LAPORAN
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
PELATIHAN PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN, MENGOLAH
DATA DAN MENAMPILKAN DALAM BENTUK GRAFIK UNTUK
PENGURUS PONDOK MODERN AZ-ZAHRA AL-GONTORY
Oleh :
AFIT MUHAMMAD LUKMAN, M.KOM (201410322) CORIE MEI HELLYANA, ST, M.KOM (201110360)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI KAMPUS KOTA TEGAL FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA SEPTEMBER 2020
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... 4
DAFTAR ISI ... 4
I. PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. II. BENTUK KEGIATAN ... 6
III. PELAKSANAAN ... 6
IV. PESERTA ... 7
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI ... 7
VI. BIAYA ... Error! Bookmark not defined. VII. PENUTUP ... 8
I. PENDAHULUAN.
Puji syukur atas kehadirat Alloh Subhanahu Wata'ala yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Pusat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat merupakan salah satu Lembaga yang berada dibawah naungan Perguruan Tinggi Universitas Bina Sarana Informatika mempunyai beberapa tujuan untuk mewujudkan salah satu kewajiban Dosen dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pengabdian Masyarakat. Kegiatan Pengabdian Masyarakat bertujuan untuk menjembatani antara institusi pendidikan dengan kegiatan dalam masyarakat. Implementasi dari kegiatan ini bermaksud supaya apa yang dilakukan oleh institusi pendidikan dapat bermanfaat di masyarakat.
Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory adalah sebuah lembaga pendidikan berbasis pesantren modern yang menggunakan perpaduan antara Kurikulum Kemenag dengan Kurikulum KMI (Kulliyatul Mu'allimin Al-Islamiyah) Pondok Modern Darussalam Gontor. Pondok ini berlokasi di Jalan Raya Gunung Tugel Desa Karangklesem, Kecamatan Purwokerto Selatan, Kabupaten Banyumas. Pondok ini tergolong masih baru karena didirikan pada tahun 2018 atau 2 tahun yang lalu.
Pondok Pesantren Az-Zahra adalah pondok pesantren yang masih sangat baru sehingga belum dikenal oleh banyak orang atau masyarakat, oleh karena itu dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini diberikan materi tentang penggunaan Microsoft Excel untuk membuat laporan keuangan, mengolah data dan menampilkan dalam bentuyk grafik yang dapat dimanfaatkan sepenuhnya tanpa biaya. Melalui kegiatan pengabdian ini diharapkan dapat memberikan ilmu baru bagi pengurus pondok agar dapat memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel untuk lebih mengefektifkan dan mengefisiensikan proses pelaporan kepada pimpinan.
II. BENTUK KEGIATAN
Kegiatan yang dilakukan adalah dengan memapaparkan materi yang berkaitan dengan pemahaman dan mengerti mengenai tips dan trik dalam memanfaatkan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan keuangan. Selanjutnya, dengan wawasan dan keterampilan yang sudah disampaikan tersebut peserta pengabdian masyarakat ini dapat mengimplementasikan apa yang sudah disampaikan sesuai dengan kebutuhan ketika diaplikasikan dalam lembaga/institusi.
III. PELAKSANAAN
Kegiatan pengabdian masyarakat ini akan dilaksanakan pada : Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat:
Hari & Tanggal : Sabtu, 19 September 2020 Waktu : 09.00 s/d Seleai
Tempat : Aula Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory
Dengan para panitia yang dilibatkan adalah Dosen dan Mahasiswa dari Universitas Bina Sarana Informatika mulai dari tanggal 17 s.d 19 September 2020. Adapun rincian pelaksanaan sebagai berikut:
No Kegiatan Tanggal Keterangan
1 Persiapan 17 September 2020 Persiapan Pengabdian Masyarakat 2 Pelaksanaan 18 September 2020 Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat 3 Penutup 19 September 2020 Pembuatan Laporan Kegiatan
IV. PESERTA
Adapun jumlah peserta adalah pengurus serta siswa Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory sebanyak 18 peserta.
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI
Bentuk luaran yang ada adalah publikasi pada media online yang dapat dilihat melalui link :
http://lppm.bsi.ac.id/news/2020/09/19/pelatihan-pembuatan-laporan-keuangan-mengolah-data-dan-menampilkan-dalam-bentuk-grafik/
VI. BIAYA
Rincian pembiayaan:
No Uraian Qty Harga Jumlah
1.Akomodasi (Perjalanan/Penginapan) a. Bensin (Liter) 13 Rp. 9.000,- Rp. 117.000,- Subtotal Rp. 117.000,- 2. Peralatan a. Sewa Proyektor 1 Rp. 500.000,- Rp. 500.000,- b. Sewa Kamera 1 Rp. 150.000,- Rp. 150.000,- 3. Perlengkapan a. Spanduk 1 Rp. 300.000,- Rp. 300.000,-
b. X-Banner 2 Rp. 100.000,- Rp. 200.000,-
c. Modul 25 Rp. 20.000,- Rp. 500.000,-
d. Souvenir 20 Rp. 30.000,- Rp. 600.000,- Subtotal Rp. 2.250.000,- 4. Biaya Habis Pakai
a. Kuota Internet 25GB 1 Rp. 100.000,- Rp. 100.000,-
b. Snack 25 Rp. 10.000,- Rp. 250.000,-
c. Nasi Box 25 Rp. 25.000,- Rp. 625.000,- d. Air Minum (Dus) 2 Rp. 25.000,- Rp. 50.000,-
Subtotal Rp. 800.000,- Total 3.167.000,-
VII.
PENUTUP
Pelaksanaan pengabdian masyarakat yang dilaksanankan pada pengurus serta siswa Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory berjalan dengan baik. Perhatian dan minat para peserta begitu besar didalam mengikuti pelatihan sehingga membuat panitia menjadi semakin bersemangat didalam menjelasan materi. Diharapkan dari pelatihan dapat bermanfaat bagi masayarakat didalam menambah pengetahuan dan wawasannya. Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada pengurus serta siswa Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory yang telah memberikan kesempatan kepada kami didalam memberikan pengetahuan yang kami punya kepada pengurus serta siswa Pondok Modern Az-Zahra Al-Gontory semoga menjadi bermanfaat dikemudian hari.
LAMPIRAN
Lampiran berisi bukti-bukti pelaksanaan pengabdian masyarakat seperti absensi peserta dan foto pelaksanaan pengabdian pada masyarakat.
Gambar 2. Pengenalan awal Materi yang akan disampaiakan
Latihan Membuat Pembukuan Sederhana
Menggunakan Excel
Contoh Pembukuan Excel
Sesuai judul artikel ini yaitu membuat pembukuan sederhana, maka tampilan pembukuan dalam jendela kerja Microsoft Excel tersebut seperti dibawah ini;
Gambar 1. Tampilan pembukuan sederhana menggunakan Microsoft Excel Keterangan untuk masing-masing fungsi kolom adalah;
Kolom No ; digunakan untuk menampilkan urutan nomor input data Kolom Tanggal ; digunakan untuk menampilkan tanggal transaksi
Kolom Ket/Uraian ; digunakan untuk menampilkan deskripsi transaksi Kolom Debet ; digunakan untuk menampilkan nominal pemasukan Kolom Kredit ; digunakan untuk menampilkan nominal pengeluaran Kolom Saldo ; digunakan untuk menampilkan nominal sisa
Untuk lebih jelasnya mengenai masing-masing fungsi kolom tersebut, berikut contoh tampilan kolom pembukuan yang sudah berisi data transaksi;
Tabel diatas sudah berisi data transaksi baik pemasukan mapun pengeluaran, jadi tabel data diatas bisa disebut contoh pembukuan pemasukan dan pengeluaran keuangan sederhana. Untuk pencatatan laporan keuangan lainnya bisa disesuaikan dengan model pembukuan akuntansi.
Memasukan Rumus Excel
Rumus Excel yang akan kita gunakan untuk mengotomasi nominal pada kolom Saldo, nominal Total Debet, nominal Total Kredit, dan nominal Total Saldo.
Keterangan Rumus:
Pada cell F6 masukan rumus =D6-E6 Pada cell F7 masukan rumus =(F6+D7)-E7 Pada cell F8 masukan rumus =(F7+D8)-E8 Pada cell F9 masukan rumus =(F8+D9)-E9 Pada cell F10 masukan rumus =(F9+D10)-E10 Pada cell F11 masukan rumus =(F10+D11)-E11 Pada cell F12 masukan rumus =(F11+D12)-E12 Pada cell F13 masukan rumus =(F12+D13)-E13 Pada cell F14 masukan rumus =(F13+D14)-E14 Pada cell F15 masukan rumus =(F14+D15)-E15 Pada cell F16 masukan rumus =(F15+D16)-E16 Pada cell F17 masukan rumus =(F16+D17)-E17 Pada cell F18 masukan rumus =(F17+D18)-E18 Pada cell F19 masukan rumus =(F18+D19)-E19 Pada cell D20 masukan rumus =SUM(D6:D19) Pada cell E20 masukan rumus =SUM(F6:F19) Pada cell F20 masukan rumus =D20-E20
Rumus-rumus yang digunakan masih menggunakan rumus standar operasi matematika, belum menggunakan fungsi formula dan fungsi lainnya, karena data yang digunakan masih sedikit yang bisa diselesaikan dengan rumus sederhana.
Untuk mengotomasi pengguaan format pembukuan excel sesuai format diatas, anda tinggal menghapus nominal dan deskripsi transaksi saja dengan cara; blok area kolom yang akan dihapus datanya, kemudian tekan tombol DEL pada keyboard.
Jika anda ingin menambahkan baris, tinggal meletakan kursor di cell bagian bawah kemudian klik menu Home, klik icon Insert, kemudian klik Insert Sheet Rows. Atau anda juga bisa melakukan cara lainnya yaitu dengan meletakan kursor di baris terakhir, kemudian klik kanan, kemudian klik Insert, kemudian klin Entry Rows.
Cara Mencetak Laporan Keuangan Excel
Setelah pencatatan keuangan selesai berikutnya harus dicetak / di print. Bagi anda yang belum tau cara mencetak dokumen di Microsoft Excel, atau belum paham betul pengaturan properties Printer pada saat hendak mencetak dokumen Excel, perhatikan cara dibawah ini; Beberapa hal yang harus dilakukan sebelum mencetak dokumen Microsoft Excel;
1. Blok area yang akan di Print
2. Klik Page Layout – pilih Size – pilih ukuran kertas misalnya Legal
3. Klik Orientation – pilih Potrait (posisi kertas berdiri) atau Landscape (posisi kertas horizontal)
4. Klik Print Area – klik Set Print Area 5. Baru klik icon Printer
Seting Set Print Area sangat perlu dilakukan, karena jika tidak dilakuka set print area terlebih dahulu mencetak dokumen di Microsoft Excel tidak akan sesuai, bisa saja ada yang terpotong atau tidak sesuai denga ukuran kertas yang dipilih.
Cara Membuat Grafik di Excel
Grup perintah Charts adalah kumpulan tombol perintah yang digunakan untuk membuat grafik di Excel. Perintah ini menyediakan 15 jenis grafik yang dapat dibuat untuk merepresentasikan data secara visual.
A. Jenis Grafik Microsoft Excel
Berikut gambar dari 15 jenis grafik yang dapat dibuat dengan Microsoft Excel.
B. Grup Perintah Charts (Grafik)
Tombol perintah Charts terdapat pada menu ribbon Insert, berikut ilustrasinya
Untuk membuat grafik anda dapat melakukan drag range yang akan dijadikan tabel. Namun, cara ini tidak efisien untuk data dalam jumlah besar.
Solusi:
Anda dapat memformat range tersebut menjadi sebuah tabel Excel. Sehingga saat membuat grafik anda tidak perlu melakukan drag, cukup menyorot salah satu sel dalam tabel Excel. C. Cara Membuat Grafik Pada Excel
Grafik jenis column adalah grafik yang paling sering digunakan untuk melakukan representasi data. Grafik column juga disebut grafik batang, setiap grafik yang dibuat pada Microsoft Excel dapat diubah ke jenis grafik lain yang tersedia.
Berikut beberapa kasus yang paling cocok menggunakan grafik ini:
1. Grafik penjualan berdasarkan jenis barang suatu perusahaan dalam sebulan. 2. Grafik rata-rata tinggi badan berdasarkan jenis kelamin suatu taman kanak-kanak. 3. Grafik hasil voting suatu pemilihan umum.
Pada contoh berikut dibuat grafik column dari data produksi barang suatu perusahaan kertas adalah sebagai berikut,
Berikut langkah-langkah cara membuat grafik di Excel: 1. Blok range data
2. Klik ribbon Insert pilih Recommended Charts, sehingga jendela Insert Chart terbuka
Tips: Setelah anda terbiasa anda dapat membuat charts dengan menggunakan tombol
perintah yang terletak di samping kanan tombol Recommended Charts.
3. Pilih Tab All Charts, kemudian klik Column
4. Pilih jenis Column yang akan digunakan, kemudian klik OK. 5. Geser grafik yang dibuat.
6. Tambah nama grafik dengan melakukan klik tulisan Chart Title
7. Melakukan Formatting Chart Manual
Formatting Charts adalah suatu proses terkait melakukan kustomisasi grafik yang dibuat. Anda dapat dapat memunculkan Format Selection dengan melakukan double-click area tabel. Sehingga akan muncul panel Format Charts berdasarkan elemen desain yang dipilih pada tabel (misalkan elemen garis grafik, judul grafik, dll). Format Charts terdiri dari 3 jenis tab perintah,
• Fill & Line: untuk melakukan kustomisasi warna dan garis elemen yang dipilih
• Effects: untuk memberikan efek visual pada elemen yang dipilih
• Size Properties: untuk mengubah ukuran elemen yang dipilih
D. Designing dan Formatting Chart dengan Ribbon Chart Tools
Ribbon Chart Tools adalah ribbon yang muncul ketika anda menyorot suatu grafik. Berikut ilustrasi berdasarkan contoh di atas,
Ribbon ini terdiri dari 2 tab yaitu Design dan Format. D1. Menggunakan Tab Design
Tab design adalah tab yang berkaitan dengan kustomisasi dari grafik yang dibuat. Lokasi Lokasi Tab design ditunjukkan pada gambar di atas, bersebelahan dengan Tab Format. Terdapat 5 grup perintah pada tab design.
1. Chart Layout: Menambah Elemen Grafik
Grup perintah Chart Layout digunakan untuk menambah/menghilangkan elemen pada grafik yaitu judul sumbu (axes), judul sumbu (axes title), grafik (chart title), label (data label), tabel data (data table), error bar, garis grafik (gridlines), legenda/keterangan (legend), lines, trendlines, up/down bars. Terdapat 2 perintah yaitu Add Chart Element (menambah elemen manual) dan Quick Layout (menambah cepat elemen dengan template yang telah tersedia).
2. Chart Style: Mengubah Style Grafik
Grup perintah Chart Style digunakan untuk memilih style pada grafik. Anda dapat mengubah style serta warna style (Change Colors) pada grafik menggunakan grup perintah ini.
3. Data: Memilih Data Grafik
Grup perintah data adalah grup perintah yang digunakan untuk memilih data yang akan ditampilkan pada grafik. Grup perintah ini terdiri dari 2 tombol perintah, yaitu Switch Row/Column dan Select Data.
Switch Row/Column adalah tombol perintah yang digunakan untuk mengubah pengelompokan grafik berdasarkan kolom atau baris. Contohnya pengelompokan data berdasarkan baris yaitu terdiri dari buku tulis, buku saku, folio, dan buku gambar. Dengan masing-masing kelompok mempunyai 2 poin data yaitu produksi dan permintaan. Begitu juga sebaliknya yang dapat diilustrasikan pada gambar berikut,
Select Data adalah tombol perintah untuk memilih baris dan kolom tabel yang akan digunakan sebagai data pada grafik yang dibuat.
4. Type/Change Cart Type: Memilih Jenis Grafik
Tombol perintah ini digunakan untuk mengganti jenis grafik yang disorot. Saat perintah ini di klik, maka jendela Change Cart Type akan terbuka (seperti bagian B artikel ini)
5. Location/Move Cart: Memindahkan Grafik
Perintah ini digunakan untuk memindahkan sheet yang disorot ke sheet lain atau sheet baru. Berikut ilustrasinya,
Pada jendela Move Chart, anda dapat memilih kolom New sheet (memindahkan ke sheet khusus yang baru) dan Object in (memindahkan ke sheet yang telah ada).
D2. Menggunakan Tab Format
Tab Format adalah tab yang berisi kumpulan perintah terkait formatting grafik yang telah dibuat. Pada bagian B, kita sudah pelajari cara formatting secara manual menggunakan Format Selection. Penggunaan tab Format merupakan cara memformat grafik yang lebih kompleks.
Terdapat 6 grup perintah adalah sebagai berikut,
1. Current Selection: memformat grafik berdasarkan elemen yang disorot melalui Format Selection Pane.
2. Insert Shape: untuk menambah objek shape pada grafik yang dibuat. 3. Shape Style: untuk mengubah style shape yang disorot.
4. WordArt Style: untuk menambah efek WordArt pada tulisan dalam grafik. 5. Arrange: untuk mengatur posisi objek dan grafik.
6. Size: untuk mengubah ukuran grafik yang disorot. E. Fitur Quick Access pada Charts
Pada Microsoft Excel 2013 dan 2016 terdapat penambahan 3 fitur Quick Access pada Chart adalah sebagai berikut,
2. Cart Styles: Pintasan Chart Style
