliputi proses alur pendaftaran, proses seleksi , proses pembuatan laporan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan
untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja
Praktek ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum,
maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan,
metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan
peralatan pendukung (tools sistem).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat
umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan
struktur organisasi dan prosedur system berjalan ,diagram alir data
5
antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga
menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran
yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi SD Negeri 08 Piasak
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Pada dasarnya, sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas
himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk
sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan
sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai
sistem.
2.1.1. Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga
merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistemyang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang
berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan.
Dalam Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah
kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut.
7
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”menurut Jogiyanto (2005 :1)
“Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut.Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” menurut
Jogiyanto (2005 :2)
“sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang
saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”menurut Romley
(2006 : 2)
“sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu
tujuan.masing-masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi
tetap dapat bekerja sama”menurut Winarno (2006 : 1.5).
2.1.2. Karakteristik Sistem
Berikut ini adalahkarakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem
dengan sistem lainnya (Jogiyanto HM, 2005,Hal:3) :
1. Komponen Sistem (component) : Suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundery) : Batasan sistem merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan
8
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) : Lingkungan luar sistem adalah
apapun diluar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (interface) : Penghubung merupakan media penghubung
antar satu subsistem dengan subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem (input) : Masukan sistem merupakan bagian dari sistem yang
menerima data masukan.
6. Keluaran Sistem (output) : Hasil pengoperasian dari suatu sistem yang
didukung dengan energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan tidak berguna tergantung dari manfaatnya.
7. Pengolahan Sistem (proses) :Suatu sistem mempunyai suatu bagian
pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective) : Suatu sistem pasti mempunya tujuan atau sasaran
2.1.3. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik,berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data.
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Data
dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
“informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi
bentuk yang berarti.Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan
memiliki arti kepenerima”menurut Whitten (2006 : 23)dalam bukunya metode desain
9
Kualitas informasi sangat membantu dan penting dalam melakukan proses
pengambilan keputusan organisasi. Kualitas informasi dapat dinilai dari tiga hal yaitu
(Jogiyanto HM, 2005, Hal 8) :
1. Akurat
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
3. Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem
yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
10
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus
data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow
diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :
a. Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. External Entity ini dapat berupa
orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau
output dari sistem.
b. Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk
memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh
orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke
dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
c. Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data
atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir
diantara proses ( process ), simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar
( externalentity ). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu
11 d. Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic,
file disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan
penyimpanan folder.
3. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaandata flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai
berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang
satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak
diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara
langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow
yang keluar.
4. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
12 a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem
yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam
diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary (DD)
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog
fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data
flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.Fungsi dari kamus data
adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang
mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari
pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
13
1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan
lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat
langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan
terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah
14 4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan
input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume
rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata-rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
15 2.2.3 Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan
Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna
dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Table II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi
lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau
hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan
informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai
16
TabelII.2 NotasiStruktur Data
Notasi Keterangan
= Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (ISEQUIVALENOF)
+ AND
[ ] Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen Data didalam kurung bracketini)
I Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ] N[ ] M Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi
Mulai minimum N kali dan maksimum M kali) ( ) Optional (elemen data didalam kurung parenthesis
Sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada) * atau** Keterangan setelah tanda ini adalah komentar @ Indentefierdatastore
17
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara
periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan
berubah setiap saat pengolahannya. Sistem penerimaan siswa baru di dalam
pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga laporan
yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai
media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang
disertai dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.
3.2. Tinjauan Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada SD Negeri 08 Piasak terdapat aturan
yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah
dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua
menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat
penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini
sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Sekolah
SD Negeri 08 Piasak merupakan salah satu SD yang terletak di Desa Piasak
Kecamatan Selimbau yaitu di Kabupaten Kapuas Hulu. Kepala Sekolah SD Negeri
18
1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data penerimaan
siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur
penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak
efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang
banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3.2.2. Visi dan Misi
Adapun Visi dan Misi dari SDN 08 Piasak, adalah sebagai berikut :
1. Visi : Terwujudnya Sekolah yang mampu mengembangkan peserta didik yang
berprestasi dan berbudi luhur, berwawasan dan memiliki jiwa social yang
tinggi.
2. Misi :
a. Mewujudkan hubungan kerja sama yang baik memupuk kebersamaan,
19 3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsinya
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan
bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada SD
20
2. Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
a. Kepala Sekolah
1) Menyusun perencanaan program kegiatan Sekolah
2) Mengorganisasikan kegiatan Sekolah
3) Mengarahkan / mengendalikan kegiatan Sekolah
4) Mengkoordinasikan terhadap tugas guru
5) Melaksanakan pengawasan terhadap guru
6) Menentukan kebijaksanaan
7) Mengadakan rapat mengambil keputusan
8) Mengatur proses belajar mengajar
9) Mengatur administrasi Katatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana
prasarana, Keuangan
b. Wakil Kepala Sekolah
1) Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan dan pelaksanaan
2) Pengorganisasian
3) Pengarahan
4) Pengkoordinasian
5) Pengawasan
6) Identifikasi dan pengumpulan data
7) Penyusunan laporan
c. Komite Sekolah
1) Menerima RAPBS dari Kepala Sekolah
21 3) Menarik iuran dari orang tua siswa
4) Mencatat pemasukan, menghimpun, menyiapkan, dan mengeluarkan
dana sesuai anggaran
5) Mengawasi pengeluaran yang tidak tercantum dalam anggaran
sekolah.
6) Menyiapkan laporan keuangan setiap akhir tahun sekolah
d. Sekretaris Bidang Kurikulum
1) Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan
2) Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran
3) Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program Semester,
Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan
Penyesuaian Kurikulum)
4) Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas,
Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta
pembagian Raport dan STTB
5) Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
6) Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
7) Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran
8) Mengatur Mutasi Siswa
9) Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis
10) Menyusun Laporan
e. Sekretaris Bidang Kesiswaan
22
2) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan,
Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan
Kerindangan)
3) Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi:
Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah
Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan
Sekolah (PKS) Paskibra
4) Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler
5) Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah
6) Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi
7) Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa
f. Sekretaris Bidang Perlengkapan
1) Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses
belajar mengajar
2) Merencanakan program pengadaannya
3) Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana
4) Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian
5) Mengatur pembakuannya
6) Menyusun laporan
g. Bendahara Gaji / Bos
1) Mempersiapkan rapat dengan Pengurus Komite Sekolah dan
orangtua/wali siswa dlm upaya dukungan dana
23
3) Menyerahkan gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan
4) Menyalurkan dana Bos sesuai dengan ketentuan yang berlaku
5) Mendayagunakan uang rutin sesuai dengan mata anggaran yang
relevan
6) Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan uang rutin ke Dinas
Pendidikan terkait
7) Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana iuran Komite
Sekolah kepada pengurus Komite Sekolah (bila ada)
8) Membuat pertanggung jawaban keuangan sekolah dengan
sebaik-baiknya (Pelaporan)
h. Bosda
1) Menyalurkan dana BOSDA sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2) Mempersiapkan keuangan untuk membantu danan bos (Jika dana
BOS ada kekurangan.
3) Pembuatan Laporan pertanggung jawaban Kedinas Terkait
i. Komite
1) Bekerjasama dengan sekolah untuk membina dan meningkatkan mutu
pendidikan sekolah
2) Bekerjasama dengan sekolah untuk merencanakan, mengadakan dan
melaksanakan perbaikan sarana, prasarana, alat pembelajaran untuk
mendukung kelancaran pendidikan.
3) Mengkoordinasi dan memimpin orangtua/wali siswa berkenaan
24
4) Menghadiri rapat-rapat dengan guru maupun pengurus demi
kemajuan sekolah
5) Ikut merencanakan, memikirkan dan mengatasi masalah yang dapat
menghambat kelancaran pendidikan sekolah
6) Mendorong orangtua/wali siswa agar senantiasa memantau
perkembangan belajar para siswa
7) Menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar atau instansi terkait
demi nama baik sekolah
8) Membina hubungan dengan pemerintah setempat untuk kemajuan
sekolah
9) Memberikan informasi tentang hasil rapat kepada orangtua/wali siswa
berkenaan dengan rapat-rapat yang dihadiri oleh Komite Sekolah baik
di.dalam maupun di luar lingkungan sekolah.
10) Bekerjasama dengan guru memantau perkembangan belajar siswa
11) Bekerjasama dengan sekolah berkenaan dengan kegiatan-kegiatan
sekolah
12) Memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan Komite Sekolah
kepada Kepala Sekolah
j. Guru
1) Membuat Prosem, PSP, dan RP
2) Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap
3) Mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa
25
5) Bersedia mengganti guru yang tidak hadir
6) Memberikan ulangan harian min. 3 X per semester
7) Memberikan ulangan perbaikan sesudah menjelaskan ulang materi
yang belum dikuasai kepada siswa yang tidak berhasil (nilai < KKM)
8) Memberi pengayaan kepada siswa yang berhasil dalam ulangan (nilai
> KKM)
9) Membuat analisa hasil ulangan
10) Membuat analisa butir-butir soal
11) Memeriksa absensi siswa
12) Memeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada siswa
13) Mencatat semua butir-buitr soal dalam buku khusus sebagai BANK
SOAL
14) Memberikan tugas-tugas/pekerjaan rumah sebagai pengayaan kepada
siswa
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, kami akan
menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Proses Pendaftaran
Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang ke SD
Negeri 08 Piasak untuk mengambil formulir pendaftaran. Panitia Penerimaan
Siswa Baru (PSB) memberikan formulir pendaftaran beserta nomor
pendaftaran kepada calon siswa. Panitia PSB meminta orang tua atau wali dari
26
sebagai calon siswa. Apabila formuir telah di isi, maka orang tua calon siswa
dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum batas waktu
yang di tentukan oleh panitia PSB.
2. Proses Penyeleksian
Setelah proses pendaftaran panitia PSB menyeleksi setiap formulir dan data
yang telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa. Setelah
menyeleksi formulir dan data tentangcalon siswa, panitia harus merekap ulang
daftar nama dan nilai siswa yang diterima untuk di simpan sebagai arsip
pelaporan.
3. Prosedur Pengumuman
Panitia PSB mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru dilakukan, setelah
beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan.
4. Proses Daftar Ulang
Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus seleksi
diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru hanya dikenakan biaya
seragam sekolah dan kostum olah raga yang totalnya Rp. 90.000 percalon
siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan proses daftar ulang, maka calon
siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di SDN 08 Piasak.
3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak, maka dapat
diketahui bentuk sistem secara garis besar. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat
27
Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
FRM : Formulir
No. Pend : Nomor Pendaftaran
28
Gambar III.3Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
FRM : Formulir
No. Pend : Nomor Pendaftaran FSD : Formulir Sudah diisi
29
Arsip Formulir
Gambar III.4Diagram Detail Proses Sistem Berjalan
Keterangan :
FRM : Formulir
FSD : Formulir Sudah Diisi
Data Formulir Data
Formulir Calon Siswa
Baru
1.1
Pengambilan Formulir
1.2
Pengembalian Formulir
Panitia PSB FSD
30 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data ini terdapat keterangan mengenai suatu data secara lebih rinci, karena
kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari,
yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan dokumen keluaran
berhubungan tentang penerimaan siswa baru.
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan
1. Formulir Pendaftaran
Nama Arus Data : Formulir Sudah Diisi
Alias : FSD
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Calon Siswa–Proses 0.1
Proses 1.0–Panitia PSB
Penjelasan : Sebagai bukti pendaftaran
Periode : Setiap melakukan pendaftaran siswa baru
Struktur Data : Header + isi
Header = Nm_Sekolah +Tahun_Peljrn + Kec +Kab +TAPEL
Isi = Nm_Lengkap + Nm_Panggilan + JKelamin + NIS + TTL
+ Agama+ Anak_Ke +Status_dlm_keluarga +
Jmlh_Saudara_kandng + Jmlh_Saudara_tiri +
Jmlh_Saudara_angkat + Alamat_Tmp_Tinggal +
No_Telp + Asl_Siswa + No_Ijasah + Jmlh_NA+
31
TTL_Ibu + Agama_ayah + Agama_Ibu + Pkrjaan_ayah +
Pekerjaan_Ibu +Almt_ortu + No_telp + Penghasilan/bln +
Nm_Wali + JKelamin + TTL_wali + Agama +Pekerjaan +
Alamat + No_telp + Penghasilan/bulan
Footer : No_Pendaftaran +Tandatangan Orang Tua + Pas_Foto +
Tandatangan Calon Siswa/i
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Surat Pengumuman
Nama Arus Data : Hasil
Alias :
-Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Panitia PSB–Proses 3.0
Proses 3.0–Calon Siswa
Penjelasan : Hasil Pengumuman
Struktur Data : Header + isi
Header = Nama_Sekolah + Kecamatan + Tahun_Pelajaran
Isi = Nn_kepala_sekolah + NIP + Pangkat + Jabatan +
No_Pendaftaran + Nama_Peserta + Keterangan
Footer = segera_membayar_daftar Ulang + paling_lambat_tgl
2. Kwitansi
Nama Arus Data : Kwitansi
32 Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Panitia PSB–Proses 4.0
Proses 4.0–Calon Siswa
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran
Periode : Setiap melakukan pembayaran
Struktur Data : Header + isi
Header = No + Telah_terima_dari + Jmlh_uang + Utk_pembayaran
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian daribentuk dokumen-dokumen
yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Sekolah Dasar Negeri 08
Piasak. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen
masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru
Fungsi : Untuk mengisi data siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Panitian PSB
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran
33 3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen Masukan : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran daftar ulang
Sumber : Panitian PSB
Tujuan : Siswa
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Bentuk : Lampiran A-2
2. Nama Dokumen : Surat Pengumuman
Fungsi : Untuk mengetahui siswa yang diterima
Sumber : Panitia PSB
Tujuan : Calon siswa Baru
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A-3
3.7. Permasalahan
Dari hasil Kerja Praktek selama di SDN 08 piasak, yang dapat dilihat bahwa
Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih menggunakan
cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi
dalam beberapa bagian sehingga tidakefektif dan tidak efesien untuk menghasilkan
34
daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan bisa
dikatakan kurang optimal.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Disaran dalam pengolahan data penerimaan siswa baru sebaiknya
menggunakan system yang baru yaitu dengan pemanfaatan sistem
terkomputerisasi.Karena dengan Pengolahan data-data sumber daya manusia secara
terkomputasi akan lebih mudah untuk diproses untuk menghasilkan data secara cepat
35
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan kuliah kerja praktek selama di SDN 08 Piasak, maka
diperolehkesimpulan bahwa Pengolahan data menggunakan sistem manual sungguh
tidak efektif dan tidak efesien serta membutuhkan waktu yang lama sehingga
informasi yang di hasilkan tidak begitu akurat. Dalam pengolahan data membutuhkan
waktu yang lama dan menyerap tenaga kerja yang cukup banyak.
4.2. Saran
Dari kesimpulan diatas maka penulis memberisaran sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem penerimaan siswa
baruyang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem
yangterkomputerisasi.
2. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih
cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.
3. Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak terlalu banyak karena menggunakan
36
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,HM,2005.Analisadan Disain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Whitten, Jeffery L. 2006 . Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6Yogyakarta: Andi
37
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 18102430
Nama Lengkap : Abang Rahman
Tempat & Tanggal Lahir : Piasak, 07 November 1990
Alamat Lengkap : Desa Piasak Hilir, Kec. Selimbau, Kab. Kapuas Hulu, Kalimantan Barat, Indonesia.
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. SDN 08 Piasak , lulus tahun 2003 2. SMPN 2 Piasak , lulus tahun 2006 3. SMAN 1 Selimbau , lulus tahun 2009
4. Kursus Komputer di KSM Pontianak , lulus tahun 2010
Pontianak, 10 Desember 2012
Abang Rahman Foto
39 Lampiran A-2
40 Lampiran A-3
