BAB 4 REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN. berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang

55  Download (0)

Teks penuh

(1)

122 BAB 4

REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN

4.1 Daftar Proses

Daftar proses ini meupakan usulan yang menunjukan proses-proses bisnis yang berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang dihilangkan atau tidak dihilangkan. Berikut adalah tabel yang dijadikan acuan/template untuk menyusun daftar proses:

Nama Kolom Keterangan

No. Nomor proses bisnis

Description Nama proses bisnis

Old State Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi sistem lama (current), ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada.

New State Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi baru yang direkomendasikan, ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada.

(2)

Note Keterangan tambahan mengenai proses binis, apakah proses tersebut merupakan proses yang lama/baru/update.

Updated = diperbaharui. New = baru.

Deleted = dihapus/dihilangkan.

Tanpa keterangan (-) = proses tidak mengalami perubahan.

Tabel 4.1 Daftar Proses - Keterangan

No. Description Old State New State Note

Financials

1. Chart of Account -

2. Edit Chart of Account -

3. Journal Entry -

4. Journal Voucher -

5. Posting Template Updated

6. Recurring Posting Updated

7. Reverse Transaction Updated

8. Exchange Rate Difference -

9. Conversion Difference Updated

10. Financial Report Template Updated

11. Document Printing Updated

(3)

13. Budget Setup Updated

14. Cost Accounting Updated

15. G/L Accounts and Business Partners -

16. Financial Balance Sheet -

17. General Ledger -

18. Aging Updated

19. Tax Updated

Sales –A/R

20. Sales Quotation Updated

21. Sales Order Updated

22. Delivery Updated

23. Return -

24. A/R Down Payment Request Updated

25. A/R Down Payment Invoice Updated

26. A/R Invoice -

27. A/R Invoice - Payment -

28. A/R Credit Memo Updated

29. A/R Reverse Invoice Updated

30. Document Generation Wizard Updated

31. Document Printing Updated

32. Dunning Wizard Updated

33. Open Item List Updated

(4)

35. Sales Analysis Updated

36. Backorder Updated

Purchasing - A/P

37. Purchasing Order Updated

38. Good Receipt PO -

39. Good Return -

40. A/P Down Payment Request Updated

41. A/P Down Payment Invoice Updated

42. A/P Invoice -

43. A/P Credit Memo Updated

44. A/P Reverse Invoice Updated

45. Landed Cost Updated

46. Document Printing Updated

47. Purchasing Reports Updated

Business Partners

48. Business Partner Master Data -

49. Activity Updated

50. Internal Reconcilitation Updated

51. Business Partner Report Updated

Banking

52. Incoming Payments -

53. Check Register Updated

(5)

55. Postdated Check Deposit Updated 56. Postdated Credit Voucher Deposit Updated

57. Outgoing Payments -

58. Check for Payment Updated

59. Void Check of Payment Updated

60. Check for Payment Draft Updated

61. Payment Wizard Updated

62. Bank Statement and External Reconciliation

Updated

63. Check Number Confirmation Updated

64. Document Printing Updated

65. Banking Reports Updated

Inventory

66. Item Master Data -

67. Item Management Updated

68. Good Receipt -

69. Good Issue -

70. Inventory Transfer Updated

71. Initial Quantities and Inventory Tracking Updated 72. Cycle Count Recommendation Updated

73. Inventory Revaluation Updated

74. Price Lists Updated

75. Pick and Pack Updated

(6)

77. Document Draft Report Updated

78. List Price Report Updated

79. Inactive Items Updated

80. Inventory Posting List -

81. Inventory Status Updated

82. Inventory in Warehouse Report Updated

83. Inventory Audit Report -

84. Inventory Valuation Report Updated 85. Serial Number Transaction Report Updated 86. Batch Number Transaction Report Updated

Human Resources

87. Employee Master Data -

88. Human Recources Reports Updated

Proses Kontrak

89. Create New Contract - √ New

90. Manage/Display Contract - √ New

91. Entry Quotation √ √ Updated

92. Create/Manage Purchase Order √ √ Updated

93. Create A/P Invoice √ √ -

94. Create Outgoing Payment √ √ -

95. Create New Driver Vacancy - √ New

96. Manage/Display Vacancy - √ New

(7)

98. Entry New Driver - √ New

99. Manage/Display Driver - √ New

100. Create New Rental TimeSheet - √ New

101. Manage/Display Timesheet - √ New

Proses Pembayaran Kontrak

102. Create A/R Invoice √ √ Updated

103. Create Incoming Payment √ √ -

104. Customer Receiveable Aging Report √ √ - Proses Penjualan Kendaraan

105. Create/Manage Sales Quotation √ √ Updated

106. Create/Manage Sales Order √ √ Updated

107. Create/Manage Sales Delivery √ √ Updated

108. Create A/R Invoice √ √ -

109. Create Incoming Payment √ √ -

110. Customer Receiveable Aging Report √ √ - Proses Pembelian Inventory

111. Create/Manage Purchase Order √ √ Updated

112. Create/Manage Goods Receipt √ √ -

113. Create/Manage Goods Return √ √ -

114. Create A/P Invoice √ √ -

115. Create Outgoing Payment √ √ -

116. Vendor Liabilities Aging Report √ √ -

(8)

118. Inventory Report-Posting List √ √ -

119. Inventory in Warehouse Report √ √ -

120. Inventory Valuation Report √ √ -

121. Inventory Audit Report √ √ -

Proses Replacement

122. Create/Manage Fix Asset √ √ Update

123. Manage Value Fix Asset √ √ Update

124. Create/Manage Vehicle Timesheet - √ New

125. Create A/P Invoice √ √ -

126. Create Goods Issue √ √ -

127. Fix Asset Value Report √ √ Update

Tabel 4.2 Daftar Proses

4.2 Proses Bisnis yang Diperbarui

Proses bisnis yang diperbarui atau di-update akan dijelaskan melalui template/acuan yang terdiri dari elemen-elemen berikut ini:

a. Parent Business Activity/Process

Merupakan proses bisnis yang terlebih dahulu harus dijalankan, sehingga input yang diperlukan dapat diidentifikasi, dan proses bisnis yang terkait/selanjutnya dapat dijalankan.

b. Description

Merupakan keterangan tambahan singkat mengenai tujuan/manfaat dari proses bisnis yang terkait.

(9)

c. Primary Product

Terdiri dari Primary Product, hasil utama/ produk utama dari proses bisnis yang terkait; Description, merupakan keterangan singkat tentang Primary Product; dan Customer of Product, merupakan calon pemakai/pengguna (internal) yang akan menggunakan system/transaksi yang terkait nantinya.

d. Trigger(s)

Aktivitas atau kejadian yang mendorong terjadinya proses bisnis yang terkait.

e. Sub-Process

Proses lain yang merupakan bagian dari proses bisnis yang terkait.

f. Standart Path Event/Activities

Merupakan alur/aliran proses bisnis yang umum/standart yang dijelaskan di dalam narasi. Dimulai dengan trigger(s), input yang dibutuhkan, cara proses dijalankan, hasil dari proses serta penggunaan hasil dari proses.

g. Alternative Path Event/Activities

Merupakan alur/aliran proses bisnis alternative yang dapat menggantikan aliran/alur proses bisnis umum/standart.

h. Input(s)

Merupakan masukan/data apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang terkait. Terdiri dari inputs, description, dan sources of input, dimana sources of input terdiri dari technical inputs (database SAP) dan non-technical inputs (form, schedule, organization policies, etc).

i. Secondary Product(s)

Merupakan hasil tambahan/sampingan dari proses bisnis yang terkait.

(10)

Pihak internal perusahaan (bagian atau departemen) yang berperan dalam menyediakan inputs dan menjalankan proses bisnis baik secara langsung berhubungan dengan system maupun tidak langsung.

k. Integration

Pengaruh proses terhadap modul SAP Business One yang telah diimplementasikan. Terdiri dari desired function, yang merupakan fungsi yang diperlukan oleh proses yang terkait; dan required component yang merupakan komponen/submodul yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsi.

(11)

4.2.1 Kontrak

4.2.1.1 Create New Contract

Gamabar 4.1 Rancangan User Interface – Contract

A. Parent Business Activity/Process:

• Maintain master data. • Rental transaction. • Contract.

B. Description:

(12)

C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

Contract record Data kontrak rental antara konsumen dengan PT. ABHITRANS tercatat ke dalam system.

Contract Administrator

Tabel 4.3 Primary Products-Contract

D. Trigger(s):

Adanya kontrak rental baru antara konsumen dengan PT. ABHITRANS.

E. Sub-process:

• Manage/Display Contract, untuk mengupdate/menampilkan kontrak-kontrak yang sebelumnya telah dibuat.

F. Standart Path Event/Activities:

Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencatat kontrak rental baru, lalu kemudian akan dimulai transaksi Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.

G. Alternative Path Event/Activities:

(13)

H. Input(s):

Inputs Description

Sources of Inputs

Technical Non-technical

Customer. ID atau nama customer yang terkait di dalam kontrak. Customer master data. Contract form.

Validity period. Periode waktu berlakunya kontrak.

Date. Contract form.

Document date. Waktu dokumen kontrak dibuat

Date Contract form

Contract type. Jenis kontrak yang berlaku.

Contract type. Contract form.

Car Class / Type. Jenis mobil yang dibutuhkan.

Car master data.. Contract form

Car make. Merk mobil yang dibutuhkan

Car master data. Contract form

Car model Model mobil yang dibutuhkan.

Car master data. Contract form.

Purchased year Tahun mobil dibeli Car master data. Contract form Car license number Nomor polisi mobil Car master data Contract form Car rate / day Harga sewa mobil

per hari

(14)

Driver (yes/no) Apakah mobil membutuhkan

driver

Car rental master data

Contract form

Start date Waktu awal

penyewaan mobil

date Contract form

End date Waktu akhir

penyewaan mobil

date Contract form

Tax code Kode pajak Tax code Contract form Tabel 4.4 Input(s) – Contract

I. Secondary Products:

Secondary Products Description Customer of Products

Customer payable changed Hutang customer bertambah.

Finance department

Rental Timesheet changed Perubahan di contract, seperti penggantian start date/end date/ rate/tax/etc

akan menyebabkan perubahan pada Rental

Timesheet

Contract administrator

(15)

J. Participant:

Participant(s) (Actor) Function(s)

Contract Administrator -Mencatat kontrak ke dalam sistem SAP.

-memaintain data kontrak.

-menghubungi Operational Staff ketika melakukan perubahan dalam kontrak.

Tabel 4.6 Praticipants - Contract

K. Integration:

(16)

4.2.1.2 Create New Driver Vacancy

Gambar 4.2 Rancangan User Interface – Job Vacany

A. Parent Business Activity/Process:

• Maintain master data. • Rental transaction. • Job Vacancy.

(17)

Proses ini mendukung pencatatan lowongan kerja driver baru sesuai dengan kontrak.

C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

Job vacancy record. Data lowongan kerja tercatat ke dalam system.

Operational Staff

Tabel 4.7 Primary Products-Job Vacany

D. Trigger(s):

Adanya kebutuhan untuk driver pada client.

E. Sub Process :

Manage/Display Vacancy, untuk mengupdate/menampilkan lowongan kerja.

F. Standart Path Event/Activities :

Proses dimulai ketika adanya kebutuhan akan driver untuk client. Operational staff akan mengentri data driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari.

G. Alternative Path Event / Activities : -

H. Input(s):

(18)

Technical Non-technical

Contract No. Nomor kontrak yang digunakan untuk membuka lowongan kerja driver. Contract master data. Contract form.

Validity period. Periode waktu berlakunya kontrak.

Date. -

Document date. Waktu dokumen kontrak dibuat

Date -

Foreign language. Bahasa asing yang dimengerti driver

Driver master data. Contract form.

Location Domisili driver. Driver master data.. Contract form

Age. Umur driver. Driver master data. Contract form

Sex Jenis kelamin

driver.

Driver master data. Contract form.

Overnight ( yes/ no) Kesediaan untuk lembur

Driver master data. Contract form

Out of town ( yes / no)

Kesediaan untuk dinas keluar kota

Driver master data Contract form

Experience Pengalaman kerja sebagai driver.

(19)

Start date Waktu awal penyewaan mobil

date Contract form

End date Waktu akhir

penyewaan mobil

date Contract form

Quantity Jumlah driver yang dibutuhkan

Contract master data

Contract form

Tabel 4.8 Input(s) – Job Vacancy

I. Secondary product : -

J. Participant :

Participant(s) (Actor) Function(s)

Operational Staff -Mencatat lowongan kerja driver -memaintain data lowongan driver. Tabel 4.9 Participants – Job Vacancy

K. Integration: -

(20)

4.2.1.3 Profile MatchUp

Gambar 4.3 Rancangan User Interface – Profile MatchUp (1)

(21)

A. Parent Business Activity/Process:

• Maintain master data. • Rental transaction. • Job Vacancy.

B. Description:

Proses ini mendukung pencarian driver yang sesuai dengan lowongan.

C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

Driver waiting list Data driver yang tersedia dan sesuai dengan kualifikasi tercatat ke dalam sistem SAP.

Operational staff

Tabel 4.10 Primary Products – Profile MatchUp

D. Trigger(s):

Adanya kebutuhan untuk mendapatkan driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan.

E. Sub-process: -

F. Standart Path Event/Activities:

Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencari driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan, kemudian staff operasional akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan,

(22)

document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list.

G. Alternative Path Event/Activities:

-

H. Input(s):

Inputs Description

Sources of Inputs

Technical Non-technical

Vacancy number Nomor lowongan Job vacancy record Job vacancy form Validity period. Periode waktu

berlakunya lowongan.

Date. Job vacancy form.

Document date. Waktu dokumen driver waiting list dibuat

Date Job vacancy form

Add to waiting list (yes / no).

Apakah driver mau dimasukkan

kedalam waiting

Driver master record.

(23)

list.

Tabel 4.11 Input(s) – Profile MatchUp

I. Secondary Products:

Secondary Products Description Customer of Products

Status Job vacancy changed

Status job vacancy berubah menjadi non aktif.

Operational staff

Status driver changed Status driver berubah menjadi waiting list

Operational staff

Tabel 4.12 Secondary Products - Profile MatchUp

J. Participant:

Participant(s) (Actor) Function(s)

Operational staff -Mencatat driver ke dalam waiting list dalam sistem SAP.

Tabel 4.13 Participants – Profile MatchUp

K. Integration:

(24)

4.2.1.4 Entry New Driver

Gambar 4.5 Rancangan User Interface - Driver

A. Parent Business Activity/Process:

• Maintain master data. • Rental transaction. • Driver.

B. Description:

Proses ini mendukung pembuatan data driver baru.

C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

(25)

dimasukkan ke dalam sistem SAP.

Tabel 4.14 Primary Products - Driver

D. Trigger(s):

Adanya driver baru.

E. Sub-process:

Manage / display driver, untuk mengaupdate atau menampilkan data driver.

F. Standart Path Event/Activities:

Proses dimulai dari adanya penerimaan driver baru, kemudian operational staff menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.

G. Alternative Path Event/Activities:

-

H. Input(s):

Inputs Description

Sources of Inputs

Technical Non-technical

Frist name Nama depan driver Driver master record

Driver recruitment form

(26)

Last name. Nama belakang driver Driver master record Driver recruitment form.

Document date. Waktu dokumen driver dibuat

Date Driver recruitment

form Start date Tanggal driver

mulai bekerja

Date Driver recruitment

form-

End date Tanggal driver

berhenti bekerja

Date Driver recruitment

form

Birth date Tanggal lahir driver Date Driver recruitment form

Place of Birth Tempat lahir driver Driver master record

Driver recruitment form

Address Alamat driver Driver master

record

Driver recruitment form

Phone Telepon driver yang dapat dihubungi

Driver master record

Driver recruitment form

Location Daerah domisili driver

Driver master record

Driver recruitment form

Sex Jenis kelamin driver Driver master

record

Driver recruitment form

License number Nomor SIM driver Driver master record

Driver recruitment form

(27)

date driver form Languange Bahasa asing yang

dikuasai driver

Driver master record

Driver recruitment form

Languange level Tingkatan

kemampuan driver dalam menguasai bahasa asing Driver master record Driver recruitment form

Out of Town ( yes / no)

Kesediaan driver untuk bekerja diluar kota

Driver master record

Driver recruitment form

Overnight Ketersediaan driver untuk bekerja lembur Driver master record Driver recruitment form

Tabel 4.15 Input(s) - Driver

I. Secondary Products:

-

J. Participant:

Participant(s) (Actor) Function(s)

Operational staff -Mencatat driver ke dalam sistem SAP.

-Memaintain data driver. Tabel 4.16 Participants - Driver

(28)

K. Integration:

-

4.2.1.5 Create New Rental TimeSheet

(29)

Gambar 4.7 Rancangan User Interface –Rental Timesheet (2)

A. Parent Business Activity/Process: • Maintain master data.

• Rental transaction. • Rental Schedule. B. Description:

(30)

Proses ini mendukung pembuatan rental timesheet. C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

Car Rental Timesheet record

Data kontrak, driver, mobil yang bersangkutan dengan kontrak dimasukan ke dalam sistem SAP.

Operational staff

Tabel 4.17 Primary Products – Rental Timesheet

D. Trigger(s):

Adanya kebutuhan untuk mengelola mobil dan driver untuk memenuhi pesyaratan kontrak.

E. Sub-process:

Manage / display Rental Timesheet, untuk mengaupdate atau menampilkan data timesheet.

F. Standart Path Event/Activities:

Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mengelola kontrak yang ada dengan meng-assign mobil dan driver. Operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down

(31)

list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, maka staff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet.

G. Alternative Path Event/Activities: -

H. Input(s):

Inputs Description

Sources of Inputs

Technical Non-technical

Contract Number Nomor kontrak. Contract master record

Timesheet form

Document date. Waktu dokumen driver dibuat

Date Timesheet form

License Plate Nomor polisi mobil Car master record Timesheet form Driver’s Employee Number Nomor induk pegawai driver. Driver master record Timesheet form

Tabel 4.18 Input(s) - Rental Timesheet

I. Secondary Products:

Secondary Products Description Customer of Products

Driver status changed Status driver yang terpilih berubah dari waiting list menjadi unavailable. Status

(32)

driver yang tidak terpilih berubah dari waiting list menjadi available.

Car status changed Status mobil yang terpilih berubah dari available menjadi unavailable.

Operational staff

Contract records changed Perubahan di rental schedule, seperti penggantian start date/end date/ license plate/etc akan menyebabkan perubahan pada detail kontrak dan jumlah kontrak.

Finance department

Tabel 4.19 Secondary Products – Rental Timesheet J. Participant:

Participant(s) (Actor) Function(s)

Operational staff -Mencatat driver ke dalam sistem SAP.

-Memaintain data driver.

-menghubungi Contract Administrator ketika melakukan perubahan dalam Rental Timesheet. Tabel 4.20 Participants – Rental Timesheet

(33)

K. Integration: -

4.2.2 Create/Manage Maintenance Timesheet

(34)
(35)
(36)

Gambar 4.11 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (4)

A. Parent Business Activity/Process: • Maintain master data.

• Rental transaction. • Maintenance. B. Description:

(37)

C. Primary Products:

Primary Products Description Customer of Products

Maintenance Timesheet Record

Data mobil, inventory good issue, dan replacement

yang bersangkutan dimasukan kedalam SAP

Dispatcher staff

Tabel 4.21 Primary Products – Maintenance Timesheet

D. Trigger(s):

Adanya kebutuhan untuk mengelola pendataan mobil dan good issue inventory dalam melakukan maintenance dan replacement mobil.

E. Sub-process: -

F. Standart Path Event/Activities:

Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada

(38)

maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. G. Alternative Path Event/Activities:

-

H. Input(s):

Inputs Description

Sources of Inputs

Technical Non-technical

Document Date Tanggal pembuatan maintenance sheet. Date Maintenance Timesheet form Rental schedule number Nomor rental schedule yang terkait. Rental schedule master data Maintenance Timesheet form

Damage Besar kerusakan

yang terjadi (low/medium/high)

Damage type Maintenance Timesheet form Description Keterangan tambahan tentang kerusakan yang - Maintenance Timesheet form

(39)

terjadi Start Date (Maintenance) Tanggal mulai maintenance Date Maintenance Timesheet form End Date (Maintenance) Terdapat selesai maintenance Date Maintenance Timesheet form Replacement (yes/no)

Apakah mobil akan diganti dengan mobil lain?

- Maintenance Timesheet form

Reason Alasan penggantian mobil

- Maintenance Timesheet form

Used (yes/no) Apakah inventory digunakan untuk maintenance?

- Maintence timesheet form.

Quantity Jumlah inventory yang digunakan - Maintenance timesheet form. License Plate number (Replacement)

Nomor polisi mobil pengganti

- Maintence timesheet form.

Start date Tanggal mobil pengganti dimulai

date Maintenance timesheet form.

End date Tanggal akhir asli/ original mobil yang di-replace

date Maintenance timesheet form.

(40)

seharusnya dipakai.

Tabel 4.22 Input(s) – Maintenance Timesheet

I. Secondary Products:

Secondary Products Description Customer of Products

Rental schedule timesheet changed

End date dari mobil yang harus diganti di rental schedule berubah dari end date awal menjadi (start date-1) mobil pengganti.

Operational staff

Car status changed Status mobil yang di maintenance dari non-aviable berubah menjadi on maintenance

Operational staff

Tabel 4.23 Secondary Products – Maintenance Timesheet

J. Participant:

Participant(s) (Actor) Function(s)

Dispathcer staff -mendata inventory yang digunakan untuk replacement

-menghubungi operational staff ketika terjadi perubahan /maintenance timesheet baru dibuat.

(41)

Operational staff -Memasukan data mobil replacement -Memasukan data mobil yang maintenance

Technicians -mengisi maintenance timesheet

form.

-Menentukan jenis maintenance yang diperlukan

Tabel 4.24 Participants – Maintenance Timesheet

K. Integration: -

4.3 Diagram Alur Aktivitas yang Diperbaharui

Diagram ini mendokumentasikan alur aktivitas/event untuk proses bisnis atau sub-proses. 4.3.1 Proses Kontrak

4.3.1.1 Create New Contract

Create New Contract merupakan proses yang mendukung pencatatan kontrak baru dengan konsumen/vendor. Proses dimulai ketika calon client menawarkan kerja sama dengan PT. Abhitrans. Ketika mendapat penawaran kerjasama, finance staff akan mencetak laporan keuangan dari sistem SAP B1 untuk diserahkan kepada client. Apabila lolos, top manager PT. Abitrans akan mengikuti proses Pra-Bid berupa presentasi mengenai draft contract yang diminta oleh client. Setelah mendapat draft dan penjelasannya, top manager akan menghitung total nilai kontrak untuk diajukan kepada client.

(42)

Apabila client menyetujui kontrak yang diajukan, maka top manager dari PT. Abhitrans dan pihak client akan menandatangai perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak tersebut dipegang oleh pihak client dan PT. Abhitrans. Ketika kontrak telah di tandatangai, maka contract administrator akan membuka Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.

(43)
(44)

4.3.1.2 Create New Driver Vacancy

Proses dimulai ketika contract administrator mendapat kontrak baru yang berisi kualifikasi driver yang diperlukan. Maka contract administrator akan mengabarkan kepada operational staff akan adanya kebutuhan diver baru. Ketika mengetahui kebutuhan akan diver baru, operational staff akan mengentri data kualifikasi driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari.

(45)

4.3.1.3 Profile MatchUp

Proses dimulai ketika operational staff memerlukan driver yang sesuai untuk memenuhi suatu perjanjian kontrak. Operational staff akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan, document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list.

Gambar 4.14 Activity Diagram Recommendation – Profile MatchUp

(46)

Proses dimulai ketika lowongan kerja sebagai driver dibuka, pelamar akan mendatangi operational staff untuk melamar kerja. Ketika data pelamar telah diterima, maka operational staff akan melakukan wawancara untuk mengetahui lebih lanjut kemampuang pelamar. Apabila kemampuan dinilai baik, maka operational staff akan menghubungi pelamar untuk mempersiapkan diri apabila dipanggil bekerja. Setelah mengabarkan, operational staff akan menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.

(47)
(48)

4.3.1.5 Create New Rental Timesheet

Proses dimulai ketika operational staff mendapat informasi kontrak baru, maka akan dibuat Rental Timesheet. Pertama-tama operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, makastaff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet.

Setelah rental timesheet selesai, maka akan diserahkan kepada contrat administrator untuk pengecekan kebenaran rental timesheet tersebut dan apabila terjadi perubahan pada perjanjian kontrak yang mempengaruhi rental timesheet. Apabila rental timesheet sudah dianggap benar, maka rental timesheet akan diberikan kepada driver yang bersangkutan.

Ketika waktu yang ditentukan untuk pengiriman telah tiba, dispatcher staff akan memeriksa mobil yang akan dibawa dan membuat STTK (Surat Tanda Terima Kendaraan) yang akan ditandatangai oleh driver yang bertugas sesuai dengan rental timesheet. Setelah mendatangani STTK, driver akan membawa mobil kepada client dan melaksanakan tugas sesuai kontrak.

(49)
(50)

4.3.2 Create New Maintenance Timesheet

Maintenance TimeSheet dilakukan ketika maintenance/service dilaksanakan dipool. Proses dimulai ketika driver meminta maintenance atas mobil yang dikendarai. Dispatcher staff akan menjadwalkan maintenance. Ketika waktu maintenance tiba, mobil akan dibawa ke pool lalu technician akan melakukan maintenance serta mengambil inventory yang dibutuhkan, selain itu technician akan melaporkan pelaksanaan maintenance kepada dispatcher staff. Ketika mendapat laporan, dispatcher staff akan mengisi Maintenance TimeSheet Form yang telah disediakan. Form ini kemudian akan diberikan kepada operational staff untuk dimasukan kedalam sistem.

Ketika mendapat Maintenance TimeSheet Form yang sudah diisi, Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya.

Ketika perbaikan telah selesai, maka technician akan mengabarkan driver bahwa mobil sudah dapat diambil. Driver akan datang mengambil mobil yang telah selesai dimaintenance dan apabila terdapat replacement, driver juga akan mengembalikan mobil replacement disaat yang sama.

(51)

Gambar 4.17 Activity Diagram Recommendation - Replacement 4.4 Laporan yang Di-customized

(52)

4.4.1.1 Contract Report

Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan kontrak-kontrak yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci kontrak-kontrak yang dibuat.

No. Field’s Name Description

1. Contract Number Nomor kontrak.

2. Vendor name Nama konsumen.

3. Vendor ID Id konsumen.

4. Contract Type Tipe kontrak.

5. Original value Jumlah awal kontrak.

6. Changes Jumlah perubahan terhadap

kontrak.

7. Revised Value Jumlah total termasuk perubahan. 8. Contract Date Tanggal kontrak dibuat

9. Validity Period Periode validnya kontrak 10. Contract Status Status kontrak

(53)

4.4.1.2 Driver Vacancy Report

Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan lowongan yang dibuat untuk kontrak yang terkait selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci lowongan-lowongan yang telah dibuat.

No. Field’s Name Description

1. Contract Number Nomor kontrak.

2. Vacancy no. Nomor lowongan

3. Vacancy description Deskripsi lowongan. 3. Vacancy date Tanggal lowongan dibuat. 4. Validity Period Periode validnya lowongan. 5. Vacancy Status Status lowongan.

Tabel 4.25 Report Recommendation – Driver Vacancy

4.4.1.3 New Driver Report

Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan arus masuk driver baru yang direkrut oleh perusahaan selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan semua driver dan status driver yang masuk dalam periode tertentu.

No. Field’s Name Description

1. First Name Nama depan driver.

2. Last Name. Nama akhir driver.

3. Address Alamat driver.

3. Birthdate Tanggal lahir driver.

(54)

5. Location Daerah domisili driver.

6. NIP Nomor induk pegawai.

7. Sex Jenis kelamin driver.

8. License No. Nomor SIM driver.

9. License Exp. Date Masa habis driver. 11. Driver Status Status driver.

12. Start Date Tanggal masuk driver. Tabel 4.26 Report Recommendation - Driver

4.4.1.4 Rental Timesheet Report

Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan jadwal dan schedule rental berdasarkan kontrak yang telah ada. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci jadwal rental beserta dengan mobil, driver yang digunakan.

No. Field’s Name Description

1. Contract Number Nomor kontrak.

2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet.

3. Customer ID. Id konsumen.

4. Customer name. Nama konsumen.

5. Document Date. Tanggal rental timesheet dibuat. 6. Rental timesheet status. Status rental timesheet.

(55)

4.4.2 Maintenance Timesheet Report

Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan keterangan maintenance mobil yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci maintenance timesheet yang dibuat.

No. Field’s Name Description

1. Contract Number Nomor kontrak.

2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet. 3. Maintenance Timesheet number. Nomor maintenance timesheet. 4. Document Date. Tanggal maintenance timesheet

dibuat.

5. Maintenance timesheet status. Status maintenance timesheet. Tabel 4.28 Report Recommendation – Maintenance Timesheet

Figur

Tabel 4.3 Primary Products-Contract

Tabel 4.3

Primary Products-Contract p.12
Tabel 4.5 Secondary Products- Contract

Tabel 4.5

Secondary Products- Contract p.14
Tabel 4.6 Praticipants - Contract

Tabel 4.6

Praticipants - Contract p.15
Tabel 4.9 Participants – Job Vacancy

Tabel 4.9

Participants – Job Vacancy p.19
Gambar 4.3 Rancangan User Interface – Profile MatchUp (1)

Gambar 4.3

Rancangan User Interface – Profile MatchUp (1) p.20
Tabel 4.10 Primary Products – Profile MatchUp

Tabel 4.10

Primary Products – Profile MatchUp p.21
Gambar 4.5 Rancangan User Interface - Driver

Gambar 4.5

Rancangan User Interface - Driver p.24
Tabel 4.15 Input(s) - Driver

Tabel 4.15

Input(s) - Driver p.27
Gambar 4.6 Rancangan User Interface – Rental Timesheet (1)

Gambar 4.6

Rancangan User Interface – Rental Timesheet (1) p.28
Gambar 4.7 Rancangan User Interface –Rental Timesheet (2)

Gambar 4.7

Rancangan User Interface –Rental Timesheet (2) p.29
Tabel 4.17 Primary Products – Rental Timesheet

Tabel 4.17

Primary Products – Rental Timesheet p.30
Tabel 4.18 Input(s) -  Rental Timesheet

Tabel 4.18

Input(s) - Rental Timesheet p.31
Tabel 4.19 Secondary Products – Rental Timesheet  J.  Participant:

Tabel 4.19

Secondary Products – Rental Timesheet J. Participant: p.32
Tabel 4.20 Participants – Rental Timesheet

Tabel 4.20

Participants – Rental Timesheet p.32
Gambar 4.8 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (1)

Gambar 4.8

Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (1) p.33
Gambar 4.9 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (2)

Gambar 4.9

Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (2) p.34
Gambar 4.10 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (3)

Gambar 4.10

Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (3) p.35
Gambar  4.11 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (4)

Gambar 4.11

Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (4) p.36
Tabel 4.21 Primary Products – Maintenance Timesheet

Tabel 4.21

Primary Products – Maintenance Timesheet p.37
Tabel 4.22 Input(s) – Maintenance Timesheet

Tabel 4.22

Input(s) – Maintenance Timesheet p.40
Tabel 4.24 Participants – Maintenance Timesheet

Tabel 4.24

Participants – Maintenance Timesheet p.41
Gambar 4.12  Activity Diagram Recommendation- Contract

Gambar 4.12

Activity Diagram Recommendation- Contract p.43
Gambar 4.13 Activity Diagram Recommendation – Driver Vacancy

Gambar 4.13

Activity Diagram Recommendation – Driver Vacancy p.44
Gambar 4.14 Activity Diagram Recommendation – Profile MatchUp

Gambar 4.14

Activity Diagram Recommendation – Profile MatchUp p.45
Gambar 4.15 Activity Diagram Recommendation - Driver

Gambar 4.15

Activity Diagram Recommendation - Driver p.47
Gambar 4.16 Activity Diagram Recommendation – Rental Timesheet

Gambar 4.16

Activity Diagram Recommendation – Rental Timesheet p.49
Gambar 4.17 Activity Diagram Recommendation - Replacement  4.4  Laporan yang Di-customized

Gambar 4.17

Activity Diagram Recommendation - Replacement 4.4 Laporan yang Di-customized p.51
Tabel 4.25 Report Recommendation – Driver Vacancy

Tabel 4.25

Report Recommendation – Driver Vacancy p.53
Tabel 4.26 Report Recommendation - Driver

Tabel 4.26

Report Recommendation - Driver p.54
Tabel 4.28 Report Recommendation – Maintenance Timesheet

Tabel 4.28

Report Recommendation – Maintenance Timesheet p.55

Referensi

Pindai kode QR dengan aplikasi 1PDF
untuk diunduh sekarang

Instal aplikasi 1PDF di