Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 1
PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PENCATATAN SURAT DINAS BERBASIS GROUPWARE PADA PEMKOT JAMBI
Dodo Zaenal Abidin,M.Kom
Abstrak
Perkembangan situasi global yang pesat di peradaban modern sejak beberapa dekade belakangan ini menunjukan bahwa informasi merupakan salah satu bagian penting yang berperan besar dalam aktivitas organisasi. Informasi baik secara langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi kinerja suatu organisasi. Kegiatan pengiriman undangan dinas, surat-menyurat dinas, dan pelaporan program kerja dinas termasuk kegiatan administrasi internal yang selama ini dilakukan di lingkungan pemerintah daerah sebagain besar masih menggunakan proses manual sehingga memerlukan Aplikasi Groupware in Governmen. Aplikasi ini merupakan software aplikasi terpadu yang dirancang untuk menunjang kerja dalam suatu pemerintahan daerah. Teknologi ini dapat menunjang komunikasi, kerjasama, koordinasi.
Kata kunci: Sistem Informasi, Surat Dinas, Groupware
1. Latar Belakang
Perkembangan situasi global yang pesat di peradaban modern sejak beberapa dekade belakangan ini menunjukan bahwa informasi merupakan salah satu bagian penting yang berperan besar dalam aktivitas organisasi. Informasi baik secara langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi kinerja suatu organisasi. Informasi itu sendiri adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1995).
Informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat dibutuhkan oleh pengambil keputusan dalam suatu organisasi. Informasi ini akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan baik untuk perencanaan, pelaksanaan, maupun pengawasan. Karena itu tuntutan akan informasi telah menjadi kebutuhan bagi suatu organisasi.
Mengingat begitu pentingnya peranan informasi, maka sebuah organisasi seharusnya membangun suatu sistem informasi yang tepat untuk membantu semua pihak terkait yang membutuhkan informasi tentang organisasi tersebut. Pihak-pihak terkait yang dalam hal ini meliputi ; para personal pada level manajemen tingkat atas (top level
management) selaku pembuat kebijaksanaan dan perencanaan strategis, manajemen tingkat menengah (middle level management) yang mengendalikan manajemen pelaksana, dan para personal pada level manajemen tingkat bawah (low level
management) selaku pelaksana operasional. Sedangkan pihak eksternal meliputi pihak-pihak diluar organisasi tersebut.
Membangun suatu sistem informasi yan tepat dan berbasis pada perkembangan teknologi modern pada prinsipnya bertujuan untuk memperlacar arus sistem informasi
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 2 dari, oleh dan untuk semua pihak terkait yang membutuhkannya adar semua proses kegiatan organisasi data berjalan efektif dan efisien (Jogiyanto, 1995).
Aplikasi Groupware in Government, merupakan software aplikasi terpadu yang dirancang untuk menunjang kerja dalam suatu pemerintahan daerah. Teknologi ini dapat menunjang komunikasi, kerjasama, koordinasi, memecahkan masalah, memenangkan persaingan, atau bernegosiasi. Sistem Groupware termasuk kedalam kelas teknologi informasi yang melibatkan jaringan komputer modern, seperti e-mail, newsgroup,
videophone, dan chat. Aplikasi groupware terdiri dari sub sistem antara lain: - Aplikasi groupware undangan online
- Aplikasi groupware surat menyurat dinas - Aplikasi groupware pelaporan program kerja.
Perubahan mendasar pada aspek pemerintahan dengan diimplementasikannya otonomi daerah yang terulang dalam UU No. 22 tahun 1999 tentang pemerintahan daerah. Salah satu dampak positif dari otonomi daerah adalah pemerintah daerah dapat segera menata ulang dan mempersiapkan diri agar memanfaatkan momentum ini untuk memberikan hasil lebih baik kepada daerah untuk mensejahterakan masyarakatnya. Otonomi daerah membuka kesempatan yang seluas-luasnya bagi daerah untuk mengaktualisasikan segala potensi terbaiknya secara optimal.
Dari sisi layanan kepada masyarakat dan administrasi pemerintahan, pemerintah daerah dapat memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) untuk mendapatkan manfaat antara lain: Secara eksternal dapat memberikan layanan masyarakat luas secara lebih efisien, cepat, akurat, dan terintegrasi. Secara internal dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja aparatur di semua lini pemerintahan.
Kegiatan pengiriman undangan dinas, surat-menyurat dinas, dan pelaporan program kerja dinas termasuk kegiatan administrasi internal yang selama ini dilakukan di lingkungan pemerintah daerah sebagain besar masih menggunakan proses manual. Ada beberapa permasalahan dalam proses manual ini, antara lain:
1. Menghabiskan banyak waktu
2. Tidak efisien penggunaan tenaga kerja
3. Penanganan pekerjaan yang kurang maksimal 4. Lambatnya pengiriman undangan dinas
5. Administrasi sulit untuk melacak posisi surat dalam waktu cepat
6. Disposisi surat dari pejabat berwenang tidak dapat dilakukan dengan cepat 7. Rute yang sudah ditempuh suatu surat dalam workflow tidak tercatat.
2. Groupware
Groupware adalah suatu teknologi yang dirancang untuk menunjang kerja dalam suatu kelompok atau group. Teknologi ini dapat menunjang komunikasi, kerjasama, koordinasi, memecahkan masalah, memenangkan persaingan, atau bernegosiasi. Meskipun telepon dapat digolongkan ke dalam groupware , namun pada umumnya yang termasuk dalam groupware adalah kelas teknologi tertentu yang melibatkan jaringan komputer modern, seperti e-mail, newsgroup, videophone, dan chat.
Teknologi groupware dapat digolongkan menjadi dua dimensi utama : (1)Waktu, ketika user dari groupware bekerja sama dalam waktu yang sama ( realtime/synchronous
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 3
gropuware ) atau waktu yang berbeda ( asynchronous groupware ). (2) Tempat, ketika user dari gropuware bekerja pada tempat yang sama ( colocated/face to face ) atau tempat yang berbeda ( non colocated/ distance). Chaffey(1998:3) mengolongkan groupware dalam synchronous dan a synchronous seperti yang terlihat di tabel 1.
Tabel 1. Klasifikasi Groupware dalam Waktu dan Tempat
Synchronous Asynchronous Same
Location
Same time, same place
Example: meeting support software
Different time, same place Example: workflow system
Different location
Same time, different place
Example: vidio-conferencing
Different time, different place
Example: e-mail and discussion groups Sumber: Chaffey(1998)
Groupware adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menangani masalah kolaborasi dalam suatu perusahaan/organisasi. Ada beberapa istilah groupware yang sering digunakan dalam ilmu komputer antara lain Computer-Supported
Cooperative Work (CSCW), Group Decision Support Systems (GDSS),
Computer-Mediated Communication (CMC), atau Group Information Support Systems (GISS). Terdapat dua jenis groupware yaitu open source groupware dan closed source
groupware. Contoh closed source groupware adalah Lotus Notes, Novell GroupWise, dan MS Exchange. Sedangkan contoh open source groupware adalah phpGroupWare, PHProjekt, MoreGroupWare, phpCollab dan eGroupWare.
Ada beberapa jenis manfaat yang didapat jika sebuah organisasi menggunakan
software Groupware . Beberapa diantaranya adalah: (1)Membantu meningkatkan komunikasi dalam sebuah tim baik komunikasi secara synchronous maupun secara
asynchronous. (2)Fasilitas sharing informasi dan distribusi dokumen, suatu tim dapat memanfaatkan banyak dokumen secara bersama melalui sistem yang mirip seperti file
sharing . (3)Dapat mengatur dan memonitor proyek-proyek yang ditangani oleh sebuah tim, dengan adanya fasilitas ini proyek yang besar dapat ditangani oleh seorang project
manager yang mempekerjakan beberapa orang dalam suatu tim. (4)Dukungan untuk mengatur alur kerja ( workflow ) dan membuat otomatis suatu proses, dengan fasilitas ini suatu proses bisnis yang melibatkan banyak bagian (orang) dapat ditangani secara elektronik.
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 4 Pengembangan aplikasi menggunakan metode Unified Modeling Language (UML) dan menggunakan tool Open Source, yaitu: bahasa Pemrograman : PHP dan basis data: MySQL.
4. Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan perangkat keras meliputi: a. Sebuah jaringan komputer
b. Satu buah komputer sebagai server
c. Sembilan buah komputer PC untuk pemakai Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris daerah, Asisten bidang pemerintahan, Asisten bidang keuangan, Asisten bidang administrasi, Bappeda, Susun program, dan bagian keuangan (tergantung kebutuhan)
d. Beberapa PC untuk kepala dinas (tergantung kebutuhan)
5. Ruang Lingkup Aplikasi
Berangkat dari permasalahan di atas, maka dibuat aplikasi groupware yang menangani hal-hal di atas, dengan sub sistem antara lain:
1. Aplikasi groupware undangan online 2. Aplikasi groupware surat menyurat dinas 3. Aplikasi groupware pelaporan program kerja
Untuk penjelasan masing-masing sub sistem akan diberikan di bagian-bagian berikutnya.
6. Groupware Undangan Online
Undangan dari pemerintah kabupaten ke pejabat setingkat dinas atau sebaliknya akan dilakukan secara mobile dengan menggunakan teknologi SMS, E-mail, dan ditampilkan di web. Di samping itu aplikasi ini dilengkapi dengan pencetakan hard copy dari undangan yang telah dikirimkan. Draf undangan online ditulis oleh bagian umum di pemerintah kabupaten atau dinas dapat menuliskan draf undangan dan selanjutnya akan diproses di bagian umum.
6.1 Keuntungan dan Kerugian Aplikasi Undangan Online A. Keuntungan meliputi:
1. Penanganan undangan dinas dapat lebih cepat dilakukan
2. Penyampaian undangan dinas ke penerima lebih cepat sampai hanya dengan hitungan detik karena dilakukan dengan teknologi SMS.
3. Bagian umum Pemkab dapat mengetahui lebih cepat posisi draf undangan dalam alur workflow.
4. Adanya dokumentasi elektronika, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumentasi jika diperlukan.
5. Dalam waktu panjang dapat mengemat waktu, biaya, dan tenaga. 6. Mengurangi alasan tidak menerima undangan bagi yang bersangkutan. 7. Membuka ketrampilan pemakai terhadap teknologi Informasi.
B. Kerugian meliputi:
1. Biaya awal yang harus diinvestasikan untuk perangkat jaringan dan apkasi. 2. Biaya pelatihan bagi pemakai di lingkungan pemerintah daerah.
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 5 3. Biaya operasional meliputi : Pulsa, listrik, dan pemeliharaan perangkat lunak.
6.2 Pemodelan Bisnis Undangan Online
Pemodelan bisnis adalah studi dari suatu organisasi. Ketika sedang melakukan pemodelan bisnis, seseorang menguji struktur organisasi, memperhatikan peranan-peranan di dalam perusahaan, dan bagaimana mereka terhubungkan satu dengan yang lain. Juga diuji workflow dalam organisasi, proses utama di dalam perusahaan, bagaimana mereka bekerja, seberapa efektif mereka, dan apakah ada bottleneck -nya. Demikian juga akan dilakukan pengujian entitas yang ada di luar organisasi, individu atau perusahaan lain yang saling berhubungan dengan bisnis.
Business use case diagram undangan online ditunjukkan di gambar berikut.
Gambar 1 : Business use case diagram undangan online
Bagian-bagian yang terlibat dalam penanganan undangan online antara lain:
A. Bagian Umum
Fasilitas yang ada di bagian Umum antara lain: 1. Membuat Draf Undangan Online
2. Mengirim Draf Undangan Online ke Asisten atau Sekretaris 3. Melihat Status/history Undangan Online
4. Memperbaiki Draf Undangan Online 5. Display Draf undangan online dari dinas 6. Mengirim kembali draf ke Dinas Bersangkutan
7. Memberikan nomor surat untuk darf undangan dari dinas 8. Mencetak Undangan Online
9. Maintain Status Undangan Online 10. Melihat posisi undangan
11. Melihat rute undangan
12. Melihat dokumentasi undangan
B. Dinas
Fasilitas yang ada di Dinas antara lain:
1. Membuat Draf Undangan Online Dinas Bersangkutan 2. Memperbaiki Draf Undangan Online Dinas Bersangkutan 3. Mengirim ke Bagian Umum
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 6 4. Melihat Status Undangan Online Dinas Bersangkutan
5. Melihat Undangan online via SMS 6. Melihat Undangan online via Web 7. Melihat Undangan online via Email.
C. Asisten I, II, III, dan Sekretaris Daerah
Fasilitas yang ada di Dinas antara lain:
1. Melihat Draf Undangan online dari Bagian Umum 2. Menstranfer draf undangan ke Assisten atau ke SekDa 3. Mengirim kembali ke bagian umum + memberi komentar 4. Memberi Persetujuan.
6.3 Menu dan Form Aplikasi Undangan Online
Dalam undangan online ini terdiri dari menu-menu : 1. Buat Draf Undangan
2. Daftar Undangan 3. Pencarian
4. Agenda 5. Catatan
Menu-menu di atas diakses oleh empat tingkatan user yang mempunyai hak akses berbeda -beda, kelima tingkatan user tersebut adalah :
1. Dinas
2. Bagian Umum 3. Assisten 4. Seketaris
7. GROUPWARE SURAT MENYURAT DINAS
Aplikasi ini digunakan melakukan dokumentasi surat masuk dan keluar ke/dari pemerintah Kabupaten secara elektronik. Pejabat pemerintah kabupaten dapat melakukan disposisi surat secara elektronik ke pejabat dibawahnya sampai dengan level kepala dinas. Dengan menggunakan aplikasi ini proses pelacakan terhadap status surat dapat dilakukan dengan cepat.
7.1. Keuntungan dan Kerugian Aplikasi Surat Menyurat A. Keuntungan meliputi:
1. Adanya dokumentasi elektronika, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumentasi surat masuk atau surat keluar Pemkab jika diperlukan.
2. Bagian umum Pemkab dapat mengetahui lebih cepat posisi surat masuk atau surat keluar dalam alur workflow.
3. Rute atau perjalanan surat masuk atau draf surat keluar dapat dipantau oleh atministrasi.
4. Proses disposisi dari pejabat Pemkab ke jajaran di bawah dapat dilakukan lebih cepat karena dilakukan secara elektronik.
5. Tanggapan disposisi dari penerima disposisi dapat dilihat lebih cepat oleh pemberi disposisi.
6. Dalam waktu panjang dapat mengemat waktu, biaya, dan tenaga. 7. Membuka ketrampilan pemakai terhadap teknologi Informasi
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 7 1. Biaya awal yang harus diinvestasikan untuk perangkat jaringan dan apkasi. 2. Biaya pelatihan bagi pemakai di lingkungan pemerintah daerah.
3. Biaya operasional meliputi : Listrik dan pemeliharaan perangkat lunak.
7.2. Pemodelan Aplikasi Surat Menyurat
Pemodelan bisnis adalah studi dari suatu organisasi. Ketika sedang melakukan pemodelan bisnis, seseorang menguji struktur organisasi, memperhatikan peranan-peranan di dalam perusahaan, dan bagaimana mereka terhubungkan satu dengan yang lain. Juga diuji workflow dalam organisasi, proses utama di dalam perusahaan, bagaimana mereka bekerja, seberapa efektif mereka, dan apakah ada bottleneck -nya. Demikian juga akan dilakukan pengujian entitas yang ada di luar organisasi, individu atau perusahaan lain yang saling berhubungan dengan bisnis.
Business Use Case Diagram “Surat Menyurat” ditunjukkan dengan gambar dibawah ini.
Gambar 2 : Business Use Case Surat Menyurat
7.3. Menu dan Form Aplikasi Surat Menyurat
Dalam Surat Masuk & Keluar ini terdiri dari menu-menu: 1. Pencatatan Surat
2. Pencarian Surat 3. Detail Catatan Surat 4. Edit, Hapus, Kirim 5. Catatan
Menu-menu di atas diakses oleh lima tingkatan user yang mempunyai hak akses berbeda- beda, kelima tingkatan user tersebut adalah :
1. Dinas
2. Bagian Umum 3. Assisten I, II, III 4. Seketaris Daerah 5. Wakil Wali Kota 6. Walikota.
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 8 8. Rancangan Interface
Contoh tampilan program Groupware ini seperti terlihat pada gambar-gambar berikut.
A. Rancangan Input Undangan Online
Gambar 3 : Input Undangan Online
B. Rancangan Pencarian Undangan Online
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 9
C. Rancangan Agenda Undangan Online
Gambar 5 : Agenda Kegiatan
D. Rancangan Pencatatan Surat Dinas
Gambar 5.6 : Pencatatan Surat Dinas
8. Kesimpulan
a. Kegiatan pengiriman undangan dinas, surat-menyurat dinas, dan pelaporan program kerja dinas termasuk kegiatan administrasi internal yang selama ini
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 5, No.1, Februari 2011 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 10 dilakukan di lingkungan pemerintah daerah sebagian besar masih menggunakan proses manual, seperti pada Pemerintah Kota Jambi.
b. Pencatatan data surat dinas dengan menerapkan kosep Groupware dapat membantu mempercepat transformasi data, karena groupware dirancang khusus untuk menangani masalah kolaborasi dalam suatu perusahaan/organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Gregory M. Scott, "Prcinciples of Management Information Systems", McGraw-Hill, New York, 1986
Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C Dittman, “Metode Desain dan Analisis Sistem”, Andi dan McGraw-Hill Education, Yogyakarta, 2004.
Jogiyanto, HM. "Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis", Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995
John Burch dan Gary Grudnitski, "Information Systems Theory and Practice", John Wiley and Sons, New York, 1986
Tavri D. Mahyuzir, “Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data”, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1989.
