EDISI 558 20 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: PENETAPAN PROGRAM, PROYEK, DAN PETA PANDU (ROADMAP)
Merencanakan Proyek Teknologi Informasi
Prof. Richardus Eko Indrajit – [email protected]
Seperti telah diketahui bersama, pada akhirnya perencanaan strategis akan berisi portofolio dari program dan/atau proyek yang disepakati untuk dijalankan oleh perusahaan – baik untuk jangka pendek, menengah, dan panjang. Sesuai dengan definisinya, proyek adalah suatu rangkaian aktivitas yang dijalankan pada durasi waktu tertentu untuk menghasilkan sebuah obyektif (outcome). Artinya adalah bahwa setiap proyek memiliki ruang lingkup yang harus dikerjakan dengan jangka waktu tertentu, menggunakan alokasi biaya yang telah ditetapkan, dengan kualitas hasil yang disepakati bersama.
!
Karena proyek pada dasarnya dikelola secara independen, maka setiap proyek wajib hukumnya untuk membuat sebuah perencanaan yang dapat dipahami bersama – terutama oleh para pemangku kepentingan langsung dari proyek yang bersangkutan
EDISI 558 20 MARET 2014 (project team). Ada cukup banyak cara atau teknik yang dapat dipergunakan. Salah satu yang standar dan baku untuk dipakai adalah Gantt Chart.
Dalam penggambaran via Gantt Chart, ruang lingkup proyek dijabarkan dalam bentuk serangkaian proses yang harus dijalankan untuk menghasilkan keluaran atau capaian yang diinginkan. Untuk setiap masing-masing proses, diperlihatkan rencana durasi waktu pengerjaannya, siapa yang harus mengerjakan, sumber daya apa saja yang diperlukan, dan keluarannya. Dengan demikian maka diharapkan ada kesepakatan bersama antara para pemangku kepentingan mengenai apa yang direncanakan secara lebih detail. Selain untuk memperlihatkan atau menggambarkan proyek secara utuh, Gantt Chart dapat pula dipergunakan untuk hal-hal berikut ini:
• Melihat beban kerja masing-masing pelaksana proyek (sumber daya manusia) baik secara spesifik maupun kolektif;
• Menghitung total biaya yang perlu dikeluarkan atau dialokasikan oleh para sponsor proyek terkait;
• Mengkaji tingkat ketergantungan antar satu proses dengan yang lain untuk mengetahui “critical path” proyek;
• Mengetahui “milestones” atau capaian-capaian apa saja yang menjadi target utama dalam pelaksanaan serangkaian proses;
• Mendalami tingkat ketergantungan sebuah proses dengan faktor-faktor terkait dengan karakteristiknya; dan lain sebagainya.
Gabungan keseluruhan Gantt Chart dari proyek-proyek yang ada akan dipergunakan untuk mengelola portofolio proyek di dalam perusahaan, agar semua obyektif yang dicanangkan dapat terpenuhi.
akhir dokumen
