BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
1.1.Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiataan rutin yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terdapat aturan yang di tentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Berdasarkan dari tinjauan perusahaan, penulis menguraikan dalam beberapa kriteria yaitu:
2.1.1. Sejarah Perusahaan
Sebelum tahun 1996 lembaga yang mengelola data kependudukan adalah di tingkat Kecamatan, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Pemerintahan Daerah. Pada tahun 1996 dan efektif mulai tahun 1997 mengalami perubahan yaitu pelayanan dilakukan di Kecamatan, Dasar pelaksanaan adalah Peraturan Daerah Nomor 1 tahun 1996 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk Dalam Kerangka Sistem Informasi Manajemen Kependudukan.Penerapan UU Nomor 22 Tahun 1999, yang kemudian diubah dengan UU Nomor32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan daerah, membawa konsekwensi perubahan kelembagaan di daerah.Pada awalnya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Karawang hanya mengatur urusan Catatan Sipil. Dengan diberlakukannya Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001 tentang Pembentukan Dinas. Dinas daerah, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ini diberi tambahan tanggung jawab untuk mengatur urusan kependudukan sehingga nomenklatur SKPD menjadi Kependudukan dan Pencatatan Sipil
A. Visi
“Mewujudkan Tertib Administrasi Kependudukan Berbasis Teknologi Informasi Melalui Pelayanan Prima”
B. Misi
1. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil.
2. Meningkatkan Upaya Tertib Administrasi Kependudukan. 3. Meningkatkan Kualitas Data Dan Informasi Kependudukan.
2.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu tingkat kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat kerjasama yang optimal antar fungsi, Pada dasarnya sruktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat menentukan kedudukan dalam perusahaan. Bentuk struktur oganisasi yang dimiliki Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Karawang sebagai berikut:
STUKTUR ORGANISASI
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
Sumber: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang
Gambar 0.1
Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang
Fungsi dan Tugas dari tiap bagian adalah sebagai berikut: 1. Kepala Dinas, yaitu:
a. Perumusan kebijakan teknis lingkup kesekretariatan, mobilitas penduduk, pencatatan sipil, data dan evaluasi serta pengendalian berdasarkan tentuan peraturan perundang-undangan.
b. Penyelenggaraanurusanpemerintahandanpelayananumum dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
c. Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan lingkup kesekretariatan, pelayanan pendaftaran penduduk, pelayanan pencatatan sipil dan pengelolaan
informasi administrasi kependudukan dan pemanfaatan data dokumen kependudukan.
d. Pelaksanaan koordinasi dengan Kantor Urusan Agama Kecamatan, Kantor DepartemenAgama Kota Madiun dan Pengadilan Agama berkaitan dengan pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk.
e. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan pengendalian, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kegiatan dinas.
f. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalampenerbitan pelayanan administrasi kependudukan dan memelihara hubungan timbal balikmelalui pembinaan masingmasing kepada instansi vertical.
g. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Walikota.
2. Sekretariat, yaitu:
a. Perumusan kebijakan teknis, penyusunan perencanaan program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sekretariat.
b. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program kegiatan dan penyelenggaraan tugas-tugas Bidang secara terpadu dan tugas pelayanan administrative.
c. Pengelolaan administrasi umum, rumah tangga, dan perlengkapan. d. Pengelolaan urusan kehumasan dan keprotokolan di lingkungan Dinas. e. Pengelolaan administrasi dan pembinaan kepegawaian di lingkungan dinas. f. Pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai di
lingkungan Dinas.
g. Pelaksanaan pengkoordinasian perencanaan, implementasi dan evaluasi kebijakan lingkup kependudukan dan catatan sipil.
h. Pelaksanaan tugas lailn yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Dinas.
3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan program dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
b. Melakukan urusan surat-menyurat dan tata kearsipan. c. Melakukan urusan rumah tangga dan keamanan kantor.
d. Melakukan urusan kehumasan, protokoler, upacara dan rapat dinas.
e. Melakukan urusan pengendalian tata usaha pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengadministrasian dan perawatan barang-barang inventaris dinas sesuai ketentuan peraturan perundang-undanga.
f. Melakukan urusan pengendalian tata usaha pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengadministrasian dan perawatan barang-barang inventaris sesuai peraturan perundang-undangan.
g. Menyusun, mengolah dan memelihara data administrasi kepegawaian serta data kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian di lingkungan Dinas. h. Melakukan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Sekretaris. 4. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan program dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan.
b. Melakukan penyusunan perencanaan program, evaluasi dan pelaporan dilingkungan Dinas.
c. Mengkoordinasikan dan menghimpun bahan-bahan untuk keperluan penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja program dan kegiatan SKPD serta rencana
pembiayaan sebagai dasar penyusunan APBD serta perubahannya di lingkungan Dinas.
d. Melaksanakan penatausahaan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan. e. Melaksanakan administrasi dan pembayaran gaji pegawai.
f. Mengkoordinasikan dan menghimpun bahan-bahan untuk keperluan penyusunan dokumen yang memuat pendapatan, belanja dan pembiayaan yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan anggaran oleh pengguna anggaran serta perubahannya di lingkungan Dinas.
g. Melakukan penatausahaan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan. h. Melakukan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Sekretaris. 5. Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, yaitu:
a. Penyusunan perencanaan pelayanan pendaftaran penduduk. b. Perumusan kebijakan teknis pendaftaran penduduk.
c. Pelaksanaan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk.
d. Pelaksanaan pelayanan pendaftaran dan penerbitan dokumen kependudukan. e. Pelaksanaan pendokumentasian hasil pelayanan pendaftaran penduduk. f. Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pendaftaran penduduk .
g. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan pengendalian, evaluasi, dan pelaporan lingkup pendaftaran dan mobilitas penduduk.
h. Penyediaan dan penyerahan blangko dokumen kependudukan dan formulir untuk pelayanan pendaftaran penduduk .
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam penertiban administrasi kependudukan.
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Dinas.
6. Seksi Identitas Penduduk, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Indentitas penduduk.
b. Melakukan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelayanan dan penerbitan Identitas Penduduk.
c. Melakukan penyelenggaraan pelayanan identitas penduduk dalam sistem administrasi kependudukan.
d. Melaksanakan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk.
7. Seksi Pindah Datang dan Pendataan Penduduk, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Pindah Datang dan Pendataan Penduduk.
b. Melaksanakan pembinaan, pelatihan dan koordinasi serta pelaksanaan pelayanan pindah datang penduduk.
c. Melaksanakan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan. d. Melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis, pembinaan dan koordinasi
serta pelaksanaan pendataan penduduk.
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk.
8. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, yaitu:
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja lingkup pencatatan sipil. b. Perumusan kebijakan teknis pencatatan sipil.
c. Pelaksanaan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan pelayanan pencatatan Sipil.
d. Penyediaan dan penyerahan blanko dokumen pencatatan sipil dan formulir untuk pelayanan pendaftaran pencatatan sipil.
e. Pelaksanaan pelayanan dan penerbitan dokumen pencatatan sipil. f. Pelaksanaan pendokumentasian hasil pelayanan pencatatan sipil. g. Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pencatatan sipil.
h. Pelaksanaan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Dinas;
9. Seksi Kelahiran dan Kematian, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Kelahiran dan Kematian.
b. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait lingkup pencatatan Kelahiran dan Kematian.
c. Melaksanakan pelayanan dan penerbitan dokumen berkaitan dengan peristiwa kelahiran dan kematian.
d. Melaksanakan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil.
10. Seksi Perkawinan, Perceraian perubahan status anak dan pewarganegaraan, yaitu: a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Perkawinan, Perceraian, Perubahan Status Anak dan Pewarganegaraan.
b. Melaksanakan pembinaan, pelatihan dan pengembangan kebijakan teknis lingkup Perkawinan, Perceraian perubahan status anak dan pewarganegaraan.
c. Melakukan penataan, perawatan dan pengawasan atas penyelenggaraan penataan dokumen pencatatan sipil.
d. Melaksanakan pelayanan dan penerbitan dokumen berkaitan dengan peristiwa perkawinan, perceraian, perubahan status anak dan pewarganegaraan.
e. Melaksanakan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil.
11. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data, yaitu:
a. Penyusunan perencanaan, pengelolaan informasi administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama administrasi kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
b. Perumusan kebijakan teknis pengelolaan informasi administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama administrasi kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
c. Pelaksanaan Pembinaan dan koordinasi pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama administrasi kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
d. Pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama adminstrasi kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
e. Pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama
administrasi kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan .
f. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Dinas.
12. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan. b. Melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan, kebijakan teknis,
pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan, tata kelola teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia teknologi informasi dan komunikasi.
c. Melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pengolahan dan penyajian data kependudukan.
d. Melakukan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data.
13. Seksi Kerja Sama dan Inovasi Pelayanan, yaitu:
a. Melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Kerja Sama dan Inovasi Pelayanan.
b. melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan, koordinasi dan pelaksanaan kerjasama administrasil kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.
c. Melakukan koordinasi dan kerjasama antar daerah dalam pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan.
d. Melakukan tugas lain yang bersifat kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatan Data.
1.2.Prosedur Sistem berjalan
Analisis prosedur sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan data suatu sistem yang sedang berjalan di suatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur pengolahan data kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang.
Berikut ini adalah prosedur pelayanan dari sistem informasi pelayanan pendaftaran penduduk pada DISDUKCAPIL Karawang yang sedang berjalan.
a. Penduduk datang ke tempat pelayanan membawa surat panggilan / undangan, foto copy KK ,KTP Lama yang masih berlaku.
b. Ambil nomor antrean.
c. Tunggu pemanggilan sesuai nomor antrean. d. Menuju ke ruangan yang di tentukan.
e. Petugas melalukan verifikasi data penduduk dengan data base. f. Melakukan foto (digital).
g. Tanda tangan (Pada alat perekam tanda tangan)
h. Perekaman sidik jari (pada alat perekam sidik jari) & scan retina mata.
i. Petugas membutuhkan TTD dan stempel pada surat panggilan yang sekaligus sebagai tandabukti bahwa penduduk telah melakukan perekaman foto tandatangan sidik jari.
k. Bagi wajib KTP yang perekaman dat e-KTP nya gagal karena ada kesalahan data , agar membetulkan data melalui pelayanan penertiban KK SIAK reguler , baru kemudian di lakukan perekaman ulang sesuai jadwal ulang yang akan di tentukan pada saat perekaman pertama
1.3.Activity Diagram
Gambar 0.2
1.4. Spesifikasi Dokumen Masukan 2. Nama Dokumen : Formulir F1,06
Fungsi Dokumen : Untuk pengajuan pembuatan e-ktp Frekuensi : Setiap ada pengajuan pembuatan e-ktp Tujuan : e-ktp
Sumber : Kecamatan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A.3 Jumlah : 1(satu) lembar
3. Nama Dokumen : KTP lama
Fungsi Dokumen : Kartu identitas penduduk sebagai warga negara Frekuensi : Setiap ada pengajuan KTP
Tujuan : Identitas Penduduk
Sumber : Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
Media : Blanko
Bentuk : Lampiran A.4 Jumlah : 1(satu) lembar
4. Nama Dokumen : Kartu Keluarga (terbaru)
Fungsi Dokumen : Memuat data tentang nama, susunan dan hubungan alam keluarga serta identitas /jumlah anggota
Frekuensi : Setiap ada pernikahan,pemindahan tempat tinggal atau perubahan data
Tujuan : Kartu Keluarga
Sumber : Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A.5 Jumlah : 1(satu) lembar
4.1.Spesifikasi Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : e-ktp
Fungsi Dokumen : Memuat data identitas kependudukan Frekuensi : Setiap ada perubahan data
Tujuan : identitas penduduk
Sumber : Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Media : blangko
Bentuk : Lampiran A4. Jumlah : 1(satu) lembar
4.2.Permasalahan Pokok
Berdasarkan pengamatan, Maka Penulis membuat kesimpulan bahwa Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang dalam pembuatan Kartu Keluarga bisa dikatakan cukup baik, karena sudah terkomputerisasi sehingga pelayanan terhadap masyarakat lebih efektif. Dilihat dari prosedur dan sistem komputerisasi yang ada, penulis menemukan masalah yang sangat mempengaruhi jalannya sistem atau prosedurnya antara lain, yaitu :
a. Tidak adanya kepastian atau jaminan apakah penduduk yang sudah datang ke Kantor Dinas akan terlayani di karenakan terbatasnya kuota yang diberikan untuk pelayanan pembuatan kartu keluarga setiap harinya dan penduduk tidak bisa tahu berapa jumlah kuota yang di buka pada hari tersebut.
b. Tidak ada sistem antrian yang mengatur dan memantau informasi terkait dengan kuota pengunjung perharinya, dikarenakan sistem antrian pengunjung masih manual atau belum terkomputerisasi, sehingga menyebabkan banyak penduduk yang sudah datang ke Kantor Dinas tetapi tidak dapat terlayani.
4.3.Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang dalam proses pengambilan nomor antrian masih manual. Dengan pengambilan nomor antrian yang masih manual (tidak terkomputerisasi) maka banyak permasalahan yang terjadi. Tentunya hal ini sangat merugikan karena tidak sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang, Maka itu penulis berusaha memberikan alernatif pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu dengan memberikan perancangan sistem pengambilan nomor antrian menjadi terkomputerisasi seperti pengambilan nomor antrian melalui masing-masing kecamatan dari penduduk itu sendiri, sehingga saat penduduk datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Karawang sudah pasti akan di layani
