PETA JALAN (ROAD MAP) REFORMASI BIROKRASI TAHUN PUSAT PENELITIAN BIOMATERIAL LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

(1)

(2)

PETA JALAN (ROAD MAP)

REFORMASI BIROKRASI

TAHUN 2015-2019

PUSAT PENELITIAN BIOMATERIAL

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

“

MENJADI PUSAT PENELITIAN TERDEPAN DALAM PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN BIOMATERIAL DAN MITRA STRATEGIS SEKTOR INDUSTRI

DALAM MENGHADAPI PERSAINGAN GLOBAL

”

PUSAT PENELITIAN BIOMATERIAL

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

(3)

Peta Jalan (Road Map) Reformasi Birokrasi Pusat Penelitian Biomaterial - LIPI

Tahun 2015-2019

ii

KATA PENGANTAR

Peta Jalan (Road Map) Reformasi Birokrasi (RB) Pusat Penelitian (Puslit) Biomaterial - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) 2015-2019 ini disusun untuk memberikan pedoman dalam mengimplementasikan program reformasi birokrasi di lingkungan Puslit Biomaterial - LIPI. Peta jalan ini disusun dengan mengacu pada Peta Jalan LIPI dan hasil evaluasi pelaksanaan RB Puslit Biomaterial pada periode sebelumnya.

Penyusunan peta jalan merupakan kewajiban bagi setiap kementerian/lembaga, termasuk LIPI serta satuan-satuan kerja di bawahnya, termasuk Pusat Penelitian Biomaterial, dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik.

Peta jalan ini disusun agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan dan mengevaluasi program-program dan kegiatan-kegiatan RB di lingkungan Puslit Biomaterial - LIPI Tahun 2015-2019. Panduan ini masih dimungkinkan untuk dirubah dan disesuaikan dengan dinamika pelaksanaan tugas dan fungsi Puslit Biomaterial - LIPI.

Adanya Peta Jalan ini diharapkan dapat memacu peningkatan kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi di Puslit Biomaterial - LIPI.

Cibinong, Desember 2015 Pusat Penelitian Biomaterial - LIPI

(4)

Tahun 2015-2019 iii

DAFTAR ISI

1. RINGKASAN EKSEKUTIF………... 01 2. PENDAHULUAN………...… 03

3. KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI BIROKRASI………..….… 06

3.1 Program Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan) ... 06

a. Pencapaian ...………..…………...….….. 06

b. Rencana...………..………....…... 07

c. Kriteria Keberhasilan ...……….. 07

d. Agenda Prioritas ………...……….... 08

e. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggung Jawab dan Anggaran... 08

3.2 Program Penataan Tata Laksana ... 09

a. Pencapaian ...……….….….. 09

b. Rencana...……….………... 11

c. Kriteria Keberhasilan ...………... 12

d. Agenda Prioritas ………...………... 13

e. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggung Jawab dan Anggaran.. 13

3.3 Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur ………...……... 16

a. Pencapaian ...………..………..….. 16

b. Rencana...……….…... 18

c. Kriteria Keberhasilan ...…..………... 19

d. Agenda Prioritas ………...………... 20

e. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggung Jawab dan Anggaran .. 20

3.4 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik ……...……...……... 22

a. Pencapaian ...……….….. 22

b. Rencana...………... 23

d. Agenda Prioritas ………...……...……….... 24

3.5 Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja ………...……...……... 27

b. Rencana...………... 28

d. Agenda Prioritas ……….………...……….... 29

(5)

Tahun 2015-2019

iv

3.6 Program Penguatan Pengawasan ……...……...……... 30

b. Rencana...………... 31

d. Agenda Prioritas ……….…...……….... 32

3.7 Program Penataan dan Penguatan Organisasi ………... 34

b. Rencana...………... 34

c. Kriteria Keberhasilan ...……..………... 35

d. Agenda Prioritas ………....……...……….... 35

3.8 Program Penerapan Peraturan Perundang-undangan ……...……... 37

b. Rencana...………... 37

c. Kriteria Keberhasilan ...……..………... 38

d. Agenda Prioritas ………...……….... 38

(6)

Tahun 2015-2019 1

1. RINGKASAN EKSEKUTIF

Pusat Penelitian (Puslit) Biomaterial adalah salah satu Satuan Kerja (Satker) di bawah Kedeputian Ilmu Pengetahuan Hayati, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Dalam rangka melanjutkan pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB) LIPI, maka Puslit Biomaterial perlu melanjutkan penerapan Manajemen Perubahan seiring dengan perkembangan kondisi, situasi, dan tuntutan yang dihadapi baik dari eksternal maupun internal yang telah berubah, terutama karena terjadinya reorganisasi, dimana terjadi peningkatan eselon Puslit Biomaterial menjadi setingkat Eselon 2, dari organisasi sebelumnya Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial setingkat Eselon 3. Beberapa perubahan yang akan dilakukan meliputi (1) Aspek Strategis, antara lain mencakup Rencana Aksi, dan (2) Aspek Operasional, antara lain meliputi restrukturisasi dan perbaikan sistem kerja. Perubahan struktur dan sistem internal ini tentunya dengan mempertimbangkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) saat ini dan masa yang akan datang. Pembenahan unit-unit di dalam struktur dan sistem internal ini selain ditujukan untuk mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi saat ini, juga untuk meraih keberhasilan di masa depan.

Langkah-langkah Manajemen Perubahan yang dilakukan oleh Pulsit Biomaterial - LIPI dalam Peta Jalan (Road Map) Reformasi Birokrasi meliputi 8 area perubahan, yaitu (1) Organisasi, (2) Tatalaksana, (3) Peraturan Perundang-undangan, (4) Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur, (5) Pengawasan, (6) Akuntabilitas, (7) Pelayanan Publik, dan (8) Perbaikan Pola Pikir dan Budaya Aparatur. Kedelapan area perubahan tersebut dituangkan ke dalam 8 program yang terdiri dari 26 kegiatan. Selain itu, Puslit Biomaterial juga menetapkan Quick

Wins yang akan dicapai setiap tahunnya.

Program pertama adalah Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja, dengan kegiatan (1) membentuk Tim RB/ZI; (2) menyusun road map, mensosialisasikan dan menginternalisasikan program RB; (3) melakukan perubahan kedisiplinan dan profesionalisme melalui peran agent of change/role model.

Program ke dua adalah Penataan Tatalaksana dengan kegiatan (1) melakukan perbaikan dokumen dan menerapkan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang telah dimiliki oleh Puslit Biomaterial; (2) menginternalisasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 kepada seluruh pegawai Puslit Biomaterial; (3) mewujudkan akreditasi laboratorium pengujian menurut ISO 17025:2008; (4) menerapkan tata laksana organisasi

(7)

Tahun 2015-2019 2

berbasis elektronik atau e-government; (5) menerapkan kebijakan keterbukaan informasi publik dan monitoring evaluasinya.

Program ke tiga adalah Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur, dengan kegiatan (1) menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi; (2) memperbaiki dokumen uraian jabatan di lingkungan Puslit Biomaterial; (3) mengembangkan pegawai berbasis kompetensi; (4) melakukan pembinaan pegawai; (5) melakukan pemutakhiran data informasi kepegawaian.

Program ke empat adalah Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik, dengan kegiatan (1) melakukan perbaikan website Puslit Biomaterial dan ikut serta dalam pameran; (2) menyediakan sistem pelayanan jasa secara prima; (3) melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala; (4) menyediakan media pengaduan layanan; (5) menerapkan teknologi informasi dalam pemberian pelayanan dan perbaikannya.

Program ke lima adalah Penguatan Akuntabilitas Kinerja, dengan kegiatan (1) menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan Kinerja (PK); (2) menyusun Laporan Kinerja (LKJ) dan Laporan Tahunan (Laptah).

Program ke enam adalah Penguatan Pengawasan, dengan kegiatan (1) menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP); (2) melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian secara berkala; (3) menerapkan kebijakan tentang program antikorupsi, termasuk whistle blower system (WBS).

Program ke tujuh adalah Penataan dan Penguatan Organisasi dengan kegiatan (1) melakukan penataan kelembagaan sebagai satker binaan Kemenrsitekdikti untuk menjadi Pusat Unggulan Iptek (PUI) Lignoselulosa; (2) melakukan rotasi koordinator dan/atau anggota Tim Khusus di lingkungan Satker.

Program ke delapan adalah Penerapan Peraturan Perundang-undangan, dengan kegiatan mengkompilasi peraturan perundangan-undangan terkait kegiatan serta peraturan lain yang dikeluarkan oleh LIPI.

(8)

Tahun 2015-2019 3

2. PENDAHULUAN

Sebagai negara tropis dengan wilayah yang sangat luas, kekayaan dan sumber daya alam hayati (SDAH) yang sangat tinggi (mega bio-diversity) di Indonesia merupakan aset utama pembangunan berkelanjutan (sustainable development). SDAH tersebut tidak hanya dilindungi, tetapi juga dapat dimanfaatkan untuk kemakmuran dan masa depan bangsa yang lebih baik, sehingga harus terus digali potensinya dan ditingkatkan nilai tambahnya. Eksploitasi SDAH yang sangat berlebihan (over-exploitation), terutama penebangan kayu dari hutan alam, mengakibatkan menurunnya kualitas lingkungan hidup dan ekosistem, serta kelangkaan dan kepunahan berbagai jenis flora, fauna dan mahluk hidup lainnya, sehingga mengancam terlaksananya pembangunan berkelanjutan di Indonesia.

Dalam kerangka pemanfaatan SDAH untuk pembangunan yang berkelanjutan, UPT Balai Penelitian dan Pengembangan (BPP) Biomaterial dibentuk dengan mengacu pada landasan hukum pembentukan UPT yaitu Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 1106/1994, tentang Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis, Unit Pelaksana Daerah, dan Unit Pelaksana Teknis Dinas. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial didirikan berdasarkan Keputusan Kepala LIPI No. 1020/M/2002 tanggal 12 Juni 2002 dan berada di bawah koordinasi Kedeputian Ilmu Pengetahuan Hayati (IPH). Untuk meningkatkan perannya, maka UPT BPP Biomaterial ditingkatkan statusnya menjadi Pusat Penelitian (Puslit) Biomaterial melalui Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Mei 2014. Puslit Biomaterial mempunyai tugas melakukan penelitian dan pengembangan di bidang biomaterial. Dalam melaksanakan tugasnya Puslit Biomaterial menyelenggarakan fungsi (a) penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program penelitian di bidang biomaterial; (b) penelitian di bidang biomaterial; (c) pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan penelitian di bidang biomaterial; dan (d) pelaksanaan urusan tata usaha.

Puslit Biomaterial mempunyai visi menjadi pusat penelitian terdepan dalam penelitian dan pengembangan biomaterial dan mitra strategis sektor industri dalam menghadapi persaingan global. Adapun misinya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan material unggul dan strategis dari bahan alam hayati dalam upaya meningkatkan nilai tambah, mencari bahan baku alternatif, mengembangkan proses ramah lingkungan dan melakukan

(9)

Tahun 2015-2019 4

kerjasama dengan pihak pengguna dalam rangka penerapan hasil penelitian dan pengembangan.

Dalam upaya mencapai visinya masih terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh Puslit Biomaterial, terutama dalam hal penataan tata laksana, penataan sistem manajemen sumberdaya manusia aparatur, penguatan akuntabilitas kinerja, peningkatan kualitas pelayanan publik, serta penataan pola pikir dan budaya kerja (manajemen perubahan).

Dalam hal tata laksana Puslit Biomaterial telah menerapkan dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 untuk lingkup kegiatan penelitian sejak Desember 2014. Hal ini sangat bermanfaat dalam pelaksanaan kegiatan penelitian di Puslit Biomaterial, namun masih perlu didukung dengan standar operasional dan prosedur (SOP) lainnya dalam hal pelaksanaan kegiatan-kegiatan lain yang belum tercakup dalam ISO tersebut. Dalam hal ini perlu dilakukan perbaikan terhadap SOP yang sudah ada. Disamping itu, agar lebih diakui di tingkat nasional maupun internasional, maka perlu dilakukan akreditasi terhadap laboratorium-laboratorium yang ada di Puslit Biomaterial, misalnya melalui ISO 17025:2008.

Dalam hal SDM aparatur, peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM merupakan agenda utama untuk mencapai kinerja organisasi yang lebih baik di masa yang akan datang. Peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM dilakukan melalui pendidikan formal (S1, S2 dan S3) dan pelatihan teknis baik hardskill maupun softskill di bidang alih teknologi dan komersialisasi, inovasi bisnis serta administrasi dan ketatausahaan.

Dalam bidang pengawasan terhadap pelaksanaan penyelenggaran tugas dan fungsinya, sistem pengawasan internal yang sudah berjalan tetap dilaksanakan dan ditingkatkan agar status opini audit BPK bagi Puslit Biomaterial “wajar tanpa perkecualian” (WTP) tetap dapat dipertahankan. Sistem pengawasan internal ini juga harus diupayakan untuk meningkatkan kinerja di bidang penelitian dan pengembangan serta alih teknologi sebagai core bussiness Puslit Biomaterial.

Dalam hal akuntabilitas kinerja, Puslit Biomaterial tidak boleh hanya cukup puas dengan nilai serapan anggaran yang tinggi, namun juga harus disertai dengan kinerja yang tinggi. Dengan demikian, hasil audit BPK terkait anggaran harus seiring dengan hasil audit kinerjanya. Serapan anggaran yang tinggi harus sesuai dengan capaian indikator-indikator kinerja kegiatan dalam penetapan kinerja.

(10)

Tahun 2015-2019 5

Dalam hal pelayanan publik, guna memperkuat posisi Puslit Biomaterial sebagai institusi penelitian yang kompeten yang hasilnya dapat dimanfaatkan oleh publik, Puslit Biomaterial harus membangun suatu sistem pelayanan publik yang mempermudah akses terhadap pemanfaatan hasil penelitian agar dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh

stakeholder. Hal tersebut dilakukan antara lain melalui tersedianya website, media

komunikasi eksternal, sarana pelayanan kerjasama secara online, serta tersedianya jasa dan informasi ilmiah hasil pengembangan bidang biomaterial.

Dalam hal memperbaiki pola pikir dan budaya kerja para aparatur, banyak pola pikir yang masih harus diperbaiki, terutama terkait pemanfaatan hasil penelitian dan pengembangan serta budaya kerja. Puslit Biomaterial berupaya menanamkan pola pikir bahwa hasil penelitian bukan sekedar untuk memberikan sumbangan peningkatan khasanah ilmiah saja melainkan juga harus memberi manfaat kepada masyarakat atau stakeholder, yaitu dapat diwujudkan secara nyata dalam skala komersial yang dapat diadopsi oleh para

stakeholder, sehingga dapat memberikan keuntungan ekonomi secara signifikan. Adapun

terkait budaya kerja masih perlu peningkatan dalam hal kedisiplinan, integritas, dan profesionalisme.

Seiring dengan upaya reformasi birokrasi yang telah dan tengah digalakkan oleh Pemerintah, maka Puslit Biomaterial senantiasa berupaya meningkatkan kinerja organisasi dengan mengacu pada 8 area perubahan reformasi birokrasi. Untuk itulah perlu disusun suatu rencana atau peta jalan (road map) reformasi birokrasi yang akan dijadikan acuan bagi Puslit Biomaterial dalam melaksanakan upaya perbaikan dan peningkatan kualitasnya sebagai institusi penelitian di bidang biomaterial yang profesional, berintegritas, akuntabel, transparan, dan melayani, sehingga dapat menjadi organisasi yang diakui di tingkat nasional maupun internasional, serta dapat memberikan pelayanan yang baik kepada para

(11)

Tahun 2015-2019 6

3. KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI BIROKRASI

3.1. Program Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan) a. Pencapaian

Pola pikir telah berusaha ditanamkan sejak para peneliti merencanakan penelitiannya, sehingga yang dihasilkan tidak hanya berupa publikasi ilmiah untuk kepentingan masyarakat ilmiah, namun output berupa paten, paket teknologi dan prototipe produk yang juga dapat dimanfaatkan oleh stakeholder atau mitra kerjasama.

Sementara itu, budaya kerja pegawai membaik, antara lain dengan meningkatnya disiplin dalam menaati peraturan jam kerja sesuai dengan Peraturan Kepala LIPI No.03/E/2012. Ketidakhadiran tercatat dalam formulir Permohonan Ijin/Pemberitahuan dan pada sms center yang disediakan untuk membantu memfasilitasi tercatatnya keterangan pegawai yang tidak hadir.

Perubahan pola pikir dilakukan perlahan-lahan dan sedikit demi sedikit melalui kegiatan monitoring dan evaluasi, seminar atau pertemuan mingguan, rapat bulanan satker, seminar ekspose hasil penelitian, dan Rapat Kerja. Kondisi saat ini terkait pola pikir dan budaya kerja serta permasalahannya disajikan pada Tabel 1.

Tabel 1. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait penataan pola pikir dan budaya kerja (manajemen perubahan) di Puslit Biomaterial

KONDISI SAAT INI PERMASALAHAN

1. Telah dilakukan upaya menanamkan pola pikir untuk melakukan penelitian yang bersifat BSN (Besar, Signifikan, Nyata) kepada

peneliti.

2. Pegawai telah cukup disiplin dalam menaati peraturan jam kerja sesuai dengan Peraturan Kepala LIPI No.03/E/2012. Ketidakhadiran tercatat dalam formulir Permohonan

Ijin/Pemberitahuan dan pada sms center yang disediakan untuk membantu memfasilitasi tercatatnya keterangan pegawai yang tidak hadir.

1. Pola pikir peneliti dalam melakukan kegiatan litbang masih berfokus untuk

menghasilkan tulisan dan paten 2. Budaya disiplin telah

meningkat tapi masih harus diperbaiki

(12)

Tahun 2015-2019 7

b. Rencana

Rencana yang yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan pada Program Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan) adalah:

- Membentuk Tim RB dan zona integritas (ZI) agar pelaksanaan RB dan pembanganan ZI dapat terkoordinasikan dengan lebih baik.

- Menyusun road map, menginternalisasi serta menyosialisasikan program RB agar tersedia dokumen acuan pelaksanaan RB yang dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai.

- Melakukan perubahan kedisiplinan dan profesionalisme melalui peran agen perubahan (agent of change) atau role model agar pegawai mempunyai model panutan yang dapat mengubah pola pikir ke arah yang lebih baik, baik dalam hal disiplin kerja maupun menetapkan dan mencapai sasaran kinerja.

c. Kriteria Keberhasilan

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan) disajikan pada Tabel 2.

Tabel 2. Kriteria keberhasilan Program Penataan Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan) di Pusat Penelitian Biomaterial

No. Kegiatan Kriteria Keberhasilan

Outputs Outcomes 1 Membentuk Tim RB/ZI Terbentuknya Tim RB/ZI Setiap personal mengetahui jobdesk masing-masing Terbitnya SK Tim RB/ZI

2 Menyusun road map, mensosialisasikan dan menginternalisasikan program RB

Dokumen Roadmap RB Setiap pegawai memahami dan melaksanakan RB sesuai Roadmap Tersosialisasikannya Program RB 3 Melakukan perubahan kedisiplinan dan profesionalisme melalui peran agent of change /

role model

Persentase atau jumlah pemenuhan jam kerja

Terciptanya budaya kerja yang lebih baik dalam hal disiplin waktu, profesionalisme, transparansi dan pencapaian target kinerja Nilai capaian SKP pegawai

Nilai capaian kinerja Pusat Penelitian Biomaterial

(13)

Tahun 2015-2019 8

d. Agenda Prioritas

- Membentuk Tim RB/ZI

- Melakukan perubahan kedisiplinan dan profesionalisme melalui peran agent of

change/ role model.

e. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggung Jawab dan Anggaran

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1.1

Membentuk Tim RB/ZI

Penanggung Jawab: Kepala Puslit Anggaran: Rp. 1.000.000,- Perencanaan (P): Persiapan pembentukan Tim RB/ZI x x x x x Pelaksanaan (D): Pembentukan Tim RB/ZI x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Mengevaluasi jobdesk Tim RB/ZI

x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melakukan monitoring

x x x x x

1.2

Menyusun road map, mensosialisasikan dan menginternalisasikan program RB

Penanggung Jawab: Kepala Bagian Tata Usaha, Tim RB Anggaran: Rp. 5.000.000,-

Perencanaan (P): Menyusun Roadmap RB serta jadwal dan materi untuk sosialisasi RB x x x x x x Pelaksanaan (D): Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi RB melalui rapat mingguan dan bulanan x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi penerapan RB setiap 3 bulan pada acara Pertemuan Bulanan

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melakukan perbaikan dan koreksi terhadap kekurangan dalam penerapan RB

1.3

Melakukan perubahan kedisiplinan dan profesionalisme melalui peran agent of change / role

model

(14)

Tahun 2015-2019 9

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Anggaran: Rp. 10.000.000,-

Perencanaan (P): Menyusun perencanaan

perubahan dalam hal: - Kedisiplinan waktu dan kerja - Transparansi akuntabilitas anggaran - Komitmen pimpinan dalam menerapkan RB x x Pelaksanaan (D): Setiap pejabat struktural memberikan contoh perubahan secara langsung x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Evaluasi pelaksanaan perubahan melalui kuesioner x x x x

Tindak Lanjut (A): Melakukan perbaikan

sesuai hasil evaluasi

x x x x x x x x x x x x x

3.2. Program Penataan Tata Laksana a. Pencapaian

Sejak tahun 2009 ketika masih berstatus organisasi setingkat Eselon III (UPT Balai Litbang Biomaterial) LIPI telah dilakukan perubahan dan pembenahan tatakelola secara signifikan, terutama dalam (1) pengelolaan keuangan, (2) pengelolaan aset dan barang persediaan, serta (3) pelaksanaan kegiatan penelitian. Dalam bidang keuangan, pembaharuan dilakukan dengan memanfaatkan sistem informasi untuk pembuatan database khususnya untuk sistem pelaporan keuangan, sehingga memungkinkan proses pengajuan uang untuk keperluan kegiatan penelitian dan operasional perkantoran serta proses adminstrasi pertanggungjawabannya dapat dilakukan secara akurat. Dengan cara ini, pengelolaan keuangan di Puslit Biomaterial menjadi lebih akuntabel, demikian juga kegiatan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan lebih mudah dan lebih efektif. Sistem informasi pengelolaan aset telah

(15)

Tahun 2015-2019 10

dimanfaatkan secara optimal sehingga dapat dengan mudah digunakan untuk keperluan monitoring, penambahan maupun penghapusan aset. Hal ini sangat dibutuhkan untuk memudahkan dalam perencanaan dan pengelolaan sarana penelitian. Dengan diterapkannya sistem informasi berbasis komputer, pengelolaan administrasi yang semula kurang efisien dan efektif telah dapat ditingkatkan secara signifikan, sehingga dalam audit BPK RI pada tahun 2011, 2012, dan 2013 UPT Balai Litbang Biomaterial LIPI memperoleh predikat Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) baik yang menyangkut pertanggungjawaban keuangan maupun pengelolaan aset dan barang persediaan. Puslit Biomaterial telah menerapkan ISO 9001:2008 sejak 26 Juni 2014 dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 untuk lingkup Kegaiatan Penelitian Bidang Biomaterial pada bulan Desember 2014.

Pusat Penelitian Biomaterial telah mempunyai Standar Opreasional dan Prosedur (SOP) yang sudah dirintis penyusunannya sejak tahun 2011, ketika masih bernama UPT Balai Litbang Biomaterial. SOP tersebut masih terus dalam proses perbaikan. Pada SOP telah diatur mengenai Penatausahaan Kepegawaian, Penatausahaan Keuangan, Penatausahaan Bagian Umum, Penatausahaan Pelayanan Jasa dan Informasi, serta Penatausahaan Sarana Penelitian.

Dalam tata kelola kepegawaian telah disediakan sistem pencatatan kehadiran digital, sehingga dapat diakses maupun dikelola dengan mudah, misalnya untuk penghitungan uang makan dan tunjangan kinerja yang dikaitkan dengan kehadiran. Adapun disposisi tugas dan penyampaian informasi yang berhubungan dengan kedinasan di lingkungan Puslit Biomaterial telah dilakukan mengikuti Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) melalui Intra LIPI.

Kondisi saat ini terkait penataan tata laksana serta permasalahannya disajikan pada Tabel 3.

(16)

Tahun 2015-2019 11

Tabel 3. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait penataan tata laksana di Pusat Penelitian Biomaterial

1. Telah tersedia dokumen Standar Operasional dan Prosedur (SOP)

2. Telah tersedia Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk lingkup Kegiatan Penelitian Bidang Biomaterial 3. Telah dilakukan pembenahan tata kelola

secara signifikan, terutama dalam (1) pengelolaan keuangan, (2) pengelolaan aset dan barang persediaan, serta (3) pelaksanaan kegiatan penelitian. 4. Telah disediakan sistem pencatatan

kehadiran digital, sehingga dapat diakses maupun dikelola dengan mudah, misalnya untuk penghitungan uang makan dan tunjangan kinerja yang dikaitkan dengan kehadiran.

5. Telah dilakukan tata kelola naskah dinas secara elektronik melalui Intra LIPI 6. Telah dilakukan penataan ulang ruangan

dalam rangka optimalisasi gedung

Biomaterial, diantaranya pengadaan Ruang Laktasi dan Ruang Komputer Bersama

1. SOP yang dimiliki belum sempurna, masih terdapat beberapa kekurangan 2. Pelaksanaan sistem manajemen mutu

harus terus menerus

diinternalisasikan dan dimonitor 3. Proses pengelolaan keuangan, aset

dan barang persediaan serta kegiatan penelitian masih perlu dimonitor terus menerus.

4. Masih perlu perbaikan sistem pencatatan pemenuhan jam kerja di luar sistem pencatatan digital. 5. Belum semua pejabat struktural dan

pegawai membaca disposisi melalui TNDE di Intra LIPI.

6. Masih terdapat ruangan di Puslit Biomaterial yang penggunaannya belum maksimal

7. Terbatasnya sarana dan prasarana Pengolah Data, Jaringan Informasi dan Laboratorium

8. Bengkel mekanik membutuhkan

workshop untuk menampung

peralatan

9. Ruang seminar yang belum memenuhi persyaratan.

10. Hanya tersedia 1 buah kendaraan dinas roda 4.

b. Rencana

Rencana yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan terkait penataan tata laksana di Puslit Biomaterial adalah:

- Melakukan perbaikan dan menerapkan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang telah dimiliki oleh Puslit Biomaterial, sehingga kegiatan sehari-hari yang dilakukan di Puslit Biomaterial ada panduannya yang jelas, yaitu berdasarkan SOP yang sudah disepakati bersama.

- Menginternalisasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang sertifikatnya telah diperoleh pada bulan Desember 2014, kepada seluruh civitas Puslit

(17)

Tahun 2015-2019 12

Biomaterial, supaya sertifikat ISO 9001:2008 dapat dipertahankan serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan, terutama kegiatan-kegiatan penelitian, sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang ditetapkan.

- Mewujudkan akreditasi laboratorium pengujian menurut ISO 17025:2008, sehingga beberapa laboratorium di Puslit Biomaterial dapat terakreditasi berdasarkan ISO 17025:2008 yang pada akhirnya dapat meningkatkan pelayanan jasa pengujian biomaterial.

- Menerapkan tata laksana organisasi berbasis elektronik atau e-government agar proses bisnis organisasi terlaksana dengan lebih efektif dan efisien

- Menetapkan kebijakan keterbukaan informasi publik dan monitoring evaluasinya agar publik dapat terlayani dengan baik melalui ketersediaan informasi publik

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Penataan Tata Laksana disajikan pada Tabel 4.

Tabel 4. Kriteria keberhasilan Program Penataan Tata Laksana di Pusat Penelitian Biomaterial

Outputs Outcomes

1 Melakukan perbaikan dokumen dan

menerapkan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang telah dimiliki oleh Puslit Biomaterial

Dokumen SOP Penelitian, Pelayanan Publik serta Administrasi Keuangan, Kepegawaian dan Umum Puslit Biomaterial Terselenggaranya kegiatan yang lebih teratur dan sesuai dengan prosedur

2 Menginternalisasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 kepada seluruh pegawai Puslit Biomaterial

Perpanjangan sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 Termanfaatkannya hasil penelitian oleh masyarakat atau stakeholder Dokumen tingkat kepuasan pelanggan, baik internal maupun eksternal.

(18)

Tahun 2015-2019 13

Outputs Outcomes 3 Mewujudkan akreditasi laboratorium pengujian menurut ISO 17025:2008 Dokumen sistem manajemen laboratorium pengujian sifat fisik mekanik kayu dan bahan komposit berdasarkan ISO 17025:2008

Peningkatan kualitas pelayanan pengujian sifat fisik mekanik kayu dan bahan komposit kepada stakeholder

Laboratorium pengujian yang terkreditasi ISO 17025:2008

4 Menerapkan tata laksana organisasi berbasis

elektronik atau

e-government

Informasi atau data berbasis elektronik yang dapat diakses dengan mudah dan cepat

Proses bisnis organisasi terlaksana dengan lebih efektif dan efisien

5 Menerapkan kebijakan keterbukaan informasi publik dan monitoring evaluasinya

Informasi publik tersedia pada website Puslit Biomaterial atau sarana lainnya

Terlayaninya publik dengan baik melalui ketersediaan informasi publik

- Melakukan perbaikan dokumen SOP

- Menginternalisasikan SMM ISO 9001:2008

- Mewujudkan akreditasi laboratorium berdasarkan ISO 17025:2008.

- Menerapkan tata laksana organisasi berbasis elektronik atau e-government.

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 2.1

Melakukan perbaikan dokumen dan menerapkan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang telah dimiliki oleh Puslit Biomaterial

Penanggung Jawab: Tim SOP Anggaran: Rp. 5.000.000,- Perencanaan (P): Membentuk Tim SOP x Pelaksanaan (D): Melakukan kajian terhadap dokumen SOP yang ada dan melakukan perbaikan SOP

(19)

Tahun 2015-2019 14

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Pemantauan (C): Melakukan sosialisasi dan evaluasi pelaksanaan SOP x x x x

Tindak Lanjut (A): Menerapkan SOP secara konsisten

x x x x x x x x x x x x x x

2.2

Menginternalisasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 kepada seluruh pegawai Puslit Biomaterial

Penanggung Jawab: Kepala Bagian Tata Usaha, Tim ISO 9001:2008 Anggaran: Rp. 5.000.000,-

Perencanaan (P): Menyusun Tim dan rencana internalisasi ISO 9001:2008 x Pelaksanaan (D): Melakukan sosialisasi dan internalisasi pelaksanaan ISO 9001:2008 secara berkala melalui pertemuan bulanan Puslit Biomaterial x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi pelaksanaan dan dokumen ISO 9001:2008 secara berkala x x x x x Tindak Lanjut (A):Melaksanakan ISO 9001:2008 dan menindaklanjuti hasil evaluasi, serta melakukan perbaikan berkelanjutan x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2.3

Mewujudkan akreditasi laboratorium pengujian menurut ISO 17025:2008

Penanggung Jawab: Kepala Subbid Pengelolaan Hasil Penelitian, Tim ISO 17025:2008 Anggaran: Rp. 100.000.000,-

Perencanaan (P): Membentuk Tim ISO 17025:2008 x Pelaksanaan (D): Melakukan awareness dan sosialisasi. x Melakukan pelatihan penyusunan dokumen ISO 17025:2008 dan penyusunan dokumen ISO 17025:2008 x x

(20)

Tahun 2015-2019 15

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

Menyiapkan SDM, sarana dan prasarana, termasuk kalibrasi dan verifikasi alat

x x x Launching dan sosialisasi penerapan ISO 17025:2008 x Pelatihan audit internal serta pelaksanaan audit internal dan eksternal; x x x x x Pemantauan (C): Melakukan koreksi dan tinjauan manajemen x x x x x x x x x x x x Mengikuti uji profisiensi x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melaksanakan ISO 17025 secara konsisten

x x x x x x x x x x x x

2.4

Menerapkan tata laksana organisasi berbasis elektronik atau e-government

Penanggung Jawab: Pejabat Struktural, Pejabat Arsiparis Anggaran: Rp. 10.000.000,- Perencanaan (P): Menyusun rencana penerapan e-government x x Pelaksanaan (D): Menggunakan aneka sarana sistem informasi yang tersedia misalnya TNDE, simpeg, peneliti online, SIMAN dll x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi penerapan aneka sarana sistem informasi yang tersedia x x x x x

Tindak Lanjut (A): Memastikan seluruh sistem informasi digunakan dengan efektif x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2.5

Menerapkan kebijakan keterbukaan informasi publik dan monitoring evaluasinya

Penanggung Jawab: Kepala Bidang Pengelolaan dan Diseminasi Hasil Penelitian Anggaran: Rp. 5.000.000,-

(21)

Tahun 2015-2019 16

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

Perencanaan (P): Menyusun rencana pelaksanaan kebijakan keterbukaan

informasi publik dan monevnya x x Pelaksanaan (D): Menyajikan informasi publik sesuai yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan di ruang publik seperti website x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi kemutakhiran informasi publik yang ditampilkan x x x

Tindak Lanjut (A): Memelihara kemutakhiran informasi publik yang ditampilkan secara berkala x x x

3.3. Program Penataan Sistem Manajemen Sumberdaya Manusia Aparatur a. Pencapaian

Pusat Penelitian Biomaterial telah menyusun Daftar Kebutuhan Pegawai sampai dengan tahun 2019, meliputi jumlah dan kompetensinya. Jumlah pegawai mengalami peningkatan dari 17 orang PNS dan CPNS pada awal-awal berdirinya UPT Balai Litbang Biomaterial tahun 2003 menjadi 75 orang PNS dan CPNS pada akhir tahun 2010 dan 90 orang PNS dan CPNS (termasuk 3 orang yang bertugas di luar satker) pada Februari 2015, dengan komposisi 40 orang Peneliti, 17 orang Kandidat Peneliti, 7 orang Teknisi (Penelitian, Laboratorium dan Utilitas), dan 2 orang Pranata Komputer, serta 23 orang Tenaga Administrasi, Pengemudi dan Satpam. Selain itu terdapat 19 orang tenaga honorer yang bekerja sebagai pemelihara kebun dan kantor, pramubakti, satpam dan pengemudi. Peningkatan kompetensi pegawai, terutama peneliti dilakukan melalui pendidikan formal maupun informal, baik di dalam maupun di luar negeri. Dalam kurun waktu lima tahun terakhir terjadi peningkatan

(22)

Tahun 2015-2019 17

tingkat pendidikan pegawai dari semula 34 orang S1, 12 orang S2 dan 6 orang S3 pada tahun 2010 meningkat menjadi 24 orang S1, 27 orang S2 dan 10 orang S3 pada Februari 2015.

Komposisi peneliti di Puslit Biomaterial didominasi oleh jabatan fungsional Peneliti Pertama (20 orang) dan Peneliti Muda (14 orang) dengan usia 25-40 tahun. Adapun yang menduduki jabatan fungsional Peneliti Madya dan Peneliti Utama, masing-masing hanya 1 dan 5 orang (2 orang bertugas di luar Puslit Biomaterial), dan usia mereka sudah lebih dari 50 tahun. Dengan kondisi SDM tersebut maka program pengembangan SDM yang diutamakan adalah mendorong para Kandidat Peneliti dan Peneliti agar meningkatkan Jabatan Fungsionalnya, melanjutkan pendidikan formal, serta meningkatkan kualitas SDM pada umumnya melalui kegiatan pendidikan dan pelatihan teknis maupun bimbingan teknis.

Saat ini telah tersedia Uraian Jabatan dan Job Grading yang sudah divalidasi oleh Kemen-PAN dan RB dan BKN untuk seluruh jenis pekerjaan di struktur organisasi Puslit Biomaterial LIPI. Pedoman Standar Evaluasi Jabatan bertujuan agar setiap pegawai dapat meningkatkan pemahaman terhadap uraian jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab serta hasil kerja sesuai tugas dan fungsinya.

Selain Database Pegawai yang sudah dapat diakses di Simpeg LIPI, Puslit

Biomaterial juga telah berusaha membuat sistem Database Pegawai yang up to date, akurat, transparan dan akuntabel.

Kondisi saat ini terkait penataan sistem manajemen sumberdaya aparatur serta permasalahannya disajikan pada Tabel 5.

Tabel 5. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait penataan sistem manajemen sumberdaya aparatur di Pusat Penelitian Biomaterial

1. Telah disusun Daftar Kebutuhan Pegawai sampai dengan tahun 2019, meliputi jumlah dan kompetensinya.

2. Telah dilakukan peningkatan kompetensi pegawai, terutama peneliti, melalui pendidikan formal maupun informal, baik di dalam maupun di luar negeri.

3. Telah tersedia dokumen uraian jabatan dan

1. Adanya kesenjangan usia dan jenjang kepangkatan antara sebagian kecil peneliti utama dan sebagian besar peneliti muda dan peneliti pertama. 2. Masih ada sebagian PNS berstatus

Kandidat Peneliti, Kandidat Teknisi, Kandidat Pranata Komputer dan Fungsional Umum lainnya.

(23)

Tahun 2015-2019 18

job grading yang sudah divalidasi oleh

Kem PAN dan RB dan BKN untuk seluruh jenis pekerjaan dalam struktur organisasi. 4. Telah tersedia database pegawai yang up to

date dan akurat di Sistem Informasi

Pegawai (SIMPEG) LIPI.

5. Telah dilakukan peningkatan kualitas SDM melalui keikutsertaan dalam diklat,

workshop, maupun seminar.

6. Telah dilaksanakan Seminar Intern Rutin untuk memfasilitasi para peneliti dalam menyampaikan kegiatan penelitiannya dimulai dari rencana, proses, sampai dengan hasil.

7. Telah dilakukan kegiatan Jumat Sehat, yaitu kegiatan olah raga senam pagi.

3. Tingkat pendidikan sebagian peneliti masih S1, sehingga komposisi ideal S3 : S2 : S1 = 4 : 2 : 1 belum

tercapai.

4. Adanya rangkap jabatan fungsional peneliti dan jabatan struktural 5. Kurangnya partisipasi pegawai pada

kegiatan seminar intern dan Jum’at sehat.

b. Rencana

Rencana yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan terkait penataan sistem manajemen sumberdaya manusia aparatur di Puslit Biomaterial adalah:

- Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi, supaya organisasi mempunyai panduan dalm memenuhi kebutuhan pegawainya, baik dari segi jumlah, tingkat pendidikan maupun bidang ilmunya.

- Memperbaiki dokumen uraian jabatan di lingkungan Puslit Biomaterial supaya tersedia uraian jabatan yang lebih baik dan lebih jelas.

- Mengembangkan pegawai berbasis kompetensi agar tersedia SDM yang kompeten di bidangnya masing-masing.

- Melakukan pembinaan pegawai agar terjadi peningkatan disiplin pegawai di lingkungan Puslit Biomaterial.

- Melakukan pemutakhiran data informasi kepegawaian supaya pegawai maupun pimpinan lebih mudah dalam memperoleh data atau informasi pegawai yang diperlukan untuk berbagai keperluan seperti pemetaan pegawai secara umum maupun pemetaan pegawai dengan jabatan fungsional tertentu.

(24)

Tahun 2015-2019 19

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Penataan Sistem Manajemen Sumberdaya Aparatur disajikan pada Tabel 6.

Tabel 6. Kriteria keberhasilan Program Penataan Sistem Manajemen Sumberdaya Aparatur di Pusat Penelitian Biomaterial

Outputs Outcomes 1 Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi Dokumen daftar

kebutuhan pegawai Puslit Biomaterial

Tersedianya pegawai yang sesuai kebutuhan organisasi

2 Memperbaiki dokumen uraian jabatan di

lingkungan Puslit Biomaterial

Dokumen uraian jabatan Puslit Biomaterial

Terselenggaranya organisasi dengan lebih baik karena setiap pegawai memahami tugas yang melekat pada jabatan masing-masing 3 Mengembangkan pegawai berbasis kompetensi SDM yang kompeten di bidangnya masing-masing Terselenggaranya organisasi yang lebih baik karena setiap pegawai mempunyai kompetensi yang baik di bidangnya masing-masing

4 Melakukan pembinaan pegawai

Pegawai yang disiplin Terselenggaranya organisasi dengan lebih baik karena setiap pegawai mempunyai disiplin yang baik 5 Melakukan

pemutakhiran data informasi kepegawaian

Data informasi pegawai yang mutakhir

Pegawai dapat dengan mudah dan cepat mengakses data

infromasi pegawai yang mutakhir

Pimpinan dapat lebih mudah menyusun rencana pengembangan SDM

(25)

Tahun 2015-2019 20

- Mengembangkan pegawai berbasis kompetensi. - Melakukan pembinaan pegawai.

- Melakukan pemutakhiran data informasi kepegawaian.

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi

Penanggung Jawab: Kepala Subbag Kepegawaian dan Umum, Ketua Keltian Anggaran: Rp. 10.000.000,- Perencanaan (P): Menetapkan kebutuhan pegawai berdasarkan analisis dan evaluasi jabatan serta masukan dari setiap Kelompok Penelitian x x x x x Pelaksanaan (D): Melakukan penerimaan pegawai sesuai formasi yang didapat serta berdasarkan kebutuhan pegawai yang telah ditetapkan sebelumnya

x x x x x

Pemantauan (C) Melakukan evaluasi terhadap jumlah dan klasifikasi pegawai yang diterima setiap tahun, serta

melakukan revisi kebutuhan pegawai

x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melakukan revisi kebutuhan pegawai berdasarkan kebutuhan dan disesuaikan dengan realisasi pengadaan pegawai yang telah dicapai

x x x x x

3.2

Memperbaiki dokumen uraian jabatan di lingkungan Puslit Biomaterial

Penanggung Jawab: Kepala Subbag Kepegawaian dan Umum Anggaran: Rp. 3.000.000,- Perencanaan (P) Menelaah kembali dokumen uraian jabatan x x x x x

(26)

Tahun 2015-2019 21

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Pelaksanaan (D) Menyusun draft perbaikan dokumen uraian jabatan x x x x x x x x x Pemantauan (C) Melakukan kajian terhadap dokumen uraian jabatan hasil perbaikan

x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A) Melakukan sosialisasi uraian jabatan kepada seluruh pegawai x x x x x 3.3

Mengembangkan pegawai berbasis kompetensi

Penanggung Jawab: Kepala Subbag Kepegawaian, Ketua Keltian Anggaran: Rp. 100.000.000,-Perencanaan (P): Melakukan inventarisasi kebutuhan peningkatan kompetensi pegawai x x x x x Pelaksanaan (D): Menugaskan pegawai untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan sesuai dengan kompetensi masing-masing x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi terhadap pegawai yang telah menyelesaikan pendidikan dan pelatihan x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melakukan perbaikan dalam penugasan pegawai untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 3.4

Melakukan pembinaan pegawai

Penanggung Jawab: Pejabat Struktural, Ketua Keltian Anggaran: Rp. 3.000.000,-

Perencanaan (P) Menyusun rencana pembinaan pegawai, khususnya dalam hal disiplin x x Pelaksanaan (D) Melakukan sosialisasi peraturan x x x x x

(27)

Tahun 2015-2019 22

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

disiplin PNS Pemantauan (C) Memantau disiplin pegawai secara berkala x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A) Memberikan teguran kepada pegawai yang melanggar disiplin

3.5

Melakukan pemutakhiran data informasi kepegawaian

Penanggung Jawab: Kepala Subbag Kepegawaian, Tim TI Anggaran: Rp. 2.000.000,- Perencanaan (P): Menyusun jadwal pemutakhiran secara berkala x x x x x Pelaksanaan (D): Melakukan pemutakhiran data secara berkala x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi kemutakhiran data x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Memastikan data informasi

kepegawaian selalu mutakhir

3.4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik a. Pencapaian

Pusat Biomaterial LIPI telah melakukan pelayanan publik dengan mengakomodasi permintaan pelayanan dalam pendidikan melalui pembimbingan penelitian mahasiswa S1, S2 dan S3 serta siswa magang bagi tingkat SLTA. Pelayanan publik juga diberikan untuk kerjasama penelitian, pengujian dan karakterisasi bagi industri maupun lembaga pemerintah. Informasi pelayanan publik

ini perlu dioptimalisasi melalui website. Disamping itu, perlu juga ditetapkan standar

pelayanan publik, baik untuk proses bimbingan mahasiswa, jasa konsultasi maupun penyebaran informasi. Saat ini rumusan standar tersebut masih dalam proses penyempurnaan yang akan dituangkan dalam bentuk SOP.

Kondisi saat ini terkait peningkatan kualitas pelayanan pubik serta permasalahannya disajikan pada Tabel 7.

(28)

Tahun 2015-2019 23

Tabel 7. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait peningkatan kualitas pelayanan publik di Pusat Penelitian Biomaterial

1. Peningkatkan kualitas pelayanan publik dalam hal penyebaran informasi telah dilakukan melalui berbagai media komunikasi baik elektronik (website dan email) maupun cetak (brosur atau leaflet). 2. Kualitas pelayanan publik juga telah

ditingkatkan melalui pembuatan formulir-formulir kerjasama guna menertibkan administrasi kerjasama serta memberikan pelayanan yang tertib dan cepat kepada pihak luar.

3. Telah dilakukan sosialisasi kepada Satpam dan Penerima Tamu tentang tata cara penerimaan tamu yang baik

1. Produk hasil penelitian yang dilakukan oleh Puslit Biomaterial masih kurang dikenal oleh

masyarakat luas.

2. Belum ada tim khusus untuk melakukan pelayanan publik.

b. Rencana

Rencana yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan terkait penguatan akuntabilitas kinerja di Puslit Biomaterial adalah:

- Melakukan perbaikan website Puslit Biomaterial dan ikut serta dalam pameran agar tersedia website yang termutakhir dan informatif bagi stakeholder maupun masyarakat pada umumnya, sehingga sasaran diseminasi dapat lebih mudah tercapai.

- Menyediakan sistem pelayanan jasa secara prima agar dapat memenuhi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

- Melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala agar tercapainya pelayanan publik yang berkualitas.

- Menyediakan media pengaduan pelayanan agar tersedia media yang mudah diakses dan digunakan sehingga dapat tercapai pelayanan publik yang berkualitas.

- Menerapkan teknologi informasi dalam pemberian pelayanan dan perbaiknannya agar tersedia sistem informasi pelayanan yang baik, sehingga dapat tercapai pelayanan publik yang lebih efektif dan efisien.

(29)

Tahun 2015-2019 24

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik disajikan pada Tabel 8.

Tabel 8. Kriteria keberhasilan Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik di Pusat Penelitian Biomaterial

Outputs Outcomes

1 Melakukan perbaikan website Puslit

Biomaterial dan ikut serta dalam pameran

Website Puslit Biomaterial yang mutakhir dan informatif

Terciptanya Sistem Pelayanan

Terpadu/Sistem Informasi Pelayanan Publik dan sasaran diseminasi

Jumlah keikutsertaan dalam pameran

2 Menyediakan sistem pelayanan jasa secara prima

Dokumen SOP pelayanan prima dan SDM yang kompeten dalam pelayanan jasa

Terselenggaranya pelayanan jasa prima Tercapainya kepuasan pelanggan 3 Melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala Dokumen indikator kepuasan pelanggan Tercapainya

pelayanan publik yang berkualitas 4 Menyediakan media pengaduan layanan Media pengaduan layanan berupa SMS center Tercapainya

pelayanan publik yang berkualitas

5 Menerapkan teknologi informasi (TI) dalam pemberian pelayanan dan perbaikannya

Sistem informasi pelayanan

Tercapainya

pelayanan publik yang lebih efektif dan efisien

Sistem pelayanan menggunakan sistem TI

- Melakukan perbaikan website Puslit Biomaterial. - Menyediakan sistem pelayanan jasa secara prima. - Melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala.

(30)

Tahun 2015-2019 25

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 4.1

Melakukan perbaikan website Puslit Biomaterial dan ikut serta dalam pameran

Penanggung Jawab: Kepala Subbid Pengelolaan Hasil Penelitian, Tim TI Anggaran: Rp. 50.000.000,- Perencanaan (P): - Pembentukan tim pengelola website dan pameran - Pendataan produk riset dan hasil diseminasi x x x x x x x x x x Pelaksanaan (D): - Memperbaiki website - Mengikuti pameran x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): - Melakukan evaluasi kemutakhiran informasi dalam website - Melakukan evaluasi keikutsertaan dalam pameran x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Memperbaiki website dan keikutsertaan dalam pameran sesuai hasil evaluasi

x x x x x

4.2

Menyediakan sistem pelayanan jasa secara prima

Penanggung Jawab: Kepala Bidang Pengelolaan dan Diseminasi Hasil Penelitian Anggaran: Rp. 20.000.000,- Perencanaan (P): - Memetakan potensi layanan publik - Membuat SOP pelayanan publik x x x x x x Pelaksanaan (D): - Menyusun indikator layanan publik - Mengadakan pelatihan penerapan pelayanan prima - Meningkatkan kompetensi SDM yang terlibat dalam pelayanan publik x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi sistem pelayanan jasa x x x x

(31)

Tahun 2015-2019 26

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Tindak Lanjut (A): Memperbaiki sistem pelayanan jasa sesuai hasil evaluasi

x x x x x x x x x x x x

4.3

Melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala

Penanggung Jawab: Kepala Subbid Diseminasi dan Kerjasama Anggaran: Rp. 5.000.000,- Perencanaan (P): Merencanakan survei kepuasan pelanggan x x x x x Pelaksanaan (D): Melakukan survei kepuasan pelanggan x x x x x Pemantauan (C): Melakukan monitoring dan evaluasi kepuasan pelanggan x x x x x

Tindak Lanjut (A): Memperbaiki sistem sesuai hasil evaluasi

x x x x x x x x x x x x x x x x

4.4

Menyediakan media pengaduan layanan

Penanggung Jawab: Kepala Bidang Pengelolaan dan Diseminasi Hasil Penelitian, Tim TI Anggaran: Rp. 1.000.000,- Perencanaan (P): - Membentuk unit/tim penanganan pengaduan terkait pelayanan publik - Merencanakan pembentukan pusat pengaduan melalui SMS center (sekretariat) x x Pelaksanaan (P): - Menyusun SOP pengelolaan pengaduan terkait layanan publik - Membentuk tim evaluator terhadap kepatuhan - Menyusun sistem reward dan punishment bagi pelaksana layanan - Mengelola tindak lanjut hasil pengaduan x x x x x x x x x x x x x x

(32)

Tahun 2015-2019 27

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Pemantauan (C): - Melakukan evaluasi dokumen dan pelaksanaan SOP pengelolaan pengaduan - Melakukan evaluasi kepatuhan pelayanan publik - Melakukan evaluasi penanganan keluhan/masukan x x x x x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): - Memperbaiki pelaksanaan SOP dan kepatuhan pelayanan publik sesuai hasil evaluasi - Memperbaiki penanganan keluhan/masukan x x x x x x x x x x x x x x 4.5

Menerapkan teknologi informasi dalam pemberian pelayanan dan perbaikannya

Penanggung Jawab: Kepala Bidang Pengelolaan dan Diseminasi Hasil Penelitian, Tim TI Anggaran: Rp. 50.000.000,- Perencanaan (P): Merancang sistem teknologi informasi dalam pemberian pelayanan x x Pelaksanaan (D): Menerapkan sistem teknologi informasi pelayanan x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi sistem teknologi informasi x x x x

Tindak Lanjut (A): Memastikan penerapan sistem TI dalam pemberian pelayanan

x x x x x x x x x x x x x

3.5. Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja a. Pencapaian

Indikator Kinerja Kegiatan (IKK) Puslit Biomaterial LIPI telah direncanakan dan ditetapkan pada RKT dan PK setiap tahunnya. RKT dan PK ini selanjutnya menjadi

(33)

Tahun 2015-2019 28

pedoman pelaksanaan kegiatan penelitian maupun administratif pada tahun berjalan sesuai dengan dana, SDM dan peralatan yang tersedia untuk mendapatkan output dan

outcomes yang terukur. Output dari kegiatan ini selanjutnya menjadi bahan

penyusunan Laporan Teknik, Laporan Tahunan dan Laporan Kinerja (LKJ) pada akhir tahun. Namun demikian, akuntabilitas di bidang pengembangan komersialisasi produk unggulan maupun kerjasama yang menghasilkan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) saat ini masih perlu ditingkatkan.

Kondisi saat ini terkait penguatan akuntabilitas kinerja serta permasalahannya disajikan pada Tabel 9.

Tabel 9. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait penguatan akuntabilitas kinerja di Pusat Penelitian Biomaterial

1. Perencanaan kegiatan organisasi telah tersusun dalam dokumen perencanaan satker berupa Rencana Implementatif dan PK.

2. Kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja organisasi telah terdokumentasi dalam Laporan Keuangan (Bulanan, Triwulan, Semester dan Akhir Tahun), LKJ, dan Laporan Tahunan.

1. Masih kurangnya kesadaran pegawai dalam melaporkan kegiatan yang dilakukan di intra LIPI, sehingga pimpinan kadang kesulitan dalam melaporkan kemajuan capaian kegiatan di Puslit.

b. Rencana

Rencana yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan terkait penguatan akuntabilitas kinerja di Puslit Biomaterial adalah:

- Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) yang merupakan turunan Rencana Implementatif dan Penetapan Kinerja (PK) agar tersedia panduan yang terukur untuk menentukan keberhasilan atau capaian kegiatan yang dilakukan setiap tahunnya.

- Menyusun Laporan Kinerja (LKJ) dan Laporan Tahunan (Laptah) agar semua kegiatan dan capaiannya terdokumentasi dengan baik dan mempermudah penilaian kinerja satker.

(34)

Tahun 2015-2019 29

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Penguatan Akuntabilitas Kinerja disajikan pada Tabel 10.

Tabel 10. Kriteria keberhasilan Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja di Pusat Penelitian Biomaterial

Outputs Outcomes

1 Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan Kinerja (PK) Dokumen RKT dan PK Peningkatan capaian kinerja satker

2 Menyusun Laporan Kinerja (LKJ) dan Laporan Tahunan (Laptah) Dokumen LKJ dan Laptah Peningkatan capaian kinerja satker d. Agenda Prioritas

- Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan Kinerja (PK). - Menyusun Laporan Kinerja (LKJ) dan Laporan Tahunan (Laptah)

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 5.1

Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan Kinerja (PK) Penanggung Jawab: Tim PME Satker

Anggaran: Rp. 5.000.000,-

Perencanaan (P): Menyiapkan tim dan bahan penyusunan RKT dan PK x x x x x Pelaksanaan (D): Menyusun draft RKT dan PK x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi terhadap draft RKT dan PK x x x x x

Tindak Lanjut (A): Menyelesaikan dokumen RKT dan PK

x x x x x

5.2 Menyusun Laporan Kinerja (LKJ) dan Laporan Tahunan (Laptah)

(35)

Tahun 2015-2019 30

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Anggaran: Rp. 5.000.000,- Perencanaan (P):

Menyiapkan tim dan bahan penyusunan LKJ dan Laptah x x x x x Pelaksanaan (D): Menyusun draft LKJ dan Laptah x x x x x Pemantauan (C): Melakukan evaluasi terhadap draft LKJ dan Laptah x x x x x

Tindak Lanjut (A): Menyelesaikan dokumen LKJ dan Laptah

x x x x x

3.6. Program Penguatan Pengawasan a. Pencapaian

Dalam rangka meningkatkan kinerja dan disiplin pegawai sesuai dengan Undang-undang Kepegawaian No.53 Tahun 2010, Kepala Puslit Biomaterial melakukan pengawasan dan mengevaluasi pegawai dengan menugaskan Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum untuk membuat Laporan Absensi Bulanan Pegawai.

Laporan Absensi Bulanan Pegawai tersebut juga disesuaikan dengan Peraturan Kepala LIPI No.03/E/2012 tentang Penegakan Disiplin Dalam Rangka Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Pegawai di Lingkungan LIPI. Dengan demikian, Laporan Absensi antara lain memuat rekap kehadiran dan ketidakhadiran pegawai (ijin, cuti, sakit, atau dinas luar), serta rekap keterlambatan dan pulang kerja lebih awal dari masing-masing pegawai. Pengawasan dan Evaluasi kinerja pegawai juga dilakukan oleh atasan kepada pegawai melalui pengisian SKP di awal dan akhir tahun.

Pengawasan keuangan dan anggaran dilakukan melalui pelaporan keuangan setiap bulan sekali. Puslit Biomaterial berhasil mempertahankan status opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) atas hasil audit BPK RI sejak tahun 2011.

Kondisi saat ini terkait penguatan pengawasan serta permasalahannya disajikan pada Tabel 11.

(36)

Tahun 2015-2019 31

Tabel 11. Kondisi saat ini dan permasalahan terkait penguatan pengawasan di Pusat Penelitian Biomaterial

1. Telah mengirimkan LHKPN (Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara) 2. Menugaskan Kepala Sub Bagian

Kepegawaian dan Umum untuk membuat Laporan Kehadiran Pegawai setiap bulan. 3. Pencatatan kehadiran menggunakan mesin

deteksi wajah.

4. Telah terbentuk Tim PME Satker

5. Telah tersedia formulir Permohonan Ijin/ Pemberitahuan sesuai dengan format yang telah dikeluarkan oleh Kepala LIPI. Formulir ini efektif digunakan mulai 1 Januari 2013

6. Telah diterapkan sistem penilaian kinerja individu melalui SKP.

7. Laporan keuangan mendapat opini wajar tanpa pengecualian (WTP) dari BPK RI 8. Pengadaan Barang dan Jasa telah dilakukan

secara elektronik melalui Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) LIPI

1. Masih ada kerancuan dalam

mendefinisikan alasan yang sah bagi pegawai yang mengajukan izin (terlambat/pulang lebih awal/tidak masuk kerja).

2. Masih kesulitan untuk melakukan pengawasan terhadap pegawai yang hadir dan pulang tepat waktu, namun meninggalkan kantor saat jam kerja.

b. Rencana

Rencana yang akan dilakukan atau kondisi yang diharapkan terkait penguatan pengawasan di Puslit Biomaterial adalah:

- Menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP), agar kegiatan utama di Puslit Biomaterial dapat dikendalikan dengan lebih baik dan dapat mengantisipasi serta mengelola risiko-risiko yang mungkin terjadi dengan lebih baik.

- Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian di Puslit Biomaterial secara berkala, supaya capaian kegiatan penelitian dapat terpantau dengan baik sesuai dengan proposal yang telah disusun.

- Menerapkan kebijakan tentang program anti korupsi, termasuk whistle blower

(37)

Tahun 2015-2019 32

Kriteria keberhasilan outputs dan outcomes program Penguatan Pengawasan disajikan pada Tabel 12.

Tabel 12. Kriteria keberhasilan Program Penguatan Pengawasan di Pusat Penelitian Biomaterial

Outputs Outcomes

1 Menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP)

Dokumen SPIP kegiatan utama Puslit Biomaterial

Risiko dalam

pelaksanaan kegiatan utama dapat lebih terkendali dan terkelola dengan baik

2 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian secara berkala

Dokumen hasil monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian Meningkatnya kualitas penelitian dan termanfaatkannya hasil penelitian oleh pengguna 3 Menerapkan kebijakan

tentang program anti korupsi, termasuk whistle

blower system (WBS)

Laporan Keuangan yang akuntabel

Laporan Keuangan akuntabel dan transparan yang disusun merupakan hasil dari pengendalian dan indikator bebas dari korupsi

- Menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP).

- Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian secara berkala.

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

Menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP)

Penanggung Jawab: Pejabat Struktural, Tim SPIP Anggaran: Rp. 5.000.000,-

Perencanaan (P): Merumuskan dan menetapkan Tim SPIP

(38)

Tahun 2015-2019 33

No. Tahapan Kerja 2015 2016 2017 2018 2019

Pelaksanaan (D): Melakukan persiapan penyusunan dokumen SPIP x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan monitoring pelaksanaan SPIP x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A):

Melaksanakan SPIP x x x x x

6.2

Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian secara berkala

Penanggung Jawab: Tim PME Satker Anggaran: Rp. 20.000.000,- Perencanaan (P): Merumuskan dan menetapkan Tim RB x x x x x Pelaksanaan (D): Melakukan persiapan penyusunan dokumen RB x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan monitoring pelaksanaan RB x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melaksanakan RB sesuai dengan Roadmap RB

6.3

Menerapkan kebijakan tentang program anti korupsi, termasuk whistle blower system (WBS)

Penanggung Jawab: Kepala Puslit Anggaran: Rp. 1.000.000,- Perencanaan (P): Mempelajari dan mensosialisasikan peraturan-peraturan anti korupsi dan WBS

x x x x x Pelaksanaan (D): Menyelenggarakan kegiatan lembaga sesuai perundangan yang berlaku x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Pemantauan (C): Melakukan

pengawasan dalam hal penyelenggaraan kegiatan dan penatausahaan laporan keuangan x x x x x x x x x x

Tindak Lanjut (A): Melaksanakan kegiatan dan

penatausahaan laporan keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku