122 BAB 4
REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN
4.1 Daftar Proses
Daftar proses ini meupakan usulan yang menunjukan proses-proses bisnis yang berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang dihilangkan atau tidak dihilangkan. Berikut adalah tabel yang dijadikan acuan/template untuk menyusun daftar proses:
Nama Kolom Keterangan
No. Nomor proses bisnis
Description Nama proses bisnis
Old State Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi sistem lama (current), ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada.
New State Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi baru yang direkomendasikan, ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada.
Note Keterangan tambahan mengenai proses binis, apakah proses tersebut merupakan proses yang lama/baru/update.
Updated = diperbaharui. New = baru.
Deleted = dihapus/dihilangkan.
Tanpa keterangan (-) = proses tidak mengalami perubahan.
Tabel 4.1 Daftar Proses - Keterangan
No. Description Old State New State Note
Financials
1. Chart of Account √ √ -
2. Edit Chart of Account √ √ -
3. Journal Entry √ √ -
4. Journal Voucher √ √ -
5. Posting Template √ √ Updated
6. Recurring Posting √ √ Updated
7. Reverse Transaction √ √ Updated
8. Exchange Rate Difference √ √ -
9. Conversion Difference √ √ Updated
10. Financial Report Template √ √ Updated
11. Document Printing √ √ Updated
13. Budget Setup √ √ Updated
14. Cost Accounting √ √ Updated
15. G/L Accounts and Business Partners √ √ -
16. Financial Balance Sheet √ √ -
17. General Ledger √ √ -
18. Aging √ √ Updated
19. Tax √ √ Updated
Sales –A/R
20. Sales Quotation √ √ Updated
21. Sales Order √ √ Updated
22. Delivery √ √ Updated
23. Return √ √ -
24. A/R Down Payment Request √ √ Updated
25. A/R Down Payment Invoice √ √ Updated
26. A/R Invoice √ √ -
27. A/R Invoice - Payment √ √ -
28. A/R Credit Memo √ √ Updated
29. A/R Reverse Invoice √ √ Updated
30. Document Generation Wizard √ √ Updated
31. Document Printing √ √ Updated
32. Dunning Wizard √ √ Updated
33. Open Item List √ √ Updated
35. Sales Analysis √ √ Updated
36. Backorder √ √ Updated
Purchasing - A/P
37. Purchasing Order √ √ Updated
38. Good Receipt PO √ √ -
39. Good Return √ √ -
40. A/P Down Payment Request √ √ Updated
41. A/P Down Payment Invoice √ √ Updated
42. A/P Invoice √ √ -
43. A/P Credit Memo √ √ Updated
44. A/P Reverse Invoice √ √ Updated
45. Landed Cost √ √ Updated
46. Document Printing √ √ Updated
47. Purchasing Reports √ √ Updated
Business Partners
48. Business Partner Master Data √ √ -
49. Activity √ √ Updated
50. Internal Reconcilitation √ √ Updated
51. Business Partner Report √ √ Updated
Banking
52. Incoming Payments √ √ -
53. Check Register √ √ Updated
55. Postdated Check Deposit √ √ Updated 56. Postdated Credit Voucher Deposit √ √ Updated
57. Outgoing Payments √ √ -
58. Check for Payment √ √ Updated
59. Void Check of Payment √ √ Updated
60. Check for Payment Draft √ √ Updated
61. Payment Wizard √ √ Updated
62. Bank Statement and External Reconciliation
√ √ Updated
63. Check Number Confirmation √ √ Updated
64. Document Printing √ √ Updated
65. Banking Reports √ √ Updated
Inventory
66. Item Master Data √ √ -
67. Item Management √ √ Updated
68. Good Receipt √ √ -
69. Good Issue √ √ -
70. Inventory Transfer √ √ Updated
71. Initial Quantities and Inventory Tracking √ √ Updated 72. Cycle Count Recommendation √ √ Updated
73. Inventory Revaluation √ √ Updated
74. Price Lists √ √ Updated
75. Pick and Pack √ √ Updated
77. Document Draft Report √ √ Updated
78. List Price Report √ √ Updated
79. Inactive Items √ √ Updated
80. Inventory Posting List √ √ -
81. Inventory Status √ √ Updated
82. Inventory in Warehouse Report √ √ Updated
83. Inventory Audit Report √ √ -
84. Inventory Valuation Report √ √ Updated 85. Serial Number Transaction Report √ √ Updated 86. Batch Number Transaction Report √ √ Updated
Human Resources
87. Employee Master Data √ √ -
88. Human Recources Reports √ √ Updated
Proses Kontrak
89. Create New Contract - √ New
90. Manage/Display Contract - √ New
91. Entry Quotation √ √ Updated
92. Create/Manage Purchase Order √ √ Updated
93. Create A/P Invoice √ √ -
94. Create Outgoing Payment √ √ -
95. Create New Driver Vacancy - √ New
96. Manage/Display Vacancy - √ New
98. Entry New Driver - √ New
99. Manage/Display Driver - √ New
100. Create New Rental TimeSheet - √ New
101. Manage/Display Timesheet - √ New
Proses Pembayaran Kontrak
102. Create A/R Invoice √ √ Updated
103. Create Incoming Payment √ √ -
104. Customer Receiveable Aging Report √ √ - Proses Penjualan Kendaraan
105. Create/Manage Sales Quotation √ √ Updated
106. Create/Manage Sales Order √ √ Updated
107. Create/Manage Sales Delivery √ √ Updated
108. Create A/R Invoice √ √ -
109. Create Incoming Payment √ √ -
110. Customer Receiveable Aging Report √ √ - Proses Pembelian Inventory
111. Create/Manage Purchase Order √ √ Updated
112. Create/Manage Goods Receipt √ √ -
113. Create/Manage Goods Return √ √ -
114. Create A/P Invoice √ √ -
115. Create Outgoing Payment √ √ -
116. Vendor Liabilities Aging Report √ √ -
118. Inventory Report-Posting List √ √ -
119. Inventory in Warehouse Report √ √ -
120. Inventory Valuation Report √ √ -
121. Inventory Audit Report √ √ -
Proses Replacement
122. Create/Manage Fix Asset √ √ Update
123. Manage Value Fix Asset √ √ Update
124. Create/Manage Vehicle Timesheet - √ New
125. Create A/P Invoice √ √ -
126. Create Goods Issue √ √ -
127. Fix Asset Value Report √ √ Update
Tabel 4.2 Daftar Proses
4.2 Proses Bisnis yang Diperbarui
Proses bisnis yang diperbarui atau di-update akan dijelaskan melalui template/acuan yang terdiri dari elemen-elemen berikut ini:
a. Parent Business Activity/Process
Merupakan proses bisnis yang terlebih dahulu harus dijalankan, sehingga input yang diperlukan dapat diidentifikasi, dan proses bisnis yang terkait/selanjutnya dapat dijalankan.
b. Description
Merupakan keterangan tambahan singkat mengenai tujuan/manfaat dari proses bisnis yang terkait.
c. Primary Product
Terdiri dari Primary Product, hasil utama/ produk utama dari proses bisnis yang terkait; Description, merupakan keterangan singkat tentang Primary Product; dan Customer of Product, merupakan calon pemakai/pengguna (internal) yang akan menggunakan system/transaksi yang terkait nantinya.
d. Trigger(s)
Aktivitas atau kejadian yang mendorong terjadinya proses bisnis yang terkait.
e. Sub-Process
Proses lain yang merupakan bagian dari proses bisnis yang terkait.
f. Standart Path Event/Activities
Merupakan alur/aliran proses bisnis yang umum/standart yang dijelaskan di dalam narasi. Dimulai dengan trigger(s), input yang dibutuhkan, cara proses dijalankan, hasil dari proses serta penggunaan hasil dari proses.
g. Alternative Path Event/Activities
Merupakan alur/aliran proses bisnis alternative yang dapat menggantikan aliran/alur proses bisnis umum/standart.
h. Input(s)
Merupakan masukan/data apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang terkait. Terdiri dari inputs, description, dan sources of input, dimana sources of input terdiri dari technical inputs (database SAP) dan non-technical inputs (form, schedule, organization policies, etc).
i. Secondary Product(s)
Merupakan hasil tambahan/sampingan dari proses bisnis yang terkait.
Pihak internal perusahaan (bagian atau departemen) yang berperan dalam menyediakan inputs dan menjalankan proses bisnis baik secara langsung berhubungan dengan system maupun tidak langsung.
k. Integration
Pengaruh proses terhadap modul SAP Business One yang telah diimplementasikan. Terdiri dari desired function, yang merupakan fungsi yang diperlukan oleh proses yang terkait; dan required component yang merupakan komponen/submodul yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsi.
4.2.1 Kontrak
4.2.1.1 Create New Contract
Gamabar 4.1 Rancangan User Interface – Contract
A. Parent Business Activity/Process:
• Maintain master data. • Rental transaction. • Contract.
B. Description:
C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
Contract record Data kontrak rental antara konsumen dengan PT. ABHITRANS tercatat ke dalam system.
Contract Administrator
Tabel 4.3 Primary Products-Contract
D. Trigger(s):
Adanya kontrak rental baru antara konsumen dengan PT. ABHITRANS.
E. Sub-process:
• Manage/Display Contract, untuk mengupdate/menampilkan kontrak-kontrak yang sebelumnya telah dibuat.
F. Standart Path Event/Activities:
Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencatat kontrak rental baru, lalu kemudian akan dimulai transaksi Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.
G. Alternative Path Event/Activities:
H. Input(s):
Inputs Description
Sources of Inputs
Technical Non-technical
Customer. ID atau nama customer yang terkait di dalam kontrak. Customer master data. Contract form.
Validity period. Periode waktu berlakunya kontrak.
Date. Contract form.
Document date. Waktu dokumen kontrak dibuat
Date Contract form
Contract type. Jenis kontrak yang berlaku.
Contract type. Contract form.
Car Class / Type. Jenis mobil yang dibutuhkan.
Car master data.. Contract form
Car make. Merk mobil yang dibutuhkan
Car master data. Contract form
Car model Model mobil yang dibutuhkan.
Car master data. Contract form.
Purchased year Tahun mobil dibeli Car master data. Contract form Car license number Nomor polisi mobil Car master data Contract form Car rate / day Harga sewa mobil
per hari
Driver (yes/no) Apakah mobil membutuhkan
driver
Car rental master data
Contract form
Start date Waktu awal
penyewaan mobil
date Contract form
End date Waktu akhir
penyewaan mobil
date Contract form
Tax code Kode pajak Tax code Contract form Tabel 4.4 Input(s) – Contract
I. Secondary Products:
Secondary Products Description Customer of Products
Customer payable changed Hutang customer bertambah.
Finance department
Rental Timesheet changed Perubahan di contract, seperti penggantian start date/end date/ rate/tax/etc
akan menyebabkan perubahan pada Rental
Timesheet
Contract administrator
J. Participant:
Participant(s) (Actor) Function(s)
Contract Administrator -Mencatat kontrak ke dalam sistem SAP.
-memaintain data kontrak.
-menghubungi Operational Staff ketika melakukan perubahan dalam kontrak.
Tabel 4.6 Praticipants - Contract
K. Integration:
4.2.1.2 Create New Driver Vacancy
Gambar 4.2 Rancangan User Interface – Job Vacany
A. Parent Business Activity/Process:
• Maintain master data. • Rental transaction. • Job Vacancy.
Proses ini mendukung pencatatan lowongan kerja driver baru sesuai dengan kontrak.
C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
Job vacancy record. Data lowongan kerja tercatat ke dalam system.
Operational Staff
Tabel 4.7 Primary Products-Job Vacany
D. Trigger(s):
Adanya kebutuhan untuk driver pada client.
E. Sub Process :
Manage/Display Vacancy, untuk mengupdate/menampilkan lowongan kerja.
F. Standart Path Event/Activities :
Proses dimulai ketika adanya kebutuhan akan driver untuk client. Operational staff akan mengentri data driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari.
G. Alternative Path Event / Activities : -
H. Input(s):
Technical Non-technical
Contract No. Nomor kontrak yang digunakan untuk membuka lowongan kerja driver. Contract master data. Contract form.
Validity period. Periode waktu berlakunya kontrak.
Date. -
Document date. Waktu dokumen kontrak dibuat
Date -
Foreign language. Bahasa asing yang dimengerti driver
Driver master data. Contract form.
Location Domisili driver. Driver master data.. Contract form
Age. Umur driver. Driver master data. Contract form
Sex Jenis kelamin
driver.
Driver master data. Contract form.
Overnight ( yes/ no) Kesediaan untuk lembur
Driver master data. Contract form
Out of town ( yes / no)
Kesediaan untuk dinas keluar kota
Driver master data Contract form
Experience Pengalaman kerja sebagai driver.
Start date Waktu awal penyewaan mobil
date Contract form
End date Waktu akhir
penyewaan mobil
date Contract form
Quantity Jumlah driver yang dibutuhkan
Contract master data
Contract form
Tabel 4.8 Input(s) – Job Vacancy
I. Secondary product : -
J. Participant :
Participant(s) (Actor) Function(s)
Operational Staff -Mencatat lowongan kerja driver -memaintain data lowongan driver. Tabel 4.9 Participants – Job Vacancy
K. Integration: -
4.2.1.3 Profile MatchUp
Gambar 4.3 Rancangan User Interface – Profile MatchUp (1)
A. Parent Business Activity/Process:
• Maintain master data. • Rental transaction. • Job Vacancy.
B. Description:
Proses ini mendukung pencarian driver yang sesuai dengan lowongan.
C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
Driver waiting list Data driver yang tersedia dan sesuai dengan kualifikasi tercatat ke dalam sistem SAP.
Operational staff
Tabel 4.10 Primary Products – Profile MatchUp
D. Trigger(s):
Adanya kebutuhan untuk mendapatkan driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan.
E. Sub-process: -
F. Standart Path Event/Activities:
Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencari driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan, kemudian staff operasional akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan,
document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list.
G. Alternative Path Event/Activities:
-
H. Input(s):
Inputs Description
Sources of Inputs
Technical Non-technical
Vacancy number Nomor lowongan Job vacancy record Job vacancy form Validity period. Periode waktu
berlakunya lowongan.
Date. Job vacancy form.
Document date. Waktu dokumen driver waiting list dibuat
Date Job vacancy form
Add to waiting list (yes / no).
Apakah driver mau dimasukkan
kedalam waiting
Driver master record.
list.
Tabel 4.11 Input(s) – Profile MatchUp
I. Secondary Products:
Secondary Products Description Customer of Products
Status Job vacancy changed
Status job vacancy berubah menjadi non aktif.
Operational staff
Status driver changed Status driver berubah menjadi waiting list
Operational staff
Tabel 4.12 Secondary Products - Profile MatchUp
J. Participant:
Participant(s) (Actor) Function(s)
Operational staff -Mencatat driver ke dalam waiting list dalam sistem SAP.
Tabel 4.13 Participants – Profile MatchUp
K. Integration:
4.2.1.4 Entry New Driver
Gambar 4.5 Rancangan User Interface - Driver
A. Parent Business Activity/Process:
• Maintain master data. • Rental transaction. • Driver.
B. Description:
Proses ini mendukung pembuatan data driver baru.
C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
dimasukkan ke dalam sistem SAP.
Tabel 4.14 Primary Products - Driver
D. Trigger(s):
Adanya driver baru.
E. Sub-process:
Manage / display driver, untuk mengaupdate atau menampilkan data driver.
F. Standart Path Event/Activities:
Proses dimulai dari adanya penerimaan driver baru, kemudian operational staff menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.
G. Alternative Path Event/Activities:
-
H. Input(s):
Inputs Description
Sources of Inputs
Technical Non-technical
Frist name Nama depan driver Driver master record
Driver recruitment form
Last name. Nama belakang driver Driver master record Driver recruitment form.
Document date. Waktu dokumen driver dibuat
Date Driver recruitment
form Start date Tanggal driver
mulai bekerja
Date Driver recruitment
form-
End date Tanggal driver
berhenti bekerja
Date Driver recruitment
form
Birth date Tanggal lahir driver Date Driver recruitment form
Place of Birth Tempat lahir driver Driver master record
Driver recruitment form
Address Alamat driver Driver master
record
Driver recruitment form
Phone Telepon driver yang dapat dihubungi
Driver master record
Driver recruitment form
Location Daerah domisili driver
Driver master record
Driver recruitment form
Sex Jenis kelamin driver Driver master
record
Driver recruitment form
License number Nomor SIM driver Driver master record
Driver recruitment form
date driver form Languange Bahasa asing yang
dikuasai driver
Driver master record
Driver recruitment form
Languange level Tingkatan
kemampuan driver dalam menguasai bahasa asing Driver master record Driver recruitment form
Out of Town ( yes / no)
Kesediaan driver untuk bekerja diluar kota
Driver master record
Driver recruitment form
Overnight Ketersediaan driver untuk bekerja lembur Driver master record Driver recruitment form
Tabel 4.15 Input(s) - Driver
I. Secondary Products:
-
J. Participant:
Participant(s) (Actor) Function(s)
Operational staff -Mencatat driver ke dalam sistem SAP.
-Memaintain data driver. Tabel 4.16 Participants - Driver
K. Integration:
-
4.2.1.5 Create New Rental TimeSheet
Gambar 4.7 Rancangan User Interface –Rental Timesheet (2)
A. Parent Business Activity/Process: • Maintain master data.
• Rental transaction. • Rental Schedule. B. Description:
Proses ini mendukung pembuatan rental timesheet. C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
Car Rental Timesheet record
Data kontrak, driver, mobil yang bersangkutan dengan kontrak dimasukan ke dalam sistem SAP.
Operational staff
Tabel 4.17 Primary Products – Rental Timesheet
D. Trigger(s):
Adanya kebutuhan untuk mengelola mobil dan driver untuk memenuhi pesyaratan kontrak.
E. Sub-process:
Manage / display Rental Timesheet, untuk mengaupdate atau menampilkan data timesheet.
F. Standart Path Event/Activities:
Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mengelola kontrak yang ada dengan meng-assign mobil dan driver. Operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down
list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, maka staff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet.
G. Alternative Path Event/Activities: -
H. Input(s):
Inputs Description
Sources of Inputs
Technical Non-technical
Contract Number Nomor kontrak. Contract master record
Timesheet form
Document date. Waktu dokumen driver dibuat
Date Timesheet form
License Plate Nomor polisi mobil Car master record Timesheet form Driver’s Employee Number Nomor induk pegawai driver. Driver master record Timesheet form
Tabel 4.18 Input(s) - Rental Timesheet
I. Secondary Products:
Secondary Products Description Customer of Products
Driver status changed Status driver yang terpilih berubah dari waiting list menjadi unavailable. Status
driver yang tidak terpilih berubah dari waiting list menjadi available.
Car status changed Status mobil yang terpilih berubah dari available menjadi unavailable.
Operational staff
Contract records changed Perubahan di rental schedule, seperti penggantian start date/end date/ license plate/etc akan menyebabkan perubahan pada detail kontrak dan jumlah kontrak.
Finance department
Tabel 4.19 Secondary Products – Rental Timesheet J. Participant:
Participant(s) (Actor) Function(s)
Operational staff -Mencatat driver ke dalam sistem SAP.
-Memaintain data driver.
-menghubungi Contract Administrator ketika melakukan perubahan dalam Rental Timesheet. Tabel 4.20 Participants – Rental Timesheet
K. Integration: -
4.2.2 Create/Manage Maintenance Timesheet
Gambar 4.11 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (4)
A. Parent Business Activity/Process: • Maintain master data.
• Rental transaction. • Maintenance. B. Description:
C. Primary Products:
Primary Products Description Customer of Products
Maintenance Timesheet Record
Data mobil, inventory good issue, dan replacement
yang bersangkutan dimasukan kedalam SAP
Dispatcher staff
Tabel 4.21 Primary Products – Maintenance Timesheet
D. Trigger(s):
Adanya kebutuhan untuk mengelola pendataan mobil dan good issue inventory dalam melakukan maintenance dan replacement mobil.
E. Sub-process: -
F. Standart Path Event/Activities:
Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada
maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. G. Alternative Path Event/Activities:
-
H. Input(s):
Inputs Description
Sources of Inputs
Technical Non-technical
Document Date Tanggal pembuatan maintenance sheet. Date Maintenance Timesheet form Rental schedule number Nomor rental schedule yang terkait. Rental schedule master data Maintenance Timesheet form
Damage Besar kerusakan
yang terjadi (low/medium/high)
Damage type Maintenance Timesheet form Description Keterangan tambahan tentang kerusakan yang - Maintenance Timesheet form
terjadi Start Date (Maintenance) Tanggal mulai maintenance Date Maintenance Timesheet form End Date (Maintenance) Terdapat selesai maintenance Date Maintenance Timesheet form Replacement (yes/no)
Apakah mobil akan diganti dengan mobil lain?
- Maintenance Timesheet form
Reason Alasan penggantian mobil
- Maintenance Timesheet form
Used (yes/no) Apakah inventory digunakan untuk maintenance?
- Maintence timesheet form.
Quantity Jumlah inventory yang digunakan - Maintenance timesheet form. License Plate number (Replacement)
Nomor polisi mobil pengganti
- Maintence timesheet form.
Start date Tanggal mobil pengganti dimulai
date Maintenance timesheet form.
End date Tanggal akhir asli/ original mobil yang di-replace
date Maintenance timesheet form.
seharusnya dipakai.
Tabel 4.22 Input(s) – Maintenance Timesheet
I. Secondary Products:
Secondary Products Description Customer of Products
Rental schedule timesheet changed
End date dari mobil yang harus diganti di rental schedule berubah dari end date awal menjadi (start date-1) mobil pengganti.
Operational staff
Car status changed Status mobil yang di maintenance dari non-aviable berubah menjadi on maintenance
Operational staff
Tabel 4.23 Secondary Products – Maintenance Timesheet
J. Participant:
Participant(s) (Actor) Function(s)
Dispathcer staff -mendata inventory yang digunakan untuk replacement
-menghubungi operational staff ketika terjadi perubahan /maintenance timesheet baru dibuat.
Operational staff -Memasukan data mobil replacement -Memasukan data mobil yang maintenance
Technicians -mengisi maintenance timesheet
form.
-Menentukan jenis maintenance yang diperlukan
Tabel 4.24 Participants – Maintenance Timesheet
K. Integration: -
4.3 Diagram Alur Aktivitas yang Diperbaharui
Diagram ini mendokumentasikan alur aktivitas/event untuk proses bisnis atau sub-proses. 4.3.1 Proses Kontrak
4.3.1.1 Create New Contract
Create New Contract merupakan proses yang mendukung pencatatan kontrak baru dengan konsumen/vendor. Proses dimulai ketika calon client menawarkan kerja sama dengan PT. Abhitrans. Ketika mendapat penawaran kerjasama, finance staff akan mencetak laporan keuangan dari sistem SAP B1 untuk diserahkan kepada client. Apabila lolos, top manager PT. Abitrans akan mengikuti proses Pra-Bid berupa presentasi mengenai draft contract yang diminta oleh client. Setelah mendapat draft dan penjelasannya, top manager akan menghitung total nilai kontrak untuk diajukan kepada client.
Apabila client menyetujui kontrak yang diajukan, maka top manager dari PT. Abhitrans dan pihak client akan menandatangai perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak tersebut dipegang oleh pihak client dan PT. Abhitrans. Ketika kontrak telah di tandatangai, maka contract administrator akan membuka Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.
4.3.1.2 Create New Driver Vacancy
Proses dimulai ketika contract administrator mendapat kontrak baru yang berisi kualifikasi driver yang diperlukan. Maka contract administrator akan mengabarkan kepada operational staff akan adanya kebutuhan diver baru. Ketika mengetahui kebutuhan akan diver baru, operational staff akan mengentri data kualifikasi driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari.
4.3.1.3 Profile MatchUp
Proses dimulai ketika operational staff memerlukan driver yang sesuai untuk memenuhi suatu perjanjian kontrak. Operational staff akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan, document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list.
Gambar 4.14 Activity Diagram Recommendation – Profile MatchUp
Proses dimulai ketika lowongan kerja sebagai driver dibuka, pelamar akan mendatangi operational staff untuk melamar kerja. Ketika data pelamar telah diterima, maka operational staff akan melakukan wawancara untuk mengetahui lebih lanjut kemampuang pelamar. Apabila kemampuan dinilai baik, maka operational staff akan menghubungi pelamar untuk mempersiapkan diri apabila dipanggil bekerja. Setelah mengabarkan, operational staff akan menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.
4.3.1.5 Create New Rental Timesheet
Proses dimulai ketika operational staff mendapat informasi kontrak baru, maka akan dibuat Rental Timesheet. Pertama-tama operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, makastaff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet.
Setelah rental timesheet selesai, maka akan diserahkan kepada contrat administrator untuk pengecekan kebenaran rental timesheet tersebut dan apabila terjadi perubahan pada perjanjian kontrak yang mempengaruhi rental timesheet. Apabila rental timesheet sudah dianggap benar, maka rental timesheet akan diberikan kepada driver yang bersangkutan.
Ketika waktu yang ditentukan untuk pengiriman telah tiba, dispatcher staff akan memeriksa mobil yang akan dibawa dan membuat STTK (Surat Tanda Terima Kendaraan) yang akan ditandatangai oleh driver yang bertugas sesuai dengan rental timesheet. Setelah mendatangani STTK, driver akan membawa mobil kepada client dan melaksanakan tugas sesuai kontrak.
4.3.2 Create New Maintenance Timesheet
Maintenance TimeSheet dilakukan ketika maintenance/service dilaksanakan dipool. Proses dimulai ketika driver meminta maintenance atas mobil yang dikendarai. Dispatcher staff akan menjadwalkan maintenance. Ketika waktu maintenance tiba, mobil akan dibawa ke pool lalu technician akan melakukan maintenance serta mengambil inventory yang dibutuhkan, selain itu technician akan melaporkan pelaksanaan maintenance kepada dispatcher staff. Ketika mendapat laporan, dispatcher staff akan mengisi Maintenance TimeSheet Form yang telah disediakan. Form ini kemudian akan diberikan kepada operational staff untuk dimasukan kedalam sistem.
Ketika mendapat Maintenance TimeSheet Form yang sudah diisi, Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya.
Ketika perbaikan telah selesai, maka technician akan mengabarkan driver bahwa mobil sudah dapat diambil. Driver akan datang mengambil mobil yang telah selesai dimaintenance dan apabila terdapat replacement, driver juga akan mengembalikan mobil replacement disaat yang sama.
Gambar 4.17 Activity Diagram Recommendation - Replacement 4.4 Laporan yang Di-customized
4.4.1.1 Contract Report
Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan kontrak-kontrak yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci kontrak-kontrak yang dibuat.
No. Field’s Name Description
1. Contract Number Nomor kontrak.
2. Vendor name Nama konsumen.
3. Vendor ID Id konsumen.
4. Contract Type Tipe kontrak.
5. Original value Jumlah awal kontrak.
6. Changes Jumlah perubahan terhadap
kontrak.
7. Revised Value Jumlah total termasuk perubahan. 8. Contract Date Tanggal kontrak dibuat
9. Validity Period Periode validnya kontrak 10. Contract Status Status kontrak
4.4.1.2 Driver Vacancy Report
Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan lowongan yang dibuat untuk kontrak yang terkait selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci lowongan-lowongan yang telah dibuat.
No. Field’s Name Description
1. Contract Number Nomor kontrak.
2. Vacancy no. Nomor lowongan
3. Vacancy description Deskripsi lowongan. 3. Vacancy date Tanggal lowongan dibuat. 4. Validity Period Periode validnya lowongan. 5. Vacancy Status Status lowongan.
Tabel 4.25 Report Recommendation – Driver Vacancy
4.4.1.3 New Driver Report
Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan arus masuk driver baru yang direkrut oleh perusahaan selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan semua driver dan status driver yang masuk dalam periode tertentu.
No. Field’s Name Description
1. First Name Nama depan driver.
2. Last Name. Nama akhir driver.
3. Address Alamat driver.
3. Birthdate Tanggal lahir driver.
5. Location Daerah domisili driver.
6. NIP Nomor induk pegawai.
7. Sex Jenis kelamin driver.
8. License No. Nomor SIM driver.
9. License Exp. Date Masa habis driver. 11. Driver Status Status driver.
12. Start Date Tanggal masuk driver. Tabel 4.26 Report Recommendation - Driver
4.4.1.4 Rental Timesheet Report
Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan jadwal dan schedule rental berdasarkan kontrak yang telah ada. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci jadwal rental beserta dengan mobil, driver yang digunakan.
No. Field’s Name Description
1. Contract Number Nomor kontrak.
2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet.
3. Customer ID. Id konsumen.
4. Customer name. Nama konsumen.
5. Document Date. Tanggal rental timesheet dibuat. 6. Rental timesheet status. Status rental timesheet.
4.4.2 Maintenance Timesheet Report
Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan keterangan maintenance mobil yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci maintenance timesheet yang dibuat.
No. Field’s Name Description
1. Contract Number Nomor kontrak.
2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet. 3. Maintenance Timesheet number. Nomor maintenance timesheet. 4. Document Date. Tanggal maintenance timesheet
dibuat.
5. Maintenance timesheet status. Status maintenance timesheet. Tabel 4.28 Report Recommendation – Maintenance Timesheet